ORGANIZACIÓN, PROMOCIÓN

y venta de
ENLACE NUEVO

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CONTINUACION DEL TEMA EN EL ENLACE:

https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos
Introducción

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de

preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la
celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece
que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de
acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un
evento de un Capítulo sea todo un éxito.

La organización de eventos1 es el proceso

de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas
, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener
diferentes finalidades.

Entre las diversas tareas que engloba la organización de un evento podemos

destacar la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el acto,
la tramitación de permisos y/o autorizaciones, la supervisión de las tareas,
la coordinación logística interna o los servicios gastronómicos, entre otros.

El campo de estudio de la organización de eventos es relativamente nuevo.

Actualmente existen diferentes instituciones especializadas en la formación de los
futuros profesionales del sector, en algunos casos universitarias, que imparten
esta materia.2

Detrás de cada evento existe un gran equipo de proveedores que cada uno añade
su servicio profesional y juntos logran contribuir al cumplimiento de un evento
según el estilo emitido, Equipo de Decoración, Equipos de Montaje de sonido y
tarimas, Wedding y Event Planner, Repostero, salones de Fiestas y entre otros
que dan armonía a cada proceso creativo que muy poco se ve pero que logran
resultados extraordinarios.
Establecimiento de la temática del evento

Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se

basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el
enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento de un
Capítulo, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica
en concreto, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales
dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de
sus productos durante el evento.

Además, la temática del evento o del seminario también determinará el tipo de los
canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se
aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para
identificar de forma correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se
les presentarán el evento.

Selección de un lugar de celebración

La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del

evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de
participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio
adicional disponible con fines de exposición.

La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también

aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de
contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de
servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.

Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de
ventas de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita
incorporar promoción in situ de su evento.
El director de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las
siguientes opciones:

 Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección

 Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.
 Disponibilidad de conserjes/puntos de información.

Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de
todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los
siguientes aspectos:

 Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.

 Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala.
 No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior
(flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).
 Posibilidad de controlar la luz natural.
 Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.
 Acceso cercano a los aseos.

Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o

más elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una
de las siguientes opciones:

 Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico).

 Micrófonos: sistema de solapa y pie de micro (n.º necesarios).
 Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles.
 Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración.
 Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo.
 Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.
 Tomas de corriente (n.º y ubicaciones en la sala).

Hasta aquí copiaron 24 sept

Justifique su presupuesto.

Realice una compilación de todos los gastos, incluidos los que se indican a
continuación:

1. Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento.

2. Gastos de los servicios de restauración.
3. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales.
4. Gastos de servicios de oficina.
5. Póliza de garantía.
6. Servicios gratuitos.
7. Opciones de pago.

Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En

función de la envergadura del evento, lugares de celebración pueden ser las
oficinas de un colega, un auditorio o clase de la universidad, o un salón para
eventos de un restaurante.

Si está pensando servir comida durante el evento, los gastos podrían aumentar
considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que
sería conveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de
restauración en el evento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio
más elevado en lo que respecta a servicios de restauración, así que debe
confirmar con el personal del hotel si puede llevar comida a las instalaciones.
Creación de una magnífica agenda

Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los
eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La
agenda debe centrarse en una única temática y no abrumar a los asistentes. Por
ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario de medio día tiene en
cuenta las necesidades de los asistentes:

 8:00 a.m. Llegada y desayuno

 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida
 9:00 a.m. Ponente de apertura
 10:00 a.m. Descanso
 10:15 a.m. Debates de paneles
 11:30 a.m. Últimos comentarios

Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnífica
agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cuándo
desean asistir a dichos programas y cuándo no lo desean. Tenga en cuenta los
siguientes aspectos cuando establezca las fechas y las horas de su evento:

1. Los asistentes prefieren programas de mañana para los seminarios.

2. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente
después del trabajo.
3. Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos.
4. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes.
5. Evite programar eventos en vacaciones y en vísperas de vacaciones.
6. Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.

Otras cuestiones importantes: fórjese una reputación por comenzar y finalizar con
puntualidad.
Realice una lista de invitados adecuados

Las reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público objetivo
de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya
asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los
organizadores realizarán una lista principal de posibles invitados e informarán del
evento a los medios de comunicación. Esto funcionará si trata de completar el
número de asistentes maquillando las estadísticas.

Uno de los aspectos principales para lograr un éxito de asistencia a su evento es

invitar a los posibles asistentes con antelación, y recordarles el evento incluso si
han confirmado su asistencia. Es importante suscitar interés en torno al evento.
Las invitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en día suele ser
aceptable confiar en la tecnología para enviar las invitaciones. Pruebe este
enfoque:

1. Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones.

2. Envíe con antelación un mensaje de “reserve la fecha” en el proceso de
planificación (en papel o en formato electrónico).
3. Envíe una invitación detallada, en la que se incluya los puntos destacados
de la agenda (en papel o en formato electrónico).
4. Vuelva a enviar la invitación detallada con una nota personalizada (en
formato electrónico).
5. Llame a los invitados e invíteles formal y personalmente al evento.
Marketing y publicidad del evento

El marketing del evento es la tarea más importante y, con frecuencia, la más

desafiante en la organización de eventos, y suele considerarse como el factor más
importante del éxito de un evento. Esto se debe a que el número de participantes
en un seminario depende en gran manera de la potencia de las actividades de
marketing y la publicidad. Que el evento logre su objetivo o no depende en gran
medida de la comerciabilidad de dicho evento. Esto significa que deben adoptarse
el posicionamiento adecuado del seminario y la estrategia correcta de marketing
para conseguir el número deseado de asistentes al evento.

La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de

presupuestos holgados optan por opciones de marketing de pago, como los
periódicos. También pueden enviarse comunicados de prensa a los principales
periódicos, para dar a conocer el próximo evento. Además, también pueden
adquirirse grandes pancartas y carteles publicitarios para anunciar el evento en
zonas muy transitadas.

Si utiliza publicidad impresa, el periódico o revista concretos que utilice deben

tener el público objetivo de su evento como principal base de lectores. Además,
todos los soportes impresos deben estar redactados de forma atractiva, y resaltar
las grandes ventajas de participar en el evento.

De todos modos, si el presupuesto es un problema, el marketing “de guerrilla”

también puede hacer maravillas. Si el evento se dirige a un sector concreto, se
podría realizar un envío masivo de faxes a empresas de dicho sector. El envío
masivo de mensajes de correo electrónico se ha convertido en uno de los métodos
más rentables para llegar a grandes audiencias. Esto es realmente útil si el
organizador del evento ya cuenta con una base de datos.

Colaboración con patrocinadores

Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuirá a
aumentar la credibilidad de dicho evento, además de reducir costes. Los
patrocinadores también pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden
publicitar su evento, además, entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los
patrocinadores pueden contribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio
publicitario o de publicidad para ellos mismos. Algunos patrocinadores solicitan
además que se comunique a los participantes un breve mensaje de su empresa
durante el evento.

Organización del personal y trabajo con los ponentes

Un seminario no tendría nunca éxito sin las personas que lo organizan, o sin los
ponentes que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al evento
a ponentes de prestigio y buena reputación, que ofrezcan a los participantes
información importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de
antemano y trabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, además de
informarlos con antelación sobre los procesos logísticos, el calendario y el público
que se espera. Atienda sus necesidades especiales, si existen, como puede ser la
solicitud de un retroproyector o de micrófonos adicionales para utilizarlos en las
sesiones de preguntas y respuestas.

Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de

tareas relacionadas con la acomodación, el registro, la atención al cliente y las
finanzas. Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el evento, con el
fin de eliminar la posibilidad de que se produzca alguna confusión o algún error.
Para garantizar una ejecución impecable, todos deben estar familiarizados con sus
funciones concretas.

Esto puede garantizarse preparando una programación detallada de los eventos,

junto con la descripción de las funciones y responsabilidades de cada persona. Lo
ideal es que un jefe de proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que
todo el mundo desempeñe sus obligaciones de forma eficiente. Además, se
delega en el jefe de proyecto la autoridad necesaria para tratar con todas las
partes, entre las que se incluyen los propietarios del local, los patrocinadores y los
expositores que participen en el evento.

Los Capítulos, en concreto, trabajan con un equipo de voluntarios, por lo que es

fundamental que una persona tome las riendas y actúe como jefe de proyecto en
la organización del evento.

Día D: preparación, registro, acomodación, comentarios

Todos los preparativos y la planificación del seminario, que constituyen el 80% del
total del trabajo necesario, producen en último término el evento en sí, que puede
durar solo unas horas o unos días. El día anterior al evento, visite el local para
asegurarse de que todo esté conforme a los requisitos y las especificaciones.
Debe comprobarse que los micrófonos, proyectores y sistemas de imagen y
sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener preparada una lista con todo
lo necesario, y trasladarlo al local del evento al menos un día antes de su
celebración. Los organizadores del evento deben comenzar a preparar el local,
incluyendo la colocación de adornos y carteles, el día antes del evento.

El día del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media
antes del comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los
participantes media hora antes de la hora de llegada convenida. El registro debe
realizarse en la puerta, para garantizar que todas las personas que accedan al
evento estén autorizadas a hacerlo. Las etiquetas de identificación, los obsequios
de bienvenida y los folletos o programas del evento se entregarán en este punto, y
los acomodadores mostrarán a los participantes sus asientos.

El personal también será responsable de ofrecer asesoramiento o ayuda a los

participantes durante el evento. Por último, deben distribuirse entre los
participantes los formularios de comentarios y, a continuación, recogerse, para
determinar su nivel de satisfacción en todos los aspectos del evento. Esto se hace
para recibir sugerencias, ideas y consejos, con el fin de mejorar en el futuro. [Link
to feedback form]

Ejemplo: un seminario

El seminario es quizá el evento que más suelen organizar los Capítulos. Y la

mayor parte de los seminarios tienen medio día o un día de duración. Para los
interesados en crear una lista de control con el fin de planificar un seminario, a
continuación se ofrece una estructura de alto nivel para planificar y llevar a cabo
un seminario.

Y quienes estén planificando una conferencia de varias sesiones o varios días,

pueden adoptar un enfoque similar. Simplemente, la lista de control para la
planificación del seminario será más larga.

1. Confirmar el propósito del evento

Antes de comenzar a indagar para seleccionar el local, asegúrese de conocer los

objetivos básicos del evento:

1. ¿Quién es el público?
2. ¿Cuál es el tema del seminario?
3. ¿Dónde debe celebrarse?
4. ¿Por qué asistirá la gente?
5. ¿Cuál es la agenda del seminario?

El Convention Industry Council (Consejo de la industria de los congresos) ha

establecido una serie de herramientas que deben considerarse una excelente
fuente de prácticas recomendadas, que ayudará al planificador de la reunión o del
evento a no pasar por alto ningún detalle de la planificación del evento. Con
herramientas de descarga gratuita, ayudará a cualquier planificador de eventos a
crear una lista de detalles importantes. Entre estos detalles se incluyen:
 1. Perfil del evento (fecha, horario, ubicación, contactos, etc.)
2. Información de contacto del organizador/coordinador del evento
3. Información de contacto de los proveedores
4. Perfil de los asistentes
5. Espacio necesario
6. Comida y bebida
7. Requisitos de equipos audiovisuales
8. Organización de la recepción/sala

2. Creación de un perfil de evento

Una vez que el planificador conozca los aspectos básicos del evento en cuestión,
es el momento de buscar posibles lugares de celebración para la reunión. Es muy
importante trabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para
establecer el tipo de lugar de celebración y el lugar más cómodo para celebrar el
seminario tanto para el organizador como para los invitados (la lista de ideas
puede ser interminable):

 Hotel local Centro de conferencias local Restaurante privado Club privado

Museo/galería de arte

3. Descripción de las necesidades del seminario y solicitud de propuestas sobre el

lugar de celebración.

La mayoría de los encargados de los lugares de celebración estarán encantados

de ofrecerle un presupuesto para un posible seminario. El contacto de ventas o de
los servicios de restauración necesitará la siguiente información:

 Posible(s) fecha(s) del evento

 Número de asistentes
 Estilo de la organización de la sala (aula, forma de u, etc.)
 Tiempo del evento (incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje)
 Requisitos de comida y bebida
  Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micrófonos,
etc.)
 Organización de la sala

4. Confirmación y/o desarrollo de la agenda

Es muy importante que la persona encargada de la planificación del evento trabaje

estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda
cambiará con frecuencia desde el momento de la conversación inicial hasta el
mismo día del evento. El planificador del evento debe estar listo para ajustar el
plan y trabajar estrechamente con los encargados del lugar de celebración para
garantizar que todo transcurre sin problemas.

5. Confirmación del acuerdo con el responsable del lugar de celebración

Una vez el planificador sepa el número de asistentes y los requisitos logísticos del
seminario, deberá conseguir el lugar del evento y los requisitos relacionados. La
mayoría de los acuerdos deberían ofrecer al planificador la oportunidad de
reducir/aumentar los requisitos de comida y bebida hasta un determinado número
de días antes del evento. Sin embargo, muchos acuerdos limitarán hasta qué
punto podría reducir un grupo las cantidades, de modo que debe hacer un cálculo
correcto.

6. Creación de materiales y comunicaciones de evento

Se trata de un elemento en el que algunos planificadores están involucrados y

otros no. Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones serán los
responsables de lo siguiente:

 Crear invitaciones a eventos

 Imprimir la agenda y otros materiales
 Garantizar regalos/sorteos para los asistentes
  Crear identificaciones
 Enviar letreros y carteles para eventos

7. Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detalles
relacionados con la logística

Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de

reuniones debe seguir. Se incluye la confirmación de lo siguiente:

 Oradores del evento

 Requisitos de equipos audiovisuales del evento
 Número de asistentes al evento
 Funciones y responsabilidades del coordinador
 Necesidades relacionadas con los materiales del evento (debe
comprobarse varias veces)

8. Organización del evento

Asegúrese de incluir en la programación el tiempo necesario para la organización

del evento. Se recomienda llegar aproximadamente 1.5 horas antes del evento.
Sugerencia: si el seminario está programado por la mañana, pregunte al contacto
de ventas del lugar de celebración si su grupo podría organizar el evento la noche
antes (pero no deje nada de valor en un lugar público).

Todos los materiales, folletos, carteles, letreros, regalos, mesas de inscripción,

identificaciones, etc. deben estar listos para el evento.

Advertencia: a veces los oradores cambian las diapositivas la noche antes y

proporcionan nuevas presentaciones que deben añadirse al programa Power Point
10 minutos antes del evento.

9. Realización del evento

Una vez preparado, será el momento de celebrar el seminario. Tenga en cuenta lo
siguiente:

 Algunos asistentes siempre llegan pronto.

 Algunos asistentes siempre llegan tarde.
 Suele surgir algún tipo de problema técnico.

La Organización de Eventos como Empresa

En la actualidad, los eventos han adquirido una relevancia de tal envergadura que no se
la puede comparar con la de ninguna otra época. Es una industria que, con el transcurso
del tiempo, ha ido creciendo cada vez más, y se ha ido afianzando. De hecho, estamos
hablando de “industria de los eventos”, algo impensable unos años atrás.

Definitivamente estamos en la era de la organización global en donde no existen lugares

físicos imposibles, no existen los límites tecnológicos, los eventos son socialmente más
responsables, solidarios y ecológicos buscando el equilibrio entre el cumplimiento de los
objetivos con la mejor rentabilidad, satisfaciendo así al cliente.

Las exigencias abundan, tanto de parte de los anfitriones como de los invitados.
La puesta en escena lleva mucho tiempo, mucho trabajo y un gran número de personas
capacitadas.

La producción de un evento requiere un presupuesto considerable, cuando no magno, los

costos son onerosos, sobre todo si consideramos que los elementos se usarán por un
corto período de tiempo.

Los eventos en sí mismos son estrategias organizativas que se desarrollarán por una
necesidad comunicacional.

Pueden ser públicos o privados, pero siempre tendrán esa misma finalidad.
Su dinámica tiene que transmitir el estilo de la empresa; todas sus acciones tienen que
estar dirigidas a sustentarlo y reforzarlo.
Aquí me parece oportuno transcribir lo que nos dice Carlos Fuente en su Libro Manual
práctico para la Organización de eventos: “Los actos no se hacen para el disfrute del
momento. No son tan efímeros como apuntan en los escritos tradicionales determinados
autores. Poco duraderos son los escenarios, los programas, las invitaciones, el catering...

Pero los objetivos han de tener la duración y prolongación que convenga a la estrategia
de los promotores
(El Cliente). Los actos tienen un principio y un fin, pero sus contenidos y mensajes se
prolongan en el tiempo, y para lograr eso necesitamos organizar con sentido del impacto,
de la comunicación, de la visualización de lo que pretendemos, de la clara asignación de
papeles de todos los protagonistas del evento y llegar al cerebro y corazón de los
públicos. Es un reto difícil, pero es el que exige el protocolo actual.”

La Organización de Eventos como Servicio

Entenderemos por servicios a todas aquellas actividades identificables, intangibles, que
son el objeto principal de una operación que se concibe para proporcionar la satisfacción
de necesidades de los consumidores.

Por lo tanto entendemos que la Organización de Eventos es un servicio ya que no tiene

como meta principal la fabricación de productos tangibles que los compradores vayan a
poseer permanentemente, por lo tanto, el servicio es nuestro objeto de marketing, es
decir, la empresa está vendiendo el servicio como núcleo central de su oferta al mercado.

En este caso, responda las siguientes preguntas:

*¿Cuál será la meta principal de una empresa de Catering?
*¿Cuál la meta principal de una empresa de Seguros?
*¿Cuál la meta principal de un Salón de Eventos?

De cada respuesta obtendrá las diferencias que avalan y sustentan lo que hemos
expresado anteriormente.

Podemos resumir que “un servicio es todo producto intangible que una parte ofrece a otra,
y cuya producción puede o no estar vinculada con uno o más productos físicos”
¿Para qué sirve prestar un servicio de Organización de Eventos?
Permite al cliente ser el protagonista único y principal de la celebración logrando la
satisfacción de ser agasajado quitando el peso de las responsabilidades. Al estar
asesorado por especialistas se garantiza la calidad, originalidad y la posibilidad de estar a
la vanguardia en celebraciones.

Le resuelve problemas, que muchas veces para quien no está en el tema, son
complicaciones casi imposibles de resolver. Les permite ganar tiempo, ahorra costos y al
centralizar las tareas favorece el cumplimiento de los plazos de acuerdo al cronograma
previsto, alcanzando así la totalidad de los objetivos buscados para que sea un “gran
evento”.

¡Vender el servicio de organización de eventos es vender BENEFICIOS!

¿Quiénes son nuestros clientes en el mercado de los eventos?

Individuos, empresas, instituciones civiles, municipales, provinciales o nacionales y
entidades públicas.
Todo depende del mercado al cual nos dirigimos, al cual apuntamos, al que
denominaremos mercado objetivo.

Quienes conforman nuestra demanda poseen necesidades y deseos.

El deseo representa el cómo, la forma o con qué voy a satisfacer determinada necesidad.
Las acciones de Marketing serán realizadas con la finalidad de inducir al cliente a
satisfacer una necesidad dada a través de nuestra oferta. Lo cual significa que celebre su
casamiento contratando los servicios de nuestra organización y/o alquilando nuestro salón
o utilizando nuestra sede, en definitiva que compre nuestro producto en vez del similar de
la competencia o uno que lo sustituya. Si profundizamos este tema podríamos interpretar
separadamente cuál es la necesidad y cuál el deseo.
¿Qué pasa con una pareja que va a contraer enlace?,
¿Cuál podríamos interpretar que es su necesidad y cuál su deseo? :

*Necesidad: celebrar un momento memorable, único para sus vidas.

*Deseo: realizar una fiesta que les proporcione placer, prestigio, felicidad, confort, tanto a
ellos como a sus invitados.

¿Qué es hacer Marketing en una Empresa?

Hacer Marketing implica “acciones en el mercado”, entendiendo que el mercado es donde

confluyen la “oferta” y la “demanda”.
Del lado de la oferta tendremos nuestra Empresa de servicios; “Organización de Eventos”.
Y por el lado que denominamos demanda encontraremos a los clientes bajo sus
diferentes denominaciones empresas, instituciones, proveedores, asistentes,
participantes, invitados, etc.

El Posicionamiento
Posicionar correctamente un servicio en el mercado consiste en hacerlo más deseable,
compatible, aceptable y relevante para el segmento objetivo, diferenciándolo del ofrecido
por la competencia; es decir, ofrecer un servicio que sea efectivamente percibido como
único por los clientes.

Un servicio, al estar bien posicionado, logra que el segmento elegido lo identifique

perfectamente con una serie de deseos y necesidades en su propia escala de valores,
haciendo que el grado de interés por el mismo sea mayor y más fuerte respecto de los
ofrecidos por los competidores.

Para ello es fundamental conocer las Características de contexto actual :

O Lo económico trasciende lo político
O Libre comercio mundial
O Nuevo cuidado y conciencia por el medio ambiente
O Sofisticación de las telecomunicaciones
O Continuos avances Tecnológicos
O Las mujeres en el liderazgo
O Estilo global y regionalización cultural
O Estallido del consumismo asiático
O Progreso de la democracia
O Contención de inflación e interés
O Expansión de la libre empresa
O Renacimiento de las artes
O Relevancia del individuo y la importancia de establecer un vínculo

El Plan de Marketing
Al realizar nuestro Plan de Marketing, debemos considerar el tipo de servicio, la
distribución, la comunicación, la venta personal y el precio. También el entorno comercial
y sus consecuencias, así como las necesidades y ventajas que ofrece el mercado:
Entorno
Comercial
Oferta de Bienes y Servicios abundante, mayor que la demanda.
Globalización.
Mayor competencia.
Conocimiento, Capacidad e Información similares
Detección de nuevas necesidades.

Consecuencias
Similitud de servicios
Similitud en el precio

Necesidades y Ventajas
Rendimiento
Flexibilidad
Sencillez -Costos Bajos
Fiabilidad
Seguridad
Prestigio

Presentación de nuestra Empresa

Una vez que hemos analizado y estudiado todos los puntos considerados anteriormente,
hemos de elaborar la presentación de nuestra Empresa, ya sea para cuando tengamos
que responder a un posible cliente que está por organizar un evento, como para cuando
presentemos de modo personal la
Empresa.
Al elaborar nuestro material para entregar, y al pensar en la Carta de presentación,
debemos considerar las siguientes preguntas
» ¿Quiénes somos?, ¿Qué hemos hecho (logros)?, ¿En qué nos diferenciamos? Y ¿Cuál
es nuestra ventaja competitiva?
«Hoy se busca el valor agregado, por eso se requiere: elección del objetivo y planificación
del servicio.

Nuestro servicio debe ofrecer:

Algo nuevo
Algo igual pero desarrollado con menos recursos (ahorro) o dar más con menos
(Aumentar beneficios)
Simplificar o facilitar las tareas
Solución a situaciones difíciles sin incremento de tiempo, energía o dinero

Para definir el servicio a presentar, se necesita tener autoconocimiento de la empresa y

del servicio, saber cuáles son las fortalezas y debilidades personales y del servicio. Así
como también se requiere tener el deseo de probar cosas nuevas, determinación, un alto
grado de entusiasmo, excelente dominio de las relaciones interpersonales (evitar
conflictos), ser proactivo (Anticiparse) y tener mucha iniciativa.

“7 Principios que justifican hacer Marketing”

1. El mercado cambia permanentemente.
Ya sea por situaciones políticas, modas, costumbres, nuevas tecnologías, conocimiento e
información globalizada.

2. La gente busca novedades.

Puede ser para una reunión social o un evento empresarial, uno de los objetivos es dar
que hablar, lograr que el evento sea diferente, apelando a la imaginación, la creatividad,
que sorprenda en todo momento, ya sea por el tipo de invitación, la programación en sí, la
elección del menú, la ambientación, los souvenirs; se trata de provocar una admiración
constante.

3. La competencia no se duerme.
Viaja, se capacita, busca novedades, aplica otras tecnologías, crea nuevas propuestas y
también nos observa, por lo que debemos estar siempre atentos y actualizados.
4. El marketing identifica y capta clientes.
Cada organizador o proveedor debe ser distinto, posicionarse por su estilo, diferenciarse,
deberá fascinar y entusiasmar a su cliente o al público al que se dirige.

5. El marketing ayuda a la fidelización de los clientes.

Conociendo al cliente podremos ofrecerle algo que el otro no de da: un valor agregado.
“Un claro ejemplo de esto me lo dio una alumna y conviene tenerlo presente. Ella es
restauradora y por eso motivo la invitaron a participar de una licitación para restaurar los
estucados y dorados de nuestra chancillería.

Su presupuesto no fue aceptado si bien estaba dentro de los valores estipulados. Su

experiencia y antecedentes eran irreprochables, pero (cosa que es frecuente en otros
países aunque no tanto en el nuestro), tuvo la posibilidad de saber por qué no había sido
elegida.

Se enteró que la empresa ganadora especificaba en el detalle de las tareas a realizar que,
una vez finalizado su trabajo, volvería a colocar los pesados cortinajes de terciopelo, que
había retirado para la reparación, dejando todo listo nuevamente.

6. El marketing nos da ventajas sobre la competencia.

Conociendo lo que el cliente o el público desea, tenemos mayor seguridad de ofrecerle lo
que necesita, adecuarnos a sus necesidades, comunicarnos en la forma adecuada.

7. El marketing maximiza el consumo y, por lo tanto, las utilidades.

Maximizar el consumo es brindar la oportunidad de contar con variedad de productos o de
servicios y de ofertas.
Analice este ejemplo: Una empresa le solicita que organice la Fiesta de Fin de Año. Muy
bien, todo podría terminar ahí, pero no es lo conveniente; usted debe despertar el deseo
par que la empresa continúe realizando otros eventos, Family Day, Lanzamiento de un
producto nuevo, out door Trining, una fiesta de carácter familiar el cumpleaños de 15 de la
hija del dueño, etc.

Un cliente de eventos es siempre un potencial consumidor de otros eventos.

“Frescura, sencillez, naturalidad, tacto, mimo, ilusión, magia, equilibrio, armonía y estética
son algunos de los factores que deben cautivar a través de nuestras estrategias
organizativas a los públicos objetivos.

Un reto fuerte que en el futuro inmediato exigirá mucha más imaginación. Porque la
creatividad y diseño está llamando a la puerta.
Llegan los tiempos en que los actos (eventos)los haremos a la carta para cada invitado,
esté presente o delante del televisor. Lo que hicimos ayer ya no vale para mañana...”