102030 Organización y Métodos

Etapa 3 – Técnicas y diagrama situación propuesta

Sandra Carolina Vargas Álvarez

102030_ 76
Judy Tatiana Suárez Duarte
1023898013
Leydy Yiseth Velasco Guerrero
1072191313

Ing. Luz Stella Garnica Sandoval

Docente del curso OyM

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
COLOMBIA, 2022
 Objetivo General

Aplicar la técnica de las seis preguntas y proponer acciones de mejora de acuerdo a la

matriz resumen de causas para estructurar el diagrama analítico de procesos situación
propuesta.

Objetivos Específicos:

 Aplicar Técnica de las seis preguntas para analizar las causas detectadas en la etapa
2.

 Proponer acciones de mejora de cada causa.

 Diligenciar DAP de la situación propuesta

 Actividades a desarrollar en la Etapa 3 del curso OyM 102030

1. DAP situación - Etapa 2

Solo se diligencia esta pestaña Para Etapa 2

Este DAP Se Diligencia En La Etapa 2

DIAGRAMA ANALÍTICO DE PROCESO - DAP SITUACIÓN INICIAL

Cursograma Analítico: (Cubiertas y obra civil triple aaa sas Operario/Material/Equipo
Diagrama No.: 1 Hoja No. 1 de 1 RESUMEN
Objeto: Cambio de tejas ACTIVIDAD INICIAL PROPUESTA ECONOMIA
Operación 1
Actividad: Identificar el proceso para cambio de tejas dentro de una Transporte 1
compañía de servicios de obra civil. Espera 2
Método: Inicial Inspección 2
Combinada
Lugar: Bogotá Almacenamiento
Construido Por: Luz Stella Garnica Sandoval Distancia (m)
Realizado por: Leydy Yiseth Velasco Guerrero Tiempo (Minutos) 2580
Grupo: 102030 -76 Costo Mano de Obra - - -
Costo Material - - -
Fecha: Costo Total - - -
Tarea Símbolo
Cantida Distancia TIEMPO
No. DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES
d metros minutos

Se visita al cliente para realizar una inspección del lugar Gerente de proyectos o
- 60 x
1 para así enviar la cotización supervisor
Gerente general o de
Se hace envió de la oferta para recibir orden de compra - 1140 x
2 proyectos
En esta tarea se realizan las diferentes cotizaciones para
compra del material que se necesita para inicio del - 1140 x Supervisor de obra
3 trabajo
Gerente de proyecto y
Se organiza un plan de trabajo para iniciar las actividades - 120 x
4 supervisor de obra.
Se valida que los trabajos realizados se estén ejecutando Supervisor de obra y
- 60 x
5 debidamente gerente de proyectos.
Previa validación de las actividades se hace entrega al
- 60 x Gerente de proyectos.
6 cliente de las actividades a satisfacción
-
Total 2580

Figura 1: DAP Situación Inicial y Propuesta – Etapa 2

2. Matriz Resumen de Causas – Etapa 2

Funcionario(s)
involucrado(s) en
Tarea identificada Redacte la causa Clasificación Efecto
la tarea que ha
identificado

Tarea 2: Gerente general o Se presenta Métodos

Envió de oferta y de proyectos. situaciones en que la
orden de compra: Se oferta se envía y el
hace envió de la oferta cliente solicita
para recibir orden de cambios por trabajos
compra. que no piensa
realizar o por precios
elevados lo cual
genera reproceso por Los atrasos que se
modificaciones y puedan presentar en
atrasos. el inicio, ejecución o
planificación de un
trabajo, traen efectos
negativos por
extensión de tiempo
y consigo costos
adicionales, por otro
Tarea 5: Verificación Supervisor de En estas Mano de obra lado, ocasiona
de avances y obra y gerente de verificaciones cambios en los
terminación del proyectos generalmente se alcances de los
trabajo: Se valida que identifica que hace contratos y beneficios
los trabajos realizados falta material, se económicos que
se estén ejecutando presentan espera una
debidamente, que el imprevistos como compañía.
material sea suficiente ruptura de tejas a
y no se haya dañado instalar o el agua
algún componente, se queda filtrándose,
revisa que las tejas causando que se
queden bien puestas y presenten retrasos en
si es época de lluvia se la entrega de los
puede identificar si trabajos y costos
quedan filtraciones adicionales.
para realizar las
correcciones que haya
lugar.
Cuadro. Matriz Resumen de causas
3. Aplicación de la Técnica “Seis (6) Preguntas”, incluyendo los cuadros con las dos causas
analizadas por cada estudiante.

Técnicas y cuadros a diligenciar acorde a las actividades de la Etapa 3

Técnica de las seis (6) preguntas

Cuadro. Técnica “Seis (6) Preguntas” para analizar la causa # 1

Estudiante: Sandra Carolina Vargas Álvarez
Se presenta situaciones en que la oferta se envía y el cliente solicita cambios por
Causa #1 trabajos que no piensa realizar o por precios elevados lo cual genera reprocesos por
modificaciones y atrasos.
Tarea identificada
Tarea 2: Envió de oferta y orden de compra: Se hace envió de la oferta para recibir
relacionada con la
orden de compra.
causa #1
What Where
When Who How
¿Qué se hace en ¿Dónde se
¿Cuándo se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
realidad? hace?
Al tener la
cotización y
presupuesto de lo
Se hace envió de la En las Cuando se tiene la
Gerente general o que se necesita
oferta para recibir instalaciones de cotización de la
de proyectos. para prestar el
orden de compra. la empresa inspección del lugar
servicio al cliente,
se envía la oferta al
cliente.
¿Por qué hay que ¿Por qué se ¿Por qué se hace ¿Por qué lo hace ¿Por qué se hace
hacerlo? hace allí? en ese momento? esa persona? de ese modo?
Porque es más fácil
Porque es quién enviar las
Para que quede Porque toda la Porque ya tenemos
tiene más cotizaciones, luego
constancia escrita del documentación la información de
conocimientos de de revisar los
servicio que se va a debe ser los trabajos que el
los costos de trabajos que se
prestar y el cliente membretada con cliente necesita, y
materiales y mano requieren y la
pueda generar la orden los datos de la los materiales que
de obra para cada cantidad de
de compra empresa. se requieren.
trabajo. materiales que se
van a necesitar.
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2021)

Cuadro. Técnica “Seis (6) Preguntas” para analizar la causa # 2

Estudiante: Sandra Carolina Vargas Álvarez
En estas verificaciones generalmente se identifica que hace falta material, se
Causa #2 presentan imprevistos como ruptura de tejas a instalar o el agua queda filtrándose,
causando que se presenten retrasos en la entrega de los trabajos y costos adicionales.
Tarea identificada Tarea 5: Verificación de avances y terminación del trabajo: Se valida que los trabajos
relacionada con la realizados se estén ejecutando debidamente, que el material sea suficiente y no se
 haya dañado algún componente, se revisa que las tejas queden bien puestas y si es
causa #2 época de lluvia se puede identificar si quedan filtraciones para realizar las correcciones
que haya lugar.
What Where
When Who How
¿Qué se hace en ¿Dónde se
¿Cuándo se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
realidad? hace?
Se valida que los
trabajos realizados se
El supervisor de
estén ejecutando
obra y/o gerente de
debidamente, que el
proyectos se
material sea suficiente
desplazan al lugar
y no se haya dañado
del cliente para
algún componente, se Se hace durante el Supervisor de obra
En el lugar de verificar los
revisa que las tejas trabajo y antes de y gerente de
las reparaciones avances,
queden bien puestas y terminar. proyectos
materiales,
si es época de lluvia se
imprevistos, fallas o
puede identificar si
nuevas necesidades
quedan filtraciones
del cliente frente a
para realizar las
la obra.
correcciones que haya
lugar.
¿Por qué hay que ¿Por qué se ¿Por qué se hace ¿Por qué lo hace ¿Por qué se hace
hacerlo? hace allí? en ese momento? esa persona? de ese modo?
Se debe hacer Porque en la
durante la obra Porque es el cotización pueden
Porque es mejor
Porque se debe hacer porque si se deja encargado de la hacer falta otros
verificar desde el
revisión constante de para el final pueden obra, tiene la daños como
lugar de la obra
los avances de la obra ser más costosos los autoridad y filtraciones, y en el
y conocer la
como control de calidad ajustes o se conocimientos del transcurso del
opinión del
antes de la entrega. entregaría un trabajo que se está trabajo se van
cliente.
trabajo con realizando encontrando para
desperfectos. corregir.
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2021)

Cuadro. Técnica “Seis (6) Preguntas” para analizar la causa # 1

Estudiante: Judy Tatiana Suárez Duarte
Se presenta situaciones en que la oferta se envía y el cliente solicita cambios por
Causa #1 trabajos que no piensa realizar o por precios elevados lo cual genera reprocesos por
modificaciones y atrasos.
Tarea identificada Tarea 2:
relacionada con la Envió de oferta y orden de compra: Se hace envió de la oferta para recibir orden de
causa #1 compra.
What Who
Where When How
¿Qué se hace en ¿Quién lo
¿Dónde se hace? ¿Cuándo se hace? ¿Cómo se hace?
realidad? hace?
Posterior a realizar la
Se realiza cotización visita se realiza
En las oficinas de Luego de realizar Gerente
para que el cliente cotización de lo que
cubiertas y obras civil visitas al cliente para general o de
envié la orden de se cree conveniente,
triple AAA sas. enviar la cotización. proyectos.
compra. se revisa y se envía al
cliente.
¿Por qué lo
¿Por qué hay que ¿Por qué se hace ¿Por qué se hace ¿Por qué se hace de
hace esa
hacerlo? allí? en ese momento? ese modo?
persona?
Porque es cuando Porque, una vez se
Para que el cliente Es allí donde quedan
tenemos toda la haga la visita y se
tenga el presupuesto las oficinas con los Porque es
información y/o envié la cotización se
de lo que se va a equipos de cómputo quien tiene la
registro fotográfico llegará a un acuerdo
realizar, adicional que están idoneidad
que sirve como entre las dos partes
para que revise si es parametrizados para sobre el
apoyo y constancia para realizar el
de aprobación este tipo de tema.
para realizar este trabajo basándose en
parcial o imparcial. documentos soporte.
tipo de trabajos. la cotización.
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2021)
4. Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora realizado por cada estudiante.

Cuadro. Propuesta de Acciones de Mejora

Estudiante: Sandra Carolina Vargas Álvarez
Tarea identificada
relacionada con la causa
#1 y #2
Tarea 2: Envió de oferta y
orden de compra: Se hace
envió de la oferta para recibir
orden de compra.
Tarea 5: Verificación de
avances y terminación del
trabajo: Se valida que los
trabajos realizados se estén
ejecutando debidamente, que
el material sea suficiente y no
se haya dañado algún
componente, se revisa que las
tejas queden bien puestas y si
es época de lluvia se puede
identificar si quedan
filtraciones para realizar las
correcciones que haya lugar.
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2021)
Propuesta de Acción de mejora
Causa
para cada causa
Una acción de mejora para esta causa
es perfeccionar y modificar el tiempo
de la tarea anterior, es decir luego de
verificar la actividad para cotización
que es de 1 día, podemos hacer una
Se presenta situaciones en
nueva visita si ha llovido para
que la oferta se envía y el
inspeccionar mejor los trabajos a
cliente solicita cambios por
realizar y no quedarnos en una sola
trabajos que no piensa
visita. Además esta tarea de verificar
realizar o por precios
debe ser minuciosa para que el
elevados lo cual genera
margen de error en la oferta sea
reprocesos por
mínimo y evitar los reprocesos y
modificaciones y atrasos.
cambios en el contrato de la obra.
En esta tarea se deben sumar gastos
imprevistos, que se pueden restar al
final si no se hacen modificación que
incrementen los costos.
Se debe hacer una evaluación del
proceso y los trabajadores, hacer la
En estas verificaciones
tarea más profesional, reduciendo los
generalmente se identifica
daños en materiales por el mal
que hace falta material, se
manejo de los empleados, y un
presentan imprevistos como
reporte inmediato al Supervisor de
ruptura de tejas a instalar o
obra y gerente de proyectos sobre los
el agua queda filtrándose,
imprevistos que se van presentando y
causando que se presenten
no esperar hasta la revisión sino
retrasos en la entrega de los
tomar medidas inmediatas antes de
trabajos y costos adicionales.
continuar para no perder tiempo y
materiales.

5. Cuadro Selección de Acciones de Mejora Propuestas.

Cuadro. Selección de Acciones de Mejora Propuestas

Estudiante: Sandra Carolina Vargas Álvarez
Acción de Mejora que
Argumenta porque selecciona la
Causa #1 y #2 selecciona entre las acciones
acción de mejora
de mejoras propuestas
Causa #1 Una acción de mejora para esta Selecciono la acción de mejora que
Se presenta situaciones causa es perfeccionar y modificar propuse porque creo la tarea se
en que la oferta se envía el tiempo de la tarea anterior, es puede perfeccionar realizando muy
y el cliente solicita decir luego de verificar la actividad bien la tarea de cotización, ya que
cambios por trabajos que para cotización que es de 1 día, una verificación minuciosa y
no piensa realizar o por podemos hacer una nueva visita si explicación adecuada al cliente evita
precios elevados lo cual ha llovido para inspeccionar mejor modificaciones en el contrato de obra.
genera reproceso por los trabajos a realizar y no
modificaciones y atrasos. quedarnos en una sola visita.
Además esta tarea de verificar
debe ser minuciosa para que el
margen de error en la oferta sea
 mínimo y evitar los reproceso y
cambios en el contrato de la obra.
En esta tarea se deben sumar
gastos imprevistos, que se pueden
restar al final si no se hacen
modificación que incrementen los
costos.
Se debe hacer una evaluación del
Causa #2 proceso y los trabajadores, hacer
En estas verificaciones la tarea más profesional,
generalmente se reduciendo los daños en
identifica que hace falta materiales por el mal manejo de La acción de mejora que propongo se
material, se presentan los empleados, y un reporte hace un presupuesto de materiales
imprevistos como ruptura inmediato al Supervisor de obra y extras, por si se presenta algún
de tejas a instalar o el gerente de proyectos sobre los percance, que más bien si no se
agua queda filtrándose, imprevistos que se van requieren se puede hacer devolución
causando que se presentando y no esperar hasta la a los clientes.
presenten retrasos en la revisión sino tomar medidas
entrega de los trabajos y inmediatas antes de continuar
costos adicionales. para no perder tiempo y
materiales.
Fuente: Garnica S, Luz Stella (2021)

Cuadro. Propuesta de Acciones de Mejora

Estudiante: Judy Tatiana Suárez Duarte
Tarea identificada
relacionada con la causa #1
y #2
Tarea 2: Envió de oferta y
orden de compra: Se hace
envió de la oferta para recibir
orden de compra.
Tarea 5: Verificación de
avances y terminación del
trabajo: Se valida que los
trabajos realizados se estén
ejecutando debidamente, que
el material sea suficiente y no
se haya dañado algún
componente, se revisa que las
tejas queden bien puestas y si
es época de lluvia se puede
identificar si quedan filtraciones
para realizar las correcciones
que haya lugar.
Fuente: Judy Tatiana Suárez (2022)
Propuesta de Acción de mejora para
Causa
Se presenta situaciones en
que la oferta se envía y el
cliente solicita cambios
por trabajos que no piensa
realizar o por precios
elevados lo cual genera
reprocesos por
modificaciones y atrasos.
En estas verificaciones
generalmente se identifica
que hace falta material, se
presentan imprevistos
como ruptura de tejas a servicios, llegando a pactos comerciales;
instalar o el agua queda
filtrándose, causando que
se presenten retrasos en que realicen las instalaciones de manera
la entrega de los trabajos
y costos adicionales.
cada causa
1. Realizar la cotización con lo
requerido sin aumentar ni
quitar.
2. Precios justos para que la
cotización no este elevada y el
cliente pueda realizar el trabajo
completo.
3. Informar al cliente lo que
puede pasar si autoriza la
cotización de forma parcial por
lo que es necesario nombrar
beneficios.
4. Brindar variadas modalidades
de pago.
Realizar la visita de inspección con las
dos partes, para crear acuerdos y
revisar de manera minuciosa los
riesgos. Crear compromisos con el
cliente tales como las condiciones
locativas en donde se van a prestar los
por otro lado, se debe advertir y crear
compromiso con los trabajadores para
adecuada, utilizando los materiales que
se requieren controlándolo con visitas
de inspección por parte del supervisor
de obra.
6. DAP Situación propuesta:

Y luego se diligencia esta pestaña Para Etapa 3

Este DAP Se Diligencia En La Etapa 3

DIAGRAMA ANALÍTICO DE PROCESO - DAP SITUACIÓN PROPUESTA

Cursograma Analítico: (diligenciar) Operario/Material/Equipo
Diagrama No.: 1 Hoja No. 1 de 1 RESUMEN
Objeto: Cambio de tejas ACTIVIDAD INICIAL PROPUESTA ECONOMIA
Operación 1 1 0
Actividad: Identificar el proceso para cambio de tejas dentro de una Transporte 1 1 0
compañía de servicios de obra civil. Espera 2 1 -1
Método: Inicial Inspección 2 1 -1
Combinada 2 2
Lugar: Bogotá Almacenamiento 0
Construido Por: Luz Stella Garnica Sandoval Distancia (m) 0
Realizado por: Leydy Yiseth Velasco Guerrero Tiempo (Minutos) 2580 1485 0
Grupo: 102030 -76 Costo Mano de Obra - - -
Costo Material - - -
Fecha: Costo Total - - -
Tarea Distanci Símbolo
Cantid TIEMPO
No. DESCRIPCIÓN ad
a OBSERVACIONES
metros minutos
Se visita al cliente para realizar una inspección minuciosa
Gerente de proyectos o
del lugar para así enviar la cotización, si es necesario dos - 120 x
1 supervisor
visitas
Se hace envió de la oferta para recibir orden de compra Gerente general o de
- 30 x
2 sumando imprevistos de la obra proyectos
En esta tarea se realizan las diferentes cotizaciones para
- 1140 x Supervisor de obra
compra del material que se necesita para inicio del trabajo
3
Gerente de proyecto y
Se organiza un plan de trabajo para iniciar las actividades - 120 x
4 supervisor de obra.
Trabajos más profesionales con empleados capacitados con Supervisor de obra y gerente
- 15 x
5 supervisión constante de la obra de proyectos.
Previa validación de las actividades se hace entrega al
- 60 x Gerente de proyectos.
6 cliente de las actividades a satisfacción
15 -
Total 1485

Figura 2: DAP Situación Inicial y Propuesta – Etapa 3

Puesto de trabajo

a. Labor(es) que desarrolla en el puesto de trabajo: Supervisar la obra.

El supervisor de obra, desarrolla actividades de control de calidad, cumplimiento del tiempo
laboral y ejecución de las actividades, verificación de calidad del material, estado del mismo,
monitoreo de riesgos.

b. Disposición del puesto de trabajo

Imagen de trabajo.

Figura 4: Supervisión de obra Cubierta y Obra Civil Triple AAA SAS

c. Herramientas, dispositivos o equipos utilizados: Andamio, elementos de protección

personal.

d. Ubicación de la materia prima o de los materiales según corresponda: Los materiales se

ubican en las áreas a intervenir al igual el armado del andamio el cual se traslada según sea
necesario.
 Mejora puesto de trabajo

Propuestas individuales 5s

Propuesta mejora
Estudiante Selección Orden Limpieza Estandarización Disciplina
puesto de trabajo
Sandra Carolina Vargas   Se debe        Trabajar bajo
Judy Tatiana Suarez Como propuesta de Seleccionar cada un plan de
mejora al cargo del
supervisor, se
materia prima, trabajo
considera necesario clasificarla y detallado y
que el supervisor organizarla según especifico el
maneje un stock
optimo en la obra de tamaño, cual permita
las materias más vulnerabilidad cumplir
vulnerables, por si (sitios factibles horarios,
llega a suceder una
novedad con los para estos expectativas,
mismos, tenga a la elementos) y manejo
mano todo y no haya
atrasos en la entrega
según rotación (a adecuado de
de la obra o tiempos la mano lo que los materiales
muertos mientas llega más se utiliza. para evitar
el material.
daño,
Por otro lado, es seguimiento
necesario que él
constante
delegue por lo menos
a una persona para para mitigar
que le ayuden a estar posibles
pendiente de varios
aspectos, tales como,
imprevistos.
que este pendiente y
le notifique cuando se
esté acabando la
materia prima para
que la obra no quede
quieta mientras se
realiza el traslado
físico, por otro lado,
se entiende que no
puede estar un 100%
en la obra por lo que
esa misma persona
lleve la bitácora
cuando él no este y
así se actualiza a
diario.
Angelica Marcela Garzón  
Roa
Leydy Yiseth Velasco Como propuesta al
 Guerrero puesto de trabajo es
diseñar un plan de
trabajo basado en
planos e inspecciones
previas de las
condiciones bajos las
cuales se deben
ejecutar las
actividades, esto para
identificar cada
necesidad puntual y
así establecer la
cantidad de material
que se necesitará,
habilidades con las
que debe contar el
personal para su
ejecución y toda la
logística necesaria con
el fin de satisfacer al
cliente, entregar un
servicio de calidad y
disminuir costos y
tiempo.
German Arley Garzón  
Martín
 Conclusiones

Es importante evidenciar las causas y efectos de cada proceso en cualquier empresa, esto
nos ayuda a identificar áreas de oportunidad que nos ayudara a mejorar a que cada uno sea
más eficiente, logrando así optimizar productividad, esto nos ayudara a que los tiempos
establecidos se cumplan mitigando al máximo los contratiempos que puedan suceder. (Judy
Tatiana Suárez)

Dentro de un proceso la idea inicial es lograr que estos procesos sean eficientes y eficaces,
es por esto que la organización y método es una herramienta que alcanzar los objetivos con
la implementación de técnicas que nos permiten identificar y analizar las causas que están
afectando el debido proceso para poder dar solución e implementar planes de mejora y
organizar un puesto de trabajo. El método 5s tiene como objetivo el mantenimiento y
mejora de las condiciones de una compañía, mejorando el orden, limpieza y otros factores
importantes para que cada proceso sea eficiente. (Leydy Velasco)
Referencias bibliográficas:

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los métodos y los tiempos, teoría y práctica (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse - Ediciones
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Distribución lugar del trabajo. Pp. 159 – 163. Método propuesto P 166. Controlar P 1667.
Aplicaciones prácticas P. 167 – 182. Nuevos conceptos para la organización de puestos de
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https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/49073?page=157

Lefcovich, M. L. (2009). Sistema de mejora continúa integral SMCI. Córdoba, AR: El Cid
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los métodos y los tiempos, teoría y práctica. (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse - Ediciones
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https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/69107?page=184
Velasco, S. J. (2014). Organización de la producción: distribuciones en planta y mejora de
los métodos y los tiempos, teoría y práctica (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse - Ediciones
Pirámide. Retrieved Fromm http://www.ebrary.com. Implantación del lean production. Pp.
413 – 441. Herramienta lean 5S Pp. 417 – 420. https://elibro-
net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/49073?page=417