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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIN BSICA

VENEZUELA, 2001

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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIN BSICA MODO: FORMACIN

Caracas, Abril 2001

Direccin General de INCE Turismo Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite Gerencia de Formacin Profesional de INCE Turismo Lic. Ada Rizzo Rizzo Unidad de Tecnologa Educativa Lic. Mara Xiomara Garca Asesora Tcnica Lic. Encarnacin Barreto Analista Integral T.S.U. Luca Torrealba Analista Productor de Medios Jos Gerardo Len Plaza Transcriptora Isabel Lpez Especialistas en Contenido Econ. Manuel Acosta Profesor Universidad Simn Bolvar Colaboradores en la Validacin Lic. Luis Alvarado Jefe de la Divisin de Ceremonial Ministerio de Relaciones Exteriores Direccin General de Protocolo Lic. Vctor Mendoza Director General de Protocolo Asamblea Nacional Lic. Carlos A. Gmez Gerente General Plain Art. Coordinacin Tcnica Estructural Divisin de Recursos para el Aprendizaje Coordinacin General Gerencia General de Formacin Profesional Gerencia de Tecnologa Educativa Primera Edicin 2.001 Copyright INCE

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

CONTENIDO
Qu es INCE TURISMO? Presentacin Introduccin Objetivo

- UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES - Definicin del Trmino Eventos Especiales - Origen Etimolgico del Trmino Ceremonial y Protocolo - Naturaleza del Ceremonial - Clasificacin del Ceremonial - UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO - Ceremonial y Protocolo
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Metodologa para la realizacin de Ceremonias Acadmicas

- Cronologa para la Coordinacin de una Ceremonia - Normas de Protocolo - Tratamientos - Criterios Protocolares - Aplicaciones referidas a las normas del protocolo - Precedencia Protocolar - Presidencia Protocolar - Sistema de Presidencia

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- UNIDAD III Funciones Protocolares - Funciones Protocolares - Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar - Perfil Profesional del Asistente de Protocolo - UNIDAD IV Tcnicas Grupales Para Eventos - Dinmica de Grupos - Tcnicas Grupales - Importancia del Manejo de las Tcnicas Grupales - UNIDAD V Recursos Operacionales - Recursos Didcticos y Operacionales para Eventos - Recursos Didcticos y Medios Audiovisuales - UNIDAD VI Montajes - Montajes - Distribucin y Espacio para Mesas y Sillas - UNIDAD VII Organizar Eventos - Eventos Especial - Diferencia de los Eventos segn la Tcnica y Procedimiento utilizado - Proceso Logstico en los Eventos - Fases Operativas en la Organizacin de Eventos - Fase Operativa de Pre-Eventos 121 124 128 146 148 97 101 91 95 79 80 90 63 71 76

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- Fase Operativa de Eventos - Fase Operativa de Post-Eventos - Tcnicas de Redaccin de Informe Bibliografa

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QU ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin, adiestramiento y especializacin de los Recursos Humanos que requiere el pas en las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho documento fu debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976

QU HACEMOS?
El INCE TURISMO desarrolla programas de formacin, capacitacin,

adiestramiento y especializacin a travs de un Sistema de Formacin Profesional al servicio de la Hotelera y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la educacin recibida en el sistema formal. Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas vinculadas a la Hotelera y al Turismo. Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados al mercado laboral.

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PRESENTACIN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado. El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los requerimientos del oficio; pero desearamos que, adems, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos. Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su rea laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro desempeo.

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INTRODUCCIN
En el mundo globalizado de hoy, la especializacin del trabajo y el desarrollo tecnolgico han conducido hacia la formacin de especialidades y de actividades que estn directamente relacionadas con la evolucin del conocimiento humano, de la ciencia, la tecnologa y por sobre todo de la obra intelectual y manual del hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de informacin que debe manejar, el hombre ha buscado caminos ptimos que le permitan recolectar y recibir informacin mejorando los niveles de contacto y relaciones personales. Es as como en la medicina, la educacin, la industria, el comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un mtodo para su desarrollo y control, que faciliten el intercambio tan valioso de informacin y contacto humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial, continental y local un campo o rea de especializacin que se sustenta en tcnicas y tecnologas necesarias para lograr cumplir con la funcin que podramos denominar Produccin de Eventos. En el contexto literal sera ms bien la prestacin del servicio de Organizacin de Eventos Especiales dada su naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta rea del conocimiento tcnico a la cual se ha dedicado poca investigacin y que se soporta en pilares de otras disciplinas como la psicologa, la oratoria, las relaciones pblicas, el ceremonial y protocolo, la etiqueta, el manejo de las tcnicas de grupos y de la alta tecnologa de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de especializacin y experiencia mnima que garantice el xito a futuro del acontecimiento de all su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o reas de la produccin y de los servicios en el mundo. El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de actualizacin llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con los tcnicos de la institucin; las ayudas del instructor en las tareas prcticas son fundamentales, a travs de ellas, cada participante podr utilizar las tcnicas y recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.

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OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos para organizar eventos de acuerdo a las fases metodolgicas que lo determinan, las tcnicas y mtodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido cumpliendo con las normas de seguridad.

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UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES DEFINICIN DEL TERMINO EVENTOS ESPECIALES


Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas reas del quehacer econmico, social, cultural o cientfico. Por tanto, eventos especiales es un trmino genrico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Poltica, Cientfica, Religiosa, Ceremonial, Educativa, Econmica, Tecnolgica, Recreacional, Otras. Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la actividad social, cultural o econmica que los genere se entender como Eventos especiales a ese conjunto de propuestas que harn posible el logro de los objetivos trazados a fin de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas.

Importancia

de

los

Eventos

Especiales

en

el

Mercado

Internacional y Nacional

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Siguiendo la tendencia mundial de los ltimos aos, congresos, exposiciones, ferias, simposios y otros eventos, se han convertido en una de las herramientas de comunicacin, promocin y comercializacin ms empleadas por empresas en nuestro pas. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempos de realizacin y los objetivos de comunicacin, creando nuevas opciones como, competencias deportivas, inauguraciones, muestras, eventos culturales y presentaciones artsticas entre otras. Resulta imprescindible integrar los eventos en un programa de comunicacin institucional con otras disciplinas vinculadas como relaciones pblicas, publicidad, imagen empresarial, promocin y comercializacin. Quienes estn en esta actividad saben que desde la concepcin hasta su ejecucin final, nada puede quedar librado al azar o la improvisacin. Desde un desayuno de prensa a un torneo deportivo se demanda una planificacin y conocimiento que permita llevarlos a cabo con xito, integrando la eleccin del lugar, el programa de actividades, la participacin de los expositores, los necesarios servicios de apoyo (alimentacin, administracin, recepcin y seguridad), los soportes audiovisuales, la documentacin, las prestaciones adicionales y difusin entre otras acciones. Son sin duda ms complejos los eventos internacionales; la mayora de ellos requiere un staff (equipo) permanente para su planificacin, gestin y una programacin cuidadosa en la que se capacitados para esta nueva disciplina. Todo tipo de empresa, grande o pequea, debe de manera permanente realizar algn tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que debe recurrir a profesionales especializados en la materia. Las mismas empresas como las organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, polticas y sociales, han comenzado a incorporar estos especialistas en su nmina de personal, para desarrollar una poltica organizacional respecto a esta actividad. suman equipos especficamente

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Asimismo crece el nmero de empresas a nivel mundial e internacional que ofrecen el servicio de organizacin de eventos, como otro tipo de firmas comerciales relacionadas con el cathering o el alquiler de accesorios o salones, suman a su oferta la planificacin e implementacin del evento en s mismo. Es un nuevo campo muy globalizado de actividades profesionales y en plena expansin que ofrece infinidad de posibilidades para quienes adquieran una slida formacin y puedan desplegar su creatividad en la realizacin de eventos realmente imaginativos, de alcance internacional, continental, regional, nacional o local.

El Origen Etimolgico del Termino Ceremonial y Protocolo


Existe ms de una definicin acerca de qu es el ceremonial y protocolo. Para algunos el protocolo es el cdigo de la cortesa internacional, para otros, en el plano informal y cotidiano, son las normas de buena educacin que rigen la convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la cultura y desarrollo de los pueblos. Adolfo de Urquiza, lo define, en su tratado sobre el ceremonial pblico, como "el conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de relacin de los Estados", lo establece como premisa que se fundamenta en el "principio jurdico de la igualdad natural de los Estados, axioma del Derecho Internacional contemporneo." Rubens de Melo, seala que protocolo y ceremonial son expresiones sinnimas y su "finalidad principal no es slo organizar los actos pblicos, como ceremonias oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y

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siempre

permanente

problema

de

las

precedencias.

Existe la tendencia a confundir los conceptos de Ceremonial y Protocolo y que muchas veces se hable de ellos como si fueran sinnimos. Ello es un error. En efecto, aunque ambos se encuentran estrechamente ligados entre s, no son trminos equivalentes sino complementarios. PROTOCOLO El Protocolo es un sistema o una institucin que ordena las reglas del Ceremonial y controla su ejecucin. Es por lo tanto un rgano ejecutor del Ceremonial. Contemplado en forma ms amplia, se podra definir el Protocolo como el conjunto de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los actos sociales. A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos referentes a las autoridades de diferentes pases. Existe tambin una definicin prctica que incide en el fondo mismo de las relaciones entre los individuos. Esta definicin prctica indica que "el Protocolo es un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicacin y

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molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden en ayuda y posibilitan una solucin satisfactoria para todos. Resulta muy lamentable que personas, instituciones o empresas pretendan hacer o retribuir una invitacin a una o ms personas y por desconocimiento de un mnimo de reglas protocolares, el invitado finalmente quede molesto o resentido con los anfitriones, an cuando no lo manifieste. Finalmente, cabe recordar que el Diccionario de la Real Academia Espaola distingue entre protocolo y ceremonial lo siguiente: Entre otras acepciones, define el protocolo como "regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o por costumbre". En cuanto al ceremonial, palabra de origen latino (ceremonilis) indica tres acepciones: Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias; Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne; Libro, cartel o tabla en que estn escritas las ceremonias que se deben observar en ciertos actos pblicos. Antes de continuar definiendo que es el Ceremonial, es menester saber primero que se entiende por "ceremonia". Para ello, el Diccionario de la Lengua Espaola establece: Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Accin o acto exterior arreglado, por ley, estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las

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profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..." CEREMONIAL En cuanto a Ceremonial, la definicin ms conocida es aquella que dice que el Ceremonial es el conjunto de reglas y prcticas que se observan en las relaciones entre los Jefes de Estado o entre stos y quienes los representan directamente. Sin embargo, esta definicin, a pesar de referirse al aspecto ms significativo del Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de Estado o a sus representantes directos. De all que algunos entendidos se vieran en la necesidad de ampliar dicha definicin, sealando que "Ceremonial es el conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relacin con otros Estados". Es el trmino Ceremonial siempre estar bien empleado para referirse a las relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y particulares, o bien entre cualquiera de stos con los dems. Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial Diplomtico, que comprende lo relativo a los Agentes Diplomticos y a sus Misiones; un Ceremonial de Cancillera, que se refiere a la redaccin de los documentos diplomticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas Credenciales, Notas Diplomticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la liturgia; un Ceremonial de carcter institucional tanto en organizaciones pblicas

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como privadas; y, finalmente, porque no decirlo, uno civil, de hecho, en el marco de las relaciones de amistad y de la familia. En cuanto al trmino Protocolo, es definido como el conjunto de normas y reglas del ceremonial (pblico, militar, litrgico o diplomtico) establecidas por decreto o por costumbre, el cual determina el orden de precedencia, tratamiento y equivalencia entre personalidades de diferentes jerarquas, rangos o categoras. Algunas definiciones adicionales son: Serie de escrituras ordenada, matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia. Acta relativa a un acuerdo, conferencia o congreso diplomtico. Regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o costumbre. Conjunto de normas y reglas del Ceremonial (Pblico, Militar o Litrgico) establecidas por decreto o costumbre, las cuales determinan: Orden de precedencia Tratamientos Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarqua Es el arte o la tcnica de la construccin de las ceremonias Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales debe llevarse a cabo la accin del Estado. Es un medio, nunca un fin. Protocolo es el conjunto de normas (estrictas y poco flexibles) establecidas para ceremonias y formalidades de carcter oficial, diplomtica, militar, institucional o social, que es necesario cumplir para obtener los objetivos propuestos y entablar

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una relacin de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, Etiqueta y Protocolo , 1998). Segn la Real Academia Espaola, el Protocolo proviene del Latn: Protocollum y del griego Protokollao con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le da tres acepciones: Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades. Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomtico. Por extensin regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o costumbre.

NATURALEZA DEL CEREMONIAL


Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma exterior y regular de un culto. Su origen es religioso y mstico. El trmino ceremonial encuadra en un ambiente bien delimitado y de plena actualidad. Al analizar el origen de la diplomacia surgen ineludiblemente, como parte integral de ella, las reglas del ceremonial y protocolo. Las formalidades del ceremonial pblico y del protocolo, son consubstanciales a la evolucin y principios de la diplomacia, resultando ser, finalmente, un valioso e indispensable elemento demostrativo en nuestros das de uno de los ms preciados principios bsicos del Derecho, Internacional, moderno, tal es: La igualdad jurdica de los Estados.

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El

principio jurdico de la igualdad de los Estados, axioma del derecho

internacional contemporneo, es la slida base sobre la que se asienta el Ceremonial Pblico, nombre con el que se designa al conjunto de frmula en que se exterioriza la relacin de los Estados. Una de las caractersticas del ceremonial es crear un cuadro y una atmsfera en la cual se estrechan las relaciones entre los Estados y los hombres que la representan, de una manera armnica y racional. En el Congreso de Viena, de 1815, con el propsito de evitar las sucesivas disputas que se presentaban en relacin a la precedencia, se puso fin a las diferencias de rango entre los Estados y se establecieron distintas categoras diplomticas. Posteriormente, en un sentido ms preciso y de carcter universal, las categoras o jerarquas de los Agentes Diplomticos fueron definidas en la Convencin de Viena sobre Relaciones Diplomticas. Estas forman parte de la Carta de Naciones Unidas, siendo adoptadas de hecho y de derecho, tanto en el mbito bilateral como multilateral del Concierto Internacional. Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor de la Academia Diplomtica de Chile Andrs Bello, Don Mario Silva Concha, en un artculo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia de dicha Academia, referente al ms delicado problema del protocolo, cual es el de la precedencia, la mxima enseanza tica de todos los tiempos, ms all de la actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repblicas, se encuentra en la Biblia. En efecto, en el Evangelio segn San Lucas, se ubica el siguiente versculo. Dice el Seor Jess: "Cuando seas invitado por alguno a bodas, no te sientes en el primer puesto, no sea que otro ms distinguido que t este convidado por l, y viniendo el que convido a ti y a l te diga: Cede a ste tu puesto y entonces

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con vergenza, vayas a ocupar el ltimo lugar. Cuando seas invitado, ve y sintate en el postrer lugar, para que cuando venga el que te invit, te diga: Amigo, sube ms arriba. Entonces tendrs gran honor en presencia de todos los comensales, porque el que se enaltece, ser humillado y el que se humilla ser enaltecido". (Lucas 14, 7-11) Este mensaje de humildad habido slo aceptado por quienes han llegado a la excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo odos han odo y lo practican sin ostentacin alguna ni doble intencin. En el caso de la precedencia protocolar de los Agentes Diplomticos y de las autoridades nacionales, sta enseanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por mera simpata personal del anfitrin sino por la dignidad de la investidura de cada cual ms all de la persona.

Terminologa Utilizada en el Ceremonial y Protocolo


Urbanidad (Guevara Marisela): conjunto de pautas que aunque no escritas en ninguna legislacin, regulan tcitamente las relaciones humanas. (Guevara, 1998). Urbanidad (Larousse): Cortesa, buenos modales, buena educacin. Urbanidad(Manuel Antonio Carreo): Conjunto de reglas que tenemos que observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestras acciones y

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palabras, y para manifestar a los dems la benevolencia, atencin y respeto que les son debidos. Es una emanacin de los deberes morales. Educacin (Larousse): Accin y efecto de educar. Instruccin, enseanza: educacin primaria.//Conocimiento de las normas de cortesa: tener educacin. Educacin (Manuel Acosta): A los fines del ceremonial y protocolo se entiende como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos permitindole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesa, buenas costumbres y atencin pblica. Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa: trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesin.// Obra humana que expresa simblicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la realidad entendida estticamente.// Conjunto de obras artsticas de un pas o de una poca. Manera (Larousse): Modo particular de ser o de hacer algo.// Porte y modales de una persona. Manera (Manuel A. Carreo): expresa que a travs de un atento estudio de las reglas de la urbanidad y por el contacto con las personas cultas y bien educadas, se llega a adquirir lo que especialmente se llama buenas maneras o buenos modales, lo cual no es otra cosa que la decencia, moderacin y oportunidad en nuestras acciones y palabras y aquella delicadeza y gallarda que aparecen en todos nuestros movimientos exteriores, revelando la suavidad de las costumbres y la cultura del entendimiento.

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Cortesa (Camille Le Carre): La demostracin de nuestra consideracin hacia los dems.

Cortesa (Louise de Vilmorin): Es el deseo de no ofender a nadie, de ser agradable de forma natural. Las malas maneras son un atentado contra la propia dignidad. Existen ciertas reglas de comportamiento en la vida y seguirlas hace ms grata la convivencia.

Cortesa (Manuel Acosta): consiste en la manera en que un individuo utiliza todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicacin.

Normas sociales (Manuel Acosta): Son el conjunto de normas y reglas establecidas por costumbres fundamentalmente que garantizan con su aplicacin y observancia un buen comportamiento pblico.

Etiqueta (Manuel A. Carreo): Es una parte esencial de la urbanidad, dse este nombre al ceremonial de los usos, estilos y costumbres que se observan en las reuniones de carcter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y la confianza.

Etiqueta (Elvira Contreras): Abarca un conjunto de normas para hacer las cosas correctamente y de manera fcil; es la expresin formal de los buenos modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad.

Clasificacin del Ceremonial


Por una parte prevalece la tendencia caracterizar el ceremonial como expresin de una mentalidad formal ms o menos superada o como algo que ocurre ms

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por necesidad que por conviccin, habiendo la posibilidad de utilizarla al servicio del Estado y de la Sociedad. El ceremonial expresa la necesidad de contacto y relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencias, recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales, caractersticas de tiempos pasados o en forma todava vlida que se refiere a ambientes y circunstancias particulares, tales como las visitas de los Jefes de Estado, la presentacin de credenciales por parte de los representantes diplomticos y el desenvolvimiento de todos los actos solemnes de importancia pblica que se refiere a las relaciones entre los estados. En de funcionarios adecuados. El ceremonial deja as, bajo ciertos aspectos, un ambiente y esquemas reservados y se pone al servicio de la relaciones pblicas a las cuales provee de un material precioso de modelo y de enseanzas. El Ceremonial en Venezuela se clasifica, segn la naturaleza de su constitucin, que est representada en los poderes pblicos, de la siguiente manera: Ceremonial Pblico Ceremonial Militar Ceremonial Litrgico Ceremonial Civil A su vez el Ceremonial Pblico se clasifica en: a .- El ceremonial extranjero o poltico b.- El ceremonial diplomtico o de embajada c.- El ceremonial de Cancillera y Protocolo dichas ocasiones el Ceremonial asume aspectos particulares fijados como protocolo apropiado y se desenvuelven bajo la direccin

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CEREMONIAL PBLICO O DE ESTADO Es aquel que representa un conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de relacin de los estados, es decir, las relaciones entre los estados y los hombres que lo representan. Es la expresin de una mentalidad normal. Ceremonial Extranjero o Poltico Comprende todos los actos, celebraciones o instrumentos que se refieren a: Jefes de Estado, Papa, Monarcas, cualquier cabeza visible de un pas. Cortesa que se tributa a comunicaciones oficiales con motivo de advenimiento al trono, elecciones presidenciales, exaltaciones al poder, nombramientos diplomticos, etc. Ceremonial Diplomtico o de Embajada Comprende todo lo relacionado a Poltica Exterior, Ceremonial de Embajadas. Regula cunto atae a los honores y prerrogativas que le corresponden a los Agentes Diplomticos en el ejercicio de sus funciones. Se considera la calidad y el rango del Agente. Ceremonial de Cancillera Se refiere a todo lo vinculado con la poltica interior, regula las formalidades a observar en relacin a notas, oficios, tratados y dems documentos oficiales diplomticos. Es considerado como parte del Ceremonial Diplomtico. Adems seala:

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Los ttulos y calificativos correspondientes a los estados, a sus jefes y a sus representantes. La medida de los honores y el rango a que tienen derecho los diferentes funcionarios pblicos. Las frmulas de cortesa consagradas internacionalmente para un uso recproco. CEREMONIAL MILITAR Comprende lo relacionado al conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de relacin de las Fuerzas Armadas. Las relaciones entre las diferentes fuerzas (Ejrcito, Armada, Aviacin, Guardia Nacional), instituciones y hombres. Regula el conjunto de formalidades rigurosas de estricto cumplimiento militar. El artculo 55 de la Ley Orgnica de las Fuerzas Armadas nacionales y el artculo 27 ordinal 14, regulan la aplicacin de Ceremonial y Protocolo Militar. El Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar tiene por objeto establecer las normas y procedimientos que las Fuerzas Armadas nacionales, en general, y sus miembros, en particular, deben cumplir en las ceremonias militares, actos oficiales y sociales. El Ceremonial Militar se define como: El conjunto de normas y procedimientos que se destinan a solemnizar los actos del servicio, los de significacin histrica, aquellos de carcter oficial en lo que tomen parte las F.F.A.A.N.N, demostrando su moral, disciplina y educacin. Esto determina el orden de la autoridades militares.

CEREMONIAL RELIGIOSO O LITRGICO


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Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier naturaleza. CEREMONIAL CIVIL O PRIVADO Es el conjunto de formalidades que exteriorizan la vida de relacin de los entes privados en el contorno en donde se ubican, rigindose por normas y procesos de observancia general.

Importancia de la Etiqueta en el Ceremonial


La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben observarse en todos los actos y ceremonias pblicas y solemnes, as como en las manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentacin de ciertas normas del ceremonial extranjero o poltico, con el que suele confundir y en el que est implcitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de sta ha variado radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquas tiende a aligerar la aplicacin de sus prcticas, en consonancia con el espritu de la poca en que vivimos. En las organizaciones democrticas, la etiqueta desempea un papel secundario. Aunque existen y se reconocen algunas reglas universales, la etiqueta vara segn las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de stos, establecer pragmtica que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son especificados en tratados, manuales, etc.

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La Etiqueta implica: Normas de comportamiento derivadas de la experiencia y el sentido comn. Un entorno o contexto apropiado: Fsico, rea en que se desenvuelve el individuo y donde hay que considerar una distribucin adecuada. Cultural, donde la cortesa es el comn denominador para las buenas relaciones, pero sus formas de expresin varan de un lugar a otro. Entorno de las relaciones: el buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto mutuo y el conocimiento de los derechos de cada quien. Actitud interior de querer hacer las cosas bien.

Muchos autores sealan que el trmino Protocolo Social, no es ms que una analoga que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus social, la educacin y las buenas maneras son las variables que delimitan y califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse segn la interpretacin hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita Gonzlez, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social, excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomticos. DIFERENCIACION ENTRE CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA Ceremonial - Conjunto formalidades que aplican pblico y durante Protocolo Etiqueta de - Conjunto de normas - Conjunto se el establecidas para las ceremonias formalidades carcter oficial y de o de normas y de

para hacer las cosas correctamente manera fcil, expresin formal de los buenos

desarrollo de todo acto privado,

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regidas por normas de estricto cumplimiento. Reglas que determinan el modus operandi de actos solemnes hayan por la que sido respectiva civil,

social,

de

estricto -

modales. Regula personal individuos No siempre comprende las reglas protocolarias Tienen un carcter ms universal Est presente en todos los actos de la vida la conducta de los

cumplimiento. Establece los criterios de trato y precedencia de una persona

o -

institucin con relacin a sus similares Todo acto protocolario incluye la etiqueta Varan segn las circunstancias de cada pas: cultura, religin, etc. Slo se aplica en ciertos momentos

previamente normados autoridad diplomtica.

eclesistica, militar o -

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UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO


Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe cumplirse estrictamente. De all la naturaleza rgida del ceremonial, sujeto a procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mnimas normas de protocolo y etiqueta. En un acto o ceremonia participan distintos profesionales los cuales atienden actividades acordes con el nivel y responsabilidad que le es asignada. Desde la funcin de planificacin hasta el desarrollo de tareas de naturaleza operativa son desarrolladas a los fines de garantizar el cumplimiento estricto de los actos y ceremonias. El diseo de una ceremonia no es tarea de cualquier persona, sino de un profesional con experticia y con dominio tcnico del rea. No obstante, cabe resaltar que de lo que se trata en este apartado no es crear una ceremonia, sino montar o ensamblar un acto o ceremonia que existe y que es aceptada por el ente y los actores que en ella participan, es decir, de lo que se trata es de operacionalizar un acto formal o ceremonial protocolar. La importancia de este tema radica en que para ejecutar cualquier ceremonia o acto formal el xito se garantiza siempre y cuando el profesional de protocolo maneje a plenitud las formalidades, normas y el procedimiento que ha de seguirse para lograr la majestuosidad e imagen que perdurar en el asistente, de lo contrario la ceremonia ser recordada por su mala organizacin y falta de elegancia. A los fines de abordar cualquier acto o ceremonia pblica o privada, militar o religiosa debe tomarse en cuenta la metodologa que a continuacin se seala (ver cuadro en la pgina 39):

Metodologa para la Realizacin de Ceremonias Acadmicas


Llevar a cabo una ceremonia acadmica implica la consideracin de las siguientes variables: FUENTE ORIGINARIA Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un contexto geogrfico y cultural determinado. Es as como toda ceremonia tiene una explicacin y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia. Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolucin o los antecedentes y costumbres que rigen la actuacin de una determinada ceremonia. DESCRIPCIN Consiste en presentar la caracterizacin de la ceremonia. Para ello se toma en cuenta el objeto, los aspectos ms relevantes y su importancia. MBITO / ALCANCE Se refiere a la penetracin y cobertura que tiene la ceremonia, es decir, si tiene alcance local, regional, nacional o internacional. ORGANISMOS INVOLUCRADOS Se refiere a detallar todos aquellos organismos pblicos y privados que debern estar presentes y a los cuales deber envirsele invitacin institucional.

Cronologa para la Coordinacin de una Ceremonia


Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada. Ello implica: PROCESO ADMINISTRATIVO Trata de los procesos de informacin, promocin, logstica y de relaciones pblicas involucrados en el montaje de una ceremonia. El ms importante de ellos es el flujo de informacin el cual tiene por objeto informar y suministrar las instrucciones adecuadas a los fines de contar con los servicios y apoyo logstico necesarios para garantizar el xito en el desarrollo de la ceremonia. DOCUMENTOS A EMITIR Se refiere a toda comunicacin, invitacin, instrumento tcnico (vocativo, tarjetas de identificacin, etc) y guin protocolar que debe producirse para el buen desenvolvimiento del acto. Todos estos documentos formarn posteriormente un expediente que registrar y documentar para el futuro el evento o ceremonia tratado. PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL CEREMONIAL Se refiere al conjunto de formalidades y pasos que debern cumplirse cronolgicamente segn lo establece la ley o la costumbre.

Normas de protocolo

Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirn y que debern respetarse para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia. Instrumentos a utilizar Se refiere a los instrumentos siguientes Guin protocolar del acto o ceremonia Tarjetas de identificacin de la sala Vocativos Decretos, resoluciones, providencias, etc. Lista protocolar Tarjetas de invitacin Croquis o planos del lugar Lista de personal de ceremonial y protocolo - Orientacin logstica Trata de las actividades de logstica (transporte, mobiliario, podium, sonido, refrigerios, pancartas, etc) planificadas, con detalles de los responsables que debern seguirse a los fines de garantizar el xito del evento. - Etiqueta Se refiere a las pautas en el vestir que regirn el acto o ceremonia tradicionalmente segn el evento del que se trate, se utiliza el siguiente vestuario.

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TIPO DE TRAJE Chaqu o Jaquette

HOMBRE Chaqueta negra con faldn largo Pantaln sin vuelta, gris oscuro, a rayas muy finas. Camisa blanca con cuello almidonado. Corbata de seda gris, de nudo corriente o plastrn. Zapatos negros, lisos, ligeramente en punta, con cordones Calcetines de seda negra, hasta la pantorrilla. El sombrero y el guante, de rigor en algunos lugares dejaron de llevarse en climas clidos. Chaqueta negra, corta adelante, con faldn largo y estrecho atrs. Pantaln negro, con dos hileras de galn negro por la parte posterior de las perneras. Camisa blanca con pechera de piqu, lmidonada, con duro cuello de pajarita. Corbata de lazo, blanca (pajarita) Chaleco de piqu blanco, con botones de ncar. Zapatos. Estrictamente deben ser de cuero cortesano, aunque tambin se pueden usar de charol o piel (con cordones) Calcetines negros, de seda hasta la pantorrilla. Admite el uso de condecoraciones, pero slo cuando la invitacin lo especifique. Chaqueta negra, sencilla

MUJER Para el da: traje corto de dos piezas , preferiblemente con mangas. Para la noche: si as se exige, vestido largo elegante.

Frac

Traje largo

Esmoquin o Smoking

sin faldones, Traje de cctel, corto o largo. o cruzada y con

solapas de seda. Pantaln a juego, con un galn negro por la parte exterior. Camisa blanca con pechera de piqu, lisa o plisada. Corbata de lazo negro, de seda o corbatn negro y cuero duro de pajarita.

Chaleco si se utiliza suele ser negro. Las alternativas al chaleco es una banda negra de seda (nunca se usan juntos). Zapatos negros lisos Calcetines negros, de seda hasta la pantorrilla. No admite el uso de condecoraciones. Slo un botn en

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METODOLOGIA PARA EL DISEO DE UNA CEREMONIA ACADMICA


ANALISIS DE LA CEREMONIA CRONOLOGIA PARA LA COORDINACION CEREMONIAL A REGIR

FUENTE ORIGINARIA DESCRIPCION AMBITO/ALCANCE ORGANISMOS INVOLUCRADOS

PROCESO ADMINISTRATIVO

DOCUMENTOS A EMITIR

PROCEDIMIENTO NORMAS PROTOCOLARES INSTRUMENTOS PROTOCOLARES ORIENTACION LOGISTICA ETIQUETA

Elaborado por Manuel Acosta. 1999.

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Normas de Protocolo
Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las normas de protocolo se ven afectadas por la tipologa existente del ceremonial. Las principales normas a considerar son las siguientes: CEREMONIAL PBLICO El lugar de honor es la derecha La persona de mayor rango se coloca de pi o sentada a la derecha de la de mayor jerarqua. El puesto central de cualquier reunin y/o evento debe ser ocupado por la mxima autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerrquico). El orden de ubicacin es alternativo a partir del centro. Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarqua ocupar la derecha.

1.

Si son tres personas

1.

Si son cuatro

1.

4 44

La colocacin de personas o delegaciones en un evento deber hacerse en orden alfabtico del pas anfitrin. La nacin anfitriona cuando no asume la presidencia de la reunin tomara el ltimo lugar. Las delegaciones se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj. El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento, siempre y cuando no vaya el Presidente de la Repblica o un Ministro en su nombre, quienes ocuparan dicho puesto. Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categora de ellas es igual a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscar que stos queden alternados con los de los caballeros. Se evitar que los esposos queden uno a continuacin del otro. Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor categora va a la cabeza y los dems en su correspondiente orden. Cuando la mxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta tanto no lo haga dicha autoridad. La bandera de Venezuela va a la derecha y en el medio, despus el resto de banderas. Cuando el nmero de banderas sea impar la de Venezuela ocupar el lugar central. Cuando sea par, ocupar el lugar derecho de las centrales, vista desde el edificio donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del observador. Si se coloca la bandera en el centro del saln, tras el presidium, deber estar flanqueada a su derecha por la del Estado y a su izquierda por la de la ciudad anfitriona (Municipio).

En caso de ser solamente dos, la de Venezuela ocupa la derecha y la otra la izquierda.

Si las banderas se colocan en el lateral derecho de la puerta de entrada de un edificio, el puesto de honor es siempre el ms cercano a sta y ser ocupado por la bandera de Venezuela, siguiendo el resto de aquellos pases que participan en el evento.

Si se realiza una reunin de carcter internacional, tales como congresos, simposios, etc., por un organismo, entidad o institucin venezolana y celebrada en nuestro pas, se colocarn las banderas: Por la antigedad de ingreso al mismo Orden alfabtico del pas sede. Cuando tras un presidium se coloquen dos peanas a derecha e izquierda, que formen cada una un bloque de honor, la bandera de Venezuela estar flanqueada por las otras dos.

De celebrarse un acto cuyas caractersticas tengan relacin con el tema de las Comunidades Autnomas, las banderas que las representan se colocarn a continuacin de la de Venezuela, precediendo las de fecha ms antigua. La bandera se iza a media asta llevndola lentamente hasta el tope y luego se baja hasta la posicin adecuada. Para arriarla se vuelve a izar rpidamente hasta el tope y luego se baja lentamente. Al acceder a un vehculo, quien accede en primer lugar es la autoridad de mayor rango para ocupar el puesto de la derecha, en sentido de la marcha del vehculo. Hacindolo a continuacin por el lado izquierdo, la autoridad de menor rango o persona que lo acompae. Cuando una autoridad recibe a otra de mayor rango o categora y le invita a subir a su vehculo oficial, le ceder siempre el asiento de la derecha. Al descender se proceder a la inversa, hacindolo en primer lugar la mayor autoridad. Al descender por una escalera, siendo varias autoridades con sus esposas, si no hubiese espacio suficiente para hacerlo por parejas, lo harn primero los caballeros y luego las damas, a las que esperarn y dejarn pasar delante, de no hacerlo por parejas al bajar lo harn las damas primero. CEREMONIAL DIPLOMTICO Internacionalmente las normas que rigen el ceremonial diplomtico son las siguientes:

Los idiomas francs e ingls se emplean en la redaccin de los tratados cuando stos se celebran entre varios pases. En caso de dos pases, se utiliza el idioma nacional de los signatarios. La correspondencia diplomtica usa su propio idioma, acompaado de una traduccin. Cuando el ttulo de la persona es permanente (General, Obispo, Duque, etc.) se antepone ste al nombre. Cuando el ttulo fuera transitorio (Embajador, Gobernador, Diputado, etc.) el nombre se antepone al ttulo. La precedencia de los agregados militares venezolanos estar en funcin de su grado. Si son Generales o Almirantes, vendrn inmediatamente detrs del funcionario diplomtico. Si son Coroneles o Capitanes de Navo irn despus del Ministro Consejero o Consejero de la Embajada. Si son Tenientes Coroneles, Mayores o equivalentes, despus del primer secretario. Si son Capitanes, despus del segundo secretario. El Nuncio Apostlico ser siempre el Decano del Cuerpo Diplomtico acreditado ante el gobierno de Venezuela. La precedencia de los jefes de misin ser la establecida por el orden cronolgico de la entrega de credenciales. El orden de precedencia dentro de cada misin diplomtica ser establecido por el respectivo pas. La precedencia entre las autoridades nacionales ser establecida por la Direccin de Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin del Ministerio de Relaciones Interiores. CEREMONIAL MILITAR Las normas que lo rigen son:

Cumplir a cabalidad el horario programado. Los invitados deben llegar con la mayor puntualidad. Nadie podr retirarse antes de que lo haga la mxima autoridad presente. Cuando deba solicitarse permiso para comenzar o terminar el acto o para dar parte, el oficial que comanda la unidad lo har directamente ante la autoridad mxima presente. Todo oficial de la Fuerza Armada Nacional que sea destinado a un nuevo cargo, ser dado a conocer ante el personal de la unidad que estar a su mando. En la Marina, al embarcar en una lancha, subir en primer lugar la autoridad de menor rango y luego la de mayor rango. Si la embarcacin se dirige a un buque, atracar a estribor, es decir, al costado derecho del mismo. En las reuniones de las distintas fuerzas, a igualdad de grados y antigedad, privar la antigedad de la fuerza. La precedencia entre las autoridades militares ser la establecida en la lista protocolar militar que elaborar la direccin general del Ministerio de la Defensa y los Comandos de Fuerza. En ceremonias militares con asistencia de representantes de los poderes pblicos, la forma de colocacin ser: El Presidente, en el centro. A su derecha el Presidente del Congreso. A su izquierda el Presidente de la CSJ. Alternativamente el Presidente de la Cmara de Diputados, el Ministro de la Defensa y la autoridad militar anfitriona. Las dems autoridades militares, civiles y eclesisticas. El cuerpo diplomtico ser ubicado en sector especial. En las ceremonias militares donde no asisten los representantes de los poderes pblicos, la mxima autoridad se ubicar en el lugar preferente, a su izquierda el

anfitrin, EXCEPTO, cuando lo sea el Ministro de la Defensa, en cuyo caso el anfitrin se colocar a su derecha. Cuando asistan damas, stas se colocarn detrs de sus respectivos esposos o en lugar especial. Ejemplos de Actos Y Ceremonias Militares. Reconocimiento del Ministro de la Defensa. El acto se realizar en la Capital de la Repblica en el Parque de Honor de la Escuela Militar, o donde lo ordena el Presidente de la Repblica. Se invitar a las Altas Autoridades Civiles y Eclesisticas de la localidad. Ser dado a conocer por el Comandante General de la respectiva fuerza o el inspector de la misma. Reconocimientos de los comandantes de unidades tcticas. El acto se realizar en la sede que ocupe la unidad. Deber asistir todo el personal de la unidad tctica. Ser dado a conocer por el comandante de la unidad operativa correspondiente. Izada y arriada de la Bandera. La guardia rinde honores, precedidos por la banda marcial, de guerra o de corneta, formada en lnea frente al lugar donde se encuentre el asta de la bandera. El Comandante de la guardia mandar a presentar armas, se ejecutar el Himno Nacional o la marcha regular, segn el caso, procedindose a izar la bandera. El personal sin armas ejecutar el saludo. Ejemplo de Programa Militar Honores a la Bandera

Honores a la Autoridad que preside el acto. Partes Lectura del Decreto o Resolucin que notifica el nombramiento Presentacin por la autoridad superior y reconocimiento por parte de los subalternos. Durante este acto las tropas permanecern con las armas al hombro. Revista de la Unidad por la Autoridad que da a conocer, a quien acompaarn los Comandantes entrante y saliente. Firma del acta. Asociaciones . Desfile de las Unidades presentes ante la autoridad que preside. Honores a la autoridad que preside. Honores a la Bandera.

Tratamientos
Ttulo de cortesa con que se dirige una persona a otra en razn del cargo que ocupa o de la consideracin recibida que ostenta. Los tratamientos de las autoridades son de carcter honorfico, ya que se pierden al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuacin.

EXCELENTISIMO EMINENCIA VUESTRA MAJESTAD ALTEZA REAL MAGNIFICO ILUSTRISIMO CIUDADANO

EMBAJADORES CARDENALES REYES PRINCIPES RECTORES ALCALDE APLICACION COMUN

Criterios Protocolares
Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un determinado evento; a saber: ORDEN ALFABTICO Consiste en el ordenamiento de los invitados a una ceremonia con rango, categora o jerarqua determinada segn el alfabeto (ingls o espaol). Esta norma se estableci como medio de evitar los conflictos de precedencia tanto en actos protocolares como en la firma de actas, tratados o convenios. EL AZAR En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia se da el caso que al ser ubicadas segn otros criterios (alfabtico, alternado) queden colocada de ltima. A solicitud de las partes interesadas, mediante este criterio, bajo consentimiento expreso, se permite bajo el sorteo a la suerte, alterar el orden de precedencia. Para Manuel Acosta Profesor de la Universidad Simn Bolvar, este criterio no debe ser aplicado en Venezuela, por la discrecionalidad que trae implcito. LA PUNTUALIDAD Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, De no estar a la hora todos los integrantes del presidio se corre la precedencia y se elimina la silla correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia. LA SUPERSTICIN Se refiere al hecho que en algunos pases existen consideraciones especiales a determinados nmeros o aspectos vinculados con la suerte o la desgracia, tal como el nmero trece (13) en EEUU; el cual no es considerado en el montaje de

las ceremonias. LA ESTTICA En la organizacin de un estrado o mesa de reunin puede darse el caso de que las autoridades asistentes tengan la misma equivalencia, pero al ser ubicadas segn determinados criterios (alternativo) stas queden homogneamente distribuidas de un lado y del otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar el orden de precedencia para favorecer la cobertura grfica o registro fotogrfico, televisivo o flmico del evento. EL CNYUGE HOMBRE Al contrario de su mujer, el esposo con jerarqua no goza de los mismos privilegios de precedencia que ella. Segn Isabelita Gonzlez, cuando a una mujer con jerarqua se le invita a una recepcin con su marido, ella ocupar el lugar de honor que le corresponde y el esposo ser colocado en sitio adecuado pero nunca por encima de alguna persona que tenga jerarqua. EL DESCANSO MATRIMONIAL Este criterio que rige para la colocacin de parejas en una mesa de comida indica que nunca debe sentarse la esposa junto al marido. EL RESPETO A LA ESPOSA Como resultado del criterio del descanso matrimonial, si al ordenar la mesa el marido coincide con su esposa, sta mantiene su puesto y l lo cede bajando un grado en la precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o nivel y si el comensal que asciende en su lugar es tambin de su mismo rango o nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo, rango o

representacin que ostenta, la esposa desciende y l conserva su puesto en la mesa. LA CORTESA En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesa se cede la precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe tal actitud con agrado y agradecimiento. No obstante en ceremonia estricta este criterio no debe ser considerado. LA CULTURA En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es una variable determinante en la imagen que se forman los asistentes. En caso de no tener informacin o desconocer de la manera o formalidad que rige un acto o ceremonia es importante preguntar e informarse de tal situacin, de lo contrario deber utilizar su capacidad de observacin para proceder a imitar las formalidades que rigen dicha actividad.

LOS IMPREVISTOS El proceso de planificacin funciona, no obstante hay que tener presente el principio de Peter: lo que va a ocurrir ocurre aun cuando haya sido previsto. Esto significa que no importa cun organizada est la ceremonia cuando algo va a salir mal saldr mal, pero se deber prever dicha situacin de manera de atenuar sus efectos. LA ANTIGEDAD Se refiere al criterio que seala que una persona tiene precedencia sobre otra cuando es ms antigua en el cargo, rango o categora o cuando es creada una institucin primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia jerrquica.

Aplicaciones Referidas a Las Normas de Protocolo


A continuacin se presenta una serie de situaciones ocurridas en la vida real, de manera que sean analizadas y se infiera la respectiva norma protocolar a considerar:

Inauguracin del Teatro Teresa Carreo


Programa Bendicin de la Obra, por su eminencia el Cardenal Jos Al Lebrum, Arzobispo de Caracas. Honores al Presidente de la Repblica Palabras del Dr. Antonio Lpez Acosta, presidente del C.S.B. Reconocimiento de la Orquesta Sinfnica de Venezuela al Presidente de la Repblica Imposicin de Condecoraciones Palabras del Dr... Presidente de la Repblica Lectura y firma del Acta de Inauguracin Concierto de la Orquesta Sinfnica de Venezuela Brindis. - Acto con motivo del Bicentenario del Natalicio del general en Jefe Jos Antonio Pez. (13-06-90)

Programa Honores al ciudadano Presidente de Repblica Ofrendas Florales ante la estatua de Pez Poder Ejecutivo-Himno nacional Poder Legislativo Poder Judicial Autoridades eclesisticas Concejo Municipal de Acarigua Concejo Municipal de Araure Fuerzas Armadas Comisin Nacional y Regional para los actos del Bicentenario Promociones de Oficiales de Las Fuerzas Armadas General en Jefe Jos Antonio Pez, Familiares del Prcer Honores al ciudadano Presidente de la Repblica

- Acto de instalacin del III Seminario Latinoamericano sobre Anlisis y Previsin de Demanda de Energa a largo plazo en los Sectores de Gran Consumo de Energa. Horizonte 2000. Programa Apertura del acto Palabras del ciudadano Rector de la U.S.B. Palabras del Dr. Luis Castro Leiva, Presidente del Instituto Internacional de Estudios Avanzados (IDEA) Palabras del Dr. Luigi Boselli, Embajador de la Comunidad Europea para Amrica Latina. Palabras del Dr. Julio Cesar Gil, Ministro Encargado del Ministerio de Energa y Minas Clausura del Acto. Acto de imposicin de condecoraciones Programa Honores a la autoridad que preside el acto Honores al Pabelln Nacional Parte y solicitud de permiso para comenzar el acto Lectura de mensajes Lectura de Resolucin mediante la cual fue creada la Infantera de Marina Lectura de Resoluciones Imposicin de la Cinta Naval Imposicin de la Barra insignia Honor al Mrito

Imposicin de la Insignia de la Infantera de Marina Entrega de Placas de Reconocimiento Demostracin de destrezas con Armas Palabras del Comandante de la Infantera de Marina Himno de la Infantera de Marina Participacin de haber finalizado el acto Honores al pabelln Nacional Honores a la Autoridad que presidi el acto: Contra Almirante Edgar Escobar Ochoa, Comandante de la Infantera de Marina.

PRECEDENCIA PROTOCOLAR
Prioridad o antelacin en el orden para determinar la situacin posicional que por categora, cargo rango, le est reservada a una autoridad o personalidad que concurre a un acto.

Fuentes Protocolares
En Venezuela, el poder pblico se distribuye entre el Poder Municipal, el poder Estadal y el poder Nacional. El poder pblico nacional se divide en: Ejecutivo Legislativo Judicial Ciudadano Electoral La precedencia se establece tomando en cuenta la distribucin siguiente:

PODER EJECUTIVO Presidente de la Repblica Vicepresidente de la Repblica PODER LEGISLATIVO Presidente de la Asamblea Nacional Primer Vicepresidente Segundo Vicepresidente PODER JUDICIAL Presidente del Tribunal Supremo de Justicia PODER CIUDADANO El poder ciudadano se ejerce por el Consejo Moral Republicano integrado por: El Fiscal General El Contralor General de la Repblica El Defensor o Defensora del Pueblo Luego de los representantes del Consejo Moral debe aparecer el Procurador General de la Repblica PODER ELECTORAL Presidente del Consejo Nacional Electoral Su Eminencia el Cardenal (Arzobispo) de Caracas Expresidentes de la Repblica Expresidente de la Junta de Gobierno Consejo de Ministros Ministerio de Interior y Justicia Ministerio de Relaciones exteriores Ministerio de Finanzas Ministerio de la Defensa Ministerio de la Produccin y Comercio Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes Ministerio de Salud y Desarrollo Social Ministerio del Trabajo Ministerio de Infraestructura

Ministerio de Energa y Minas Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Ministerio de Planificacin y Desarrollo Ministerio de Ciencia y Tecnologa Ministerio de la Secretara de la Presidencia Alcalda Mayor de Caracas Alcalda del Municipio Libertador Estado Vargas Alcalda del Municipio Vargas Estado Miranda Alcalda del Municipio Sucre Alcalda del Municipio Baruta Alcalda del Municipio el Hatillo Alcalda del Municipio Chacao Alto Mando Militar Inspector General de las Fuerzas Armadas Jefe del Estado Mayor Conjunto Comandante General del Ejercito Comandante General de la Armada Comandante General de la Aviacin Comandante General de las Fuerzas Armadas de Cooperacin (Guardia Nacional) Directores Ejecutivos Oficina Central de Personal Oficina Central de Estadstica e Informtica Oficina Central de Presupuesto Secretario del Consejo de Seguridad y Defensa (SECONASEDE) Academias Nacionales Academia Nacional de la Lengua Academia Nacional de la Historia Academia Nacional de Ciencias polticas y Sociales Academia Nacional de Medicina Academia Nacional de Ciencias Fsicas Academia Nacional de Matemticas y Sociales Academia Nacional de Ciencias Econmicas

Universidades Universidad Central de Venezuela Universidad de los Andes Universidad del Zulia Universidad de Carabobo Universidad de Oriente Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado Universidad Simn Bolvar Universidad Simn Rodrguez Universidad Experimental del Tchira Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos Universidad Nacional Abierta Universidad Nacional Experimental de Guayana Universidad Nacional Experimental Rafael Mara Baralt Universidad Pedaggica Experimental Libertador Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre Universidad Catlica Andrs Bello Universidad Santa Mara Universidad Metropolitana Universidad Rafael Urdaneta Universidad Nacional Tecnolgica del Centro Universidad Catlica del Tchira Universidad Sur del Lago Jess Mara Semprum Universidad Jos Mara Vargas Universidad Cecilio Acosta Universidad Bicentenaria de Aragua Universidad Nororiental Gran Mariscal de Ayacucho Universidad Nueva Esparta Universidad Fermn Toro Universidad Yacamb

Universidad Rafael Belloso Chacn Universidad del Valle del Momboy Universidad Alejandro Humbolt Universidad Jos Antonio Pez Consejo de la Orden del Libertador Arzobispado de Caracas Presidente de la Sociedad Bolivariana Prefecto del Municipio Libertador Presidentes de Institutos Autnomos y Fundaciones del Estado Directores Generales Sectoriales Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin Director General Sectorial de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores Director de Relaciones Pblicas del Ministerio de la Defensa Secretario Privado del Presidente de la Repblica Jefe de la Casa Militar Presidente de la Confederacin de Trabajadores de Venezuela (CTV) Presidente de la Federacin Venezolana de Cmaras y Asociaciones de Comercio y Produccin (FEDECAMARAS)

PRESIDENCIA PROTOCOLAR
Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarn las ms altas autoridades que asisten a un evento o ceremonia, se le conoce como Presidium, mesa presidencial Presidencia del Evento. Esta distribucin est conformada por quien la Preside y por un nmero de invitados o personalidades que no debe exceder de los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.

Estructura
Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su distribucin como sigue: 8 6 4 2 1 3 5 7 9

Si es bipersonal, la mesa debe ser dividida definiendo el centro conformado por dos personas y a partir de all se distribuye el resto de las personalidades en orden alternativo. 5 3 1 2 4 6 8

Sistemas de Presidencia
Para la ubicacin de las personalidades existen dos sistemas clsicos que son de uso comn: el sistema anglosajn y el sistema francs. El sistema anglosajn toma como referencia la puerta de entrada de los invitados, la presidencia se coloca en la punta de la mesa (extremo) mirando hacia la puerta de entrada de los invitados. En el caso de existir dos presidencias, el invitado debe mirar hacia la puerta de entrada y el anfitrin hacia la puerta de entrada del servicio.
Entrada Invitados Entrada de Servicios

Presidencia anfitrin

Presidencia invitado

En el sistema Francs La presidencia se coloca en el centro de la mesa mirando a las ventanas, de espalda a la pared. De haber dos presidencias, la segunda se sita enfrente de la primera, de espalda a las ventanas y mirando a la puerta de ingreso del servicio. Cuando el saln tiene las ventanas en un extremo o no tiene ventanas, el punto de referencia que define la presidencia es la entrada del servicio.
Presidencia anfitrin

Invitados

Servicios

Ventana

Presidencia invitado

Ventana

PROCEDIMIENTO PRESIDENCIA

PARA

LA

APLICACIN

DE

LA

A los fines de aplicar correctamente el criterio de la Presidencia se debe seguir el siguiente procedimiento: Determinar si la Presidencia es unipersonal o bipersonal Si es bipersonal determinar el tipo de sistema anglosajn o francs. Actualmente se utiliza el francs por las enormes ventajas de comunicacin que ofrece entre el invitado y el anfitrin. Se determina el nmero de integrantes que formarn la mesa presidencial. Se elabora croquis de ubicacin, tomando en cuenta la entrada y ventanas del lugar. Se elabora la tarjeta de invitacin con el croquis correspondiente.

UNIDAD III FUNCIONES PROTOCOLARES


Son funciones que Desempean los distintos Profesionales encargados del Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:

Jefe de Protocolo
El Jefe de protocolo es el profesional encargado de planificar, organizar, coordinar y supervisar el desarrollo de una determinada ceremonia. Es quien tiene la mayor responsabilidad tcnica y logstica de una ceremonia o evento formal concreto. Las principales funciones del Jefe de Protocolo son: Determinar las formalidades de una ceremonia Elaborar el guin protocolar Determinar los requerimientos documentales y tcnicos que requiere una ceremonia Elaborar la lista de requerimientos logsticos a considerar Determinan los entes participantes en la ceremonia Determinan el orden de precedencia Coordinar las acciones pertinentes con otras instituciones de apoyo a la Ceremonia

Coordinador de Protocolo
Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo protocolar, atiende a los invitados especiales y supervisa de manera directa todos los servicios de apoyo logstico y protocolar a ofrecer en una ceremonia.

Sus principales funciones son: Supervisar al personal de protocolo que se desempea en un evento Determinar las pautas de actuacin y la distribucin de trabajo del personal de apoyo protocolar. Supervisar la ptima ubicacin y existencia de los recursos tcnicos y logsticos a utilizar en una ceremonia. Reportar al Jefe de protocolo sobre cualquier dificultad o inconveniente surgido antes, durante y despus de la ceremonia. Controlar los vocativos, tarjetas de identificacin, listas protocolares, tarjetas de invitacin, manejo de medios de comunicacin, entre otras actividades.

Asistente de Protocolo
Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el xito de una ceremonia. En este sentido sus funciones son: Asistir en materia de atencin a los invitados y al pblico Es responsable del suministro y distribucin de cualesquiera de los materiales e informacin que se maneje en la ceremonia o evento. Colabora en la supervisin de la logstica del evento Revisa la funcionalidad de los medios y equipos a utilizar Coordina reas concretas de trabajo tales como: refrigerios, transporte, medios audiovisuales, secretara, etc.

Auxiliar de Protocolo
Es el responsable de ejecutar las tareas especficas que le son asignadas, referidas a la atencin de los distintos pblicos y al apoyo logstico y tcnico de la ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:

Ordenamiento del Presidium Vestimiento de las mesas Arreglo de las mesas y lugares protocolares Fijacin de etiqueta de identificacin Verificar y supervisar colocacin de alfombras Colocacin de banderas y dems smbolos Verificacin de sonido y colocacin de bandas musicales Colocacin de bordones del rea en cuestin Traslado de los libros de actas y decretos Verificacin de colocacin de los medios de comunicacin social Atencin de distintos pblicos Suministro de material informativo Ubicacin de personalidades Colocacin de agua y vasos Colaboracin con las personalidades asistentes Control de invitaciones Control del vocativo Control de las brigadas de servicios Etc.

Oficiales de Sala
Este profesional se encarga del apoyo logstico interno de las reas donde se desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios audiovisuales, distribucin de documentacin, suministro de agua y otros insumos. No debe utilizarse el trmino Edecn para designar a este profesional dado que dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formacin acadmica que ejerce funciones de seguridad y atencin especial a determinadas personalidades que por su rango o cargo as lo ameritan.

Tareas de Apoyo Protocolar Asignadas al Asistente de

Protocolo
Las actividades se definen de acuerdo al tamao del evento. Es decir que las actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en funcin al volumen de personas a manejar. En este sentido se tienen las siguientes actividades de referencia: TCNICOS Atencin de expositores, ponentes, o invitados especiales Explicacin de la mecnica del evento Control de los requerimientos tcnicos referidos a los participantes Manejo de lista de equipos Manejo de equipos y sistemas computarizados SECRETARA Registro de participantes Suministro de material de apoyo Entrega de distintivos Suministro de informacin al participante Atencin al pblico Control de certificados DE LOGSTICA Distribucin de documentos Manejo de computadoras Manejo de fotocopiadoras Manejo de equipos de cocina y grabacin Manejo de equipos de oficina Control de medios audiovisuales Suministro de jarras, agua y vasos Suministro de marcadores, rotafolios, lpices, etc. Reservacin de servicios varios Adecuacin de espacios fsicos y supervisin de la limpieza

Organizacin del transporte Control de puntos de seguridad y vigilancia RELACIONES PBLICAS Y CEREMONIAL Reservacin de espacios fsicos Elaboracin de listas de invitados Participacin en el diseo de programas de apertura y clausura Organizacin del Presidium Envo y control de invitaciones Organizacin de las reas internas del auditorio o saln Preparacin de planos de ubicacin Control de personal de protocolo (auxiliares, anfitriones, oficiales de sala, etc)

Apoyo en la tramitacin de avisos de prensa Atencin a periodistas Organizacin de actos sociales Preparacin del vocativo Preparacin de carpetas y material de apoyo Supervisin y control de la sealizacin del evento ALIMENTOS Y BEBIDAS Organizacin de almuerzos y cenas Organizacin de desayunos Organizacin de brigadas de servicios Preparacin y suministro de refrigerios Organizacin de brindis y ccteles SOCIALES Elaboracin de programa de actividades sociales Contacto con grupos culturales Apoyo logstico para los grupos culturales (transporte, refrigerios, sonido) Alquiler de salones o reas sociales Control de pasapalos Organizacin y distribucin de espacios Organizacin de banquetes PROTOCOLARES Atencin de participantes Atender requerimientos de los invitados especiales

Orientar y conducir al pblico Atender personalidades (V.I.P) Atender emergencias Manejar listas de protocolo Controlar maletn de primeros auxilios Asistir en la labor de control del ceremonial

Imagen en los Eventos Especiales


Los eventos especiales y las ceremonias son acontecimientos controlados y desarrollados por los hombres en atencin a las necesidades que son generadas en los distintos campos del hacer y del saber. La productividad, formalidad, observancia del ceremonial, protocolo y la etiqueta suelen ser los requisitos que deben cumplirse para garantizar un evento de buena calidad. Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gmez (1995) persiguen comunicar el mensaje de una organizacin a un pblico especfico, utilizando medios adecuados para alcanzar un feedback positivo. Este mensaje se percibe a travs de los sentidos y uno de ellos es la vista. Ello significa que un evento refleja una imagen segn la manera de atender los aspectos vinculados con el orden, la buena ubicacin, la armona, la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el control del tiempo, del espacio y de los recursos. Un elemento importante que define la imagen de una organizacin lo representa la identidad, es decir la forma de actuar (Pizzolante, 1996). La identidad es el ser propiamente dicho y el hacer organizacional, que en conjunto conforman la personalidad de una institucin. Tejada (1992) seala que la identidad es una dimensin que se caracteriza por diferentes rasgos constitutivos:

IDENTIDAD ONTOLGICA Est definida por la misin, Filosofa, Historia, Polticas, Objetivos, Visin de la organizacin. IDENTIDAD AXIOLGICA Est representada por los valores y conciencia ticos Identidad performativa o pragmtica: implica la definicin de elementos tales como niveles de accin organizativa, Estilo de gestin, Conducta de los empleados, Relaciones de poder, Formas de influencia y cambio. Tal como lo resea Etna de Fagre, citando a Cabaas, existe una identidad conceptual conformada por la visin, misin, valores, filosofa y la cultura organizacional; y una identidad visual compuesta por dos elementos: La identidad grfica el nombre, representada por la cromtica y el logotipo, elementos que cumplen una labor distintiva dentro de la personalidad fsica para el reconocimiento de la organizacin. La identidad ambiental definida por la infraestructura, el mobiliario, las facilidades o tecnologas que utiliza y la ergonoma (diseo del lugar de trabajo), elementos constituyentes. Como puede observarse en una institucin pblica todo comunica y todos sus miembros envan mensajes constantemente. Cada una de las partes que integran la organizacin, en conjunto, forman imgenes y no siempre semejantes en cada uno de los diferentes pblicos (internos y externos). Lo mismo ocurre con una ceremonia o un evento especial. Los eventos transmiten mensajes y una imagen determinada. La imagen es la representacin mental o idea global, positiva o negativa que se forman las audiencias sobre un evento. Imagen de un evento se debe entender como el resultado de las impresiones que construyen los pblicos sobre la base del mensaje o mensajes que la organizacin el procedimiento del acto comunica, que afectando o beneficiando a la institucin y a todos sus miembros por igual. En la imagen entran en juego algunos factores, que el profesional de ceremonial y Protocolo debe controlar:

La identidad de la organizacin La cultura organizacional La comunicacin Los tipos de pblicos que atiende. De acuerdo con Acosta y Garriga (1996) el protocolo ha de ser el fiel reflejo del orden que tiene que existir en todo acto formal para dar una imagen que enaltezca y manifieste el prestigio y reputacin de una organizacin. El orden a que se hace referencia se centra en el conjunto de reglas que gobiernan todo acto social mediante las cuales se le da a cada uno de los participantes las prerrogativas y privilegios a que tiene derecho por su categora, rango o cargo. Si no se cumple con este conjunto de reglas o no se cuida su acertada aplicacin no se puede hablar de calidad en un evento o ceremonia.

Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar


El Uniforme en protocolo tiene una importancia vital para el cumplimiento de los propsitos por los cuales se desarrolla una ceremonia, debido a que constituye fundamentalmente un indicador de atencin dirigido a los distintos pblicos que asisten y participan en una ceremonia o acto formal determinado. El trmino utilizado se interpreta de la siguiente manera: una persona al asistir a un evento presenta muchas necesidades que debe satisfacer, desde informacin sobre servicios bsicos como sanitarios hasta servicios especializados como el nombre y ubicacin de algn ponente o el manejo de un medio audiovisual. Al producirse un requerimiento en alguna persona sea este un participante, un ponente o una autoridad inmediatamente trata de identificar a alguna persona autorizada que le pueda resolver su necesidad. De all que al observar uniformidad en el vestir del personal presente en el evento, es muy fcil ubicar y tratar de resolver su situacin. Por otra parte, el uniforme transmite seriedad, elegancia, higiene y por sobre todo organizacin. De all su importancia y necesidad de considerarlo en eventos protocolares. A continuacin se presenta informacin general elaborada por la Prof. Antonieta Scannone de Nuez, referida al personal de protocolo.

Otro aspecto a considerar dentro de la actividad protocolar, esta relacionada con el horario; la jornada de trabajo para el personal de protocolo, es variable, dependiendo de la intensidad de ste y de las jornadas planificadas, generalmente constan de ocho horas (8) las cuales tendrn que cumplirse a cabalidad, pudiendo ausentarse los quince minutos (15) asignados para el receso en turnos alternos, previamente estipulados por el coordinador de grupo o de eventos. El personal de protocolo tendr que respetar los turnos sealados fijos y cualquier cambio tendr que ser dado por el Jefe de Grupo o la persona indicada para el control del mismo. Se considerar inasistente el personal que llegue a su puesto de trabajo con ms de diez minutos de retraso, lo cual motivar el descuento de esa jornada.

A la tercera falta injustificada para ser reemplazado por otra persona. Cuando se luce un uniforme es preciso cuidar ciertos detalles: Tenerla siempre impecable, limpio y planchado El pelo, el maquillaje y las uas cuidadas y presentables En todo momento se deber usar medias teniendo ante algn imprevisto en la cartera un par de repuesto. Usar zapatos cmodos, cerrados, tipo pump clsico y acorde con el uniforme de la compaa para la cual estn desempeando sus funciones. Actualmente zapatos de corte bajo es lo ideal debido al prolongado tiempo de servicio que ha de prestarse. Est totalmente prohibido usar el uniforme fuera de las horas de trabajo Referente al comportamiento: El trato hacia los delegados ser siempre de usted o su equivalente, en el idioma que hablen, con la deferencia acostumbrada en estos casos, sin caer en confianzas o familiaridades fuera de tono, que no slo empaaran su nombre sino tambin el de la Compaa u Organizacin que lo contrate, el Comit Organizador del evento y el resto del personal de protocolo.

No se deben aceptar invitaciones de ninguna persona durante las horas de trabajo. Est prohibido ingerir bebidas alcohlicas, fumar y masticar chicle en sitios pblicos o delante de los delegados, Comit Organizador, etc., y en todo momento conservar una actitud digna del cuerpo que representan. En ningn momento el personal de protocolo aceptar ni propinas ni regalos de los delegados, con el fin de evitar cualquier mala interpretacin. Su principal responsabilidad radica en solucionar los problemas que puedan presentarse durante el desenvolvimiento de los eventos, as como dar la informacin ms precisa sobre lo que se les requiera. Con el fin de evitar la contestacin NO SE, es esencial pedir la informacin pertinente al evento. El personal de protocolo deber tener, en todo momento, sus implementos de trabajo y pedir da a da la informacin adicional que pueda surgir; cambios de horarios, de salas, de eventos sociales etc. En caso de tener alguna duda deber pedir la informacin adicional al jefe de grupo o coordinador del mismo. El personal de protocolo, deber tener como meta el caracterizarse por su educacin, amabilidad, cordialidad y paciencia en todo momento, recordando que su colaboracin es indispensable para lograr el xito deseado del evento, y dejar el nombre del pas muy en alto ante los visitantes que les tocar recibir o atender. PRINCIPIOS TICOS QUE RIGEN EL DESARROLLO DEL TRABAJO

CEREMONIAL Y PROTOCOLAR No existe un manual de tica que rija el comportamiento del personal de protocolo aceptado y difundido en Venezuela. No obstante se plantean a continuacin los siguientes criterios como base para una profunda y seria discusin:

tica Profesional: se refiere a los principios morales. Lo que trata es fundamentalmente de determinados criterios que son aceptados y asumidos como parte de la manera de pensar, hacer y comportarse del hombre y concretamente del personal que trabaja en ceremonial y protocolo. Principios: Los principios que deben considerarse en el manejo protocolar y que el personal debe asumir como parte de su comportamiento tico-tcnico, son los siguientes: Rigidez: se refiere a que los procedimientos de ceremonial no pueden ser cambiados o modificados a capricho, se debe garantizar el cumplimiento estricto de los mismos, la informacin y conocimiento exacto del ceremonial garantiza su apego a las costumbres y usos. Celeridad en los procesos: se refiere a que todo proceso o conjunto de formalidades requiere de un proceso administrativo que debe ser gil y muy efectivo. Sinceridad en el gasto: se debe partir del concepto de que toda ceremonia requiere de gastos y que estos deben ser considerados en su integridad, de all la previsin que se debe tener al respecto. Claridad informativa: el manejo de la informacin y la distribucin oportuna son criterios bsicos en el xito de la atencin protocolar. Mejoramiento progresivo del trato: cada persona debe recibir y percibir un tratamiento que mejora en la medida en que se conoce e identifica a los actores. Confidencialidad: todo paso o actividad, informacin o documento que se califique de no pblico bajo ningn concepto deber ser difundido. Evolucin sociolgica del individuo: se refiere a que se debe identificar y reconocer a cada individuo e ir formndose una tipologa de los pblicos lo cual ser de gran utilidad en el desarrollo del trabajo. Aceleracin del conocimiento tcnico: el progreso de las tcnicas y de la tecnologa no puede escapar de la preparacin del personal de protocolo. Orden y disciplina: base y razn de ser del ceremonial implica el grado de dominio en materia disciplina que debe desarrollar el personal de protocolo. Organizacin y efectividad: el grado de organizacin mide la efectividad con que se trasmite en buena imagen.

Perfil Profesional del Asistente de Protocolo


El perfil del Asistente de Protocolo se debe entender como el conjunto de tareas y ocupaciones que dicho profesional debe desarrollar para asistir tcnica y administrativamente el desarrollo de una ceremonia. En este sentido se presenta a continuacin dicho perfil profesional. PERFIL PROFESIONAL DESCRIPCION

Es el responsable de la asistencia tcnica y administrativa del Jefe o Coordinador de Ceremonial y Protocolo, desarrollando actividades tareas tcnicas y administrativas de importancia determinante en el xito de una ceremonia.

PERFIL OCUPACIONAL

PERFIL DE PERSONALIDAD

PERFIL PROSPECTIVO

Asistir Apoyar

en el

el

diseo

de Capacidad de planificacin Capacidad de organizacin Crtico y Observador Capacidad preventiva de anlisis y

Planificacin de las ceremonias a travs de sistemas informticos y software tcnicos aplicados.

ceremonias. procesologstico con actos vinculado ceremonias

Realizar labores administrativas Vocacin de servicio relacionadas con la prestacin Capacidad de servicios bsicos y tcnicos Apoyar en el proceso contratacin de servicios y atencin a personalidades Asistir en la labor de coordinacin de los auxiliares de protocolo, oficiales de sala y personal de logstica. Manejar donde eventos. Supervisar la ejecucin de las ceremonias Asistir al Jefe de Protocolo en las atenciones VIP. Elaborar informes y reportes del servicio protocolar ofrecido. y se controlar medios los audiovisuales y espacios fsicos desarrollan sntesis Amable

de Capacidad de racionalizar

Coordinar la labor de asistencia Esmerada atencin al pblico

UNIDAD IV TCNICAS GRUPALES PARA EVENTOS DINMICA DE GRUPOS


Segn lo expresa Olmsted1 la dinmica de grupos constituye el intento ms difundido y de mayor influencia en estos momentos, en el estudio de los grupos. Se refiere, segn Cirigliano y Villaverde a las fuerzas que actan en cada grupo a lo largo de su existencia y que lo hacen comportarse en la forma como se comporta; incluye para ello el manejo de un conjunto de tcnicas. La dinmica de grupo se fundamenta originariamente en la teora de la estructura o Gestalt, en el concepto bsico de teora del campo de la conducta del grupo.

Importancia de la Dinmica de Grupos


Su importancia radica en su concepcin como disciplina la cual estudia las fuerzas que afectan la conducta del grupo, comenzando por analizar la situacin grupal como un todo con forma propia (Gestalt). Del conocimiento y comprensin del todo, de esa estructura (campo) surgir luego el conocimiento y la comprensin de cada uno de los aspectos particulares de la vida del grupo y de sus componentes. (El todo da sentido a las partes) Para entender mejor la importancia se parte de la caracterizacin formulada por Kurt Lewin (alemn radicado en EEUU), iniciador de la Dinmica de Grupos en la dcada de los treinta, quien plantea:

El grupo no es una suma de miembros, es una estructura que emerge de la interaccin de los individuos e induce ella misma a cambios en los individuos. La interaccin psicosocial est en la base de la evolucin de los grupos y de sus movimientos. La evolucin de la dinmica de grupos cuenta con un sustrato una suerte de espacio que resulta ser el lugar de las interacciones, un verdadero campo de fuerza social. En conclusin, el comportamiento del individuo est determinado siempre por la estructura de la situacin presente; consideracin importante a ser tomada en la labor de ceremonial y protocolo.

Tcnicas Grupales
Constituyen, segn Villaverde (1966) maneras, procedimientos o medios sistematizados de organizar y desarrollar la actividad de grupo, sobre la base de conocimientos suministrados por la teora de la dinmica de grupos. Se entiende, de igual forma, como los medios o mtodos empleados en situaciones de grupos para lograr la accin de este; constituyen procedimientos fundados cientficamente y suficientemente probados en la experiencia. Las tcnicas de grupos no deben ser consideradas como fines en s mismas, sino como instrumentos o medios para el logro de la verdadera finalidad grupal: beneficiar a los miembros y lograr los objetivos que se plantean. Las diversas tcnicas que se utilizan, poseen caractersticas variadas que las hacen aptas para determinados grupos en distintas circunstancias. La eleccin de la tcnica adecuada en cada caso corresponde generalmente al conductor de grupo. Para seleccionar la tcnica ms conveniente en cada caso habr que tomar en consideracin los siguientes factores: Los objetivos que persigan La madurez y entrenamiento del grupo El tamao del grupo
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El ambiente fsico Las caractersticas del medio externo Las caractersticas de los miembros. La capacitacin del conductor. Entre las Tcnicas Grupales ms importantes, se destacan: SIMPOSIO Un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante el grupo. Consiste en reunir a un grupo de personas muy capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, las cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, integrando as un panorama lo ms completo posible acerca de la cuestin que se trate. Es una tcnica formal que tiene muchos puntos de contacto con la mesa redonda y con el panel. La diferencia estriba en que en la mesa redonda los expositores mantienen puntos de vistas divergentes u opuestos, y hay lugar para un breve debate entre ellos; y en el panel los integrantes conversan o debaten libremente entre s. En el simposio, en cambio, los integrantes exponen individualmente y en forma sucesiva durante unos 15 20 minutos, sus ideas pueden ser coincidentes o no serlo y lo ms importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema, de modo que al finalizar ste quede desarrollado en forma relativamente integral y con la mayor profundidad posible. MESA REDONDA Se utiliza esta tcnica cuando se desea dar a conocer a un auditorio los puntos de vistas divergentes o contradictorios de varios especialistas sobre un determinado tema o cuestin. Los integrantes de la Mesa Redonda, pueden oscilar entre 3 y 6, generalmente son 4 lo que sostienen; posiciones divergentes u opuestas sobre el tema a tratar; ya sea individualmente o por parejas o bandos. Adems han de ser expertos o buenos conocedores de la materia y hbiles para exponer y defender con argumentos slidos su posicin. La Mesa redonda es conveniente que no se extienda ms all de los 50 minutos, para permitir luego las preguntas que desee formular el auditorio durante el lapso de tiempo que se considere prudencial. 8 83

PANEL Se renen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema ante un auditorio; estos expertos no exponen sino que dialogan, conversan, debaten entre s el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y especializacin, pues cada uno es experto en una parte del tema general.

8 85 DILOGO O DEBATE PBLICO Consiste en una intercomunicacin directa entre dos personas que conversan ante un auditorio sobre un tema, cuestin o problema determinado. Los dialoguistas han de ser personas capacitadas, expertos o especialistas en el tema que tratan, pues del dilogo que realizan el grupo debe obtener informacin, actualizacin, opiniones o puntos de vista de cierta significacin. ENTREVISTA O CONSULTA PBLICA Consiste en un interrogatorio realizado ante el grupo por uno de sus miembros, a un experto, persona capacitada, o especialista en un tema o actividad. Permite obtener informacin, opiniones, conocimientos especializados, actualizacin de temas, por lo cual se puede considerar de utilidad para la enseanza y el
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aprendizaje.

ENTREVISTA COLECTIVA La entrevista es colectiva cuando son varios los que interrogan al experto.

8 86 DEBATE DIRIGIDO O DISCUSIN GUIADA Consiste en un intercambio informal de ideas e informacin sobre un tema, realizado por un grupo bajo la conduccin estimulante y dinmica de una persona que hace de gua e interrogador.

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PEQUEO GRUPO DE DISCUSIN Se refiere a que un nmero reducido de personas, entre cinco y veinte, se renen para intercambiar ideas sobre un tema de manera informal, aunque con un mnimo de normas. Se trata de un intercambio cara a cara entre personas que poseen un inters comn para discutir un tema, resolver un problema, tomar una decisin o adquirir informacin por el aporte recproco. PHILLIPS 66 El nombre de esta tcnica deriva de su creador J. Donald Phillips, del Michigan State College, y del hecho de que 6 personas discuten un tema durante 6 minutos. Es particularmente til en grupos grandes de ms de veinte personas y tiene como OBJETIVOS Permitir y promover la participacin activa de todos los miembros en de un grupo grande, obtener las opiniones de todos los miembros en un tiempo breve, llegar a la toma de decisiones, obtener informacin o puntos de vista de gran nmero de personas acerca de un problema o cuestin. CUCHICHEO (DILOGOS SIMULTNEOS) Cuchichear significa hablar en voz baja a una persona de modo que otros no se enteren. La tcnica consiste en dividir un grupo en parejas que tratan en voz baja un tema o cuestin del momento. De este modo, todo el grupo trabaja simultneamente sobre un mismo asunto, en grupos mnimos de dos y en pocos minutos puede obtenerse una opinin compartida sobre una pregunta formulada al conjunto. El tiempo se reduce a dos o tres minutos.

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FORO Recuerda las grandes asambleas romanas, todos los presentes tienen la oportunidad de participar en una reunin, organizada para tratar o debatir un tema o problema determinado. Suele realizarse un foro a continuacin de una actividad de inters general observada por un auditorio: la proyeccin de una pelcula, una representacin teatral, una conferencia, clase o experimento, etc. Puede constituir la parte final de una mesa redonda, simposio, panel, role playing y otras tcnicas grupales. La finalidad del foro es permitir la libre expresin de ideas y opiniones a todos los integrantes de un grupo, en un clima informal de mnimas limitaciones. CLNICA DEL RUMOR Se trata de una experiencia de gabinete ms que de una tarea o proceso grupal, pero interesa directamente al grupo ya que el rumor se produce en las relaciones interpersonales. Consiste en demostrar vivencialmente algunos aspectos de la creacin del rumor, concretamente cmo a travs de sucesivas versiones sobre un hecho, se va modificando la realidad en los testimonios de los transmisores. COMISIN Cuando un grupo numeroso decide hacer una distribucin de tareas, o cuando se considera que un tema o problema requiere de un estudio ms detenido a cargo de personas especialmente capacitadas, se utiliza la tcnica de comisin. Consiste en un grupo pequeo, por lo comn de tres a cinco miembros que acta por delegacin del grupo grande. Su objetivo es debatir un tema, proyecto o problema con el objeto de elevar las conclusiones o sugerencias al grupo que la ha designado.

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SEMINARIO Tiene por objeto la investigacin o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas (Workshops). Constituyen verdaderos grupos de aprendizaje activo, pues los miembros no reciben la informacin ya elaborada, sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboracin recproca. Est integrado por 5 a 12 personas.

DISCUSIN DE GABINETE Tiene por objeto tratar un tema o problema de especial importancia entre un grupo de personas con determinadas responsabilidades y con el fin inmediato de tomar una decisin. Recuerda a las reuniones de ministros, jefes o directores y en un nivel, por supuesto muy distinto, trata de desarrollar el mismo tipo de trabajo.

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Suele utilizarse cuando existe un problema muy especial, de particular resonancia, de cuya solucin depende en gran medida la buena marcha del grupo. SERVICIOS DE ESTADO MAYOR Se trata de una actividad especfica de la vida militar, pero puede ser adaptada para fines educativos como una tcnica de aprendizaje. Consiste en producir entrenamiento para la toma de decisiones. Se puede caracterizar el servicio de Estado Mayor como un ejercicio prctico que persigue la solucin de una situacin problemtica. TCNICA DEL RIESGO Expuesta por Norma R. F. Maier (1963) consiste en un procedimiento grupal que tiene por objeto reducir o eliminar ciertos riesgos o temores por medio de la libre manifestacin de los mismos. Se trata de los temores inherentes a situaciones nuevas en el mbito de las relaciones humanas, tales como podran ser la perspectiva de solicitar un empleo, de enfrentar por primera vez la direccin de una clase, de ingresar en un club donde no se conoce a nadie, etc. TORBELLINO DE IDEAS (BRAINSTORMING) Brainstorming significa en ingls tormenta cerebral y a esta tcnica se le denomina en espaol torbellino de ideas, tormenta cerebral, promocin de ideas o discusin creadora. Consiste en desarrollar y ejercitar la imaginacin creadora, fuente de innovaciones, descubrimientos o nuevas soluciones.

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PROYECTOS DE VISIN FUTURA Ha sido originariamente desarrollada bajo el nombre de Ingeniera Creadora, por el prof. Arnold, de la escuela de Ingeniera del Massachusetts Institute of Tecnology. Consiste en desarrollar el arte del ingeniero imaginativo, que es en suma, una ctedra de ciencia-ficcin aplicada. PROCESO INCIDENTE Es una tcnica de grupo desarrollada por el Dr. Pal Pigors del Massachusetts Institute of Tecnology, con la colaboracin de su esposa. Se define como un proceso continuo de aprendizaje a partir de casos que involucran a personas reales en situaciones reales, proporcionando a los participantes en el ejercicio la posibilidad de desarrollar sus habilidades por medio de la prctica de decisiones simuladas. Consiste en definitiva, en el anlisis detallado de un hecho o incidente expuesto en forma muy escueta y objetiva. Es adecuada para grupos de 15 a 20 personas. El desarrollo es de aproximadamente dos horas. ESTUDIO DE CASOS Es la descripcin detallada y exhaustiva de una situacin real, la cual ha sido investigada y adoptada para ser presentada de modo tal que posibilite un amplio anlisis e intercambio de ideas. Esta tcnica tiene semejanzas con la tcnica de proceso incipiente difiere en que el planteo no se limita a narrar escuetamente el hecho desencadenante (incidente) sino que comprende una explicacin amplia y detallada de la situacin total con todas sus implicancias, dentro de la cual puede

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ubicarse el incidente. Una de las caractersticas importantes es que cada miembro puede aportar una solucin diferente, de acuerdo con sus conocimientos, experiencias y motivaciones, es decir que no hay una nica solucin. ROLE PLAYING Cuando se desea que alguien comprenda lo ms ntimamente posible una conducta o situacin, se le pide que se ponga en el lugar de quien la vivi en la realidad. Si en lugar de evocarla mentalmente se asume el rol y se revive dramticamente la situacin, la comprensin ntima (insight) resulta mucho ms profunda y esclarecedora. Representar (teatralizar) una situacin tpica (un caso concreto) con el objeto de que se torne real, visible, vivido, de modo que se comprenda mejor la actuacin de quien o quienes deben intervenir en ella en la vida real. TEAM TEACHING Enseando en equipo no es una tcnica de grupo del tipo de las que hasta aqu se han presentado, se trata de un ensayo novedoso para mejorar la calidad de la enseanza entrelazando materias y posibilidades diferentes y utilizando al mximo los poderes complementarios de los profesores. Es un trabajo en equipo.

Importancia Manejo de las Tcnicas Grupales


La importancia del manejo de las Tcnicas Grupales para el rea de eventos especiales, fundamentalmente radica en el hecho de que con el dominio y conocimiento de sus procedimientos, es posible atender y resolver mltiples necesidades de informacin y aprendizaje que son necesarias para el buen desenvolvimiento de los eventos especiales. Las tcnicas de grupos se pueden transformar perfectamente en eventos masivos de mucha eficacia y alta rentabilidad siempre que se maneje correctamente su interpretacin, conceptualizacin y procedimiento operacional.

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UNIDAD V RECURSOS OPERACIONALES RECURSOS DIDCTICOS Y OPERACIONALES PARA EVENTOS Recursos Operacionales
Constituyen los distintos instrumentos y herramientas de trabajo utilizadas con el fin de lograr el mejor desempeo del evento. Los recursos operacionales ms empleados en la instrumentacin de un evento, son los siguientes: VOCATIVOS Es el instrumento o lista de nombres de personalidades ordenadas jerrquicamente a los fines de su correspondiente salutacin protocolar, mencionada por los principales oradores del da. Puede estructurarse mediante una lista o a travs de tarjetas. GUIN PROTOCOLAR Es la herramienta que se utiliza para controlar cronolgicamente el desarrollo de todas las aciones vinculadas con el acto o ceremonia en cuestin. Generalmente es utilizada por el maestro de ceremonias y el coordinador o jefe de protocolo. PLANOS Y CROQUIS Es la herramienta que se utiliza para zonificar el rea donde se desarrollar un evento. Define las reas de presidium, personalidades, periodistas, invitados internacionales o nacionales, diplomticos, militares, pblico en general, entre otras.

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IDENTIFICADORES Es un instrumento de trabajo que se utiliza para lograr la identificacin de los puestos o lugares asignados a las personalidades e invitados especiales. Generalmente son tarjetas de identificacin. HABLADORES O TRIEDROS Es un instrumento que se utiliza para identificar a los oradores e invitados protocolares que se ubican en el presidium, o aquellos que realizarn alguna presentacin oral en el evento. TARJETAS PROTOCOLARES Es un instrumento que se utiliza para clasificar los puestos de las personas que asisten a un evento. GAFETES (PORTADISTINTIVOS) PARA PROTOCOLO Es un instrumento que se utiliza para identificar visualmente al personal de la organizacin, a los invitados especiales y al pblico en general. LISTAS PROTOCOLARES Es un instrumento que se utiliza a los fines de determinar la lista de invitados que potencialmente asistirn al evento, consiste en una ordenacin de las principales autoridades a las que hay que invitar al evento y que ostentan determinada jerarqua. ROOMING LIST Es un instrumento que se utiliza para identificar en un hotel el nmero de personas que se alojarn en el mismo, identificando el nombre, institucin, fecha de entrada y de salida y procedencia. Lista de Invitados Endgenos: internos de la Organizacin Exgenos: externos a la organizacin

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A manera de ejemplo, a continuacin se especifica el procedimiento a seguir, para el Diseo del Vocativo y el Guin Protocolar. En cuanto al vocativo, este es un instrumento que utilizan los oradores fundamentalmente para ordenar distintas personalidades que se encuentran presente en un evento. Para elaborar el vocativo se debe seguir el procedimiento que a continuacin se detalla: Determinar el rea de influencia que tiene el evento Definir todas las organizaciones y personalidades que tienen relacin con el evento o ceremonia Determinar las principales autoridades de cada organizacin o institucin Ordenar jerrquicamente las personalidades tomando en cuenta:

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Cargos, categora o rango Ttulos que posee Nombres y apellidos Ordenar y preparar el vocativo, no olvidndose de numerarlos secuencialmente. Tener al menos dos juegos del vocativo. Diseo del Guin protocolar El Guin protocolar en una herramienta que utiliza el maestro de ceremonia para controlar el desarrollo de un evento o acto ceremonial. Contiene en forma detallada los anuncios que debern producirse secuencialmente el desarrollo de una ceremonia. Antes de iniciarse el evento, est descrito paso a paso el proceso del mismo. Contiene los siguientes elementos: Accin: actividad que ocurrir Persona que lo ejecuta Anuncio que hace el maestro de ceremonia Ejemplo:
ACCION PERSONA QUE LA ANUNCIO
Hace su entrada al saln.... el ciudadano Presidente Repblica Bolivariana de la de

EJECUTA Entrada del Presidente de la Maestro de Ceremonia Repblica Venezuela Bolivariana de

Venezuela, Hugo Chvez Fras.

Alocucin presidencial

Maestro de Ceremonia

Alocucin Presidente

del

ciudadano de la

Repblica...Hugo Chvez Fras con motivo del aniversario de....

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Recursos Didcticos y Medios Audiovisuales


Definicin: Constituyen el conjunto de recursos y medios audiovisuales a utilizar durante el desarrollo de un evento especial. Tienen relacin directa con el manejo tecnolgico de los sistemas y equipos comunicacionales y de informtica. Los recursos didcticos y medios audios ms utilizados en eventos especiales son: Retroproyector Proyector Computadora VHS Micrfonos Sealadores Video beam o Data Show

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UNIDAD VI MONTAJES
Los montajes son formas de distribucin de mesas y sillas que permiten el control de los comensales y de los flujos de servicios tanto de bebidas como de comidas. Asimismo, facilitan la aplicacin de las normas de ceremonial y protocolo en actos o ceremonias donde es necesario su previsin.

Tipos de Montajes
Los tipos de distribucin de mayor aplicacin son los siguientes: ESCUELA Es una distribucin de mesas y sillas que permiten al usuario apoyarse para escribir o manipular algn equipo especial. Su forma es como sigue:

PRESIDIUM

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TEATRO Esta forma de distribucin permite ganar mayor capacidad, para ubicar al pblico asistente, se asemeja a una sala de cine o de teatro.

PRESIDIUM

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Segn las letras existen algunas distribuciones: E, U, T, V, L, entre otras. Algunos ejemplos de ellos son: En U, se disponen las sillas alrededor de la mesa, haciendo un semicrculo y simulando la letra U

En T, se colocan las mesas enlazadas en forma de T y las sillas alrededor de ellas.

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DIRECTORIO Es una distribucin utilizada en las grandes organizaciones empresariales, gremios y Federaciones. Su distribucin es de forma ovalada tal como se seala a continuacin:

Muchos otras distribuciones existen actualmente y tienen aplicacin generalizada, el estudiante deber investigar algunas de ellas tales como: Mesa redonda Taller Anfiteatro Peine Ruso MONTAJE DE AUDITORIOS, SALONES Y MESAS En la planificacin del montaje hay que considerar que todos los participantes tengan buena visin, comodidad, espacio, as como el trfico de personas, servicio de alimentos y caf y acceso cercano a sanitarios y telfonos. Dependiendo del tipo de actividad y los horarios, se puede presentar la necesidad de cambiar la escenografa y los montajes de los salones, por lo que hay que considerar los tiempos y movimientos necesarios para no desfasar el programa original.
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Para la distribucin de las jarras de agua y los ceniceros en las mesas de trabajo y presidium, no hay reglas; la experiencia ha demostrado que poner una jarra y un cenicero para cada cinco personas es adecuado. En salones muy grandes se puede instalar servicios con agua, refrescos, caf y galletas. El espacio que normalmente se asigna por persona, en una mesa de trabajo, es de 0.75 centmetros. Para calcular el tiempo necesario, para la entrada y salida de los participantes a los auditorios y salones, hay que conocer el tamao y cantidad de puertas en cada saln en particular.

Distribucin y Espacios para Mesas y Sillas


En el montaje es importante considerar los espacios admisibles alrededor de una mesa y el nmero de personas que se pueden acomodar. Cuando se trata de servicio de alimentacin, se puede partir de las siguientes consideraciones para dar mayor comodidad a los comensales. Analizar el cuerpo humano, silla, mesa y plaza de servicio o trabajo como un sistema integral Comprender la dimensin humana y las diversas postura que el cuerpo toma Considerar la mxima anchura del cuerpo de la persona con mayor tamao corporal, pensando que los codos pueden estar extendidos; generalmente, esta media oscila de 76 cm., hasta un mnimo admisible de 61 cm. La provisin de 76 cm. por persona, deja suficiente espacio para los codos El tamao del saln, de las mesas, sillas y la cantidad de comensales La distancia entre el canto de una mesa y la pared u otro obstculo fsico debe ser suficiente para acomodar el espacio que ocupa la silla y la mxima anchura de cuerpo de una persona de gran tamao que circule por el espacio que separa silla y pared. Considerar lo ms lejos posible que puede estar la silla de la mesa; es necesario tener una holgura confortable en lo referente al espacio que ocupa la silla, que cambia de posicin varias veces en el curso de una comida Considerar distancia entre el permetro de la mesa y la pared u obstculo fsico ms cercano para circular por detrs de 101 personas las

El Banquete Recientemente, durante la extraordinaria "Cena de Gala" que ofreciera la Editorial Exceso en La Esmeralda, con la presencia de los tres prestigiosos chefs franceses: Daniel Boulud, Eric Ripert y Jean-Georges Vongerichten, los ms destacados en New York y punteros en la categora de los mejores del mundo, se comentaba que se concurra a lo que con propiedad se poda denominar un "banquete".

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El Diccionario del Uso del Espaol de Mara Moliner, dice que banquete, viene del francs "banquet", probablemente del italiano "banchetto", banquito, donde se sentaban antiguamente los invitados, es una comida a la que concurren muchas personas, se agasaja a alguien o se festeja algn acontecimiento. Comilona. Festn. Comida esplndida, extraordinaria, sentido. La nocin de comer en comn tiene algo de ritual, practicado desde muy antiguo y que originalmente tena el objetivo de conciliar las fuerzas misteriosas que permitieran una caza exitosa, a su vez los trofeos eran compartidos en una comida en comunidad. En la antigua Grecia los sacrificios eran seguidos por la comida, en la cual los asistentes repartan la carne asada que, compartida por todos, era adems una de las pocas ocasiones en que el pueblo tena posibilidad de comer carne. Asimismo, el acto de comunin de los primeros cristianos, en este caso con un contenido religioso, muy significativo. Ms tarde en Grecia, el banquete no slo tena como objeto comer, era tambin la ocasin para conversar, discutir, sentados en un pequeo banco, banquetto, frente a mesas, de donde tomaban el alimento con los dedos que luego se limpiaban con miga de pan. Ms tarde, en la Grecia clsica, adquirieron la costumbre de comer reclinados de dos a dos, en lechos o divanes y el banquete se fue convirtiendo en una comida espectacular que duraba largo tiempo, finalizando con una especie de simposio en el cual se charlaba, se discutan ideas y entre todos, incluidas las mujeres, elegan al rey del banquete bajo cuyas rdenes beban, acompaados por msica de flautas. Poco a poco fueron agregndose juglares, cantos, recitacin de poesas, equilibristas, acrbatas, bailarinas, etc., una verdadera fiesta. En Atenas y en Espaa los banquetes cvicos se celebraban en memoria de los ancianos, los comensales vestan tnicas blancas y coronas de flores. La Revolucin Francesa trat de revivir, sin xito, estos banquetes, al estilo de a una comida fastuosa en todo

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Lacedomonia para dar oportunidad a pobres y ricos de sentarse a compartir la mesa y la comida. Tambin los etruscos arcaicos en sus banquetes coman sentados, pero ya en el Siglo V antes de Cristo lo hacan recostados dos a dos. El ritual era siempre acompaado por los flautistas. Los romanos introdujeron el triclinio, tres lechos uno tras otro en ngulo recto cada uno con el siguiente, sobre los cuales coman hombres y mujeres reclinados, hasta tres en cada lecho. El banquete romano estaba compuesto de varias secuencias: el "gustus" o antipasto, la "coena", o parte principal, compuesta de varios platos de carnes, pescados y diversas preparaciones culinarias; la "secundae mensae" o postres cuando se serva comida apropiada para beber y por ltimo la "commissatio", que era la libacin a las rdenes del rey del banquete electo previamente. Al llegar la Repblica comenzaron a aprobarse leyes para controlar los excesos al lujo y extravagancias de los banquetes, sin embargo, en la Roma Imperial se dejaron de lado esos controles y se comenz a abusar del lujo ostentoso y a prestar ms atencin al espectculo, que a la comida, fuese pblico o privado, dando origen a las francachelas y bacanales que caracterizaron la decadencia y corrupcin de la vida romana, adaptados posteriormente, as como otras costumbres, por los brbaros al penetrar en el Imperio Romano. En la corte de Bizancio se segua un ceremonial muy solemne y refinado. En la poca de Carlomagno la costumbre era que cada vasallo le ofreciera un banquete al menos una vez al ao, siguiendo reglas de sobriedad y templanza, pero siempre atendiendo a la decoracin, con vajillas y otros elementos cada vez ms ricos. Era costumbre que las municipalidades organizaran banquetes cada vez que un evento pona en contacto al soberano y su pueblo. Se volvi as a la comida espectculo que prestaba ms atencin al accesorio que a la comida. Con el tiempo los banquetes se volvieron actos polticos, en los cuales mediante la fastuosidad, se mostraba el podero del soberano, como en el caso de los que ofreca Luis XIV en Versalles. Taillerand, en cambio, amante de la buena mesa, ministro de Luis XVIII, puso el arte culinario al servicio de su actividad poltica. Por supuesto en todos esos banquetes el aspecto gastronmico era ms bien de baja 104

calidad, los alimentos llegaban fros a la mesa, como tambin lo es hoy da en la mayora de los banquetes oficiales en todos los pases, en los cuales adems, se sirven platos que se adaptan a las circunstancias, ms que platos en los cuales se atienda o se destaque la parte gastronmica. Con el advenimiento de la alta cocina francesa, desde la poca de Luis XIV, se comenz a dar ms importancia a la comida y a disminuir los elementos accesorios, adems comenzaron a perder importancia los banquetes pblicos frente a los privados, como en el Siglo XIX y XX en Francia, celebrados por anfitriones distinguidos, entre los cuales muchas damas de sociedad, para los cuales se invitaba a intelectuales y artistas destacados y en los cuales se daba importancia a la conversacin y discusin de nuevas ideas, que en algunos casos daban origen a corrientes intelectuales o artsticas. Al mismo tiempo, desde mediados del siglo XIX, comenz a aparecer en Francia el "Servicio a la rusa" que introdujo un cambio sustancial en los banquetes. En su origen y por mucho tiempo el banquete estaba compuesto por varios servicios, cada uno de varios platos, al menos tres, que muchas veces eran grandes piezas asadas enteras que incluso se exhiban a los comensales y se colocaban sobre la gran mesa, con muchos ornamentos, para que cada uno se sirviera inmediatamente. Adems de cierto desorden, muchos coman ya fro y se lleg a establecer una etiqueta en cuanto al tiempo para cada servicio. El "servicio a la russa" vino a remediar esa situacin pues cada plato se llevaba aparte a la mesa y era presentado al comensal para que en un mnimo de tiempo pudiera servirse y comer caliente. Etiqueta para una Cena Formal Informal (Recopilado de Soraya Aguilar)

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A continuacin se ofrecen algunas ideas que permitirn vestir la mesa para una ocasin formal o cuando se comparte de forma informalmente con familiares y amigos. La mesa formal La regla de oro en la presentacin formal es que todos los utensilios u otros arreglos deben ser colocados geomtricamente sobre la mesa. Debe haber un adorno en el centro de la mesa, el cual, nos servir de punto de referencia para colocar el resto de los utensilios. La idea es lograr que exista la misma distancia y un equilibrio perfecto entre dicho centro de mesa y los utensilios. Es importantsimo elegir el mantel adecuado. Para la cena, el ms recomendado es un mantel de damasco blanco, cuyo nombre justamente proviene de la ciudad en Siria. Dicho mantel central requiere que utilice otro mantel de una tela ms delgada debajo, el mantel central solamente debe colgar 18 pulgadas de la mesa y nunca debe tocar el suelo. Un toque elegante al decorar la mesa El adorno central es lo primero que se coloca en la mesa, una vez que se ha vestido con el mantel adecuado. Dicho centro de mesa nunca debe impedir la visibilidad de los comensales. Es recomendable colocar un jarrn con flores naturales y evitar el uso de flores artificiales, una vajilla de cristal con frutas frescas u otros objetos elegantes realzan su mesa. De usar velas, deben estar encendidas antes de que los invitados se sienten a la mesa y no debern apagarse antes que finalice la velada. Es costumbre colocar las velas a cada extremo del adorno central y dejar un espacio equilibrado entre el adorno central y el extremo final de la mesa.

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Las servilletas deben hacer juego con el mantel central. Estas, normalmente, miden 24 pulgadas y se doblan formando un cuadrado; el monograma de la servilleta, si tiene alguno, debe aparecer en la esquina inferior izquierda. Las servilletas se colocan sobre el plato principal. Las servilletas se colocan al lado de los tenedores y no debajo de stos, si algn plato se sirve antes de que los invitados se sienten a la mesa. La regla de oro de la cena formal es que la cubertera debe ser de plata. No es necesario que todos los cubiertos sobre la mesa pertenezcan a un mismo juego, pero por lo menos, s los cubiertos principales. Otros que pueden ser diferentes al juego de cubiertos principales son los del postre, debido a que dichos cubiertos solamente se colocan en la mesa a la hora de servir el postre. No se debe colocar ms de tres cubiertos en la mesa. De servirse otros platos durante el transcurso de la cena, los cubiertos respectivos se traern cuando se sirva cada comida. Las copas, la vajilla y otros accesorios Cada puesto en la mesa debe estar preparado con el nmero exacto de copas que se va a utilizar durante la cena. La copa de agua debe ir ubicada centrada en la parte superior de cada plato. A la derecha de la copa de agua se colocan las copas de champaa, de vino y por ltimo, la de jerez segn el orden que vayan a utilizarse. Durante la cena se pueden utilizar diferentes tipos de vajillas, pero al igual que con los cubiertos, la que se utilizar para servir los platos principales debe pertenecer a un mismo juego. Para presentar la mantequilla, la ensalada y los postres se pueden usar platos de cristal o de plata; los platos de cristal finos se vern de las mil maravillas en la mesa mientras que hagan juego y sean de la misma calidad que la vajilla principal que se utiliza. Es un grave error utilizar platos de cristal de una calidad diferente a la vajilla principal. Es lo mismo que sera usar servilletas de papel cuando haz vestido la mesa con un mantel de damasco.

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Los platos destinados para la mermelada, el chocolate, las mentas, los caramelos se colocan entre el espacio de las velas y el adorno central. Debe haber un salero y un pimentero por persona o como mnimo uno para cada dos personas. El espacio entre cada invitado debe ser lo suficientemente amplio para que estos sean servidos correctamente. Los platos deben ser colocados de forma simtrica; todos deben estar a la misma distancia. Los cubiertos se ubican segn el orden en que vayan a ser utilizados. El tenedor de ensalada se coloca al lado izquierdo del plato, a la izquierda de ste se coloca el tenedor de carne y a su izquierda el tenedor de pescado, el cual se utiliza primero. A la derecha del plato se coloca el cuchillo de ensalada, a la derecha el cuchillo de la carne, luego el cuchillo de pescado y por ltimo, el tenedor para las ostras. Este tenedor es el nico que se puede poner a la derecha. La mesa informal Cuando se prepara una mesa informal hay mucha ms libertad en la decoracin, aunque siempre se ha de tener en cuenta el estilo de la casa, el motivo de la cena y por supuesto, las predilecciones de los invitados. Realmente en la presentacin de la mesa para una cena, se puede dar rienda suelta a la imaginacin. Se puede escoger el mantel al gusto del anfitrin. De utilizar el mantel de damasco u otro con encajes, se deber vestir para brindar un ambiente informal, la manera de lograrlo es aadir colorido al mantel, ya sea con las servilletas, o con el centro de mesa. Segn el motivo de la cena se escoge un adorno central que sea original y llamativo. No est de ms darle un vistazo a las revistas de modas para nutrirse de ideas y sorprender a los invitados.

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Tambin puede utilizar velas en las cenas informales. Se recomienda el uso de un candelabro del color que combine con el mantel y las servilletas escogidas para adornar la mesa. La imaginacin y la cena informal La diferencia en la presentacin de una mesa formal y otra informal est en la cantidad de cubiertos y platos que se utilizan. En una cena informal, normalmente, se sirve un slo vino, por lo tanto, slo son necesarias dos copas, una de agua y otra de vino. Incluso en oportunidades el vino se sirve durante la sobremesa, por lo tanto, solamente se coloca sobre la mesa la copa de agua que tambin sirve para servir el t fro. Si el plato principal que se sirve incluye algn tipo de salsa, se recomienda utilizar otro plato para servir la ensalada, pero si el plato principal consta de una carne que no lleve salsas o pescado a la plancha, entonces se puede servir la ensalada como acompaante en el mismo plato. En la mesa slo se necesitan: Dos tenedores: Uno para la ensalada colocado a la izquierda del plato y otro para el plato principal que se coloca a la izquierda del tenedor de ensalada. Un plato: Se debe servir cuando los invitados se sienten a comer. La cena debe servirse muy caliente. Un plato de ensalada: Colocado a la izquierda de los tenedores. Un cuchillo: Ubicado a la derecha del plato. Dos cucharas: Una para postre puesta a la derecha del cuchillo y otra para la sopa que se coloca a la derecha de la cuchara de postre. Un plato y un cuchillo para mantequilla. Una copa para agua. Una copa para vino. Una servilleta: Colocada en el centro o a la izquierda de los cuchillos. Si se decide servir caf con la comida, la taza y su plato se colocan a la derecha, en la parte superior de los cuchillos.
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Se recomienda el uso de saleros pimenteros y ensaladeras de madera. El tipo de vajilla que se emplea para la cena ser a discrecin. Otra sugerencia es evitar servir la cena con una vajilla fina y vasos de plstico o viceversa. Cuando los invitados lleguen a la mesa, la mantequilla debe estar servida y las copas llenas de agua y vino. Si se sirven entremeses, stos tambin deben estar en la mesa antes que los invitados se sienten. La cortesa, el deseo de agradar a los otros, la educacin y los buenos modales, nunca pasan de moda. Desde la antigedad, la sociedad ha observado una serie de principios que regulan y hacen ms agradable la convivencia y aunque muchos se han ido simplificando con el paso de los aos, eso no quiere decir que hayan desaparecido. Son el estrs y la prisa de la vida moderna quienes nos hacen, a veces, pasarlo por alto, olvidando que es precisamente a travs de ellos, nuestros modales, que revelamos nuestro grado de educacin y sentido de la elegancia, especialmente cuando se trata de las normas que se deben mantener en la mesa. Las buenas maneras al comer son extremadamente importantes, y no se limitan a masticar correctamente, a no colocar los codos sobre la mesa, o a utilizar la servilleta de la manera correcta. Hay muchas otras cosas que se incluyen en la llamada "etiqueta de mesa": como las formas en que deben ingerirse los diferentes alimentos, la manera en que debe tomarse la copa, etc. Procurando rescatar esos buenos modales que bien pudieran considerarse "saludables conquistas de la civilizacin", se ofrece una serie de reglas que permitirn actualizar las nociones sobre etiqueta, aclarar cualquier duda que se pueda tener al respecto, y, sobre todo, sentirse confiada para actuar con soltura en cualquier ocasin. Cmo se comen algunos alimentos: - Alcachofas : para comer este vegetal es recomendable utilizar los dedos. De las hojas slo se aprovechan las partes tiernas que estn en la base, sumergindolas en la salsa con que van acompaadas. La parte dura se deja a un lado del plato; pero el corazn se corta con cuchillo y tenedor pasando los bocados por la misma salsa. - Esprragos: si son de conserva pueden comerse con tenedor, pues al enlatarlos suele quitrseles las partes duras y las fibras. Si son frescos puede tomarse el extremo duro con la
110 punta de los dedos, uno por uno, e ir mojndolo en la salsa y absorber

discretamente. El resto se deja a un lado del plato. - Cangrejos: con el tenedor especial se extrae la parte carnosa de su interior. El mismo procedimiento se sigue en los langostinos. En un ambiente de confianza pueden usarse los dedos. - Aves: deben comerse con cuchillo y tenedor pues se supone que a la mesa se llevan las partes ms nobles y fciles de tratar. No obstante, en el hogar y en caso de almuerzo o cena de confianza, est permitido tomar los muslos, as como las alas de pollo, con los dedos. - Verduras: no deben comerse con cuchillo, slo se utiliza en las carnes. - Espaguetis: con el tenedor en la mano derecha, deben hacerse girar hasta enrollarlos suficientemente. Para facilitar esta operacin tambin se acostumbra utilizar una cuchara contra la cual, al enrollar los espaguetis, se apoyan los dientes del tenedor; pero en algunas partes, esto no resulta bien visto. Melones y Patilla: cuando son presentados y cortados en tajadas, se comen desprendiendo la pulpa con el cuchillo y el tenedor. Si los melones son pequeos, se presentan en mitades y la pulpa se extrae con cucharillas de postre. - Bananas: lo indicado es comerlas con cuchillo y tenedor. Pueden presentarse o bien en la mitad de su cscara o elegantemente cortadas y puestas en platos individuales. Postres: cuando tiene parte slida y parte lquida, se toma la cuchara con la derecha y con la izquierda el tenedor, para ayudarse. Para cortar, se pasa el tenedor a la otra mano. Como sostener las copas: - La copa de vino blanco o de champaa se sostiene por el tallo con el pulgar y el ndice, porque como son bebidas que deben servirse fras, si se toma la copa con toda la mano podra calentarse. - La copa de vino tinto puede sostenerse por la base con tres dedos, porque debe servirse a temperatura ambiente. La de cognac, de la misma manera. - En general, las copas de vino nunca deben sostenerse por la mitad, ni con el dedo meique volando (eso s que es de muy mal gusto). Comportamiento correcto en la mesa: - Debemos sentarnos con el pecho erguido, los brazos fuera y apoyando slo las muecas y las manos. Al utilizar los cubiertos, los codos deben permanecer ligeramente pegados al cuerpo y no separarlos en exceso o elevarlos. - No se deben estirar ni cruzar las piernas por debajo de la mesa, ni hacer contorsiones con los tobillos o los pies. - No se mastica por mucho tiempo ni se bebe mientras haya comida en la boca. - El pan se parte en pequeos trozos, a
111 medida que se consume en el curso de la comida. - La servilleta debe

desdoblarse discretamente, no a la vista de todos como si fuera un truco de magia y slo se utilizar para pasarla por los labios antes y despus de beber. Despus de cortar, el cuchillo debe soltarse, pero no se deja descansar apoyando la punta en el plato y el mango en la mesa. Se debe dejar descansar sobre el plato formando un ngulo de 45 . Presentacin de la Buena mesa El arreglo Arreglar una mesa para todas las diferentes ocasiones y circunstancias significa un arte al cual tienen acceso todas las amas de casa y que puede estar basado ms que nada en el conocimiento del uso de la vajilla, en la forma de disponerla de modo que sea cmoda para los comensales, en los medios y recursos a su alcance y en una buena dosis de buen gusto y originalidad. Las cuestiones bsicas son las que deben saberse, las dems corren por cuenta de la habilidad de la mujer de la casa. No es posible establecer un cdigo nico, ni estricto, en cuanto hay tantas clases de mesas para servir, como hogares, costumbres, normas y formas de vida, en los pueblos, en los grandes centros urbanos y en el campo. Generalmente se tiene lo que se llama vajilla diaria que se compone de juegos de loza y cristal ms simples, manteles de color o individuales as como vasos irrompibles o de material plstico para los nios. Esto no significa que la mesa de todos los das se arregle de cualquier manera sino con simplicidad, que no significa indiferencia. Buscar manteles de colores vivos, individuales, brillantes y platos alegres, puede constituir un conjunto donde resulte grato reunir a la familia para comer. En toda circunstancia se debe considerar importante el arreglo de una mesa, su elegancia, su armona, aunque slo asistan a ella la pareja y los hijos. Las ropas de la mesa, manteles y servilletas, deben ser elegidas con buen gusto; para diario, estampados, a cuadros, en color y tonos alegres. Los manteles individuales son muy prcticos. La mesa, con un detalle de flores naturales, da una nota de personalidad al ambiente. 112

Las cenas formales, con invitados especiales, requieren manteles que pueden ser blancos o de tonos muy suaves, las servilletas deben combinar con ellos y puede completarse el arreglo con dos candelabros de colores fuertes. Algunas Recomendaciones en la Comida de Etiqueta Los anfitriones se servirn una porcin que permita que no terminen antes que el invitado. En estos casos no se pasa la sal, la pimienta ni la mantequilla unos a otros. Son los mesoneros o ayudantes los que hacen todo el servicio. Ningn invitado se sentar a la mesa con el cigarrillo encendido; corresponde encenderlos en la sobremesa si se colocan los ceniceros correspondientes. En una comida de etiqueta no se rehusa ningn plato, si no es del gusto se sirve una cantidad mnima y no tiene importancia que se deje intacta la pequea cantidad servida. Cuando se acepta comer, se colocan el tenedor y el cuchillo en la orilla derecha del plato, el tenedor con los dientes hacia abajo (cuando uno o ambos han sido usados). La cuchara de postre o el tenedor segn lo que se use, o los dos se colocan en el plato vaco, igual que en el caso anterior, el tenedor quedar con los dientes hacia abajo. La cuchara a la izquierda, el tenedor a la derecha o el cubierto solo en el centro del plato. Lo mismo pueden quedar el tenedor y el cuchillo en el centro del plato. Cuando el caf no se toma en la mesa y los dueos de casa invitan a pasar a otro recinto, los caballeros se ponen de pi y en ese momento pueden disfrutar de un cigarrillo. Recomendaciones a Considerar en la Comida Formal El mantel puede ser de hilo bordado, haciendo juego.
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o de encaje, as como las servilletas

Tradicionalmente se supriman

los

platos y

cuchillos para mantequilla.

Actualmente se colocan en bandejitas apropiadas. El centro de esta mesa puede ser de flores en una vasija de cristal o cermica, preferentemente alta, que resalte del resto; en ambientes muy modernos puede colocarse un detalle decorativo que demuestre el buen gusto de la duea de casa. Los candelabros se usan en invierno mientras se mantengan los cortinados corridos. Si la mesa estuviera cubierta de vidrio, se pueden usar mantelitos individuales con servilletas haciendo juego, colocndolas a la izquierda de los tenedores, que sern dos o tres como mximo. Los cubiertos de postre en las mesas formales son llevados en el momento de servirlos y con la mesa ya limpia de la anterior comida. Los platos de mantequilla, sern colocados en el lugar acostumbrado con los pequeos cuchillos en una de las tres posiciones que se ha sealado anteriormente. En raras ocasiones se sirven ms de dos clases de vinos, cuando se usa el rosado se sirve nicamente uno y las copas sern presentadas de acuerdo con las bebidas; pero en mesas formales es mejor servir blanco y tinto. Si la duea de casa lo aprueba, se colocan los ceniceros. La Cena Formal Se realiza para festejar un acontecimiento, una fecha, una ceremonia, etctera. Se debe preparar una mesa formal; si es posible con vajilla de juegos de porcelana, cristal o de materiales que actualmente reemplacen su elegancia y distincin.

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En las comidas formales se suprimen platos y cubiertos de mantequilla. El pan se presenta en bandejas de plata o cermica con cuchillas apropiadas, con una servilleta que slo cubra el fondo y haciendo juego con las del mantel. Nunca se pone el pan en la mesa, los mozos o el servicio adecuado lo ofrecen de vez en cuando a los comensales, tambin se puede colocar en platos pequeos a la izquierda del comensal y de las copas. Es necesario colocar tres clases por lo menos de pan segn sean los platos y los gustos o exigencias de los comensales. La servilleta se pone en el plato. El nmero de copas para una cena formal es el que sigue: para agua, vino tinto y vino blanco. Cuando se sirve champaa se pondr solamente esa copa. Un cctel servido en copas dobles (con hielo picado al fondo), pero dentro de la vasija pequea, ya estar preparado en la mesa cuando lleguen a sentarse los invitados. El tenedor para pescado puede ser colocado en tres posiciones, a la derecha de los cuchillos y paralelos a ellos. La cuchara frente al plato; en la parte superior entre el plato y el cenicero. La servilleta a la izquierda de los tenedores. En una comida formal constituida por cuatro platos la ensalada se sirve con el entrems y puede usarse para ella el plato de postre o un recipiente especial. La cuchara para el t helado va a la derecha de los cuchillos. La vajilla de plata debe presentarse brillante y sin abolladuras; si el juego es de cristal debe tener las piezas completas, caso contrario no usarlo; es de mal efecto completar un juego con piezas ajenas. Deben ponerse los cubiertos que requiere el tipo de platos que van a servirse y naturalmente deben retirarse los que no son necesarios, as como los saleros y los platos de mantequilla que pueden hacer juego con los de cristal o plata. Si se sirve un sopa, la cuchara se coloca al lado de los cuchillos. Si se sirve un plato de huevos o pescado, habr un pequeo cuchillo a la izquierda de la cuchara y a su lado uno mayor para el otro plato.

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Si el primer plato es un entrems, naturalmente no habr necesidad de cuchara de sopa. Para que una mesa quede elegante y bonita, debe procurarse que no est llena de cuchillos y copas. Se debe procurar que haya buen espacio entre los comensales para no hacer difciles los movimientos y la conversacin. Se recuerda que en una mesa formal no hay ceniceros, pues slo se fuma despus de la cena. En una mesa estrecha con pocos comensales, los dueos de la casa deben sentarse uno frente a otro, en el centro, los amigos de un lado y del otro; los extremos no los ocupar nadie. Cuando se sirve la cena, ser suficiente colocar en la mesa solamente los platos individuales. En el centro se colocar un adorno de flores o candelabros, uno o dos segn el tamao de la mesa. En cada lugar, junto al plato, van el pan, las servilletas y los cubiertos. No se deben colocar ms de tres tenedores: uno para el cctel y el entrems, otro para la carne y el pescado y el otro, en su caso, para la ensalada. Cuando sean necesarios ms de tres cuchillos, el cuarto se colocar despus cuando se cambie el servicio. A la izquierda siempre los tenedores y cuando se necesite alguno para ensalada se presentar cuando sta se sirva. Los cubiertos para ensalada se colocan de dos maneras, quedando al mismo nivel superior y al mismo nivel inferior. Los tenedores para los ostiones son colocados al lado de los cuchillos. No debe haber ninguna otra cuchara que no sea la de sopa junto a los cuchillos. En una cena formal el caf se sirve en tazas pequeas y las cucharitas tambin pequeas, quedan en los platos al lado del asa de las tacitas. Si se usan enjuagues, deben ser llevados a la mesa con la bandeja de frutas antes de ser tomados otros tipos de postres. En la mesas de este tipo los saleros y recipientes de mostaza u otra salsa quedan junto a cada plato o al lado de las copas, una para cada dos comensales.

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La cristalera debe presentarse siempre bien combinada. Las copas para vino ya sean grandes o pequeas irn de acuerdo con la cantidad de bebida. En estas cenas nunca se sirve cerveza. Se irn combinando de acuerdo al servicio o pueden quedar hasta la sobremesa si son de vino, hasta que se sirva el t o el caf. Tambin puede servirse exclusivamente champaa. Cuando la mesa formal sea para un banquete en casa no se presentan cigarrillos ni ceniceros durante la comida. Las pipas y los puros pueden fumarse con el caf pero es mejor que se fumen cigarrillos. La Cristalera En otras pocas, en todas las casas haba un juego de cristal a veces se heredaba de generacin en generacin, se cuidaba mucho y se usaba slo en las grandes ocasiones. Actualmente las amas de casa deben ser ms prcticas y en caso de tener que comprar estos juegos, pueden ser reemplazados por el vidrio que actualmente se talla a mano y con tanta delicadeza como el cristal. Hay en venta en nuestro pas variadas y bonitas colecciones de ese gnero. Se considera que con una docena de copas de diversos tamaos, una docena de vasos para whisky, coac, refresco, champn, vinos, cerveza, etc., completa las copas indispensables para tener una mesa en cualquier oportunidad. Otras Formas de Comida (Buffet) Generalmente, en horario nocturno se acostumbra servir una comida que puede ser para una reunin en la casa, un espectculo pblico, reuniones sociales, etctera, se trata del Buffet, el cual consiste en servir de una vez todos los platos y donde los convidados se sirven por s mismos. Esta comida es siempre informal. Hay distintas maneras de presentarlo: los visitantes pueden estar de pi en las grandes recepciones; cuando son menos numerosos sentados a una gran mesa o tambin en mesas pequeas de cuatro o seis invitados. El buffet volante es aquel en el que cada invitado sirve su plato a su gusto,
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tomando las preparaciones de las fuentes colocadas en la mesa en el centro de la habitacin y tambin en el aparador, sentndose despus en el sitio que elija. Es una forma muy americana que todo lo simplifica cuando en la casa no hay sirvientes. Los platos grandes y pequeos, cubiertos, copas, vasos, servilletas, etc., pueden estar en pequeas pilas sobre la mesa grande y cada invitado tomar lo que quiera y necesite. El caf y las bebidas sern servidos por la duea de la casa. Se presenta una mesa redonda tendida para buffet en la casa que puede ser en el interior o en el jardn. La mesa redonda queda muy vistosa y elegante cuando la vajilla se coloca partiendo desde el centro. Sin embargo, es comn que el buffet sea una mesa ovalada, en cuyo caso la disposicin de la vajilla no se ajusta a unas reglas fijas, sino que puede tomar formas caprichosas, segn el gusto y la imaginacin de la anfitriona. Un buffet no debe recargarse con adornos. Se pueden usar mesitas auxiliares cuando la principal no sea suficientemente grande. Por lo general las mesas para este tipo de comida son ms simplificadas que otras; en lugar de colocarse la vajilla en lugares determinados, los platos y cubiertos son arreglados de manera que cada uno pueda servirse solo sin auxilio de mozos o sirvientes. Algunas veces estas mesas se colocan contra una pared. Cuando se coloca la vajilla, se pueden formar figuras caprichosas, colocando copas en distintos grupos, platillos en distintos lugares, as como la jarra de agua y las botellas, agregando platillos con bocaditos y golosinas que son deliciosos y resultan muy agradables a la vista y al paladar. El caf siempre ser servido por la duea de la casa o por los propios invitados. Para esto se acercan a la mesa en su momento, bandejas con todo lo necesario para un servicio de caf. Las maneras de conducirse en la mesa revelan muchas veces el nivel cultural y social de una persona. No es tan fcil ni tan complicado usar normas correctas en forma natural y refinada y sobre todo sin afectacin en toda circunstancia. Una actitud equivocada puede a veces afectar el concepto y comprometer el xito social.
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Es importante conocer las cosas fundamentales acerca del comportamiento que debe usarse en cada ocasin. Uso de los Cubiertos Los cuchillos y los tenedores pueden ser usados a la manera norteamericana o continental, pero se ha generalizado hoy una combinacin de los dos sistemas, que es muy adecuada. De cualquier manera cuando no es necesario cortar el alimento, el tenedor se usa con la mano derecha. Los norteamericanos acostumbran a cortar toda la comida, dejar enseguida el cuchillo y tomar el tenedor y usarlo. Cuando se usan los dos cubiertos, el tenedor se utiliza con la mano izquierda y se mantiene en ella. En Europa el alimento es empujado levemente por el cuchillo hacia el tenedor estando ste ltimo en la mano izquierda. Cuando se est comiendo, se debe tener buen cuidado de no tomar lquido con la boca llena y sin antes limpiarla con la servilleta. Los cubiertos deben cambiar entre plato y plato, nicamente cuando los comensales los crucen sobre los platos. El Uso de la Servilleta Las servilletas en la mesa estn dobladas en los platos o a la izquierda de los tenedores. Cuando se sientan, los invitados colocan sus servilletas en el regazo, completamente abiertas si son grandes y por la mitad si son regulares. Los comensales esperan hasta que la duea coloque su servilleta. A los nios se les coloca la servilleta alrededor del cuello para evitar que ensucien la ropa. Nunca se debe doblar de nuevo la servilleta despus de usada, al terminar de comer se coloca descuidadamente a la derecha del plato. En la poca actual se usan mucho las servilletas de papel, porque son en realidad bastante prcticas y, una vez utilizadas, se tiran. Los anillos para servilleta de metal o de plstico son nada ms que para los miembros de la familia. 119

A un husped se le debe poner servilleta limpia y doblada cuando se le invita a comer. Hay muchas maneras de doblar las servilletas, pero las ms simples son las preferidas actualmente. Quedan bien en tringulo o en forma rectangular con monogramas o bordados a la vista.

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UNIDAD VII ORGANIZAR EVENTOS EVENTO ESPECIAL


A los fines del presente material, se define Evento Especial como todo acontecimiento programado sujeto a la aplicacin de una metodologa adecuada, con la utilizacin de tcnicas especficas, el cual persigue una finalidad determinada. Por tanto, un evento especial es un acontecimiento que se prev, se planifica y se organiza para que ocurra, pero en condiciones determinadas donde lo ms importante se refleja en la imagen y calidad que del mismo perciben los participantes. Para entender su definicin es necesario identificar sus principales caractersticas, las cuales se resumen en las siguientes: Reunin de grupos de individuos con intereses comunes. Satisfacen necesidades colectivas Generan altos niveles de comunicacin Favorecen el intercambio social Implican el trabajo conjunto, til y productivo. Contribuyen a difundir y mejorar el conocimiento.

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Estructura de un Evento
Un evento posee una estructura determinada que durante su realizacin se debe controlar. Dicha estructura abarca tres fases: aperturar, referida a la instalacin o inauguracin; desarrollo, cumplimiento del programa y cierre que est relacionado con la clausura del evento. Acompaantes

Clasificacin de los Eventos


Los eventos atienden a la siguiente clasificacin De Acuerdo con la Naturaleza del Evento Culturales Deportivos Polticos Sociales Educativos Cientficos Comerciales Tecnolgico Recreativos Mixto De Acuerdo con el Grado de Exclusividad Pblicos Privados De Acuerdo con el Alcance y Magnitud del Mismo Mundial Internacional Nacional Regional Municipal De Acuerdo con el Criterio Econmico Autofinanciable Subsidiado De Acuerdo con la Tcnica utilizada y el Tratamiento de la Informacin Congresos Convenciones
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Ferias y exposiciones Talleres Foros Seminarios Simposios Jornadas Asambleas Conferencias Panel Reuniones

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Semanas y das especiales Aniversarios Inauguraciones

Diferencia de los Eventos segn la Tcnica y Procedimiento utilizado


CONGRESO Reunin que fusiona las experiencias y opiniones de un grupo de personas calificadas en una esfera determinada, o entre un grupo que busca analizar un problema, basndose en la informacin proporcionada por conductores competentes. Se organiza con base en los intereses, necesidades y problemas de los participantes (no de los organizadores); se concretan decisiones y compromisos a llevarse a cabo. CONVENCIN Acontecimiento que es organizado para congregar a un grupo de personas calificadas como delegados, los cuales toman decisiones y definen polticas vinculadas preferentemente con un rea, grupo de profesionales, gremio, sindicato, asociacin o una organizacin determinada. La participacin implica una representatividad en la persona que asiste, por tanto ella posee voz y voto para decidir. Sus decisiones pueden delinear actuaciones y comportamientos ideolgicos o procedimentales futuros. Puede utilizarse para establecer nuevos rumbos, fijar posiciones y elegir autoridades. En las Convenciones se pueden trazar objetivos relacionados con el mejoramiento de tcnicas y la capacitacin de los individuos pertenecientes a una organizacin especfica.

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EXPOSICIN Es una manifestacin que tiene por objeto inventariar los medios de que dispone la actividad humana para satisfacer las necesidades de una civilizacin, poniendo de relieve los progresos realizados a partir de una poca determinada, que se toma como trmino de comparacin, asegurando una presentacin racional. Las exposiciones se distinguen de las ferias por la ausencia, por lo menos como objetivo inmediato, de transacciones comerciales. La exposicin implica la muestra de obras del hombre, evento de cierta magnitud y prolongada duracin, realizada en sede fija o variable. FERIA Es una muestra comercial donde se encuentran vendedores y compradores en un lugar y fecha prefijados. Son manifestaciones sociales que tienen por objeto mostrar productos y/o servicios directamente a los interesados con el fin de establecer, consolidar y extender contactos comerciales. Puede implicar muestras cclicas y duracin constante. Los industriales, comerciantes o exportadores exhiben sus productos mediante tales eventos. JORNADA Serie de reuniones concebidas para impartir instrucciones e informaciones especficas en sectores particulares de trabajo o para diagnosticar reas concretas. Generalmente, se programan para ser realizadas en varios das. No obstante se puede realizar en un da dependiendo de la complejidad del tema a tratar y del nmero de personas participantes. Las jornadas tambin pueden tener carcter de reunin tcnica-cientfica para presentar informacin relevante sobre tcnicas, investigaciones y mtodos en rea profesionales.

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FORO Acontecimiento programado que posibilita la participacin de todos los presentes en un reunin organizada para tratar o debatir un tema o problema determinado. Suele realizarse a continuacin de una actividad de inters general observada por el auditorio. TALLER Reunin de 10 a 30 personas que permite la interaccin en lapsos cortos para trabajos de relativa intensidad. (Tiene una duracin mxima de cuarenta horas) El taller generalmente se aplica a situaciones donde se desea debatir un tema a profundidad, explicar tcnicas especficas o desarrollar habilidades y destrezas en los participantes. SEMINARIO Evento que se utiliza para analizar o profundizar en temas tratados en estudios o investigaciones de relevancia. Su duracin oscila entre 1 a 3 das y su desarrollo gira alrededor de un experto (o varios) quien (quienes) suministrar (n) informacin tcnica o especializada a un nmero determinado de personas. El nmero de personas convenientes para un seminario es de 20, no obstante pueden existir eventos que se realicen con 80 personas dado lo importante del tema y lo difcil que es conseguir al expositor. SIMPOSIO Es un evento que tiene por objeto la presentacin sistemtica y desglosada de un tpico por varios especialistas, los cuales abordan diferentes aspectos o enfoques

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vinculados al mismo. Se usa para analizar nuevos avances, metodologa y resultados de investigaciones. No permite la estructuracin de mesas de trabajo ya que es un evento informativo-formativo exclusivamente dirigido a tal fin. CONFERENCIA Evento que gira alrededor de una exposicin en forma oral sobre un rea temtica especfica o general desarrollada por un profesional, experto, acadmico, poltico, etc., con alto dominio de la informacin que se trate. No implica la interaccin con el pblico. En algunas ocasiones, luego de conferencias se abre una sesin corta de preguntas-respuestas. ASAMBLEAS Reunin que permite mantener a la gente informada y confirmar compromisos con respecto a una serie de actividades que le son propias, por pertenecer a un ente, organizacin o grupo definido. OTROS EVENTOS Das y semanas especiales Festivales Salones de arte Reconocimientos Concursos Reunin de Gabinetes Ccteles

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Almuerzos / cenas de gala Ceremonias militares, religiosas, diplomticas Bautizos de publicaciones Presentaciones musicales / culturales Ruedas de negocios

PROCESO LOGSTICO EN LOS EVENTOS OG


ETAPA DE EJECUCIN DE UN EVENTO En esta etapa es cuando se pone en prctica todo lo planificado y la organizacin diseada ejerce sus funciones para cumplir eficientemente con las actividades programadas para el evento. Llevar a la prctica lo planificado no es sencillo, requiere de entrega del comit organizador a sus actividades. Adems, el xito del evento depende de que se respete la divisin de funciones y se apoye en lo posible a los dems. Cada uno de los miembros del comit organizador debe conocer perfectamente sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad. La primera impresin que tienen los participantes sobre la organizacin del evento es un momento fundamental. Desde que se inicia un evento todos los elementos son importantes. LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR UN EVENTO

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Esta lista de seguimiento o chequeo (Cotejo), tiene como propsito que no se olvide ningn detalle en la planificacin, organizacin y realizacin del evento. Siempre es til tener una lista de seguimiento que incluya todas las necesidades y pormenores que hemos mencionado, como las funciones y acciones de cada una de las coordinaciones que forman el comit organizador. La lista que se presenta, se debe adaptar dependiendo del tipo y magnitud de cada evento. El tiempo de anticipacin para empezar la organizacin de un evento nacional o internacional, depender de la magnitud y complejidad de ste. Con base en las acciones que a continuacin se numeran, hay que definir una ruta crtica para cada evento en particular, con el objetivo de proyectar el camino ms corto para lograr las metas planificadas. Es necesario elaborar una matriz en donde se pueda ver la interrelacin de todas las acciones; hay muchas que dependen de la realizacin de otras, algunas son simultneas o estn ligadas en diferentes aspectos. A continuacin se presenta una lista con un orden lgico de la realizacin de un evento. Definicin de objetivo, estructura de organizacin y fecha:

Definir Objetivos Polticas Estructura Orgnica Comit organizador - Definicin de temtica y elaboracin de convocatoria y reglamentos: Seleccionar la temtica general del evento Seleccionar la temtica de las mesas de trabajo Elaborar y publicar la convocatoria Elaborar el reglamento general Fuentes de ingresos y financiamiento: Definir el monto de las cuotas de inscripcin Confirmar patrocinios Confirmar donativos
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Definir el precio de venta de los mdulos (en exposiciones) Otros ingresos Pronstico de ingresos por venta Definicin de la sede: Definicin de la ciudad sede Seleccin de lugares (centros de convenciones, hoteles, etc.) Visitas para inspeccionar las instalaciones Verificar el potencial de la sede para dar servicios de calidad a los participantes Definicin de tarifas y descuentos de los arrendamientos, servicios, equipos y productos que se requieren Seleccin de hoteles de apoyo Definicin, confirmacin y contratacin de lugares Entrega de anticipos Obtencin de permisos y licencias Seleccin de recursos materiales y cotizaciones a proveedores: servicios generales, solicitud de

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Seleccin de proveedores Seleccin de materiales adecuados Solicitar varias cotizaciones Comparar condiciones Definicin de proveedores Elaborar pedidos Programar fecha de entrega Determinar posibles patrocinadores: Alimentos Materiales Eventos sociales y culturales Espectculos y animacin Hospedaje y alquiler de salones Instalaciones Definicin y Elaboracin de presupuestos:

Cotizacin de los lugares, servicios y materiales que se requieran Presupuesto de la coordinacin general Presupuesto de comercializacin y difusin Presupuesto de operacin Presupuesto de relaciones pblicas Presupuesto de apoyo tcnico Presupuesto de organizacin

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Presupuesto de la exposicin Definicin y elaboracin de programas: Programa general de trabajo Programa de actividades sociales Programa de actividades para acompaantes Programa de difusin Programa de actividades especiales Determinacin del nmero de participantes e invitados: Determinar nmero aproximado de participantes Determinar los invitados especiales Elaborar el directorio de posibles participantes por persona, empresa o agrupacin Ponentes magistrales y de mesa de trabajo:

Determinar los ponentes magistrales y los ponentes de mesa Distribuir cartas informativas e invitaciones Recepcin de confirmacin de expositores Planificacin del alojamiento:

Definir nmero de habitaciones necesarias por hotel Nmero de personas por cuarto Definir lugar y forma de hospedaje del comit organizador Definir lugar y forma de hospedaje de los expositores Coordinar con el personal del hotel para definir la operacin del primer da de registro y asignacin de habitaciones Estrategia de difusin en los medios de comunicacin:

Elaboracin del anteproyecto del spot (pautas) de radio, televisin y cine Presentacin a los organizadores Autorizacin de los spots Elaboracin de los spots Entrega de spots a las estaciones de radio y televisin Definicin y contratacin de tiempo en radio, televisin y cine Programa de entrevistas en radio y televisin Diseo de las inserciones para prensa y revistas Programa de inserciones en prensa escrita
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Programa de inserciones en revistas especializadas Entrega de desplegados a peridicos y revistas Mandar boletines de prensa Difusin a travs de correo directo y publicidad impresa:

Rotulacin de sobres para el envo de correspondencia Distribucin de carteles Envo de cartas informativas y publicidad del evento Envo de invitaciones al evento a posibles participantes Entrega de invitaciones a posibles ponentes magistrales Entrega de invitaciones a posibles ponentes de mesa de trabajo - Invitacin de representantes de los medios: Seleccin de reporteros Contratacin de reporteros Invitacin a la prensa Radio Televisin Organizar ruedas de prensa, antes, durante y despus del evento Diseo y elaboracin de impresos y materiales: Determinar el diseo del logotipo, lema Determinar la cantidad y calidad de cada uno de los impresos necesarios Carpetas Carteles Diplomas Folders (maletn) Folletos promocionales Gafetes (Portadistintivo) Hojas de registros Hojas membreteadas Invitaciones Papelera en general Personificadores (Triedros/identificadores)
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Recibos Mantas (textos) Sealizacin Materiales Auxiliares Obsequios Reconocimientos en vidrios, piel etc. Colocacin de carteles en sitios estratgicos

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Envo de invitaciones, folletos promocionales, boletines informativos Determinar el personal necesario para el buen desarrollo del evento: Choferes Edecanes(vestuario) Fotgrafos Intrpretes Maestros de ceremonias Mansajera Operadores Secretarias Seguridad Servicios mdicos Traductores Otros Reclutamiento, seleccin y capacitacin del personal necesario para el desarrollo del evento: Definir medios de reclutamiento Hacer una descripcin de puestos y perfiles Definir criterios para la seleccin del personal Capacitar especficamente sobre el evento Preparacin del comit organizador y personal de apoyo:

Definir objetivos Polticas de trabajo

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Proporcionar la descripcin de responsabilidades Establecer procedimientos Dar a conocer los programas generales Determinar el material de trabajo necesario para el desarrollo del evento:

Alfileres Blocks Carpetas Ceniceros Cinta adhesivas Clips Cubiertas de mesa(pao) Diplomas Flders Folletos Gafetes Grapas Jarras Lpices Ligas Pancarta para la inauguracin del evento Manteles Obsequios Papel blanco de varias medidas Plumas Posters Recibos Sealizaciones

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Tarjetas de varias medidas Tijeras Uniformes Vasos Velas Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento:

Automviles Botiqun mdicos para primeros auxilios Cables de extensin y contactos mltiples Cmaras de fotos y videos Camionetas y camiones de pasaje y carga Computadoras PC e impresoras Dictfonos Equipos de sonido Equipo de traduccin simultnea Fax Fotocopiadoras Fusiles de diferentes medidas Grabadoras Linternas Mquinas de escribir Micrfonos Pantallas de acuerdo al tamao requerido Pizarrones informativos Proyector de transparencias Radios de Comunicacin Retroproyector de acetatos

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Rotafolios Sistema cerrado de televisin Video Bean Data Show Telfonos celulares Telfonos Televisores Videocaseteras Determinar los servicios necesarios para el desarrollo del evento:

Alimentos (salones, mens y mesoneros) Bebidas calientes, fras, bocadillos y galletas Compaginado Engargolado Espectculos Fotocopiado Fotografa Seguros Vdeo Recepcin de cuotas y conformacin de asistencia:

Elaborar listas y hacer registro de participantes y cuotas Inscribir a los participantes y a sus acompaantes Recepcin de ponencias:

Inscribir a los ponentes aceptados

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Recibir las ponencias Analizar, clasificar y evaluar ponencias Elaborar y mandar cartas de aceptacin rechazo a ponentes Distribuir las ponencias por temas y mesas de trabajo Fotocopiar ponencias Organizacin de las mesas de trabajo:

Determinar nmero de mesas de trabajo Determinar nmero de ponencias por mesa de trabajo Designar funcionarios y suplentes por mesa de trabajo Coordinar los materiales de trabajo Confirmacin final de participantes y ponentes:

Confirmar participantes Confirmar invitados especiales Confirmar ponentes magistrales Confirmar ponentes por mesa Confirmar funcionarios por mesa Confirmar medios de comunicacin Elaborar directorios Contratacin y distribucin de transporte:

Elaborar un plan de distribucin y traslado del transporte Seleccionar transporte de pasaje y de carga Contratar el transporte Asignar cantidad y nmero de transporte por lugar y recorrido

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Asignar participantes por transporte Distribucin de participantes por hoteles.

Distribucin de participantes por hotel Distribucin de habitaciones a participante, ponentes, invitados especiales y medios de comunicacin, segn inscripciones Asignacin de habitaciones para el comit organizador, edecanes y personal de seguridad y apoyo Instalacin de mdulos:

Mdulos de informacin Mesa de registro Mdulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo Mdulo para invitados especiales Mdulo para informacin sobre eventos sociales, culturales y especiales Mdulo de servicios Definir la ubicacin de los mdulos Definir responsables en cada mdulo de informacin y control Instalacin de centros de servicio:

Servicio mdico Sala de prensa Sala para ejecutivos Guardera Envo de los grupos de trabajo a los lugares sede:

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Organizacin del grupo Distribucin del grupo Asignacin a centros de control Ubicacin de lugares de trabajo Asignacin de actividades Colocacin y distribucin de materiales en los lugares sede:

Impresos Mantas Sealizacin Materiales Equipos Pizarrones informativos Jarras con agua Ceniceros suficientes Identificadores (distintivos) Lpices, gomas y marcadores Sillas y mesas suficientes Definir sistemas de control:

De acceso al evento Administrativo Financiero Lugares sede Transporte Hoteles

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Eventos Sociales Elaboracin de documentos:

Guiones para el maestro de ceremonias Boletines de prensa Creacin de mdulo de prensa:

Equipos y materiales para el mdulo Programacin e integracin de reportajes Seguimiento y control de entrevistas Conferencias de prensa Entrega de boletines de prensa Entrega de discursos y conclusiones Servicios generales Simulacro:

Definir la ubicacin fsica de los organizadores Hacer simulacros por cada actividad programada Definir alternativas de accin en caso de que la planificacin sufriera alguna desviacin Recorrido de supervisin:

Definir ruta y tiempo del recorrido Definir quienes asisten al recorrido Objetivos y procedimiento del recorrido

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Supervisin de auditorios y salones de trabajo:

Verificar contactos de encendido y apagado de luces Servicios de limpieza Letreros con los temas y nombres de los ponentes Supervisar el tipo de montaje, que haya suficiente ventilacin, luz y ausencia de ruidos en los salones Nombramiento de responsables por reas y actividades.

Recepcin y registro Hoteles y alojamiento Mesas de trabajo Ceremonias de inauguracin y clausura Transporte Desayunos, Almuerzos y cenas Servicios de refrigerios Informacin y medios de comunicacin Personal administrativo, de apoyo y protocolo Control y distribucin de materiales de trabajo Presidium Atencin de ponentes magistrales y de mesa Invitados especiales Informacin Asignacin y traslado a hoteles:

Asignar participantes en los transportes

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Asignar participantes en los hoteles Distribuir habitaciones Distribucin de hoteles y habitaciones a los participantes, ponentes, invitados y representantes de los medios de comunicacin: Asignar hoteles y habitaciones Asignar nmero de personas por cuarto Entregar habitaciones a ponentes magistrales, de mesa, invitados especiales, participantes y medios de comunicacin Entregar habitaciones para el comit organizador, protocolo y personal de apoyo Informar sobre la siguiente actividad Recepcin en mdulos de registro y centros de informacin y control:

Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las funciones del mdulo Instalar al personal responsable de cada mdulo Realizacin del cctel de bienvenida:

Definir local o saln Escenografa Programa del cctel Alimentos y bebidas Grupos musicales Espectculos Recepcin de participantes Palabras de bienvenida

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Realizacin de la inauguracin.

Definir lugar Escenografa Lista de invitados Distribucin del saln Programa de inauguracin Lista de invitados Distribucin del saln Programa de inauguracin Discursos Boletines de prensa Implantacin del programa general de actividades:

Ponencias magistrales Ponencias de mesa de trabajo Eventos sociales y culturales Ruedas de prensa Reuniones especiales Acompaantes Recopilacin de conclusiones.

Recopilar las conclusiones por cada mesa de trabajo Redactar las conclusiones generales del evento

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Mecanografiar e imprimir o fotocopiar las conclusiones Entregar a medios de comunicacin Clausura del evento:

Elaborar discurso de logros alcanzados y conclusiones del evento Entregar constancias de participacin Clausurar formalmente el evento Evento Social de clausura:

Definir local o saln Escenografa Programa del evento Alimentos y bebidas Grupos musicales Espectculos Recepcin de participantes Palabras de despedida Elaboracin de la memoria: Recopilar informacin y fotografa Aprobar diseo Hacer la impresin Coordinar la distribucin Traslado de hoteles a medios de transporte:

Distribuir el transporte para llevar a los participantes a los aeropuertos y terminales de transporte terrestre.

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FASES OPERATIVAS EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS Fases Operativas a Considerar en el Desarrollo de un Evento


Todo evento debe considerar fundamentalmente tres fases consideradas como bsicas: Pre-evento, Evento y Post-evento La Fase de evento tiene relacin directa con las funciones de previsin, planificacin, programacin, organizacin y por sobre todo coordinacin. Su explicacin se infiere del siguiente grfico:

PRE-VENTO

Previsin: Significa que el evento debe preverse y considerarse dentro de la realidad del mercado. Ello implica considerar las oportunidades que se pudieran presentar en distintos mbitos, reas y profesiones. Planificacin: se refiere a planear el evento conjuntamente con otros que pudieran generarse para el perodo considerado, tomando en cuenta eventos similares, mbito de accin, alcance, sectores y reas que involucra, tipo de participacin, entre otras variables. Programacin: se refiere a la determinacin de los aspectos y actividades especficas que se derivan del evento planeado.

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Organizacin : se refiere esta funcin al hecho concreto de lograr buscar y obtener los recursos humanos, tcnicos, materiales e insumos que se requieren para hacer realidad el evento programado

EVENTO
Esta fase se refiere a la ejecucin del evento planificado, ello implica la realizacin del conjunto de actividades consideradas segn los aspectos detectados en la fase de preevento y llevando a cabo el control de los recursos, la supervisin del personal y la direccionalidad de la imagen del evento.

POST-VENTO

La fase de post-evento se refiere a la evaluacin final y el cierre del evento. Su principal accin radica en la evaluacin de las variables organizativas, econmicas y financieras del evento as como la imagen y servicios ofrecidos.

Fase Operativa de Pre-Eventos


En Esta fase se consideran los lineamientos que se sealan a continuacin

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Determinacin de los objetivos, tipologa y nombre del evento. Definir fecha de realizacin, duracin, sede operativa, lugar de realizacin, tipo y cantidad de participantes, idioma oficial. Decidir, previo asesoramiento, el tpico y sub-temas del evento. Delimitar, previo anteproyecto del evento, la estructura organizativa del mismo. Designar los coordinadores de comisiones u otras instancias. Elaborar y distribuir toda comunicacin oficial del evento Determinar el mecanismo de reunin y control de grupo de trabajo Preparar un archivo particular para la clasificacin y control de la informacin del evento, segn las siguientes reas: Administracin General, Comunicaciones (Enviadas y recibidas), Publicidad, Participantes, Organizacin Tcnica, Finanzas, Programa, Formatos y planillas, Reglamentos, Invitados especiales, Secretara, Protocolo, Alimentos y Bebidas, Permisologa, Directorio, Otros. Aprobar el presupuesto del evento. Coordinar el trabajo integral de las comisiones. En la fase del Pre-Evento deben tomarse en cuenta tres elementos que permitan planificar la organizacin del evento entre ellos: CRONOGRAMA DE TRABAJO En la Fase del Pre-Evento cada participante deber, de acuerdo con los lineamientos generales establecidos determinar cules son los aspectos a considerar en la realizacin del evento seleccionado. Para ello deber escoger entre los siguientes: Administrativo / Organizativo Tcnico
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Protocolo Relaciones Publicas (Rr.Pp) Publicidad y Promocin Logstica Alimentos y Bebidas Actividades Sociales y Culturales Alojamiento Seguridad Transporte Secretaria Programa de Acompaantes Oficina de Prensa Exposiciones (Otros Eventos) Otros (Depender del Evento: Permisologa) Es preciso recordar que para cada evento, segn el tamao y nmero de participantes, se deber decidir que tan detalladas debern ser las actividades segn los aspectos seleccionados, sealando con claridad los recursos y cantidades a utilizar. Con base en las actividades determinadas y clasificadas segn aspectos a considerar deber elaborarse un cronograma segn el parmetro siguiente:

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Enumerar las actividades segn la prioridad de ejecucin Establecer fechas mnimas y mximas para su cumplimiento Establecer la relacin existente entre las actividades Disear un grfico de Gantt. Asignar cuotas de responsabilidad segn actividades. CRONOGRAMA NOMBRE DEL EVENTO ASPECTOS FECHA DE REALIZACION ACTIVIDADES MESES ENE FEB MAR 1 1 3 2 15 28 3 25 5 0

PLAN DE ACCIN Cada responsable de realizar las actividades que le fueron asignadas debe elaborar un plan de accin; instrumento que contempla el conjunto de acciones que deber ejecutar el responsable de alguna actividad o actividades para el cumplimiento de los objetivos que se infieren del evento. Este plan de accin se constituye en la herramienta que permite evaluar de manera operativa, rpida y eficiente el grado de cumplimiento y avance de las actividades.

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La importancia del mencionado plan radica en que constituye la herramienta que aplicada correctamente garantiza la puesta en ejecucin del evento, en el se deben considerar los siguientes aspectos: Las actividades Su secuencia de aplicacin o desarrollo El lugar de aplicacin La duracin Los recursos que deben preverse La supervisin de la actividad Las condiciones para su inicio Las pautas para su culminacin Actividades: implica el conjunto de acciones a seguir para lograr la actividad o actividades. Costo: se refiere al costo que implica su desarrollo Tiempo: se refiere al tiempo mnimo y mximo para su cumplimiento

Elaboracin de un Plan de Accin


A continuacin se seala el procedimiento para elaborar un Plan de Accin: Determine el rea de accin que le corresponde: Ceremonial y Protocolo, Alimentos y Bebidas, Secretara, Logstica, etc. Determine las funciones que le son asignadas segn el rea en cuestin Especifique el conjunto de actividades que deber desarrollar para cumplir con la funcin asignada. Cada actividad deber ser desarrollada en trminos de acciones o tareas, para lo cual Ud. deber considerar:

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Accin a desarrollar mbito de aplicacin Duracin Recursos a utilizar Condiciones mnimas a considerar Responsable Elaborar un cronograma de trabajo que permita el seguimiento y el control INSTRUMENTOS DE CONTROL DE EVENTOS Definicin: los instrumentos de control constituyen herramientas sencillas que permiten darle seguimiento a las actividades, tareas y acciones vinculantes a una determinada rea o funcin previamente definida permiten registrar datos, indicadores o hechos que luego son evaluados y corregidos, de ser necesario. Los instrumentos de control permiten justificar la implantacin de correctivos de manera objetiva y no subjetiva, a criterio del evaluador. Los principales tipos de instrumentos de control son: las listas de cotejos, las encuestas y entrevistas, observaciones directas y la programacin controlada.

Fase Operativa de Eventos


La fase de Evento significa la fase de ejecucin del proyecto elaborado. Implica poner en prctica el conjunto de actividades que previamente fueron consideradas. Su importancia radica en que es el momento de que lo planificado y lo ejecutado coincidan en trminos de las exigencias planteadas por el cliente. Esta fase garantiza la imagen de la organizacin y calidad del evento. No controla el

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cumplimiento cabal de los servicios y actividades, significa la prdida de un cliente y posiblemente la salida a corto plazo del mercado. En esta fase se llevan a cabo las siguientes acciones:
Supervisin, antes y despus del da del evento, del local para verificar su

limpieza y condiciones de uso del equipo y medios a utilizar. Recibimiento de los participantes e invitados especiales Registro de participantes y/o invitados especiales. Revisin del sistema general de informacin Supervisin de los equipos de sonido y medios audiovisuales en operacin. Supervisin del equipo de anfitrionas y personal de apoyo Supervisin de los horarios de comidas Supervisin del procedimiento de suministro de informacin personalizada. Dotacin permanente de recursos y suministros varios, de ser requeridos. SUPERVISION Y CONTROL Cuando se organiza un evento es importante mantener la supervisin y control del mismo para garantizar el cumplimiento de los servicios y actividades que fueron programadas para el evento en cuestin. Para ello, el personal que tiene responsabilidad en el desarrollo del evento debe estar atento a todo lo concerniente a su puesta en prctica y controlar aspectos tales como:
Condiciones mnimas de

operacin Condiciones adecuadas de los equipos Materiales y suministros a disposicin


Recursos humanos en sus lugares de trabajo y con amplio dominio

de sus acciones, equipos y recursos.


Normas y pautas de seguridad, atencin, eficiencia en el suministro

de los servicios
Imagen del evento

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Las principales etapas del proceso de supervisin y control son las siguientes: Determinacin de los principales puntos crticos a controlar Determinar momentos de supervisin y control Establecimiento de correctivos Atencin de emergencia

Fase Operativa de Post-Eventos


Consiste en evaluar los resultados del evento organizado una vez que este ha culminado. Una vez culminado el evento, a travs de esta fase se acometen las siguientes acciones:
Redactar y enviar las comunicaciones de agradecimientos. Reproducir el material que no fue distribuido y hacerlo llegar a los

participantes. Evaluar el evento desde todas sus variables. Ensamblar el expediente del evento. Cancelar los compromisos econmicos adquiridos.

Otros. Esta fase es de suma importancia ya que permite detectar posibles fallas una vez cotejadas las actividades planificadas con los resultados obtenidos, pudindose hacer los correctivos a que hubiese lugar en eventos futuros.

Tcnicas de Redaccin de Informe


A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de accin ejecutados, se utiliza la tcnica de redaccin de informes la cual representa en el procedimiento a seguir por parte del personal para reportar e informar sobre los resultados de su asignacin y lograr registrar tcnicamente lo acontecido antes, durante y despus de la realizacin de un evento. Esta tcnica permite presentar informacin objetiva que sirve a la Gerencia para la toma de decisin posterior.
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Todo informe debe contener los siguientes elementos: Indice Presentacin o introduccin Plan de accin Cronograma Herramientas utilizadas. Principales logros Problemas observados Observaciones a la Gerencia Conclusiones y Recomendaciones Soportes y anexos.

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