DIRECTOR/A DE TEMA I

PROYECTOS INTRODUCCIÓN
  PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
 CONCEPTOS BÁSICOS
 PLAN DE PROYECTOS
 5 PROCESOS DE GESTIÓN
CONTENIDO  PLANIFICAR EL ALCANCE
 PLANIFICAR EL PRESUPUESTO
 TÉCNICA DE GESTIÓN DEL VALOR GANADO
  PROYECTO: Esfuerzo temporal que se realiza para crear
un producto, servicio o resultado único bien definido. Tiene
su propia entidad, gestión y resultados dentro de la
organización.
PORTAFOLIO  PROGRAMA: Conjunto de proyectos y tareas reunidas

PROGRAMA entorno a la organización con el fin de maximizar y poner en

común los recursos de la organización.
PROYECTO  PORTAFOLIO: Relacionado con los objetivos estratégicos
de la empresa, mercados futuros, líneas de negocio…
depende de la alta dirección.
  Gestión de proyectos: Aplicación de conocimientos,
herramientas, habilidades, técnicas y metodologías para
cumplir con los objetivos del proyecto.
 Esfuerzo temporal realizado para obtener resultados únicos.
Finaliza cuando se logran los objetivos, los objetivos no se
pueden cumplir, no existe la necesidad que lo originó
 Los interesados del proyecto: personas, organizaciones y
entidades que participan activamente, sus intereses se pueden
CONCEPTOS ver afectado por el proyecto o pueden influir sobre él. Es
necesario identificar a los más significativos.
BÁSICOS Posibles interesados: clientes/usuarios, patrocinador, directores
de programa/portafolio, externos.
 El proyecto es dirigido por una persona pero es un trabajo
grupal de responsabilidades, hitos, metas y responsabilidades.
El proyect manager se ocupa de monitorizar que todo se
cumpla.
 Todos los proyectos no necesitan aplicar todas las técnicas ni
herramientas. La selección es en función de las características.
  Incluye el resto de planes (de riesgos, calidad, RRHH,
adquisiciones, comunicaciones….)
 Documento que engloba todos los planes que hemos ido
desarrollando durante el proceso de planificación.
 Incluye:
 Requisitos obligatorios marcados por la organización en el
PLAN DE contrato como el alcance y las características.
 Qué tenemos que hacer y cuando y costos.
PROYECTO  Fases (si las hay) y ciclo de vida. Junto con los procesos que se
realizarán en fases y ciclo.
 El plan de proyecto solo se modifica por un procedimiento
formal de control integrado de cambios. Es excepcional y se
deben revisar y aprobar. Se da desde fuera, alguien con
autoridad. Se contempla en el plan de proyecto.
 El plan debe estar siempre actualizado, la que nos indica el
plan a seguir.
 Iniciación
 Acta de constitución del proyecto o contrato (requisitos,
restricciones y objetivos básicos)
 Registro de interesados: Identificar a los interesados
(requisitos, influencia, intereses, participación) Se
documenta con un registro.
 Plan de gestión sobre la relación con estos interesados.
5 PROCESOS DE
GESTIÓN Planificación. Su resultado es el Plan de Proyecto.
 Línea base: incluye el alcance, el trabajo que hay que hacer,
cuándo hay que hacerlo y los costos.
 Desarrollar el resto de planes (rrhh)
 Se planifica secuencialmente: tiempo, costos, trabajo,
alcance. El proceso se repite hasta que obtenemos una
versión razonable.
 El plan requiere de una aprobación del proyecto.
CONTINUACIÓN….

Ejecución. Ceñirse al plan de proyectos.

 Se obtienen los entregables por fases.
 Se presenta la solicitud de cambios.

Seguimiento y control.
 Que se cumpla la línea base y el resto de planes.
 Incluye el control integrado de cambios por factores internos y externos.
 Entregar los entregables después del seguimiento y control con los estándares de calidad a los interesados.

Cierre
 Entrega del proyecto.
 Memorando final con hitos alcanzados.
 Alcance: Procesos necesarios para realizar el trabajo y terminar el
proyecto.
 Recopilar requisitos: definir y documentar los requisitos
(condiciones obligatorias) de los interesados.
 Plazo, entregable, calidad, funcionales, presupuestario, aceptación…
 Deben ser medibles para los entregables. (criterios de evaluación)
 Aceptados por los interesados clave.

PLANIFICAR EL  Definir el alcance: descripción detallada del proyecto a partir de

los entregables y supuestos.
ALCANCE  Entregable: es un componente que debemos hacer
 Analizar riesgos, supuestos, restricciones, completitud.
Documentado.
 Obtenemos documento: enunciado del alcance del proyecto. Sirve
para equipo y los interesados Incluye exclusiones y otra información.
 El alcance forma parte de la línea base del proyecto. Requiere detalle
y análisis.
 EDT (estructura de desglose de trabajo): Subdividir el trabajo
del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar.
CONTINUACIÓN…
EDT (Estructura de desglose de trabajo). Descomposición del trabajo y los entregables.
 Paquetes de trabajo (WBS) cada vez más pequeño hasta que llegamos al nivel en el que podemos gestionarlo.
 Tienen una estructura jerárquica
 Los niveles superiores de la jerarquía son los entregables.(más relacionado con los interesados del proyecto)
 Los inferiores están relacionados con la gestión; tiempo, costos, riesgos, el trabajo a realizar… (relacionado con el día a día del proyecto)

 Orientada a cumplir objetivos y entregables (resultado, servicio/ producto verificable y que tiene un aspecto único)
 Permite la comunicación con equipo e interesados: sirve como guía para realizar el trabajo y terminarlo.
 Se utiliza para estimación de tareas, entregas, presupuestario, cronológico
 Debe contener el 100% del trabajo previsto en el proyecto.
 Incluyen los controles de cuenta: puntos para medir con más detalle el presupuesto y costos. Los paquetes se asocian con estos
controles.
 Problemas de EDT mal realizada: trabajo incompleto, muchos cambios, presupuestos no encajan, fallos en entregables,
problemas de comunicación.
  Definir actividades (tareas)
 Utilizamos el EDT y los paquetes más pequeños (paquetes de
trabajo).
 Los descomponemos hasta que podamos estimar la duración.

 Secuenciar las actividades

 Restricciones lógicas (no podemos hacer algunas actividades si
no hemos realizado otras)
PLANIFICAR EL  Buscamos las condiciones para ordenar tareas.

TIEMPO  Estimar recursos de actividades

 Recursos de personal (perfiles), tecnología, y disponibilidad.

 Estimar la duración de actividades

 Una vez que hemos estimados los recursos actividades.
 Se hace por tareas.

 Desarrollar cronograma (calendario)

 Microsoft Proyect. Diagrama de Gantt
 Procesos para estimar y presupuestar costos son:
 Estimar costos: recursos humanos y tecnología necesarios para
completar las actividades del proyecto.
 Determinar los costos: sumar los costos de las actividades del
proyecto y hacer el presupuesto o línea base de costo.
 Partimos de los planes de alcance y de cronograma anteriores donde
conocemos los recursos y el tiempo de la unidades mínimas de
trabajo (WBS)
 Estimamos en función de hora/hombres, recursos materiales,
PLANIFICAR EL alquiler, tecnología….

PRESUPUESTO  Llega el Valor Planificado (por tareas sumadas). Es el

presupuesto.
 Se presenta en medidas de tiempo (mes, bimestral, semanal…) Se
presentan tareas y presupuesto de ese tiempo.
 Sirve como medida de control en el seguimiento de Valor Ganado
(PV)
 Se utilizan hojas de cálculo por tiempo y tareas y el costo
planificado por tareas.
 Se presentan en diagramas acumulados, con desglose por meses
en la gráfica
 Permite controlar simultáneamente alcance, tiempo y costos
(línea base) Compara 3 magnitudes diferentes.
 Valor Planificado o presupuesto. Desglose por periodos de
tiempo y tareas que hemos planificado.(Excell)
 Valor Ganado: representa el valor del trabajo que hemos
ejecutado. Indica cuánto ha avanzado el proyecto.
TÉCNICA DE  Expresarlo en unidades que podamos medir.

GESTIÓN DEL  El % de trabajo ejecutado frente el % previsto

VALOR GANADO  EV=(%EJECUTADO)*(PV)“

 Coste Actual
(EVM)
 Gastos realmente realizados en un periodo de tiempo (facturas,
salarios, compras…)
 Representamos en la misma gráfica de valores acumulados:
el planificado, el ganado y el coste actual
 ¿Hemos realizado lo que teníamos previsto según los costos y el
tiempo? Lo calculamos
 Schedule Variance: SV= EV – PV
 SV> 0 El proyecto está adelantado
 SV< 0 El proyecto está retrasado

 Se define el Índice SPI= EV/PV

ANÁLISIS DE Nos indica el grado de eficiencia temporal
 SPI> 1 Eficiente (tiempo)
ESTADO DE UN  SPI< 1 Ineficiente (tiempo)
PROYECTO  Cost Variance CV= EV-AC
Nos indica el grado de eficiencia temporal
 CV> 0 Proyecto por debajo de los costes
 CV< 0 Por encima de los costes

 Cost Perfomance Index CPI = EV/AC

Nos indica el grado de eficiencia presupuestaria
 CPI> 1 Eficiencia. Tendencia a ahorrar costes
 CPI< 1 Ineficiente. Tendencia al sobrecoste