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1.- El protocolo empresarial.

En la actualidad el protocolo ya no es un signo de distincin social ni expresin de


poder, ms bien se trata de algo que da sentido a las cosas que hacemos, es una
forma de organizar, y no es aquella etiqueta de los viejos tiempos.
El protocolo sirve para saber expresar lo que se quiere transmitir. Las empresas
saben muy bien que el protocolo forma parte de los negocios y stos tienen lugar
dentro de la empresa y fuera de ella.
No es lo mismo preparar el protocolo para una reunin de accionistas en las
instalaciones de la empresa que la presentacin de un nuevo servicio turstico en un
local externo acondicionado para ms de 100 personas.
Realmente, el protocolo empresarial abarca "todo" en los negocios. Desde el
saludo, la forma de dirigirse a otras personas, cmo vestir, cmo comportarse e
incluso, qu temas de conversacin sern tenidos en cuenta.
Reflexiona
Qu piensas t? Qu inters pueden tener las empresas cuando potencian sus
propias normas protocolarias?
Es la mejor frmula para potenciar su marca y fiabilidad. A travs de estas normas
reflejan la imagen que desean transmitir. Las empresas tursticas apuestan por esta
frmula debido a su caracterstica principal, la atencin al cliente.
El protocolo empresarial comprende todas aquellas normas que marca
la propia empresa conforme a su beneficio y usos sociales.
A diferencia del protocolo institucional donde existe una normativa que lo regula, el
protocolo empresarial establece las normas en base al criterio que cada empresa
considera oportuno. Estas normas no pueden "chocar" con las costumbres sociales.
Por ejemplo, hay empresas que tienen como norma regalar paraguas con el
logotipo corporativo a sus clientes. Sin embargo, en la cultura china es de muy mal
gusto este regalo, pues est relacionado con un augurio de mala suerte.
Por tanto, las empresas espaolas que negocien con empresas chinas no optarn por
tener este regalo como norma. Por lo menos cuando se trate de establecer relaciones
con clientes chinos.

1.1.- Objetivos y tipos de actos empresariales.


Puesto que el protocolo empresarial abarca todo en una empresa vamos a desglosar
ese "todo."
Empecemos por el protocolo que aplican ciertas entidades tursticas en los actos que
celebran.
Reflexiona
Los actos organizados por empresas tursticas pretenden conseguir diferentes
objetivos. Sera interminable citar uno a uno todos los objetivos, pues existe una
amplia variedad. Lo que todo profesional debe tener claro es que la organizacin del
acto empresarial gira, en todo momento, en torno a los objetivos que se
persiguen.

Los actos internos que celebran las organizaciones tursticas persiguen, entre otros,
los siguientes objetivos corporativos:

Promover la superacin de objetivos.


Motivar al personal.

Compartir informacin.

Formar al personal.

Sin embargo, cuando se trata de actos con participacin externa los objetivos ms
destacados son:

Objetivos comerciales.
Publicidad.

Intercambio de ideas.

Qu tipo de actos crees que celebran hoy en da las empresas tursticas?


Seguro que has pensado en actos sencillos que apenas requieren esfuerzo como, por
ejemplo, una reunin de trabajo... Pero, qu hay de aquellos actos que requieren de
una mayor complejidad en su preparacin?
Las empresas celebran distintos tipos de actos en funcin del objetivo que pretenden
conseguir con cada uno de ellos. Entre la diversidad de actos los podemos agrupar en
actos propios y actos ajenos.
Los actos propios son aquellos organizados por la propia empresa. Teniendo en
cuenta el lugar de celebracin de estos actos se clasifican a su ver en actos propios
internos o externos.
Los actos propios internos son aquellos que tienen lugar dentro de la empresa
pudiendo tener la participacin o no de personas ajenas a la empresa.
Los actos propios internos que no cuentan con participacin de personas ajenas a la
empresa tienen como objetivo fundamental velar por la comunicacin interna de la
empresa. Entre los principales actos propios internos sin participacin de terceros
destacan:

Junta General de accionistas.


Consejo de administracin.

Reuniones internas entre departamentos.

Videoconferencias.

Los actos propios internos que cuentan con participacin de personas ajenas a la
empresa tienen como objetivo fundamental entre otros velar por la imagen de la
empresa. Entre los principales actos propios internos con participacin de terceros
destacan:

Visitas de empresas o clientes.


Reuniones de negociacin.

Desayuno, comidas y cenas de trabajo dentro de la empresa.

Inauguraciones, aniversarios.

Presentacin de nuevos servicios.

Videoconferencias.

Los actos propios externos son organizados por la empresa pero fuera del mbito de
la misma. Pueden contar con la participacin o no de personas ajenas a la empresa.
Destacan:

Desayunos, comidas o cenas de trabajo fuera de la empresa.


Participacin en ferias.

Viajes de incentivos.

Homenajes.

Los actos empresariales ajenos son aquellos organizados por otra empresa o
institucin pero precisa de la participacin de algn miembro de la empresa. Se
pueden clasificar en dos grupos segn cuenten con o sin participacin directa de la
empresa.
Los que cuentan con participacin directa de la empresa son aquellos, en los que
organizados por otra entidad, la empresa tiene una presencia importante. Por ejemplo,
actos patrocinados por la empresa.
Los que no cuentan con una participacin directa de la empresa son aquellos, en los
que organizados por otra entidad, la empresa tiene presencia a travs de sus
representantes sin ocupar ningn papel protagonista, sino como un invitado ms. Por
ejemplo, invitacin a fiestas.
Quin crees que se encarga de organizar estos actos en una empresa turstica?
Generalmente, su organizacin recae sobre:

El propio equipo de protocolo de la empresa y la persona responsable.


Una empresa especializada contratada para la gestin del acto.

En ambos situaciones aplicar la imaginacin es fundamental para conseguir un


proyecto inicial acorde a las necesidades de la empresa y el presupuesto con el que
se cuenta.
La organizacin de determinados actos empresariales de cierta complejidad exige
mucho dinamismo, versatilidad, capacidad de adaptacin, recursos imaginativos para
hacer frente a situaciones difciles y mucha entrega... Pero, sobre todo, mucha
capacidad para que nada se escape.

1.3.- Los recursos necesarios.


Hasta ahora has aprendido que para dar forma al "caos" inicial sobre cmo organizar
un acto empresarial lo primero que deberas hacer, como responsable de su
organizacin, es obtener informacin sobre:

1. Qu tipo de acto es? Piensa por un momento que organizar un desayuno de


trabajo nada tiene que ver con lo que conllevara organizar la participacin de
tu empresa en una feria turstica.
2. Cul es su finalidad? Siempre se pretende conseguir ciertos resultados.
Sera un error pensar slo en resultados econmicos. Conseguir buenos
contactos para tu empresa a travs de estos actos sera un objetivo ms que
suculento, no crees?
3. Quines sern los asistentes? Imagina por un momento que participan
clientes chinos. Menos mal que existe Internet! Un solo "clic" y ya tienes
informacin sobre sus costumbres.
Pues bien, en base a esta informacin comenzaras a tomar decisiones, por ejemplo,
sobre qu recursos vas a precisar para el desarrollo del acto.
Pero como... "la pela es la pela" el presupuesto, aspecto en el que profundizaremos
ms adelante, tambin tendrs que tenerlo en cuenta. Ser el condicionante para
optar por unos recursos u otros.
Vamos a ir por pasos. Imagina que trabajas para una empresa turstica multinacional:
Qu recursos necesitaras para organizar una reunin que congregue a todos
sus comerciales?
Probablemente hayas pensado en unas instalaciones, determinado mobiliario, medios
audiovisuales, personal tcnico, etc. Desde luego, ests en lo cierto pero, sabras
agruparlos de forma que englobes todos los recursos?
Los recursos habituales que precisa la organizacin de un acto empresarial son:
Instalaciones.
Mobiliario.
Recursos tecnolgicos.
Recursos grficos.
Recursos humanos.
Recursos financieros.

Los principales recursos que se requieren para organizar un evento son instalaciones,
en espacios cerrados y/o abiertos. Las instalaciones pueden ser fijas y/o efmeras. Las
fijas son aquellas que no tienen posibilidad de ser transportadas a otro lugar para su
montaje, como es el caso de las instalaciones efmeras. El mobiliario habitual que
suele utilizarse en eventos son atriles, cordones separadores de ambientes, tarimas
elevadas, banderas, as como mesas y sillas. Entre los recursos tecnolgicos destacan
los medios audiovisuales como micrfonos, pantallas de proyeccin y materiales para
la iluminacin. Por ltimo, los recursos humanos hacen referencia al equipo
organizador, equipo tcnico, personal de restauracin, equipo de seguridad, etc.
La eleccin de los recursos debe ser muy cuidadosa por tu parte pues, aunque te
parezca increble llegan hasta el subconsciente de los participantes. Y si no te lo
crees...Lee lo que te proponemos a continuacin.

1.4.- El presupuesto del acto.


Cunto dinero piensas que cuesta organizar un acto empresarial?
Lo tienes claro, verdad? Todo depender del tipo de acto.
Si has pensado as... Enhorabuena! Ests ms cerca de conseguir tu propsito
laboral!
Pues como ya sabes hay actos sencillos que no suponen coste alguno para la
entidad. Un ejemplo claro son las reuniones entre departamentos que se celebran a
diario en la mayora de empresas tursticas.
Sin embargo, hay otros actos que por su envergadura generan cierto esfuerzo
econmico.
Reflexiona
Imagina por un momento lo que supondra el acto de inauguracin del barco de
cruceros ms grande del mundo organizado por una agencia de viajes mayorista.
Menudo coste puede suponer un tipo de acto como ste!, no crees? El amarre en el
puerto, las botellas de champn, el personal de servicio, y as un largo etctera.
Generalmente, el presupuesto de un acto se suele calcular tomando como referencia
el presupuesto de actos similares que la empresa haya celebrado ya en otras
ocasiones. Tan fcil cmo eso. A que no te lo esperabas?
Bueno en realidad no es tan fcil. Eso es slo una estimacin. Realmente, en base a
sto habra que realizar un estudio pormenorizado y detallado del coste que supone
todo lo que necesitaramos para el acto en s.
El documento que muestra cunto dinero se precisa para llevar a cabo un acto es el
presupuesto.
El presupuesto de un acto puede ser cerrado o abierto, es decir, con o sin lmites
econmicos para quien lo organice.
La financiacin es otra historia. Hay actos cuyo coste corre a cargo de la empresa que
lo promueve. Otros estn subvencionados parcial o totalmente por empresas e
instituciones que sacan algn beneficio con ello.
La frmula de los patrocinadores es muy extendida. Habitualmente, aportan los
materiales de forma gratuita, siempre y cuando, salga la publicidad de su empresa.
Este mtodo de esponsorizacin es muy rentable.
En general, el coste de un acto depende en gran medida de los servicios contratados
para el mismo. Este coste vara considerablemente en funcin de la empresa
proveedora de los servicios. Lo cierto es que cuanto menos intermediarios existan
menos costoso resultar el acto.
El presupuesto de un acto empresarial detalla de forma especfica:
Datos de la empresa que promueve el acto.
Datos de la empresa organizadora del acto.
Datos sobre el tipo de acto, fecha y lugar de celebracin.

Cuanta del coste de cada partida presupuestaria.


Valor total del coste del acto.

Anexo I.- Tabla para la propuesta presupuestaria de un acto.


Tabla para la propuesta presupuestaria de un acto.
PROPUESTA PRESUPUESTARIA
DCIMO ANIVERSARIO "CORPOTOURIST"
DA 20 DE ABRIL

EUROS
SEDE

Alquiler Sala Imperial Hotel Villaflor


Audiovisuales: pantallas, retroproyectores, micrfonos y
varios.
TOTAL PRESUPUESTO SEDE
RESTAURACIN
Almuerzo (50 personas)
Coffee-break (50 personas)
Cena Gala (50 personas)
TOTAL RESTAURACIN
RECURSOS HUMANOS
Tcnicos de sonido
Tcnicos de iluminacin
Tcnicos en Protocolo
TOTAL RECURSOS HUMANOS
DISEO, PUBLICIDAD E IMPRENTA

I.V.A

TOTAL

Tabla para la propuesta presupuestaria de un acto.


PROPUESTA PRESUPUESTARIA
Imagen corporativa y aplicaciones
Trpticos publicidad (70 unidades)
Diplomas (25 unidades)
Cartel informativov(70 unidades)
Imprevistos diseo e impresin
TOTAL DISEO, PUBLICIDAD E IMPRENTA
PGINA WEB
Diseo, creacin pgina web.
Mantenimiento pgina web.
Dominio pgina web.

TRANSPORTE
Autobuses transporte hotel-aeropuerto
TOTAL TRANSPORTE
TOTAL DE PRESUPUESTO

2.- El Manual protocolario y de comunicacin.


Puesto que el protocolo empresarial abarca "todo" en una empresa, los modales y
maneras de comportarse no iban a ser menos.
Sabas que la mayora de empresas tursticas recogen por escrito cmo deben
hablar, comportarse o incluso vestir sus empleados/as ?
Es una frmula muy utilizada para que todas las personas que trabajan en una
empresa acten homogneamente en los diferentes momentos en que estn
representando a la organizacin.
Estos criterios de actuacin han sido pensados y determinados por la Direccin de la
empresa como los mejores para proyectar los estndares de calidad que quieren
transmitir a su pblico.
Reflexiona

Por qu crees que las entidades tursticas se preocupan de que todos sus empleados
y empleadas acten de forma similar?
Todas las empresas y especialmente las organizaciones tursticas viven en una
constante competencia que les obliga a buscar la diferenciacin con el resto.
La diferenciacin debe verse representada en todos y cada uno de los aspectos
comunicacionales de una empresa. Desde el mensaje telefnico, la informacin que
transmite la directiva, la opinin de sus trabajadores etc.
Todas las empresas tursticas pueden llegar a copiar todo de su competencia. Desde
el servicio, las estrategias comerciales, hasta los recursos tecnolgicos.
Pero lo que no podrn copiar nunca es el estilo de una organizacin, de su gente,
la personalidad de la empresa.
La diferenciacin a travs de los recursos humanos es el mejor mtodo y,
tambin, el menos costoso.
De nada servira para una empresa turstica realizar importantes inversiones
comerciales si los empleados o empleadas que van a desarrollar esta actividad no
saben actuar para conseguirlo.
El manual protocolario y de comunicacin de una empresa recoge por escrito el
conjunto de normas, recomendaciones, metodologas y prcticas de cortesa que
facilitan las relaciones humanas dentro y fuera de la empresa.

2.1.- Diseo de un manual.


Qu incluiras en un manual de protocolo y comunicacin?
Ante todo debera recoger de forma clara y concisa las realidades cotidianas de la
empresa en cuestin.
Una situacin muy habitual en todas las organizaciones tursticas es, por ejemplo,
cmo atender las llamadas telefnicas.
Sabas que una mala atencin telefnica hace perder clientes?
Para que te hagas una idea, las normas que todo el personal debera saber y que
cualquier manual debera recoger estn relacionadas con estas situaciones:

Contestar rpidamente sin hacer esperar demasiado tiempo a la persona que


llama.
La respuesta debe ser educada y similar a Buenos das, le atiende... En qu
puedo ayudarle?

Tratar de usted a la persona que llame.

Utilizar un tono de voz moderado y vocalizar bien.

A que no es nada complicado? Quizs la complejidad sea incluir todas las


situaciones cotidianas sin que se nos escape nada.
Recuerda que el manual debe cuidar todos los detalles de forma armoniosa, sutil
y elegante para que realmente aporte resultados positivos en materia
econmica, de imagen y comunicacin.

Un manual protocolario y de comunicacin de una empresa turstica recoge


informacin bsica sobre:
1. Nombre de la empresa.
2. Filosofa de la empresa.
3. Normas de lenguaje escrito.
4. Normas de lenguaje verbal.
5. Normas de lenguaje no verbal.
6. Normas de comportamiento.
7. Normas de etiqueta.
8. Normas de atencin al cliente.

3.- El diseo de actos protocolarios empresariales.


Hasta ahora has aprendido que las normas protocolarias determinadas por una
entidad turstica y aplicada a cada actuacin marcan su diferencia.
Ahora aprenders cmo hacer visible la solucin al "caos" aplicando dichas normas
protocolarias.
Por si andas un poco despistado/a nos referimos al "caos" inicial que supone organizar
un acto empresarial.
Es importante que hayas captado la idea general pues ahora vamos a profundizar en
ello.
Vamos a hacer de ti un/a gran profesional en esta materia. Presta atencin a lo que te
vamos a comentar. Te servir en tu futuro trabajo para guiar tus acciones a la hora de
organizar actos para tu empresa.
Para poder ofrecerte una amplia visin del trabajo que implica organizar actos
protocolarios vamos a tomar como referencia un acto empresarial de cierta
envergadura.
As podrs diferenciar con mayor claridad las fases que conlleva la organizacin de un
acto y las funciones que desempearas en cada una de ellas.
No olvides que en actos sencillos la mayora de estas indicaciones se veran
reducidas considerablemente.
El proceso de creacin de un acto protocolario empresarial y su posterior puesta
en marcha implica las siguientes fases:
Fase de planificacin.
Fase de proyecto.
Fase de organizacin.
Fase de ejecucin.
Fase de valoracin.

3.1.- Fase de planificacin.


Te gustan los retos?
Vamos a suponer que trabajas para una de las mayores corporaciones tursticas de
nuestro pas.
Esta organizacin est compuesta por varias agencias de viajes, barcos de cruceros,
hoteles, empresas de alquiler de coches y hasta una compaa area.

Llega el dcimo aniversario de la empresa y la directiva ha decidido celebrarlo con un


acto en cada tipo de empresa. Imagnate! Sera demasiado congregar a todos en un
mismo acto!
Como responsable de protocolo te encargan la ardua tarea de organizar la celebracin
en la que asistir slo la directiva de esta corporacin. Felicidades! Eso significa que
confan en tu trabajo!
La oficina desde donde trabajas diariamente est en uno de los hoteles que esta
corporacin posee en el centro de tu ciudad. Instalaciones donde celebrarn el dcimo
aniversario de la corporacin con una exquisita cena de gala.
Reflexiona
Comenzamos a organizarnos? Qu normas protocolarias aplicars para el buen
desarrollo del acto?
Como ya sabes los profesionales en protocolo antes de idear un acto precisan saber
determinados puntos claves para tomar decisiones acertadas sobre cmo planificarlo.
Las principales funciones que el personal responsable de protocolo desempea
durante la fase de planificacin de un acto empresarial estn relacionadas con la
recopilacin de informacin sobre el acto en cuestin.
Una correcta planificacin de la organizacin de un acto garantiza el 90 por ciento de
su xito.
Durante la recopilacin de informacin sera conveniente que te informaras, entre otros
aspectos, al menos del:
Lugar de celebracin del acto: hoy juegas con ventaja porque conoces el hotel en el
que se celebra el aniversario. Pero para otra ocasin infrmate bien sobre las
dimensiones del lugar, si es un espacio abierto o cerrado, adems del tipo de montaje
de mesas que podras utilizar en dicho espacio.
Nmero de asistentes: as podrs organizar mejor la distribucin de la sala, de la
mesa presidencial e incluso de las mesas para la cena de gala.
Asistencia o no de acompaantes: es decir, si irn acompaados de sus parejas o de
algn cliente relevante.
Rango de los invitados/as: recuerda que ubicar correctamente a los invitados es
proyectar correctamente el cargo que ocupan en la empresa.
Recursos y servicios necesarios: Aunque este presupuesto sea abierto, trabajar con
una mentalidad econmica para que resulte lo menos costoso posible sin mermar la
calidad de lo que se quiere transmitir ser de agradecer por parte de tus jefes/as.

3.2.- Fase de proyecto.


Enhorabuena! Despus de varios das indagando ya has recopilado la informacin
necesaria para redactar una primera idea de cmo ser el aniversario.
Sabas que las empresas acostumbran a custodiar los documentos generados en la
organizacin de determinados actos?
Te lo decimos porque ojear entre los archivos de tu empresa te vendra fenomenal
para saber que se hizo el ao pasado para celebrar el noveno aniversario. Adems de
orientarte te servira de inspiracin.

Reflexiona
Cmo mostraras a tus jefes/as tus ideas sobre cmo va a ser este inolvidable
aniversario?
Elaborar un documento es la opcin utilizada por los profesionales en la organizacin
de actos empresariales.
El documento que el equipo de protocolo elabora para poder visualizar la forma
en la que se va a desarrollar un acto de especial envergadura para la empresa es
el programa.
La informacin que suministra el programa est relacionada con:

La relacin exacta de los recursos necesarios y su valoracin econmica.


Calendario y horarios de los diferentes actos que tengan lugar durante el
desarrollo del mismo. Nos referimos por ejemplo, a la hora en la que
comenzar el discurso de apertura, el tiempo destinado al mismo, cundo se
servir la cena o a qu hora tocar la orquesta.

Tipo de participacin y organizacin de los invitados/as: es decir, qu


personas hablarn en el discurso y en qu orden, qu personas ocuparn la
mesa presidencial o incluso, cmo distribuiremos a los comensales.

Alternativas resolutivas para imprevistos climatolgicos, tecnolgicos u


otras situaciones previsibles. Es lo que comnmente conocemos como "plan
b"

Debes saber que antes de realizar el programa, aspecto en el que profundizaremos


ms adelante, sera conveniente que realizaras un primer proyecto en formato
audiovisual que visualice tu propuesta y verifique si encaja perfectamente con lo
solicitado para el acto.
Te aconsejamos un formato tridimensional para hacer las presentaciones o cualquier
programa que te permita acercar y anticipar tu idea a la realidad.
Una vez aprobado el primer proyecto por tus superiores comenzaras a elaborar el
programa.

3.3.- Fase de organizacin.


Si no eres una persona organizada y realmente quieres tener xito profesional con lo
que haces, te aconsejamos que te pongas las pilas desde el minuto uno... La fase de
organizacin de un acto empresarial es generalmente la ms compleja.
Consiste en abastecerse de todos los recursos que en la fase de proyecto decidiste
con exactitud que iban a ser necesarios para la celebracin del aniversario.
Ahora tendrs que conseguirlos y algunos de ellos hasta montarlos...
Desde luego que no sers t como profesional de protocolo quien monte las mesas, el
escenario, el equipo de iluminacin, sonido, etc. Para ello, t y tu equipo de protocolo
os encargaris de contratar los tcnicos y operarios oportunos. Y recuerda siempre
trabajar con una mentalidad ahorrativa pero de calidad.
Lo que s tendrs que hacer es supervisar y coordinar durante esta
fase logstica que todo est a punto para la fecha prevista. Adems, es el
momento de organizar a tu equipo de protocolo. Toca repartir tareas.

La fase de organizacin de actos protocolarios tambin es conocida como la


fase de "produccin". Consiste en establecer:
a) Calendarios de trabajo.
b) Reparto de funciones.
c) Impresin de la documentacin.
d) Contratacin de recursos y servicios.
e) Adecuacin de los recursos al espacio.
f) Coordinacin con el equipo de seguridad.
g) Coordinacin con los medios de comunicacin.
h) Idear la resolucin de posibles imprevistos previsibles.
En definitiva, es llevar a la prctica lo que se ha planificado y proyectado.
Es imposible enumerar todas las cuestiones de las que t y tu equipo de protocolo os
tendrais que ocupar a la hora de organizar un acto empresarial de cierta complejidad
como ste, pero lo cierto es que hay que estar en todo.
Por ello te recomendamos que elabores una lista de necesidades y
posteriormente, determines quin se ocupar de cada una de ellas. Te servir
para que no se te escape nada.

3.4.- Fase de ejecucin.


Sientes ya los nervios en tu estmago? Ha llegado el gran da! La funcin va a
empezar!
Los invitados/as ya estn aqu!
Todo est que reluce. La sala de celebracin ha quedado genial, la decoracin ideal, el
personal a tu cargo est muy motivado y con una gran sonrisa en sus caras para
recibir a los invitados/as VIP. Qu ms se puede pedir?
Ahora slo queda que el trabajo bien hecho luzca...Dispuesto a brillar?
La fase de ejecucin de un acto protocolario empresarial es aquella en la que el
pblico asistente disfruta in situ del desarrollo de las actividades planificadas por el
equipo de protocolo en el lugar donde se desarrolla el acto.
Todo lo que has planificado durante meses, semanas o das ha de llegar a buen
puerto... Lo conseguirs?
Siempre que cumplas al mximo con lo programado tendrs garanta de xito.
Aunque siempre surge algn imprevisto si todo el mundo sabe lo que tiene que
hacer y lo hace, esta fase ser tu gran victoria. As que preocpate de establecer
una buena comunicacin interna con tu equipo de protocolo y vers cmo
triunfas.
Designar a un miembro de tu equipo para que te siga "a sol y sombra" es otra garanta
de xito. Ser tu transmisor para informar al resto ante cualquier instruccin que
tengas que hacer durante el desarrollo del acto.
Y recuerda esto... Cuando algo se salga del guin echa mano del plan "b" y aplica las
alternativas ideadas para los imprevistos. Y si no es suficiente usa el sentido comn
para resolverlo.

Reflexiona
Se te ocurre algo ms que te pueda ayudar a garantizar un xito rotundo con este
magnfico aniversario que has planificado y proyectado?
Se te ha ocurrido hacer un ensayo general en la vspera del mismo? No sera mala
idea.
Hacer un ensayo general los das previos al acto, lgicamente si es un acto como este
de especial envergadura, te servir para:

Comprobar que todo el montaje funciona correctamente.


Estudiar los movimientos.

Corregir a tiempo algunos problemas.

Que todo tu equipo de trabajo ensaye y afiance su cometido.

Sabas que los Prncipes de Asturias ensayaron su propia boda varias veces?
Los actos con cobertura meditica y que tienen especial trascendencia siempre
requieren de un ensayo previo para garantizar el desarrollo del mismo segn lo
planificado y proyectado.

3.5.- Fase de evaluacin.


Qu haras despus de finalizar el aniversario?
Descansar? Celebrar con tu equipo de protocolo que todo ha salido bien?
Qu tal unas palabras de agradecimiento a tu equipo por su colaboracin!
Probablemente lo agradezcan.
Reunirse una vez que todo ha pasado permite sacar conclusiones de cmo ha salido
el trabajo. De hecho, es algo que siempre hacen los profesionales de protocolo cuando
organizan actos de este tipo.
La fase de evaluacin es aquella que tiene lugar una vez finalizado el acto.
Consiste en valorar el desarrollo del mismo y en ocasiones, se redacta una
memoria final.
La valoracin del desarrollo del aniversario junto con tu equipo te permitir
analizar:

Los resultados obtenidos con la celebracin del acto.


La repercusin meditica y todo lo publicado en prensa o Internet.

Las conclusiones de mejoras aportadas por todos para prximos actos


similares.

Es importante que t y tu equipo valoris los resultados y las desviaciones entre lo


programado y lo ejecutado.
Estudiar tanto los errores como los aciertos y hacer anotaciones para aprender de
ellos te servir para ir mejorando.

Por eso es importante dejarlo todo por escrito digitalizado. As dispondrs de


un valioso fondo documental fruto de la experiencia.
Reflexiona
Sabes que la fase de evaluacin es el momento perfecto para rendir cuentas a tus
superiores?
Se refiere a incluir en la memoria final los presupuestos y las facturas del coste
de la celebracin del aniversario para que tus jefes o jefas lo puedan evaluar
personalmente.
Si el pago de las facturas que ha generado el acto cuadra con el presupuesto inicial
que estimaste, nuestra ms sincera enhorabuena. Eso s que es un verdadero logro.

4.- La documentacin del acto.


Qu documentacin de la generada para la celebracin del aniversario guardaras?
Te aconsejamos archivar el programa que elaboraste en la fase de proyecto.
Recuerda que disponer de un valioso fondo documental fruto de la experiencia te
ayudar en la organizacin de futuros actos similares.
Sera conveniente adems, guardar cierta documentacin originada en la fase de
produccin. Probablemente te ests preguntando qu tipo de documentacin sea
esa.
El caso es que an la desconoces pues hemos preferido explicarte primero las fases
del proceso de organizacin de un acto y no extendernos en los contenidos.
Pero, ahora que tienes una visin general de todo lo que se hace en cada fase de un
acto protocolario es el momento de profundizar en la documentacin generada.
As que ten en cuenta que aunque lo tratemos de manera independiente para una
mayor aclaracin es en realidad documentacin que t has confeccionado ya a lo
largo del proceso... Preparado/a para hacerle un hueco a esto?
Archivar la documentacin generada por un acto protocolario empresarial
implica custodiar el programa y toda la documentacin que lo integra:
o Cronograma.
o Anexos.
o Grafismos.
o Listado de invitados o invitadas.
o Planos.
o Libro de ruta.

4.1.- El programa.
Puede que no le des demasiada importancia a tu lgica y sentido comn pero lo cierto
es que son esenciales en nuestra vida. Y sino... Cmo resuelves t los imprevistos
con los que no contabas?
Los grandes profesionales de protocolo lo saben bien y la utilizan para resolver los
numerosos imprevistos que surgen en la organizacin de actos protocolarios.
Reflexiona

Ahora entra en juego tu lgica... Cmo crees que se estructura un programa?


Si tu lgica y sentido comn no te falla habrs pensado en una portada, un ndice, etc.
La estructura de un programa, en soporte digital o papel, debe seguir una organizacin
detallada del desarrollo de un acto paso a paso.
El programa de un acto protocolario debe elaborarse en soporte digital o papel.
Si incluye una amplia documentacin lo conveniente es estructurarlo de la
siguiente forma:
I.
Portada.
II.
ndice.
III.
Introduccin.
IV.
Documentacin: cronograma, anexos, grafismos, listado de personas
invitadas, planos y libro de rutas.
Debers elaborar una portada atractiva. Un ndice claro y preciso que permita
acceder fcilmente a la parte del acto que nos interese y una introduccin que
explique de manera breve los objetivos que pretendemos conseguir as como
el pblico al que se dirige.
Documentos que expliquen paso a paso como se va a trabajar y cmo se va a
celebrar el dcimo aniversario de tu empresa son entre otras cuestiones la
informacin recogida en el programa.
Esta herramienta de trabajo interna ser utilizada por ti y tu equipo de protocolo.

4.2.- El cronograma.
Ha llegado la hora de profundizar en la documentacin que integra el programa del
aniversario de tu empresa.
Preparado/a para descubrir el pastel?
El cronograma es el documento que detalla el desarrollo horario de un acto
protocolario desde su comienzo hasta su clausura. Especifica de forma concisa:
Hora y lugar exacto de cada actuacin.
Breve texto sobre el desarrollo de cada actuacin.
En ocasiones, puede ir acompaado de anexos para ampliar datos del
cronograma y que su lectura no resulte farragosa.
Habitualmente, la documentacin del programa de un acto empresarial se inicia con el
cronograma. Y s, has ledo bien. Hemos dicho crono. Y es que... Es lo ms parecido a
anotar con un cronmetro el tiempo exacto que dedicaremos a cada actuacin
durante la celebracin del acto.
Tambin quedar anotado en este documento dnde tendr lugar y quin
participar en cada actuacin.
Ten presente que en protocolo no se deja nada a la improvisacin. Bastantes
imprevistos surgen ya como para acumular ms por amor al arte. As que cuidar al
mximo los detalles deber ser tu razn de ser en este mbito profesional.
Para que te hagas una idea el cronograma se inicia generalmente con la llegada de los
invitados/as, indicando por qu puerta acceden, quin los recibe, qu se hace mientras
acuden todos al lugar de la cita, etctera.

Anexo II.- Cronograma a modo de tabla.


Cronograma de un acto a modo de tabla donde se especifica paso a paso el
desarrollo de un acto.
DCIMO ANIVERSARIO DE LA CORPORACIN TURSTICA "CORPOTOURIST"
Lunes, 20 de Abril de (ao)
HORA
19.00h.

LUGAR
Vestbulo Hotel
Villaflor.

Puerta de
19.15h. entrada. Saln
Imperial.

19.30h Saln Imperial.

20.00h.

20.00 h. Saln
Imperial.

20.20h. Saln Imperial.

ACTO
Llegada del presidente/a de la corporacin... Es saludado/a
por el jefe/a de protocolo.
El jefe/a de protocolo acompaa al presidente/a hasta la
puerta de entrada del pabelln dnde le presentar a los
miembros del equipo de protocolo integrado por:
Luisa Vargas Moreno.
Antonio Prez Rodrguez.

Mara Lpez Jimnez.

Ral Gonzlez Soto.

Acceso del presidente/a y equipo de protocolo a la sala


Imperial hasta la mesa presidencial (CROQUIS DE LA SALA
EN ANEXO 4 Y COMPOSICIN DE LA PRESIDENCIA EN
ANEXO 5)
Inicio del acto de celebracin del dcimo aniversario de la
corporacin. Discurso del presidente/a. (Todos los
invitados/as ya estarn en la sala).
Tras el discurso, la orquesta de msica situada a la derecha
de la presidencia armoniza el desarrollo del acto con msica
clsica.

Anexo III.- Cronograma redactado.


DCIMO ANIVERSARIO DE LA CORPORACIN TURSTICA "CORPOTOURIST"
Lunes, 20 de Abril de (ao)
19.00 h.- Llegada del presidente/a de la corporacin "Corpotourist" al vestbulo del
hotel Villaflor dnde ser saludado/a por el jefe/a de protocolo.
19.15 h.- El jefe/a de protocolo acompaa al presidente/a hasta la puerta de entrada
del saln Imperial lugar dnde le presentar a los miembros del equipo de protocolo
integrado por:

Luisa Vargas Moreno.


Antonio Prez Rodrguez.

Mara Lpez Jimnez.

Ral Gonzlez Soto.

19.30 h.- Acceso del presidente/a y equipo de protocolo a la sala Imperial hasta el
lugar de la mesa presidencial. (CROQUIS DE LA SALA EN ANEXO 4 Y
COMPOSICIN DE LA PRESIDENCIA EN ANEXO 5).
20.00 h.- Inicio del acto de celebracin del dcimo aniversario de la empresa en el
saln Imperial. Discurso del presidente/a. (Todos los invitados/as ya estarn en la
sala).
20.20 h.- Tras el discurso del presidente/a la orquesta de msica situada a la derecha
de la mesa presidencial ameniza el acto con msica clsica.

4.3.- Los grafismos.


Qu elementos grficos editados para el aniversario de tu empresa incluiras en el
programa?
Espero que no hayas pensado en carteles corporativos de grandes dimensiones.
Recuerda que el programa es tu herramienta de trabajo e ir de aqu para all con algo
que sobrepasa las dimensiones de un programa no sera nada prctico, no te
parece? En tal caso, opta por incluir en el programa una copia en tamao folio de
estos recursos grficos.
Habas pensado en otros elementos de menor tamao?
Los elementos grficos que se incluyen habitualmente en un programa son entre
otros:
Invitaciones.
Cartas personalizadas.
Minutas.
Folletos.
Cartelera.
Estos elementos
grficos son
en
definitiva instrumentos
de
comunicacin que persiguen generar un impacto positivo en las personas
destinatarias. Cmo crees que se consigue?
Ante todo utilizando un diseo atractivo en sintona con el tipo de acto. Ya
sabemos que muchas cosas entran por la vista, no es as?
Las invitaciones son un claro ejemplo. Actualmente son consideradas una pieza
esencial de la organizacin de actos protocolarios.
Sea cual sea el diseo de las invitaciones, no deben faltar los siguientes datos:
Logotipo de la entidad.
Cargo y nombre de quien invita sin su tratamiento.
Cargo, nombre y tratamiento de la persona a la que se invita.
Lugar, da y hora de celebracin del acto.
Ejercicio resuelto
Imagina que necesitas incluir en las invitaciones para la directiva de tu empresa cierta
informacin como el tipo de etiqueta que deberan vestir, el tiempo de antelacin con el
que deberan llegar, cul es la zona de aparcamiento... Sin embargo, no ves claro

incluir esta informacin en la invitacin. Quedara un texto demasiado extenso. Cmo


lo solucionaras?
Para estas situaciones se suele utilizar una cartulina aparte, ms reducida y de
diferente color, que se denomina Nota de Protocolo o Nota de inters.
Recomendamos para la confeccin y envo de las invitaciones de un evento seguir
entre otros los siguientes consejos: Usar un texto claro y conciso. Especificar la
necesidad de confirmacin previa por parte de las personas invitadas al evento
utilizando en la misma invitacin las siglas S.R.C. Que significan "Se ruega
confirmacin".
Es habitual enviar las invitaciones a las personas destinatarias en un sobre americano
con un tiempo de antelacin de quince das antes de la fecha de celebracin del
evento.
Para indicar la hora del evento en las invitaciones es recomendable utilizar o slo
nmeros o slo letras pero no mezclar nmeros y letras.
Es preferible indicar las horas con los nmeros del cero al veintitrs puesto que de
esta forma no se precisa especificar el tramo horario, es decir, si es antes del
medioda, a medioda o despus del medioda.
Para especificar el tramo horario antes del medioda se utilizan las siglas a. m.
Para especificar el tramo horario a medio da se utiliza la sigla m.
Para especificar el tramo horario despus del medio da se utiliza las siglas p.m.
Otra de las particularidades de escribir las horas en una invitacin es no usar la coma
para separar las horas de los minutos por lo que se utiliza un punto o dos puntos para
ello.
Si se utiliza el smbolo "h" para la hora debe escribirse sin punto como todos los
smbolos.
Si se usan las abreviaturas a.m., m. Y p.m., no debe aadirse el smbolo "h".
Por ltimo, te recomendamos dos formas de indicar la hora en punto. Una es utilizando
dos ceros para expresar los minutos y otra es omitir los dos ceros y utilizar el smbolo
"h"
En cuanto a la estructura organizada que debe respetarse en la redaccin de una
invitacin te aconsejamos primero ubicar el logotipo corporativo o institucional en la
parte superior de la invitacin y de manera que quede en el centro. Justo abajo se
indica el cargo y el nombre de la persona anfitriona sin utilizar tratamiento pues no es
corts aplicarse el tratamiento uno mismo.
A continuacin y siempre en la parte central de la invitacin se especifica el nombre de
la persona a la que se invita pero esta vez utilizando su tratamiento correspondiente.
Un poco ms abajo en la misma parte central se redacta el cuerpo de la invitacin.
Llamamos cuerpo de la invitacin a la informacin redactada sobre el acto al que se
invita, lugar, da y hora exacta del mismo.
Por ltimo en la parte inferior izquierda de la invitacin se especifica la etiqueta que se
requiere vestir para el acto y justo abajo el tipo acceso al mismo.

En la misma parte inferior para en la parte derecha se especifican los datos referentes
a la confirmacin previa, el telfono, fax y correo electrnico.