PROPUESTA

SERVICIOS DE CONTABILIDAD

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20XX
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Bogotá D.C., 25 de abril de 20XX

Señor Carlos Alberto Rondón

Gerente Financiero
Compañía Ejemplo SAS1
Avenida el Libertador
Bogotá, Colombia

Referencia: Propuesta de servicios de contabilidad

Agradecemos su amable invitación para presentar nuestra propuesta de servicios

profesionales de Outsourcing contable a Compañía Ejemplo SAS. para el período
fiscal de 20XX, terminando el 31 de diciembre.

Los siguientes son los principales términos que enmarcará nuestra futura relación
profesional:

1. OBJETO2
El objetivo en la prestación de servicios como contadores Compañía Ejemplo
S.A.S. para el período comprendido entre el 1 de mayo de 20XX hasta el 31 de
diciembre de 20XX o para el período que determine la Administración.

2. ALCANCE3
Dar cumplimiento a lo ordenado por la Ley 1314 de 2009, Arts. 21-1, 616-1, 771-2,
771-5, 772-1, 773 y 774 del E.T. Ley 1819 de 2016, decretos normativos 3022 de
2013, 2129 de 2014, 2267 de 2014, 1998 de 2017, compilados en el decreto 2420
de 2015 y 1625 de 2016, y otras normas legales vigentes y de acuerdo con las
necesidades especiales de la organización.

1
Nombre de entidad para efectos de ilustración únicamente.
2
Mencionar con detalle el objetivo del trabajo, la fecha desde la que se adquiere la responsabilidad, etc.
3
Se debe incorporar el marco regulatorio de la contabilidad o el servicio del país en donde opera la entidad, para este
ejemplo, hemos tomado la regulación de Colombia.

1
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Nuestros servicios como contadores se desarrollan mediante un proceso

sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las operaciones contables
relacionadas con las actividades económicas, con la revisión de los registros
contables a todas y cada una de las cuentas, y otros acontecimientos
relacionados:

2.1. Cumplimiento, por parte de la empresa, de la normatividad legal aplicable,

de los reglamentos internos y de los mandatos de la Asamblea y de la
Administración.

2.2. Análisis del grado de correspondencia legal, de proporcionalidad y de

relación de causalidad con la actividad económica de la entidad; de los
documentos que constituyen costo o deducción tanto en el costo de ventas
y los gastos de administración y de ventas.

2.3. Operaciones de la actividad comercial de la organización, y custodia de los

activos de propiedad de la entidad.

2.4. Medidas de protección y uso eficiente de las cuentas de efectivo en caja,

bancos e inversiones.

2.5. Implementación y codificación del Plan de Cuentas de la compañía,

cumpliendo con el PUC para comerciantes como lo exigen las normas
vigentes y las orientaciones del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

2.6. Manejo de libros de contabilidad de acuerdo con las Normas

Internacionales de Información Financiera adoptadas para Colombia, las
orientaciones profesionales del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y
las instrucciones de la Superintendencia de Sociedades.

2.7. Presentación de informe de ingresos y egresos mensual para la

administración que indique a) utilidad contable y tributaria b) grado de
correspondencia de los costos y deducciones con las declaraciones
tributarias y los criterios establecidos.

2.8. Libros de actas.

2
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2.9. Reuniones de consejería entre el equipo de contadores de nuestra firma y

los Administradores de la Sociedad, para determinar las estrategias a
seguir que favorezcan la parte impositiva de la empresa, de acuerdo con
los resultados de los informes presentados por nosotros.

2.10. Liquidación de las declaraciones tributarias tanto nacionales, como locales.

2.11. Estados financieros trimestrales con sus correspondientes notas.

2.12. Nómina, aportes parafiscales, seguridad social, prestaciones sociales y

demás asuntos relacionados con los trabajadores al servicio de la empresa.

2.13. Planeación tributaria anual para anticipar el flujo de pago de impuestos y

planear la utilización de deducciones y descuentos tributarios previstos en
la normatividad.

3. REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN4

Para desarrollar nuestra labor solicitamos, por única vez, tener un historial de la
empresa, y la siguiente información:

3.1. Copia de los estatutos de la organización y de los reglamentos internos

vigentes.

3.2. Certificado de existencia y representación legal vigente.

3.3. Copia de Estado de Situación Financiera de Apertura – ESFA, estados

financieros comparativos a 31 de diciembre de 20XX-20XX-1 y 20YY-20YY-
1, con las revelaciones ordenadas por el decreto 3022 de 2013, compilado
en el decreto único 2420 de 2015 –NIIF adaptadas para Colombia grupo 2
(NIIF para las PyMES) e información complementaria que ustedes puedan
allegar.

4
Todo lo que vamos a necesitar como insumo para preparar la contabilidad, pero también información histórica vital, que se
requiere para diferentes propósitos. En ocasiones se encuentran casos en donde no existe información histórica, ni
documentos, etc., en estos casos valdría la pena considerar no presentar propuesta, o hacerlo dejando un documento de
hechos y antecedentes, para limitar la responsabilidad.

3
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3.4. Copia del manual de políticas contables bajo NIIF conforme a la

normatividad de las NIIF para las Pymes.

3.5. Suministro de las claves de acceso a la plataforma de la DIAN, archivo de

la firma digital con su respectiva contraseña.

Además, es indispensable que la administración de la empresa nos permita

examinar todos los libros de contabilidad oficiales, auxiliares y sus
correspondientes soportes, así como libros de actas y todos los archivos
físicos y virtuales, observar, cuando lo deseemos, el desarrollo de sus
diversas operaciones y que, en cuanto sea posible, envíe a nuestra
dirección electrónica información que solicitemos, relacionada con las
actividades de la Empresa.

4. INFOMES A ENTREGAR5

4.1. Informes semanales: de acuerdo con la revisión de los registros contables, se

emitirán informes semanales para que la administración tome las medidas de
control o realice los correctivos pertinentes.
4.2. Informes de cierre contable mensual aplicando las mediciones posteriores
según las políticas contables bajo NIIF aprobadas por la gerencia.
4.3. Estados financieros trimestrales corte a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de
septiembre y 31 de diciembre de cada año fiscal.
4.4. Informe de gestión administración a realizarse el cierre del año fiscal; y
4.5. Otros informes que soliciten al contador como: entidades financieras,
proveedores y acreedores; las entidades de inspección, vigilancia y control
del Estado como la Superintendencia de Sociedades y la Administración de
Impuestos.

5. EQUIPO6

5
Plasmar con claridad todos los informes, entregables, reportes, periodicidad, etc., que debemos entregar al cliente.

4
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El trabajo será realizado bajo responsabilidad del equipo de nuestra firma,

aplicando técnicas de revisión de transacciones contables, conformado por el
siguiente equipo de trabajo:

Cargo Actividad Dedicación

Elaboración del cronograma de trabajo mensual,

revisión de los registros contables de cada una de
las partidas de los EEFF, corrección y ajustes
Contador contables para el cierre mensual, elaboración de
1 día por mes
general proformas y borradores de los impuestos,
elaboración de los informes de revisión, liquidación
de impuestos y preparación de los EEFF para
presentar a la administración.
 Captura diaria de los comprobantes y
transacciones.
 Preparación de información básica para la
Asistente 2 días a la
elaboración de reportes y declaraciones
Contable semana
tributarias
 Preparación de conciliaciones bancarias y
análisis de cuentas.

6. HONORARIOS MENSUALES7

6
En temas de servicio contable es importante dejar en claro la dedicación del equipo, que podrá ser desde un servicio In-
House, con permanencia del equipo, o sencillamente un trabajo sin ninguna presencia en las oficinas del cliente; si no
queda claro, el cliente luego puede entender cosa diferente, lo que generará dificultades desde el inicio del servicio.
7
Caracterizado con impuestos para Colombia. Es opcional esta forma de presentar los honorarios, en otros casos se
muestran con mayor detalle, por cada actividad del servicio, etc., lo importante es que el cliente tenga claro el total del
honorario y la periodicidad de la facturación y del pago.

5
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Hemos realizado un análisis de las actividades, volúmenes de información a

procesar y dedicación de nuestro equipo de contadores, para determinar los
honorarios que consideramos para Compañía Ejemplo, y que se mencionan a
continuación:

DESCRIPCIÓN DE LA FACTURACIÓN MENSUAL VALOR

SERVICIOS MENSUALES (SMMLV – 20XX => $XXX.XXX) $ xxx
IVA 19% $ xx
RETEFUENTE % (Servicios) $ xx
RETE (Impuesto de industria y comercio) X.X x 1000 (Bogotá) $0
TOTAL A PAGAR $ xxx

7. TERMINOS Y CONDICIONES8

 El aumento de la tarifa del servicio para las empresas se hará en el mismo

porcentaje que establezca el Gobierno Nacional para el Salario Mínimo
Legal Vigente, y entrará en vigor en la misma fecha en que se inicie el
cumplimiento del acto que disponga el reajuste.
 La facturación se hará mes vencido a la prestación de los servicios, se
radicará en los primeros 5 días del mes siguiente por correo electrónico y/o
física en sus oficinas, luego tendrán 10 días calendario de plazo para
realizar el pago de la factura.
 A los 60 días de mora en los pagos se cancelarán los servicios de asesoría
financiera sin perjuicio de las acciones legales a las que hubiere lugar para
realizar los respectivos cobros atrasados.
 A los 30 días de mora en los pagos se enviará reporte negativo a las
centrales de riesgo crediticio (Data Crédito), se suspenderán los servicios
profesionales hasta que el cliente se encuentre al día, por lo cual la firma
no asumirá ninguna responsabilidad en el incumplimiento de la
presentación de los impuestos según el calendario tributario fijado por

8
Describir e incluir todos los asuntos que convenga, estas serán las reglas de juego para interactuar con el cliente y regirán
la prestación del servicio durante la vigencia el contrato. Para efectos ilustrativos, solo se han descrito algunos ejemplos de
los términos y condiciones.

6
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gobierno. Una vez se reactive el servicio, el cliente debe asumir las

sanciones e intereses de mora a las que hubiere lugar.

8. REFERENCIAS COMERCIALES9

A continuación, relacionamos el listado de algunos de nuestros clientes para

confirmar referencias:

(Incluir las referencias de experiencia más relevantes que se disponga en la

Firma)

 Referencia #.1
 Referencia #.2
 Referencia #.3

Cordialmente,

____________________________

Juan Carlos Marín

Socio

9
Considerar las referencias que resulten de mayor interés para nuestro
cliente, por industria o actividad.