MUNICIPIO DE CALIMA EL DARIÉN-

VALLE INSTITUCIÓN EDUCATIVA SIMÓN CÓDIGO GA

BOLÍVAR C
Resolución de Aprobación 2243 29 de Octubre de -
2002 0
0574 10 de Febrero de 2015 1
00641 14 de Marzo de 2016
NIT. 805000081-7 VERSIÓ 2
N
GUÍA DE TRABAJO EN CASA 1
PÁGINA

TALLER SEMANA
1

CUESTIONARIO:

1. ¿Qué es un evento?

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición,
una convención, entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la
carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas

2. ¿Cuáles son las fases de un evento y explicar cada una?

Para llevar a cabo adecuadamente un evento, se sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes
actividades a desarrollar, ya que nos permitirá coordinar de manera organizada las tácticas establecidas y
mantener un mayor control dentro del seguimiento.
Las cuatro fases para la organización de un evento son:
· Planeación de un Evento 
En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la
audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una
calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia.Se designarán
los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes
actividades por realizar
· Pre - Evento 
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la
mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden
la estrategia de comunicación de éste.
· Durante el Evento 
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase
del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su
realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su
calendarización y al checklist del evento.
Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar
que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.
· Post - Evento
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes: 
1) Las actividades de seguimiento y 
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.

3. ¿Qué se debe tener en cuenta para llevar a cabo la organización de un

evento?

La organización de un evento es la presupuestación, el armado de cronogramas, la selección y reserva

del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la
supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral,
entre otros.
La visión de cualquier evento puede centrarse en garantizar un impacto global positivo, acorde a la
planeación seguida, y asumiendo cada evento como un espacio de comunicación integral, donde se
conjugan diversas técnicas, métodos, estilos y herramientas puestas en función de establecer una
satisfactoria comunicación entre los participantes, donde éstos puedan expresar confortablemente su
aporte y a su vez reciban de la mejor manera posible el legado de los restantes participantes.

4. ¿Cuáles pueden ser las principales causas del fracaso de un evento?

Pueden existir una serie de razones o motivos por los que un evento puede dar al traste con los objetivos
esperados por sus organizadores, tal es el caso de las siguientes situaciones:
• Lo ofrecido no satisface las expectativas creadas.
• Sobrecarga informativa (saturación fisiológica de los sistemas sensoriales en el público receptor).
• Inexistente o pobre planificación con un enfoque práctico.
• Asistencia disminuida con relación a lo planificado.
• Baja motivación de organizadores y asistentes.
• Objetivos difusos desde un inicio.
• Mala preparación y atención del personal.
• Incumplimientos (puntuales o reiterados) en los tiempos y espacios.
• Coexistencia de barreras que limitan la efectividad de la comunicación y desajustes reiterados por parte
de los organizadores.

5. ¿Qué es un evento de calidad y como se puede organizar?

El evento de calidad se puede organizar asi:

1. Imagen: como ya lo habíamos mencionado un evento deja clara un tipo de imagen mental en los
presentes sobre la empresa o la organización. Cuando un evento es realmente exitoso, entonces
ayudará al mejoramiento de la imagen de la empresa, pero si el evento es un fracaso, también
influirá pero de forma negativa en el concepto que tienen los otros sobre nosotros, lo que podría
ser una oportunidad para la competencia por ejemplo.

2. Satisfacción de los presentes: en muchos eventos, los asistentes son clientes, han pagado por un
espectáculo, por lo que las condiciones y el tipo de show deben estar a la altura de lo que los
clientes o los asistentes esperan ver o escuchar.

3. Consecución de objetivos: por muchas razones las personas crean eventos, bien sea para
promocionar su marca, para dar a conocer un nuevo producto, para ofrecer un servicio entre
muchas otras. Siempre hay un objetivo que se pretende lograr. Es por esta razón que la
planificación correcta de un buen evento, permitirá que podamos conseguir ese objetivo que nos
hemos planteado.

4. Otros eventos: si tenemos un evento que es un éxito por su organización, logística y localización,
entonces cuando realicemos otros podremos tener el mismo y hasta más apoyo del que ya
tuvimos. Sin embargo si tenemos un primer evento terrible, las personas no querrán volver a
tener una mala experiencia, siempre asociarán tus futuros eventos con el resto de ellos.

5. Promoción: de la buena planificación u organización de nuestros eventos podremos entonces

realizar el tipo de promoción que esperamos. Si los eventos son realmente un desastre no
podremos esperar que las personas confíen en nosotros como empresa, como artista u
organización. Para promocionar, para ser buenos y cumplir con los objetivos debemos hacer que
las personas confíen en nosotros y una buena forma es por medio del éxito de los eventos.

Estas son algunas buenas razones por las cuales debemos cuidar todos los detalles relacionados
con la organización de nuestros eventos.
 6. ¿Qué importancia tiene la clasificación de los eventos?

Se debe hacer énfasis en que todo evento, cualquiera que sea, es un suceso único. Es siempre positivo
trazarse una estrategia de realce hacia los elementos que hacen del evento en cuestión un fenómeno
irrepetible, portador de atractivos e intereses para los que tengan la oportunidad de asistir a él. Incluso en
los casos de eventos con participación virtual, resultan una mezcla de productos y servicios, en el
sentido del marketing, y como tal deben ser tratados según sus leyes.
Es significativo señalar que la planificación de un evento no termina hasta después que el mismo ha sido
oficialmente clausurado, pues durante la celebración del mismo e incluso en fechas posteriores a éste,
permanecen tareas que se deberán cumplir con eficiencia, eficacia y calidad, las cuales deben ser
planificadas y adecuadas tanto como sea posible.

7. Doy una conclusión acerca de la importancia del tema.

Este tema es de suma importancia ya que tiene mucho que ver con las empresas que nosotros como
estudiantes estamos formando; nos sirve para tener en cuenta como debe organizar el evento a la hora
de lazar nuestra empresa para que sea exitoso. Nos indica el paso a paso y que debe de hacer para que
los invitados salgan satisfechos y convencidos de que nuestra empresa es la mejor opción ya sea para
invertir o para ser nuestros clientes.

SEMANA 2

TALLER SEMANA
2
Hago un escrito de una página “tipo ensayo argumentativo” donde explique la importancia
del tema “organización de eventos”

La Organización de Eventos es una actividad en crecimiento que requiere para su implementación de

una óptima capacitación. Las empresas incluyen en sus presupuestos la inversión en eventos al mismo
nivel que la publicitaria. estos eventos son metodologías que como, la prensa, la promoción, el
marketing y la publicidad, propician negociaciones, incentivos, imagen de empresa entre otros objetivos
institucionales.

Estos eventos se presentan como oportunidades ideales para consolidar vínculos, fortalecer equipos de
trabajo, recompensar logros, presentar importantes cambios dentro de la empresa. Ya sea una pequeña,
mediana o gran empresa. También son acontecimientos con objetivos como: Promover la superación de
objetivos, motivar al personal, formar equipos con sentido de pertenencia, hacer anuncios y reconocer
trayectorias, agasajar, conmemorar aniversarios, dar a conocer nuevos productos, mejorar el rendimiento
laboral a partir de la mayor vinculación de sus empleados, incentivar a las fuerzas de ventas, entre otros,
estas reuniones se pueden realizan en las salas de las empresas o salones de hoteles y muchas veces estas
reuniones se hacen en otras ciudades.

Las empresas con los cambios y un mercado competente es importante que tomen medidas para
desarrollarse, La organización como parte del proceso administrativo es de suma importancia, ya que en
esta etapa es donde se realiza toda la parte de división del trabajo, La departamentalización, la
delimitación de actividades, estos son de suma importancia porque aquí es cuando ya se tienen lo
objetivos y metas a lograr, es momento de empezar a trabajar por ellas. La organización tiene sus formas
de realizar su función, Se apoya de sus estructuras y utiliza sus herramientas y técnicas sin sobre pasar
sus principios. Estas herramientas lo que hacen principalmente es hacer que el trabajo de un empleado
sea más eficiente y rápido, sin duplicar tareas ni responsabilidades.

Es  muy importante concientizarnos de todas estas actividades para el desarrollo y progreso de nuestra
empresa ya que todos estos eventos se hacen con el fin de hacer  lanzamiento de un nuevo producto,
marca o imagen corporativa; Presentación de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en
concreto; Motivación del personal de una compañía y estas ferias son unos de los eventos más
importantes ya que en estas se interactúa con diferentes medio, tipos de gente, diferentes empresarios
nacionales e internacionales, nuevos productos, nuevos negocios, puede aumentar la economía, se da a
conocer los eventos los productos, materias primas, servicios al público, etc

SEMANA 3

TALLER SEMANA
3

Después de leer el material suministrado por el docente, sobre ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS

SEMANA 4
 TALLER SEMANA 4

EVENTO LANZAMIENTO DE MARCA DE CALZADO

- Objetivo del evento

El producto nuevo que se desea introducir en el mercado consiste en unas zapatillas

deportivas que, al utilizarlas durante el ejercicio físico, masajea los puntos energéticos
del pie estimulando a los órganos que intervienen en el rendimiento físico

- Fecha del evento:

SEPTIEMBRE 9 DE 2020

- A que publico va dirigido

Grupo de jóvenes: Les gusta hacer ejercicio a nivel profesional
Grupo de individuos entre 20 y 50 años Practican deporte como Hobby
Grupo de media edad Practican deporte como Hobby

Número de invitados: 300 personas

- Lugar donde se va a llevar a cabo el evento

FINCA ALTA MIRA

Tarjeta de invitación:
- Se enviara tarjeta de invitación en físico para conformar la asistencia
- Publicidad, a través de qué medios va a dar a conocer el evento.
- Qué tipo de evento es SOCIAL
1. evento. Pre-evento
La empresa utiliza cuatro canales de distribución entre las que se encuentran:
tiendas de especialistas atléticas, tiendas de productos deportivos, factory outlet
stores y tiendas departamentales. Las tiendas más pequeñas tienen equipos de
ventas asignados a ellas con base en la región geográfica dentro de la que se
encuentran, La fuerza de ventas está organizada sobre todo por el canal de
distribución porque este es más receptivo a las necesidades y deseos de los
clientes. Una de las ventajas incluídas en los canales de distribución que se utiliza
es que aprovisiona a las empresas con ordenadores en los que instala programas
informáticos que ayudan al vendedor con las características de cada uno de los
productos, así como dónde encontrarlos; de esta forma fideliza tanto al distribuidor
como al consumidor.
Bendiciones y éxito en su Actividad.

La vida es una oportunidad, benefíciate de ella. La vida es belleza, admírala. La vida es un

sueño, alcánzalo. La vida es un desafío, enfréntalo, La vida es un juego, juégalo (Madre
Teresa de Calcuta)

Link de interés https://www.ecured.cu/Organizaci

%C3%B3n_de_eventos
https://www.cesae.es/blog/como-organizar-un-evento-ideas-fases-y-recomendaciones-
para-tener- exito
https://aulacm.com/organizacion-de-eventos-
conferencias/ https://letigrijo.com/como-organizar-
un-evento/
 MUNICIPIO DE CALIMA EL DARIÉN-
VALLE INSTITUCIÓN EDUCATIVA SIMÓN CÓDIGO GA
BOLÍVAR C
Resolución de Aprobación 2243 29 de Octubre de -
2002 0
0574 10 de Febrero de 2015 1
00641 14 de Marzo de 2016
NIT. 805000081-7 VERSIÓ 2
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GUÍA DE TRABAJO EN CASA 1
PÁGINA

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN LA GUIA

Fecha de entrega:

Nombre del alumno: BRAULIO VASQUEZ CRUZ

Materia: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Grado: 10-1

CRITERIOS EVALUACIÓN Cumple No observació

n
cumpl
e
Posee identificación completa del alumno y la
Asignatura, letra legible.
Respeta la estructura y el orden de los contenidos entregados
Entrega puntualmente los talleres
Taller semana 1
Respondió el cuestionario sobre “ORGANIZCION DE EVENTOS”
El trabajo está completo y con información pertinente.
El desarrollo del tema resulta claro.
Secuencia lógica de la información.
En general el trabajo presenta buena redacción, estructura adecuada y
limpieza.
Taller semana 2
Realizo el ensayo argumentativo “ORGANIZACIÓN DE VENTOS”
El trabajo está completo y con información pertinente.
El desarrollo del tema resulta claro.
Secuencia lógica de la información.
En general el trabajo presenta buena redacción, estructura adecuada y
limpieza.
Taller semana 3
Represento el tema “ORGANIZACIÓN DE EVENTOS” en la una de las
herramientas solicitada: comic, infografía, caricatura etc.
Taller semana 4
Llevo a cabo la realización del evento deportivo.
El trabajo está completo y con información pertinente.
El desarrollo del tema resulta claro.
Secuencia lógica de la información.
Se reflejan los tres momentos del evento: pre-evento, evento y post-
evento