Trabajo de Gestion Documental

Desarrollo Guia 5
Actividad 3.3.1
Recuperacion SubActividad 03

Tecnologo en Gestion Documental

Ángel Troncoso

Sena
Centro de Logística y Promoción Ecoturística

Santa Marta
2020
 ESTUDIO DE CASO SOBRE ELEMENTOS Y MUEBLES DE ARCHIVO

LEA, ANALICE, ARGUMENTE Y PROPONGA:

USTED ES CONTRATADO EN LA EMPRESA PRESTADORA DE SALUD,

COOSALUD, CON SEDE EN ESTA CIUDAD, EN CUYOS DEPÓSITOS DE
ARCHIVO SE ENCUENTRAN H.C. DE PACIENTES CON MÁS DE 20
AÑOS SIN SOLICITAR ATENCIÓN MÉDICA, OTRO GRUPO CON 10 AÑOS
Y OTROS QUE ACTUALMENTE RECIBEN ATENCIÓN MÉDICA. ALLÍ SE
ENCUENTRA LA SIGUIENTE SITUACIÓN POR LO QUE LE SOLICITAN
PRESENTAR UNA PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DEL
SERVICIO DE CONSULTAS, OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN A LOS
USUARIOS Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

1. En el departamento de archivo clínico, en donde se maneja el archivo de

gestión, central e histórico de historias clínicas, encuentra que:

a. En un solo depósito concentran las H.C. en sus etapas de gestión y

central, utilizando muebles verticales y horizontales, además hay una
estantería abierta en el archivo de gestión con carpetas y cajas y en el
archivo central solo utilizan cajas para H.C. vigentes, que ubican en el
suelo.

b. Por falta de presupuesto utilizan carpetas colgantes, celuguía y de

cuatro aletas en los muebles verticales con los documentos sujetados
con un gancho legajador metálico directamente a las carpetas o solo
sostenidos con un gancho clips mariposa; se encuentran H.C. con
hasta 250 folios, otras con hasta 120 folios y algunos otros pacientes
tienen dos carpetas por el volumen de documentos que han generado;
algunas carpetas contenedoras sin documentación adentro.

c. Las H.C. son localizadas en el archivador por el nombre del paciente,

siendo que el sistema de ordenación reglamentado es el numérico;
para ubicar y consultar algunas de las H.C. debe ir revisando una a
una las gavetas y una a una las carpetas y en otros casos para
identificar a quien pertenece debe extraer la carpeta del mueble;
muchas de las carpetas de pacientes activos están deformadas y las
carpetas utilizadas en el archivo de gestión tienen pestaña en forma
horizontal y con diferentes posiciones.

2. Despuès de analizar, interpretar y establecer la mejor alternativa,

presente una propuesta que exprese de forma clara, coherente, completa
 y ordenada los cambios técnicos que usted sugiere y las razones
técnicas, no personales, del porqué esos cambios son la mejor opción
para alcanzar los objetivos arriba propuestos.

3. Le recomiendo ser muy objetivo, crítico y enfático en la oferta que hace,

naturalmente apoyado en los criterios archivísticos conocidos a través de
su formación.

VIVA LA EXPERIENCIA DESDE SU CASA!!!

RESPUESTA

Al leer los problemas anteriores, llego a la conclusión de que las cajas no

deberían estar allí, ya que los archivos que están dentro podrían degradarse.
Además, se debe eliminar el archivo de administración central de este
depósito, ya que están juntos, lo que podría confundir al archivista y colocar los
archivos donde no deberían. Aunque conviene aclarar que si las tres fases del
ciclo vital de los documentos se pueden gestionar en un solo almacén sin
confusiones ni desorden, será suficiente contar con un gran espacio y el buen
juicio del archivista para ubicarlas adecuadamente. Se recomienda utilizar
estantería metálicas abiertas para el archivo central para poder guardar los
documentos en cajas de cartón y utilizar una carpeta vertical con archivador
para el archivo de gestión, en la que solo se guardan las carpetas.

Por otro lado, es preferible utilizar únicamente carpetas celuguia verticales con
ganchos legajadores de plástico porque si colocamos ganchos metálicos, los
documentos tienden a deteriorarse más rápido. No debemos utilizar clips o
clips mariposas ya que oxidarán el documento y le darán un color amarillento y
deteriorarán el documento. Además, propongo agrupar 200 páginas por
carpeta, pacientes que contengan dos carpetas deben seguir la secuencia,
para tener orden y control sobre el número de páginas por carpeta, tenemos
que verificar el contenido de la carpeta cada trimestre para un mejor control,
esta parte es muy importante porque en este caso tendremos más tiempo y
alta productividad, lo que hará más fácil y eficiente la búsqueda del personal
responsable cuando necesitemos un documento.

Finalmente, de acuerdo con las normas establecidas y la resolución 839 de

2017, se deben archivar teniendo en cuenta el número de identificación del
paciente. Para no tener que abrir cajón por cajón, se debe colocar un índice
para indicar los contenidos existentes, de esta forma la búsqueda de una
carpeta sería eficiente y rápida. Además, se debe colocar un merbete con el
número de identificación de la persona para identificar a quién pertenece y
para organizarla mejor se debe colocar las carpetas en la posición correcta
guiándose por las pestañas que tienen y así permitan la visualización lateral de
nombres.