TEMA VI

Técnicas de Organización
 Organigramas
■ Un organigrama muestra la estructura interna de una organización o empresa. Los empleados y sus cargos se representan con
rectángulos y otras figuras, a veces incluyen fotos, información de contacto, correo electrónico y enlaces a páginas web,
íconos e ilustraciones.

■ Los organigramas también se conocen con otros nombres, como diagramas de organización, diagramas organizativos o
gráficos de jerarquía. No te dejes engañar: aunque tienen nombres diferentes, se trata del mismo diagrama.
■ Para que se hace la elaboración de los organigramas:
■ Resultado de imagen para organigramas formal | Organigrama ...

■ 1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa:

■ 2. Funciones o actividades que realizan cada una.
■ 3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.
Signos convencionales más usados: Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y armoniosos.
■ a. Nivel de Autoridad;Línea Vertical
■ b. Relación de Mando o Jerarquía;Línea Horizontal
■ Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de la línea horizontal indicada indicando así la
correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican
“mando”.
c. Relación de Apoyo:

Línea Horizontal:

Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de apoyo,
en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal señala
relación de apoyo.

d. Relación de Coordinación:

Las líneas no continúas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar
relaciones de coordinación.

e. Continuidad de la Organización:

La estructura tiene continuidad en el sentido indicado por la flecha o sea que existen
otros departamentos semejantes que no están representados.

f. Relaciones Especiales:
La línea quebrada representa alguna relación espacial, también se utiliza este símbolo
para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones para señalar Dependencias que
participan en algún organismo asesor, se coloca un número en su interior con el
objeto de identificarlos.
Tipos de organigramas

■ Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que

presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de
criterios y factores con fines únicamente didácticos.
■ Por la forma de representar la estructura por la forma y disposición
■ ·         Analíticos Verticales
·         Generales Horizontales
·         Suplementarios Circulares
■ 1. Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las
relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por ejemplo el
organigrama de un Plantel.
■ 2. Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura
organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o de una
unidad en particular.
■ 3. Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran información detallada, llegando a
complementarse con datos anexos y símbolos convencionales referidos a datos circunstanciales.
■ 4. Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jerárquica, desde arriba hacia
abajo. Son los organigramas más utilizados.
■ 5. Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a
derecha.
■ 6. Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos
concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.
Mapas de procesos

■ El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización. Existen diversas formas de hacer
un mapa de procesos.
■ Los procesos tienen como propósito ofrecer al cliente o usuario un servicio que cubra sus necesidades y satisfaga sus expectativas.
Un procedimiento es la forma específica de realizar un proceso o una parte del mismo.
■ Además, el mapa de procesos permite contar con una perspectiva global-local, ubicando cada proceso en el marco de la cadena de
valor. Simultáneamente relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan, de modo que sirve también
como herramienta de aprendizaje para los trabajadores.
■ Tipos de procesos
■ Procesos claves: son aquellos directamente vinculados a los bienes producidos o a los servicios que se prestan y, en consecuencia,
orientados al cliente/usuario. Centrados en aportar valor, su resultado es percibido directamente por el cliente o usuario. Por lo
general, en la ejecución de estos procesos intervienen varias áreas funcionales y son los que emplean los mayores recursos.
■ Procesos estratégicos: son aquellos establecidos por la alta dirección para definir cómo opera el negocio y cómo se crea valor.
Constituyen el soporte de la toma de decisiones relacionadas con la planificación, las estrategias y las mejoras en la organización.
También proporcionan directrices y límites al resto de los procesos. Ejemplos de procesos estratégicos son la comunicación interna,
la comunicación con el cliente, el marketing, el diseño, la revisión del sistema, la planificación estratégica, el diseño de planes de
estudios, entre otros.
■ Procesos de apoyo o soporte: son aquellos que sirven de soporte a los
procesos claves y a los procesos estratégicos. En muchos casos, estos
procesos son determinantes para conseguir los objetivos de los procesos
dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios.
Ejemplos de procesos de apoyo o soporte: formación, compras, auditorías
internas, informática, etc.
■ Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples.
Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y
los responsables de su ejecución, es decir , viene a ser la representación simbólica o pictórica
de un procedimiento administrativo.
Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en
cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en
sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un
procedimiento o parte de este.

■ En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como
uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.
■ Objetivo: Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la
comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y
proveedores de cada fase,representar los controles, etc.
■ Elaboración: El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en
equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen:
• Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso
en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus
proveedores y clientes internos, ademas de una persona ajena del proceso que , por tanto, sea independiente del
proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:
• Que haga desaparecer la influencia decisiva de algún miembro del grupo en el resultado.
• Que obtenga la participación de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera haber,
actuando como moderador .
• Que ayude al grupo a discriminar la información imprescindible de la que no lo es, con objeto de aprovechar mejor el
tiempo.
Manuales

■ Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de
elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa,
unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos
trazados.
■ Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del
tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
■ Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la
organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para lograr una eficiente administración.
■ Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que
facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las
unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues
son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la
adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
Bienvenida

■ El manual de bienvenida es un soporte de comunicación imprescindible en el plan de acogida y

de gran utilidad para cualquier colaborador, ya sea trabajador eventual, becario o directivo.
■ Este manual  resume la cultura corporativa de la organización; incluye toda la información
necesaria y útil  para que la integración en el puesto y en la empresa sea lo más positiva
posible.
■ Objetivos del Manual:
■ Acoger y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura corporativa
■ Orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida por otros
canales (entrevista personal, vídeo-bienvenida), con la finalidad de informar sobre las reglas y
normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura corporativa.
De políticas

■ El manual de políticas de una empresa sería como el prospecto de un medicamento o el

libro de instrucciones de un aparato electrónico. Este documento marca las líneas
generales sobre el funcionamiento de una organización o un departamento y, como tal,
es una herramienta de gran relevancia para la buena marcha del negocio.
■ Para comprender en qué consiste el manual de políticas de una empresa, hay que
comenzar entendiendo qué es una política; “una declaración de principios generales que
la empresa u organización se compromete a cumplir, en la que se dan una serie de
reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus
empleados”.
■ Es decir, las políticas empresariales son guías básicas para la acción por parte de todos
los profesionales que conforman la organización y actúan como hoja de ruta del
desempeño laboral dentro de la compañía.
De organización

■ El Manual de Organización y Funciones, más conocido como MOF por sus siglas, es un
documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la
organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal. El MOF
contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama,
y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele
incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación. Hoy en
día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas
las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso interno
y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el
trabajo, aumenta la productividad individual y organizacional, etc.
■ Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy
efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera y
otros.
De procedimientos

■ Un manual de procedimientos es un documento que brinda información respecto a las distintas

operaciones que realiza una organización, empresa o un departamento específico de ella. Es
preparado por la misma institución u organización donde es utilizado y presenta su información
de forma detallada, ordenada, sistematizada y comprensible.
■ Está diseñado como una herramienta administrativa de uso cotidiano, ya que permite orientar
el desempeño del trabajador ante cualquier duda. Por otro lado, también es instrumento
que facilita el control interno de la organización, ya que detalla las labores que se deben llevar
a cabo.
■ Cuando hablamos de procedimientos, en este ámbito, nos referimos no sólo a acciones
concretas y conjuntos de labores, sino también a los materiales que involucran, al orden en
que deben realizarse, al tiempo que normalmente deben tomar y al conjunto sistemático y
concatenado de procesos que tienen como resultado la producción de la empresa o del
departamento.
De calidad

■ Básicamente, se trata de un documento corporativo que expone los aspectos principales del
sistema de calidad implantado por la empresa. Si así lo desea la organización, puede adoptar la
forma de documento público que se puede presentar a clientes reales o potenciales, proveedores
y otros agentes interesados.
■ Sus finalidades principales son comunicar los logros y objetivos en el ámbito de la calidad de la
organización para que se conozcan sus intenciones y compartir conocimientos y experiencias en el
ámbito tanto interno como externo.
■ Por otro lado, el manual de calidad permite a la empresa realizar un ejercicio de transparencia,
conformidad e implicación con la consecución de altos niveles de calidad y mejora continua de
acuerdo a una serie de parámetros previamente establecidos. Es el documento más auditado,
pues se encuentra en el vértice más alto de la documentación de las compañías.
Distribución de espacios de
trabajo.
■ a distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus
componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para
la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes
■ Objetivos: El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de
la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman
una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el
espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera
eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización
obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y
procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la
realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del
elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.
Planeación de la distribución del
espacio.
■ La distribución del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos
de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades
que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa de
responsabilidades.
■ Diagnosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del
trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.
■ Planeación de la distribución del espacio en el Area de trabajoSe debe realizar un análisis de la organización para determinar
las funciones que ésta desempeña, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos técnicos como los
organigramas, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas, árboles de decisión, redes para el
análisis lógico de problemas y tablas de decisiones.
■ Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el arreglo del mobiliario y
equipo debe apoyarse en un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones pudiendo representarse
en forma de flujogramas también conocidos como grafica de distribución de la oficina o grafica de trabajo en relación con la
ubicación del equipo, en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el
movimiento de los documentos en función de ese arreglo.
La distribución actual del espacio, estudia la distribución que debe delimitar las
áreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las
dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una base para
comparar la distribución actual con la nueva.
Para obtener la representación fiel de la distribución actual, es necesario contar
con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el
plano se representa la ubicación precisa y el tamaño de elementos como paredes,
ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberías,
contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefónico, líneas
para redes de computadoras, etcétera.
Es necesario elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para
identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en
cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase, material, antigüedad, y otras
observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y
por puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin
de utilizarlas en la distribución final.
Se debe realizar un plantilla de personal donde deberá registrarse el numero de
empleados de uno y otro sexo, por unidad orgánica especifica, identificando
puestos y numero de plazas, de esta manera se podrán proyectar instalaciones
como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros.