Características:

Dada la importancia de este tipo de promociones para tu empresa, se tienen que dar una serie de
características para lograr ese valor añadido y los objetivos del tipo que sean. Una serie de
denominadores comunes, independientemente de la tipología de que se trate.

1. Creatividad

Pese a que todos los certámenes suelen estar guionizados y de hecho es aconsejable, la
creatividad, la originalidad y la innovación son tres ingredientes que caracterizan a este tipo de
eventos. Los tres aspectos que diferencian una buena organización de una mediocre.

2. Dinamismo

Se trata de otras de las características esenciales de las organizaciones en las que no deja espacio
al aburrimiento. Dejar una sensación de entretenimiento en los asistentes da óptimos resultados.

3. Organización impecable

¿Entenderías que te dijéramos que estamos tratando de afianzar la imagen de marca con una mala
organización? Impensable, desde luego. No habrá mejor seña de identidad que la organización
excelente. El control de todo cuanto acontece alrededor de la cita es esencial.

4. Seriedad

La seriedad y todo lo que esto supone. Ser puntuales, correctos y protocolarios de nuevo será la
mejor manera de proceder. La mejor forma de conseguir los objetivos.

5. Calidad

De nuevo, otra manera de desmarcarse, es apostando por la calidad de esos eventos

empresariales. La calidad en el trato, en la comida, en los conferenciantes, en las relaciones con la
prensa. Será otra de las características de una buena reunión.

Pasos para la planeación del evento:

La mejor manera de organizar tu evento pasa por fijar el objetivo. Una vez lo hagas, adecúa el
formato que mejor se adapte a la consecución de esas metas. La elección del horario será otro
aspecto al que prestar atención, junto con el lugar.

1. Determina el objetivo y público del evento

Para que un evento empresarial tenga éxito es necesario definir con antelación su propósito, así
como el público al que irá dirigido. ¿Quieres atraer a posibles socios o inversores? ¿Quieres
mostrar a la prensa un nuevo producto o servicio? ¿Deseas propiciar el compromiso con la
organización de los empleados de diferentes sedes? Sea cual sea tu objetivo, recuerda que debe
ser específico, realista y medible.
 2. Presupuesto del evento

El factor económico es uno de los más importantes a la hora de organizar un evento empresarial,
ya que muchas de las decisiones que tomes dependerán del presupuesto que tienes a tu
disposición. Con un poco de creatividad podrás reducir costes sin afectar la calidad del evento,
aunque también puedes recurrir a los patrocinadores para aumentar el presupuesto. Todas las
decisiones que tomes, hazlas estableciendo una constante vinculación con el presupuesto para
poner en relación todas las partes del evento.

3. Planifica el evento

Organizar un evento empresarial requiere una planificación exhaustiva para no pasar por alto
ningún detalle. Tendrás que concretar la fecha, horario y lugar de la actividad, a ser posible que no
coincida con otros eventos o actividades de gran interés para el público.

También tendrás que planificar todas las tareas necesarias para el evento y el programa de
actividades del mismo. Ten en cuenta que la tendencia consiste en apostar por formatos más
pequeños que faciliten el diálogo y una atención más cercana.

Elabora un inventario de los recursos que necesitas y los servicios externos que contratarás.
¿Cuántas personas van a trabajar? ¿Con qué proveedores contarás? ¿Qué medios son
fundamentales y cuáles son secundarios?

4. Difusión del evento

¿Cómo dar a conocer el evento? La publicidad es un paso fundamental para que el evento atraiga
al público adecuado y tenga éxito. Puedes recurrir a las redes sociales a través de los perfiles
corporativos aprovechando sus opciones de segmentación. También podrías crear una web solo
para el evento que funcione como una landing page donde recopiles toda la información sobre el
acto y animes a los interesados a inscribirse.

Reclutar a influencers que hagan publicidad del evento en sus redes sociales es otra estrategia de
marketing muy eficaz, aunque puedes usar canales más convencionales que siguen teniendo un
gran impacto como la radio, la televisión o la prensa local. Acuérdate que la difusión del evento es
un paso fundamental para que sea exitoso.

5. Ejecución del evento

En esta fase del plan de acción se reúnen todos los profesionales implicados en el proyecto para
poner en marcha el cronograma de actividades del evento. Se trata de una fase esencial ya que
suelen surgir contratiempos e imprevistos que será necesario solucionar rápidamente para que la
calidad del evento no se resienta.

Como organizador, tendrás que asegurarte de que se cumpla el programa previsto, coordinar el
trabajo de todos los actores implicados y supervisar el curso del evento, así como la satisfacción de
los asistentes.
 6. Evaluación del evento

Evaluar la ejecución del evento es fundamental para aprender de los errores. En esta última fase
debes realizar un seguimiento de los resultados del evento para comprobar qué objetivos se han
cumplido y qué puntos presentan algún tipo de vulnerabilidad.

Puedes analizar diferentes factores según las metas del evento, desde el ajuste al presupuesto y
los patrocinios alcanzados hasta las ganancias obtenidas, la percepción de los asistentes, el interés
que despertó la marca, el impacto del evento en los medios de comunicación y los problemas que
surgieron durante la organización y ejecución.

Fases del proceso administrativo

Si bien podemos mencionar las funciones administrativas de una empresa según Henri Fayol, en
este apartado vamos a analizar más a fondo las 4 fases que forman parte del proceso
administrativo de una organización:

1. Planificación

La planificación del proceso administrativo es la parte del proceso donde se establecen los
objetivos o las metas a alcanzar a corto, mediano y largo plazo. También se establecen las
estrategias más idóneas para alcanzar esos objetivos y se construye un plan donde se clarifique las
actividades a realizar, los recursos materiales que se necesitan y el perfil o las competencias de las
personas más idóneas para realizar cada actividad. Esta es una función que debe cumplir el alto
mando administrativo de la organización, puesto que está totalmente relacionada con la misión y
visión de la empresa.

Descubre cuáles son las características de los objetivos empresariales, y qué elementos los definen
en cada una de sus perspectivas.

2. Organización

Es la fase que le da vida a aquellos detalles que se han planificado dentro del proceso
administrativo, estructurando mejor cada actividad, asignando los recursos que se necesitan y
seleccionando las personas con las competencias requeridas para cumplir las actividades
asignadas.

En la organización del proceso administrativo lo que se busca en esta fase es la coordinación de

todo lo planificado con anterioridad. Por ello, esta etapa resulta esencial para poder dirigir los
esfuerzos de trabajo hacia metas precisas y concretas.

De nada serviría definir una serie de objetivos si posteriormente, el equipo es incapaz de poder
redirigirlos hacia su consecución.

Durante esta etapa, será imprescindible saber organizar adecuadamente los recursos personales y
económicos.
3. Dirección

Es la fase de ejecución de lo coordinado donde se necesita un gerente que motive, comunique y

supervise las actividades planeadas y coordinadas.

En la dirección del proceso administrativo, la persona que ejerce el cargo de gerente debe tener la
potestad de decidir y también una excelente inteligencia interpersonal, ya que será el director de
la orquesta.

No hay que olvidar que necesitará relacionarse eficazmente con cada miembro del equipo, y ser
capaz de transmitir en todo momento el objetivo necesario.

Descubre cuáles son las características de un buen líder empresarial y aprende cómo debe ser para
realizar con éxito esta parte del proceso..

4. Control

Es la fase del proceso administrativo de una organización donde se busca medir los resultados
obtenidos con la finalidad de mejorar aquello que sea necesario y asegurar que el proceso vuelva a
comenzar desde una planeación más inteligente que la anterior.

El control del proceso administrativo proporciona la oportunidad de mejorar los puntos débiles y
ratificar los fuertes para incorporarlos en la cultura organizacional. En esta fase se compara lo
planeado con lo obtenido y se observa la desviación existente en caso de que exista.

Se dice que el proyecto ha llegado a su fase final cuando cumple su fase de control, y es justo en
ese momento que termina un primer ciclo para comenzar de nuevo en la fase de planificación.
Esta fase también resulta imprescindible, porque sin ella resultaría imposible poder conocer los
aspectos necesarios a mejorar durante las distintas etapas del proceso administrativo.