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Auditoria De Gestin Coca-Cola

por Dhemian81 | buenastareas.com

ANTECEDENTES GENERALES
Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A. es una sociedad annima abierta, cuyas
actividades son:
* La produccin, envase y comercializacin de bebidas analcohlicas y cervezas, el
aprovechamiento de sus subproductos.
* La importacin y exportacin de tales artculos.
* La inversin por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o
incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y efectos de comercio.
Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad annima abierta propietaria de
embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile,
Argentina y Paraguay.
Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado
e independiente, que contempla la exclusividad de fabricacin y distribucin de los
productos de la marca, por perodos quinquenales renovables.
Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II, III, IV, XI
y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes (Censo 2002).
1.- Estudio preliminar
1.1 Entrevista
1. Cuando fue creada y como fueron los orgenes Coca-Cola?
Fundada en 1971, Coca-Cola Polar se desarrolla como Fbrica de Concentrado para
Bebidas Analcohlicas.
2. Indique quines son sus principales Socios y su Representante Legal?
Est controlada por la familia Chadwick a travs de Inversiones Los Aromos, y su
representante legal es Javier Rodas F., actual Gerente Operaciones Polar Chile.
3. Seale la Estructura de la Empresa, realice un pequeo organigrama.
4. Tiene conocimiento respectode la visin de la empresa? seale / indique.
Somos una compaa que logra rentabilidad para sus accionistas en base a un
crecimiento sustentable. Somos un gran lugar para trabajar para nuestros

colaboradores y estimulamos el espritu de superacin de nuestra gente. Construimos


una red de mutuo beneficio y lealtad con nuestros clientes y damos a nuestros
consumidores un amplio portafolio de productos bebestibles que satisfacen y anticipan
sus necesidades y deseos. Somos un ciudadano global responsable con el planeta en
que habitamos.
5. Tiene conocimiento respecto de la misin de la empresa? seale / indique.
Crear valor para nuestros accionistas operando eficientemente en la produccin,
comercializacin y distribucin de lquidos bebestibles valorados, en alineamiento con
la compaa Coca-Cola y con orientacin a satisfacer las necesidades de nuestros
consumidores y clientes.
6. Tiene sucursales la empresa? Mencione cuantas y lugar.
La empresa se divide en tres plantas productivas ubicadas en Antofagasta, Coquimbo
y Punta Arenas, y las oficinas centrales se ubican en Santiago.
Cada planta tiene sucursales a cargo las que se distribuyen en:
Antofagasta: Calama, Tocopilla y Tal-Tal.
Coquimbo: Copiap, Vallenar, Ovalle e Illapel.
Punta Arenas: Coyhaique y Puerto Natales.
7. Cules son los productos y/o servicios que ofrece?
Los productos se dividen en las siguientes categoras:
SSD:
En esta categora se ubican los productos como Coca-Cola, Fanta, Sprite, Quatro,
Nordic y Ta.
Aguas:
En esta se ubican los productos tales como Vital,Benedictino, Dasani, Aquarius.
Jugos:
Los productos son Andina, Kapo y Hugo.
Nichos:
En esta categora entran los productos nuevos, tales como, Nestea, Powerade y Burn.
8. Sabe cuntos empleados trabajan en Coca Cola Planta Coquimbo? Indique una
estimacin.
El personal que presta servicios en la Planta de Coquimbo es de 406 trabajadores.
9. Cuntos aos lleva en el mercado Coca-Cola Polar?
La embotelladora lleva 40 aos entregando felicidad a la comunidad.

10. Indique algunas obras realizadas por la empresa.


Algunas obras realizadas en los ltimos aos son apoyo a la educacin y tecnologa
con donaciones a colegios a travs del Proyecto Tavec Tecnologa Avanzada en
Educacin Cientfica.
Adems, ha realizado obras como recuperacin de reas verdes en distintos lugares
de Coquimbo y La Serena, y apoyo a la Fundacin Las Rosas.
11. Seale cules son sus competidores en el rubro general y especfico.
El principal competidor en el mercado de las bebidas gaseosas es CCU, en los jugos
con la marca Watts, en las aguas con Cachantn y en los productos revitalizantes
Gatorade.
12. Conocen realmente cmo se ven con respecto a la competencia?
Coca-Cola es una marca slida en el mercado, en el rea de bebidas chispeantes, ya
que tiene un posicionamiento del 75% segn el ltimo estudio de Offshare Market.
13. Existe coordinacin entre las distintas reas para la realizacin del trabajo?
Existe una gran coordinacin entre todos los departamentos y reas de trabajo, ya que
para realizar un trabajo es necesario que todos estnconjuntamente organizados de
manera tal que exista sinergia.
14. De acuerdo al organigrama antes realizado, segn sus conocimientos cual es el
rea que demuestra ms problemas?
El rea mas problemtica es la Bodega General, ya que es complejo llevar el control
de las entradas y salidas de los materiales por el gran volumen que se mueve
diariamente.
15. Cuntas personas trabajan en esa rea?
En total son 7 trabajadores, distribuidos en Jefe de Bodega, Asistente de Bodega, y
Bodegueros que se desempean por turnos.
16. Existen procedimientos aplicados al control de movimientos de la bodega?
S existe, el cual se da a conocer a los empleados de la empresa, especialmente a los
encargados del rea de bodega.
17. Tiene conocimiento del procedimiento aplicado para la entrada y salida de los

materiales en la bodega?
Las recepciones o entradas se registran de acuerdo a los datos que se mencionen en
las guas o facturas recibidas, mientras que los consumos o salidas con vale de
consumo que entrega cada rea solicitante.
18. Todo material que se recibe con gua o factura se registra?
No, slo aquellos que cuenten con una orden de compra emitida por el rea de
adquisiciones, de lo contrario estos materiales quedan en una bodega especial como
materiales en trnsito.
19. Esos materiales en trnsito se ingresan en algn momento, qu ocurre con ellos?
Se ingresan al momento de recibir copia de la orden de compra respectiva, de lo
contrario se mantienen en la bodega de trnsito.
20. El vale de consumo es un documento interno?
S, es undocumento que se utiliza como pedido interno de cada rea y es el nico
instrumento con el cual se respalda la salida de bodega, aunque los envos a otras
plantas pueden ser registradas con las guas de despacho que se emitan.
21. Quin emite las guas de despacho?
Los bodegueros son los responsables de emitir los documentos.
22. Quin realiza y mantiene el registro de las recepciones y consumos? Quin la
valida?
El asistente de bodega es quien debe realizar y mantener los registros diariamente y
estos son validados por la jefatura de bodega.
23. Se realizan inventarios? Cul es la frecuencia con la que se realizan?
Si, y de acuerdo al procedimiento estos se deben realizar a fines de mes.
24. Quin realiza el inventario?
El inventario lo realiza personal de bodega en conjunto con personal del rea contable.
25. Cmo se realiza el inventario? Qu registros se mantienen?
El inventario se realiza separando los materiales por categoras como Materias

Primas, Suministros o Repuestos, el registro es mediante una base de datos en excel


la cual se enva al rea contable para su validacin. Durante el periodo que dura el
inventario no se generan ingresos o salidas al sistema para no alterar los saldos a
validar.
26. Qu validacin realiza el rea contable?
Revisan el stock fsico versus el registro en los auxiliares, adems, el valor que
presenta contablemente.
27. Qu ocurre con los materiales que se recepcionan durante el periodo de
inventario?
Estos se mantienen en la bodega de trnsito, y una vez finalizado el inventariose
procede a realizar su revisin y registro de ingreso correspondiente al sistema.
28. Cul es el periodo en el cual se hace ms complejo realizar el inventario?
Los meses de temporada alta, entre Septiembre y Febrero, la rotacin de los
materiales es alta y de difcil control, ya que algunas veces se deben realizar
recepciones y entregas al mismo tiempo por la alta produccin, y esto complica
generar los registros a tiempo.
29. Se emite algn informe final del inventario?
No est definido por procedimiento la entrega de un reporte oficial, sin embargo,
quedan los registros del inventario que se entregan al rea contable como respaldo.
30. En que momento se da por terminado el inventario?
Una vez que el rea contable valida la informacin proporcionada por bodega.
ANALISIS DE LA ENTREVISTA
En la entrevista que hemos tenido con el responsable del rea de Supply Chain, se ha
logrado conocer el funcionamiento a nivel global de la Bodega General de la
Compaa Embotelladora Coca Cola Polar Coquimbo, identificando los procesos mas
complejos de la operacin, siendo este, el control interno.
Se menciona la existencia de una bodega de materiales en trnsito, la cual se
entiende es para el manejo de materiales que necesitan una validacin antes de su
ingreso, sin embargo, no est claro que ocurre con los materiales que no cuentan con
una orden de compra y cual es el destino final de estos.
Estn definidos los roles dentro del rea, no obstante, el personal externo que realiza
la toma de inventario es la misma que valida la informacincontablemente.

Se nos seala que no existe un reporte final del inventario, y que los nicos registros
son los informes que se entregan al rea contable, por lo que deja entre ver que no se
sabe si existieron diferencias entre el conteo fsico y el stock registrado en el sistema.
De acuerdo a este anlisis nuestro objetivo de Auditoria estar enfocado al proceso de
control de recepcin, consumos y toma de inventario de los materiales.
Con esto nos enfocaremos a conocer en profundidad los procedimientos de control
interno para as poder emitir una opinin.
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA
Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa
Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.
CRITERIOS DE EVALUACION | FUENTE |
Almacenamiento de materiales e insumos |
a) Se deben almacenar por separado los productos corrosivos, combustibles y/o
qumicos peligrosos. | a) Norma Chilena 2120.Of 1998Almacenaje Sustancias
Peligrosaswww.paritarios.cl b) Condiciones de AlmacenamientoSustancias
Peligrosaswww.e-seia.cl |
b) Los materiales e insumos que se almacenen en altura, no deben sobre pasar el
peso mximo que permiten las estructuras, segn certificacin. | a) Norma Chilena de
Diseo Estructural 427-cR76 b) Norma Antissmica 2369-Of2003 c) Certificacin
Cesmec SGA-19986 del 26.09.2000. |
CRITERIOS DE EVALUACION | FUENTE |
Recepcin de materiales e insumos |
a) Se deber registrar en el sistema de inventarios todas las materias primas, insumos
o materiales que ingresen a esta, provenientes de proveedores o devolucionesde las
distintas reas solicitantes. | a) Manual de procedimientos para el control de inventario
Embotelladora Coca-Cola Polar S.A. |
b) Todos los ingresos debern estar respaldado con las facturas, guas de despacho y
ordenes de entrada correspondientes. | a) Manual de procedimientos para el control de
inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.A. |
c) La devolucin a los proveedores de artculos daados o en mal estado se debe
realizar a ms tardar dos das hbiles posteriores a la recepcin. | a) Manual de
procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.A. |
CRITERIOS DE EVALUACION | FUENTE |
Toma de Inventario |
a) Se debe realizar inventario fsico general cada dos meses. | c) Manual de
procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.A. |
b) La bodega debe tener actualizado el sistema de inventario a la fecha de cierre de
movimientos, para ser comprobados con el resultado de los conteos de existencia

fsica. | a) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora CocaCola Polar S.A. |
PROGRAMA DE AUDITORIA
Programa de auditoria para establecer la eficiencia en el registro de las recepciones de
materiales e insumos durante el primer semestre del 2011. |
|
* Examinar las facturas o guas de despacho archivadas como respaldo de las
recepciones generadas. |
|
* Verificar el ingreso al sistema de los materiales detallados en las facturas o guas de
despacho que respaldan las recepciones y que estos sean parte del inventario. |
|* Identificar los materiales que se encuentran en calidad de productos en trnsito, de
acuerdo a las facturas o guas de despacho que no se han registrado en el sistema. |
|
Programa de auditoria para analizar la eficacia en la toma de inventario durante el ao
2011. |
|
* Confirmar que la de ejecucin de toma de inventario se haya realizado de acuerdo a
lo establecido en el procedimiento. |
|
* Comparar los registros generados en la toma de inventario y los saldos registrados
en el sistema en cada periodo. |
Llaiquen y Asociados Auditores Consultores
La Serena, 08 de Noviembre de 2011.
Seor
Marcelo Olivares C.
Gerente rea de Logstica y Abastecimiento
Embotelladora Coca Cola Polar S.A
Coquimbo
Estimado
Mediante la presente hacemos llegar a vuestra empresa el programa de auditoria que
tiene como objetivo Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega
general de Empresa Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.
La auditora incluye la evaluacin de la eficiencia y cumplimiento del procedimiento de
control de los materiales e insumos, desde el proceso de recepcin y registro, y la
toma de inventario.
Para la revisin se considerar informacin correspondiente a los meses Febrero, Abril

y Junio del presente ao, con el fin de emitir una opinin respecto al cumplimiento de
mencionada materia.
Esta auditoria tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los
Partes de Entradas (recepcin de sistema), al sistema contable y as determinar la
veracidad mediante un inventario.
Los tiempos de ejecucin delproceso de auditoria ser el siguiente:
Inicio Auditoria (Planta) : 5 de Noviembre de 2011.
Termino Auditoria : 29 de Noviembre de 2011.
Entrega del Informe de Auditora : 15 de Diciembre de 2011.
Los honorarios de la auditoria correspondern a 2.5UF por hora, los cuales cubrirn el
tiempo de trabajo del personal y los gastos directos de ejecucin.
As mismo, debido al carcter dinmico del proceso de auditora, resulta imposible
incluir en esta carta de requerimientos todos los antecedentes necesarios para llevar a
cabo nuestro trabajo. Por lo cual requerimos, de acuerdo a las circunstancias,
antecedentes adicionales, los cuales sern solicitados con la anticipacin que sea
posible.
Desde ya agradecemos vuestra gentileza para ayudarnos a obtener esta informacin
para la fecha de inicio.
Quedamos a su disposicin para aclarar y/o comentar el contenido de la presente.
Sin otro particular, saludamos muy atentamente a usted,
Daniel Daz G. Juan Severino A.
Auditor Senior Auditor Senior
Katherine Llaiquen A.
Jefe Auditor
Llaiquen y Asociados Auditores Consultores
La Serena, 13 de Diciembre de 2011.
Seor
Marcelo Olivares C.
Gerente rea de Logstica y Abastecimiento
Embotelladora Coca Cola Polar S.A
Coquimbo
De nuestra consideracin
Hacemos llegar a usted, Informe de Auditora de Gestin, por la evaluacin de la
eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola

Polar S.A.,Planta Coquimbo.


Ha sido muy grato para nosotros trabajar en este informe y le agradecemos la
disposicin y buena acogida, por parte de usted y los funcionarios del rea.
Cualquier consulta le rogara hacerla llegar por escrito al mail
Llaiquen.aac@gmail.com, telefnicamente al 51-203534 al 07-6838284.
Quedando a su disposicin, se despide cordialmente
Daniel Daz G. Juan Severino A.
Auditor Senior Auditor Senior
Katherine Llaiquen A.
Jefe Auditor
ANTECEDENTES GENERALES
Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad annima abierta, su caza
matriz se encuentra ubicada en Avda. Nueva Tajamar N 408 Piso 2, Torre Sur World
Trade Center, Las Condes.
Su representante legal es Sr. Javier Rodas F., rut 7.424.653-2.
Coca-Cola Polar es propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola
Company en territorios de Chile, Argentina y Paraguay, cuyas actividades son:
* La produccin, envase y comercializacin de bebidas analcohlicas y cervezas, el
aprovechamiento de sus subproductos.
* La importacin y exportacin de tales artculos.
* La inversin por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o
incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y efectos de comercio.
Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado
e independiente, que contempla la exclusividad de fabricacin y distribucin de los
productos de la marca, por perodos quinquenales renovables.
Coca-Cola Polaropera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II, III, IV, XI
y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes (Censo 2002).
OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA
De acuerdo a lo encomendado por el mandante el objetivo que se desarroll en esta
revisin es la siguiente:
Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa
Coca Cola Polar S.A., Planta Coquimbo.
ALCANCE Y LIMITACIONES
El alcance de sta auditora tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado
mediante los Partes de Entradas (recepcin de sistema), al sistema contable y as

determinar la veracidad de los saldos mediante un inventario, en los periodos de


Febrero, Abril y Junio del presente ao.
Fue puesta a nuestra disposicin casi la totalidad de la documentacin solicitada que
se hizo llegar a los ejecutores va correo electrnico o en forma manual. Por otra parte,
se logr acceder a todas las dependencia de la planta de Coquimbo y entrevistar a
todas las personas que se requirieron.
Las limitaciones de la auditora estuvieron dadas por la restriccin en el acceso al
sistema informtico para una revisin ms completa del proceso.
METODOLOGA
Para la obtencin de la informacin fue necesario aplicar entrevistas, revisar
documentacin y solicitar informes al Jefe de Bodega Sr. Daro Rojas. A continuacin
explicamos en detalle cules fueron los procedimientos utilizados para la revisin del
sistema de toma de inventario.
Algunas consideraciones metodolgicas de las entrevistas:
1. Se entrevistaron a diversos funcionarios, para obtenerconocimiento acerca del
funcionamiento de la bodega general y los procedimientos que se aplican. Estos
fueron la seorita Jocelyn Salas, los seores Leonardo Araya, Yuri Carrizo y Sergio
Castro.
2. Las preguntas fueron del tipo abiertas, en base a una pauta preestablecida con libre
tiempo para expresar las respuestas y aclaraciones.
3. Los respaldos de las entrevistas se encuentran en los papeles de trabajo
CONCIDERACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO
De acuerdo a las entrevistas realizadas se detectaron las siguientes situaciones:
Fortalezas:
a) Existe una estructura y descripcin formal de los cargos y funciones del personal
que se desempea en la bodega general.
b) El personal conoce el procedimiento aplicado al control y manejo de materiales y
toma de inventarios.
Debilidades:
a) El procedimiento se encuentra actualizado al 30 de Mayo de 2008.
b) El personal de bodega desconoce las Normas Chilenas establecidas sobre
Almacenaje de Sustancias Peligrosas.
HALLAZGOS

Segn el programa de auditoria establecido, se constat que:


1) El Parte de Entrada N 11328 de fecha 14 de Febrero, se encuentra respaldado con
la gua de despacho N 1135748 de Inyecal por 24.000 unidades de tapas plsticas
320, sin embargo, en el sistema slo se registraron 22.000.
2) El Parte de Entrada N 14875 por ingreso de 500 sacos de azcar de Iansagro, no
cuenta con documento de respaldo.
3) La Gua de Despacho N 18456743 emitida por devolucin de 125.000 Etiquetas
Fanta 250cc, el 18 de Marzo a Edelpa S.A., no se encuentra ingresada en elsistema.
4) Los documentos de recepcin generados el da 23 de Abril y que se encuentran en
archivo, se encuentran sin V B del Jefe de Bodega.
5) En bodega de trnsito se encontraron materiales los cuales no fueron justificados,
se desconoce su procedencia y fecha de recepcin.
6) El informe de inventario realizado en el mes de Junio, arroj diferencias en las
siguientes materias primas, los cuales no fueron ajustadas al cierre del periodo:
* 32.554 unidades de Preforma Verde 28 grs.
* 2.000 unidades de Tapas Plsticas 320
* 125.000 unidades de Etiq. Fanta 250cc
RECOMENDACIONES
De acuerdo a los antecedentes recopilados y analizados en la auditora realizada, se
recomienda a la administracin:
1) Capacitar al personal de bodega sobre control, manejo y almacenaje de sustancias
peligrosas, ya que debido al desconocimiento de las Normas Chilenas aplicadas a esta
operacin, existe un riesgo hacia la integridad del personal y las mismas dependencias
ante un siniestro.
2) Realizar un levantamiento de los procesos realizados en bodega general, con el fin
de actualizar el procedimiento actualmente establecido.
3) Realizar la toma de inventario de forma mensual, ya que al existir diferencias que se
ajustan de forma desfasada y que se arrastran por meses, puede generar error en la
toma de decisin respecto a las necesidades reales para la produccin.
4) Realizar inventario de los materiales que se encuentran en la bodega de trnsito y
verificar su procedencia, para proceder a ingresarlos al sistema y controlar.