Código: PRC-CMC-01

Fecha: 26/05/2022
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE
REQUISITOS LEGALES Y OTROS EN SST

Versión: 1

1. OBJETIVO
Establecer y mantener un procedimiento para identificar, actualizar, acceder y comunicar los requisitos legales en SST, así como otros requerimientos suscritos y aplicables a la
empresa.
2. ALCANCE

Este documento es aplicable a todos los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de SST de la empresa. Involucrados en el cumplimiento legal y/o normativo.
3. VOCABULARIO
Decreto: Mandato o decisión de una autoridad ejecutiva sobre un asunto, negocio o materia de su competencia.
Decreto Ley: Norma expedida por el presidente de la república en uso de sus facultades extraordinarias otorgadas por el congreso nacional, ostenta la misma jerarquía de la ley.
Ley: Regla de conducta obligatoria dictada por el poder legislativo o por el ejecutivo cuando lo sustituye o se arroga sus atribuciones.
Resolución: Acto administrativo por el cual la administración pública expresa su voluntad para producir efectos jurídicos.
Instituciones Fiscalizadoras: Instituciones encargadas de verificar el cumplimiento de dichas normativas por parte de las empresas.
Instituciones Reguladoras: Instituciones encargadas de generar las normativas y disposiciones de carácter ambiental y de salud ocupacional que deben cumplir las empresas.
Legislación Colombiana de Seguridad y Salud en el trabajo: Conjunto de normas jurídicas de general aplicación que regulan las conductas humanas en cuanto inciden sobre la Salud
Ocupacional o alguno de sus elementos y que son de obligatorio cumplimiento.
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT): Entidad encargada de emitir la normatividad ambiental en el territorio nacional.
Sistema General de Riesgos Laborales: es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los
efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan
Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los
lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas
nuevas disposiciones aplicables
4. METODOLOGÍA

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE

Los requisitos legales aplicables en SST, están compuestos por la normativa que se Matriz de requisitos legales
ajusta al servicio que presta y que deben cumplirse en las diferentes actividades y

proyectos.
Para la identificación y actualización del marco legal en Seguridad, Salud en el Trabajo,
se emplearán principalmente las fuentes de información de orden Nacional, Regional y

01 Identificación Local que a continuación se describen, y se revisarán según la frecuencia establecida. Encargado del SG-SST

Se debe revisar toda la legislación, y demás requisitos de los interesados (Clientes y

usuarios, comunidad, trabajadores, proveedores) que afecte directa o indirectamente los

procesos y proyectos de la organización.

La identificación y revisión será realizada por el encargado del SG-SST, con la asesoría

de la aseguradora de riesgos laborales o un experto cuando se requiera.

La actualización de la matriz de requisitos legales y de otra índole se realizará Anual y No es necesario registrar la

en el momento en que la consulta se identifique un nuevo requisito o un cambio en la consulta (Páginas Web),
organización que lo amerite se realizará inmediatamente a los ya identificados durante el

periodo establecido, se consultan las páginas Web del Ministerio de Ambiente y

Desarrollo Sostenible (MADS) en el link normatividad. La página Web del Ministerio

02 Actualización y consulta del Trabajo y del Ministerio de Salud y Protección, la página Web del Consejo Encargado del SG-SST

Colombiano de Seguridad www.laseguridad.ws, www.laborando.jimdo.com,

www.deprevencion.com en el link publicaciones y posteriormente al sitio

normalización al día y/o en las páginas Web de la OIT, de la ARL y los Ministerios

correspondientes donde apliquen los programas de la Empresa. Entidades territoriales de

la zona (Alcaldías, Gobernaciones, entre otros), contratos suscritos y/o comunicaciones
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REQUISITOS LEGALES Y OTROS EN SST

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escritas con el cliente.

Si cuando se realice la consulta Anual de requisitos legales, se identifica un requisito Matriz de identificación de
legal aplicable a la actividad de la empresa se deberá registrar en la matriz de requisitos legales

03 Registro de normatividad aplicable identificación de requisitos legales Encargado del SG-SST

N/A

El acceso y consulta de los requisitos legales y de otra índole por parte de los
trabajadores de la empresa, se hará a través del encargado del SG-SST, mediante una
solicitud verbal.

03 Acceso y consulta El encargado de SG-SST, suministrarán la información pertinente. También se pueden Encargado del SG-SST

consultar en las carteleras de la empresa, donde se publicaran unos resúmenes; además

mediante capacitaciones programadas y en cualquier otro medio que aplique y sea
conveniente para retroalimentar el personal de la empresa.

Acta de reunión, matriz e

indicador

Se revisa, se planea y ejecuta cuando sea necesario o se soliciten reuniones, en las cuales se tratará
como tema principal los cambios en la legislación colombiana e Internacional en cuanto al tema de
SST se refiere. El responsable de revisar el cumplimiento será el encargado SG-SST.
La revisión se registrará en la matriz mediante sus columnas, un informe o su indicador y si se
requiere se registra en un formato de acta de reunión.
Revisión y Responsabilidad de
Además, las siguientes situaciones podrían generar la necesidad de cambio de los requisitos
4 cumplimiento de los requisitos legales y Encargado del SG-SST
legales:
otros
La revisión de este documento se debe realizar cada año o cuando las siguientes situaciones se
presenten:
● Requerimientos o solicitudes del personal.
● Requerimientos o solicitudes de auditoría.
● Requisitos legales aplicables.

Si se detecta que existe un cambio en la normatividad que afecte la Empresa se debe

Matriz de requisitos legales en
05 Registrar los cambios. registrar en la matriz de requisitos legales y de otra índole, es decir, se actualiza la Encargado del SG-SST
SSTA
Matriz de Requisitos Legales
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REQUISITOS LEGALES Y OTROS EN SST

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Registro fotográfico y listados

de asistencia.

Seleccionados los documentos legales, leyes, decretos, tratados internacionales,

reglamentos, resoluciones, entre otros relacionados con la actividad de la empresa, estos
06 Socializar y comunicar la información Encargado SG-SST
se socializan con los trabajadores, para aclarar cualquier duda ante la exigencia del
documento legal, se hará a través de carteleras, charlas, correo electrónico

La evaluación del cumplimiento de requisitos legales y de otra índole está a cargo del
Matriz de requisitos legales en
encargado del SG-SST y se realiza semestralmente verificando estos, dentro de la matriz
SSTA
de requisitos legales y de otra índole en SST. También se realiza la evaluación del
Informe de auditorías
cumplimiento de requisitos legales y otros, durante la ejecución de las auditorias del SG-
Informe de Evaluación de RL
07 Evaluación SST y quedará consignado en los informes de auditoría. El registro de dicha evaluación Encargado del SG-SST.

se llevará en un informe de cumplimiento de requisitos legales y otros junto con su

indicador de evaluación. Este consolidado se logra luego de hacer un barrido de toda la

normatividad versus la manera como la empresa se encuentran cumpliendo (columna de
evidencias para el cumplimiento).

Formato de acciones correctivas

y preventivas

En el caso de detectarse un incumplimiento de requisitos legales y de otra índole, se

realizará un plan de acción de forma inmediata que lleve rápidamente al cumplimiento
08 Generación de Planes de acción Encargado del SG-SST
del requerimiento, para poder así continuar con la actividad que tenga asociado el
incumplimiento. (Se realiza cuando se detecte un incumplimiento).

6. ANEXOS

Se anexa flujograma del procedimiento para la identificar y tener acceso a requisitos de otra índole.

FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR ACTUALIZAR Y TENER ACCESO A
REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE

INICIO

GERENTE
Asigna responsable para mantener documentado el
registro legal vigente

ENCARGADO DEL SG-SST

Ingresan semestralmente a la página Web del
Ministerio del Ambiente, de trabajo y del Consejo
Colombiano de Seguridad HYPERLINK
"http://www.laseguridad.ws" www.laseguridad.ws,
HYPERLINK "http://www.laborando.jimdo.com"
www.laborando.jimdo.com, HYPERLINK
"http://www.deprevencion.com" www.deprevencion.com

ENCARGADO DEL SG-SST Realizan análisis y

efectos en la empresa, programan plan de acción