Trabajo de Gestion Documental

Desarrollo Guia 5
Actividad 3.3.1
SubActividad 03

Tecnologo en Gestion Documental

Ángel Troncoso

Sena
Centro de Logística y Promoción Ecoturística

Santa Marta
2020
 ESTUDIO DE CASO SOBRE ELEMENTOS Y MUEBLES DE ARCHIVO

LEA, ANALICE, ARGUMENTE Y PROPONGA:

USTED ES CONTRATADO EN LA EMPRESA PRESTADORA DE SALUD,

COOSALUD, CON SEDE EN ESTA CIUDAD, EN CUYOS DEPÓSITOS DE
ARCHIVO SE ENCUENTRAN H.C. DE PACIENTES CON MÁS DE 20
AÑOS SIN SOLICITAR ATENCIÓN MÉDICA, OTRO GRUPO CON 10 AÑOS
Y OTROS QUE ACTUALMENTE RECIBEN ATENCIÓN MÉDICA. ALLÍ SE
ENCUENTRA LA SIGUIENTE SITUACIÓN POR LO QUE LE SOLICITAN
PRESENTAR UNA PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DEL
SERVICIO DE CONSULTAS, OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN A LOS
USUARIOS Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

1. En el departamento de archivo clínico, en donde se maneja el archivo de

gestión, central e histórico de historias clínicas, encuentra que:

a. En un solo depósito concentran las H.C. en sus etapas de gestión y

central, utilizando muebles verticales y horizontales, además hay una
estantería abierta en el archivo de gestión con carpetas y cajas y en el
archivo central solo utilizan cajas para H.C. vigentes, que ubican en el
suelo.

b. Por falta de presupuesto utilizan carpetas colgantes, celuguía y de

cuatro aletas en los muebles verticales con los documentos sujetados
con un gancho legajador metálico directamente a las carpetas o solo
sostenidos con un gancho clips mariposa; se encuentran H.C. con
hasta 250 folios, otras con hasta 120 folios y algunos otros pacientes
tienen dos carpetas por el volumen de documentos que han generado;
algunas carpetas contenedoras sin documentación adentro.

c. Las H.C. son localizadas en el archivador por el nombre del paciente,

siendo que el sistema de ordenación reglamentado es el numérico;
para ubicar y consultar algunas de las H.C. debe ir revisando una a
una las gavetas y una a una las carpetas y en otros casos para
identificar a quien pertenece debe extraer la carpeta del mueble;
muchas de las carpetas de pacientes activos están deformadas y las
carpetas utilizadas en el archivo de gestión tienen pestaña en forma
horizontal y con diferentes posiciones.

2. Despuès de analizar, interpretar y establecer la mejor alternativa,

presente una propuesta que exprese de forma clara, coherente, completa
 y ordenada los cambios técnicos que usted sugiere y las razones
técnicas, no personales, del porqué esos cambios son la mejor opción
para alcanzar los objetivos arriba propuestos.

3. Le recomiendo ser muy objetivo, crítico y enfático en la oferta que hace,

naturalmente apoyado en los criterios archivísticos conocidos a través de
su formación.

VIVA LA EXPERIENCIA DESDE SU CASA!!!

RESPUESTAS

A. Es necesario que el archivo de gestión y el archivo central estén

totalmente separados ya que se pueden presentar confusiones. En el
archivo de gestión se tiene que utilizar un archivador horizontal de
gavetas ya que se pueden manejar los documentos de manera fácil.
En el archivo central se pueden utilizar archivadores verticales ya que
no se accede muy seguido a los documentos, también es necesario
tenerlos en una estantería ya que estando en el suelo pueden contraer
humedad y demás agentes que pueden contribuir con el deterioro de
los documentos .

B. Principalmente una carpeta no puede tener más de 200 folios, no

obstante, no se pueden utilizar ganchos legajadores metálicos ya que
deteriora el documento haciendo que la vida útil de este más corta, se
debe utilizar un gancho legajador de plástico sólo en las carpetas
colgantes y en las celuguias, las carpetas de cuatro aletas no
necesitan ser perforadas, se tiene que revisar la tabla de retención
documental para darnos cuenta que documentos no tienen vigencia
para así proceder a darle la debida finalidad, las carpetas
contenedoras vacías deben ser agrupadas en un lugar específico para
cuando sea necesario sean reutilizadas y que no ocupen espacio
innecesario.

C. Se deben ser organizar las H.C de forma cronológica, ya que ese es

el sistema de organización reglamentado.
Para evitar la dificultad de buscar carpeta por carpeta se debe llevar
un control, para esto se debe utilizar la tabla de retención documental,
para evitar sacar la carpeta del mueble para ver a quien pertenece se
deben utilizar las guías, índice y los rótulos, estos se ubican en la parte
externa de las carpetas para que sea más fácil ubicar los documentos que
estas contienen. Es necesario ubicarlas las carpetas de manera
correcta para evitar deformaciones en estas.