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¿Cómo organizar un evento?

¿Cómo organizar un evento?

1. Determina el objetivo y público del evento


Para que un evento tenga éxito es necesario definir con antelación su propósito, así como
el público al que irá dirigido. A quienes atraer a posibles socios o inversores, que nuevo
producto o servicio se va a mostrar, propiciar el compromiso con la organización de los
empleados de diferentes sedes. Sea cual sea tu objetivo, recuerda que debe ser
específico, realista y medible.
2. Presupuesto del evento
El factor económico es uno de los más importantes a la hora de organizar un evento
empresarial, ya que muchas de las decisiones que tomes dependerán del presupuesto
que tienes a tu disposición. Con un poco de creatividad podrás reducir costes sin afectar
la calidad del evento, aunque también puedes recurrir a los patrocinadores para aumentar
el presupuesto. Todas las decisiones que tomes, hazlas estableciendo una constante
vinculación con el presupuesto para poner en relación todas las partes del evento.
3. Planifica el evento
Organizar un evento empresarial requiere una planificación exhaustiva para no pasar por
alto ningún detalle. Tendrás que concretar la fecha, horario y lugar de la actividad, a ser
posible que no coincida con otros eventos o actividades de gran interés para el público.
También tendrás que planificar todas las tareas necesarias para el evento y el programa
de actividades del mismo. Ten en cuenta que la tendencia consiste en apostar por
formatos más pequeños que faciliten el diálogo y una atención más cercana.
Elabora un inventario de los recursos que necesitas y los servicios externos que
contratarás. ¿Cuántas personas van a trabajar? ¿Con qué proveedores contarás? ¿Qué
medios son fundamentales y cuáles son secundarios?
4. Difusión del evento
¿Cómo dar a conocer el evento? La publicidad es un paso fundamental para que el
evento atraiga al público adecuado y tenga éxito. Puedes recurrir a las redes sociales a
través de los perfiles corporativos aprovechando sus opciones de segmentación. También
podrías crear una web solo para el evento que funcione como una landing page donde
recopiles toda la información sobre el acto y animes a los interesados a inscribirse.
Reclutar a influencers que hagan publicidad del evento en sus redes sociales es otra
estrategia de marketing muy eficaz, aunque puedes usar canales más convencionales
que siguen teniendo un gran impacto como la radio, la televisión o la prensa local.
Acuérdate que la difusión del evento es un paso fundamental para que sea exitoso.
5. Ejecución del evento
En esta fase del plan de acción se reúnen todos los profesionales implicados en el
proyecto para poner en marcha el cronograma de actividades del evento. Se trata de una
fase esencial ya que suelen surgir contratiempos e imprevistos que será necesario
solucionar rápidamente para que la calidad del evento no se resienta.
Como organizador, tendrás que asegurarte de que se cumpla el programa previsto,
coordinar el trabajo de todos los actores implicados y supervisar el curso del evento, así
como la satisfacción de los asistentes.
6. Evaluación del evento
Evaluar la ejecución del evento es fundamental para aprender de los errores. En esta
última fase debes realizar un seguimiento de los resultados del evento para comprobar
qué objetivos se han cumplido y qué puntos presentan algún tipo de vulnerabilidad.
Puedes analizar diferentes factores según las metas del evento, desde el ajuste al
presupuesto y los patrocinios alcanzados hasta las ganancias obtenidas, la percepción de
los asistentes, el interés que despertó la marca, el impacto del evento en los medios de
comunicación y los problemas que surgieron durante la organización y ejecución.
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