PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL

Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

MARY HERNANDEZ GONZALEZ

CARLOS ARIEL YEPES

MARY NIÑO ORJUELA

SWEET DETAIL: DESAYUNOS SORPRESA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

NOVIEMBRE DE 2021
 TABLA DE CONTENIDO

Introducción

Objetivos general

Objetivos específico
s

1. Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión

1.1 Determinar el tipo de evento a realizar

1.2 Establecer los requerimientos del evento

1.3 Construir el presupuesto y la financiación del evento

1.4 Elaborar del protocolo del evento

1.5 Formular el plan de relaciones públicas del evento

1.6 Difundir el evento comercial

1.7 Evaluación

2. Plan de presentación de productos y servicios

3. Proceso de Negociación y Celebración de un contrato comercial

 Flujograma proceso ventas

 Términos Y Condiciones De La Venta

 INTRODUCCION

Los eventos comerciales son una gran vitrina para dar a conocer nuestra empresa y los

productos que ofrecemos. Estos eventos son de vital importancia para generar

experiencias de marca para abrir mercados nuevos o para tener recordación por nuestros

consumidores, cumpliendo con elementos claves para lograr efectividad de ventas, todo

dentro del marco del marketing comercial utilizando técnicas apropiadas para que

nuestros productos sea atractivo en el punto de venta y la divulgación del mismo evento.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Reconocer la importancia de la programación de los eventos comerciales, así como

también su difusión para llegar al público objetivo. E impulsar nuestros productos con estas

importantes oportunidades comerciales.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Establecer estrategias comerciales para promocionar nuestros productos,

planeando y estableciendo los pasos para una adecuada exhibición de acuerdo

con las oportunidades que se desarrollan en un evento.

 Identificar los pasos del plan de exhibición del producto desayunos sorpresa

 Planear las estrategias en el diseño de stand y estrategias de comunicación

adecuados para el proyecto

 1. Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de

difusión

De acuerdo a los pasos descritos en el material de estudio, elabore la

programación del evento comercial de su producto o servicio de acuerdo al

proyecto formativo. En cada una de ellas se debe incluir una descripción, las

actividades, productos, responsables.

1.1. Determinar el tipo de evento a realizar

Sweet Detail vamos a participar en un EVENTOS EMPRESARIAL tipo (Ferias

y exposiciones) Nombre del evento: Evento comercial feria del hogar

1.2. Establecer los requerimientos del evento

Los requerimientos que se necesitarán, con el propósito de cumplir a cabalidad

con los compromisos y obligaciones adquiridas, así como evitar el derroche

innecesario de esfuerzos.

 “Objetivos del evento: se tiene como finalidad generar un beneficio

económico, así como el de presentar nuestra empresa en el mercado,

mostrando nuestros productos para generar experiencias una recordación

de marca, queremos promover relaciones públicas con potenciales clientes.

 Lugar y fecha Bogotá, 14 al 21 de noviembre 2021

 Personal y equipo de asesores: para la puesta en marcha de nuestro

evento no requerimos personal adicional solo estaremos los integrantes del

equipo: Mary Hernández, Carlos Yepes, Mary Niño

 Requerimiento de recursos para iniciar operaciones:

Se requiere el alquiler del espacio, la infraestructura del stand, publicidad

 Diseño de la imagen y el concepto Desayunos sorpresa Sweet Detail

Slogan: Dulce detalle

 Llevar a cabo la planeación de la publicidad” impresión de volantes, difusión

en redes sociales, para dar una mejor experiencia corporativa se estampará

los logos de la empresa en camisetas para los integrantes del equipo.

1.3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

Nuestro presupuesto es del sector privado de tipo “Rígidos, estáticos,

fijos o asignados. Son aquellos que se elaboran para un único nivel de

actividad y nos permiten realizar ajustes necesarios en la actividad. a

corto plazo. Son los que se realizan para cubrir la planeación de la

organización en el ciclo de operaciones de un año.

 Rubros Estimado Proyección

Alquiler Lugar 450.000 450.000

Degustaciones 30.000 150.000

Alquiler estantes y vitrinas 200.000 200.000

Adecuaciones infraestructura 100.000 100.000

Alquiler Equipos audio y video 100.000 100.000

Sillas Mesas 120.000 120.000

Publicidad impresa y exterior 100.000 100.000

Servicios públicos 100.000 100.000

Servicios y transporte 50.000 50.000

1.4. Elaborar del protocolo del evento

El protocolo empresarial está presente antes, durante y después de la

realización del evento. Dentro de cada momento, el protocolo requiere

de unas determinadas acciones y recursos.

antes del evento está relacionado con la planificación:

 Planificación del personal: somos los integrantes del equipo Sweet Detail

quienes estaremos debidamente uniformados e impecables para resaltar la

imagen corporativa que trasmita calidad y solidez de nuestra empresa y

productos.
  Estudio de entorno: queremos resaltar y diferenciarnos del entorno

generando una experiencia de marca mostrando una imagen natural,

fresca, proyectando continuos videos de los productos más naturales que

incluyen nuestros desayunos sorpresa. Utilizaremos esencias y aromas de

frutas que impacten los sentidos de nuestros posibles clientes

 Identificación de recursos para sacar el máximo provecho a cada detalle

 Construcción del cronograma y programa

 Adecuaciones del lugar con colores vivos texturas naturales y rusticas

Durante el evento se aplica el protocolo a la organización del evento.

 Recibir los asistentes de manera cordial

 Brindar información a los asistentes de los valores y características de

nuestros productos

 Corregir errores eventuales que se presenten

 usualmente a los invitados se les ofrece degustaciones

 Tomar registro de los asistentes correo o ingresarlos a nuestras redes

sociales

 Dar por finalizado el evento dando los respectivos agradecimientos

Después del evento Una vez se finalice el evento

 Utilizar la base de registros para estar en contacto por redes sociales y

correo con nuestros potenciales clientes.

1.5. Formular el plan de relaciones públicas del evento

El plan de relaciones públicas es el conjunto de estrategias y tácticas

planteadas por la empresa para generar una imagen positiva ante la

competencia, el cliente, el Estado y la sociedad en general. Este plan,

se constituye la hoja de ruta de las relaciones de la empresa con otros

actores,

Sweet Detail queremos crecer en el mercado, asegurando el liderazgo

de nuestro portafolio por marcas nacionales en cada una de las

categorías de desayunos sorpresas y en todos los segmentos de

mercados.

Por eso queremos trasmitir en cada interacción con el cliente una

experiencia de efectividad de nuestro servicio y la calidad de nuestros

productos

 Nuestro Target o público objetivo: Consumidores entre los 12 años a 65, de

estrato socioeconómico de 2 a 8, mujeres y hombres

 Estrategias y tácticas en Sweet Detail queremos llegar al cliente de manera

directa trasmitiendo una experiencia de marca mostrando una imagen

natural, fresca, apalancándonos con los productos más naturales que

incluyen nuestros desayunos sorpresa. De igual forma resaltando las

marcas más reconocidas de nuestros insumos que generen una atmosfera

de seguridad y prestigio, Utilizaremos esencias y aromas de frutas que

impacten los sentidos de nuestros posibles clientes.

 Vamos a crear contenidos para su difusión en redes sociales (identificar y

dar forma a la información interna susceptible de ser noticia e identificar

focos de interés.

 Controlar y formar la capacidad comunicativa de los portavoces

1.6. Difundir el evento comercial

Desayunos sorpresa Sweet Detail queremos llegar a hombres y mujeres

entre los 12 años a 65, de estrato socioeconómico de 2 a 8, de la cuidad de

Bogotá y alrededores por tal razón difundiremos nuestra publicidad en esta

área geográfica. Nuestra publicidad consta principalmente de impresión de

volantes, difusión en redes sociales principalmente en grupos comerciales

de estas localidades. Con los que generamos mayor nivel de ruido genera

dentro del público objetivo, ya que la idea es despertar el interés dentro de

los posibles participantes y motivarlos a hacer la compra.

Por falta de recursos económicos aun no podemos difundir el evento en

medios de comunicación de alto impacto como lo son la televisión nacional

Periódicos nacionales Revistas nacionales, etc.

17. Evaluación

La evaluación constituye la última etapa en la realización del evento. Su aplicación

es muy importante, ya que nos permite saber si se alcanzó el objetivo general, si

funcionaron las estrategias y las tácticas implementadas y si se lograron los

resultados esperados.
 Los criterios de la evaluación deben girar en torno a la participación, se sintieron

satisfechas.

Criterios Esperada Real

La participación del evento es como 3000 personas 2900

mínimo del 90% de las personas

esperadas.

Los gastos no superan los 2.000.000 1.270.000

presupuestados

Los ingresos son por lo menos del 95% Venta de 200 Venta 220

de los esperados. desayunos desayunos

7.200.000 7920.000

El 90% de las personas que asistieron al 2900 Si cumple

evento califican el servicio como 2810

excelente

El evento se desarrolló según el orden Si cumple Si cumple

establecido.

El 90% de las personas que asistieron al 2900 Si cumple

evento se sintieron satisfechas 2810

2. Plan de presentación de productos y servicios

Elabore una infografía, donde se evidencie el plan de presentación del

producto o servicio de su proyecto formativo, vinculando imágenes sobre

las piezas publicitarias necesarias para difundir el evento.

3. Proceso de Negociación y Celebración de un contrato comercial

● por medio de un flujograma presentará la Planeación el proceso de

negociación de acuerdo con el código de ética, teniendo en cuenta las

fases: Planeación, contacto, técnica de ventas, presentación,

identificación de necesidades, argumentación, primer intento de cierre,

rebatir objeciones, cierre final.

● Plasmar los términos y condiciones de la venta el cual debe incluir:

a. Plazo de entrega del producto o servicio de su proyecto. (adjuntar

ficha técnica)

b. Condiciones de forma de pago y plazos.

c. Política y porcentaje de descuentos.

d. Lista de precios de venta (Público y distribuidor)

e. Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración

de un contrato de compra-venta de productos o servicios.

 PROCESO DE NEGOCIACIÓN

Manteniendo un código de ética empresarial en todos los procesos de la empresa,

para la consecución de un bien común en la sociedad, permitiendo una relación
armoniosa entre la empresa y la comunidad

Antes de la negociación Durante la negociación Después de la negociación

PLANEACION
CONTACTO  Hacer un
 Búsqueda de compendio final
 Preparación  Cerrar la
información
 Inicio negociación o la
 Identificación de los
intereses de la  técnica de ventas venta
contraparte  Presentación  Aprender de las
 Consecución del MAAN  Primera oferta experiencias del
(mejor alternativa del  Argumentación proceso
acuerdo negociado)  Primer intento de  Identificar los
 Establecer la ZOPA cierre factores de riesgo
(zona de posible
 Estancamiento
acuerdo)
 Rebatir objeciones
 Preparación de la
agenda  Acuerdos
 Condicionantes de la  Cierre final
negociación
 Definición del equipo de
negociación
 Entrenamiento de los
 Términos Y Condiciones De La Venta

 Plazo de entrega del producto o servicio de su proyecto.

Sweet Detail Desayunos sorpresa queremos llegar de manera oportuna a

esas ocasiones especiales, debido a la naturaleza de nuestros productos

el tiempo es factor clave, por eso nos destacamos en entregas agiles de

acuerdo a la demanda en fechas pico máximo nos podemos demorar 24

horas, a la toma del pedido.

 Condiciones de forma de pago y plazos.

Sweet Detail Desayunos sorpresa nos adaptamos a las necesidades propias

de cada cliente por eso recibimos pago de múltiples maneras: transferencia

bancaria, nequi, daviplata, giro, pagos en efectivo contra entrega. No

manejamos créditos por eso se recibe el pago máximo en el momento de la

entrega del producto.

 Política y porcentaje de descuentos.

Debido a las características de nuestros productos y la ocasión de consumo

que se da en fechas o momentos importantes del comprador Sweet Detail

Desayunos sorpresa manejamos un precio fijo por lo que no se permite

descuentos, el consumidor normalmente compra unidades mas no volumen.

  Lista de precios de venta (Público y distribuidor)

En Sweet detail decidimos ingresar al mercado con la estrategia de Precio de

Penetración con un precio bajo al principio para alcanzar una participación

rápida en el mercado de los desayunos sorpresa. Dándonos a conocer por

calidad cumplimiento y precio.

Debido a la fuerte competencia y a la dinámica propia del mercado es

necesario darnos a conocer rápidamente puesto que nuestro producto es de

venta ocasional y requerimos atrapar clientes que compartan su experiencia

de compra atrayendo nuevos clientes.

# Producto/ Precio de
Servicio Penetración
1 Desayuno 36.298
básico
2 Desayuno 102.448
romántico
3 Desayuno 83.548
infantil
4 Desayuno 133.498
Premium

 Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un

contrato de compra-venta de productos o servicios.

Contrato de compraventa de establecimiento de comercio

En la ciudad de___Bogota____ a los _15__ días del mes de__Noviembre___ de__2021______, los

suscritos____ Mary Niño Orjuela_____ mayor, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No.

__53.282.828______, expedida en ____Bogotá___, y quien para los efectos del presente contrato se

denomina el VENDEDOR, y____Mary Hernandez_____, mayor, identificado (a) con la cédula de

ciudadanía No._____51.282.828_______ expedida en _____Bogota_____, quién para los efectos del

presente contrato se denomina el COMPRADOR, han convenido en celebrar un CONTRATO DE

COMPRAVENTA de un establecimiento de comercio, el cual se regirá por las siguientes cláusulas:

PRIMERA.- El vendedor transfiere al comprador, a título de compraventa, el ( 50%) del establecimiento de

comercio denominado ____ Sweet Detail__________________, matricula ____282828____ ubicado en

la ciudad de _____Bogota______ dirección ___cl 28 #28ª 28________________________

actividad_______venta de productos (desayuno sorpresa)_______________.

SEGUNDA. - El precio del establecimiento de comercio que se transfiere a título de venta es la suma de

$_____5.000.000_____________, que el vendedor declara haber recibido de manos del comprador a

entera satisfacción. TERCERA.- El vendedor declara que la venta del establecimiento de comercio se hace

como unidad económica y que se encuentra libre de embargos, arrendamientos, prendas sin tenencia y

cualquier otra limitación al derecho de dominio por parte del vendedor CUARTA.- Las obligaciones que se

deriven del presente contrato se harán exigibles, en caso de incumplimiento por alguna de las partes

contratantes, en la ciudad de _____Bogota______, y cualquier controversia o diferencia que llegare a surgir

entre los contratantes con ocasión del presente contrato, se resolverá a través del Centro de Conciliación

de _______camara de comercio Bogota________ El vendedor hace entrega y el comprador declara haber

recibido a satisfacción el establecimiento de comercio que se vende por este documento, el día __15_____

del mes ______Noviembre______ del año ____2021______ ( ) Favor cancelar mi matricula como persona

natural porque no tengo otros establecimientos de comercio Para constancia, las partes intervinientes

firman el presente documento:

VENDEDOR COMPRADOR

Firma: __________________________ Nombre: __ Mary Niño Orjuela________

C.C. 53.282.828

Firma: __________________________ Nombre: __ Mary Hernandez__________

C.C. 51.282.828

EL DOCUMENTO DEBE ESTAR RECONOCIDO Y CON FIRMA AUTENTICADA ANTE NOTARIO O

HACER PRESENTACIÓN PERSONAL ANTE LA CÁMARA DE COMERCIO, CON DOCUMENTO DE

IDENTIFICACION ORIGINAL.
 BIBLIOGRAFÍA

 Tomado de la página web https://blog.mercadoe.com/es/english-what-is-lead-time-

in-procurement-and-how-important-is-it/

 Tomado de la página web https://www.iubenda.com/es/help/37616-que-son-los-

terminos-y-condiciones-y-para-que-sirven#:~:text=%E2%80%9CT%C3%A9rminos

%20y%20Condiciones%E2%80%9D%20es%20el,un%20servicio%20y%20el

%20usuario.&text=Los%20T%C3%A9rminos%20y%20Condiciones%20no,de

%20uso%20de%20su%20servicio.

 Tomado de la página web meetmaps, Como hacer un presupuesto de gastos para

un evento, enero 16 de 2020, disponible en https://blog.meetmaps.com/como-

hacer-un-presupuesto-de-gastos-para-un-evento/

 Tomado de la página web scribs, políticas de exhibición

https://es.scribd.com/doc/85490656/Politicas-de-exhibicion

 Disponible en página web, Economipedia 07 de agosto 2020

https://economipedia.com/definiciones/estrategia-de-distribucion.html