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Administracin de
un Proyecto
Victor Martinez Riquelme.
ndice
Introduccin ........................................................................................................................................ 2
Etapas de la Administracin de un Proyecto ...................................................................................... 3
1: Inicio ............................................................................................................................................ 3
2: Planeacin ................................................................................................................................... 3
3: Ejecucin ..................................................................................................................................... 3
4: Control......................................................................................................................................... 4
5: Conclusin ................................................................................................................................... 4
Administrando la administracin ........................................................................................................ 5
Administracin del Tiempo ............................................................................................................. 5
Modelo PERT-CPM ...................................................................................................................... 6
La carta Gantt .............................................................................................................................. 7
Administracin de los Costos del Proyecto ..................................................................................... 8
Administracin de la Adquisicin del Proyecto............................................................................... 8
Administracin de la Comunicacin ................................................................................................ 9
Administracin de los RRHH de un Proyecto ................................................................................ 10
Administracin de la Calidad del Proyecto ................................................................................... 11
Administracin del Presupuesto del Proyecto .............................................................................. 12
Administracin de los Cambios de un Proyecto............................................................................ 13
Conclusin ......................................................................................................................................... 14
Fuentes de Referencia....................................................................................................................... 15
Introduccin
La administracin de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organizacin, la
motivacin, y el control de los recursos con el propsito de alcanzar uno o varios objetivos.
Un proyecto es un emprendimiento temporal diseado a producir un nico producto,
servicio o resultado con un principio y un final definido (normalmente limitado en tiempo,
y en costos o entregable), que es emprendido para alcanzar objetivos nicos y que dar
lugar a un cambio positivo o agregar valor. La naturaleza temporal de los proyectos se
contrapone con las operaciones normales de cualquier organizacin, las cuales son
actividades funcionales repetitivas, permanentes o semipermanente. El primer desafo para
la gestin de proyectos es alcanzar la meta del proyecto y los objetivos dentro de las
limitantes conocidas. Las limitantes o restricciones primarias son el alcance, el tiempo, la
calidad y el presupuesto. El desafo secundario, y el ms ambicioso de todos, es optimizar
la asignacin de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos
predefinidos. Hasta 1900 los proyectos eran gestionados por arquitectos creativos,
ingenieros y maestros mayores de obra. Fue en los aos 1950 que las organizaciones
comenzaron a aplicar en forma sistemtica herramientas y tcnicas de administracin de
proyectos a proyectos muy complejos. Como disciplina, la administracin de proyectos
desarroll varios campos de aplicacin, entre las cuales se encuentra la construccin civil,
la ingeniera, la defensa pesada. Los dos precursores de la gestin de proyectos son Henry
Gantt, llamado el padre de las tcnicas de planeamiento y control, quien es famoso por el
uso del diagrama de Gantt como herramienta en la gestin de proyectos y Henri Fayol por
la creacin de las cinco funciones de gestin que son el pilar del cuerpo de conocimiento
relacionados con proyectos y programas de gestin. Tanto Gantt y Fayol fueron estudiantes
de las teoras de Frederick Winslow Taylor sobre la organizacin cientfica. Su trabajo es el
precursor de diversas herramientas de gestin de proyectos modernas y la asignacin de
recursos.
1: Inicio
2: Planeacin
3: Ejecucin
Esta consiste en conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas, en otras
palabras puesta en marcha del proyecto.
Registrar el avance del proyecto, comparando datos actuales con los estimados
originalmente.
Revisar los recursos, el alcance y los factores de tiempo para balancear las
prioridades.
Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir.
Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).
4: Control
Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en
relacin a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se
corrige lo que sea necesario.
5: Conclusin
Administrando la administracin
Cada proyecto debe de administrar cada uno de los aspectos que a este se le asocien,
pero la administracin de proyectos podramos enfocarla mayoritariamente en el uso
efectivo y eficaz de los recursos de los cuales se disponen, de los cuales el tiempo, el
personal y el dinero son recursos que hay que administrar.
Podemos subdividir la administracin de los recursos de la siguiente forma:
Cabe destacar que las diversas administraciones expuestas se engloban en las etapas
de un proyecto.
Administracin del Tiempo
Modelo PERT-CPM
La carta Gantt
Esta etapa consiste en asignar a cada actividad su costo asociado, ya sean compras,
sueldos, materiales, pagos de servicio, etc. Cada costo debe de ser cotizado y/o estudiado de
forma cuidadosa, ya que con ello nos permitir conocer con certeza cuales son los gastos
asociados al proyecto.
En otras palabras es cotizar y valorar todas las actividades con valor monetario,
previo anlisis de mercado y realizar un informe detallando la actividad con su costo fijo y
costos variables de ser as (si es que la actividad se cancela a travs del tiempo).
Se precisa aplicar cuatro procesos para la gestin de costes del proyecto. Estos
procesos se presentan a continuacin y son los siguientes:
1- Evaluacin de Recursos. Identificacin de qu recursos y las cantidades a usar a
lo largo del tiempo para realizar las actividades del proyecto.
2- Estimacin de Costes. Estimacin del coste de todos los recursos necesarios
para realizar el proyecto.
3- Presupuesto de Costes. Distribucin del coste total entre los diferentes paquetes
de trabajo.
4- Control de Costes. Gestin de todas las desviaciones y cambios producidos en el
presupuesto de costes del proyecto.
Administracin de la Comunicacin
Las comunicaciones tienen por objeto asegurar recopilacin, distribucin,
almacenamiento y disposicin de la ltima informacin del proyecto. Esto proceso
permiten la necesaria comunicacin de ideas e informacin a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.
Todas las partes interesadas en el proyecto deben estar preparadas para enviar y
recibir comunicaciones de acuerdo con las instrucciones pertinentes.
Se estudian aqu los procesos requeridos para asegurar, de forma apropiada y
puntual, la generacin, recepcin, distribucin, almacenamiento y disposicin de la ltima
informacin del proyecto.
Se precisa aplicar cuatro procesos para la gestin de las comunicaciones del
proyecto, estos son los siguientes:
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Tambin cabe destacar las necesidades de cada parte como qu informacin precisa
cada uno; cundo la necesita y cmo le ser proporcionada.
Este proceso se realiza al inicio del proyecto, pero debe ser revisado regularmente
para evaluar su aplicabilidad o adaptarlo a las circunstancias cambiantes del proyecto.
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aseguramiento
de la Calidad para el
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porcentaje que el proyecto puede utilizar para cubrir modificaciones pequeas del
presupuesto. En otros casos el inversionista puede tener limitaciones estrictas para permitir
cambios en el presupuesto, por ejemplo el inversionista puede especificar que cualquier
gasto no autorizado del proyecto no ser cubierto por el inversionista, dejando a la
organizacin con la responsabilidad de absorber esos gastos. Los cambios provienen de
causas externas al proyecto y que pueden limitar las actividades o el trabajo que se necesita
realizar. Problemas de ndole social, poltico o algn otro evento crtico puede causar la
cancelacin de las actividades del proyecto, en este caso el gerente del proyecto puede
requerir que los fondos originalmente presupuestados para las actividades sean re asignados
a otra actividad que el proyecto puede ejecutar. Otros cambios provienen del inversionista,
quien puede reducir el presupuesto original del proyecto o cambios causados por
fluctuaciones de divisas que impactan los fondos disponibles para el proyecto.
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Conclusin
Cuando se habla de administracin de proyectos la mayora lo entiende como la
subdivisin de tareas entre diversas partes, lo cual podra llegar a pensar que el
cumplimiento de dichas tareas concretara en proyecto, pero, no alejado de la realidad esto
se cumple pero no con eficiencia y eficacia. La administracin de proyectos se encarga de
planificar, programar y controlar todos los aspectos de un proyecto, sus recursos, tanto
como el tiempo, el capital, el personal, la informacin, insumos y/o materiales.
No
obstante muchos tambin le atribuyeran un alto costo por el simple hecho de administrar
pero, administrar los costos nos conllevara a disminuir los gastos incurridos mientras se
ejecuta el proyecto, administrar las comunicaciones nos permitir una esencial fluidez de la
informacin informando a quien se debe en el momento oportuno lo que tenga que conocer,
administrar las adquisiciones nos brindara una oportuna compra de los materiales y/o
insumos necesarios para la ejecucin del mismo y de forma oportuna, ni anticipada ni tarda
sino que puntual, administrar el presupuesto nos asegura una buena circulacin de los
recursos monetarios al igual que las adquisiciones de forma oportuna, administrar la calidad
nos permitir cumplir con las normativas vigentes y estndares que la sociedad amerita, o
en otro lado, asignarle valor agregado a nuestros productos o servicios, administrar los
cambios del proyecto es algo fundamental puesto que le da un poco de flexibilidad al
proyecto que le permitirn poder adaptarse mientras se ejecuta a los diversos cambios de
ende social, poltico, econmico entre otros, que son ajenos o externos a la administracin
del proyecto, administrar el personal est dirigido a obtener los recursos humanos
calificados y aptos para cada funcin que el proyecto necesite en todas sus etapas de
ejecucin, puesto que, un costurero no puede desempear de forma idnea el trabajo de un
albail, por ltimo y de suma importancia, administrar el tiempo, el tiempo es un enemigo a
vencer, puesto que siendo un recurso disponible no est en nuestras manos controlarlo, pero
si, podemos administrar el perfecto uso de este, controlando los tiempo que tarda cada
actividad en realizarse, la cronologa de las actividades y un tiempo estimado de duracin
del proyecto.
El administrar un proyecto y administrar sus recursos nos permitir
responder muchas de las interrogantes que se generan al momento de crear un proyecto, el
Qu? Cmo? Dnde? Cundo? Quin? y el Porque?.
Todo aquello nos permite
gestionar los recursos de forma ptima y utilizarlos de forma eficiente para as cumplir
nuestras metas de forma eficaz.
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Fuentes de Referencia
http://www.monografias.com/trabajos-pdf4/administracion-proyectos/administracionproyectos.pdf
http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DE_COSTE_EN_PROYECTOS_en_
Gesti%C3%B3n_de_proyectos
http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DEL_TIEMPO_EN_PROYECTOS_
en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos
http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DEL_ALCANCE_en_Gesti%C3%B3
n_de_proyectos
http://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/Documents/no64/14ala_planeacion_de_tiempos_y_costos_como_estrategia_de_un_proyecto.pdf
http://www.curso-gestion-proyectos.com/2007/05/gestin-de-adquisiciones-delproyecto.html
http://www.oocities.org/w_peart/GerenciaDeOperaciones/Administraciondeltiempoenelpro
yecto.htm
http://office.microsoft.com/es-es/project-help/objetivo-de-la-administracion-de-proyectosadministrar-costos-y-el-presupuesto-HA101951699.aspx
http://www.gestionsocial.org/archivos/00000830/PM4DEV.1.pdf
http://www.claseejecutiva.cl/diplomados/administracion_de_proyectos.html
http://www.degerencia.com/articulo/administracion_de_proyectos
http://www.uv.mx/investigacion/files/2013/03/Fondos_ManualAdministracionProyectos.pd
f
http://www.uclm.es/profesorado/jmpascual/MANUAL%20DE%20TEORIA%20PROYEC
TOS%20EN%20INGENIERIA/T%2010%20ADMON%20DE%20PROYECTOS/LECCIO
N%2010%20%20INTRODUCCION%20A%20LA%20ADMINISTRACION%20DE%20P
ROYECTOS.pdf