INMOBILIARIA LA ROCA F-GMC-002

ADMINISTRACIÓN DE INMUEBLES Versión: 01

DIAGRAMA DE TORTUGA
¿Con qué recursos hacemos el trabajo? ¿Quién participa en el proceso?

Instalaciones Responsables del cuidado y Equipo de

Equipo Personal Habilidades Conocimientos
Mantenimiento seguridad

• Sistemas de
Computo con CRM Gestor Administraciones y • Administrativas • Propiedad Horizontal (Ley 675)
• Puestos de Trabajo con el respectivo mobiliario (Archivo, teléfono • Ofimáticas • Contratos de Arrendamiento El Adecuado para el
• Paquete Office e Reparaciones
Gestor de desarrollo de sus
Internet fijo, papelería, entre otros) • Atención al detalle • Ley 820 del 2003
Administraciones y actividades y lo
• Celular • Organización • Manejo Proveedores
Reparaciones establecido en el SG-
• Escáner • Mobiliario para Servicio de Cafetería • Servicio al Cliente • Reparaciones Locativas
Director Administrativo SST.
• Acceso a impresora • Matemáticas • Liquidación de servicios Públicos
Multifuncional

Entrada Proveedor Salidas Clientes

Gestión Mercadeo y Ventas
Relación Inmuebles arrendados actualizado Paz y Salvos de Inmuebles Arrendados con administración Subgerencia
(Formalización y Legalización)
Carpeta del propietario y Arrendatario con los documentos exigidos por
la inmobiliaria; Además cuenta de cobro y paz y salvo en su defecto Gestión Mercadeo y Ventas OBJETIVO DEL PROCESO Reporte de la novedades de cambio de valor asegurado, retiros,
Aseguradora o afianzadora
Permiso de desviación autorizado por subgerencia o director (Formalización y Legalización) ingresos y siniestros.
Administrativo. 1.Administrar los inmuebles
garantizando la tranquilidad,
Reporte de los inmuebles que se reciben por terminación de contrato seguridad y confianza de los
Gestor Comercial Registro de pagos de Administración y consignaciones bancarias Gestión Contable
de arrendamiento y/o administración. (Vía email) propietarios y arrendatarios.
Cuentas de Cobro de Administración de Inmuebles Arrendados Administración del inmueble arrendado Registro de arreglos locativos actualizado Subgerencia
2. Gestionar los arreglos locativas
del los inmuebles arrendados con Copia de la Orden de Bienes y/o Servicios a Satisfacción anexa al
Solicitud de Atención de Arreglos Locativos Arrendatario y/o Propietario proveedores calificados Gestión de Mercadeo y Ventas
inventario inicial
garantizando la satisfacción del
propietario y arrendatario. Registro de control de asambleas, ajustes, pagos adicionales de
Aprobación de Solicitud de Cotización Propietario Subgerencia
administración e impuestos.
Cotización de Proveedor Proveedor de Reparación Control de Reporte de reclamación de canon de administración Direccionamiento Estratégico
Aprobación de Cotización Propietario Control de Reporte de reclamación de servicios públicos. Direccionamiento Estratégico
Orden de Bienes y/o servicios a Satisfacción Proveedor de Reparación Informe anual de inmuebles en administración o arrendamiento. Alcaldía de Bogotá D.C.
Inventario Inicial del Inmueble Gestión Mercadeo y Ventas Informe de Gestión Sistema Integral de Gestión

¿Con qué indicadores de desempeño? ¿Cómo realizamos el trabajo?

Unidad de
Indicadores Responsable Objetivos y metas Procedimientos Quién define Quién autoriza
medida
Paz y Salvo de
Garantizar que todos los
Inmuebles Procedimiento de Administración Gestor de Administraciones y Director
Gestor de Administraciones y Reparaciones Numero inmuebles con administración
Arrendados con PR-GADM-001 Reparaciones Administrativo
estén a paz y salvo
Administración
Garantizar que todos los
inmuebles con administración Gestor de Administraciones y Director
Cuentas de Cobro Gestor de Administraciones y Reparaciones Numero Listados maestros de documentos, registros y requisitos legales
estén con su respectiva cuenta de Reparaciones Administrativo
cobro
Incrementos de Numero de Incrementos / Total de
• Ley 820 de 2003 Director
Cuotas de Gestor de Administraciones y Reparaciones Numero Inmuebles arrendados con Entes Gubernamentales
• Ley 675 de 2001 Administrativo
Administración administración
Disminuir las multas por
Seguimiento a
Gestor de Administraciones y Reparaciones Numero inasistencias a Asambleas por no Base General de Administraciones Director Administrativo Gerente General
Asambleas
notificación al propietario

Gestionar antes de cinco (5) días

hábiles la solicitud de arreglos
Arreglos Locativos Gestor de Administraciones y Reparaciones Numero Planilla de pago de administración Director Administrativo Gerente General
locativos con el objetivo de dar
inicio al arreglo locativo.

Proveedores No. Proveedores calificados con

Gestor de Administraciones y Reparaciones % Solicitud de Atención de Arreglos Locativos Director Administrativo Gerente General
Calificados 80% / Total de Proveedores

Numero de Propietarios y
Satisfacción de
Arrendatarios satisfechos / Total
Propietarios y Gestor de Administraciones y Reparaciones % Orden de Bienes y/o servicios a Satisfacción Director Administrativo Gerente General
de Propietarios y arrendatarios
Arrendatarios
encuestados
Elaboró: Revisó: Aprobó:
PILAR DEL ROCIO PEÑA CASTIBLANCO ING. NICOLAS ZABALA VEGA ING. NICOLAS ZABALA VEGA
GESTOR DE ADMINISTRACIONES Y REPARACIONES GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL

Bitácoras de cambios y mejoras

Revisión: Sección modificada: Descripción del cambio: Fecha de modificación:
1 Cambio General de las caracterizaciones Se cambio la metodología y formato general de las caracterizaciones 18/08/2017
 INMOBILIARIA LA ROCA F-GMC-002

ADMINISTRACIÓN DE INMUEBLES Versión: 01

PLAN DE LA CALIDAD DEL PROCESO

Administración del Inmueble Nuevo

DOCUMENTO
DOCUMENTO
INICIO
1 2 3 4 5

Carpeta de Propietario • Contrato de Administración y Registro base general de Ingreso a planilla de pagos Verificación de datos y Diligenciamiento de Verificar Información de
Arrendamiento.
y Arrendatario administraciones de administraciones Valores Consignaciones bancarias Consignaciones
• Cuenta de cobro vigente.

• Paz y salvo de Inmuebles al día. FIN 8 7 6

Archivo a Carpeta Envío de Soportes a Entrega a Contabilidad la

Pago a Bancos
Propietarios las Administraciones Planilla de Pagos

Administración del Inmueble Antiguos

INICIO DOCUMENTO
1 2 3 4 5
• Base General de
Administraciones Actualizada.
Base General de Actualización base
Actualización planilla de Verificación de datos y Diligenciamiento de Verificar Información de
Administraciones y • Planilla de pagos de general de
pagos de administraciones Valores Consignaciones bancarias Consignaciones
Planilla de Pagos administraciones. administraciones
• Consolidación de Cuentas de
Cobro. FIN 8 7 6

Archivo a Carpeta Envió de Soportes a Entrega a Contabilidad la

Pago a Bancos
Propietarios las Administraciones Planilla de Pagos

Arreglos Locativos
INICIO DOCUMENTO
1 2 3 4 5 6
• Solicitud de Atención de Arreglos
Solicitud Locativos.
Clasificación de Arreglo Notificación a Cotización de Aprobación de Acuerdos con el Inicio de Arreglo
Arreglo
• Carpeta de Propietario y Locativo Propietario Proveedor Arreglo Locativo Proveedor Locativo
Locativo Arrendatario con respectivo
inventario de inmueble.
FIN 9 8 7

Proceso de Archivo del Arreglo Cierre de Arreglo Seguimiento a Arreglo

Contabilidad locativo Locativo a Satisfacción Locativo

RIESGOS DEL PROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA

1) Contratos de arrendamiento y/o de administración con documentación incompleta o datos incorrectos. 1. Formación periódica para el mejoramiento de la eficiencia en el desarrollo de las actividades del proceso.
2) Base de Clientes desactualizada 2. Apoyo en seguimiento y control por parte de la gestión administrativa, con el objetivo de evitar errores en el desarrollo de las actividades.
3) No ingresar a la planilla de pagos los datos de los inmuebles nuevos con administración, que ya se encuentran en la base general. 3. Capacitación en los cambios de la normatividad aplicable al proceso.
4) Transcribir incorrectamente los datos a las consignaciones. 4. Referenciación de proveedores para generar una base de los mismos.
5) Las personas que hagan la verificación no la realicen de forma adecuada. 5. Capacitación por grandes superficies en obras o externos (Ej., HomeCenter, Easy, entre otros).
6) No entregar oportunamente la planilla a contabilidad frente a cualquier eventualidad. 6. Generación de herramientas tecnológicas y metodologías para el mejoramiento de la eficiencia y eficacia del desarrollo de las actividades y solución de
7) No se cumplan las fechas establecidas para el pago, evitando la pérdida del descuento por pronto pago. problemas del proceso.
8) No enviar las consignaciones oportunamente, al correo correcto en su totalidad.
9) Se envié una cotización de un arreglo que no es.
10) No realizar análisis adecuado del arreglo locativo a realizar.
11) No informar al propietario o demora en la contestación del propietario para cotización REQUISITOS NTC 6001
12) No contar proveedores calificados para realizar el arreglo locativo.
13) No realizar arreglos locativos de forma adecuada y en los tiempos estipulados. 3.1.1.4 - 3.2.2.1 - 3.2.2.2 - 3.2.3 - 3.2.4 - 3.2.5

Elaboró: Revisó: Aprobó:

PILAR DEL ROCIO PEÑA CASTIBLANCO ING. NICOLAS ZABALA VEGA ING. NICOLAS ZABALA VEGA
GESTOR DE ADMINISTRACIONES Y REPARACIONES GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL

Bitácoras de cambios y mejoras

Revisión: Sección modificada: Descripción del cambio: Fecha de modificación:
1 Cambio General de las caracterizaciones Se cambio la metodología y formato general de las caracterizaciones 18/08/2017
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