UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD ESCUELA DE

CIENCIA BÁSICAS, TECNOLOGÍA E INGENIERÍA PROGRAMA INGENIERIA DE

SISTEMAS – CEAD BUCARAMANGA

METODOLOGÍAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Código: 212056_13

Estudiante: Gregorio Moreno Wilches

Código: 13861828

Tutor:

EZEQUIEL APARICIO

CEAD de Bucaramanga Julio 2020

 Introducción

En la realización de este trabajo encontraremos doce herramientas

utilizadas en la gestión de proyectos, con las cuales identificaremos
la utilidad en función de la gestión y para que se utilizara dentro de
la misma.
De igual forma la conceptualización y el estudio de estas
herramientas, entendiendo para que se utilizan, identificándolas y
como se deben utilizar para la correcta gestión del mismo, nos
brinda un enorme conocimiento para la ejecución e implementación
de un proyecto.
 Objetivos

Objetivo general:

- Conocer los objetivos y la finalidad de cada herramienta que se debe utilizar en la

realización de un proyecto.

Objetivos específicos:

- Comprender qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos y para que sirven

- Entender y comprender como se construye una caja de herramientas para la gestión de un

proyecto.
Desarrollo de la actividad:

1 - ¿Qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar la estructura, la flexibilidad y el
control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar resultados extraordinarios a tiempo
y dentro del presupuesto.
Además, hay que señalar que la administración eficiente de un proyecto implica la utilización de
procesos de gestión específicos para cada una de las etapas del mismo: inicio, planificación, ejecución,
control y cierre.
La combinación de las herramientas y técnicas derivadas de las buenas prácticas y estándares
internacionales, utilizadas para asegurar el logro de los objetivos específicos (resultado, producto o
servicio) del proyecto dentro del tiempo (crono- grama), el costo (presupuesto), el alcance y la calidad
planificados.
Existe una gran variedad de herramientas que son utilizadas para la gestión de proyectos, y dado a esta
enorme variedad, podríamos decir que el principal problema no es encontrar herramientas si no
identificar cual es la que mejor que se adapta a nuestras necesidades.

2 - Definir cada una de las 12 Herramientas de la Gestión de Proyectos

mencionados en el punto anterior.

• Análisis de Viabilidad.

es la cualidad de lo viable, de lo que puede concretarse, de aquello que puede salvar los
escollos esperables en el camino que debe transitar, los análisis de Viabilidad focalizan su
atención en las relaciones que se pueden establecer entre la intervención propuesta y el
medio intervenido. Es frecuente que el abordaje se presente desde una posición
“independiente”, no relacionada con los actores involucrados (organismo responsable de la
preparación, de la ejecución, comitente, etc.), es decir se relatan posibilidades alternativas,
se indican limitaciones, sin denotar implicación alguna del equipo técnico en los resultados
de los análisis.
Analizar la viabilidad de un proyecto es más importante que planificar y para poder
concluirlo resulta imprescindible llevar a cabo una investigación completa, que conduzca al
conocimiento de si realmente el proyecto aportará los beneficios que se esperan de él. No es
una simple formalidad burocrática, sino que es una herramienta necesaria para la toma de
decisiones estratégica. Los estudios sobre viabilidad siguen el curso de profundización de
intensidad analítica que se verifica en la formulación. La formulación recorre las distintas
dimensiones de un Proyecto (financiera, técnica, operativa, etc.) y, a medida que se
profundiza, atraviesa distintas etapas, idea, perfil, perfectibilidad, factibilidad, diseño
definitivo. Los análisis de viabilidad se verifican pari-pasu con el avance de la formulación
y el recorrido de estas etapas, en unos casos los antecede, en otros se retroalimentan como
insumos recíprocos y, por último, en algunos casos valida la posibilidad de materializar las
conclusiones ya formuladas, en términos de compatibilidad, consistencia y sostenibilidad,
al igual que examina la rentabilidad del enfoque seleccionado. Inicia con un análisis del
costo total estimado del proyecto. Se calcula también el coste de otras alternativas, aparte
de la solución recomendada, con el fin de ofrecer una comparación económica.

• Diagramas Causa – Efecto.

El diagrama de causa-efecto, llamado también de espina de pescado debido a su forma o de

Ishikawa debido a su autor, es la representación de varios elementos (causas) de un sistema
que pueden contribuir a un problema (efecto), es un método para crear y clasificar ideas o
hipótesis sobre las causas de un problema de manera gráfica, la cual nos va a
permitir: Estimular las ideas, ampliar las opiniones acerca de las causas probables o reales,
al igual que facilita un examen posterior de los motivos individuales, y aumenta la
probabilidad de identificar las causas principales, así como presenta unas utilidades para
determinar los factores involucrados en un problema. Además, organiza gran cantidad de
datos mostrando los nexos existentes entre los hechos y las posibles causas, muestra la
relación cualitativa e hipotética de los diversos factores que pueden contribuir a un efecto o
fenómeno determinado, también nos Muestra las interrelaciones entre un efecto y sus
posibles causas de forma ordenada, clara, precisa y de un solo golpe de vista, su capacidad
de comunicación nos muestra las posibles interrelaciones causa-efecto permitiendo una
mejor comprensión del fenómeno en estudio, incluso en situaciones muy complejas,
y centra la atención de todos los componentes del grupo en un problema específico de
forma estructurada y sistemática.

• Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT

Los diagramas de Gantt son herramientas prácticas porque no sólo son económicas y fáciles
de aplicar, sino que también presentan gran cantidad de información, donde el
administrador puede descubrir de inmediato cuáles actividades van adelantadas en la
programación y cuáles están atrasadas. El diagrama de barras de Gantt desarrollada por
Henry L. Gantt en 1918 para la programación de producción y proyectos, aún se usa, por su
simplicidad y fácil despliegue, con la errada consideración de "la mejor herramienta de
'planeación", a pesar de que sólo especifica los tiempos de inicio y terminación de cada
actividad en una escala de tiempo horizontal y tiene la desventaja de no controlar la
interdependencia entre las diferentes actividades. Debe recurrirse a técnicas de planeación
más sistemáticas y efectivas para optimizar la eficiencia en la ejecución del proyecto. La
eficiencia significa conseguir la mayor reducción en el tiempo requerido para finalizar el
proyecto mientras se tiene en cuenta la factibilidad económica de la utilización de los
recursos disponibles.
Dadas las anteriores consideraciones, aparecieron dos técnicas analíticas para la planeación,
programación y control de proyectos:
• CPM (Critical Path Method ): Método de Ruta Crítica
Los métodos PERT y CPM se fundamentan en el manejo de un programa de tiempo, pero
originalmente las estimaciones en el tiempo para las actividades se supusieron
determinantes en CPM y probables en PERT. Actualmente PERT y CPM comprenden
realmente una sola técnica.
La programación de proyectos con PERT-CPM consiste en tres fases básicas: planeación,
programación y control.
Fase de Planeación: En esta primera etapa se descompone el proyecto en actividades
distintas, enseguida se estima el tiempo para estas actividades y se construye un diagrama
de red o de flechas, donde cada uno de sus arcos (flechas) representa una actividad. Este
diagrama muestra gráficamente las interdependencias entre las actividades del proyecto y
genera la ventaja de analizar las diferentes tareas en detalle, posibilitando modificaciones
antes de la ejecución del mismo.
Fase de Programación: Consiste en la construcción de un diagrama que muestre los tiempos
de iniciación y finalización de cada actividad y su relación con otras actividades del
proyecto. Igualmente, esta fase, debe señalar las actividades críticas en función del tiempo,
esto es, aquellas que requieren atención especial para terminar oportunamente el proyecto.
Para las actividades no críticas, debe mostrar los tiempos de holgura que pueden usarse
cuando éstas se retrasan o se deben usar eficientemente recursos limitados.
Fase de Control: Es la fase final en la administración de proyectos. Es el uso del diagrama
de red y del grafico de tiempo para hacer reportes periódicos del progreso. En
consecuencia, la red puede actualizarse y analizarse para determinar, si es necesario, un
nuevo programa para el resto del proyecto.
Los diagramas de red PERT y CPM son mejores instrumentos que los de Gantt para ilustrar
la secuencia de actividades que deben ejecutarse. Éstos indican cuáles actividades pueden
ejecutarse con simultaneidad y cuáles no. Otra información que puede deducirse de estas
herramientas de programación basadas en las redes es:

1. La fecha estimada de terminación del proyecto.

2. Actividades que son críticas (que retrasarán el proyecto completo si no se cumplen en
la fecha indicada).
3. Actividades que no son críticas. Estas actividades pueden retrasarse (si existen
razones) sin que afecten la terminación del proyecto.
4. Saber si el proyecto está al día, retrasada o adelantado.
5. Saber si el capital invertido hasta la fecha es igual, mayor o menor que la suma
presupuestada.
6. Saber si existen suficientes recursos disponibles para terminar a tiempo el proyecto.
7. Conocer la manera más adecuada para reducir la duración estimada del proyecto.

- Los seis pasos siguientes son comunes a la PERT y el CPM:

1.Definir el proyecto y todas las actividades o tareas importantes.
2.Determinar las relaciones entre las actividades. Decidir qué actividades deben preceder a
otras y cuáles deben seguir a otras.
3.Esbozar una red que conecte todas las actividades.
4.Asignar tiempo y/o costos estimados a cada actividad.
5.Calcular el tiempo requerido para completar las actividades en cada trayecto de la red.
6.Emplear la red para que sirva de soporte al plan, el programa, el monitoreo y el control
del proyecto.
En la actualidad la única diferencia entre PERT y CPM se relaciona con la duración
estimada de cada actividad: CPM emplea un estimado de tiempo de un solo punto de
duración de la actividad, mientras que PERT utiliza tres (muy probable, probable, lo menos
probable).
Aunque la PERT y el CPM pueden ser herramientas valiosas en la planeación y el control
de proyectos, no son adecuadas para todo tipo de proyecto. El proyecto debe consistir en
una serie de actividades bien definidas, cada una de las cuales puede comenzar y detenerse
independientemente de las otras. Deben conocerse las relaciones de precedencia que existen
entre estas actividades y para cada actividad deben estar disponibles los estimados de
tiempo real.

• Análisis de Riesgos.
El análisis de riesgos de un proyecto permite identificar posibles cambios en la
planificación que pueden poner en riesgo la ruta crítica y con ello el éxito del proyecto,
un análisis de riesgos es el estudio de las causas de las posibles amenazas y probables
eventos no deseados, así como los daños y consecuencias que éstas puedan producir. Se
trata de un proceso sistemático que planifica, identifica, analiza, responde y controla los
riesgos de un proyecto, y es que sea cual sea el tipo de negocio, todo proyecto está expuesto
a una serie de riesgos. De mayor o menor medida, es fundamental identificarlos y tenerlos
controlados para saber gestionarlos adecuadamente, tomando decisiones a tiempo, sin
embargo, antes de enfrentarnos a situaciones complicadas, es importante tener en mente la
siguiente consideración: lo más difícil del análisis de riesgos es identificar tanto los
contratiempos que pongan en jaque al proyecto, como su probabilidad de ocurrencia.
Habiendo ya identificado y clasificados los riesgos, pasamos a realizar el análisis de los
mismos, es decir, se estudian la posibilidad y las consecuencias de cada factor de riesgo con
el fin de establecer el nivel de riesgo de nuestro proyecto.
El análisis de los riesgos determinará cuáles son los factores de riesgo que potencialmente
tendrían un mayor efecto sobre nuestro proyecto y, por lo tanto, deben ser gestionados por
el emprendedor con especial atención:
Métodos de Análisis de Riesgos: Existen tres tipologías de métodos utilizados para
determinar el nivel de riesgos de nuestro negocio. Los métodos pueden ser: Métodos
Cualitativos – Métodos Cuantitativos – Métodos Semicuantitativos.
Métodos Cualitativos: Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos es el proceso que
consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores,
evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. Las
organizaciones pueden mejorar el desempeño del proyecto concentrándose en los riesgos de
alta prioridad. El proceso Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos evalúa la prioridad de
los riesgos identificados usando la probabilidad relativa de ocurrencia, el impacto
correspondiente sobre los objetivos del proyecto si los riesgos se presentan, así como otros
factores, tales como el plazo de respuesta y la tolerancia al riesgo por parte de la
organización asociados con las restricciones del proyecto en cuanto a costos, cronograma,
alcance y calidad. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos es por lo general un medio
rápido y económico de establecer prioridades para la planificación de la respuesta a los
riesgos y sienta las bases para realizar el análisis cuantitativo de riesgos, si se requiere.
Métodos Semi-cuantitativos: Se utilizan clasificaciones de palabra como alto, medio o
bajo, o descripciones más detalladas de la probabilidad y la consecuencia, Estas
clasificaciones se demuestran en relación con una escala apropiada para calcular el nivel de
riesgo. Se debe poner atención en la escala utilizada a fin de evitar malos entendidos o
malas interpretaciones de los resultados del cálculo.
Métodos Cuantitativos: Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos es el proceso que
consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos
generales del proyecto. El proceso Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos se aplica a
los riesgos priorizados mediante el proceso Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos por
tener un posible impacto significativo sobre las demandas concurrentes del proyecto.

También presenta un enfoque cuantitativo para tomar decisiones en caso de incertidumbre.

Por lo general, el proceso Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos se realiza después
del proceso Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos. En algunos casos, es posible que el
proceso Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos no sea necesario para desarrollar una
respuesta efectiva a los riesgos. La disponibilidad de tiempo y
presupuesto, así como la necesidad de declaraciones cualitativas o cuantitativas acerca de
los riesgos y sus impactos, determinarán que métodos emplear para un proyecto en
particular.

Las tendencias pueden indicar la necesidad de más o menos acciones en materia de gestión
de riesgos.

• Análisis de Stakeholders o Interesados

Los stakeholders del proyecto son las partes interesadas en el proyecto: individuos y
organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse
afectados como resultado de la ejecución o la finalización del proyecto. Son todas aquellas
partes que necesitan ser consideradas para alcanzar las metas del proyecto y
cuya participación y apoyo son cruciales para su éxito. Por lo tanto, la identificación de
todos los interesados es una actividad importante del director del proyecto para asegurar el
éxito del proyecto. Como ya sabemos, las partes interesadas pueden ser: individuos dentro
del proyecto; individuos o departamentos dentro de la organización; y individuos o grupos
fuera de la organización (pueden ser influyentes). Los procesos de Gestión de
Stakeholders para un proyecto implican, entre otros:
• Identificación de todos los stakeholders
• Documentar las necesidades de los stakeholders
• Evaluar y analizar el interés / influencia de los stakeholders
• Gestión de las expectativas de los stakeholders
• Tomar acciones
• Revisión del estado y repetición
• El Análisis de Stakeholders

• Estructura Desglosada del Trabajo (EDT).

La estructura de desglose de trabajo (EDT) es, tal y como define el texto, A Guide to the
Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), "una descomposición
jerárquica orientada al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los
objetivos del mismo y crear los entregables requeridos". Su gran contribución a la
planificación radica en su capacidad para organizar y definir el alcance total del Propósito
de la estructura de desglose de trabajo, existen varios motivos para no lanzarse a la
ejecución del proyecto sin más y en vez de eso, invertir un poco de tiempo en
la planificación y creación de la estructura de desglose de trabajo:

1. Contribuye a aumentar la precisión en la definición y organización del alcance del

proyecto. Su estructura facilita la obtención de una visión segmentada del conjunto
total de unidades de trabajo que componen el proyecto.
2. Facilita en gran medida la asignación de responsabilidades y la distribución de
recursos, así como el seguimiento y control del proyecto. Además, al propiciarse una
perspectiva mucho más específica y concreta sobre los entregables, cada equipo de
proyecto conoce lo que se espera de él.
3. Permite una mejor estimación de los costos, riesgos y tiempo, ya que facilita abordar
el trabajo desde las unidades más pequeñas hasta el nivel global de proyecto.
4. Minimiza el riesgo y disminuye los errores, ya que cuando se cuenta con esta
herramienta es posible llevar a cabo una revisión más en profundidad de cada
entregable con los grupos de interés para asegurarse de que no hay nada que falta o
que no existen solapamientos en actividades o tareas críticas.

• Evaluación de Lecciones Aprendidas.

Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido sobre un
proceso o sobre una o varias experiencias, a través de la reflexión y el análisis crítico sobre
los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente, estas reflexiones muchas
veces pueden dar una ventaja competitiva entre actores de una misma industria. Por
ejemplo, como se menciona en este artículo hay lecciones que han demostrado ser factores
de éxito de la firma Apple y una oportunidad perdida para Microsoft. Las lecciones
aprendidas capturan evidencias e identifican tendencias y relaciones causa-efecto, acotadas
a un contexto específico, y sugieren recomendaciones prácticas y útiles para la aplicación o
replicación del nuevo conocimiento en otros contextos y en el diseño y/o ejecución de otros
proyectos o iniciativas que se proponen lograr resultados similares.
¿por qué documentar lecciones aprendidas?
La documentación de lecciones aprendidas contribuye a explicitar un nuevo conocimiento,
su diseminación, aplicación y re-uso. Consiste en el desarrollo de los elementos claves y la
reconstrucción de la lógica que llevó a la consecución de los resultados y las relaciones
causales que los condicionaron, capturadas durante la fase de identificación.

• Gestión de Roles y Responsabilidades.

Una de las principales tareas a realizar al momento de comenzar a planear un proyecto es
la definición de roles, donde se describan sus responsabilidades de cada colaborador. De
acuerdo al capítulo 9 del PMBOK, gestión de los recursos humanos del proyecto, existen
diferentes formatos para documentar los roles y las responsabilidades de los miembros del
equipo. La mayoría de los formatos se encuadra en alguno de los tres tipos siguientes:
• Jerárquico: La estructura tradicional de organigrama puede utilizarse para representar los
cargos y las relaciones en un formato gráfico descendente.
• Matricial: Una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) se utiliza para ilustrar
las relaciones entre las actividades o los paquetes de trabajo y los miembros del equipo del
proyecto.
• Tipo de texto: Se utilizan para aquellas responsabilidades de los miembros del equipo que
requieran descripciones detalladas, generalmente en forma de resumen.
Por otra parte, algunas asignaciones del proyecto se enumeran en planes subsidiarios para la
dirección del proyecto, tales como los planes de riesgo, de calidad o de comunicación.
Independientemente del método utilizado, el objetivo es asegurar que cada paquete de
trabajo tenga un responsable inequívoco y que todos los miembros del equipo comprendan
claramente sus roles y responsabilidades, la ventaja que nos proporciona la descripción de
roles es tener definida las tareas que van a realizar cada uno de los colaboradores, sin dejar
lugar para las ambigüedades sobre las responsabilidades que cada uno tiene.

• Control, Seguimiento y Monitoreo.

El procedimiento de Seguimiento y Control del Proyecto establece el conjunto de acciones
que se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades del
proyecto establecidas en la planificación del mismo. Su propósito es proporcionar un
entendimiento del progreso del proyecto de forma que se puedan tomar las acciones
correctivas apropiadas cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de su
planificación, el monitoreo es el procedimiento mediante el cual verificamos la eficiencia y
eficacia de la ejecución de un proyecto mediante la identificación de sus logros y
debilidades y en consecuencia, recomendamos medidas correctivas para optimizar los
resultados esperados del proyecto.
Para lograr el resultado deseado en un proyecto y la satisfacción del cliente se debe
efectuar un seguimiento durante todo el desarrollo del proyecto. Es preciso llevar un control
de las actividades que se realizan en el proyecto, de los recursos necesarios para llevar a
cabo su ejecución, así como todos los componentes necesarios para que el proyecto se
desarrolle adecuadamente y no se desvíe del cumplimiento de los objetivos planteados
inicialmente como consecuencia de este.
El monitoreo y control es una necesidad de cada proyecto para lograr resultados exitosos.
Debe hacerse de forma regular y consistente, y debe monitorear la diferencia entre lo
planificado y lo real. Es una actividad que muestra cuándo y dónde existieron desviaciones
al plan y pone en marcha las acciones correctivas para que el proyecto retorne a su camino
normal. Para realizar un control efectivo se deben tener en cuenta dos aspectos
fundamentales: la función del control debe centrarse más en prevenir los problemas que en
arreglarlos y debe relacionarse tanto con la calidad del producto, como con su cantidad y
oportunidad.
Control: será posible conocer en todo momento qué problemas se producen a fin de
resolverlos o aminorarlos de manera inmediata, al igual que se controla el avance del
proyecto en su ejecución, compara el desempeño y mide los resultados reales contra lo
planeado, y revisa el comportamiento de los indicadores de desempeño.
El seguimiento de las actividades del proyecto es una de las razones del 95% de su
progreso, pues permite medir la verdadera situación del proyecto, y por consiguiente, el
avance real del mismo. La supervisión de las actividades incluye la recopilación, medición
y difusión de información sobre el rendimiento, así como la evaluación de las mediciones y
tendencias para llevar a cabo las mejoras del proceso. Esta supervisión continua le
proporciona al equipo de dirección del proyecto una idea acerca del estado del proyecto e
identifica cualquier área que necesite más atención.
Mediante el monitoreo y control se puede comprobar la gestión del alcance, la gestión del
tiempo y la gestión del costo, o sea, que el alcance del proyecto se haya establecido
correctamente, se examina la programación del proyecto, se revisa la línea base y se
controla que se hayan estimado los recursos, en calidad, cantidad y oportunidad. El
monitoreo y control es la acción de verificar que se realicen adecuadamente los reportes
previstos para el control del cumplimiento del proyecto, y se valoren los resultados
operativos que va teniendo el proyecto durante todo su desarrollo.
Estos tres factores deben quedar plasmados en el Reporte de Estado del proyecto, para que
éste, como parte del monitoreo y control del proyecto, gestione toda la información
necesaria con el objetivo de comunicarle al receptor cómo se va desarrollando el proyecto
según lo planeado y por qué.
• Plan de Comunicaciones e Informes.
El plan de gestión de las comunicaciones del proyecto es un componente del plan para la
dirección del Proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán,
monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.
Gestionar las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para gestionar
correctamente la generación, recolección, diseminación, almacenamiento y disposición
última de cualquier información sobre el Proyecto, en forma apropiada y en el momento
oportuno. La comunicación del Proyecto no concluye con su finalización se prolonga en
virtud de las Lecciones Aprendidas del Proyecto

Por ello es importante que dentro de la gestión del proyecto se considere la gestión de la
comunicación con los usuarios finales y los principales interesados en el mismo; siendo una
de las habilidades interpersonales que deben formar parte de la formación en dirección de
proyectos.
Dentro del PMBOK (consigue PMBOK en español) se divide la gestión de la comunicación
en tres procesos:

• Planificación de las comunicaciones

• Gestión de las comunicaciones
• Control de las comunicaciones

Planificación de las comunicaciones: Identificar los interesados y hacer una buena gestión
de la comunicación con estos es de vital importancia en muchos proyectos; sobre todo en
proyectos controvertidos o que afecten a diferentes grupos. Mantener a estos informados e
incorporar sus opiniones al proyecto puede hacer que este sea un éxito, o facilitar mucho la
labor de dirigir el proyecto.
Gestionar las comunicaciones: Durante la fase de ejecución del proyecto es cuando se
ponen en práctica las acciones definidas en el plan de gestión de la comunicación, así como
las comunicaciones espontaneas que puedan surgir, esta gestión no solo incluye el
comunicar, sino también el crear, almacenar y distribuir los documentos o materiales que se
usen para comunicar, así como asegurar que existe un flujo adecuado de comunicación
entre las diferentes personas que participan o se ven afectadas por el proyecto.
Control de la comunicación: El control de la comunicación del proyecto transcurre en
paralelo al proceso anterior, y sigue el mismo principio que el control de cualquier otro
aspecto relevante en la gestión de proyectos. En definitiva, se trata de ver si se está
siguiendo el plan defino, y si este está dando los resultados adecuados; corrigiendo lo que
sea necesario cuando se detecten problemas.
• Plan de Hitos
Los hitos son la forma más abarcativa de monitorear la ejecución de un proyecto. Si
alguien se está construyendo una casa, inmediatamente toda la familia habla de los hitos y
no del cronograma: “el lunes completaron los cimentos”, “la semana que viene terminan de
colocar los pisos”, “ese día estará finalizada la instalación de gas”, etc.
Dentro de los consejos típicos, se recomienda colocar algunos hitos dentro del plan
solamente como señal de que llegamos a un punto importante en el proyecto.
Estos hitos servirán como herramientas de comunicación para los patrocinadores y demás
involucrados. De esa manera se define un tablero de control para todos los proyectos, en el
cual se indican, por ejemplo, los hitos que hemos atravesado, cuál se encuentra cerca, cuál
está atrasado, etc.

Los hitos son una serie de etapas dentro de un mismo proyecto. Se determinan desde la
planificación previa del mismo, se van revisando a medida que avanza nuestro trabajo y se
pueden ir modificando según las necesidades del proyecto o cliente. Por eso decimos, que
normalmente son partes indispensables en los proyectos que siguen una metodología ágil,
cuyo requisito principal es la flexibilidad en la planificación.

• Programación, Ajustes y Optimización del Calendario.

En términos generales, Planificar un proyecto consiste en definir los objetivos, el trabajo a
realizar, los recursos disponibles, el plazo y el presupuesto, Por otra parte, programar es
establecer un calendario de ejecución del proyecto. Por tanto, una buena programación debe
tener en cuenta tiempos, recursos y costes, desarrollar el cronograma del proyecto consiste
en integrar los procesos anteriores, es decir, definir y secuenciar actividades y estimar los
recursos de las mismas para crear el cronograma del proyecto. Normalmente este proceso
es llevado a cabo mediante una herramienta de planificación y suele ser también, un
proceso iterativo, que determina las fechas de comienzo y de fin para las actividades
planificadas. Iterativo por que muy probablemente requiera de una o varias revisiones de
los estimados de duración y recursos para desarrollar un cronograma de Proyecto realista y
aprobado, que servirá como línea de base con respecto a la cual mediremos el avance real
del Proyecto, así como el control del cronograma sienta las bases necesarias para facilitar el
seguimiento y control del estado de las actividades del proyecto. Además, sirve para
actualizar el avance del proyecto y gestionar cambios en la línea base del cronograma que
permitan ganar ajuste con lo dispuesto en la planificación. La función más importante de
este proceso es proporcionar los medios para identificar desviaciones de forma prematura,
estando en disposición de plantear las acciones correctoras o preventivas necesarias.
 3 - ¿Cuál es la utilidad de cada una de las 12 Herramientas, en función de
la Gestión de Proyectos?

Herramienta Definición Utilidad en función de

Análisis de Viabilidad
Diagramas Causa – Efecto
(Diagrama de Ishikawa)
Gestión de proyectos
Un estudio de viabilidad de El objetivo principal del análisis de
proyectos es un análisis la viabilidad de un proyecto es
utilizado para conocer si un garantizar que este
nuevo producto o servicio sea técnicamente factible,
será viable, según el target económicamente justificable y, por
de cliente objetivo, la supuesto, legal. En pocas palabras,
ubicación geográfica hacia saber si la inversión que se va a
la que nos dirigimos, el ROI realizar va a ser o no rentable.
y el tiempo de retorno Los principales beneficios de hacer
estimado. un análisis de la viabilidad de un
proyecto pueden ser:
• - Cercar las alternativas de negocio
• - Lograr identificar una razón
válida para desarrollar el proyecto
• - Conseguir mejores resultados
mediante la evaluación de distintos
parámetros
• - Conseguir una claridad de gestión
que dé lugar a una mayor
rentabilidad de la inversión.
Es un método para crear y El diagrama de causa-efecto
clasificar ideas o hipótesis presenta unas utilidades para
sobre las causas de un determinar los factores
problema de manera gráfica. involucrados en un problema.
Además, organiza gran
cantidad de datos mostrando Ayuda a la objetividad, aunque no
los nexos existentes entre es un método cuantitativo, es
los hechos y las posibles aplicable a muchas y diversas
causas. áreas. se puede emplear tanto para
la búsqueda de una causa como de
una solución para crear un
consenso sobre las causas, para
concentrar la atención en el
proceso en el que se produce el
problema, permitiendo el uso
constructivo de la información
 para expresar hipótesis sobre las
causas del problema.

Diagramas de El diagrama de Gantt es una Para la gestión de proyectos, el

herramienta para planificar Diagrama de Gantt se ha desvelado
Programación GANTT, y programar tareas a lo como un método muy
CPM y PERT largo de un período eficaz. Permite visualizar las
determinado. Gracias a una actividades a realizar, la
fácil y cómoda visualización interdependencia entre ellas y su
de las acciones previstas, planificación en el tiempo del
permite realizar el proyecto.
seguimiento y control del
Quienes saben qué es un Diagrama
progreso de cada una de las
de Gantt tienen claro que sus usos
etapas de un proyecto y,
más frecuentes se vinculan a
además, reproduce
proyectos y planes de acción,
gráficamente las tareas, su
procesos de mejora e, incluso,
duración y secuencia,
resolución de problemas. En
además del calendario
realidad, se puede utilizar
general del proyecto.
para planificar cualquier tipo de
El Diagrama de Gantt, la proceso simple, a ser posible de
técnica más frecuentemente menos de veinticinco tareas, y que
empleada para administrar esté definido temporalmente. En
tareas en función de su otras ocasiones se emplea para
duración estimada, puede no fragmentar proyectos complejos en
ser suficiente para diferentes partes.
garantizar el control que se La perspectiva sobre los procesos
requiere sobre las que permite adquirir el diagrama de
operaciones y los PERT hace posible al Project
recursos cuando los Manager mejorar su interpretación
proyectos aumentan de visual de las actividades en
volumen o de número. En curso. A partir de este enfoque
estos casos, la solución global, la gestión se ve optimizada,
reside en la utilización mientras que la toma de decisiones
del CPM (Critical Path se agiliza y gana en precisión.
Method), también conocido
como el método de la ruta El diagrama de PERT es un
crítica. importante aliado cuando se trata
de impulsar la propia eficiencia
El objetivo esencial del ejecutiva y la del proyecto, sean
diagrama PERT es cuales sean las características de la
encontrar las relaciones que iniciativa en curso. Uno de los
existen entre las diferentes motivos es su versatilidad.
 tareas de un proyecto y
actuar en consecuencia. Por
ejemplo, si tenemos una
tarea C que depende de una
tarea B y esta, a su vez,
depende de una tarea A, esto
nos permitirá calendarizar
primero la tarea A, luego la
B y, finalmente, la C.
De este modo, podemos
realizar planificaciones
mucho más acertadas y
evitar que surjan sorpresas o
imprevistos relacionados
con la interdependencia de
tareas.
Por supuesto, el diagrama
PERT se puede
complementar con otros
modelos como, por ejemplo,
el diagrama de Gantt.
Análisis de Riesgos Esta herramienta estudia la
posibilidad y las
consecuencias de cada
factor de riesgo con el fin de
establecer el nivel de riesgo
de nuestro proyecto. Un
análisis de riesgos es el
estudio de las causas de las
posibles amenazas y
probables eventos no
deseados, así como los
daños y consecuencias que
éstas puedan producir. Se
trata de un proceso
sistemático que planifica,
identifica, analiza, responde
y controla los riesgos de un
proyecto. Y se puede
recoger dentro de
las conclusiones de un
proyecto.
No sólo se trata de una herramienta
fácil de aprender y no demasiado
complicada de aplicar, sino que,
además, resulta insustituible como
apoyo a la función de planificación.
El principal supuesto de CPM es
que las actividades y sus tiempos de
duración son conocidos, es decir,
no existe incertidumbre. Este
supuesto simplificador hace que
esta metodología sea fácil de
utilizar y en la medida que se
quiera ver el impacto de la
incertidumbre en la duración de un
proyecto, se puede utilizar un
método complementario como lo
es PERT.
Los gerentes de proyectos
exitosos reconocen que la gestión
de riesgos es importante, porque
alcanzar los objetivos de un
proyecto depende de la
planificación, preparación,
resultados y evaluación que
contribuyen al logro de los
objetivos estratégicos, es
fundamental identificarlos y
tenerlos controlados para saber
gestionarlos adecuadamente,
tomando decisiones a tiempo, sin
poner en riesgo el proyecto y la
posibilidad del riesgo no sea más
elevada, a través de esta
herramienta, daremos respuesta
a ciertas preguntas que afectarán
directamente al control de las
predicciones futuras para minimizar
riesgos en el proyecto. Haremos
un análisis cualitativo y
otro cuantitativo del riesgo, y
diseñaremos un plan de respuesta
ante cada contratiempo que nos
 permita disminuir la posibilidad y
el impacto de los riesgos
negativos y aumentar la
posibilidad y el impacto de los
riesgos positivos, pues el objetivo
final de las buenas prácticas de
gestión de riesgos para la
organización es la protección y la
mejora del valor de los
accionistas.
Análisis de Stakeholders o Los stakeholders del El objetivo principal de la gestión
proyecto son las partes de grupos de interés es identificar y
Interesados interesadas en el proyecto: tratar las expectativas de los
individuos y organizaciones stakeholders del proyecto, El
que participan activamente objetivo deberá ser intentar alinear
en el proyecto, o cuyos los objetivos en lo que sea posible
intereses pueden verse para obtener una aceptación y
afectados como resultado de apoyo en la realización del
la ejecución o la finalización proyecto.
del proyecto
La correcta gestión de stakeholders
es una actividad determinante para
el éxito de un proyecto. Debido a la
influencia, interés y actitud de los
grupos de interés hacia el proyecto,
a través del mapa de stakeholders
podemos identificar riesgos y
oportunidades de gran importancia.
Estructura Es una herramienta Definir el alcance del proyecto
fundamental que consiste en en términos de los entregables y
Desglosada del Trabajo la descomposición la descomposición de estos
jerárquica, orientada al entregables en paquetes de trabajo
(EDT) entregable, del trabajo a ser que luego nos permite obtener las
ejecutado por el equipo de actividades necesarias para
proyecto, para cumplir con elaborar el entregable, Facilitar
los objetivos de éste y crear la comunicación entre el director
los entregables requeridos, de proyecto y los interesados a
donde cada nivel lo largo de la vida del proyecto. LA
descendente de la EDT EDT permite comunicar el alcance
representa una definición del proyecto, las relaciones de
con un detalle incrementado dependencias entre las diferentes
del trabajo del proyecto. fases y trabajos y el nivel de
riesgos, a la vez que facilita el
control del presupuesto y el avance
del cronograma.
Evaluación de Es aquel conocimiento sirven como una valiosa
adquirido a través de la herramienta de uso y apoyo para
 Lecciones Aprendidas experiencia en los Proyectos otros Gerentes de Proyectos, dentro
en los que se ha participado de la organización, que han sido
con anterioridad. asignados a Proyectos similares.
Mejora la planeación de Proyectos
futuros, evita cometer errores
anteriores y, por lo tanto, disminuye
los riesgos de los Proyectos. Ayuda
a detectar oportunidades de mejora y
a capacitar futuros gerentes y
miembros de equipos de Proyecto,
en base a estas experiencias y
buenas prácticas en Dirección de
Proyectos.
8. Gestión de Roles y El mayor aporte que genera El equipo de gestión del proyecto en
una definición de roles es cada una de las entidades se encarga
Responsabilidades que se tendrán establecidas de tomar las medidas necesarias
las tareas que realizará cada para planear, implementar y hacer
uno de los miembros del seguimiento a todas las actividades
equipo del MSPI, dejando un necesarias para adoptar el Modelo
campo muy pequeño a que se de Seguridad de la Información al
presenten imprecisiones en interior de su entidad, así́ como
referencia a las planear las actividades necesarias
responsabilidades que cada para una adecuada administración y
personaje tiene. sostenibilidad del mismo.
Control, Seguimiento El monitoreo y Control de
El beneficio clave de este proceso es
Proyecto es un conjunto de
que permite a los interesados
Y Monitoreo actividades de gestión que
comprender el estado actual del
permiten verificar si el
proyecto, las medidas adoptadas y las
proyecto va marchando
proyecciones del presupuesto, el
según lo planificado.
cronograma y el alcance.
El control incluye la determinación
de acciones preventivas o
correctivas, o la modificación de los
planes de acción y el seguimiento de
los mismos para determinar si las
acciones emprendidas permitieron
resolver el problema de desempeño.

Plan de Comunicaciones e Planificar las

Comunicaciones es el
Informes proceso para determinar las
Durante la fase de ejecución del
proyecto es cuando se ponen en
necesidades de información
práctica las acciones definidas en el
de los interesados en el
plan de gestión de la comunicación,
proyecto y para definir cómo
abordar las comunicaciones.
 El proceso Planificar las
Comunicaciones responde a
las necesidades de
información y comunicación
de los interesados; por
ejemplo, quién necesita qué
información, cuándo la
necesitará, cómo le será
proporcionada y por quién.
Plan de Hitos Los hitos son los elementos
que nos permiten conocer y
comunicar el progreso del
proyecto, representa una
fecha clave en el desarrollo
del proyecto, normalmente,
son estados en los cuales se
producen entregables
parciales que deben ser
aprobados por el cliente,
también será el momento de
revisar la planificación y de
establecer planes más
detallados para el trabajo que
nos queda por hacer.
Programación, Ajustes y La programación de
proyectos implica la
Optimización del administración de las líneas
Calendario de tiempo y fechas. Con el
Programador, puede crear
tareas y proyectos,
determinar rápidamente el
riesgo de que se produzcan
desviaciones, dependencias y
superposiciones en la
programación y ver las
así como las comunicaciones
espontaneas que puedan surgir.
Esta gestión no solo incluye el
comunicar, sino también el crear,
almacenar y distribuir los
documentos o materiales que se
usen para comunicar, así como
asegurar que existe un flujo
adecuado de comunicación entre las
diferentes personas que participan o
se ven afectadas por el proyecto.
son partes indispensables en los
proyectos que siguen
una metodología ágil, cuyo requisito
principal es la flexibilidad en la
planificación. Cada hito debe tener
un objetivo claro, de forma que en
cada uno se entreguen partes
importantes del proyecto, después
de cada hito debe haber una
retroalimentación cualitativa y
cuantitativa a los equipos de trabajo,
que representará el estado del
proyecto en ese momento.
Desde la visión del equipo de
trabajo que desarrolla el proyecto,
los hitos serán las fechas
importantes que representarán la
base para la planificación y el
reparto de tareas entre los
miembros.
establece un calendario de ejecución
del proyecto. Por tanto, una buena
programación debe tener en cuenta
tiempos, recursos y costes y define
el proyecto especificando los
objetivos, recursos disponibles,
tiempo necesario y presupuesto
general.
 obligaciones del proyecto a
medida que planifica

4 - Captura de pantalla que evidencie mínimo tres (3) participaciones por

integrante con aportes significativos en función del informe.
 Conclusiones

- Comprendemos cual es el uso que se deben dar y para qué sirven las herramientas de la
gestión de proyecto.

- Se identificaron respecto a su función la herramienta dentro de un proyecto.

- Se identifica que herramienta se utiliza en cada proceso de la gestión del proyecto.

 Referencias Bibliográficas

https://uacm123.weebly.com/6-gestioacuten-de-las-comunicaciones-del-proyecto.html

https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/hito-la-gestion-proyectos

http://cv.uoc.edu/annotation/ebc1adfc61836d7205ad7dde343367b5/603266/PID_00215815
/PID_00215815.html#w31aac13c15c37b5

http://www.dccia.ua.es/pe18/ABP_espanol/hitos.html

https://sites.google.com/site/gdpumh/planificacion-de-proyectos/01-planificacion-y-
programacion-de-proyectos

https://www.coffeekids.org/wp-content/uploads/2013/10/Fase_Monitoreo-y-Evaluacion-de-
proyectos_Victor-Garcia.pdf

http://www.top.org.ar/mdc_papml/2008/M7_Monitoreo.pdf

https://www.gladysgbegnedji.com/monitorear-y-controlar-el-trabajo/