Sig-If-001 Informe de Auditoria Interna Junio 2019

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

DE COLPESAJE SAS
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1ER. INFORME DE AUDITORIA INTERNA
JUNIO DE 2019
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TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO...........................................................................................................................3
2 ALCANCE............................................................................................................................3
3 DESARROLLO....................................................................................................................3
4 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA............................................................................3
5 ASPECTOS FAVORABLES EN GENERAL....................................................................4
6 HALLAZGOS DEL PROCESO DE AUDITORIA.............................................................5
6.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y FINANCIERO..................5
6.2. PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SERVICIO AL CLIENTE..........................8
6.3. PROCESO DE GESTIÓN COMERCIAL........................................................................10
6.4. PROCESO DE GESTIÓN DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO...................................12
6.4.1 ATESTIGUAMIENTO DEL SERVICIO.......................................................................12
6.5. PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Y SG-SST.................................19
6.6. PROCESO DE GESTIÓN CONTABLE Y TESORERIA...............................................21
6.7. PROCESO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES..........................................................22
6.8. PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA..............................................................24
7 RESUMEN DE LOS HALLAZGOS EVIDENCIADOS....................................................26
8 ESTADO ACTUAL IMPLMENTACION DEL ISO 9001:2015.......................................26
9 GENERAL EN LA ORGANIZACIÓN..............................................................................27
10 CONCLUSIONES..........................................................................................................27
11 AUDITADOS Y EQUIPO AUDITOR............................................................................28
12 FIRMAS DE INFORME.................................................................................................28
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Este informe hace referencia a la auditoría interna realizada entre el 03 y 04 de junio de 2019, con
un atestiguamiento realizado a la prestación del servicio el día 01 de junio de 2019. La
auditoría tuvo una duración total de dos (2) días (un festivo y un hábil) y se desarrolló de acuerdo
al itinerario previamente propuesto y anexo a este documento (plan de auditoría).
1 OBJETIVO
Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Norma NTC-ISO 9001:2015; así
como los definidos por la organización para su eficaz operación.
Establecer la eficacia del sistema de gestión y sus procesos de manera que se asegure el
cumplimiento del plan estratégico de COLPESAJE SAS., y la satisfacción permanente de las
necesidades de sus clientes.
2 ALCANCE
2.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA INTERNA
Todos los procesos del negocio de COLPESAJE SAS
2.2. ALCANCE DEL SGC de COLPESAJE SAS
• Servicio de Comercialización, Alquiler, Instalación, Ajuste, y Mantenimiento de

Básculas y Balanzas.
NOTA: No aplica el numeral 8.3. de la NTC-ISO 9001:2017 “Diseño y Desarrollo de los

productos y servicios”.
3 DESARROLLO
La auditoría se desarrolló con los responsables de los diferentes procesos en las instalaciones de
COLPESAJE SAS. Organización ubicada en la Carrera 85 H No. 53 - 78 en Bogotá D.C -
Colombia; con participación activa de los diferentes funcionarios involucrados. De acuerdo al plan
de auditoría establecido y aprobado el gerente general.
4 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Para el desarrollo de la auditoría interna referida se tuvo en cuenta la documentación del Sistema
de Gestión de la Calidad en física y medio magnéticos:
 Plataforma estratégica.
 Plan de Calidad
 Manual de la calidad (Alcance del S.G.C, control de documentos, control de registros,
auditoría interna, control de producto no conforme, Acciones correctivas, acciones
preventivas).
 Procedimientos de cada proceso.
 Listados maestros.
 Registros que evidencien la trazabilidad de las diferentes actividades.
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5 ASPECTOS FAVORABLES EN GENERAL.
 A pesar que COLPESAJE SAS, es una empresa nueva con seis (6) meses de constitución;
el personal cuenta con una experiencia mayor a 15 años en el servicio de mantenimiento,
ajuste y calibración de basculas y balanzas.
 La empresa presta su servicio a clientes reconocidos como CONQUIMICA S.A, GRICOL

S.A., INVERSIONES ELDORADO SAS, COMPAÑÍA NACIONAL DE METROLOGÍA S.A.S,
MARKETER SAN BLAS SAS, PULPACK SAS, ECOPULPACK SAS, SISTEMAS DE
PESAJE Y CONTROL DAG S.A.S., FABRICA DE ESPECIAS Y PRODUCTOS EL REY
SA. CORPORACIÓN COLEGIO NUEVA GRANADA y MECO INFRAESTRUCTURA SAS.
 La empresa diseña y desarrolla proyectos innovadores para grandes empresas

concreteras como ARGOS y CEMEX. Lo anterior buscando el crecimiento y
posicionamiento de COLPESAJE SAS.
 La gerencia se encuentra comprometida con el sistema de gestión de la calidad y ven una

oportunidad de crecimiento a través de la implementación de la NTC- ISO 9001:2015.
 La empresa COLPESAJE SAS, se encuentra afiliada a ICONTEC, lo cual indica el

compromiso con el sistema de gestión de la calidad (SGC).
 La conformación de un equipo de trabajo con experiencia y conocimiento tanto en la

gestión administrativa y gestión técnica garantiza la continuidad del negocio y el
crecimiento. Lo anterior se fundamenta que todo el personal proviene de la empresa
EQUISERVICIOS SAS.
 Se evidencia un diagnostico organizacional con la herramienta “TOMELE EL PULSO A
SU EMPRESA” realizado 08 de enero de 2019, con un resultado en general del 27,1%
implementado y con la viabilidad de implementar el sistema de gestión basado en la ISO
9001:2015 del 72,1%.
 La organización ha adelantado un trabajo significativo en cuanto la documentación base
para el sistema de gestión.
 La gerencia ha definido su plataforma estratégica que contiene a su vez; la Misión, Visión,
Política de Calidad, Objetivos Estratégicos y Proyectos Estratégicos.
 Se cuenta con los registros pertinentes y suficientes para la trazabilidad de la operación.
 Se evidencia un diseño fundamentado de la planificación de la calidad; al contar con
plataforma estratégica, el mapa de procesos y el plan de calidad.
 De alguna forma se ha implementado el procedimiento de producto no conforme, acciones
correctivas y preventivas y control de documentos.
 Cuenta con un equipo altamente calificado para realización de las actividades
operacionales y administrativas.
 Cuenta con la infraestructura necesaria para el desarrollo de los procesos del SGC.
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 Cuenta con aliados estratégicos (Laboratorios de metrología) para el servicio de calibración

de las basculas y balanza. Donde estos aliados estratégicos cuentan con técnicas
acreditadas ante la ONAC; garantizando la prestación de un servicio integral.
6 HALLAZGOS DEL PROCESO DE AUDITORIA.
A continuación, se presenta los hallazgos evidenciados dentro de cada proceso auditado. Además,
se estable el nivel de criticidad de cada hallazgo; para lo cual se debe tener en cuenta la siguiente
convención con su respectiva acción a tomar.
NIVEL DE CRITICIDAD ACCIÓN A TOMAR JUSTIFICACIÓN

Evaluar la oportunidad y su Puede aportar valor y
viabilidad de implementar la aumentar la capacidad de
actividad o acción. cumplir con los requisitos
BAJO Cliente, Legal o reglamentario,
Realizar Seguimiento en Organizacional, normativo
auditorías internas y revisión por (ISO) o Contractual. (Matriz
la dirección CLONC).
.
Evaluar el nivel de riesgo frente a Puede disminuir la capacidad
los objetivos estratégicos y de los de cumplir con los requisitos
procesos. Cliente, Legal o reglamentario,
Organizacional, normativo
MEDIO Realizar Corrección. (ISO) o Contractual. (Matriz
CLONC).
Acción correctiva con su Incumple directamente un

respectivo plan de acción. requisito del Cliente, Legal o
ALTO reglamentario, Organizacional,
normativo (ISO) o Contractual.
(Matriz CLONC).
6.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y FINANCIERO.
AUDITOR AUDITADO (S)

Ing. José Danixón Acosta
Equipo Auditor Dra. Margín Jazmín Horta Núñez
Gerente General (Socio)
Experto Técnico: Ing. Andrés Herrada
Sr. Jeisson Fabian Muñoz
Fecha: lunes festivo 03 de junio de 2019. Director Técnico (Socio)
Hora: 8:30 a.m. a 10:00 a.m.
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Auditor
Auditor
 ASPECTOS RELEVANTES (FORTALEZAS)
1. Se evidencia que se ha realizado un trabajo significativo en la elaboración, diseño,

implementación de la plataforma estratégica y cada uno de sus componentes; la cual se
encuentra publicada en la página web, audio-video y se ha realizado diferentes reuniones para
su apropiación y entendimiento.
2. El líder del proceso de DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y FINANCIERO tiene un alto

nivel de apropiamiento y compromiso de su proceso.
3. Se evidencia que se definieron los procesos del S.G.C., los cuales son adecuados y
convenientes al propósito y contexto de la organización determinado en el alcance del S.G.C.
4. La gerencia ha definido dentro el proceso de implementación diferentes metodologías para la

eficacia del mismo.
5. Se cuenta con un presupuesto actualizado y con control mensual por parte de la ALTA
DIRECCIÓN.
6. La alta dirección se encuentra comprometida con el sistema de gestión de la calidad; lo

anterior se demuestra con la afiliación a ICONTEC y la inscripción al DIPLOMADO HSEQ
realizado por este ente.
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 ASPECTOS POR MEJORAR (DEBILIDADES)
HALLAZGO NIVEL DE CRITICIDAD
No se evidencio la publicación de la política de calidad para las

partes interesadas, revisión en la página web. ALTO
Requisito CLONC impactado: Numeral 5.2.2, literal C) - ISO

9001:2015
Se evidencia poca efectividad de los líderes en la realización de las

actividades planeadas, para apoyar el cumplimiento de los objetivos
de la calidad debido a que solo el 85% de las actividades se han MEDIO
cumplido y estas deberían estar en un 95% mes de junio.
Requisito CLONC impactado: Numeral 6.2.2 - ISO 9001:2015
Se debe mejorar la comunicación en cuanto la divulgación de la

plataforma estratégica y sus respectivos componentes; por ejemplo,
la política de calidad y los objetivos estratégicos. MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 5.2.2 y 6.2 - ISO 9001:2015
Se debería dar a conocer los diferentes documentos como el plan de

comunicaciones, plan de cambios del SGC, matriz de recursos,
matriz de correspondencia, entre otros documentos diseñados por la
gerencia con el objetivo de empoderar a los lideres de proceso y BAJO
mejorar su aplicación dentro del SGC.
Requisito CLONC impactado: Numeral 5, 3, 6.3, 7.1y 7.1.6 - ISO

9001:2015
La gerencia debería generar mayor compromiso en el conocimiento

y aplicabilidad de los diferentes procedimientos, políticas y
estrategias establecidos en el SGC. BAJO
Requisito CLONC impactado: Organizacionales
La gerencia debería definir con mayor los diferentes indicadores de

gestión de los procesos en cuanto su fórmula, meta y frecuencia de
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medición. MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 9,1 - ISO 9001:2015
6.2. PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SERVICIO AL CLIENTE.
AUDITOR AUDITADO
Ing. Andrés David Herrada

Equipo Auditor Ing. Jenny Yulieth Velandia Munévar
Director de Calidad
Fecha: martes 04 de junio de 2019.
Hora: 8:30 a.m. a 10:00 a.m.
1. Se evidencia que el Director de Calidad, tiene empoderamiento y conoce acerca de la

plataforma estratégica, del manual de la calidad y de la política de la calidad de la
organización. Igualmente, de evidencia su compromiso de implementar el sistema.
2. El Director de Calidad tiene una alta competencia en experiencia y formación para administrar
el SGC., y podría enriquecer el sistema de gestión con su conocimiento.
3. Se evidencia que el proceso cuenta con una biblioteca de publicaciones que apoyan la
administración del SGC.
4. El proceso cuenta con un cronograma para las actividades principales para el seguimiento y
control del SGC, entre las cuales se destaca las auditorías internas, auditoria documentales,
comités de calidad, comités de talento humano, evaluación del desempeño del personal,
evaluación de la satisfacción al cliente, mantenimiento de equipos, evaluación de proveedores,
revisión por la dirección y comités de la Gestión de la prestación del servicio.
No se ha realizado seguimiento al cierre de los planes de acción.

Además, solo se evidenciaron seis (6) planes de acción. ALTO
Requisito CLONC impactado: Numeral 10.2 - ISO 9001:2015
Se evidencia que no se ha definido el tiempo para retroalimentar a

los clientes frente a una queja, petición o reclamo. MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 8.2.1 - ISO 9001:2015
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Dar a conocer la matriz de partes interesadas, riesgos y

oportunidades al personal de la empresa con el objetivo de
empoderar y lograr el cumplimiento de las actividades y que este no
recaiga solamente el director de calidad. MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 4.1, 4.2 y 6,1 – ISO

9001:2015.
Se debería dar a conocer los diferentes requisitos de la norma ISO

9001:2015 y su aplicabilidad dentro del SGC. Lo anterior con el
objetivo del empoderamiento por parte de los líderes de proceso. BAJO
Requisito CLONC impactado: Organizacionales – Formación.
Se evidencia que de las once (11) actividades programadas hasta el

mes de marzo en el formato CAL-F-001 CRONOGRAMA DEL SGC,
solo se ha cumplido cuatro (4). Lo anterior debido que la mayoría se MEDIO
planificaron para el mes de mayo y junio.
Requisito CLONC impactado: Organizacionales
Se debería sistematizar el SGC de forma digital con el objetivo de

realizar las actividades forma eficiente y práctica. Además de
contribuir al medio ambiente evitando el consumo de papel. BAJO
Se evidencia que el formato CAL-F-001 CRONOGRAMA DEL SGC

tiene una codificación diferente a lo dispuesto en el instructivo de
elaboración de documentos, el cual indica que la sigla para el
proceso de gestión de calidad y servicio al cliente es (SIG) y no MEDIO
(CAL).
Requisito CLONC impactado: Organizacional – Instructivo de

elaboración de documentos GAD-IT-001.
Garantizar que las auditorías internas de COLPESAJE SAS, no se

crucen en el mismo mes con las auditorias de los diferentes clientes
MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 9.2 – ISO 9001:2015
 EFICACIA: Los indicadores del proceso miden la gestión y tiene concordancia con el
objetivo del proceso -LO QUE FALTARIA levantar acciones por el no cumplimiento del indicador.
 ADECUACIÓN: Se cumple con los requisitos mínimos -LO QUE FALTARIA Falta más
empoderamiento para llevar a cabalidad del 100% de los requisitos.
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 CONVENIENCIA: Se observan mejoras en el proceso con la documentación base para el SGC

-LO QUE FALTARIA Actualización de los listados maestros de documentos y registros.
6.3. PROCESO DE GESTIÓN COMERCIAL
AUDITOR AUDITADO
Ing. Viviana Luzcelly Herrada
Auditor Interno Sr. Jeisson Fabian Muñoz
Director Técnico
Fecha: lunes festivo 03 de junio de 2019.
Hora: 10:30 a.m. a 12:30 p.m. Sra. María Helena Pinzón Ramírez
Director Administrativo
1. Se evidencia que el Director Técnico y la Directora Administrativa tiene bastante experiencia en

la comercialización de los productos y servicios de COLPESAJE SAS.
2. Los responsables del proceso comercial han definido y documentado la planificación y control
operacional del proceso. Lo anterior garantiza que las actividades vitales sean coherentes y se
realicen de forma que no afecten la satisfacción de los clientes y el cumplimiento de los
objetivos estratégicos.
3. El proceso cuenta con los medios necesarios para contactar al cliente o viceversa. Lo anterior
garantizando la excelente comunicación con el cliente.
4. Se evidencia que el proceso tiene bien definido su objetivo e indicadores. Además, el Director
Técnico y Director Administrativo son conscientes de como un resultado negativo en sus
indicadores afecta la estrategia y la política de calidad.
5. Se evidencia la metodología sistemática para realizar las encuestas de satisfacción en frio por
medio de Google drive y encuestas de satisfacción en caliente a través del reporte de servicio.
El Director Administrativo además de ser responsable de realizar las

actividades de la gestión comercial, es responsable de las
actividades de talento humano, contabilidad, administrativo, compras
y del SG-SST. Lo cual puede generar una saturación de la persona y MEDIO
generar riesgo en la salud y al funcionamiento de la empresa.
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Requisito CLONC impactado: Organizacional.
Se evidencia que varios documentos que se utilizan dentro del

proceso para la trazabilidad de la operación no se encuentran
controlados. No se pudo evidenciar la fecha de emisión de formato y ALTO
su versión. EVIDENCIA: Cotización.
Requisito CLONC impactado: Numeral 7.5.3.2 - ISO 9001:2015
Se debería documentar las actividades del proceso comercial con el

objetivo de garantizar la continuidad de la operación
Requisito CLONC impactado: Numeral 4.1, 4.2 y 6,1 – ISO MEDIO

9001:2015.
No se ha realizado el estudio de mercado y de la competencia según

el proyecto estratégico defino por la gerencia; para dar cumplimiento
al objetivo estratégico del cumplimiento de ventas.
MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 6.2.2. – ISO 9001:2015.
Se debería actualizar la pagina web y redes sociales con la

información necesaria del SGC y los diferentes productos y servicios
de la empresa. BAJO
Requisito CLONC impactado: Organizacionales – Objetivo de
ventas.
Se evidencia que el Director Técnico desconoce la normatividad

aplicable al proceso, a pesar que existe una matriz CLONC donde se
define de forma general los diferentes requisitos. MEDIO
Requisito CLONC impactado: Organizacionales y Legales
Se debería aumentar el alcance del objetivo del proceso e

indicadores a medir la oportunidad de las cotizaciones y ofertas.
BAJO
Se debería definir los puntos de control y liberación de las diferentes

etapas en la prestación del servicio.
Requisito CLONC impactado: Numeral 8,5, 8,6 y 8,7 de la ISO MEDIO

9001:2015.
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 EFICACIA: El proceso cumple con el objetivo de cumplimiento de presupuesto de ventas

-LO QUE FALTARIA Ampliar el alcance de la medición de los indicadores hasta las actividades
principales y que afecten la percepción del cliente.
 ADECUACIÓN: Se cumple con los requisitos mínimos -LO QUE FALTARIA Falta
documentar las actividades comerciales.
 CONVENIENCIA: Se observan mejoras en el diseño de la documentación que le llega al

cliente como cotizaciones, además se implementó la forma sistemática para la realización de
las encuestas de satisfacción. -LO QUE FALTARIA Actualización de toda la documentación
aplicable al proceso según el instructivo de elaboración de documentos y registros.
6.4. PROCESO DE GESTIÓN DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
AUDITOR AUDITADO
Ing. José Danixón Acosta

Equipo Auditor
Sr. Jeisson Fabian Muñoz
Ing. Nicolas López Director Técnico
Auditor de Atestiguamiento
Sr. Lester Gabriel Oropeza
Fecha de Atestiguamiento: Técnico Líder
sábado 01 de junio de 2019.
Hora de Atestiguamiento: Sr. José Edicson Muñoz
9:00 a.m. a 12:10 p.m. Técnico en Formación
Fecha de auditoria al proceso:
lunes festivo 03 de junio de 2019.
Hora de auditoria al proceso:
2:00 p.m. a 3:30 p.m.
1. Se evidencia que el Director Técnico tiene experiencia en la realización de los diferentes

servicios de mantenimiento, instalación y ajuste de basculas y balanzas
2. El proceso cuenta con la infraestructura adecuada y suficiente para la prestación de servicio en

cuanto vehículos, equipos de comunicación, herramientas y masas patrón para las pruebas.
3. El personal que ocupa el cargo de Técnico Líder y Técnico en formación cuenta con la
experiencia adecuada para realizar la prestación del servicio al cliente.
4. El personal que participa en el proceso de prestación del servicio es consiente de como sus
actividades afectan el cumplimiento de los objetivos estratégicos y la política de la calidad. Son
consientes de que la presentación personal, el porte del carnet empresarial, herramientas
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suficientes y en buen estado y el vocabulario utilizado en la prestación del servicio; pueden

afectar de forma considerable la percepción y satisfacción del cliente.
6.4.1 ATESTIGUAMIENTO DEL SERVICIO
Para la realización del ejercicio de atestiguamiento de la prestación del servicio, se le solicito al

cliente de auditoria COLPESAJE SAS, programar un servicio para el día sábado 01 de junio del
presente año. El cliente de auditoria programo el servicio con la empresa MARKETER SAN BLAS
para el día solicitado a partir de las 10:00 a.m.
A) DATOS DE LA EMPRESA PARA REALIZAR EL ATESTIGUAMIENTO:
 Razón Social: MARKETER SAN BLAS.

 NIT: 901.061.230-7
 Representante de la empresa: Ing. Alexander Isaza
 Dirección: Carrera 81c # 8d07
 Servicio programado: Mantenimiento Preventivo
 Fecha para la prestación del servicio: sábado 01 de junio de 2019.
 Hora programa para la prestación del servicio: 10:00 a.m.
 Responsables de realización del servicio: Lester Gabriel Oropeza / José Edicson Muñoz
 Responsable del atestiguamiento del servicio: Ing. Nicolas López
B) MARCO FOTOGRAFICO DEL ATESTIGUAMIENTO:
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 ASPECTOS POR MEJORAR EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO (DEBILIDADES)
No se realiza el control de las condiciones ambientales de

temperatura y humedad relativa de las masas patrón utilizadas para
realizar las pruebas de verificación.
ALTO
Requisito CLONC impactado: Numeral 8.5.1 literal b) de la ISO

9001:2015
Se evidencia que los informes técnicos no relacionan el numero de

reporte y numero de stiker.
MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 8.5.2. - ISO 9001:2015
No se evidencia registro de limpieza de las masas patrón.

MEDIO
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Requisito CLONC impactado: Requisito Organizacional.
No se evidencia un instructivo de mantenimiento que indique el paso

a paso para realizar el mantenimiento a las basculas y balanzas.
MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 8.1. literal e) de la NTC
-ISO 9001:2015
 ASPECTOS POR MEJORAR GENERALES (DEBILIDADES)
En el mes de enero del presente año no se diligencio para todos los

servicios prestados, el registro de lista de verificación preoperacional
para la prestación del servicio.
ALTO
Requisito CLONC impactado: Organizacional – Plan de la calidad y

numeral 8,5 de la ISO 9001:2015
Se evidencia que varios registros utilizados para la trazabilidad de la

prestación del servicio, se encuentran sin diligenciar en su totalidad.
EVIDENCIA: Todos los reportes de servicio no tienen firma de ALTO

aprobó.
No se evidencia registro cuando se realiza un cambio a los requisitos

del cliente por parte de este o por parte de COLPESAJE SAS.
ALTO
Requisito CLONC impactado: 8.2 de la ISO 9001.2015
Se debería implementar un formato para identificación de firmas. Lo

anterior debido a que no se reconoce la firma en los diferentes
registros.
MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 4.1, 4.2 y 6,1 – ISO
9001:2015.
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Se debería mejorar las preguntas de la encuesta que se practica al

finalizar la prestación del servicio para conocer en tiempo real la
percepción del cliente frente al servicio prestado. BAJO
Se debería documentar el paso a paso para realizar el

mantenimiento de basculas y balanzas. Lo anterior con el objetivo de
mantener el conocimiento de la organización. MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 7.1.6 de la ISO 9001:2015.
Se debería realizar un estudio de tiempos y movimientos para definir

la capacidad instala frente a la demanda de servicios mensuales.
MEDIO
Se debería establecer un seguimiento al personal técnico en campo

con el objetivo de evaluar el desempeño en la prestación del servicio
y tomar acciones de mejora en cuanto inducción, formación o MEDIO
entrenamiento.
Se debe evidencia que durante el primer trimestre no se ha

presentado reprocesos en la prestación del servicio. Se debería
establecer e implementar el AMEF, para garantizar la realización del BAJO
proceso a modo de fallas.
Se evidencia que la organización en proceso de prestación del

servicio no ha implementado acciones para prevenir los errores
humanos. Se evidencia errores, datos ilegibles, errores de ortografía ALTO
y tachones en los reportes de servicio. Donde estos se entregan al
cliente.
Requisito CLONC impactado: 8.5.1, literal g) de la ISO 9001.2015
No se evidencia que el personal TECNICO DE MANTENIMIENTO,

no conoce la plataforma estratégica y el plan de calidad.
ALTO
Requisito CLONC impactado: 5.2 de la ISO 9001.2015 y
Organización – Plataforma Estratégica y Plan de Calidad.
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 EFICACIA: El proceso cumple con el objetivo de cumplimiento de oportunidad y eficiencia en

la prestación del servicio -LO QUE FALTARIA Implementar nuevos indicadores o controles para
mejorar los tiempos de prestación del servicio y aumentar el número de servicios mensuales.
documentar las actividades paso a paso para la realización de los mantenimientos, ajuste e
instalación de basculas y balanzas.
 CONVENIENCIA: Se observan mejoras en la implementación del software SAI. -LO QUE

FALTARIA Actualización de toda la documentación aplicable al proceso según el instructivo de
elaboración de documentos y registros.
6.5. PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Y SG-SST
AUDITOR AUDITADO
Ing. Viviana Luzcelly Herrada

Auditor Interno Sra. María Helena Pinzón Ramírez
Hora: 8:00 a.m. a 9:30 a.m.
1. Se evidencia que la organización a definido un organigrama, los niveles de autoridad, roles y

responsabilidades.
2. Se evidencia que la organización ha definido una matriz de perfiles que define para cada cargo
la competencia en cuanto educación, formación, habilidades y experiencia. Ademas se definió
la convalidación y homologación para cada cargo.
3. Se evidencia un programa de formación y los respectivos registros de asistencia, evaluación de

conocimiento, encuesta de satisfacción de la capacitación y evaluación de la eficacia de la
capacitación.
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4. Se evidencia una herramienta en Excel para el evaluar el desempeño con base a la

metodología por competencias definida en el libro de ICONTEC- EL TALENTO HUMANO EN
LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.
5. Se ha realizado encuestas de medición del clima organizacional.
6. Se evidencia que la empresa cuenta con la documentación necesaria para el Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; la cual se implementado en un 85%. Esto
disminuye el riesgo de una sanción a la empresa.
7. Se evidencia registros de entrevista, inducción, pruebas de atención al detalle, pruebas

psicotécnicas VALANTI y 16PF que se practican durante la entrevista.
8. Se evidencia registro de SOCIODEMOGRAFICO que indica la información general del

empleado con su respectiva foto.
9. Se cuenta con registros de la competencia en cuanto a educación, formación, habilidades y

experiencia del personal contratado directo e indirecto.
10. Se evidencia registros de reglamento interno de Trabajo, políticas administrativas y

conformación de comités de convivencia y COPAAST o vigía Ocupacional
Se evidencia que el nivel de competencia del personal de

COLPESAJE SAS, en términos generales es 84%. Lo anterior es
afectado por la educación mínima que le hace falta al personal de la
organización. Donde esta se convalida con la experiencia. MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 7.2 – ISO 9001:2015.
Se debería asegurar que las capacitaciones frente a la toma de

conciencia de la plataforma estratégica y plan de la calidad sean
eficaces. BAJO
Requisito CLONC impactado: Numeral 7.3. – ISO 9001:2015.
Se debería capacitar al líder del proceso de talento humano en la

normatividad legal y reglamentaria en aspectos laborales. Ejemplo
en la aplicación del Código Sustantivo de Trabajo. MEDIO
Dentro el listado de requisitos legales en aspectos laborales se

encuentra desactualizado. Evidencia: .no se contempla la resolución
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SG-SST 0312 DE 2019. MEDIO
Requisito CLONC impactado: Numeral 7.5 de la ISO 9001:2015.
Se debería implementar un plan de bienestar dentro de la

organización con el objetivo de mejorar el nivel de clima
organizacional que actualmente se encuentra en un 68%. MEDIO
No se evidencio exámenes de ingreso de la señora Margín Jazmín

Horta Núñez ALTO
Requisito CLONC impactado: Legal – SG-SST.
 EFICACIA: El proceso cumple con el objetivo de cumplimiento el nivel de competencia del

personal-LO QUE FALTARIA Dar cumplimiento al 100% del programa de formación establecido
Semestralmente.
documentar las actividades paso a paso para la realización de la selección, inducción, contratación,
afiliación. Ademas implementar instructivo para identificar las necesidades de formación.
 CONVENIENCIA: Se observan mejoras en el proceso de selección, contratación e inducción.

-LO QUE FALTARIA Actualización de toda la documentación aplicable al proceso según el
instructivo de elaboración de documentos y registros.
6.6. PROCESO DE GESTIÓN CONTABLE Y TESORERIA
AUDITOR AUDITADO
Ing. Andres David Herrada Buitrago

Hora: 2:00 p.m. a 3:00 p.m. Sra. Margín Jazmín Horta Núñez
Gerente General
1. Se evidencia que la organización se encuentra formalmente constituidos y cumple con todo los
aspectos contables y tributarios.
2. Se evidencia que la organización ha definido contratar externamente el proceso contable con la

doctora Mellissa María Parry Bernal – Contador Público Titulado.
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3. Se evidencia un control estricto de los gastos y manejo de la documentación contable.
No se evidencio registros de la implementación de las NIIIF –

Normas Internacionales de Información Financiera.
ALTO
Requisito CLONC impactado: Numeral 4.1. - ISO 901:2015 y

Requisito legales.
Se evidencia que el indicador de entrega de informes contables y

balances; además del cumplimiento del cronograma tributario se
encuentra al 80%. Se debería establecer otros indicadores que
midan la eficiencia eficacia de las actividades contables MEDIO
Se debería capacitar al líder del proceso de contable en la

normatividad legal y reglamentaria en aspectos contables y en la
implementación de las NIIF. MEDIO
 EFICACIA: El proceso cumple con el objetivo AL 100%-LO QUE FALTARIA definir otros
indicadores que midan las actividades contables en cuanto eficacia y eficiencia.
documentar las actividades paso a paso para la prestación de informes y estandarizar un formato
para la entrega de informes contables con base a las normas NIIF.
 CONVENIENCIA: Se observan mejoras en el proceso de contable. -LO QUE FALTARIA

Actualización de toda la documentación aplicable al proceso según el instructivo de
6.7. PROCESO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES
AUDITOR AUDITADO

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Hora: 3:00 p.m. a 4:00 p.m. Ing. Jenny Yulieth Velandia Munévar
Director de Calidad
1. Se evidencia que la organización ha implementado una herramienta ofimática para realizar la

evaluación de la criticidad de los proveedores y definir la frecuencia de evaluación. Así mismo
dentro de esta herramienta se realiza la evaluación de proveedores tipificada por proveedores
de servicios, obra civil y bienes y productos.
2. Se cuenta con un listado maestro de proveedores general para provisión de bienes y servicios.
Se evidencia que no se ha realizado la evaluación y la

retroalimentación de los resultados a los deferentes proveedores.
Que se encontraba programado para el mes de mayo del 2019, ALTO
según cronograma anual.
No se evidencio registro de contrato de los proveedores de

prestación de servicios entre los que se destacan el contador público
y la empresa diseñadora de la página web. ALTO
No se pudo evidenciar la selección de proveedores debido que los

proveedores que se encuentran en el listado maestro de
proveedores se encontraban antes de la implementación del SGC.
Ademas no se ha realizado compras de bienes y servios que afectan MEDIO
la conformidad del servicio.
Se debería implementar los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS),

para controlar de forma estricta y legal a los proveedores externos y
que afecten la conformidad del servicio o impacten significativamente
a la empresa. BAJO
Requisito CLONC impactado: Numeral 8.4.1 y 4.1 de la ISO

9001:2015.
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Se debería documentar el procedimiento paso a paso para la

realización de compra de productos y servicios.
Requisito CLONC impactado: Numeral 8.4.1 y 4.1 de la ISO BAJO

9001:2015.
 EFICACIA: El proceso cumple con el objetivo el 90%-LO QUE FALTARIA definir otros
indicadores que midan las actividades de compras.
documentar las actividades paso a paso para las compras de bienes y servicios.
 CONVENIENCIA: Se observan mejoras en el proceso de compras. -LO QUE FALTARIA

Actualización de toda la documentación aplicable al proceso según el instructivo de
6.8. PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
AUDITOR AUDITADO

Hora: 4:00 p.m. a 5:00 p.m. Ing. Jenny Yulieth Velandia Munévar
Director de Calidad
1. Se evidencia la implementación del plan de mantenimiento de infraestructura de COLPESAJE

SAS.
2. Se evidencia que se ha cumplido el plan de mantenimiento al 100%.
3. Se evidencia que la organización ha realizado un inventario de los activos.
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4. Se evidencia que se ha realizado la entrega de puesto de trabajo para cada empleado.
5. Se evidencia la documentación de políticas administrativas para el cumplimiento del

reglamento interno y garantizar el orden, aseo y convivencia en la empresa.
6. Se cuentas políticas de confidencialidad y manejo de datos aplicables a proveedores como

empleados.
7. La organización a definido procedimientos para la estandarización y control de los documentos

y registros del SGC.
8. La gerencia ha proporcionado archivadores para cada proceso con el fin de salvaguardar la

información física. Así mismo proporciono material como carpetas, separadores, protectores de
hojas y sellos para realizar control y protección a los procedimientos.
9. La organización determino realizar un BAKUP semanal para salvaguardar la información

digital.
10. La organización estableció una política para la protección de datos.
11. La organización implementó listados maestros para el control de la documentación y los

diferentes registros.
12. Se evidencia la calibración de las masas patrón para la realización de las pruebas en la
prestación del servicio.
No se evidencia plan de mantenimiento de los vehículos de

transporte para la prestación del servicio y los sistemas de cómputo.
ALTO
Se validan los listados maestros de documentos internos y externos;

y se evidencia que estos están incompletos. Ademas no se
contemplan varios documentos externos donde se apoyan los MEDIO
diferentes procesos para la realización de sus actividades.
Requisito CLONC impactado: Numeral 7.5 – ISO 9001:2015
Se evidencia que existen varios documentos que no están

controlados a causa que no se puede visualizar los cambios y fecha
de emisión de los documentos
ALTO
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Requisito CLONC impactado: Numeral 7.5 de la ISO 9001:2015 y

organizacionales -procedimiento de control de documentos.
Se debería documentar el proceso de mantenimiento de

infraestructura para garantizar su realización sin importar quien lidere
el proceso de gestión administrativa. BAJO
Requisito CLONC impactado: Numeral 8.4.1 y 7.1.6 de la ISO

9001:2015.
Se debería implementar un software para la administración del SGC

como el software ISOLUCION
BAJO
Requisito CLONC impactado: Numeral 4.4y 4 de la ISO
9001:2015.
 EFICACIA: El proceso cumple con el objetivo el 100% en su plan de mantenimiento-LO QUE

FALTARIA definir otros indicadores que midan las actividades de control de documentos y control
de registros
 ADECUACIÓN: Se cumple con los requisitos mínimos -LO QUE FALTARIA Falta realizar
las auditorias de adecuación documental para garantizar listados maestros adecuados a los
procedimientos de control de documentos y control de registros. Ademas de garantizar su
actualización.
 CONVENIENCIA: Se observan mejoras en el control de documentación y mantenimiento de la

infraestructura. -LO QUE FALTARIA Actualización de toda la documentación aplicable al
proceso según el instructivo de elaboración de documentos y registros.
7 RESUMEN DE LOS HALLAZGOS EVIDENCIADOS.
A continuación, se presenta una tabla que indica de forma tipificada por nivel de criticidad los
hallazgos evidenciados en cada proceso.
No
No No TOTAL, DE
Hallazgos
No. PROCESO AUDITADO Hallazgos Hallazgos HALLZAGOS
Nivel
Nivel Alto Nivel Bajo POR PROCESO
Medio
1 Direccionamiento Estratégico y Financiero 1 3 2 6
2 Gestión de Calidad y Servicio al Cliente 1 5 2 8
3 Gestión Comercial 1 5 2 8
4 Gestión de Prestación del Servicio 6 7 2 15
5 Gestión de Talento Humano y SG-SST 1 4 1 6
6 Gestión Contable y Tesorería 1 2 0 3
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7 Gestión Administrativa 2 1 2 5
8 Gestión de Proveedores 2 1 2 5
TOTAL, DE HALLAZGOS 15 28 13 56
8 ESTADO ACTUAL IMPLMENTACION DEL ISO 9001:2015.

A continuación, se presenta el nivel de implementación de los requisitos de la norma internacional
ISO 9001.2015. Lo anterior basado en la herramienta en Excel “Diagnostico ISO 9001-2015”: a la
fecha de realización de la presente auditoria interna.
RESULTADOS DE LA GESTIÓN EN CALIDAD

ACCIONES POR
NUMERAL DE LA NORMA % OBTENIDO DE IMPLEMENTACION
REALIZAR
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 86% MANTENER
5. LIDERAZGO 92% MANTENER
6. PLANIFICACION 90% MANTENER
7. APOYO 90% MANTENER
8. OPERACIÓN 95% MANTENER
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 59% MEJORAR
10. MEJORA 85% MANTENER
TOTAL RESULTADO IMPLEMENTACION 85%
Calificacion global en la Gestion de Calidad ALTO
NOTA: Se anexa registro de la calificación en la herramienta de Excel.
9 GENERAL EN LA ORGANIZACIÓN.
ÍTE
GENERAL TODOS LAS AREAS REVISADAS
M
 Se debe documentar los procesos más importantes y que pueden afectar la
1 continuidad del negocio.
2  Se debe dar a conocer la plataforma estratégica y procedimientos aplicables.
 Se debe mejorar e implementar de forma estricta el control de documentos y

registros.
3
 Se debe mejorar el análisis de datos y la implementación de planes de acción.

4
10 CONCLUSIONES.
Los resultados de la auditoria interna permiten concluir que la empresa presenta:
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a. Alto nivel de compromiso: La alta gerencia está comprometida con la implementación

efectiva de los sistemas de la calidad, lo demuestra en la manera de dirigir, participar y
demostrar su compromiso en dedicarle tiempo al Sistema de Calidad y liderar los esfuerzos
para la implementación del sistema de la calidad de manera funcional y donde cada
individuo sea responsable.
b. Alto nivel de conocimiento y experiencia del negocio.
c. Alto nivel de calidad en la prestación del servicio cero (0) servicios no conforme.
d. Alto nivel de satisfacción de los clientes.
e. Alto nivel de control de proveedores externos de productos y servicios.
f. Nivel medio de madurez del sistema de gestión de la calidad.
g. Nivel medio entendimiento de los requisitos de la NTC-ISO 9001:2015 apropiados a la

actividad económica de la organización.
h. Nivel medio de control de la documentación interna como externa.
i. Nivel medio de implementación de los documentos definidos para el S.G.C.
j. Nivel medio de aplicación de indicadores de seguimiento.
k. Nivel medio de aplicación eficaz de un método de análisis de causas y solución de

problemas.
l. Bajo nivel de aplicación del pensamiento basado en riesgos (positivos y negativos).
m. Bajo nivel de conocimiento de la plataforma estratégica y sus diferentes componentes.
11 AUDITADOS Y EQUIPO AUDITOR.
.
Auditados:
 Dra. Margín Jazmín Horta Núñez - Gerente General

 Dra. María Helena Pinzón Ramírez – Director Administrativo
 Ing. Jenny Yulieth Velandia Munévar – Director de Calidad
 Sr. Jeisson Fabian Muñoz – Director Técnico
 Sr. Lester Gabriel Oropeza – Técnico Líder
 Sr. José Edicson Muñoz – Técnico en Formación.
Equipo Auditor:
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 Ing. Jenny Julieth Velandia Munévar – Auditor Líder.

 Ing. José Danixón Acosta – Auditor
 Ing. Viviana Lucelly Herrada – Auditor
 Ing. Andres David Herrada - Auditor
12 FIRMAS DE INFORME
 Auditor Líder
_________________________________
 Gerente General de COLPESAJE SAS.
_________________________________
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Sig-If-001 Informe de Auditoria Interna Junio 2019

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

1ER. INFORME DE AUDITORIA INTERNA

SIG- IF- 001

5 ASPECTOS FAVORABLES EN GENERAL....................................................................4

6 HALLAZGOS DEL PROCESO DE AUDITORIA.............................................................5

6.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y FINANCIERO..................5

6.2. PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SERVICIO AL CLIENTE..........................8

6.3. PROCESO DE GESTIÓN COMERCIAL........................................................................10

6.4. PROCESO DE GESTIÓN DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO...................................12

6.4.1 ATESTIGUAMIENTO DEL SERVICIO.......................................................................12

6.5. PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Y SG-SST.................................19

6.6. PROCESO DE GESTIÓN CONTABLE Y TESORERIA...............................................21

6.7. PROCESO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES..........................................................22

6.8. PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA..............................................................24

7 RESUMEN DE LOS HALLAZGOS EVIDENCIADOS....................................................26

8 ESTADO ACTUAL IMPLMENTACION DEL ISO 9001:2015.......................................26

11 AUDITADOS Y EQUIPO AUDITOR............................................................................28

SIG- IF- 001

Todos los procesos del negocio de COLPESAJE SAS

2.2. ALCANCE DEL SGC de COLPESAJE SAS

• Servicio de Comercialización, Alquiler, Instalación, Ajuste, y Mantenimiento de

NOTA: No aplica el numeral 8.3. de la NTC-ISO 9001:2017 “Diseño y Desarrollo de los

SIG- IF- 001

5 ASPECTOS FAVORABLES EN GENERAL.

 La empresa presta su servicio a clientes reconocidos como CONQUIMICA S.A, GRICOL

 La empresa diseña y desarrolla proyectos innovadores para grandes empresas

 La gerencia se encuentra comprometida con el sistema de gestión de la calidad y ven una

 La empresa COLPESAJE SAS, se encuentra afiliada a ICONTEC, lo cual indica el

 La conformación de un equipo de trabajo con experiencia y conocimiento tanto en la

SIG- IF- 001

 Cuenta con aliados estratégicos (Laboratorios de metrología) para el servicio de calibración

6 HALLAZGOS DEL PROCESO DE AUDITORIA.

NIVEL DE CRITICIDAD ACCIÓN A TOMAR JUSTIFICACIÓN

Acción correctiva con su Incumple directamente un

6.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y FINANCIERO.

AUDITOR AUDITADO (S)

SIG- IF- 001

 ASPECTOS RELEVANTES (FORTALEZAS)

1. Se evidencia que se ha realizado un trabajo significativo en la elaboración, diseño,

2. El líder del proceso de DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y FINANCIERO tiene un alto

4. La gerencia ha definido dentro el proceso de implementación diferentes metodologías para la

6. La alta dirección se encuentra comprometida con el sistema de gestión de la calidad; lo

SIG- IF- 001

 ASPECTOS POR MEJORAR (DEBILIDADES)

HALLAZGO NIVEL DE CRITICIDAD

No se evidencio la publicación de la política de calidad para las

Requisito CLONC impactado: Numeral 5.2.2, literal C) - ISO

Se evidencia poca efectividad de los líderes en la realización de las

Requisito CLONC impactado: Numeral 6.2.2 - ISO 9001:2015

Se debe mejorar la comunicación en cuanto la divulgación de la

Requisito CLONC impactado: Numeral 5.2.2 y 6.2 - ISO 9001:2015

Se debería dar a conocer los diferentes documentos como el plan de

Requisito CLONC impactado: Numeral 5, 3, 6.3, 7.1y 7.1.6 - ISO

La gerencia debería generar mayor compromiso en el conocimiento

Requisito CLONC impactado: Organizacionales

La gerencia debería definir con mayor los diferentes indicadores de

SIG- IF- 001

Requisito CLONC impactado: Numeral 9,1 - ISO 9001:2015

6.2. PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SERVICIO AL CLIENTE.

Ing. Andrés David Herrada

 ASPECTOS RELEVANTES (FORTALEZAS)