Protocolo, comunicación y seguridad en la organización de eventos

Área:
Organización de eventos

Integrantes:
Saray Beltrán Córdoba
Valentina Zapata Muñetón
Delcy Ruiz
Sara Reyes
Karen Cabrera
Sindia Pérez

Instructor:
Lucy Liliana Pernnet

Año

2024
 Introducción
El presente trabajo que se mostrara a continuación está basado en los diferentes
protocolos de eventos, los tipos de planes de comunicación y que medidas de
seguridad se debe tener para lograr una buena organización de eventos.
 Contenido
 ¿Qué es un protocolo de evento?
 Fases del protocolo de evento
 Tipos de protocolo de evento

 ¿Qué es un plan de comunicación de evento?

 Tipos de plan de comunicación de evento
 Importancia de la comunicación de evento

 ¿Qué es la seguridad de un evento?

 Como se lleva acabo la seguridad de un evento
 Objetivos del plan de seguridad de un evento
 Riesgos que amenazan la seguridad en eventos multitudinarios

 Conclusión

 Bibliografías
 ¿Qué es un protocolo de evento?
El protocolo en eventos comprende una serie de reglas de actuación establecidas
por norma o costumbre. Aunque la tipología del evento es la que marca el
protocolo a seguir, hay una serie de directrices que son comunes en cualquier
acto.
El protocolo de evento se ha convertido en una de las herramientas de
comunicación fundamentales para conseguir el éxito del evento. Su correcto uso
en la planificación y desarrollo del evento consigue que: la imagen de marca se
vea reforzada, una imagen de profesionalidad nos diferencia de la competencia y
que se asegura de que el evento siga en todo momento el transcurso fijado en la
planificación previa.

Fases de protocolo de evento

Un evento se divide en diversas fases: la organización previa, el evento en sí
mismo y el post-evento. Cada una de las partes tiene sus particularidades y, por lo
tanto, el protocolo a seguir puede variar. Como hemos mencionado con
anterioridad, además, el tipo de evento marca el protocolo a seguir.

Las etapas iniciales de un evento son:

 Selección de fechas y duración de los actos.
 Elección del lugar del evento, valorando los locales para eventos.
 Realizar el programa de la celebración.
 Diseño del programa para los asistentes.
 Planificación.
 Cierre del presupuesto.
 Tipos de protocolos de un evento
Protocolo previo a la organización del evento
 Fecha y lugar: El emplazamiento será uno de los factores decisivos para
diseñar el protocolo del evento. Los actos al aire libre, por ejemplo, suelen
tener un estilo más informal; mientras que los eventos que se celebran en
salones, congresos u otros lugares similares cobran mayor importancia.

 Invitados: El público que va a asistir al acto determina, en gran medida, el

protocolo que se va a llevar a cabo.

 Programa de actos: Antes de iniciar el evento, se debe diseñar un programa

de actos en el que figuren todas las personas que tomarán la palabra, el
tiempo de intervención y otros aspectos esenciales.

 Infraestructura: La infraestructura y los elementos necesarios para llevar a

cabo el evento deben valorarse antes de iniciarlo, nunca después.

Protocolo durante el acto

Como hemos mencionado con anterioridad, todo lo relativo al evento debe
estar planificado y preparado para el acto. Algunos de los elementos que
hay que asegurar para garantizar el éxito del evento son los siguientes.

 Anfitrión. La persona responsable del evento debe dar la bienvenida

a los asistentes, dirigir el acto y coordinar las actividades y despedir
a los invitados cuando el evento finalice, entre otros.
 Comidas. En caso de que el evento incluya comida, cena o
aperitivos, estas se deben regir por el protocolo en eventos para
banquetes. Hay que valorar diversos aspectos: la distribución de las
mesas, la distribución de invitados, la decoración, el tipo de
alimentos que se servirán, etc.
 Recepción de los invitados. Los invitados deben convocarse
alrededor de una hora como mínimo antes de iniciar el evento.
Durante este período de tiempo se les dará la bienvenida y se les
informará del lugar que ocuparán en el acto.
Protocolo al terminar el evento
Existen una serie de directrices y normas básicas de conducta para la fase final
del evento. Es aconsejable realizar un acta pública con las conclusiones del
evento que se debe hacer llegar a los participantes. Por otro lado, no está de más
enviar una nota de agradecimiento a los asistentes.
¿Qué es un plan de comunicación de evento?
El plan de comunicación para un evento es la hoja de ruta que detalla las acciones
que se van a seguir para informar a sus asistentes, partners y proveedores.
Podemos clasificar este tipo de estrategias conforme a sus destinatarios
(internos/externos), su formato (online/offline) o su mensaje (formal/informal).
El plan de comunicación y difusión debe adaptarse a los objetivos y al target del
meeting para tener éxito.

Tipos de plan de comunicación de evento

 Reuniones
Consisten en grupo de trabajo en los que participan dos o más personas.

 Actividades de Team Builiding

Este tipo de actividades son de carácter interno. La intención es fomentar el
buen ambiente entre los compañeros y aumentar la motivación de los
trabajadores en su puesto de trabajo.

 Conferencias
Es un evento destinado, principalmente, a público externo y sirve para
posicionar a la compañía como referente en un tema concreto o para
transmitir una información o punto de vista del sector.

 Ferias y congresos
Son eventos donde las compañías presentan sus productos o servicios y
las novedades que puedan traer en ellas.

 Ruedas de prensa
Quizá sea el más conocido porque es lo más habitual entre las compañías.
Esta acción se suele realizar cuando se quiere hacer algún tipo de
presentación a través de la prensa.
 Importancia de la comunicación de evento
 Sean cuales sean las metas que pretendes conseguir con tus eventos, el
plan de comunicación y difusión es vital para alcanzarlos. Algunos de sus
beneficios son:
 Incrementa la visibilidad del evento y de tu propia marca.
 Atrae a una audiencia más amplia y potencia la captación de partners.
 Aumenta la satisfacción de los asistentes (lo que redunda positivamente en
la comercialización del encuentro).
 Incentiva la interacción de los asistentes.
 Refuerza la imagen del propio acto y el branding corporativo.
 Ayuda a expresar correctamente tus necesidades (por ejemplo, frente a
proveedores).
 Ahorra dinero (la planificación permite invertir los recursos de forma más
inteligente).
 Permite que la gestión de incidencias sea más eficiente.

¿Qué es la seguridad de un evento?

Los eventos multitudinarios suponen un desafío a la hora de diseñar las medidas
de seguridad, ya que presentan una serie de riesgos específicos asociados a la
gran cantidad de asistentes.
El proceso de seguridad en los eventos va mucho más allá de contratar personal
de seguridad. Se requiere de una previa planificación de estrategias de seguridad
donde la coordinación y la comunicación entre todas las personas interesadas sea
primordial.

Como se lleva acabo la seguridad de un evento

Los eventos multitudinarios suponen un desafío a la hora de diseñar las medidas
de seguridad, ya que presentan una serie de riesgos específicos asociados a la
gran cantidad de asistentes. La seguridad para este tipo de eventos debe estar en
manos de empresas especializadas que acrediten una amplia experiencia y un
destacado liderazgo en el sector.
 Objetivos del plan de seguridad de un evento
La finalidad es proteger a los asistentes al evento, al personal que trabaja en el
mismo, las instalaciones, el lugar donde se celebra, las propiedades de asistentes
y empresas y garantizar la celebración pacífica y exitosa sin molestar al entorno
en el que se celebra el evento.
Para lograrlo deberán llevarse a cabo verificaciones, comprobaciones, registros,
controles de entrada y salida, controles de asistencia y otros tipos de operaciones,
siempre dentro de la normativa vigente.

Riesgos que amenazan la seguridad en eventos multitudinarios

Riesgo de robos.
Riesgo de agresiones.
Riesgo de accidentes, intoxicaciones y problemas individuales de salud.
Riesgo de intrusiones.
Riesgo de sabotaje y/o atentado.
 Conclusión
Los eventos son herramientas de comunicación utilizadas por las entidades
empresariales para informar sobre acuerdos, colaboraciones y de todo aquello que
deseen transmitir. Así pues, se hace necesaria y fundamental la realización de una
planificación según sus objetivos. El Protocolo transmite en sus actos las normas,
tradiciones y costumbres a través de sus técnicas de organización. Se coordinan y
planifican con antelación siguiendo los procedimientos legislativos estipulados de
autoprotección, seguridad y comunicación en el pre, durante y post evento.
 Bibliografías
 https://docta.ucm.es/entities/publication/44d7cd0b-6bd8-4678-80fb-
60b5d86f6210
 https://www.euroforum.es/blog/seguridad-en-eventos-que-necesitas-
al-organizar-el-tuyo/
 https://blog.meetmaps.com/el-plan-de-comunicacion-perfecto-para-tu-
evento/#:~:text=El%20plan%20de%20comunicaci%C3%B3n
%20para,durante%20y%20despu%C3%A9s%20del%20acto
 https://www.prosegur.es/blog/seguridad/seguridad-en-
eventos#:~:text=La%20finalidad%20es%20proteger%20a,que%20se
%20celebra%20el%20evento
 https://be-confluence.com/los-eventos-como-herramienta-de-
comunicacion/