CONCEPTOS

Caja negra: considerar recursos que entran, productos que salen, retroalimentación, distintos tipos de orden y
maneras, calidad.
Entropía: desorden/desgaste Sinergia: acción o esfuerzo conjunta de varios sistemas, para hacer una tarea
compleja, suma de las partes, mayor rendimiento o efectividad que si se actúa por separado.
Homeostasis: capacidad de los sistemas para adaptarse al medio (entorno), frente a fenómenos, respuestas y
adaptaciones para mantenerse constante)
Cibernetica: ciencia que estudia los sist. de comunicación y regulación de los seres vivos y los aplica en la mecánica.
Retroalimentación: resultados que reinciden en un sist. (Control de comportamiento reintroducido al sist. ya sea
para distribuir un nuevo proceso o bien el mismo proceso); R+ = mejora resultados R- =mantiene el sist (autoreg.)
Negentropia: se refiere a la energía que el sist. Importa del ambiente para mantener su org. y sobrevivir (orden)
Sistemas: conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el funcionamiento grupal o colectivo.
Subsistemas: mismas características de sistemas a diferencia que estos se encuentran dentro de un sistema.
Sist Cerrado: no hay contacto con el ambiente, entra y sale energía (no hay interacción física).
Sist abierto: sist que intercambia energía y materia con el ambiente para mantener un equilibrio.
Sist cibernéticos: son aquellos que disponen de dispositivos de auto comando, reaccionan ante info. Entregada.
Output: se denomina como las corrientes de salida de un sistema.
Input: se denomina a los recursos que dan inicio al ciclo de actividades del sistema.

La administración de proyectos involucrara al alcance, y de no cumplirse generara desconfianza, es el proceso de

combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de TIEMPO,
PRESUPUESTO Y CALIDAD(Alcance) ayudado ejemplo de una matriz de riesgos, gestión de tiempo y herramientas
Fases de la administración de procesos
1 INICIO: Carta (identificar el proyecto entregando info general), meta, alcance, miembros (clientes”inversionistas”,
interesados “comunidad, compradores, trabajadores y contratistas” o admin (ejecutivos, gerencia y jefatura) y
mecanismos de selección de proyecto.
Alcance: es el tamaño del proyecto y determina cuantos recursos y tiempo se requieren,
Proyecto: 5 PUNTOS IMPORTANTES: necesidades del sector o industria, avances tecnológicos, requerimientos
legales y del cliente (oportunidad de negocio, necesidad, dolor o queja), necesidades de la institución.
2 PLANEACIÓN: identificación de act. o tareas, secuencia de act (carta Gantt), estimación de la duración y esfuerzos
de las act., estimación necesidad de recursos, estimación de costos en act., representación gráfica del flujo de act,
opt de la planificación, estruc. De la descomposición del trabajo (EDT objetivo es definir con claridad las tareas).
Tabla de precedencias: contiene todas las act.en el orden en que se ejecutarán, con su clave de act., duración,
act.procedentes (requerimientos) y responsables.
Diagrama grant: programa de act del proyecto considerando tiempo y responsables registra avances de acuerdo a
lo planeado definiendo horarios y tiempos
PERT (técnica de evaluación y revisión de programas): técnica empleada para el planeamiento y control, con un
gráfico de redes, representando el trabajo necesario para alcanzar un objetivo, siendo una representación gráfica
de las relaciones entre los acontecimientos y tareas necesarias para realizar el proyecto. ‘ruta crítica= si falla se cae
el proyecto, con actividades criticas ya que no existe tiempo ni espacio para demorarse más’
3 EJECUCIÓN: dirigir el equipo (liderazgo), reunirse con los miembros del grupo, comunicarse con los 3ros
involucrados, resolver los conflictos o problemas que puedan surgir, asegurar los recursos
necesarios($,t,personal,equipo)
Reportes de avances: las metas intermedias son los resultados parciales que se van logrando a lo largo importante
en el proyecto.
Metas intermedias: describen resultados técnicos o un evento, se programa en fechas determinadas, su duración
es cero (hito) Hito: es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el
proyecto.
4 CONTROL: vigilar las desviaciones del plan, emprender acciones correctivas, recibir y evaluar cambios en los
proyectos solicitados, cambiar los calendarios y alcance del proyecto, adaptar los niveles de recursos y regresar a la
etapa de planeación para hacer ajustes.
Para asegurar la eficiencia de la ejecución se debe de realizar un buen seguimiento: técnico (control de avances) y
económico (hrs invertidas, compras o pedidos, gastos de forma que la suma de todos ellos no supere el crédito
asignado para completar el proyecto)
Etapas de seguimiento: Recoger datos-analizar datos (esfuerzos, costes, plazos, avances intermedios)-sacar
conclusiones (comparación datos reales con los planificados)- informar- tomar medidas asegurándose que la
decisión se puede justificar con datos- re planificación
5 CONCLUSIÓN: reconocimiento de logros y resultados, cierre de las operaciones y dispersión del equipo,
aprendizaje de la experiencia del proyecto, revisión del proceso y resultados y redacción del informe final.
Cierre admin: reporte final (presupuesto, programas, evidencias, aprendizaje y reportes de control de cambios).
Cierre del contrato: archivos de contrato, manuales, planos, bitácoras, comunicados y lecciones aprendidas.

FASES DE LA ADMIN DE PROCESOS (objetivo y documentación esencial)

1 INICIO: definir el alcance, alinear las expectativas de los stakeholders con el propósito del proyecto.
Documentosplan de proyecto, project chárter, check list revisión etapa, alcance, estudio de la viabilidad.
2 PLANEACION: establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, planear el curso de acción
necesario para alcanzar dichos objetivos, prever que documentación se utilizará para llevar a cabo el proyecto.
Documentos plan de: proyecto, comunicación, aceptación, gestión (recursos, financiera, calidad, riesgo).
3 EJECUCION: reforzar la comprensión de la meta de proyecto y los objetivos específicos por parte de todos los
participantes, fomentar la buena comunicación del personal, potenciar la responsabilidad individual, asegurar la
aceptación del proyecto, cumplir con los plazos fijados mediante la estimación de recursos y presupuestos
entregando productos de calidad.
Documentos informe de progreso, minutas de reuniones, reportes de desviación, propuesta de cambio y
aceptación.
4 CONTROL: detectar desviaciones, actualizar el plan de gestión de riegos, prever las medidas correctoras a tomar
en cada caso, preparar un plan de contingencias.
Documentos checklist revisión de cada fase, plan de gestión de riesgos, comunicación de desviaciones
detectadas y acciones correctoras o modificaciones a aplicar y su plazo.
5 COCLUSIÓN: lograr aceptación de los entregables, obtener la firma de los documentos de cierre
Documentos informe de cierre, revisión post implementación, aceptación y entrega del proyecto,
documentación entregable al cliente y materiales de carácter formativo o informacional.

GESTION DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

Riesgo: evento de condición incierta, si se produce puede tener efecto (+) o (-).
Aumentar el impacto de los riesgos (+) y disminuir los (-), trazar una estrategia por si el riesgo sucede.
Procesos de gestión de riesgos: planificar gestión de riesgo, identificar los riegos, realizar análisis cualitativo y
cuantitativo de riesgos, planificar respuesta a los riesgos, dar seguimiento y controlar los riesgos.
Aceptación del riesgo: tomar la decisión aceptando las consecuencias y posibilidades que se produzca un riesgo
Amenaza: peligro latente con posible manifestación en un periodo de t y lugar, generando efectos adversos.
Análisis del riesgo: uso sistemático de información para determinar cantidad y magnitud de riesgos un evento.
Consecuencia: resultado de un evento dependiendo de cómo afecta el riesgo al evento (ventaja o desventaja).
Control de riesgo: implementación de políticas, estándares, procedimientos para eliminar o minimizar riesgos
Daño: efecto adverso causado por fenómeno producido a (persona, bienes, sistema, servicio)
Elementos en riesgo expuestos: partes interesadas y elementos en la zona de trabajo.
Evaluación de amenazas: posibilidad de que un fenómeno se presente (t, lugar, recurrencia y magnitud)

Integración de los riesgos

Riesgos del proyecto: integración del proyecto (ciclo de vida), información (datos), RRHH (disponibilidad), contratos
adquisiciones (servicios, proveedores), costos (prepuestos), tiempo (ruta, programa), calidad (requerimientos),
alcance (factibilidad).
Agente causal del riesgo según su naturaleza: humanos, tecnológico, naturales e inducidos (naturales potenciados)
Riesgos dentro de un proyecto: riesgos técnicos (calidad, tecnología, complejidad y requerimientos), externos
(mercado, clima, regulaciones y proveedores), organizacionales (recursos, financiamiento) y administrativos
(comunicación, planificación, control, viabilidad)