Código: PSST-001

PROCEDIMIENTO PARA LA
Fecha elaboración:
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Febrero: 2021
REQUISITOS LEGALES Versión: 01

1. OBJETO
❖ Determinar los pasos a seguir para asegurar el cumplimiento permanente de toda la organización
tanto de la legislación nacional como de la normatividad aplicable en Seguridad y Salud en el trabajo y de
otra índole, aplicables a actividades, instalaciones, productos y servicios prestados.

❖ Garantizar la evaluación periódica del cumplimiento de los requisitos legales aplicables y de otra
índole suscritos por la Organización.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la identificación de los requisitos legales y de otra índole relacionados con
Seguridad y Salud en el Trabajo tanto nacionales como internacionales que apliquen a la Organización,
asegurando que la información sea conocida y manejada por los niveles que lo requieran, así como el
cumplimiento sistemático de los deberes establecidos permitiendo un desempeño adecuado al Sistema de
Gestión en RECICLADORA J&M S.A.S.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

GERENCIA GENERAL

❖ Conocer el procedimiento para la identificación de requisitos legales y de otra índole.

❖ Distribuir a sus procesos los requerimientos de Seguridad y salud en el trabajo.
❖ Implementar y aplicar los requerimientos en Seguridad y Salud en el Trabajo, identificados por los
responsables del procedimiento.

LIDER DE SST

❖ Emitir y mantener actualizado el presente procedimiento

❖ Consulta periódica de las Fuentes.

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❖ Actualización de La Matriz de Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo Listado

Maestro de Documentos Externos.
❖ Distribución de la información actualizada, procedimientos modificados a los niveles que aplique.
❖ Aseguramiento de la implementación y cumplimiento de los requerimientos identificados en cada
área.

EMPLEADOS

❖ Conocer el procedimiento para identificación de requisitos legales y de otra índole de la

Organización.
❖ Implementar y cumplir los cambios, modificaciones y/o actualizaciones hechas a los
procedimientos de acuerdo a la normatividad vigente.

4. DEFINICIONES

REQUISITO LEGAL: Son los requisitos especificados en las leyes vigentes que le son de aplicación a
cada organización concreta. Los hay de carácter general para todas las organizaciones y los hay más
específicos: en función del sector al que pertenece cada organización, del territorio en el que se asienta,
del número de trabajadores, etc. Son de obligado cumplimiento para todas las organizaciones a las que
afectan.

REQUISITO CONTRACTUAL: Aquellos requisitos acordados con los clientes, para cumplimiento
particular de compromisos técnicos, administrativos, de Salud, Seguridad y Protección del Medio
Ambiente.

OTROS REQUISITOS: Aquellos requisitos normativos que surjan de sectores en donde se realicen
contratos. Ejemplo: ISO 45001, ISO 14001, RUC (Registro Único de Contratistas del Sector de
Hidrocarburos o Transporte), GTC 45, GTC 34, GTC 3701, entre otros.

REQUISITO VOLUNTARIO: Cualquier compromiso asumido por la empresa relativo a su interacción

con el ambiente, salud y seguridad.

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NORMATIVIDAD: Es el marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que

regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica.

LEY: Norma expedida por el congreso de la república y que tiene como característica ser de contenido
general, abstracto e impersonal.

DECRETO – LEY: Acto expedido por el presidente de la república que tiene la misma fuerza que una
ley, pero que, por mandato de la constitución en algunos casos particulares, se asimilan a leyes expedidas
por el congreso.

DECRETO: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones administrativas.

Por lo general son expedidos por el presidente, gobernadores y alcaldes, entre otros.

RESOLUCIÓN: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la administración pública
adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones.

JURISPRUDENCIA: Decisiones de carácter general y definitivo tomadas por los órganos

jurisdiccionales del país.

CIRCULAR: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.

ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

NTC: Norma Técnica Colombiana, documento establecido por consenso y aprobado por un organismo
reconocido, que suministra, para uso común y repetido, reglas, directrices y características para las
actividades o sus resultados, encaminadas al logro del grado óptimo de orden en un contexto dado. Por lo
tanto, la Norma técnica colombiana es aprobada o adoptada como tal, por el organismo nacional de
normalización.

MEDIO AMBIENTE: Sistema dinámico definido por las interacciones físicas, biológicas, sociales y
culturales, percibidas o no entre los seres humanos y los demás seres vivientes y todos los elementos del

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medio, en el cual se desenvuelven, bien que estos elementos sean de carácter natural o sean creados o
transformados por el hombre.

PARTES INTERESADAS: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño
ambiental de una Organización

ORGANIZACIÓN: Compañía, operación, firma, empresa, Institución o Asociación, o parte o

combinación de Ella, ya sea corporada o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones o
administración.

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: (Antes salud ocupacional) son las condiciones y factores
que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y
cualquier otra persona en el sitio de trabajo.

OTROS REQUISITOS: Aquellos requisitos normativos que surjan de sectores en donde se realicen
contratos. Ejemplo: OHSAS 18001, ISO 14001, RUC (Registro Único de Contratistas del Sector de
Hidrocarburos o Transporte), GTC 45, GTC 34, GTC 3701, entre otros.

5. CONDICIONES GENERALES

● ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

El conocimiento de toda la legislación aplicable permite el desarrollo de las estrategias necesarias

para asegurar su implementación y cumplimiento de los deberes impuestos por la organización.

● Los requisitos legales y otros constituyen documentos externos que deben controlarse y
mantenerse preferiblemente en medio magnético para su revisión y consulta. Los documentos
correspondientes a requisitos legales se controlan a través de la ODSST-007 Matriz de
Identificación y Evaluación de Requisitos Legales.

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● Este procedimiento se realizará siempre que se adopte un nuevo proceso, producto o

servicio, se efectué un cambio en los procesos o actividades definidos para la empresa o cuando se
realice cualquier actividad de Infraestructura física que pueda potencialmente afectar el ambiente y
el bienestar laboral de los empleados.

● Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales, se actualizará una vez al

año, en el segundo Semestre del mismo o cuando se considere necesario. Pero será necesario
mantenerla en permanente vigilancia.
● Realizar estudio de pertinencia: Cada vez que se identifica una nueva reglamentación en
alguna de las fuentes consultadas según la periodicidad definida, el líder de SST, revisa su
contenido comparándolo con las actividades de la organización.

● Informar a los responsables: Posteriormente mediante comunicación interna envía la

información a las diferentes áreas que les compete explicando los alcances de las modificaciones y
las medidas a seguir para implementarlos y cumplirlos.

● Implementar: Cada una de las áreas involucradas y con responsabilidades en el

cumplimiento de la norma debe reportar al Líder de SST medidas implementadas y los resultados
obtenidos.

● FUENTES SELECCIONADAS

o ARSEG: Compendio de Normas Legales Sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.

o POSITIVA ARL www.positiva.gov.co
o SURA ARL: http://www.sura.com.
o MINISTERIO DE SALUD: http://www.minsalud.gov.co
o MINISTERIO DE TRABAJO: http://www.mintrabajo.gov.co
o DIARIO OFICIAL:

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http://www.imprenta.gov.co/portal/page/portal/IMPRENTA/Productos/Diario_Oficial
o GOBIERNO EN LINEA: http://www.gobiernoenlinea.gov.co/normatividad/
o ICONTEC: http://www.icontec.org.co/homember.asp
o Software Biblioteca de Legislación CCS

● PERIODICIDAD Y RESPONSABLES
Dichas fuentes se revisarán en la periodicidad definida por fuente, y solo en caso de evidenciarse un
nuevo requisito legal aplicable a la organización se debe incluir en el documento ODSST-007
Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales. y se llevara la trazabilidad
teniendo en cuenta la fecha de actualización de la matriz y la inclusión del requisito legal.

● EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

La evaluación del cumplimiento legal se realizará anualmente y quedará registrado en el documento

ODSST-007 Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales. con una casilla que
debe contener el soporte de cumplimiento, estado del cumplimiento del requisito legal,
observaciones de la evaluación, plan de acción y fecha de seguimiento, en caso de no cumplirse el
requisito se debe estipular el plan de acción a seguir y dichos requisitos se deben evaluar a los 6
meses de haberse evidenciado el incumplimiento.

● GESTION DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES 

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Al revisar los diferentes medios de información para la actualización de los requisitos legales, el
responsable debe identificar la posibilidad de que se generen riesgos y oportunidades para la
compañía con cada nuevo requisito en la matriz.

Si se generan riesgos críticos estos deben ser verificados en conjunto con el equipo de trabajo a
quién se le da afectación del nuevo requisito para establecer las acciones pertinentes y poder dar
tratamiento oportuno.

6. ACTIVIDADES
ACTIVIDAD RESPONSABLES
1. Los requisitos legales aplicables a la organización se determinan según las
actividades, procesos, servicios y riesgos que la compañía desarrolle.
La información se registra y se controla en la ODSST-007 Matriz de ● Líder de SST
Identificación y Evaluación de Requisitos Legales, Cada vez que ocurra un
cambio en la normatividad sobre seguridad, salud ocupacional, medio ambiente
y otros requisitos se realizará la respectiva modificación en la ODSST-007
Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales.
2. Se analiza la normatividad y documentación identificada y se determinan los
aspectos que aplican en la compañía de acuerdo con su actividad económica, los
peligros y aspectos ambientales identificados. ● Líder de SST
● Una vez revisado el contenido del requisito legal y las implicaciones desde el
punto de vista técnico, el Líder de SST
, identifica las acciones que se deben desarrollar para cumplir el requisito y se
comunica a las partes interesadas.
3 Se debe consultar trimestralmente, en las fuentes descritas anteriormente,
información actualizada sobre las normas jurídicas y de otra índole en SST, que
sean aplicables a la compañía.
Esta actualización se realiza trimestral y se registra la fecha de la última
actualización en la ODSST-007 Matriz de Identificación y Evaluación de ● Líder de SST
Requisitos Legales.
Cuando sea necesario, los cambios en la legislación o nuevos requisitos legales
aplicables llevarán a una nueva valoración de los aspectos e impactos
ambientales y/o peligros.
La identificación de los requisitos contractuales se realizará durante el estudio
de las ofertas comerciales de las empresas contratantes.

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ACTIVIDAD RESPONSABLES
4. Los requisitos legales y otros serán comunicados a los trabajadores de la
organización y demás partes interesadas en inducciones, charlas, ● Líder de SST
capacitaciones, comunicados internos y externos y demás medios que se
consideren idóneos siempre que el requisito deba ser comunicado a los mismos.
5. La evaluación del cumplimiento legal de los requisitos aplicables, se realiza
con frecuencia trimestral, registrando la evidencia que soporta el cumplimiento
en la ODSST-007 Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos
Legales aplicables en estos.
Cuando en el resultado de la evaluación se evidencie incumplimiento a un
requisito legal el Líder de SST aplica una Acción Correctiva u Oportunidad de
Mejora para llegar a su cumplimiento en el FSST-024 Seguimiento de
● Líder de SST
Acciones Correctivas y preventivas y Oportunidades de Mejora un tiempo
mínimo posible.
El seguimiento de los planes de acción realizados para el cumplimiento de la
legislación, son reportados a la Gerencia General en reuniones de Revisión
Gerencial Semestralmente.
La evaluación del cumplimiento también se podrá realizar durante auditorías
internas o externas al Sistema de Gestión, en inspecciones, observaciones y
entrevistas con los trabajadores.
● Director SGI
6. En caso de identificarse requisitos legales y otros derogados en su totalidad, ● Coordinador de
estos documentos se retirarán inmediatamente de la Matriz de requisitos legales Calidad.
Esta información debe ser comunicada oportunamente a las partes interesadas. ● Analista de SST
● Analista Ambiental

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7. REGISTROS

● ODSST-007 Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Legales

● FSST-024 Seguimiento de Acciones Correctivas y preventivas y Oportunidades de

Mejora

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