PROPUESTA DIGITALIZACION

GESTION DOCUMENTAL
FICHA (1904955)

Aprendices:

Daniela Vergara
Yarelis Castro
Àngel Troncoso

Instructor:

Nancy Pinedo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ACTUBRE 2020
PROPUESTA DIGITALIZACION

Nuestra empresa necesita un renovamiento en el almacenamiento documental ya

que esto evitara que haya acumulación de papel y podamos contribuir a la ley cero
papel, para ello es necesario implementar la Digitalización Documental, la cual es
una opción muy rentable y fácil de manejar, cuando nuestra empresa ingrese al
mundo virtual, estará más cerca de alcanzar un mejor posicionamiento en temas
afines a la automatización de actividades y a la optimización de procesos
relacionados enteramente al manejo de la información.
Unas de las principales ventajas de la digitalización es que la información queda
asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de
hoy y mañana, también los documentos no estarán expuestos a manchas, agua,
deterioro, cortes, rayones u otras eventualidades que pongan en riesgo a los
mismos, además, se podrán consultar los documentos en cualquier momento a
través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles, PC´s de
escritorio.
No obstante, también tiene sus desventajas , por ejemplo, el personal debe ser
capacitado constantemente a efecto de realizar un eficiente proceso de
digitalización y también que continuamente cambia la tecnología, por lo que se
requiere de presupuesto para cambiar los equipos obsoletos.

Los elementos, muebles y accesorios que necesitamos para este proceso son los
siguientes:
 Escáneres
 Computadores
 Softwares
 Documentos Originales (Organizados)
 Escritorios
 Elementos De Protección Personal
 Saca Grapas

Para este proceso necesitamos el mejor equipo que esta disponible en el

mercado, es el escáner de documentos Canon imageFORMULA P-215II, una
de las características más elogiadas de este dispositivo es la capacidad de
escanear ambas caras a una velocidad de 30 hojas por minuto. Además, dado que
solo necesita conectarlo a la computadora y comenzar a escanear, no necesita
ningún software complicado para comenzar a trabajar, puede detectar
automáticamente la dirección del texto e incluso detectar la presencia de
imágenes u otros colores, para proporcionar imágenes de la más alta calidad con
una resolución muy alta.
Por otro lado, cabe destacar la posibilidad de escanear de forma inalámbrica con
una unidad Wi-Fi WU10 opcional, lo cual convierte a este equipo en una excelente
opción tanto por la facilidad de uso como por la calidad que aporta.

Los pasos para llevar a cabo este proceso son muy sencillos y fáciles de ejecutar,
son los siguientes:
1. Abrir programa de digitalización en nuestro software.
PROPUESTA DIGITALIZACION

2. Encender el escáner.
3. Preparar documentos a escanear.
4. Revisamos foliación de las hojas y acomodamos documentación para que
el escáner las agarre todas. (La documentación se coloca con la
información hacia abajo).
5. En el programa configuramos como queremos que se digitalice (pdf, color,
tamaño, caras, etc.) Y comenzamos.
6. Luego cuando finalice el escáner con todos los folios en el computador,
revisamos que esté todo correcto.
7. Ubicamos en la carpeta registrada con la información de la caratula o con el
código (lo que se maneje en la empresa).

Los documentos digitalizados pueden ser almacenados de dos formas, en la nube,

en inglés cloud storage, es un modelo de almacenamiento de datos basado en
redes de computadoras, ideado en los años 1960, donde los datos están alojados
en espacios de almacenamiento virtualizados, por lo general aportados por
terceros.
Y en un disco duro, es un dispositivo de almacenamiento de datos que emplea un
sistema de grabación magnética para almacenar y recuperar archivos digitales.
En este aspecto la protección de la información es un tema de mucha importancia,
ya que nuestra empresa tiene archivos de muy alta confidencialidad y estos no
pueden estar a manos de terceros, por esto los discos duros y la información que
tengamos contenida en la nube estarán con los mas estrictos controles de calidad
y seguridad para que nuestra información este 100% segura.