Universidad Abierta Para Adultos

(UAPA)

Asignatura:
Organización de Grupos y Eventos

Tema:
Unidad V

Facilitador:
Betty Ortiz M.A.

Participante:
María marte

Matricula:
17-0888

Fecha de entrega
Sábado 10, Agosto del 2019
San francisco de Macorís.
1. Realiza las siguientes actividades:

Investiga en un hotel o en una compañía que se encargue de organizar eventos como realizan las
siguientes actividades, debes colocar fotos que evidencie el trabajo realizado.

 La planificación del evento.

El equipo de Carmen Repostería y Casa de novia en este proceso se encarga de organizar, dirigir y
controlar lo que será el evento, es donde se comienza a darle forma al evento ya que se conducen
actividades organizativas, de dirección y de control, se determinan los objetivos y se determinan cuáles
son las necesidades a satisfacer, así como también se señalan cada una de las tareas a realizar y cuáles
son los recursos que se requieren para poder alcanzar los objetivos propuesto en un tiempo
determinado.

El personal responsable dedica una gran parte de su tiempo en buscar individualmente todo lo
necesario para poder llevar a cabo el evento, por ejemplo, el servicio de catering, la decoración, el
transporte, la animación… y la organización no sólo implica la búsqueda de todo lo necesario, sino
también un seguimiento y control durante todo el proceso para que todo salga perfecto en ese día tan
especial.

 Organización de salones y montaje de mesas.

Al momento de preparar una celebración en uno de los diferentes escenarios, hay muchas posibilidades
de montaje, todo depende del protocolo y la formalidad del propio evento. Ya que no es lo mismo una
reunión profesional, una boda o una cena de gala, la elección del montaje dependerá de cada uno de los
factores claves como las dimensiones del espacio, el numero de invitados, y la esencia del evento. Estos
son cada uno de los detalles que tomamos en cuenta al momento del montaje.

 Maestría de Ceremonias

Tras confirmar nuestra participación, hay que ponerse manos a la obra y comenzar a recopilar
información. Primero ayudándonos de los organizadores y luego enriqueciendo lo aprendido por
nuestra propia cuenta. Finalmente, preparar el discurso.
La reunión con los organizadores nos permitirá: Entender cómo será el evento, Finalidad, producción,
agenda, horarios y todas las ideas que puedan tener dichos organizadores al respecto. Esto nos hará
comprender el protocolo a seguir.

 Ferias y exposiciones

Las ferias se organizan al igual que cualquiera de los eventos, Como organizadores del evento, seremos
responsables de establecer un orden y secuencialidad de las tareas que aseguren el éxito del mismo.
Esto se logra desarrollando un plan que contemple todas las actividades, desde las informales como el
montaje y desmontaje de las exposiciones, hasta las formales como la inauguración y atención de
invitados; incluyendo también la aplicación de controles durante el evento, planificación de imprevistos
y medidas de seguridad. La distribución típica de una feria consiste en la organización del espacio de
exhibición en grandes áreas denominadas pabellones, las cuales a la vez se dividen en unidades menores
denominadas stands. Los tamaños de los stands pueden variar de acuerdo a las necesidades y
presupuesto de cada expositor.

 Como planificar un evento

1. Los objetivos del evento.
2. Las normas y políticas a seguir.
3. El tema del evento.
4. La descripción del tipo de participantes, oradores, organizadores y sponsors.
5. Las funciones específicas y responsabilidades de las personas que participarán del evento.
6. Cómo proceder durante el evento.
7. El presupuesto del evento.
8. Las actividades que se desarrollarán en el evento.
9. Las acciones que llevaremos a cabo para difundir el evento.
10. Posibles problemas que pueden presentarse y soluciones para cada uno de ellos.

 Como organizar una exposición, Montaje de auditorios, salones y mesas.

Se realiza con sillas que deberán colocarse una al lado de la otra en hileras ya sea recta o circular. En
este tipo de montaje puede que haya una tarima u orador con lo cual deberá colocarse frente a la
primera fila un atril o en caso que sean varios oradores se colocará una mesa de tamaño acorde a la
cantidad de oradores y sillas. Si utilizamos mesa esta deberá estar vestida con mantel y deberán
colocarse copas de agua y agua para cada orador. A los pies de la mesa de cara al público, se suele poner
flores y detrás del atril banderas o un display personalizado.

 Como evaluar un evento

La fase de evaluación del evento, es la etapa final en la que hay que evaluar el grado de consecución de
los objetivos planteados en el inicio. Los objetivos se evalúan mediante el cálculo de indicadores.
El primer gran paso es descubrir si logramos lo que se propuso en los objetivos generales y específicos
de nuestro evento: Motivar, vender, informar, lanzar consignas, formar, unir, impresionar, agasajar,
diferenciarnos, divertir, ser noticia, etc. Revisión de Objetivos

Al finalizar un evento el cómo organizadores debemos verificar algunos puntos clave: puntualidad al
inicio, material de apoyo, ambientación del salón, selección de las comidas, cumplimiento del programa
propuesto en el material promocional del evento, presencia del personal de soporte de la empresa y
nivel de atenciones por parte de éste, presencia de medios de comunicación.

La metodología más usada para medir satisfacción de los eventos son las encuestas cortas al finalizar los
eventos. Sólo si puedes medir algo, puedes mejorarlo.