Organización de Viajes y Evento Final

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS
1. Introducción
La organización de eventos y viajes empresariales siempre será una oportunidad

para los negocios, las relaciones y la apertura de más canales de comunicación;
con estos se intenta estimular la creatividad, la innovación, y generar empleos que
mejoran las fuentes de ingresos, esto ayuda a que las empresas o negocios
puedan ampliar sus horizontes y expandirse.
En una empresa el trabajo para un secretario (a) en estas ocasiones se multiplica

ya que deben desarrollarse las labores cotidianas y las relacionadas con la
programación, idealización y finalización del evento o del viaje
1.1 Los Indicadores que debemos tomar en cuenta:

 identifica los aspectos para la organización de viajes y eventos
 El tipo de evento o viaje
 Motivo de la organización
 El número de personas
 El horario
 Los ambientes
 El servicio
 demostrar destrezas para la organización de eventos y viajes como ser:
 ser sociable, discreto, tranquilo y bien organizado.
 Planear el trabajo con anticipación y priorizar tareas.
 Estar dispuesto a viajar.
 Trabajar bien en equipo.
 Ser detallista al analizar y evaluar la información, generando informes.
 Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
 Resistencia para trabajar durante jornadas muy largas, a menudo bajo
presión.
 Habilidades para resolver problemas.
 Habilidades numéricas para trabajar con los presupuestos.
 conocimiento de un idioma extranjero.
 Es posible que se requiera también un permiso de conducir.
 realizar siempre el trabajo con calidad y eficacia y eficiencia
2. Eventos
Los eventos empresariales son organizados por empresas e instituciones con la

finalidad de dar a conocer un producto, servicio o marca, así como acercar al
ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS GRUPO 5 1

personal e incentivar un mejor rendimiento laboral. Cuál es la función de un
evento.
La organización de un evento es un procedimiento intelectual y exitoso es aquella

en la que se disfruta de contenidos que debe ser planeada como un espectáculo;
como una conferencia en muchas ocasiones el directivo o gerente de una
empresa necesita organizar un evento en su empresa para dar a conocer un
producto o para comunicar algo etc. Y esto hace que se deleguen actividades a
diferentes personas entre ellas a la secretaría y es imprescindible que esta
conozca sobre organización de eventos.
Que aspectos debe tomar en cuenta una secretaria(o) en un evento:
 Debe saber negociar, coordinar y promover conferencias y/o exposiciones.

 Organizan el lugar de celebración, el alojamiento y el servicio de catering,
dentro de un presupuesto, el alquiler de espacios, permisos, además de
Comprobar los contratos de seguros, la concesión de licencias, el
cumplimiento de la normativa salud y seguridad.
 Organizan las invitaciones y la publicidad tanto por el correo electrónico,
mensajes de texto y las redes sociales para promocionar sus eventos.
 publicidad en la televisión y/o en la radio si fuese necesario.
 Procesar registros y pagos
 establecer el programa del evento
 asegurarse de que el evento se desarrolle sin problemas.
En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos

pasos básicos para que la realización tenga éxito y se desarrolle sin
contratiempos.
 Existen cuatro premisas básicas que deben ser el punto de partida.
Como:
Que: Que tareas técnicas
Objetivos se busca a utilizar para
lograr con el evento organizar el evento
Para que:
Porque:
Comunicación
Comunicación
asertiva y liderazgo
argumentativa (sentido
(trascendencia del
de realizar el evento)
evento)

2.2 Protocolo y organización de eventos
El protocolo de eventos se encarga, a su vez, de definir las normas a seguir dentro

del evento que se va a organizar: si es oficial o no oficial; si es empresarial o
familiar; si es una celebración o una entrega de premios; si es un evento cultural o
social.
2.2.1Elementos protocolarios a tener en cuenta
 Día, hora y lugar: El espacio donde se celebrará, el día y la hora son los
primeros factores que debemos tener en cuenta. El lugar debe tener la
capacidad para albergar a tantas personas como acudan.. El horario que se
establece deberá seguirse de la forma más fiel posible para que las
actividades se realicen correctamente.
 Programa de actos. Antes de iniciar el evento, se debe diseñar un
programa de actos en el que figuren todas las personas que tomarán la
palabra, el tiempo de intervención y otros aspectos esenciales.
 La mesa El primer elemento a determinar es el lugar que ocupa cada
persona. Referente a la disposición de la mesa, debemos tener en cuenta
elementos como la decoración y el servicio.
 La vestimenta: En algunos eventos, también está presente un código de
vestimenta. Dicho código debe especificarse en la invitación para que los
asistentes cumplan con el cometido.
2.3 Programación de un evento
Lo primero como secretaria(o) será realizar un programa que es simplemente una

descripción general de lo que sucederá el día de su evento.
Datos que se debe considerar en un programa de eventos:
 Motivo de la organización y siempre utilizar la marca de nuestra empresa la

misma que debe resaltar
 ubicación y fecha de su evento.
 El horario de lo que sucederá en el día.
 El tipo de evento
 El número de personas
 Los ambientes
 El servicio de catering
 Publicidad y enlaces a redes sociales.

Aquí hay algunos elementos opcionales que puede incluir en un programa de
eventos más completo:
 Imágenes adicionales
 Anuncios de patrocinadores de eventos.
 Biografías de los oradores o artistas.
 Lista de socios de medios.
 Información de contacto para emergencias.
En otras palabras, debe incluir cualquier cosa que considere útil para que los
asistentes sepan. Cuanta más información pueda incluir en el programa, más tiempo
tendrá para concentrarse en otras cosas.
2.3.1.CONSEJOS PARA ESTRUCTURAR SU PROGRAMA DE EVENTOS.
 Mantenerse en la marca.
 Considerar marcas asociadas.
 Usar imágenes de alta resolución.
 Ser conciso para que la agenda se pueda usar como una referencia rápida.
 Referir el sitio web del evento. Si tiene que explicar ciertos puntos, siempre
puede recomendar a las personas el sitio web del evento.
FASES DE UNA PROGRAMACIÓN DE EVENTO
FASE 1 PRESENTACIÓN DEL EVENTO
Se presenta un borrador del evento empresa
FASE 2 DISEÑO DEL EVENTO
El diseño debe ser planificado con todos los aspectos necesarios, de modo que
pueda darse el visto bueno por nuestros jefes
FASE 3 DISTRIBUCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
En esta fase nos encargamos de la distribución de las tareas con nuestro equipo,
para desarrollar todo lo que con lleva el evento y concretando contratos, licencias,
seguros, etc.
3.DESARROLLO DEL EVENTO
Durante el desarrollo de un evento lo más importante es la coordinación, ya que

normalmente intervienen diferentes profesionales: Responsables de decoración y

montaje, técnicos de Audio, Vídeo, Sonido, e iluminación, empresas de Catering,
artistas o profesionales que desarrollan la actividad lúdica y ponentes.
Si tenemos un buen coordinador, conseguiremos una organización de evento

exitoso, y que cada función se esté cumpliendo como se planificó. Por otro lado,
también se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:
 Se recorrerá cada mesa, fila o stand.

 Se chequeará iluminación, audio y su nivel de llegada.
 Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes.
 Cierre del evento, despedida de participantes.
 Desarmado de distintos ámbitos.
 Sumario de actividades y resultados
4.FINALIZACIÓN DEL EVENTO
Después de organizar un evento, es importante tomar a consideración las

siguientes actividades:
 Dar las gracias: Agradecer, no sólo a los participantes por su asistencia,

sino a todo el equipo que ayudó en el evento como proveedores,
patrocinadores, equipo de planificación, etc., por su implicación y esfuerzo.
 Recopilar datos: Los días posteriores al evento deberás recopilar todo tipo
de datos: informaciones y detalles de lo acontecido, número de inscritos y
asistencia real, análisis de los resultados de las encuestas efectuadas a los
participantes, recopilación de menciones en redes sociales, blogs, medios
convencionales etc., para posterior clipping.
 Repasar el informe financiero: Se debe comprobar todos los gastos y tomar
nota de aquellos adicionales, de última hora, que no estaban contemplados
en el presupuesto principal de la organización del evento.
 Trabajar las redes sociales: Es recomendable usar las redes sociales para
colgar fotografías y vídeos del evento y haz un seguimiento de qué se
publica online y. Las redes sociales son un buen aliado para el preevento,
durante el evento y el postevento.
 Crear el informe final: Durante la fase postevento se deberá redactar el
informe final del evento. Si se tendrá que ser enviado a diferentes
destinatarios su enfoque será adaptado a cada uno de ellos.
En todo caso, de tratarse de una reunión al finalizar esta y retirados los asistentes
se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.

Si se tomó nota para el acta la secretaria debe:
 Estudiar detenidamente el acta anterior.

 Aclarar inquietudes con quien haya presido la reunión.
 Elaborará una lista por separado de acciones que deben seguirse.
 Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunión.
 Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el
cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para
hacer correcciones si es necesario.
 Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.
5.REUNIONES EMPRESARIALES
Las empresas constantemente organizan reuniones con diferentes propósitos:

Sociales, laborales, académicas o la combinación de 2 o más de ellas.
En todo el caso es importante establecer con precisión el objetivo de la reunión,

solo así la secretaria podrá iniciar los preparativos y la organización de cada
reunión.
6.REUNIONES SOCIALES Y DE TRABAJO
Las reuniones sociales y de trabajo son eventos de corta duración, pero que
gustan mucho a los empleados ya que afrontan el trabajo de otra forma, se
relacionan y refrescan las ideas. Para ello se suelen realizar cenas de empresa,
conferencias, congresos, galas, entregas de premios, ferias o desayunos de
trabajo, entre otros.
En tal sentido, las reuniones de trabajo son inevitables, y en muchos casos

pueden llegar a convertirse en un problema si no se organizan de forma adecuada
o si son improductivas.
En este sentido para preparar lo mejor posible una reunión de trabajo, el primer
paso es preguntarse si la reunión es realmente necesaria. Hay casos en los que
las empresas organizan reuniones diarias, las cuales estarán justificadas de
antemano. Si se trata de una reunión de trabajo puntual habrá que plantearse si va
a ser realmente útil o si se puede prescindir de ella.
Seguidamente habrá que tener en cuenta qué temas se van a tratar en la reunión
y su objetivo, es decir, qué se quiere conseguir con ella. Tanto los temas como el
objetivo pueden venir marcados en muchas ocasiones por los superiores

jerárquicos de la empresa. En este caso, el papel de la secretaria será poner en
orden todos los temas y objetivos para que no se olvide ninguno.
El tercer paso sería informar correctamente a todos los asistentes y comprobar su

disponibilidad. En el caso de que alguna persona no pudiera acudir, habría que
recalcar el por qué y posteriormente informarles del resultado de la reunión.
7.DESAYUNO DE TRABAJO
Es una forma diferente de acometer una de las primeras reuniones del día, y es
muy utilizado cuando se quiere tener una reunión corta y amena. Su extensión
puede alcanzar las dos horas. La dinámica consiste en intercambiar ideas,
dirigidas por un moderador, mientras se disfruta de un desayuno; es decir, es un
trabajo en equipo distendido.
A QUE HORA SE ORGANIZA UN DESAYUNO DE TRABAJO: El horario habitual

para un desayuno de trabajo suele ser variable entre las 8 de la mañana hasta las
11, aproximadamente. Su duración no debería sobrepasar los 45 a 60 minutos
OBJETIVO DEL DESAYYUNO DE TRANBAJO: Un desayuno de trabajo lo

podemos organizar por múltiples razones. La principal es dar a conocer una nueva
empresa, un nuevo proyecto, un nuevo producto o servicio, etcétera
8. ALMUERZO DE TRABAJO
Los almuerzos de trabajo son un espacio para sacar adelante los proyectos, hacer
negocios, conseguir contactos y acercarse a las personas que pueden llegar a ser
importantes para su vida profesional. Compartir un almuerzo con un cliente
potencial, o un inversor, permite revelar mucho de usted y de sus hábitos, lo que
termina siendo una ventaja si se logra una conexión personal con los invitados.
¿DÓNDE TIENE LUGAR UN ALMUERZO DE TRABAJO?
¿Dónde ir a comer? La costumbre es acudir a un restaurante cercano y conocido -

con una reserva previa, para evitar cualquier problema-. Si hablamos de grandes
empresas pueden solicitar un servicio "a domicilio" y comer en las propias
instalaciones de la empresa: un comedor para directivos, e incluso en una sala de
juntas o estancia similar.
La cuenta la debe pagar el anfitrión -salvo otro acuerdo previo-, sin hacer ninguna
"escena" a la hora de abonar la cuenta. La típica "pelea" por demostrar quién es
más espléndido y generoso. No es elegante.

9. COCTEL Y RECEPCIÓN
¿Y en qué consiste un cóctel? En esencia el cóctel y recepción son términos

semejantes, donde se come y se bebe de pie, en el mismo sitio. Durante el
cocktail se respira un ambiente distendido y consecuentemente, se convierte en
una de las mejores formas para compartir la misión y el espíritu de la organización
o de festejar los logros de la empresa
La diferencia es que el cóctel usualmente es privado y familiar, mientras que la

recepción se aplica en actos oficiales y formales.
La característica diferenciadora de un cóctel o recepción es que se trata de un

"acto" que se celebra de pie. Puede organizarse con motivo de una presentación,
conferencia, concierto, cumpleaños, boda, etc. Y permite sobre todo reunir a una
gran cantidad de personas que de estar sentadas en una mesa sería imposible
atenderlas por cuestiones de espacio y recursos.
El horario más utilizado es el de media tarde entre las 19 y 21 horas, y también

podemos encontrarnos algunos cócteles o recepciones de mediodía que se
celebran entre las 12 y las 13,30 horas, aproximadamente.
10. DELIBERARORIAS O EVENTOS VIRTUALES
Cuando desde las organizaciones nos enfrentamos a contextos retadores, como

una pandemia global, el éxito dependerá de nuestro ingenio para implementar
prácticas que reflejen nuestra fortaleza, innovación y capacidad de adaptación.
Para quienes organizamos eventos, independientemente del

sector (gobierno, empresa, academia, industrias creativas, sociedad civil), el
distanciamiento social se vuelve un desafío mayor, pues nos obliga a buscar
alternativas para ejecutar esfuerzos que usualmente se basarían en
la interacción presencial.
10.1. ADAPTA LAS METODOLOGÍAS A TUS PÚBLICOS
Si bien esta recomendación aplica también para eventos presenciales, las

metodologías de comunicación y enseñanza que son efectivas en persona no
necesariamente lo serán en formatos virtuales.

Por eso, es importante que trabajes en conjunto
con los facilitadores, presentadores y el resto del equipo del
evento para definir objetivos y planear el programa con tiempo. Este nivel de
planificación posibilitará el diseño de una experiencia virtual detallada e
interactiva, con contenidos pertinentes y que capture la atención. Algunas
preguntas útiles comó punto de partida son:
 ¿Con cuánto tiempo cuenta mi(s) público(s) para participar?

 ¿Son adeptos a las nuevas tecnologías?
 ¿Mediante cuál o cuáles dispositivos suelen conectarse los miembros de mi
público?
 ¿Qué les interesa aprender/practicar/mejorar?
 ¿Necesitan interactuar entre ellos o pueden trabajar individualmente?
Este diagnóstico inicial te permitirá determinar la dinámica del evento e identificar

si se realizará de forma sincrónica (interactuando en tiempo real mediante video,
audio y/o chat) o asincrónica (poniendo a disposición de los
participantes recursos en línea para que los accedan según su disponibilidad, con
momentos de participación simultánea). Algunos elementos creativos que puedes
incluir en tus metodologías son:
 Encuestas, cuestionarios o votaciones en línea con herramientas

como Sli.do.
 Vídeos animados con componentes de storytelling.
 Paneles o foros con expertos mediante live-streaming.
 Clips pregrabados con líderes de tu organización.
 Aplicaciones móviles.
 Ludificación, mejor conocida como gamification, por su nombre en inglés.
 Infografías, gráficos y visualización de datos que apoyen el contenido.
10.1.2. IDENTIFICA LA PLATAFORMA QUE MEJOR SE ADAPTE A TUS

OBJETIVOS
Aunque herramientas como Skype, Microsoft Teams o Webex funcionan para

replicar reuniones o seminarios sencillos, eventos más complejos e innovadores
requerirán de otras integraciones. La plataforma Zoom, además de
ofrecer mensajería instantánea, registro y monitoreo de los participantes, permite
tener video llamadas en salas virtuales, muy conveniente para llevar a
cabo talleres informativos y participativos, entrenamientos y, con su

modalidad de sesiones paralelas de trabajo, actividades en que se requiera
dividir a los participantes en grupos.
Por otro lado, plataformas educativas como Moodle, con un enfoque open–

source de e-learning pueden adaptarse para integrar recursos visuales y
sonoros que beneficien el cumplimiento de tus metas de aprendizaje.
10.1.3. Promociona tu evento con herramientas de comunicación digital
Para dar a conocer tu evento virtual, debes volver al paso uno y considerar tus

públicos meta – ¿cuál es el perfil de tus asistentes? –, pero también los canales
pertinentes para hablarles, el formato en que reciben más efectivamente la
información, los mensajes clave y los indicadores de resultados.
Herramientas como MailChimp y Hubspot ofrecen algunas lecciones gratuitas para
atraer a tus públicos mediante diversos tipos de campañas de mercadeo digital.
La mejor forma de invitar a los públicos internos de una organización a

participar es mediante los instrumentos digitales disponibles para el
personal, especialmente si se encuentran en contexto de
teletrabajo. En el siguiente cuadro te mostramos algunos ejemplos de
canales formales e informales:
Canales formales Canales informales
E-mails corporativos Grupos de WhatsApp de colaboradores
Mensajes de líderes organizacionales Grupos de colaboradores en redes sociales
Intranets, newsletters, podcasts/vídeos
Chats organizacionales de mensajería instantánea
corporativos, y/u otros medios oficiales
Plataformas colaborativas Boca a boca (colaboradores comunican sobre el

(Slack, Monday, Asana, Microsoft Project…) evento a otros colaboradores)
En caso de que tu evento esté dirigido a públicos externos, instrumentos de e-

mail marketing y redes sociales serán útiles para generar campañas
de expectativa. LinkedIn y Facebook, por mencionar algunas, cuentan con

soluciones corporativas que permiten segmentar audiencias e invertir en ads para
promocionar el contenido que deseas.
Sin importar los canales que tengas disponibles, pues eso dependerá del tamaño

y recursos de tu organización, puedes controlar una comunicación efectiva si
te aseguras de mantener consistencia en los mensajes e identificar portavoces
que lideren su difusión.
10.1.4. Comunica las reglas del juego
Una vez que tienes a tus participantes confirmados, asegúrate

de proporcionarles instrucciones claras sobre la plataforma en la que se
llevará a cabo el evento. Recuerda incluir claves de ingreso, contactos de apoyo y
otros requerimientos técnicos para una fluida experiencia de usuario.
Asimismo, elige un repositorio de información donde se encuentre todo lo que

necesitan conocer sobre el evento con anticipación. Idealmente, este será un sitio
web organizacional (compatible con dispositivos móviles) donde coloques la
agenda del programa, presentadores y otros materiales o contenidos de
importancia. Si tu presupuesto es limitado, puedes explorar generadores de
páginas web de bajo costo como Wix, WordPress, SquareSpace o Weebly.
Otra buena idea es establecer reglas de comportamiento online. Al ser una

práctica relativamente nueva, no está de más informar a los participantes cómo se
espera que actúen durante un evento virtual. El uso de celulares, las formas
de “levantar la mano” y el vocabulario son algunos aspectos a tener en cuenta.
10.1.5. Recuerda dar seguimiento a tus participantes
Para medir el cumplimiento de tus objetivos, asegúrate de recopilar la lista de

participantes que se conectaron al
evento y hacerles llegar una breve encuesta donde se evalúe su percepción
del esfuerzo. SurveyMonkey, por ejemplo, resulta una herramienta
práctica para la recolección de datos y su posterior análisis.
A su vez, agradéceles por participar poniendo a su

disposición los materiales de apoyo utilizados, grabaciones de video o audio y
cualquier otra información útil, preferiblemente no más de 48 horas después de
que el evento finalizó.

Ten presente que el éxito de tu evento no solo está en su ejecución, sino también
en el seguimiento que brindas posteriormente y la continuidad de los
resultados. Gran parte del retorno de inversión intangible de tu esfuerzo está en
que los participantes se conviertan en futuros embajadores de tus objetivos y
¿por qué no? en aliados que te motiven a crear nuevas iniciativas virtuales.
11. ASAMBLEAS
11.1. ¿Qué son las asambleas?
Una asamblea es un grupo formado por miembros de una organización que se

reúnen periódicamente para tomar decisiones sobre un ámbito o área específica
de la misma.
Las asambleas realizan encuentros, algunas son privadas y otras son abiertas. Si
son abiertas se puede participar en ellas (por ejemplo: asistiendo si el aforo lo
permite, añadiendo puntos al orden del día, o comentando las propuestas y
decisiones tomadas por dicho órgano).
11.1.2. Anticipación de la asamblea
La preparación de la asamblea requiere ocuparse al menos de tres asuntos

centrales:
 decidir la fecha, el lugar y la hora de celebración,

 distribuir los roles por anticipado,
 y fijar el orden del día.
En ocasiones esos asuntos han sido decididos por anticipado, por ejemplo la
fecha, hora y el lugar; si no es así es necesario hacerlo en la preparación.
La preparación se ocupa además de distribuir los roles que el grupo de
dinamización ocupará durante la asamblea:
 la moderadora o moderadores,
 el grupo de facilitación de consensos,
 los responsables de las actas…
Y una vez que la infraestructura humana ha sido decidida, llega el turno del orden
del día:
 reunir los asuntos que resulta necesario tratar,

 ordenarlos,
 y asignar el tiempo correspondiente para cada uno.
Elaborar un buen orden del día implica asignar tiempos para cada asunto, de
forma que pueda estimarse si se pueden tratar todos o cuánto tiempo dispondrá
cada uno. Aunque esto último resulta especialmente difícil, conviene tener una
planilla que proporcione una orientación del tiempo que tendrá cada franja de la
asamblea.
Al comienzo del encuentro debe explicitarse y es un buen gesto ofrecer la
posibilidad de incorporar nuevos temas y decidir el momento de la asamblea en el
que se abordan. Una vez explicitada y cerrada la lista de los asuntos a tratar, debe
someterse a consenso. De manera simplificada, podemos distinguir entre tres
tipos de temas:
 Informativos: requieren generalmente un tiempo limitado para comunicar los

asuntos pertinentes.
 Deliberativos: suelen requerir más espacio y puede decirse que son la
sustancia fundamental de las asambleas. Los debates se organizan en torno
a ellos y, en general, resulta difícil estimar la duración que pueden requerir. Es
importante distinguir dentro de los temas deliberativos entre:
o decisorios: sobre los cuales la asamblea debe pronunciarse
ineludiblemente;
o abiertos: permiten que si el debate no se cierra con una decisión o
consenso pueda ser continuado en el siguiente encuentro.
 Abiertos: son aquellos que tratan asuntos que no son puramente informativos
ni requieren la deliberación, sino que provocan un debate abierto.
Una estrategia para la elaboración del orden del día cuando las asambleas son
periódicas es organizar una estructura básica. Por ejemplo: comenzar explicitando
el orden del día, seguir por los asuntos principales, continuar con los asuntos
informativos y cerrar con otros asuntos añadidos.
11.1.3. Documentar y relatar el encuentro
Las actas son una herramienta fundamental de las asambleas. En ellas se recoge
lo acontecido: las decisiones, los debates, las distintas opiniones y las
controversias. Conviene tomar siempre actas, por muy breves que éstas sean.
Hay formas muy diferentes de tomar actas, algunas mantienen la literalidad de lo
dicho; otras recogen los nombres de las personas y quién ha dicho qué, otras sólo
señalan las opiniones sin nombrar a sus autoras; algunas prestan atención a

asuntos no discursivos, como por ejemplo las reacciones de las personas o la
atmósfera que se respira…
Actas
Las actas registran lo acontecido en la asamblea, guardan su memoria y
comunican a los ausentes las decisiones tomadas y los debates abiertos. Hay
muchos estilos diferentes de escritura de actas, por ello no hay una única manera
ni estilo para ellas, pero podemos señalar que, en general, es conveniente que
combinen la síntesis con la precisión, que sean fieles a lo acontecido sin ser
innecesariamente prolijas.
Como orientación general, resulta conveniente señalar al principio de las actas las
decisiones y consensos a los que se ha llegado. Las actas han de recoger lo
relevante, aunque un asunto diferente es determinar qué es relévate en una
asamblea:
 ¿los consensos alcanzados?,

 ¿los consensos frustrados?,
 ¿nuevos debates que se han planteado?,
 ¿disputas y controversias que se han mantenido?
La respuesta a cada una de esas preguntas depende del colectivo que celebre la
asamblea. En este sentido, es importante no preocuparse por la literalidad y
captar, principalmente, el sentido de las discusiones y decisiones, eso sí, siendo
fiel a lo dicho.
Relatorías
Es importante saber para quién se escriben las actas. Si son para quienes han
participado, las actas representan una memoria que dota de seguridad a las
decisiones, porque es posible saber los consensos que se han alcanzado.
Aunque puede ocurrir que se relate también para terceros, es decir, para personas
que no han participado en la asamblea pero que tienen interés por los asuntos que
se discuten en ella. No tienen interés en los pormenores sino en las grandes
cuestiones. En este caso, es posible escribir en lugar de un acta una relatoría, un
relato que es fiel a lo acontecido pero que no tiene como función hacer un registro
pormenorizado sino global.
Una relatoría concede a su autor/a una mayor libertad creativa en la escritura.
Puede ocurrir que el autor/a añada de su propia cosecha contenidos para
contextualizar los temas, que expanda las cuestiones más allá de lo que éstas
plantearon o que se tome licencias literarias para hacer el texto más atrayente y

legible. Las relatorías son especialmente útiles cuando se escribe para un público
que no forma parte del colectivo pero que tiene interés en éste y en los asuntos
que trata.
11.1.4. El cierre y la despedida
Antes de abandonarla, conviene muy a menudo abrir espacio para temas no
previstos, informaciones variadas, noticias… un espacio que deje tiempo para todo
aquello que no se ha considerado inicialmente, que no requiere mucho tiempo o
que no es de gran relevancia para la asamblea.
El cierre de la asamblea es por ello una herramienta fundamental. Asistir a
reuniones es muy habitualmente difícil para algunas personas, puede haber quien
realice importantes esfuerzos para estar presente y puede tener compromisos
adquiridos tras la hora especificada de cierre, por ello es fundamental que las
asambleas se ajusten a los tiempos marcados de inicio y final, de lo contrario
pueden generar inseguridad (las personas no saben cuánto durarán las
asambleas y eso puede hacer que no regresen a ellas). La hora de cierre de la
asamblea es por ello especialmente importante.
Archivos
Las actas guardan la memoria de los debates desarrollados en el encuentro
asambleario. Pero la memoria de un colectivo no se reduce únicamente a los
debates de sus asambleas. Conviene por ello producir otro tipo de registros, en
otros formatos y con otras funciones. Grabaciones de audio que guardan los
eventos fielmente, imágenes que pueden ofrecer detalles sobre el espacio, breves
objetos audiovisuales que ayudan a hacerse una idea de la atmósfera en la que se
desarrolló el encuentro…
Esos otros registros resultan muy valiosos con el paso del tiempo. Para conservar
la documentación es necesario generar las infraestructuras adecuadas para ello,
archivos que guarden la memoria de la asamblea. Un archivo puede ser un fichero
físico, un blog, una página web…
El diseño de los archivos debe considerar dos asuntos centrales: quién tiene
derecho a modificar el archivo y quién tiene derecho a consultarlo. En algunas
ocasiones las asambleas pueden abordar temas sensibles (informaciones íntimas
de personas, datos personales, cuestiones de legalidad dudosa…). Hay que ser
consciente de todo ello en la publicación de los archivos.
12.CONGRESO
Un congreso suele ser una reunión de personas con un alto nivel profesional e
intereses en común que se planifica, por lo menos, con un año o más de

antelación y que, por lo general, es periódica. Esto porque los congresos
pretenden reunir, año a año o cada dos años, a la mayor cantidad de expertos de
una disciplina para que se presenten, discutan y analicen nuevos descubrimientos
o avances que fortalezcan el área de interés. Los congresos, al ser eventos tan
grandes, incluyen charlas, seminarios, simposios o mesas redondas que permitan
la discusión entre especialistas.
12.1. ¿Dónde se celebran los congresos?
Los congresos pueden realizarse en cualquier lugar, sin embargo, se prefiere

hacerlos en centros de conferencias, instituciones públicas o privadas o en centros
académicos. También, los congresos se pueden realizar a nivel regional, nacional
o internacional. Sin embargo, en este caso, lo que más interesa es que sea un
espacio cómodo en el que los profesionales puedan compartir e intercambiar sus
experiencias y conocimientos con otros.
¿Cuánto duran?
Los congresos suelen durar entre 3 a 5 días.
12.1.2Tipos de congresos
Si atendemos a la periodicidad o no de su celebración podemos encontrar:
1. Congresos ordinarios. Son aquellos que, con independencia de sus

objetivos, se celebran con una cierta periodicidad. Pueden ser anuales,
bianuales, etc. En algunos países también se les llaman congresos
periódicos
2. Congresos extraordinarios. Independientemente del objetivo del
congreso, son aquellos que celebran de forma extraordinaria, por diversas
razones, bien por hechos fuera de lo común o por razones extraordinarias.
Este tipo de congresos se pueden convertir en ordinarios, si luego tienen
una cierta periodicidad.
12.1.3. Si nos atenemos al contenido de los congresos, podemos definir

varios tipos:
1. Congresos Científicos. Aquellos en los que se tratan todo tipo de avances

o novedades en el campo de las ciencias. También pueden tener un
contenido académico.

2. Congresos Académicos. Son aquellos en los que se tratan distintos
aspectos relacionados con el mundo de la enseñanza (ya sean científicos,
sociales, etc.).
3. Congresos Culturales. Son aquellos que suelen tratar disciplinas de la
cultura y las letras.
4. Congresos Artísticos. Pudiendo quedar englobados en los congresos
culturales, son aquellos que tratan alrededor de las disciplinas de las artes y
las letras.
5. Congresos Tecnológicos. De forma genérica, tratan de los avances y
novedades que se dan en los campos de la tecnología, en cualquiera de
sus especialidades: medicina, informática, etc.
Atendiendo a la finalidad del congreso, podemos hacer la siguiente

clasificación:
1. Congresos sociales. Son aquellos cuya finalidad es transmitir a la

sociedad algún tipo de avance o mejora para la misma, en cualquiera de los
campos de lo social.
2. Congresos privados. La finalidad de este tipo de congresos es un interés
particular por mejorar aspectos privados, generalmente de un colectivo, y
que no suele tener una relevancia para la sociedad. Son los congresos de
empresa, que tratan de mejorar su fuerza de ventas, por ejemplo.
3. Congresos generales o mixtos. En este tipo de congresos partiendo de
aspectos privados o no, se buscan soluciones o mejoras que pueden
revertir mejoras tanto en el campo privado como en el social.
Y, por último, una clasificación de los congresos oficiales, organizados por

instituciones, organizaciones sindicales o partidos políticos:
1. Congresos constituyentes. Son aquellos en los que la finalidad del

congreso es definir una línea política, constituir nuevas normas,
reglamentos, o estatutos.
2. Congresos reconstituyentes. Se dan cuando, posterior a un congreso
constituyente, una institución, organización, sindicato o partido político, se
ha desviado de su definición, objetivos y documentos fundamentales, y
tiene la finalidad de restituir su constitución o principios fundamentales.
13.CONVENCION
Una convención es un evento de carácter público o privado que busca poner en

valor un determinado motivo por el que se realiza este acto. Este evento cuenta

con una serie de invitados, entre los cincuenta (50) y los cuatrocientos (400)
asistentes, esta convención puede presentar un motivo con ánimo de lucro, como
la realización de negocios y la consecución de ventas. 0 por el contrario, puede
tratarse de un motivo sin ánimo de lucro, como la recaudación de dinero para
salvar una especie que se encuentra en peligro de extinción.
13.1.1¿CUAL ES EL MOTIVO DE UNA CONVENCION?
Los objetivos o las razones por las que se organiza una convención son muy
diversas por lo que a continuación daremos algunos ejemplos:
 Generar conciencia sobre algún motivo determinado.

 Lanzamiento de una nueva marca, o un nuevo producto.
 Generar relaciones entre hombres y mujeres de negocios.
 Presentación de estudios, informes y observaciones a interesados.
 Motivación de la propia compañía, o su personal.
 Convivencia entre miembros de una misma compañía.
13.1.2TIPOS DE COVENCION
Como comentábamos anteriormente, los motivos por los que se realiza una
determinada convención son muy diversos, por lo que la relación de tipos, de igual
forma, también es muy diversa.
Entre los tipos que existen, los más frecuentes son los siguientes:
 Convención de negocios: Busca fomentar la relación entre empleados y

clientes, tratando de cerrar ventas y acuerdos.
 Convención benéfica: Busca recaudar dinero para promover un motivo
sin ánimo de lucro. Como salvar la fauna en el río Amazonas.
 Convención internacional: Trata de unificar distintos territorios, haciendo
que los asistentes que acudan sean de diversas nacionalidades.

13.1.3¿CUANTO TIEMPO DURA UNA CONVENCION?
El tiempo que dura una convención depende del organizador del evento puede ser
un día, dos días hasta una semana, así como del motivo por el que se organiza y
la procedencia de los invitados dependerá de todos estos factores será la duración
mayor o menor.

14.SEMINARIO
La palabra seminario proviene del latín seminarius, palabra vinculada con el

termino “semilla” que es seminis y el sufijo “ariun” que expresa un lugar para que
las cosas vivan o crezcan. La idea original de un seminario es donde las ideas
como las semillas puedan crecer y dar frutos.
Es una reunión con fines académicos en la que se da cita un numero de

especialistas e interesados en la materia para intercambiar, comentar, exponer y
debatir al respecto. Se trata de un evento similar a los congresos o encuentros,
pero de carácter mas intensivo y prolongado en el tiempo. se consideran
seminarios a aquellas reuniones que presentan estas características siempre que
tengan una duración mínima de dos horas y un número mínimo de cincuenta
participantes.
14.1. APRENDIZAJE ACTIVO
El seminario es un grupo de aprendizaje activo, pues los participantes no reciben

la información ya elaborada como convencionalmente se hace, si no que la
buscan, la indagan por sus propios medios en un ambiente de reciproca
colaboración. Es una forma de docencia y de investigación al mismo tiempo. En el
seminario el alumno sigue siendo discípulo, pero empieza a ser el mismo profesor.
14.1.2. ASPECTOS PRÁCTICOS
la ejecución de un seminario ejercita alos estudiantes en el estudio personal y de

equipo lo familiariza con medios de investigación y reflexión los ejercita en el
medio filosófico. el seminario fundamentalmente es una práctica.
15. VIAJE DEL JEFE
Los viajes forman parte de la agenda de muchos ejecutivos, para esto el jefe
espera que su secretaria se ocupe personalmente de los preparativos.
Planificar un viaje de negocio es fácil, aunque hay que tener mucho en cuenta
muchos detalles. porque si alguno de ellos falla puede ser un desastre total.
 Hacer la reservación de transporte y hotel donde llegara con sus respectivos

números telefónicos
 Coordinar con una agencia de viajes

 Realizar los arreglos financieros
15.1. DOCUMENTACION PARA EL VIAJE
Asegurarse de que estén todos los documentos de viaje en regla, si están

caducados tardaran unos días al renovarlo.
-Carnet de identidad
-Pasaporte en vigor con formato valido para entrar en el país a visitaros, algunos
países solo admiten pasaportes electrónicos.
-Visa o visado es una autorización condicionada que otorga un país. típicamente

a un ciudadano extranjero para entrar o y permanecer temporalmente en dicho
país o para abandonarlo.
Puedes comprarlo a la llegada en el mismo aeropuerto en el control de pasaportes

o ir al consulado a solicitarlo, generalmente se llena un formulario con foto para el
trámite.
-Certificado de vacunas
-Certificado de votación
15.1.2. EL ITINERARIO DE VIAJE:
Un itinerario de viaje es un resumen de todos los detalles del viaje de negocios del
jefe.
Escriba el plan de viaje con los siguientes datos

 Actividades que el jefe va a cumplir
 lugares que visitará
 personas con las que se entrevistará
Haga esta descripción para cada día. Escriba también el día, la fecha y la hora de
salida y llegada.
16.ORGANIZACIÓN

Una organización es una estructura ordenada donde coexisten e interactúan
personas con diversos roles, responsabilidades o cargos que buscan alcanzar un
objetivo particular. La organización usualmente cuenta con normas (formales o
informales) que especifican la posición de cada persona en la estructura y las
tareas que debería llevar a cabo.
16.1. COMPONENTES ESENCIALES DE UNA ORGANIZACIÓN
Toda organización cuenta con componentes básicos o esenciales, entre los que
se encuentran:
 Un grupo de personas que interactúan entre sí.

 Un conjunto de tareas o actividades que se realizan de forma coordinada
con el fin de alcanzar algún objetivo.
 Objetivos y metas.
 Recursos o materiales.
 Normas o convenciones que definen la relación de las personas y su rol en
la organización.
16.1.2.GRUPOS DE INTERÉS
TIPOS DE ORGANIZACIONES
Las organizaciones se pueden clasificar de diversas formas. A continuación,

vemos algunas de las más relevantes:
 Según la estructura: Las organizaciones pueden clasificarse

en formales e informales. A grandes rasgos, la primera es planificada y
cuenta con una estructura jerárquica definida junto con normas de
funcionamiento. La segunda, en tanto, nace de manera espontánea por la
afinidad de las personas y el descubrimiento de intereses comunes.
Así, por ejemplo, una empresa que produce calzado es una organización formal ya
que está definida por la administración central. Los cargos y responsabilidades se
encuentran detallados en documentos escritos y deben ser conocidos por todos.
Al mismo tiempo, en la misma empresa, podemos encontrar una organización
informal, en donde surgen afinidades y enfrentamientos entre las personas. Cada
persona tiene una posición en el grupo social, pero esta es informal (no explicitada
en documentos).

 Según su localización: Pueden ser locales, nacionales e internacionales.
Así, por ejemplo, un club deportivo puede ser local mientras que una
organización como la Organización de las Naciones Unidas es
internacional.
 Según su tamaño: Pueden ser pequeñas, medianas o grandes. Para
definir el tamaño relativo se pueden utilizar diversos criterios. Por ejemplo,
en el caso de las empresas, la Comisión Europea recomienda la utilización
simultánea de dos criterios: El número de trabajadores y el ingreso (o
patrimonio en su defecto).
 Según su propiedad: Pueden ser de propiedad pública (del Estado o
gobierno) o privada (de personas comunes o jurídicas). Por ejemplo, los
municipios son parte del gobierno, mientras que una empresa lechera
puede ser de propiedad de privados. Dentro de las organizaciones públicas,
a su vez, encontramos las empresas estatales, los entes reguladores, los
ministerios, el parlamento, los juzgados, entre otros. Igualmente, dentro de
las organizaciones privadas, se pueden distinguir las empresas privadas,
las organizaciones no gubernamentales, entre otros.
 Según su fin: Pueden ser con o sin fines de lucro. Por ejemplo, los bancos
tienen ánimo de lucro, mientras que las organizaciones de ayuda
humanitaria no
16.1.3.ORGANIZACIÓN NO GUBERNAMENTAL
EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES
Las organizaciones pueden ser tan variadas como los intereses de las personas
que las componen.
Cómo ejemplos de organizaciones ampliamente conocidas tenemos:
 Sindicatos.
 Partidos políticos.
 Empresas.
 Organizaciones de ayuda humanitaria.
 Clubes deportivos.
17. REGRESO DEL JEFE
Organizar un resumen detallado de lo sucedido en la oficina.

Iniciar inmediatamente el tramite administrativo de: facturas de hoteles,
restaurantes, gastos de representación, beáticos, etc.
Realizar los documentos que el jefe a traído de su viaje.
Preparar cartas y tarjetas de agradecimiento según las instrucciones del jefe.
Confirmar las citas establecidas en su ausencia.
18.COMO FACILITAR LA GESTIÓN DEL JEFE Y LOS COMPAÑEROS
Para facilitar la gestión del feje debe brindar a su jefe un apoyo incondicional con
las tareas establecidas, además de acompañar la vigilancia de los procesos que
se siguen dentro de una empresa.
Para ser una buena secretaria en el ámbito laboral se necesita ser una persona de
buen tacto, amable y cortes, que en sus documentos tengan una excelente
redacción y ortografía con mucha facilidad de expresión verbal y escrita.
La secretaria debe ser una persona practica y organizada que tenga facilidad para
interactuar en grupo, también debe brindar apoyo a todos los demás
departamentos teniendo y generando así buenas relaciones interpersonales para
facilitar el desempeño eficiente en su cargo. Debe tener la capacidad para trabajar
en equipo y bajo presión de sus jefes.
Para tener facilitar la gestión con los compañeros de trabajo hay que adoptar
ciertas actitudes como:
 La comunicación es la base de toda buena relación de trabajo

 Respeto
 Responsabilidad
 Comprensión
 Hay que evitar rumores y temas sensibles
 Ser agradecido
19. OBSEQUIO EMPRESARIAL
Los regalos empresariales buscan transmitir los atributos de una marca a través
de objetos y artículos tangibles, usualmente ligados a alguna utilidad que les
agrega valor. Estas piezas o cuadernos, calendarios, pisapapeles se transforman
en regalos que son bien recibidos tanto por clientes como por el personal de la
empresa.

La categoría del regalo de empresa oscila desde los simples detalles de cortesía –
bolígrafos, lapiceros, llaveros– hasta los más sofisticados complemento de alta
gama destinados empleados, clientes destacado y proveedores .
Entre las gamas de productos que se pueden adquirir figuran las siguientes:
 Material de oficina.
o Accesorios de ordenador: ratones, discos extraíbles, alfombrillas.
o Accesorios de escritorio: calculadoras, abrecartas, ceniceros.
 Material de escritura: bolígrafos, lapiceros, rotuladores o estuches con una
combinación de los anteriores.
 Sonido. Radios, auriculares, artículos de electrónica.
 Tiempo y climatología. Relojes de mesa, relojes de viaje, estaciones
meteorológicas.
 Herramientas. Linternas, cajas y estuches de herramientas, punteros láser,
 Accesorios para el coche.
 Ocio.
o Artículos de aventura: brújulas, linternas, navajas.
o Juegos y juguetes: peluches, lápices de colores, juegos de mesa.
 Hogar.
o Decoración.
o Accesorios de bar y mesa: sacacorchos, utensilios de cocina.
 Viaje. Bolsas de viaje, mochilas, maletines, paraguas.
 Cuidado personal. Set de manicura.
 Moda. Camisetas, corbatas.
o Complementos. Relojes de pulsera, llaveros, cinturones.
 Cestas.
o Cestas de Navidad y lotes navideños.
o Productos gourmet.
20. NAVIDAD Y AÑO NUEVO

Existen diferentes maneras de recrear las fiestas navideñas y año nuevo
corporativas en la empresa sin poner en riesgo la salud de ningún empleado.
Algunas ciudades están confinadas aún, otras continúan sus actividades tomando
en cuenta las medidas de seguridad.
Cualquiera que sea el caso de la ciudad y país en la que te ubiques, la cultura

organizacional y la disposición individual de cada empresa, se pueden llevar a
cabo cualquiera de las siguientes ideas para celebrar navidad.
Es uno de los temas para fiestas de navidad de empresas que se han hecho ya
una tradición, junto a las comidas navideñas. Se puede seguir llevando a cabo de
manera virtual, aunque no necesariamente con regalos físicos, porque es
importante compartir y más en estos momentos de soledad y aislamiento para
muchos.
 Las comidas navideñas
Las comidas navideñas son los eventos de fin de año para empresas más
comunes. Debido a las circunstancias actuales, es recomendable llevarlas
según las medidas de seguridad necesarias o en dado caso, hacerlo de
manera virtual, como con nuestros familiares.
 Amigos secretos, el amigo invisible o intercambios de regalos

 Retiros o viajes
Aunque en estos momentos estén un poco restringidos los viajes, la
situación no será para siempre. Si la empresa se lo puede permitir, puede
sortear alguno en las fiestas navideñas corporativas en la empresa o
planificar uno por departamento, según la disponibilidad económica, para
cuando las circunstancias mejoren.
 Concursos navideños
Los concursos navideños incentivan a los empleados a participar en los
eventos de fin de año para empresas porque además de hacerles pasar un
momento de diversión con sus compañeros de trabajo, pueden ganarse
algún premio que les motive a elevar su productividad laboral.
 Entrega de regalos o cestas navideñas

Es otra de las opciones más típicas dentro de cualquiera de las fiestas
navideñas corporativas en la empresa. Lo recomendable es que, si el
presupuesto lo permite, se le otorgue en modo de bono al trabajador o se

les haga llegar el regalo físico o cesta gracias a un servicio de entrega a
domicilio.
CONCLUSION
Con este trabajo se dio a conocer y profundizo la importancia de saber

cómo realizar los diferentes eventos, siendo que estos favorecen a
empresas a ser más competitivas y a afianzar las relaciones entre
empleados logrando así que estén satisfechos con su trabajo.

Organización de Viajes y Evento Final

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ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS

La organización de eventos y viajes empresariales siempre será una oportunidad

En una empresa el trabajo para un secretario (a) en estas ocasiones se multiplica

1.1 Los Indicadores que debemos tomar en cuenta:

Los eventos empresariales son organizados por empresas e instituciones con la

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS GRUPO 5 1

La organización de un evento es un procedimiento intelectual y exitoso es aquella

Que aspectos debe tomar en cuenta una secretaria(o) en un evento:

 Debe saber negociar, coordinar y promover conferencias y/o exposiciones.

En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos

 Existen cuatro premisas básicas que deben ser el punto de partida.

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS GRUPO 5 2

El protocolo de eventos se encarga, a su vez, de definir las normas a seguir dentro

2.2.1Elementos protocolarios a tener en cuenta

2.3 Programación de un evento

Lo primero como secretaria(o) será realizar un programa que es simplemente una

 Motivo de la organización y siempre utilizar la marca de nuestra empresa la

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS GRUPO 5 3

2.3.1.CONSEJOS PARA ESTRUCTURAR SU PROGRAMA DE EVENTOS.

FASES DE UNA PROGRAMACIÓN DE EVENTO

FASE 1 PRESENTACIÓN DEL EVENTO

Se presenta un borrador del evento empresa

FASE 2 DISEÑO DEL EVENTO

FASE 3 DISTRIBUCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

3.DESARROLLO DEL EVENTO

Durante el desarrollo de un evento lo más importante es la coordinación, ya que

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS GRUPO 5 4

Si tenemos un buen coordinador, conseguiremos una organización de evento

 Se recorrerá cada mesa, fila o stand.

4.FINALIZACIÓN DEL EVENTO

Después de organizar un evento, es importante tomar a consideración las

 Dar las gracias: Agradecer, no sólo a los participantes por su asistencia,

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS GRUPO 5 5

 Estudiar detenidamente el acta anterior.

Las empresas constantemente organizan reuniones con diferentes propósitos:

En todo el caso es importante establecer con precisión el objetivo de la reunión,

6.REUNIONES SOCIALES Y DE TRABAJO

En tal sentido, las reuniones de trabajo son inevitables, y en muchos casos

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS GRUPO 5 6

El tercer paso sería informar correctamente a todos los asistentes y comprobar su

A QUE HORA SE ORGANIZA UN DESAYUNO DE TRABAJO: El horario habitual

OBJETIVO DEL DESAYYUNO DE TRANBAJO: Un desayuno de trabajo lo

¿DÓNDE TIENE LUGAR UN ALMUERZO DE TRABAJO?

¿Dónde ir a comer? La costumbre es acudir a un restaurante cercano y conocido -

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS GRUPO 5 7

¿Y en qué consiste un cóctel? En esencia el cóctel y recepción son términos

La diferencia es que el cóctel usualmente es privado y familiar, mientras que la

La característica diferenciadora de un cóctel o recepción es que se trata de un

El horario más utilizado es el de media tarde entre las 19 y 21 horas, y también

10. DELIBERARORIAS O EVENTOS VIRTUALES

Cuando desde las organizaciones nos enfrentamos a contextos retadores, como

Para quienes organizamos eventos, independientemente del

10.1. ADAPTA LAS METODOLOGÍAS A TUS PÚBLICOS

Si bien esta recomendación aplica también para eventos presenciales, las

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS GRUPO 5 8

 ¿Con cuánto tiempo cuenta mi(s) público(s) para participar?

Este diagnóstico inicial te permitirá determinar la dinámica del evento e identificar

 Encuestas, cuestionarios o votaciones en línea con herramientas

10.1.2. IDENTIFICA LA PLATAFORMA QUE MEJOR SE ADAPTE A TUS

Aunque herramientas como Skype, Microsoft Teams o Webex funcionan para

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS GRUPO 5 9

Por otro lado, plataformas educativas como Moodle, con un enfoque open–

10.1.3. Promociona tu evento con herramientas de comunicación digital