01

02
La Alta Dirección de COLPESAJE SAS, conformada por el Gerente General y el Director Técnico han
determinado evaluar la adecuación, conveniencia y eficacia de su Sistema de Gestión de la Calidad; con
base a los resultados obtenidos durante su implementación hasta el mes de junio de 2019. A través de la
presente revisión se analizara cada uno de los resultados y se generara el respectivo plan de mejora.

Los criterios tomados para la presente revisión son los requisitos establecidos en la norma internacional
NTC-ISO 9001:2015.

03
04
 RESULTADOS
GENERALES

✓ Análisis de las ventas.

✓ Análisis de los gastos
✓ Análisis de la rentabilidad
✓ Análisis de ventas versus gastos.
✓ Determinación de presupuesto de ventas.

07
 ANALISIS DE LAS VENTAS

PRODUCCIÓN VENTAS POR MES / 2019

VENTAS Lineal (VENTAS )
MES
TOTAL
$25.128.637
MARZO $ 13.624.832
$13.624.832
ABRIL $ 6.762.805 $6.762.805

MAYO $ 25.128.637 MARZO ABRIL MAYO

Análisis
• Las ventas totales a corte del mes de mayo es: $45.516.274.

• Se puede evidenciar que COLPESAJE SAS, mantiene una tendencia positiva en las ventas en el
trimestre comprendido entre marzo y mayo del presente año. Así mismo podemos observar que el
mejor mes fue el mes de mayo donde se alcanzó unas ventas por encima de los $ 25.000.000.

• Las ventas del mes de abril fue afectado por los días feriados de la semana santa.

Con base a lo anterior podemos pronosticar que para los próximos meses; las ventas se encontraran
por encima de los $19.000.000.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 8

 ANALISIS DE LOS GASTOS
GASTOS POR MES / 2019
MES GASTO TOTAL GASTO Lineal (GASTO)

ENERO $ 13.345.923 $21.780.774

FEBRERO $ 6.004.917
$13.345.923 $13.217.426

MARZO $ 7.569.783
$7.569.783
$6.004.917
ABRIL $ 13.217.426

MAYO $21.780.774 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

Análisis
• Los gastos totales a corte del mes de mayo es: $61.918.823.

• Se observa que los gastos a diferencia de las ventas; iniciaron desde el mes de enero. Así mismo se
observa una tendencia a aumentar el valor de los gastos a medida que avanza el año 2019. Esto se debe
a los diferentes proyectos que tiene la gerencia para el año 2019, entre el que se destaca la
implementación y certificación ISO 9001:2015.

9 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

 ANALISIS DE LAS VENTAS VS
GASTOS DEL 2019
RENTABILIDAD POR MES / 2019 RENTABILIDAD Lineal (RENTABILIDAD)
MES RENTABILIDAD
$6.055.049
$3.347.863
ENERO - $ 13.345.923
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO
$(6.004.917) $(6.454.621)
FEBRERO - $ 6.004.917
$(13.345.923)
VENTAS VS GASTOS POR MES / 2019 VENTAS GASTOS
Lineal (VENTAS )
MARZO $ 6.055.049
$25.128.637
ABRIL -$ 6.454.621 $6.004.917 $13.624.832 $13.217.426 $21.780.774
$13.345.923 $6.762.805
$- $7.569.783
$-

MAYO $3.347.863 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

Análisis
• Se observa que la rentabilidad total a corte del mes de mayo es: - $ 16.402.549. Este resultado es a
causa que en el mes de enero, febrero y abril los gastos fueron superiores a las ventas.

• Se debe realizar una austeridad en los gastos que no generen valor al negocio. Se recomienda
contratar un analista financiero.

• Se debe repartir los $16.402.549 entre los demás meses del año con el objetivo que a febrero de 2020 se
este percibiendo una rentabilidad positiva.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 10

 SEGUIMIENTO
A REVISIONES PREVIAS

✓ Comparación del resultado obtenido del

diagnostico realizado el 08 enero de 2019
versus diagnostico realizado en 07 junio de
2019.

11
 SEGUIMIENTO A REVISIONES
PREVIAS
• Para nuestro Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es la primera revisión por la dirección que se
realiza bajo los parámetros de la NTC-ISO 9001:2015. Así mismo la gerencia desea demostrar que
nuestro SGC es eficaz , a través de la comparación del diagnostico realizado el 08 de enero de 2018
con los resultados del diagnostico realizado el 07 de junio de 2019; para lo cual se utilizo la misma
herramienta “TOMELE EL PULSO A SU EMPRESA” para los dos diagnósticos.

Enero de 2019 Junio de 2019

ESTADO ACTUAL META ESTADO ACTUAL META

PLANEACION
ESTRATEGICA
PLANEACION 100%
ESTRATEGICA GESTIÓN DE LA SEGUIMIENTO Y
GESTIÓN DE LA 100% SEGUIMIENTO Y
INFORMACIÓN 80% CONTROL
INFORMACIÓN 80% CONTROL 100% 92%
60% 94%
60% REQUISITOS
FINANCIERO 40% LEGALES
FINANCIERO 40% REQUISITOS LEGALES
87% 20% 84%
20%
45%19% 64%
18%
22%
0%
INFRAESTRUCTURA
81% 0%13%
26% ESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA 98% ESTRUCTURA
100%ORGANIZACIONAL
6%
12%
7% ORGANIZACIONAL 63%
78%
72%
92% MERCADEO Y
GESTION HUMANA MERCADEO Y VENTAS GESTION HUMANA
VENTAS

LOGISTICA (Compras) OPERACIONES LOGISTICA

OPERACIONES
(Compras)

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 12

 SEGUIMIENTO A REVISIONES
PREVIAS
ESTADO GENERAL FALTA IMPLEMENTAR ESTADO POR TIPO DE PROCESO
META OBTENIDO
ESTADO ACTUAL

37%
40%
27,1% 32%
Enero 2019

31%
30%

20% 12,5%
7,2% 7,5%
10%
72,9%
0%
Procesos de Procesos Procesos de
Dirección Operativos o Apoyo
Cadena Valor

ESTADO GENERAL FALTA IMPLEMENTAR

META OBTENIDO ESTADO POR TIPO DE PROCESO
ESTADO ACTUAL
37%
40%
15,6% 32%29,6% 31%27,7%
27,1%
Junio 2019

30%

20%

84,4% 10%

0%
Procesos de Procesos Procesos de
Dirección Operativos o Apoyo
Cadena Valor

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 13

 ANÁLISIS GENERAL DE RESULTADOS DE DIAGNÓSTICOS

• Se puede observar que se mejoro considerablemente durante los últimos seis (6) meses.
Obteniendo un resultado final del 84,4% de cumplimiento de los requerimientos del
cuestionario TÓMELE EL PULSO A SU EMPRESA. Comparado con el diagnostico inicial
donde se obtuvo un resultado general del 27,1%.

• Todos los aspectos mejoraron considerablemente menos el aspecto de mercadeo y ventas

debido a que actualmente no se ha realizado un estudio de mercado y de la competencia,
entre otros requisitos del cuestionario.

• El éxito de los resultados es gracias a que la alta dirección determino tomar cada requisito
incumplido como un riesgo para la organización. Con base a lo anterior se definido
respectivos planes y responsables.

Por lo anterior se concluye que nuestro Sistema de Gestión de la Calidad es EFICAZ

porque nos a permitido dar cumplimiento a los diferentes requisitos establecidos en el
cuestionario.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

14
13
 CUMPLIMIENTO
DE LA ESTRATEGIA

✓ Cumplimiento de los objetivos

estratégicos establecidos para el año
2019.

15
 CUMPLIMIENTO DE LOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y KPIs (Indicadores claves de rendimiento)
La Alta Dirección estableció objetivos e indicadores para garantizar el cumplimiento de la estrategia para el año 2019. A
continuación se presentan el resultado obtenidos:
No OBJETIVOS ESTRATEGICOS 2019 INDICADORES FORMULA META OBTENIDO
1 Aumentar el nivel de rentabilidad Rentabilidad (Ventas - Costos operacionales)*100 10% -252%
2 Cumplir presupuesto de gastos Gastos (Gastos / Presupuestos de Gastos)*100 100% 75%
3 Cumplir presupuesto de ventas Ventas (Ventas / Presupuesto de Ventas)* 100 100% 70%
Aumentar el nivel de fidelización de nuestros
4 Fidelización de Clientes Numero de clientes que han tomado nuestro servicio mas de dos veces 70% 57,1%
clientes
Aumentar el nivel de satisfacción de (No. De Encuestados con calificación mayor a 80%/ Total de
5 Nivel de Satisfacción de Clientes 95% 92,9%
nuestros clientes encuestados)*100

Aumentar la participación de nuestros (Numero de Clientes actuales - No. Clientes bimestre anterior) / (No
6 Clientes Nuevos 50% 250%
servicios en el mercado. clientes bimestre anterior)

(No. De Servicios realizados - No de servicios realizado bimestre

7 Aumentar el numero de servicios mensuales Servicios Mensuales 100% 218%
anterior)/(No de servicios realizados bimestre anterior)*100

Aumentar el nivel de eficiencia y calidad en la

8 Nivel de Calidad del Servicio No. De Servicios sin reproceso / No Servicios Realizados. 95% 100%
prestación del servicio
Aumentar el nivel de eficiencia y calidad en la
9 Nivel de eficiencia del Servicio No. De servicios oportunos / No. Servicios Realizados 95% 100%
prestación del servicio
Numero de actividades realizadas / Numero de actividades Programadas
10 Lograr la certificación ISO 9001:2015 Cronograma de Implementación 100% 100%
en el cronograma de implementación
Implementar el proceso de diseño y Numero de actividades realizadas / Numero de actividades Programadas
11 Proyecto I+D 100% 85%
desarrollo (I+D) en el cronograma de implementación

Cumplir con el plan de mantenimiento de Plan de mantenimiento de

12 Mantenimientos realizados / Mantenimientos Programados 100% 100%
Infraestructura Infraestructura
Aumentar el nivel de Competencia y
13 Nivel de Bienestar Resultado del Test de Clima Organizacional 70% 68%
Bienestar de nuestros Colaboradores
Aumentar el nivel de Competencia y Empleados calificados por encima del 75% / Total de empleados
14 Nivel de Desempeño 90% 100%
Bienestar de nuestros Colaboradores evaluados
Aumentar el nivel de Competencia y
15 Nivel de Competencia Empleados con el 100% de la competencia / Total de empleados 90% 84%
Bienestar de nuestros Colaboradores
Cumplir con el plan anual del Sistema de Numero de actividades realizadas / Numero de actividades Programadas
16 Plan anual del SGC 95% 90%
Gestión de la Calidad. en el plan anual

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 16

 ANÁLISIS DEL RESULTADO DE
LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

• Se evidencia que de los 13 objetivos establecidos para el 2019; actualmente

no se cumple tres. Entre los que se destacan son el objetivo de aumentar el
nivel de rentabilidad -252%, cumplimiento de ventas 70% y del presupuesto
de gastos 75%

La alta dirección deberá tomar acciones para mejorar el control de los gastos
hasta que la empresa alcance su punto de equilibrio. Así mismo la alta dirección
es consiente que sin la certificación ISO 9001:2015, se puede perder clientes o
en su defecto alcanzar nuevos clientes como RENAULT-SOFASA y
MERCEDES BENZ.

Así mismo podemos observar indicadores que se encuentran por encima del
100%, debido a que la empresa es nueva y la mayoría de metas son superadas
fácilmente.

17 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

 DESEMPEÑO
DE LOS PROCESOS
✓ Resultados procesos
Estratégicos:
• Direccionamiento Estratégico y Financiero.
• Gestión de Calidad y Servicio al Cliente.

✓ Resultados procesos
Operativos:
• Gestión Comercial.
• Gestión de Prestación del Servicio.

✓ Resultados procesos de Apoyo:

• Gestión Talento Humano y SG-SST.
• Gestión Administrativa.
• Gestión de Proveedores.
• Gestión Contable y Tesorería.
18
 Gestión de Direccionamiento
Estratégico y Financiero
Proceso de Estratégico
El Objetivo del Proceso:

Establecer estrategias eficaces que garanticen el cumplimiento de la Estrategia Organizacional

Meta Obtenido %
Cumplimiento del 100% del plan de actividades y 10 Planes 8 Planes
Proyectos. Establecidos para el ejecutados al 80,0%
año 2019 100%

Análisis

Observamos que se cumplió en un 80% con el objetivo del proceso. Quedando 2 planes por ejecutar y
que deberán ser realizados para el año 2019. A continuación se presenta los planes a realizar en el
año 2019:

• Implementación del estudio del mercado y competencia.

• Implementación del los estándares del SG-SST según la resolución 0312 de 2019.

19 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

 Sistema de Gestión de Calidad
Proceso de Estratégico
El Objetivo del Proceso:

1. Cumplimiento del Plan de la Calidad Anual.

2. Efectividad en la gestión de Acciones correctivas

Meta Obtenido %
Plan de la Calidad Anual - 2019 11 actividades a 10 actividades
realizar realizadas
90,9%

Meta Obtenido %
Efectividad en las Acciones Correctivas 6 Acciones Eficaces
6 Acciones generadas
Cerradas
100%

Análisis

Durante el año 2019, el proceso gestiono de forma eficaz las acciones correctivas.

1. Las actividades que no se ejecutaron en el plan de SGC fue la de realizar el comité de calidad.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 20

 GESTIÓN COMERCIAL
Proceso Operativo
El Objetivo del Proceso:

Cumplir el presupuesto de ventas nuevas al 100%.

Meta Trimestral Obtenido %

Presupuesto de Ventas Nuevas $65.000.000 $45.516.274 70,0%

Análisis

Se evidencia que se cumplió en 70,0% de las ventas presupuestadas. Lo anterior es debido que la
persona responsable de gestionar la parte comercial ha invertido la mayor parte de su tiempo en la
implementación del sistema de gestión de la calidad para lograr posteriormente la certificación.

Existen clientes potenciales que le han exigido a COLPESAJES SAS, la certificación ISO 9001:2015
para iniciar una relación comercial como RENAULT – SOFASA, DAIMLER COLOMBIA – MERCEDES
BENZ, QUIMIICOS, LABORATORIO LABBOT, entre otros grandes clientes.

21 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

 OTROS INDICADORES
COMERCIALES
MES DE INGRESO A COLPESAJE SAS
CLIENTES NUEVOS
ENE FEB MAR ABR
Proceso Operativo CEMEX COLOMBIA S.A.
COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL MILPA S.A.
ANALISIS GENERAL CORPORACIÓN COLEGIO NUEVA GRANADA
COMPAÑÍA NACIONAL DE METROLOGIA SAS
• Se puede observar que CONQUIMICA S.A.
existe un crecimiento de MECO INFRAESTRUCTURA S.A.S
clientes nuevos por mes. FABRICA DE ESPECIAS Y PRODUCTOS EL REY S.A.
Donde el mes donde mas INVERSIONES EL DORADO S.A.S
PULPACK SAS
ingreso clientes nuevos fue
LOGIMAT S.A.S
el mes de marzo y que en el
GRICOL S.A.
mes abril redujo MARKETER SAN BLAS SAS
considerablemente por la GENERAL MACHINE SERVICES LTDA.
falta de gestión comercial. SISTEMAS DE PESAJE Y CONTROL DAG S.A.S.
• Los clientes FABRICA DE TOTAL DE CLIENTES NUEVOS POR MES 1 3 8 2
ESPECIAS Y PRODUCTOS
EL REY SA y CONQUIMICA CLIENTES NUEVOS POR MES / 2019
S.A informaron a 8
COLPESAJE SAS, que para
continuar siendo los 3
2
proveedores de ellos, se 1
debía alcanzar la
certificación ISO 9001:2015. ENE FEB MAR ABR

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 22

 Gestión de Prestación del
Servicio
Proceso Operativo

El Objetivo del Proceso:

Realizar la prestación del servicio de forma eficiente y sin reprocesos

SERVICIOS POR MES / 2019 SERVICIOS… Lineal (SERVICIOS…

2 9 17 11 14

ENE FEB MAR ABR MAY

Eficiencia en la prestación del Servicio Meta Trimestral Obtenido %
(No. De servicios prestados a tiempo según acordado con el cliente/ 53 servicios
total de servicios prestados)*100
53 Servicios Prestados
prestados a tiempo 100%

Meta Trimestral Obtenido %

Calidad del Servicio
53 servicios prestados
(No de servicios sin reprocesos / Total de Servicios Prestados)*100 53 Servicios prestados
sin reprocesos 100%

ANALISIS GENERAL

• Se observa que durante el año se han prestado 53 servicios; obteniendo excelentes resultados en
cuanto a oportunidad y calidad. Lo anterior se ve reflejado en las encuestas de satisfacción en caliente.

23 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

 Gestión de Talento Humano

El Objetivo del Proceso: Proceso de Apoyo

Asegurar que la organización tenga personal competente y motivado necesario para el optimo desempeño. Y cumplir con el
plan del SG-SST anual.
Meta Obtenido %
Nivel de competencia
6 505%
∑ Resultado Competencia por empleado / No total de empleados 84,2%
Empleados ∑Competencia

Meta Obtenido %
Cumplimiento plan de formación
18 18
Capacitaciones ejecutadas en el bimestre/ Capacitaciones
Programadas
Capacitaciones Capacitaciones 100%
programadas realizadas

Meta Obtenido %
Calificación de Personal 5
No de personas calificadas en la evaluación de desempeño en el nivel 5 Empleados
mayor o igual a 75%/ No total de empleados evaluados Empleados a Evaluar calificados mayor o 100%
igual a 75%

Meta Obtenido %
Clima Organizacional
Resultado del Test de Clima Organizacional 75% 68% 90,7%

ANALISIS GENERAL

• Se observa que del nivel de competencia se encuentra en un 84,2%, debido a que la mayoría personal de COLPESAJE
SAS, tiene un nivel de educación menos al que se estableció en la matriz de perfiles; lo anterior no se debe confundir que
el personal no es competente ya que se convalido la educación con la experiencia.

• Así mismo podemos observar que los otros tres indicadores sen encuentran por encima al 90%:

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 24

 Gestión de Talento Humano
Proceso de Apoyo
Meta Obtenido %
Eficacia de la formación 95% Nivel eficacia 93% Nivel eficacia
(Nivel de eficacia esperado/Nivel de eficacia logrado)*100 esperado Obtenido 98%

Meta Obtenido %
Plan del SG-SST Anual - 2019 32 actividades
32 actividades a realizar
realizadas
100%

Resultado de evaluación de la competencia

PESO DE LA COMPETENCIA
20% 25% 25% 15% 15% 100%
CARGO NIVEL DE
EDUCACIÓN EXPERIENCIA FORMACIÓN CONOCIMIENTOS COMPETENCIAS
COMPTENCIA
Gerente General 10% 10% 15% 10% 15% 60%
Director Administrativo 20% 25% 25% 15% 15% 100%
Director Técnico 10% 25% 25% 15% 15% 90%
Director de Calidad 20% 25% 25% 15% 15% 100%
Técnico Líder 10% 20% 20% 15% 10% 75%
Técnico en Formación 10% 20% 20% 15% 15% 80%
RESULTADO POR COMPETENCIA 13% 21% 22% 14% 14% 84,2%
Análisis general
• En forma general se cumplieron el indicador de la eficacia de la formación y plan del SG-SST anual. Así mismo
observamos que el nivel general de competencia del personal es afectado por las personas que ocupan los cargos de
gerente general, Técnico Líder y Técnico en Formación. Por lo anterior se debe implementar un plan de formación que
incluya acciones para mejorar las diferentes competencias de estos cargos.

25 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

 Gestión de Administrativa
Proceso de Apoyo
El Objetivo del Proceso:
Cumplir con el plan de mantenimiento de Infraestructura al 100%
Meta Obtenido %
Plan de Mantenimiento
4 Mantenimiento 4 Mantenimiento
(Mantenimiento realizados / Mantenimientos programados)
*100
programado para el realizado en el 100%
semestre semestre

Frecuencias
(Meses) Fecha Fecha
Fecha de
Equipo Clase Estado Calibración Calibración No. Certificado Mes
vencimiento
Anterior Actual
C L

Juego de Masas M1 en uso 12 1 2019-03-04 2019-03-04 CLM 36719 2020-03-04 MARZO

Juego de Masas M1 en uso 12 1 2019-01-31 2019-01-31 MS19-005P 2020-01-31 ENERO

Juego de Masas F1 en uso 12 1 2019-03-07 2019-03-07 CLM 37519 2020-03-04 MARZO

Juego de Masas M1 en uso 12 1 2019-03-07 2019-03-07 CLM 37619 2020-03-04 MARZO

Análisis
Se evidencia que se cumplió en 100% con el programa de mantenimiento del semestre. Donde realizo el
mantenimiento a los juegos de masas de patrón.

Nota de auditoria interna: se debe incluir dentro del programa de mantenimiento; los sistemas de computo y vehículos de
transporte.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 26

 Gestión de Proveedores
Proceso de Apoyo
El Objetivo del Proceso:
Mantener proveedores calificados.

Meta Obtenido %
Evaluación de proveedores 13
(Proveedores calificados con un puntaje mayor a 80%/Total de 14 Proveedores con
proveedores evaluados)*100 Proveedores puntaje mayor a 80% 92,9%

Proveedores de Proveedores de Proveedores de Nivel de Proveedores

TOTALES
Bienes Servicios Obra CALIFICADOS
No. Proveedores 7 7 0 14
No. Proveedores Calificados 7 6 0 13 92,9%
c0n mayor a 80%

Análisis

Se evidencia un cumplimiento del 92,9%. Lo anterior debido que el proveedor de servicio de la pagina
web ASSITANCE TEAM SAS, obtuvo un calificación del 28%. Por tanto este proveedor será excluido
del listado maestro de proveedores.

A continuación se presenta mas análisis a través de graficas para entender el resultado general

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 27

 Gestión de Proveedores
Proceso de Apoyo

RESULTADOS DE EVALUACION X TIPO DE PROVEEDOR 2019

OBRA SERVICIO BIENES

0,0%
RESULTADO PROMEDIO EVALUACIÓN 89,7%
98,6%

0,0%
POS-VENTA 92,9%
0,0%

0,0%
CUMPLIMIENTO 92,9%
100,0%

0,0%
OPORTUNIDAD 86,4%
92,9%

0,0%
CALIDAD 89,8%
100,0%

0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0% 100,0%

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 28

 Gestión Contable
Proceso de Apoyo
El Objetivo del Proceso:

• Proporcionar la información de los hechos económicos y financieros de la empresa en forma continua, ordenada y
sistemática con el fin de conocer sus resultados para una acertada toma de decisiones.

Oportunidad de la información financiera Meta Obtenido %

(Informes entregados en las fechas establecidas / Total de Informes 3 Informes entregados
entregados)*100
3 Informes entregados
a tiempo 100%

Cumplimiento del cronograma tributario Meta Obtenido %

(total impuestos presentados en fechas establecidas por la Dian /Total
impuestos presentados)*100
6 Impuestos Presentados 6 Impuestos a Tiempo 100%

Meta Obtenido %
Cumplimiento de la Implementación NIIF
3 Actividades
(Actividades realizadas / actividades a ejecutarse en el año 2019)*100 4 Actividades a realizar
realizadas 75%

Análisis

Se evidencia que se cumplieron dos indicadores de los tres que establecieron para asegurar el cumplimiento del objetivo del
proceso. El indicador de implementación de las NIIF, actualmente se cumplió con el 75%, indicando que de cuatro
actividades planeas solamente se realizaron tres.. Se espera negocio con el proveedor externo del servicio contable para su
implementación.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 29

 CONFORMIDAD
DEL SERVICIO

✓ Análisis del servicio no conforme.

30
 CONFORMIDAD DEL SERVICIO

Cuando hablamos de conformidad del servicio nos referimos a los servicios con reprocesos.
Durante el presente año no se han presentado reprocesos o reclamaciones por nuestros
clientes.
SERVICIOS
SERVICIOS No. de servicios realizados vs servicios con reprocesos
MES CON
REALIZADOS
REPROCESOS
ENE 2 0 17 SERVICIOS
14 REALIZADOS
FEB 9 0 11
MAR 17 0 9 SERVICIOS
CON REPROCESOS
ABR 11 0
2
MAY 14 0 0 0 0 0 0
ENE FEB MAR ABR MAY
TOTAL 53 0

Reprocesos internos que no afectan la satisfacción de los clientes

La organización internamente maneja un control de salidas no conformes dentro de los

procesos que se encuentran alineado con los diferentes objetivos de los procesos y se
pueden identificar en la realización de las actividades diarias y por medio de las auditoria
internas..

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 31

 RETROALIMENACION
CON EL CLIENTE

✓ Nivel de satisfacción por año

✓ Estado de las PQRS

32
 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
COLPSAJE SAS, realiza encuestas de satisfacción a sus clientes después de prestado el servicio (en caliente) y
posteriormente se realiza una encuesta general cada seis meses por medio de Google Drive (en frio).

A continuación se presenta los resultados obtenidos con la encuesta en caliente:

PRESENTACIÓN EQUIPOS Y
PUNTUALIDAD
PERSONAL HERRAMIENTAS
No.
MES Servicios Excelente Buena Mala Excelente Buena Mala Excelente Buena Mala
por Mes
ENERO 2 2 2 0 2
FEBRERO 9 9 8 1 9
MARZO 17 17 15 2 17
ABRIL 11 11 10 1 11
MAYO 14 14 12 2 14
TOTAL 53 53 0 0 47 6 0 53 0 0
100% 89% 11% 100%
Análisis

Se evidencia en forma general un resultado del 98,74% de excelencia frente a los aspectos evaluados
de los 53 servicios a la fecha.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 33

 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

A continuación se presenta el resultado de las encuestas en frio.

Para realizar la encuesta de satisfacción, se tomo como muestra los clientes que se le ha prestado servio durante los últimos 6 meses.
Posteriormente se envió por medio de correo electrónico el link para ingresar al Google drive y responder la encuesta.
De los 14 clientes, respondieron 13 clientes y un cliente respondió dos veces porque se le envió el link a dos correos diferentes.
Obteniendo los siguientes resultados:
6,67% 11,11% 6,67% Resultados >= 80%
0,928571429
100% 33% 5 33% 3 33% 5 13
La confiabilidad de NIVEL DE
¿Como califica la La atención recibida por
nuestros servicios en la
oportunidad de entrega de nuestro personal durante PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN
entrega de informes le SATISFACCIÓN X (Numero de encuestas
nuestros servicios? el servicio fue:
parece: EMPRESA mayor a 80%/ Total de
No. EMPRESA RESULTADO CAL. RESULTADO CAL. RESULTADO CAL. encuestas evaluadas)
1 CONQUIMICA S.A Buena 26,7% 4 ALTA 33,3% 3 Buena 26,7% 4 87%
2 GRICOL S.A. Excelente 33,3% 5 ALTA 33,3% 3 Excelente 33,3% 5 100%
3 INVERSIONES ELDORADO SAS Buena 26,7% 4 MEDIA 22,2% 2 Buena 26,7% 4 76%
4 COMPAÑÍA NACIONAL DE METROLOGÍA S.A.S Excelente 33,3% 5 ALTA 33,3% 3 Excelente 33,3% 5 100%
5 MARKETER SAN BLAS SAS Excelente 33,3% 5 ALTA 33,3% 3 Excelente 33,3% 5 100%
6 PULPACK SAS Excelente 33,3% 5 ALTA 33,3% 3 Excelente 33,3% 5 100%
7 ECOPULPACK SAS Excelente 33,3% 5 ALTA 33,3% 3 Excelente 33,3% 5 100%
8 SISTEMAS DE PESAJE Y CONTROL DAG S.A.S.

9 FABRICA DE ESPECIAS Y PRODUCTOS EL REY SA

Excelente

Buena
33,3%

26,7%
5

4
ALTA

ALTA
33,3%

33,3%
3

3
Excelente

Buena
33,3%

26,7%
5

4
100%

87%
92,9%
10 CORPORACIÓN COLEGIO NUEVA GRANADA Excelente 33,3% 5 ALTA 33,3% 3 Buena 26,7% 4 93%
11 MECO INFRAESTRUCTURA SAS Excelente 33,3% 5 ALTA 33,3% 3 Buena 26,7% 4 93%
12 COMPAÑÍA NACIONAL DE METROLOGIA S.A.S Buena 26,7% 4 ALTA 33,3% 3 Excelente 33,3% 5 93%
13 C.I MILPA S.A Buena 26,7% 4 ALTA 33,3% 3 Excelente 33,3% 5 93%
14 LOGIMAT SAS Excelente 33,3% 5 ALTA 33,3% 3 Excelente 33,3% 5 100%
433,3 455,6
462% % 93,8% 462% % 98,6% 462% 433,3% 93,8%
Análisis
Se puede observar que el nivel de satisfacción nuestros clientes es del 92,9%, lo cual indica que COLPESAJE SAS a pesar que lleva poco
en el mercado se esta consolidando como un proveedor que satisface las necesidades de sus clientes en cuanto a oportunidad,
confiabilidad y servicio. Con base a lo anterior concluimos que COLPESAJE SAS, cumple su política de la calidad.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 34

 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Así mismo los clientes que respondieron la encuesta de satisfacción nos dejaron sus observaciones.

Según su consideración, tiene recomendaciones, sugerencias o aspectos que se deberían mejorar

Nombre o razón social
en la atención al cliente y/o la prestación del servicio.
CONQUIMICA S.A N.A.
GRICOL S.A. Incluir la trazabilidad de los patrones usados en el reporte de servicio
INVERSIONES ELDORADO SAS Informar al jefe del área todo lo realizado
COMPAÑÍA NACIONAL DE METROLOGÍA S.A.S
Ampliar el portafolio de servicios a equipos de laboratorio como medios isotermos, pipetas de pistón,
centrifugas refrigerada etc.
MARKETER SAN BLAS SAS Si claro sigan así, un excelente servicio.
PULPACK SAS Brindar una capacitación respecto al cuidado y manejo de los equipos.
ECOPULPACK SAS Capacitación de manejo y cuidado de los equipos
SISTEMAS DE PESAJE Y CONTROL DAG S.A.S. felicitaciones por el excelente servicio prestado.
FABRICA DE ESPECIAS Y PRODUCTOS EL REY SA El servicio es muy bueno, pero deben de mejorar la puntualidad según la hora programada
CORPORACIÓN COLEGIO NUEVA GRANADA El servicio fue bueno.
MECO INFRAESTRUCTURA SAS Muy Buen servicio
COMPAÑÍA NACIONAL DE METROLOGIA S.A.S NO
C.I MILPA S.A No, son muy profesionales en su servicio
LOGIMAT SAS Sonia Gómez

Análisis

Estas observaciones serán tomas como oportunidades de mejora y se establecerá los respectivos planes de acción. Por otro lado se
establece que cada tres meses se realizara la encuesta en frio a los clientes nuevos de ese trimestre y a los clientes mayor a seis meses se
realizara anual.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 35

 ESTADO DE LAS
ACCIONES CORRECTIVAS

✓ Estado de las acciones.

36
 ESTADO DE ACCIONES
CORRECTIVAS

Durante el proceso de implementación se han generado 20 acciones correctivas que

requieren análisis de causa y respectiva corrección. A continuación se presenta el
numero y la fuente donde se identificó el problema real:

• 3 en el proceso de implementación.
• 2 en la auditoria etapa No 1 de ICONTEC
• 15 en la auditoria interna.

De las cuales 5 tiene corrección y análisis de causa raíz y las 15 restantes se tiene
documentadas en el formato de Solitud de acción de mejora (SAM) y están en proceso
de análisis debido que su fuente es la auditoria interna realizada 04 de junio del presente
año.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 37

 RESULTADO
DE AUDITORIAS

✓ Auditoria Internas

38
 AUDITORIAS INTERNAS
• RESULTADOS DE AUDITORIAS INTERNAS
A continuación se presenta el resultado de las auditorias internas realizadas entre 03 y el 04 de junio de 2019, según
programa de auditorias para el año 2019.

Este informe hace referencia a la auditoría interna realizada entre el 03 a 04 de junio de 2019. La auditoría tuvo una
duración total de 3 días, sumando el día de atestiguamiento que se realizó el día sábado 01 de junio del 2019. Esta
auditoria se desarrolló de acuerdo al itinerario previamente propuesto.

En desarrollo del proceso de la auditoría interna y en atención a lo referido en la norma NTC-ISO 9001:2015, se
encontraron los siguientes elementos que deben recibir tratamiento inmediato para la conformidad del Sistema de
Gestión.

El equipo auditor fue conformado por:

Ing. Jenny Yulieth Velandia Munévar – Auditor Líder
Ing. José Danixón Acosta – Auditor Interno
Ing. Viviana Lucelly Herrada – Auditor Interno
Ing. Andres David Herrada – Auditor Interno
Ing. Nicolas López Olarte – Experto Técnico

Nota: Con base a las anteriores no conformidades evidenciadas se realizaron las acciones y se enviaron los
responsables directamente implicado en la generación del análisis y plan de acción

A continuación se presenta el resultado de las auditorias internas ; dentro el cual observaremos el numero de
hallazgos a corregir y las oportunidades de mejora por proceso.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 39

 RESULTADO DE AUDITORIA
INTERNA
• RESULTADOS DE AUDITORIAS INTERNAS 2019
NIVEL DE CRITICIDAD ACCIÓN A TOMAR JUSTIFICACIÓN
Evaluar la oportunidad y su viabilidad de Puede aportar valor y aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos
BAJO implementar la actividad o acción. Cliente, Legal o reglamentario, Organizacional, normativo (ISO) o
Realizar Seguimiento en auditorías internas y Contractual. (Matriz CLONC)
revisión por la dirección

Evaluar el nivel de riesgo frente a los objetivos Puede disminuir la capacidad de cumplir con los requisitos Cliente, Legal o
MEDIO estratégicos y de los procesos. reglamentario, Organizacional, normativo (ISO) o Contractual. (Matriz
Realizar Corrección. CLONC).
Acción correctiva con su respectivo plan de acción. Incumple directamente un requisito del Cliente, Legal o reglamentario,
ALTO Organizacional, normativo (ISO) o Contractual. (Matriz CLONC).

TOTAL DE
No Hallazgos No Hallazgos No Hallazgos
No. PROCESO AUDITADO HALLZAGOS POR
Nivel Alto Nivel Medio Nivel Bajo
PROCESO
1 Direccionamiento Estratégico y Financiero 1 3 2 6
2 Gestión de Calidad y Servicio al Cliente 1 5 2 8
3 Gestión Comercial 1 5 2 8
4 Gestión de Prestación del Servicio 6 7 2 15
5 Gestión de Talento Humano y SG-SST 1 4 1 6
6 Gestión Contable y Tesorería 1 2 0 3
7 Gestión Administrativa 2 1 2 5
8 Gestión de Proveedores 2 1 2 5
TOTAL, DE HALLAZGOS 15 28 13 56

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 40

 CAMBIOS
DEL SGC Y CONTEXTO EXTERNO

✓ Del SGC
✓ Contexto Externo.

41
 CAMBIOS DEL SGC

CAMBIOS INTERNOS QUE IMPACTARAN EL SGC

Durante el año 2019, se realizaron diferentes actividades y cambios que afectaron el Sistema de Gestión de la Calidad
de forma considerable. A continuación los enunciamos:

1. La posible contratación del analista financiero.

2. La modificación del Organigrama.
3. La implementación de los estándares de la resolución 0312 para el SG-SST.
4. La contratación de un nuevo contador publico.
5. La implementación de la nueva pagina WEB.
6. Participación en licitaciones

CAMBIOS EXTERNOS QUE IMPACTARAN EL SGC

A continuación se enuncian los cambios que pueden afectar el SGC por factores externos como cambios de la
normatividad legal y reglamentaria, cambios en el mercado, entre otros:

1. El aumento de la demanda de servicios cuando se logre la certificación ISO 9001:2015

2. La llegada de nuevos clientes que a su vez establecen requisitos diferentes para contratar con ellos.
3. Implementación de la Normas Internacionales de Información Financiera NIIF.
4. La implementación de la reforma tributaria con el alza de los impuestos.
5. Las elecciones en el año 2019
6. Modificación los acuerdos de PAZ.
7. Paro de transportadores y Manifestaciones.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 42

 OPORTUNIDADES DE
DEL MEJORA

✓ Oportunidades de origen interno

43
 OPORTUNIDADES DE MEJORA
PROCESO OPORTUNIDD DE MEJORA
Se debería dar a conocer los diferentes documentos como el plan de comunicaciones, plan de cambios del SGC, matriz
de recursos, matriz de correspondencia, entre otros documentos diseñados por la gerencia con el objetivo de empoderar
Direccionamiento a los lideres de proceso y mejorar su aplicación dentro del SGC.
Estratégico y Financiero
Requisito CLONC impactado: Numeral 5, 3, 6.3, 7.1y 7.1.6 - ISO 9001:2015

La gerencia debería generar mayor compromiso en el conocimiento y aplicabilidad de los diferentes procedimientos,
políticas y estrategias establecidos en el SGC.
Direccionamiento
Estratégico y Financiero Requisito CLONC impactado: Organizacionales

Se debería dar a conocer los diferentes requisitos de la norma ISO 9001:2015 y su aplicabilidad dentro del SGC. Lo
Gestión de Calidad y anterior con el objetivo del empoderamiento por parte de los líderes de proceso.
Servicio al Cliente Requisito CLONC impactado: Organizacionales – Formación

Se debería sistematizar el SGC de forma digital con el objetivo de realizar las actividades forma eficiente y práctica.
Gestión de Calidad y Además de contribuir al medio ambiente evitando el consumo de papel.
Servicio al Cliente
Requisito CLONC impactado: Numeral 9,1 - ISO 9001:2015

Se debería actualizar la pagina web y redes sociales con la información necesaria del SGC y los diferentes productos y
servicios de la empresa.
Gestión Comercial
Requisito CLONC impactado: Organizacionales – Objetivo de ventas.

Se debería aumentar el alcance del objetivo del proceso e indicadores a medir la oportunidad de las cotizaciones y
ofertas.
Gestión Comercial
Requisito CLONC impactado: Numeral 9,1 - ISO 9001:2015

44 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

 OPORTUNIDADES DE MEJORA

PROCESO OPORTUNIDD DE MEJORA

Se debería mejorar las preguntas de la encuesta que se práctica al finalizar la prestación del servicio para conocer en
tiempo real la percepción del cliente frente al servicio prestado.
Gestión de Prestación del
Servicio Requisito CLONC impactado: Numeral 9.1.2. – ISO 9001:2015.

Se debe evidencia que durante el primer trimestre no se ha presentado reprocesos en la prestación del servicio. Se
debería establecer implementar el AMEF, para garantizar la realización del proceso a modo de fallas.
Gestión de Prestación del
Servicio Requisito CLONC impactado: Numeral 9.1.2. – ISO 9001:2015

Se debería asegurar que las capacitaciones frente a la toma de conciencia de la plataforma estratégica y plan de la
calidad sean eficaces.
Gestión de Talento
Humano y SG-SST Requisito CLONC impactado: Numeral 7.3. – ISO 9001:2015.

Se debería implementar los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS), para controlar de forma estricta y legal a los
proveedores externos y que afecten la conformidad del servicio o impacten significativamente a la empresa.
Gestión de Proveedores
Requisito CLONC impactado: Numeral 8.4.1 y 4.1 de la ISO 9001:2015.

Se debería documentar el procedimiento paso a paso para la realización de compra de productos y servicios.
Gestión de Proveedores Requisito CLONC impactado: Numeral 8.4.1 y 4.1 de la ISO 9001:2015.

Se debería documentar el proceso de mantenimiento de infraestructura para garantizar su realización sin importar quien
lidere el proceso de gestión administrativa.
Gestión Administrativa
Requisito CLONC impactado: Numeral 8.4.1 y 7.1.6 de la ISO 9001:2015.

Se debería implementar un software para la administración del SGC como el software ISOLUCION
Gestión Administrativa Requisito CLONC impactado: Numeral 4.4y 4 de la ISO 9001:2015.

45 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

 EFICACIA PARA ABORDAR
RIESGOS Y OPORTUNIDADES

✓ Resultado de la evaluación de
riesgos y oportunidades

46
 Eficacia para abordar los riesgos
Tendencias Riesgos
LOS RIESGOS MAS PRIORITARIOS PARA Riesgos totales procesados 22
COLPESAJE SAS.
Riesgos totales que requieren acción 18 82%
Después de identificar y evaluar los diferentes Riesgos totales que sugieren acción 3 14%
riesgos que pueden impactar Total de los riesgos aceptados sin acción 1 5%
significativamente a COLPESAJE SAS, se
definieron tres: No de planes de mitigación NO EVALUADO 1 5%
No de planes de mitigación EFICAZ 19 86%
1. Riesgo: Aumento de la demanda a causa
de la certificación y no tener la capacidad
No de planes de mitigación NO EFICAZ 0 0%
instalada para ofrecer los servicios con los
niveles de calidad y oportunidad actuales. No de planes que reducen la Probabilidad 20 91%
No de planes que reducen el Impacto 2 9%
2. Riesgo: La centralización de la mayoría de No de planes que reducen la Probabilidad e Impacto 0 0%
responsabilidades comerciales y
administrativas en una sola persona,
donde esto puede generar efectos 5% Riesgos totales que requieren
catastróficas para la empresa en cuando a 14% acción
las ventas, cumplimiento del SG-SST y el
SGC, la satisfacción de clientes y el
manejo administrativo y talento humano. Riesgos totales que sugieren
acción
3. Riesgo: No contar con instalaciones
propias; las cuales son arrendadas sin un
82%
contrato legalmente ejecutable. Total de los riesgos aceptados sin
acción

47 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

 Eficacia para abordar las
oportunidades
Tendencias Oportunidades 0%
Total de iniciativas de mejora hasta la fecha 13
Número de
Número de iniciativas de mejora abiertas 13 100% iniciativas de
Número de iniciativas de mejora cerradas 0 0% mejora abiertas

Nivel de éxito de las Oportunidades

Oportunidad fallida 0 0% Número de
Oportunidad abandonada 0 0% iniciativas de
Se trataron algunas expectativas 4 31% mejora cerradas
100%
Se trataron todas las expectativas 6 46%
Se excedieron las expectativas 1 8%

0% 0%
Oportunidad fallida
8%

Oportunidad abandonada
31%

Se trataron algunas expectativas

Se trataron todas las expectativas

46%

Se excedieron las expectativas

48 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019

 RESULTADOS Y
COMPROMISOS DE LA
REVISION

✓ Conclusiones generales de la revisión

por la dirección
✓ Acciones de mejora como resultado de
la revisión por la dirección por cada
ítem evaluado.

49
 RESULTADOS DE LA REVISIÓN
CONCLUSIONES GENERALES DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCION.
Para la Gerencia General y su lideres de procesos; el Sistema de Gestión de la Calidad, debe garantizar la calidad de
sus productos y servicios. Siendo una primicia “Hacer las cosas bien desde el principio, satisfaciendo las
necesidades y expectativas de nuestros clientes”.

Con base a los datos obtenidos en información de entrada para la realización de la presente Revisión por la Dirección.

Se concluye:
1. Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad ha generado valor en el mejoramiento y mitigación de algunos riesgos que
se identificaron el 08 de enero de 2019 con la herramienta TÓMELE EL PULSO A SU EMPRESA.

RESULTADOS DE LA GESTIÓN EN CALIDAD

ACCIONES POR
NUMERAL DE LA NORMA % OBTENIDO DE IMPLEMENTACION REALIZAR
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 86% MANTENER
5. LIDERAZGO 92% MANTENER
6. PLANIFICACION 90% MANTENER
7. APOYO 90% MANTENER
8. OPERACIÓN 95% MANTENER
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 59% MEJORAR
10. MEJORA 85% MANTENER

TOTAL RESULTADO IMPLEMENTACION 85%

Calificación global en la Gestión de Calidad ALTO
Elaborado por: Ing. Andres David Herrada - Ing. Jenny Yulieth Velandia - Ing. José Danixón Acosta - Ing. Viviana Luzcelly Herrada
Fecha de Presentación: 05/06/2019

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 50

 RESULTADOS DE LA REVISIÓN

CONCLUSIONES GENERALES DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.

Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad es ADECUADO, nos ayuda ha identificar el cumplimiento
de los requisitos Legales y Reglamentarios, los requisitos de nuestros clientes, los establecidos por la
organización y los de la norma NTC-ISO 9001:2015. Posteriormente establecer y documentar planes
de acción pertinentes frente a los diferentes hallazgos evidenciados. Lo anterior se ha evidenciado a
través de auditorias internas como externas; donde:

a) En las auditorias internas, se evidenciaron quince (15) incumplimientos a procedimientos organizacionales

documentados dentro del SGC.

b) Se obtuvo una calificación de 84% en la auditoria realizada por LOGIMAT SAS.

c) Por entes reguladores, no se evidencio ninguno incumplimiento legal o reglamentario.

Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad es CONVENIENTE, nos permite realizar seguimiento y

mejoras a nuestra estrategia organizacional y financiera. Lo anterior se ha logrado a través de la
medición, seguimiento y control de los Indicadores Claves de Desempeño (KPIs), que evalúa los
objetivos estratégicos definidos por la alta dirección.

Nuestro Sistema de gestión de la calidad es EFICAZ, nos permitió lograr los resultados esperados de
nuestros procesos del SGC, durante el primer semestre de 2019.

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 51

 RESULTADOS DE LA REVISIÓN

Enfoque Información de Descripción de la acción de mejora

entrada
revisada.
Oportunidad 1. Cumplimiento de los proyectos estratégicos. La Gerencia General debe realizar un estricto control y seguimiento al
es de Mejora. cumplimiento a los proyectos estratégicos, teniendo evidencia de documentada de los resultados y los planes de acción
(A) respectivos.(A) y (C).
Cumplimiento
2. Construcción y Alineación Cuadro de Mando de Empleados (CMEm). Actualmente se cuenta con el Cuadro de
Cambio en el de Nuestra mando estratégico (CME)), para garantizar el cumplimiento y conocer los focos de bajo rendimiento se debería construir y
SGC. (B) Visión y alinear el cuadro de mando de empleados. Así se podrá garantizar el cumplimiento trasversal desde el desempeño de los
Estrategia empleados hasta el cumplimiento del objetivo estratégico impactado respectivos.(A) y (C).
Aplicación
de Recursos. 3. Desarrollo Planeación Estratégica. Realizar un comité trimestral para evaluar el cumplimiento y avance de los
(C) diferentes objetivos estratégicos y respectivos proyectos. (A) y (C).

Enfoque Información de Descripción de la acción de mejora

entrada revisada.
Oportunidad 1. Adecuación de Procesos del SGC. Realizar la adecuación, conveniencia de los objetivos, indicadores y
es de Mejora. procedimientos de cada uno de los procesos. Lo anterior en busca de garantizar la eficacia de los resultados
(A) esperados(A), (B) y (C).
Desempeño
2. Implementación de Dashboard y KPI (key performance indicator). La implementación de DASHBOARD
Cambio en el de los
(Tablero de Indicadores) y KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) por cada uno de los procesos del SGC,
SGC. (B) procesos garantizara el éxito de los objetivos de procesos y por defecto el cumplimiento de la visón y estrategia. Lo anterior se
logra debido a que estas dos metodología unidas presentan un marco de información vital, consecuente, adecuada y
Aplicación entrelazada entre sí. Actualmente la información se presenta indicador uno a uno por lo tanto no son auditables y
de Recursos. coherentes entre si..(A), (B) y (C).
(C)

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 52

 RESULTADOS DE LA REVISIÓN

Enfoque Información de Descripción de la acción de mejora

entrada
revisada.
Oportunidad 1. Implementación del Código de Ética y Conducta.. La Gerencia general debería implementar un código de ética
es de Mejora. para mejorar las diferentes relaciones con las partes interesadas..(A) y (C).
(A)
2. Establecer un manual de servicio al cliente basado en la NTC ISO 10001 y 10002,Con esta normas se mejoraría el
Satisfacción delos
servicio al cliente y la resolución de PQRS..(A) y (C).
Cambio en el Clientes y Partes
SGC. (B) Interesadas 3. Evaluar el desarrollo de un plan de bienestar por una empresa dedicada a la mejora de clima organizacional , debido
alto nivel de rotación se debería establecer un plan de bienestar para garantizar la continuidad del personal actual..(A) y
Aplicación (C).
de Recursos.
(C) 4. Mejorar el proceso de Talento Humano se debería capacitar en temas laborales y administración de personal a la
persona que dirige el proceso..(A) y (C).

Enfoque Información de Descripción de la acción de mejora

entrada
revisada.
Oportunidad 1.Implementación de LEAN. La implementación correcta de la metodología LEAN SERVICE y SIX SIGMA, optimizara los
es de Mejora. procesos misionales y disminuirá las Salidas No Conforme (SNC).(A), (B) y (C)
(A)
2. Implementación del AMEP, facilitaría el mejoramiento en el proceso de gestión de prestación del servicio.(A), (B) y (C)
Conformidad del
Cambio en el Producto 3. Especificar el plan de calidad. Garantiza los roles y responsabilidades de las actividades de prestación del servicio
SGC. (B) desde la comercialización hasta la entrega del protocolo. .(A), (B) y (C)

Aplicación 4. Documentar a través de instructivos de mantenimiento. Se garantiza la continuidad del conocimiento para no
de Recursos. depender de las personas para ejecutar las actividades de prestación del servicio cuando estas se ausenten. .(A), (B) y (C)
(C)

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 53

 RESULTADOS DE LA REVISIÓN

Enfoque Información de Descripción de la acción de mejora

entrada
revisada.
Oportunidad 1. Implementación Gestión del Riesgo y SARO. La implementación de la gestión del riesgo ISO 3100:2018 y el SARO,
es de Mejora. garantizara la anticipación a los diferentes eventos que pongan en riesgo la continuidad de la producción y la ejecución
(A) de las actividades de los procesos. Lo anterior aumentara el control sobre los riesgos y disminuirá consecuentemente
los problemas reales.(A) y (C).
Acciones
Cambio en el Correctivas y 2. Capacitación Redacción y Solución de problemas. Las Organizaciones actualmente tiene el problema que las
SGC. (B) Riesgos personas no saben redactar y analizar los problemas. Esto ha generado que la metodología de SAM no sea eficaz y
genere un valor a las organizaciones, por tanto se debe capacitar a las personas en redacción y análisis de
Aplicación problemas..(A) y (C)
de Recursos.
(C)

Enfoque Información de Descripción de la acción de mejora

entrada
revisada.
Oportunidad 1. Horas vuelo Auditores Internos. El personal que fue formado en auditoria interna debe realizar el retorno de la
es de Mejora. inversión, participando en las auditorias internas de las Organizaciones. Lo anterior teniendo en cuenta la evaluación
(A) previa antes de elaborar el plan de auditoria.(A) y (C)
Auditorias
2. Programa de Auditoria. Diseñar e implementar el programa de auditoria con base a la priorización de necesidades y
Cambio en el recursos, garantizando su adecuación, pertinencia y eficacia.(A) y (C)
SGC. (B)
3. Programa de Auditoria. La GERENCIA deben garantizar que el programa de auditoria establecido para el año, se
Aplicación cumplan a cabalidad tanto en su preparación, ejecución y entrega de informes siempre basado en las directrices de la
de Recursos. GTC-ISO 19011:2018. Así se garantiza que el ejercicio de auditoria genere valor para la toma de decisiones..(A) y (C)
(C)

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 54

 RESULTADOS DE LA REVISIÓN

Enfoque Información de Descripción de la acción de mejora

entrada
revisada.
Oportunidad 1. Seguimiento, Control y Cierre Proyectos de revisiones anteriores. La gerencia debe llamar a rendición de cuentas
es de Mejora. a los lideres de los diferentes proyectos para evaluar el cumplimiento de las actividades, los planes de acción y la
(A) pertinencia y continuidad de los proyectos de las revisiones anteriores.(A) y (C).
Revisiones
2. Cronograma de Proyectos de Revisiones anteriores. Se debe realizar un cronograma de seguimiento a proyectos
Cambio en el Previas de revisiones anteriores para garantizar su cierre y cumplimiento de resultados esperados. (A) y (C).
SGC. (B)
3. Elaboración de Compromisos. Se debe elaborar los compromisos documentados con los diferentes responsables de
Aplicación los proyectos estableciendo como mínimo el objetivo del proyecto, los resultados esperados, recompensas y sanciones
de Recursos. según el cumplimiento y los resultados obtenidos. Con lo anterior se garantiza un sentido de pertenencia y orientación al
(C) logro y cumplimiento de los proyectos. (A) y (C)

Enfoque Información de Descripción de la acción de mejora

entrada
revisada.
Oportunidad 1. Toma de Conciencia. La toma de conciencia por parte de las gerencias y empleados garantiza el éxito y cumplimiento
es de Mejora. del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo. Por lo anterior se debe realizar campañas de sensibilización
(A) frente a las diferentes actividades del SG-SST.(A) y (C).
2 Compromiso de la Alta dirección.. La Alta Dirección en cabeza del doctor Tirso Tovar debe demostrar mayor compromiso
Sistema de
frente a la implementación del SG-SST, a través de la participación activa y la generación de recursos basado en un plan
Cambio en el Gestión de estructurado por la persona encargada de implementar el SG-SST.(A) y (C)
SGC. (B) Seguridad y Salud 3. Alineación con la Gestión de Talento Humano. Se debe definir el rol de la gestión de talento humano dentro el SG-SST,
en el Trabajo SG- donde ellos se comprometa y cumplan con sus diferentes responsabilidades. Además de proporcionar información
Aplicación SST oportuna, confiable y veraz para la gestión del SG-SST .(A) y (C)
de Recursos. 4. Certificación Curso de SG-SST. Según el decreto 1072, el personal que se encuentre involucrado en la implementación y
(C) mantenimiento del SG-SST, debe tener mínimo el curso de 50 horas ofrecido por el SENA VIRTUAL. Según lo anterior los,
Asistente Administrativo y los Directores de Oficina debe realizar este curos virtual, logrando la certificación.(A) y (C)

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN – 2019 55