ESCUELA DE HOTELERIA, TURISMO Y GASTRONOMIA

ETIQUETA, PROTOCOLO Y RR.PP.

Catedrática: Ruth V. Muñoz Ureta de Rayo

LA ETIQUETA EN LAS INVITACIONES:

Es importante que tomemos en consideración la Etiqueta cuando asistimos a

una celebración, cualquiera que esta sea formal o informal. Recordemos que
las personas que actúan como anfitrionas esperan de sus invitados la
cortesía que les es propia.

Es importante que al recibir una invitación tomemos en cuenta la formalidad

de la misma, hay eventos como bodas, aniversarios, graduaciones,
graduaciones académicas que requieren de una preparación anticipada, por
eso la invitación nos dará la pauta de cómo debe manejarse la invitación.

De acuerdo con la Etiqueta tradicional toda invitación formal debe enviarse

con quince días de anticipación, si no es tan formal podrá hacerse con
menos tiempo si así lo requieren las circunstancias. Sin embargo para
eventos empresariales, algunos oficiales e institucionales puede también
tomarse algunas otras medidas de envío rápido. Sin embargo, al referirme a
invitaciones formales todo debe hacerse con la debida anticipación.

Si al pie de la tarjeta de invitación trae las letras RSVP que significan en

francés Repondez si´l vous plait, Responda por favor. Es de imperativo
confirmar la asistencia o inasistencia al agasajo, es de mala educación no
contestar, no se debe de olvidar esta norma de cortesía. En la Etiqueta
Moderna es usual poner “Confirmar asistencia” en el idioma del país o bien,
es aceptable hoy día también poner un número telefónico para recibir
únicamente los avisos de inasistencia.

Para el vestuario en un evento formal, ayuda a los invitados saber que se

espera, si en la tarjeta aparece:

Etiqueta rigurosa: Los caballeros llevarán smoking y las damas vestido

largo.
Etiqueta: Traje oscuro para ellos y vestido largo o corto formal para dama.

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Casual: Traje claro o combinado para el varón y las damas con vestido o
traje sastre ligero de acuerdo al clima y la hora.
Informal: Ellos podrán asistir con saco sport o chumpa y ellas con traje de
calle o pantalones de vestir de acuerdo a lugar a donde será la celebración.
En algunos casos como días de campo y comidas campestres la informalidad
irá de la mano del buen gusto y el sentido común.

En los actos de Gobierno y diplomáticos puede ponerse también en las

invitaciones “Con condecoraciones”, eso dará pauta a que tanto anfitriones
como invitados luzcan las preseas a las que se hecho acreedores.

Es importante que en una invitación impresa vayan todos los datos

importantes de la celebración como día, hora, tipo de agasajo, lugar y
demás datos que permitirán a nuestros invitados sentirse cómodos y de
acuerdo a la ocasión.

En algún momento también se aprecia el saber que el lugar cuenta con

parqueo propio. Actualmente caminar por la calle no es algo seguro por lo
que debe procurarse lugares cercanos al lugar de la celebración y mucho
mejor en el propio recinto; valet parking también puede ser adecuado si el
lugar es conocido y confiable.

Es importante no olvidar la tarjeta de invitación, en muchos eventos se

requiere de su presentación por motivos de seguridad y control de invitados,
en muchas invitaciones veremos que dice: Favor de presentar invitación, o
bien, personal e intransmisible. Es molesto quedarse en la puerta esperando
a que aparezca algún conocido o familiar que asegure que realmente somos
invitados.

Si hay fila de recibo por parte de los anfitriones se debe saludar a todos y
expresar nuestro agradecimiento y felicitación al agasajo que corresponda.

Es importante retomar este tema pues las invitaciones son la primera

impresión que tienen las personas que las reciben. En la primera parte
hablamos de las invitaciones para agasajos sociales, un tema aparte son los
actos y eventos empresariales, ya que tienen algunas características propias
por su naturaleza misma.

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Hay muchos actos y eventos empresariales que requieren de una invitación
formal y otros en los que puede ayudarnos la tecnología y que entran dentro
de esas normas actuales que la Etiqueta Empresarial acepta.

Actos Formales: Cambios de Presidencia, nuevas Juntas Directivas,

Inauguraciones, Asambleas de Accionistas, Lanzamiento de nuevos
productos, Alianzas Estratégicas, Ferias, Ruedas de Negocios, etc.

Actos No Formales: Seminarios, Foros, Presentaciones, Nuevas

Estrategias, Nueva Imagen, Ampliaciones y Diversificación de Productos, etc.

Eventos Internos: Cursos de capacitación internos y externos, Actividades

motivacionales internas, agasajos propios de la empresa, etc.

Aquí he mencionado algunos actos y eventos podrán presentarse muchos

más por lo que es muy importante que el Departamento o Jefatura que esté
a cargo conozca y practique la Etiqueta y el Protocolo Empresarial para el
diseño, planificación y ejecución correcta de cada actividad.

Las invitaciones para estas actividades serán impresas, semi-impresas o

podrán hacerse a través de fax, correo electrónico o vía telefónica,
dependerá de lo formal. En algunos casos, no es indispensable que las
invitaciones se hagan llegar con los quince días de anticipación que requiere
la Etiqueta Social, pues en las actividades empresariales el factor más
importante es el tiempo y no los recursos económicos.

En las invitaciones empresariales el logo de la empresa es importante, los

colores propios de la empresa, y es importante considerar el o los cargos de
quien invita, como no tanto el nombre propio de la persona. En la Etiqueta
Empresarial todo lo que hacen y dicen los ejecutivos de la empresa, lo hacen
en nombre de la misma.

Normalmente, los actos y eventos de la empresa tienen como fin invitar a

personas que colaboran directamente con la misma, las invitaciones van
dirigidas única y exclusivamente a las personas que tienen un cargo y no a
su cónyuge, es normal que no se inviten parejas. La finalidad de éstos es
para hablar de negocios y no tienen una trascendencia social.

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Es importante distinguir las actividades y eventos que se realizan; hoy en
día vemos como en los medios de información social se divide la actividad
social y la agenda empresarial.

En las invitaciones empresariales es importante poner la hora de inicio del

acto o evento y también especificar si tiene una hora determinada para su
finalización, así los invitados podrán planificar su agenda de actividades.

Si se realiza el evento en la planta o lugar fuera del perímetro de la ciudad y

llegar no es fácil es recomendable incluir un pequeño mapa para evitar
contratiempos.

Si el acto se realiza en honor a alguna o algunas personas es importante

destacarlo y también incluir el programa de la actividad.

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