CONTRATO

No. 229 de 2006

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Versión 0

María D. Muñoz Soto

Lauren D. Echeverría Scott
Marta G. Troncoso Barbosa
 TABLA DE CONTENIDO

JUSTIFICACIÓN................................................................................................................2
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA....................................................................................4
1. ELEMENTOS ESTRATEGICOS........................................................................................6
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL...............................................................................7
3. PROCESOS DE RUTA DEL SOL II S.A.S.........................................................................8
TABLA DE EQUIVALENCIA DE LOS REQUISITOS........................................................9
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN....................................................................10
2. REFERENCIAS NORMATIVAS...............................................................................10
3. TERMINOS Y DEFINICIONES................................................................................10
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.......................................................................11
4.1 Compresión de la organización y su contexto.....................................................................11
4.2 Necesidades y expectativas de la parte interesada...............................................................11
4.3 Alcance del sistema de gestión............................................................................................12
4.4 Sistema de gestión y sus procesos.......................................................................................12
5. LIDERAZGO...............................................................................................................13
5.2 POLITICA...........................................................................................................................13
6. PLANIFICACIÓN................................................................................................................14
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades..................................................................14
6. 2 Objetivos del Sistema de Gestión y Planificación para Lograrlos.....................................14
6.3 Planificación de Cambios....................................................................................................14
7. APOYO.......................................................................................................................15
7.5. Información Documentada.................................................................................................15
7.5.1 Generalidades...................................................................................................................15
7.5.2 Creación y Actualización........................................................................................16
7.5.3 Control de registros................................................................................................16
8. OPERACIÓN...............................................................................................................16
8.1 Planificación y Control Operacional...................................................................................16
8.2 Preparación y Respuesta a Emergencia...............................................................................17
9. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO...............................................................................17
9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación del Desempeño.........................................17
9.2 Auditoria Interna..................................................................................................................17
10. MEJORA...................................................................................................................17
10.2 Incidentes, No Conformidades y Acciones Correctivas....................................................17

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 JUSTIFICACIÓN

Cada vez son más las empresas que optan por implementar sistemas integrados de gestión de

calidad, ambiental y de salud y seguridad en el trabajo, todas impulsadas por la necesidad de

adaptarse a mercados cada vez más competitivos, con clientes más exigentes y mayor

preocupación por la preservación del medio ambiente y la salud de sus trabajadores, siendo este

último el mayor activo de la empresa.

Una integración de los sistemas de gestión de la calidad, de gestión ambiental y de salud y

seguridad en el trabajo:

a) Nos ayuda a mejorar nuestra posición competitiva e imagen.

b) Nos permite tener un mejor conocimiento del funcionamiento de la organización en todos

los niveles.

c) Garantiza procesos efectivos y eficientes. La organización conoce todos sus procesos,

junto con sus entradas, salidas e interacción, permitiendo ahorros de costos, detectar usos

de recursos innecesarios y estudiar mejoras.

d) Nos ayuda a identificar y aplicar la normativa relacionada con nuestros productos y

servicios.

e) Permite contar con personal motivado, con alto conocimiento de sus funciones y con

elevada participación.

f) Mejora la satisfacción de las partes interesadas, puesto que la organización parte del

conocimiento de sus requisitos y expectativas.

2
 g) Fomenta la protección del medio ambiente mediante la prevención o mitigación de

impactos ambientales adversos, la seguridad y protección de sus trabajadores a través de

identificación de los riesgos y peligros a los que están expuestos durante sus actividades.

h) Facilita la comunicación de la información ambiental a las partes interesadas pertinentes.

i) Nos permite ofrecer productos y servicios de calidad, bajo estándares internacionales,

poniéndonos a la vanguardia del mercado actual.

Todo esto se traduce en productos y servicios de calidad, partes interesadas satisfechas, clientes

fieles, protección del medio ambiente, protección a los trabajadores y empresas competitivas.

Es un objetivo del SIG brindar servicios de alta calidad, proteger al ambiente, garantizar la

seguridad y salud de los trabajadores, proteger los activos de información y garantizar la

continuidad de la institución, de acuerdo a los requisitos establecidos, aplicando la mejora

continua a fin de aumentar la satisfacción de sus clientes; por lo que el SIG constituye un aspecto

central que se manifiesta a través de:

a) El compromiso personal y de la Dirección, en todos sus niveles.

b) La promoción y desarrollo de la organización, mediante la capacitación, la motivación,

compromiso de los trabajadores y la coordinación de esfuerzos para cumplir con los

requisitos y satisfacer las necesidades de los clientes y grupos de interés

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 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

La Ruta del Sol II S.A.S. es un importante corredor de la Red Nacional de Vías de Colombia,

que cubre el trayecto entre el km 2+500 en el sector de SitioNuevo (Magdalena), el 64+000 en la

Ye de Cienaga hasta el km 94+500 Intersección de Mamatoco en la ciudad de Santa Marta;

0+000 en el sector de Alcatraces hasta el km 17+000 Vía Alterna al Puerto, Sector Quebrada El

Doctor – Mamatoco; km 0+000 en la intersección Once de Noviembre en Santa Marta hasta el

km 13+000 en el corregimiento de Minca. Es uno de los corredores víales más importantes del

país, ya que permite la comunicación terrestre entre Bogotá y otras ciudades del interior del país

y las ciudades portuarias de la Costa Atlántica como Santa Marta, Barranquilla, Cartagena,

Valledupar y Riohacha, definido y priorizado en documento CONPES 3382 de 2005.

El Departamento del Magdalena contrató mediante el modelo de Concesión, los Estudios y

diseños definitivos y gestión predial de la doble calzada Ye de Ciénaga – Santa Marta y las

calzadas principales de la Vía Alterna al Puerto Marítimo de Santa Marta, Sector Quebrada El

Doctor – Mamatoco, así como los diseños de las obras complementarias y del espacio público

del plan vial; construcción y financiación de la segunda calzada entre la Ye de Ciénaga y Santa

Marta y rehabilitación de la calzada existente.

El Proyecto, consta de una longitud total de 47.48 kilómetros, conformado por dos trayectos o

tramos, el primero de los trayectos se inicia en el PR64+000, final del proyecto en Concesión

Ciénaga - Barranquilla, continuando hacia el occidente, hasta la intersección en la Ye de

Ciénaga, donde se desvía hacia el norte hasta la ciudad de Santa Marta, llegando a la Ye de

Gaira, sitio desde el cual continúa hasta la intersección La Lucha, y finalizando en la Glorieta de

4
Mamatoco, sitio en el cual inicia la Concesión Santa Marta - Paraguachón, a cargo del Instituto

Nacional de Concesiones INCO (Actual Agencia Nacional de Infraestructura).

El segundo trayecto corresponde a la carretera Vía Alterna al Puerto de Santa Marta, el cual

inicia en la intersección con la carretera Ye de Ciénaga – Santa Marta, frente al complejo

turístico Los Alcatraces, adelante de la Quebrada del Doctor, y transcurre paralelo a la carretera

antes mencionada, por pie de las estribaciones de la Sierra, hasta la Glorieta de Mamatoco, en

una longitud de 17.48 kilómetros. El proyecto consiste en la construcción de una calzada de La

Vía Alterna al Puerto, Sector Quebrada El Doctor- intersección Mamatoco, incluyendo

intersecciones a nivel y desnivel, traslado y construcción de redes de servicios públicos, espacio

público, paisajismo, ambientales, puentes peatonales obras y sociales.

El Plan Vial del Norte del Departamento del Magdalena como actividad importante a nivel

regional contempló la construcción de la doble calzada entre la Ye de Ciénaga hasta el Sector de

Mamatoco en la ciudad de Santa Marta, así mismo una vía bidireccional alterna (Vía Alterna al

Puerto Quebrada el Doctor- Mamatoco).

Entre otras obras complementarias que hacen parte de su alcance progresivo, están hoy en

ejecución:

1. La ampliación a doble calzada de la carrera cuarta en El Rodadero.

2. El mejoramiento de la placa huella Minca - El Campano - La Tagua.

3. Obras complementarias de urbanismo sector Curinca- Mamatoco.

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 1. ELEMENTOS ESTRATEGICOS

Visión:

Ruta del Sol II S. A.S., se enfocará a asegurar la ejecución del Contrato No. 229 de 2006,

garantizando a la Gobernación del Magdalena y demás entes interesados el cumplimiento de los

requisitos acordados asegurando así la satisfacción del usuario, el mejoramiento de las

condiciones de vida de la comunidad en las zonas intervenidas y el bienestar de nuestro recurso

humano, así como la rentabilidad esperada del proyecto.

Misión:

Ruta del Sol II S. A.S., es una empresa que se creó para llevar a cabo el diseño, rehabilitación,

construcción, conservación, mantenimiento y operación de obras viales, relacionadas con el

Contrato No 229 de 2006; para lo cual se apoya en el cumplimento de los requisitos establecidos,

su operación con personal competente y en la implementación de modelos de gestión integral.

Valores Corporativos

Con la seguridad de las personas, con el cuidado del medio

Compromiso
ambiente y con el desarrollo de las comunidades.
Con el desarrollo de nuestro equipo humano, construyendo y
Excelencia:
usando el conocimiento con eficacia y eficiencia.
Teniendo la disposición para atender a los grupos de interés
Servicio:
aledaños a nuestros proyectos.
Integridad: Actuando con profesionalismo, honestidad y transparencia.
Asegurando y preservando la independencia en las decisiones y
Autonomía:
su estabilidad institucional.

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 SGC SGA SGS
VALORES CORPORATIVOS
(Procesos) (Ambiente) (Personas)
Compromiso: Con la seguridad de las personas,
con el cuidado del medio ambiente y con el X X X
desarrollo de las comunidades.
Excelencia: Con el desarrollo de nuestro equipo
humano, construyendo y usando el conocimiento X X X
con eficacia y eficiencia.
Servicio: Teniendo la disposición para atender a
los grupos de interés aledaños a nuestros X   X
proyectos.
Integridad: Actuando con profesionalismo,
X X X
honestidad y transparencia.
Autonomía: Asegurando y preservando la
independencia en las decisiones y su estabilidad X    
institucional.
NORMA INTERNACIONAL DE GESTION 9001:2015 14001:2015 45001:2018
Valores Corporativos en el Sistema Integrado de Gestión

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Para Ruta del Sol II S.A.S., se cuenta con un organigrama donde se evidencia el nivel de

autoridad y niveles de relación entre cargos, para facilitar la comunicación interna (Ver anexo 1).

3. PROCESOS DE RUTA DEL SOL II S.A.S.

Los procesos identificados dentro de la organización se establecen en un mapa de procesos,

donde se plasman los componentes de la organización que interactúan para lograr el

cumplimiento de la pactado según el contrato de Concesión No. 229 de 2006 (Ver anexo 2).

Clasificándolos como:

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1. Estratégico: el Departamento de Gerencia (Ver anexo 2)

2. Misional: los departamentos de Diseño, Construcción y Rehabilitación, Operaciones,

Recaudo, Mantenimiento y Conservación (Ver anexo 2).

3. Apoyo: los departamentos de Compras, HSEQ, Gestión Humana, Gestión Predial y

Administrativo Financiero (Ver anexo 2).

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 TABLA DE EQUIVALENCIA DE LOS REQUISITOS

ISO ISO ISO

Manual SIG 9001:2015 14001:2015 45001:201
SGC SGA 8 SGSST
1. Objetivo y campo aplicación X X X
2. Referencias normativas X X X
3. Términos y definiciones X X X
4. Contexto de la organización: X X X
4.1. Comprensión de la organización y
X X X
de su contexto
4.2. Comprensión necesidades y
X X X
expectativas partes interesadas
4.3. Determinación alcance del SIG X X X
4.4. Sistema integrado de gestión y sus
X X X
procesos
5.2. Política del SIG X X X
6. Planificación: X X X
6.1. Acciones para abordar riesgos y
X X X
oportunidades
6.2. Objetivos y planificación para
X X X
lograrlos
6.3 Planificación de los cambios X    
7. Apoyo: X X X
7.5. Información documentada X X X
8. Operación: X X X
8.1. Planificación y control operacional X X X
8.2. Requisitos para los servicios /
Preparación y respuesta ante X X X
emergencias
9. Evaluación del desempeño: X X X
9.1. Seguimiento, medición, análisis y
X X X
evaluación
9.2. Auditoría interna X X X
10. Mejora: X X X
10.2. No conformidades, acciones
correctivas / incidentes, no X X X
conformidades y acciones correctivas

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 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

El objeto y campo de aplicación del Manual de Sistema Integrado de Gestión de Ruta del Sol II

S.A.S., se basa en desarrollar, implementar, mantener y mejorar continuamente el SIG, que se

muestra en el siguiente cuadro. Su aplicación es a nivel de los procesos, servicios e

infraestructura que forman parte del alcance que se indican en el punto 4.3.

NORMA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION SIGLAS
INTERNACIONAL
1. Calidad SGC ISO 9001:2015
2. Ambiente SGC ISO 14001:2015
3. Seguridad y Salud en el Trabajo SGSTT ISO 45001:2018
4. Directrices para Auditar Sistemas de Gestión ISO 19011:2018

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

En el presente Manual de Sistema Integrado de Gestión de Ruta del Sol II S.A.S., se toman como

referencias normativas las mencionadas en el numeral 1.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

SIGLA NOMBRES
SGSST Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo
SGC Sistema de Gestión de Calidad
SGA Sistema de Gestión Ambiental
NTC Norma Técnica Colombiana
SIG Sistema Integrado de Gestión

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 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.1 Compresión de la organización y su contexto

Ruta del Sol II S.A.S., ha establecido lineamientos estratégicos que orienta las decisiones de la

Organización, en base a la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias

internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el

cumplimiento de su función, misión y objetivos., a partir de esto se implementan herramientas

que permita identificar, analizar, valorar y definir estrategias para el adecuado manejo de los

riesgos relacionados con el entorno, adoptando medidas correctivas o de mejora.

A través de esto se garantizará el adecuado manejo de los riesgos relacionados con los aspectos

de la Organización; para ello, se ha establecido la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades,

Fortalezas y Amenazas) el cual es aplicado a cada proceso. (Ver anexo 3).

4.2 Necesidades y expectativas de la parte interesada

De acuerdo con el requisito de las NTC ISO 9001:2015, 14001:2015 y 45001:2018 en el numeral

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, se identificaron

cuáles son las partes interesadas pertinentes de la organización, tanto internas como externas, que

pueden verse afectadas o que pueden afectar por alguna decisión tomada o actividad realizada.

RUTA DEL SOL II S.A.S. realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas

partes interesadas y sus requisitos, por lo cual se identifican los principales requisitos y

necesidades en el anexo 4.

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4.3 Alcance del sistema de gestión

El Sistema de Gestión de RUTA DEL SOL II S.A.S. comprende todos los procesos del sistema

de gestión y se desarrolla en el marco de las actividades de diseño, rehabilitación, construcción,

conservación, mantenimiento, operación y recaudo de la vía concesionada del plan vial del norte

del Departamento del Magdalena, cumpliendo con los requisitos establecidos en las normas ISO

9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, respondiendo a las necesidades y expectativas de

los clientes y partes interesadas:

1. Tramo I, tramo comprendido entre Barranquilla y Ciénaga, se contempla dentro del

sistema a partir de enero de 2014 (operación y recaudo en la vía)

2. Tramo II, tramo comprendido entre Ciénaga – Santa Marta (doble calzada y vía alterna).

4.4 Sistema de gestión y sus procesos

Se establece, documenta, implementa, mantiene y se mejora continuamente la eficacia del

Sistema Integrado de Gestión de Ruta del Sol II S.A.S.:

a) Determinan las entradas requeridas y las salidas esperadas en el Proceso de Recaudo (Ver

anexo 5).

b) Determinan en los documentos del Sistema Integrado de Gestión, los criterios y métodos

para asegurar una eficaz operación y control de los procesos (seguimiento, mediciones e

indicadores de desempeño relacionados).

c) Asegura la disponibilidad de recursos e información necesaria para la operación y control

de los procesos.

d) Abordan los riesgos y oportunidades según lo definido en el acápite 6.1 de este manual.

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 e) Evalúan los procesos realizado el seguimiento y medición de los indicadores de cada

proceso (cuando es aplicable) y la revisión de los documentos desarrollados para el SIG,

que se referencian en el presente manual. A partir de los resultados de éstos análisis se

implementa cualquier cambio necesario para asegurar que estos procesos logren los

resultados previstos.

f) Implementan las acciones necesarias para mejorar los procesos y el Sistema Integrado de

Gestión.

g) Cumplen con los requisitos, promoviendo la toma de conciencia del personal y

fomentando la mejora continua.

El SIG se ha desarrollado con base a la mejora continua del Ciclo de Deming PHVA y de

acuerdo con los lineamientos de los requisitos indicados en las referencias normativas (Ver punto

2).

5. LIDERAZGO

5.2 Política

De acuerdo con el requisito de las NTC ISO 9001:2015, 14001:2015 y 45001:2018 en el numeral

5.2 se propuso la Política Integral de Gestión según el anexo 6.

6. PLANIFICACIÓN

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

Anualmente, la organización planificará las acciones para abordar los riesgos y las

oportunidades. Dicha planificación irá precedida de la identificación, análisis y evaluación del

riesgo.

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Las acciones anteriores serán llevadas a cabo por la dirección de la empresa y el responsable de

calidad (Ver anexo 7).

6. 2 Objetivos del Sistema de Gestión y Planificación para Lograrlos

Se establecen, implementan y se mantienen objetivos específicos y los programas para alcanzar

los objetivos, metas y evaluación. Dichos programas incluyen: Asignación de responsabilidades,

en las funciones y niveles pertinentes; y los recursos y plazos para lograrlo (Ver anexo 7.1).

Los objetivos específicos SIG son:

1. Coherente con la política del SIG

2. Medibles.

3. Toma en consideración la comprensión de las necesidades de la organización y las

expectativas de las partes interesadas.

4. Son actualizables si es necesario.

6.3 Planificación de Cambios

Los cambios en el Sistema Integrado de Gestión se realizan de manera planificada, a través de

resultados de la revisión por la Dirección, resultados de las mediciones del desempeño, objetivos

y proyectos de mejora, metas institucionales, auditorías, mejora continua, resultados de

simulacros, emergencias reales, entre otros (Ver anexo 7.2).

Para los cambios se considera lo siguientes:

a. La razón o motivos de los cambios, así como sus potenciales consecuencias en el

Sistema Integrado de Gestión.

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 b. Que se mantenga la integridad del Sistema Integrado de Gestión.

c. Que se cuente con los recursos necesarios.

d. Se asignen correctamente las responsabilidades y autoridades.

7. APOYO

7.5. Información Documentada

7.5.1 Generalidades

La documentación que describe los procesos del Sistema Integrado de Gestión, incluyen:

1. Declaraciones documentadas de la política y objetivos

2. El presente Manual del SIG.

3. Los procedimientos documentados y registros requeridos por las Normas del Sistema

Integrado de Gestión y procesos declarados en el alcance.

4. Los documentos establecidos por Ruta del Sol II S.A.S. para asegurar una eficaz

planificación, operación y control de sus procesos, referenciados en Manual del Sistema

Integrado de Gestión.

La documentación se ha determinado según el tamaño, tipo y complejidad de Ruta del Sol II

S.A.S. así como la secuencia e interacción de sus procesos y las competencias de su personal.

7.5.2 Creación y Actualización

Se cuenta con el procedimiento “Control de documentos, SGIHSEQ-PRO-01”, que incluye la

estructura documentaria, los mecanismos de elaboración, aprobación, modificación de

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documentos, así como de su distribución y control tanto de documentación interna como externa

y gestión de obsoletos. (Ver anexo 8, 8.1 y 8.2).

7.5.3 Control de registros

Los registros, que brindan evidencia de la conformidad con los requisitos y la operación eficaz

del Sistema Integrado de Gestión, se controlan según el procedimiento “Control de registros,

SGIHSEQ-PRO-02”, que incluye: identificación, almacenamiento, protección, recuperación,

retención y disposición final de los mismos. (Ver anexo 9).

8. OPERACIÓN

8.1 Planificación y Control Operacional

De acuerdo con el requisito de las NTC ISO 9001:2015, 14001:2015 y 45001:2018 en el Capítulo 8

Operación, Ruta del Sol II S.A.S. debe asegurar que sus procesos y cada una de las actividades se

hagan de una manera controlada. Por eso se hace necesario la realización de matrices. Para el

desarrollo de este capítulo se trabajó únicamente con el Proceso de Recaudo (Ver anexo 10, 10.1,

10.2)

8.2 Preparación y Respuesta a Emergencia

Para la preparación y respuesta ante las emergencias que puedan presentarse, se elaboró el Plan

de Emergencia SIGHSE PL 01 V0 (Ver anexo 11 y 11.1).

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 9. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación del Desempeño

9.2 Auditoria Interna

Se ha documentado e implementado el Procedimiento de Auditorías Internas SIGHSEQ-PRO-

03, el cual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias para programar, planear, ejecutar

y evaluar las Auditorías Internas del Sistema Integrado de Gestión de Ruta del Sol II S.A.S., la

selección y evaluación de los Auditores Internos, la determinación del alcance y los criterios de

las auditorías, según lo estipulado en la NTC ISO 19011. Todo lo anterior con la finalidad de

asegurar la eficacia del SIG, cumpliendo con los requisitos establecidos por la norma en la

búsqueda de la mejora continua. (Ver anexo 12 y 12.1)

10. MEJORA

10.2 Incidentes, No Conformidades y Acciones Correctivas

Para el cumplimiento de este requisito se ha definido el Procedimiento de Acciones

Correctivas y Preventivas SIGHSEQ-PRO-04, que tiene por objeto identificar e implementar

las No Conformidades y Acciones Correctivas con el fin de eliminar los riesgos o eliminar los

problemas que afectan la calidad del servicio, la gestión ambiental y la seguridad y salud en el

trabajo. (Ver anexo 13, 13.1, 13.2)

Se aplica el análisis de causas y se determinan las acciones de mejora o correctivas relacionadas

con:

1. Quejas de los clientes.

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2. Autocontrol.

3. Desempeño de los procesos.

4. Auditorías internas.

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