PLANIFICACIÓN DE EVENTOS:

“EL BRIEFING “
Descubre Todo Sobre El Documento Que Supone El Punto De Partida De
Un Acto.

En la planificación de eventos entran en escena muchos elementos que

juegan un papel importante en el correcto funcionamiento del acto. En cada
parte del proceso hay una pieza fundamental, siendo el briefing el
componente clave para empezar a organizar un evento.
¿Qué es un briefing? Es el documento que refleja las intenciones del cliente
con la organización del acto. Es decir, en este informe se estipula qué hay que
hacer, por qué y cómo se tiene que hacer. El problema es que en muchas
ocasiones los clientes no saben cómo elaborar un buen briefing o,
directamente, no lo hacen. Esto es un handicap para los encargados de
planificar el evento, pues no cuentan con la información suficiente para ello.

El papel del briefing en la planificación de eventos.

Aunque en la actualidad se da mucha menos importancia de la necesaria al
briefing, lo cierto es que este documento es el que asienta las bases de
cualquier proyecto de comunicación como puede ser la planificación de un
evento. El event planner o, en su defecto, la agencia o la empresa
organizadora del acto necesita contar con un briefing para que la propuesta
que se traslade al cliente sea la apropiada.
Por ello, el primer paso en la organización de cualquier evento es la
elaboración de un briefing por parte del cliente. Si éste está incompleto o se
considera incorrecto, es labor del event planner crear un contrabriefing en el
que se planteen nuevas propuestas y se complete con la información que
faltaba en el anterior.
Para considerar que un briefing está bien acabado debe reunir las siguientes
informaciones:
Datos sobre el anunciante: Se debe especificar quién es la empresa
solicitante, cuál es su producto o servicio, el posicionamiento de la marca y
sus características. Es importante también reflejar la situación del mercado,
quién es su competencia y cuál es su situación en el momento del briefing.

El target: Explicar quién es el público objetivo de la empresa, a quién va

dirigido el evento para poder adaptarlo a las condiciones específicas de dicho
target. Este aspecto debe estar detallado por edad, sexo, renta media,
trabajo, gustos, intereses, etc.
Finalidad del evento: En este apartado se tiene que determinar qué se
quiere conseguir con el acto en cuestión. ¿Cómo se quiere posicionar el
evento?, ¿es algo interno o externo?, ¿se desea celebrar un gran evento o
algo íntimo?, etc.
Los tiempos: Hay que especificar la fecha de celebración del acto para que,
en base a ésta, el event planner pueda precisar los timings de la planificación.
Es decir, el tiempo que tiene para cada fase del proyecto (logística,
producción, etc).
El presupuesto: Es recomendable precisar el presupuesto global del evento
para que el coordinador pueda definir las diferentes partidas que se
destinarán a cada área de la organización (contratación de personal, catering,
lugar y salones de celebración…).
El mensaje del acto: Establecer el mensaje o mensajes que se quieren
transmitir durante la celebración del acto. Es importante no saturar al público
con demasiada información, así que lo recomendable es definir un mensaje
principal y un par de comunicaciones secundarias a lo sumo.
Responsables del evento: Se debe precisar quiénes son los responsables del
evento, tanto por parte de la empresa contratada para la organización como
por parte del cliente. Serán ellos quienes tramiten todo lo necesario para el
desarrollo y quienes asuman responsabilidades en el caso de que suceda
algo.
Información complementaria: Es aconsejable dedicar un apartado a datos
adicionales como pueden ser aspectos legales, restricciones que pueda tener
el cliente para la organización de eventos, condicionamientos en la
comunicación del producto o servicio, etc.
La Asociación Española de Anunciantes reconoce que no hay una plantilla
definida o una manera concreta de elaborar un briefing, cada empresa tiene
su manera de prepararlos. Sin embargo, sí que determina los aspectos
mencionados anteriormente para que el informe se considere un briefing
como tal.

CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO CORPORATIVO Y SACARLE PARTIDO EN

REDES SOCIALES
En el contexto de un evento corporativo, las redes sociales nos sirven para
comunicarlo, promocionarlo antes de su celebración y generar expectación
entre los potenciales asistentes. Durante el evento, una buena utilización de
las redes sociales será esencial para difundir la opinión de los participantes,
generar viralidad y contribuir a multiplicar el mensaje y el objetivo del
evento. Y después del evento, nos ayudarán a medir su relevancia y
opiniones tanto en tiempo real como tras su celebración.
Qué se dice, cómo se dice y cuándo se dice son las tres preguntas que todo
organizador de eventos se debe formular siempre. Y hoy en día, es más que
necesario tener preparada una estrategia clara enfocada a las redes sociales
con el fin de aprovecharlas para amplificar el mensaje de la marca.
Para sacarles el mejor partido a tus eventos corporativos es conveniente
tener en mente una serie de aspectos:
Elegir las redes sociales que mejore encajen con la temática del evento
corporativo y con el público objetivo al que se pretende alcanzar.
Establecer unos objetivos claros y sobre todo, posibles, no debemos
fantasear.
Crear unas acciones de comunicación específicas para cada red social que
usemos: hacer una cuenta nueva para el propio evento, determinar
hashtags, hacer menciones a los ponentes, usar imágenes propias, etc.
Esforzarse por viralizar al máximo el evento corporativo y crear un feedback
rápido y fluido con nuestro público.
Hay que tener en cuenta también, que transmitir tu evento corporativo en
directo a través de Facebook, Twitter o Youtube, puede hacerte ganar
muchos más asistentes que en persona, ya que la experiencia digital puede
ampliar notablemente el número. Desde eventos o conferencias transmitidas
en directo, hasta entrevistas o demos en vivo. Cada momento del evento
puede ser grabado, editado y distribuido a través de las redes,
incrementando su valor, retorno y audiencia.
Para ello hay que tener en cuenta una serie de estrategias, como conocer
muy bien el mensaje que se quiere transmitir, estudiar el target, conocer las
diferencias entre las redes sociales, saber diseñar un evento que se pueda
compartir y, sobre todo, saber cómo vamos a promocionarlo.
Las redes sociales pueden ser un gran aliado para tu evento corporativo, pero
también se pueden convertir en una pesadilla si no se sabe hacer un buen
uso de ellas. Las expectativas y exigencias de los consumidores han
aumentado mucho en estos últimos años. Por este motivo, hay que estar a la
altura y no compartir cualquier cosa y, de cualquier manera. Siempre será
recomendable acudir a profesionales para mantener los estándares de
calidad que merece el evento y la propia audiencia.
Las redes sociales hacen posible el vídeo en directo, transmitir un evento
corporativo en streaming puede ser una estupenda idea. La facilidad que
ofrecen para conectarte desde donde quieras a un evento corporativo es
enorme y sus beneficios aún mayores: es atractivo, aumenta la participación
y es muy rentable en cuanto a retorno con una mínima inversión.
Un buen ejemplo sería Facebook Live, una funcionalidad que permite
transmitir vídeos en tiempo real a tus seguidores, así como directamente a
una página o grupo de eventos, todo desde cualquier teléfono móvil o tablet.
A medida que se difunde, la gente se conecta e interacciona a través de
comentarios y likes.
Pero no es la única opción, también está Youtube o Instagram, que ha sido la
última en sumarse a esta tendencia con Instagram Live.
Para conseguir el éxito que se persigue en la organización de un evento
corporativo, es fundamental que la agencia a elegir pueda llegar a convertirse
en un aliado estratégico de la empresa que la contrata.

CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO

La evolución de las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales en la
comunicación corporativa están influyendo en la forma como se planifican,
ejecutan y evalúan los eventos. Iluminación led, video mapping, códigos QR,
apps, tarjetas de visita electrónicas, nuevas tecnologías al servicio de la
evaluación del ROI (return on investment)... son solo algunas de las
novedades que en los últimos años han ayudado a los profesionales del
sector a organizar actos más impactantes de forma más ágil y eficaz.

Pero, más allá de la aplicación de las nuevas tecnologías, ¿cuáles son las
tendencias que se apuntan en organización de eventos? Event planners de
todo el mundo no dejan de reflexionar sobre ello en ferias como EIBTM,
celebrada el pasado mes de noviembre en Barcelona, o foros como MPI
(Meeting Professionals International). En estos encuentros, se vislumbra que
la organización de los eventos en el futuro pasará por contemplar, entre
otros, los siguientes aspectos:

Co-creación. La decisión sobre el formato del evento, su programa, etc. ya no

recaerá exclusivamente en el organizador, sino que cada vez resultará más
importante la participación activa de los asistentes en el proceso de
planificación. Gracias a las redes sociales y a otros mecanismos que permiten
conocer la opinión del público que asistirá a un evento, se podrán modular
formatos que se adaptarán mejor a sus expectativas.

Integración. Los eventos sólo tienen sentido cuando no se convierten en una

finalidad en sí mismos, sino cuando forman parte del plan de comunicación
corporativo. Y en este plan se integran acciones de publicidad, de relaciones
públicas y de marketing directo. Un buen uso de la comunicación integrada
permitirá que los actos adquieran más notoriedad y perdurabilidad en el
tiempo.

Tematización. Los eventos deben transmitir un mensaje y ser un reflejo de

los valores y la personalidad de la entidad que los organiza. En un acto, la
puesta en escena y su impacto visual adquieren una importancia clave, ya
que son los elementos que causan la primera impresión. Pero establecer un
eje temático pasa por cuidar todos los detalles, desde la elección del espacio,
los colores de la escenografía, las texturas de la decoración, la música y el
catering, hasta la aromatización. En este sentido, celebraciones anuales o
presentaciones de nuevos productos se centran ya en temáticas de lo más
variopinto: el mundo del swing, los años 20, el desierto, Las mil y una noches,
etc.

Promoción del componente lúdico. La aplicación del concepto gamification a

los eventos tiene como objetivo acabar con la pasividad del público y
conseguir su participación a través del juego. Las presentaciones de más de
media hora en PowerPoint pueden provocar que la audiencia acabe
perdiendo interés. Es por ello que empiezan a incorporarse talleres prácticos,
actividades do it yourself (Hazlo Tú Mismo), concursos y juegos de rol, para
aumentar la atención y la motivación de los asistentes.

Sostenibilidad. Muchos eventos requieren arquitectura efímera. Pensemos

en los stands de las ferias o la decoración de escenarios, por ejemplo. Cada
vez son más las empresas que apuestan por actuar con responsabilidad y
dejar la menor huella medioambiental posible, incorporando en su
interiorismo materiales reciclados, reutilizables y no contaminantes. Así, ya
no es sorprendente ver stands con mobiliario de cartón o elaborados a partir
de plásticos reciclados.

Reducción de la ostentación. Los grandes eventos corporativos con

impactantes puestas en escena están dando paso a otro tipo de formato, más
ajustado a la actual situación de crisis económica. En el contexto en el que
estamos inmersos, las empresas no pueden –y tampoco quieren– parecer
frívolas o dar una imagen de dispendio de recursos, por lo que los actos que
organizan denotan más austeridad.

Hibridación. El futuro dirá si las ferias y los congresos presenciales de

duración determinada ubicados en un lugar concreto del planeta tienen los
días contados. En los últimos años estamos observando un incremento de los
e-meetings y de los webinars. Es verdad que la mejora de las conexiones, las
videoconferencias y el videostreaming permiten crear eventos virtuales, que
comportan una importante reducción de los gastos (desplazamientos,
alojamiento, alquiler de espacios, etc.) y a la vez una mayor perdurabilidad
en el tiempo. Más allá de colgar las ponencias en la web, no obstante, el
diseño de eventos 2.0 pasa por habilitar espacios online donde favorecer el
networking, la participación activa en las diferentes sesiones y la interacción
con los ponentes. Aun así, la fuerza de un evento está muy vinculada a la
capacidad de convertirse en un punto de encuentro que favorezca la
interacción personal y la comunicación interpersonal, por lo que las
actividades presenciales mantienen una arraigada tradición. Tal como se ha
reflexionado en los últimos congresos del sector como la Fresh Conference o
el Virtual Edge Summit, la tendencia actual pasa por la hibridación, es decir,
por la organización de eventos que cuenten con una ejecución presencial,
pero que a la vez tengan un importante componente virtual.
 BRIEFING

CLIENTE:

CAMPAÑA:

FECHA:

1.- ¿ Cuál es la situación de partida?

Facilita todos los detalles sobre la organización: misión, visión y valores. Página web y redes
sociales.

Descripción completa de los productos o servicios objetos del presente briefing. Competidores
principales del mercado y principales fortalezas/debilidades.

2.- ¿ Cuál es el público objetivo al que quieres llegar?

Indica toda la información posible. Edad, genero, lugar de origen, intereses, actitudes, estilos de
vida. Si el target es amplio, es conveniente clasificarlos y ordenarlos según nivel de importancia.

3.- ¿ Cuáles son los objetivos de esta campaña?

Indicar objetivos de negocio y de comunicación tanto generales como específicos. Deben estar en
sincronía con los objetivos generales de la marca. Una vez definidos se establecerán los KPIs de
medición.

4.- ¿ Qué quieres comunicar con esta campaña?

Definir el beneficio principal o valor que queremos comunicar al público objetivo. Concretar tanto
aspectos funcionales como emocionales.

5.-¿ Cuál es la fecha de lanzamiento?

Indicar fecha estimada de lanzamiento y condicionantes a tener en cuenta para respetar dicha
fecha o disponer de cierta flexibilidad.

6.- ¿ Algún condicionante que debamos tener en cuenta?

Indicar cualquier restricción que deba tenerse en cuenta a nivel de presupuesto, estrategia, táctica
o contenido.

7.- Presupuesto

Establecer un límite o una franja presupuestaria según objetivos de la campaña.

8.- Agrega cualquier aclaración de utilidad para la elaboración de la propuesta

Estudios de mercado, documentación, técnica, modelos, mockups…