Proceso Administrativo Empresa El Hilo Dorado

Liliana Paola Africano

Laura Vanessa Alvarado
Maira Alejandra Cruz
Edna Catalina Castro
Marzo 2019

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD.

Bogotá D.C.
Fundamentos de Administración

1
 Tabla de Contenido

Introducción................................................................................................................................................3
Planeación...................................................................................................................................................4
Misión.....................................................................................................................................................4
Visión......................................................................................................................................................4
Objetivos generales.................................................................................................................................5
Objetivos específicos...............................................................................................................................5
Metas.......................................................................................................................................................6
Cronograma de Actividades....................................................................................................................7
Presupuesto............................................................................................................................................10
Estructura Organizacional.........................................................................................................................11
Responsabilidad de los trabajadores:.....................................................................................................12
Dirección...................................................................................................................................................16
Herramientas de Control............................................................................................................................19
Conclusiones.............................................................................................................................................20
Bibliografía................................................................................................................................................21

2
 Introducción

En el presente trabajo se dará a conocer lo que es la planeación para la empresa el Hilo Dorado,

comercializadora de telas. De la misma se busca identificar la misión, visión, metas, actividades

y presupuesto que desarrollarla para estrategias a nivel interno de la empresa.

Por otro lado, se encuentra la organización e identificación del personal, en cuanto a funciones y

reconocimiento de cada persona frente al rol que desempeña en la empresa, financieramente y

operacionalmente. Continuando con las estrategias de dirección por medio de normas, reglas

requeridas en áreas como manejo del estrés, gestión del talento humano, motivación

comunicación y resoluciones y manejo de conflicto. Se analizará las herramientas de control para

el estudio de caso.

3
Planeación

Misión

Identificados como la EMPRESA EL HILO DORADO, existimos para la producción venta y

comercialización de telas. Ofrecemos productos con telas elaboradas con insumos de alta

calidad. Brindando una excelente calidad para satisfacer las demandas del mercado nacional e

internacional. Guiados por el respeto y el cumplimiento para el cliente, “con los mejores valores

podemos lograr grandes cambios “Nuestro mayor compromiso social es ser responsables con el

medio ambiente usando insumos biodegradables.

Visión

Ser icono en la industria textil, lograr el reconocimiento nacional e internacional como empresa

de confección, ser la empresa que se distinga en calidad, innovación y en cuidado del medio

ambiente, que posibiliten el mantenimiento y crecimiento de la empresa en el tiempo.

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Objetivos generales

Innovar en tecnología para mejora del producto, usando las maquinas adecuadas y colores

vanguardistas, trabajando con telas sintéticas recicladas e inyecciones de tinta, haciendo uso de

botellas plásticas y recursos naturales.

Objetivos específicos

 Invertir en maquinaria textil industrial de la más alta calidad.

 Descubrir que otras materias recicladas pueden aportar de manera significativa a la

empresa.

 Dedicar esfuerzo administrativo, de personal y estrategias en ventas.

 Establecer procesos de fabricación del producto con materiales plásticos, dentro de

puntos de reciclaje en la propia empresa.

 Agilizar el personal en consideración con el número de ventas en mercados nacionales e

internacionales.

5
Metas

Aproximadamente en un periodo de cuatro meses a seis meses

 Usando las máquinas adecuadas y los colores vanguardistas, se obtendrá la elaboración

de telas de alta calidad.

 Haciendo uso de telas sintéticas recicladas e inyecciones de tinta, se reducirá costos de la

empresa.

 Dedicando orden administrativo y de personal, se superará la competencia en visibilidad

de estrategias y ventas.

 Elaborando procesos con telas recicladas, se alcanzará el reconocimiento y

responsabilidad ecológica dentro y fuera de la empresa.

 Organizar al personal en actividades con agilidad, se cumplirá con la demanda en el

mercado nacional e internacional.

6
 Cronograma de Actividades
Actividades TIEMPO DE DURACION TIEMPO DE DURACIÓN TIEMPO DE DURACION
JUNIO JULIO AGOSTO
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5

Compra de insumos
Analizar los flujos de
necesidades internas de
materias primas o diferentes
complementos.

Producción
Procesos como hilado,
fabricación de tejidos, tintura y
estampado, acabados. De lo
artesanal a la fábrica.
Proveedores
Aliados directos para la
compra de insumos. Formas de
pago directa.

Distribución
Estrategias de marketing para
comercialización del producto

Maquinaria
Instrumentos de fabricación
para el producto con alto nivel
de tecnología, disminuyendo

7
efectos en el medio ambiente.

Revisar las funciones y

responsabilidades de los cargos
administrativos, financieros
comerciales y operativos,

Establecer procedimientos de
selección y contratación de
personal.
Diseñar planes de formación,
crecimiento profesional para
los trabajadores.
Implementar evaluación del
desempeño por área y por
trabajador.

Realizar estudios de riesgos

laborales.
Aplicar medidas preventivas en
seguridad y salud en el área de
trabajo.

Ventas, implantar estrategias

para cumplir con los objetivos
económicos

Exportación
Destino del producto en
mercados nacionales e
internacionales.

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9
 Presupuesto

PRESUPUESTO 2019 PRODUCCION DE TELAS-ESTUDIO DE CASO(HILO EL DORADO)

INGRESOS POR VENTA ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEPT OCT NOV DIC TOTAL
COSTOS DE VENTAS $ 51.714.896 $ 48.622.431 $ 43.970.471 $ 51.725.222 $ 42.476.339 $ 45.881.696 $ 43.935.156 $ 45.087.066 $ 45.603.599 $ 48.825.168 $ 45.093.150 $ 49.113.412 $ 562.048.606
MATERIA PRIMA (TELAS) $ 110.820.621 $ 105.820.621 $ 110.820.621 $ 105.820.621 $ 110.820.621 $ 105.820.621 $ 110.820.621 $ 105.820.621 $ 110.820.621 $ 105.820.621 $ 110.820.621 $ 105.820.621 $ 1.299.847.452
MATERIALES INDIRECTOS $ 2.598.195 $ 2.982.959 $ 2.349.680 $ 1.392.087 $ 2.819.616 $ 2.819.616 $ 3.172.068 $ 2.598.195 $ 2.982.959 $ 2.349.680 $ 2.819.616 $ 2.819.616 $ 31.704.287
GASTOS INDIRECTOS $ 6.825.823 $ 7.298.302 $ 9.866.348 $ 7.154.095 $ 8.218.355 $ 7.080.047 $ 9.826.411 $ 7.130.393 $ 5.320.493 $ 11.912.147 $ 11.717.280 $ 8.410.433 $ 100.760.127
MANO DE OBRA DIRECTA $ 2.000.000 $ 25.000.000 $ 32.000.000 $ 30.000.000 $ 28.000.000 $ 26.000.000 $ 32.000.000 $ 25.678.654 $ 19.357.308 $ 20.897.234 $ 30.000.000 $ 30.000.000 $ 300.933.196
TOTAL GASTOS OPERACIONALES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEPT OCT NOV DIC TOTAL
GASTOS OPERACIONALES ADMNISTRATIVOS $ 23.615.572 $ 28.664.384 $ 26.449.441 $ 20.000.000 $ 23.615.572 $ 28.653.561 $ 28.653.561 $ 29.876.243 $ 27.567.456 $ 25.896.772 $ 28.456.387 $ 27.654.321 $ 319.103.270
GASTOS DE MTTO DE MAQUINARIA $ 2.859.582 $ 9.050.352 $ 5.674.329 $ 4.265.813 $ 3.305.807 $ 9.050.352 $ 5.400.000 $ 4.434.780 $ 6.753.455 $ 5.645.321 $ 6.789.543 $ 7.425.000 $ 70.654.334
GASTOS DE VENTA Y PUBLICIDAD $ 9.555.162 $ 7.747.524 $ 8.926.446 $ 9.177.439 $ 10.018.127 $ 12.379.353 $ 11.574.896 $ 9.494.365 $ 7.747.524 $ 8.926.446 $ 9.177.439 $ 10.018.127 $ 114.742.848
SERVICIOS PUBLICOS ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEPT OCT NOV DIC TOTAL
Servicio de Agua $ 5.049.222 $ 3.623.643 $ 6.314.909 $ 4.055.153 $ 5.153.938 $ 5.911.326 $ 10.808.645 $ 7.345.457 $ 4.116.503 $ 4.789.631 $ 3.942.563 $ 3.595.274 $ 64.706.264
Servicio de Aseo $ 6.657.510 $ 3.699.062 $ 4.612.229 $ 5.313.940 $ 2.191.314 $ 2.819.480 $ 1.105.531 $ 6.913.919 $ 4.622.784 $ 7.282.274 $ 3.140.539 $ 4.646.839 $ 53.005.421
Servicio de Energia $ 15.714.896 $ 14.622.431 $ 13.970.471 $ 15.725.222 $ 11.476.339 $ 14.881.696 $ 15.935.156 $ 13.087.066 $ 12.603.599 $ 15.825.168 $ 15.093.150 $ 11.113.412 $ 170.048.606
Servicio de Gas $ 7.215.581 $ 9.648.090 $ 9.171.639 $ 8.598.543 $ 6.854.887 $ 6.923.370 $ 4.112.082 $ 7.821.384 $ 6.280.787 $ 5.467.103 $ 7.095.123 $ 8.144.552 $ 87.333.141
TOTAL $ 244.627.060 $ 266.779.799 $ 274.126.584 $ 263.228.135 $ 254.950.915 $ 268.221.118 $ 277.344.127 $ 265.288.143 $ 253.777.088 $ 263.637.565 $ 274.145.411 $ 268.761.607 $ 3.174.887.552

PTO 2019 $ 244.627.060 $ 266.779.799 $ 274.126.584 $ 263.228.135 $ 254.950.915 $ 268.221.118 $ 277.344.127 $ 265.288.143 $ 253.777.088 $ 263.637.565 $ 274.145.411 $ 268.761.607 $ 3.174.887.552
PRESUPUESTO EJECUTADO 2018 $ 260.456.321 $ 270.654.324 $ 269.876.543 $ 241.356.785 $ 234.567.890 $ 235.620.000 $ 255.678.543 $ 235.678.906 $ 249.386.754 $ 254.859.060 $ 227.043.526 $ 230.865.493 $ 3.220.903.205

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Estructura Organizacional

La estructura organizacional de El Hilo Dorado corresponde a una estructura formal, ya que

divide las unidades de mando, caracterizadas por su nivel de responsabilidad y autoridad.

Director General

Departamento Departamento Departamento Departamento

Administrativo Operativo Financiero Comercial

Jefe
Jefe Operativo Jefe Financiero Jefe de Ventas Jefe Comercial
Administrativo

Coordinador de
Coordinador de Coordinador de Coordinador de Coordinador
Recursos
Operaciones Contabilidad Ventas Comercial
Humanos

Coordinador de
Coordinador de Coordinador de
Operadores Facturación y Vendedores
Compras Mercadeo
Cartera

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Responsabilidad de los trabajadores:

Cada empleado de El Hilo Dorado es responsable de planear, organizar, dirigir y controlar las

funciones correspondientes a su cargo.

Departamento Administrativo

Director General:

Deber de supervisar todas las áreas y funciones administrativas de la compañía. Definir objetivos,

metas, políticas, estrategias, planes y proyectos. Liderar y dirigir a los trabajadores. Delegar

funciones, toma de decisiones, proponer alianzas y relaciones en pro del beneficio y

posicionamiento de la compañía, proporcionar una visión global, buscando oportunidades de

desarrollo en el mercado, distribuir los recursos.

Jefe Administrativo:

Deber de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades administrativas de la compañía,

supervisar el cumplimiento de políticas, da a conocer la información legal, dirigir el área de

compras y de recursos humanos.

Coordinador de Recursos Humanos:

Deber de controlar y elaborar el proceso de selección y contratación, el ingreso y la inducción del

personal nuevo, al igual de gestionar la capacitación de los empleados de la compañía.

12
Coordinador de compras:

Deber de gestionar la adquisición de mercancía, documentos, bienes y demás elementos para el

desarrollo de las actividades.

Departamento Operativo

Jefe Operativo:

Deber de coordinar las actividades y controlar las acciones realizadas dentro de la planta

operativa.

Coordinador de Operaciones:

Deber de supervisar el desarrollo de las actividades de la planta operativa de la organización,

control de tiempos y garantizar la entrega de productos.

Operadores:

Deber de manejar la maquinaria, velar por los tiempos y etapas de producción.

Departamento Financiero

Jefe Financiero:

Deber de gestionar las finanzas de la compañía, velando por la transparencia en políticas

gubernamentales, control de gastos y del presupuesto asignado.

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Coordinador de Contabilidad:

Deber de controlar y supervisar actividades contables de la compañía, apoyo a la gestión

financiera, participación en la consolidación de presupuesto.

Coordinador de Facturación y Cartera:

Deber de gestionar el cobro de créditos, controlar la cartera de clientes, supervisar los procesos de

facturación, garantizando mejores resultados en rentabilidad en pro del crecimiento financiero de

la compañía. Así como la entrega de las facturas y emitir reportes de facturación.

Departamento Comercial

Jefe de Ventas:

Deber de planificar y supervisar los procesos relacionados con las ventas, establecer relaciones

comerciales, implementar sistemas de manejo del cliente y capacitación a sus vendedores.

Coordinador de Ventas:

Deber de brindar seguimiento a los vendedores, planear objetivos y metas de cumplimiento,

retroalimentar al equipo de ventas, apoyo a la capacitación de su equipo.

Vendedores:

Deber de capacitarse y brindar información comercial a los clientes, cumpliendo con los

objetivos y metas trazadas en ventas.

14
Jefe Comercial:

Deber de proponer retos comerciales para la compañía, estableciendo estrategias de comerciales y

de ventas.

Coordinador Comercial:

Deber de realizar seguimiento a los clientes, apoyo a las estrategias comerciales.

Coordinador de Mercadeo

Deber de la implementación del plan de mercadeo y estrategias de marketing.

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Dirección

1. Inicialmente todos los empleados de la empresa deben estar familiarizados y

comprometidos con la misión y visión de la compañía, para esto, desde el momento en

que son aspirantes al cargo se les realizará entrenamientos en donde aparte de adquirir

conocimientos propios de su cargo, realizarán ejercicios de pruebas transversales en

donde serán aprestados y evaluados en temas de la organización y políticas de la empresa.

Igualmente, los empleados ya contratados deberán periódicamente contar con espacios en

donde se les brindará retroalimentación en estos mismos temas para garantizar la claridad

de los valores y políticas de la empresa.

2. El actuar de los colaboradores de la empresa debe ser transparente, honesto, incorruptible

y en pro del bienestar de la organización. Ningún colaborador está autorizado a compartir

o divulgar información confidencial del funcionamiento de la compañía por más básica

que parezca, el incurrir en esta acción traerá consecuencias según lo dispuesto en el

manual de sanciones.

3. El ingreso y salida de los colaboradores de todas las áreas de la empresa deberá ser

marcado al inicio y fin de su turno, con un chip de acceso que deberá ser presentado en las

porterías de cada área de trabajo. Esto con el fin de que todos cumplan con su horario

establecido y tomen sus horas de almuerzo y descanso sin afectar las actividades de la

compañía.

16
4. En caso de tener que retirarse del establecimiento por motivos de fuerza mayor, familiares

o de salud, debe haber informado previamente a su jefe y contar con su autorización.

5. Cada trabajador debe hacerse responsable de su sitio y elementos de trabajo brindados por

la compañía, al igual que de su meta diaria de producción o ventas según sea el caso.

6. La comunicación entre colaboradores de la compañía debe ser estrictamente respetuosa y

clara, evitando malos entendidos y comentarios mal intencionados. Cualquier directriz,

cambio en los objetivos, llamado de atención, sugerencia, o reclamo debe ser informado

mediante memorando escrito, al o los actores de la situación, informado también a su líder

o jefe inmediato.

7. Cada supervisor y jefe debe mantener comunicación activa y asertiva con sus

subordinados con el fin de crear un ambiente laboral agradable y confiable para el

empleado, es necesario que se tomen en cuenta sugerencias y críticas constructivas por

parte de los colaboradores.

8. Se realizarán actividades de esparcimiento con los trabajadores de todas las áreas,

congregándolos a todos en un mismo espacio, y dando a lugar a que conozcan y se

relacionen con personas de otras áreas, para así comprender la importancia de cada una de

las labores.

17
9. Se generarán incentivos entre los trabajadores entre los que se pueden encontrar: el

reconocimiento público por su excelente labor, días compensatorios remunerados, bonos

sodexho pass y otros con los que la compañía cuente en el momento. De todos estos

premios serán merecedores las personas que demuestren con su trabajo y ante sus jefes y

compañeros, que están comprometidos con la misión, visión y objetivos de la empresa.

10. Habrá espacios dispuestos para que los trabajadores nos transmitan sus ideas innovadoras

en cuanto a producción o venta del material textil, y en caso de que la idea de uno de los

participantes sea escogida y llevada a cabo, éste obtendrá un incentivo económico en

muestra de agradecimiento.

11. La disciplina en el grupo de trabajo debe mantenerse pese a cualquier dificultad por la que

esté atravesando la empresa, el trabajador o el grupo de trabajo, en caso de generarse

alguna discusión, pelea o agresión entre colaboradores que altere el orden, los actores de

la situación deberán presentarse ante un comité de convivencia en donde se determinara la

responsabilidad y culpabilidad, y se impondrán las sanciones a que haya lugar.

18
Herramientas de Control

Que herramientas de control, utilizaría en la empresa seleccionada como estudio de caso

Se utilizarían las siguientes herramientas de control:

Diagrama de Gantt: Esta herramienta permitirá, evaluar el tiempo de dedicación que se ejecuta

en las diferentes tareas o actividades.

Auditorías Internas: Consiste en implementar evaluaciones a los procesos y políticas de la

empresa, con el fin de incrementar la eficiencia, trabajar en los aspectos por mejorar, optimizar

recursos, mejorar los procesos operativos y administrativos.

Evaluación del desempeño: La evaluación del desempeño, permitirá rastrear el rendimiento de

los colaboradores, para estimar el cumplimiento de las tareas y del desempeño en el cargo.

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 Conclusiones

Se dio a conocer la planeación de la empresa el Hilo dorado, identificando la misión visión,

metas actividades y presupuesto.

Se reconoció las funciones e importancia del personal para cualquier empresa, financieramente y

en operación.

Se implementó estrategias de dirección por medio del conocimiento de normas, reglas en las

áreas requeridas.

Se analizó herramientas de control para el estudio de caso, como fue el diagrama de Gantt,

auditorías internas y evaluación del desempeño.

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 Bibliografía

Cipriano, L. (2014). Proceso administrativo. Páginas 58-72. Editorial Larousse Grupo Patria.

México, D.F. Recuperado de  http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2460/lib/unadsp/reader.action?

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Cipriano, L. (2014). Proceso administrativo. Páginas 72- 91. Editorial Larousse Grupo Patria.
México, D.F. Recuperado de 
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Cipriano, L. (2014). Proceso administrativo. Páginas: 105 – 116. Editorial Larousse Grupo Patria
México, D.F. Recuperado de 
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Cipriano, L. (2014). Proceso administrativo. Páginas: 117 -121. Editorial Larousse Grupo Patria.
México, D.F. Recuperado de 
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2460/lib/unadsp/reader.action?
ppg=9&docID=3228564&tm=1524062487702

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