Un organigrama es un esquema o representación gráfica de la estructura de una

organización, que muestra los departamentos y las relaciones jerárquicas entre ellos
Algunos tipos de organigramas comunes son:

1. Organigrama vertical:
2. Organigrama horizontal:
3. Organigrama circular:
4. Organigrama funcional

El uso de un organigrama ofrece varias ventajas, como:

1. Claridad en la estructura organizativa: Permite a los miembros del equipo

visualizar la jerarquía y las relaciones entre los departamentos de manera clara y
rápida
2. Comunicación y coordinación eficientes: Facilita la comunicación y la
coordinación entre los diferentes niveles y áreas de la organización, evitando
confusiones y malentendidos
3. Toma de decisiones informadas: Proporciona una visión general de la estructura
de la organización, lo que ayuda a tomar decisiones acertadas y basadas en la
comprensión de las responsabilidades y autoridades de cada departamento
4. Identificación de oportunidades de mejora: Permite identificar posibles áreas de
mejora en la estructura organizativa y en los flujos de trabajo, lo que puede
conducir a una mayor eficiencia y productividad

Para elaborar un organigrama, se pueden seguir los siguientes pasos

Identificar la estructura jerárquica de la organización y los órganos que la componen.

1. Identificar las relaciones formales entre los órganos y los cargos, incluyendo las
relaciones jerárquicas, funcionales, consultivas y auxiliares.
2. Identificar las líneas de comunicación y las conexiones entre los diversos
puestos y unidades de la organización.
3. Seleccionar las figuras geométricas que representarán los órganos o cargos de la
organización, como rectángulos, cuadrados o círculos.
4. Unir las figuras con líneas horizontales y verticales que representen los canales
de comunicación o relaciones formales entre los órganos y los cargos.
5. Personalizar el organigrama con fuentes, fotos, videos, colores y texto.

Las fuentes de información para elaborar un organigrama pueden ser los archivos y
centros de documentación que concentren la información de la organización

Además, existen herramientas y técnicas para elaborar organigramas, como software

especializado que permite importar datos y crear el organigrama automáticamente
, y plantillas en Word que facilitan la creación del organigrama
Definición de manual de organización

Un manual de organización es un documento que describe claramente la estructura

orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una organización. Este
documento es una herramienta de apoyo administrativo que contiene información sobre
las funciones y objetivos de la organización

Contenido de un manual de organización

El contenido de un manual de organización puede variar, pero generalmente incluye

información sobre:

 La misión, visión y objetivos de la organización

 La estructura organizativa, incluyendo el organigrama
 Las funciones y responsabilidades de cada puesto dentro de la organización
 Las políticas y procedimientos de la organización
 La relación de autoridad y responsabilidad que debe desempeñar el personal de
la organización

Diseño de un manual de organización

El diseño de un manual de organización generalmente sigue una metodología específica

que incluye:

 Planeación del trabajo o diseño del proyecto

 Presentación del proyecto
 Aplicación de técnicas de investigación o recolección y clasificación de
información
 Descripción de la organización
 Descripción de las funciones y responsabilidades de cada puesto
 Descripción de los procedimientos y políticas de la organización
 Elaboración del organigrama

Es importante que el manual sea claro, conciso y actualizado regularmente

Ventajas de los manuales de organización

Algunas de las ventajas de los manuales de organización son:

 Definir cuáles son los procedimientos a cumplir en cada área

 Minimizar conflictos de área
 Establecer una estructura clara y eficiente en el funcionamiento de la
organización
 Permitir una mejor coordinación y comunicación entre los miembros del equipo
 Ayudar a los nuevos empleados a comprender la estructura y los procedimientos
de la organización
Definición de manual de procedimientos
Un manual de procedimientos es un documento que describe de manera detallada y
sistemática los diferentes pasos y operaciones necesarias para llevar a cabo las funciones de
una organización, empresa o departamento específico dentro de ella. Este documento
contiene las reglas y pautas que indican cómo deben ejecutarse ciertos procesos

Importancia del manual de procedimientos

Los manuales de procedimiento son una herramienta vital para las organizaciones porque allí
se plasman y especifican políticas, aspectos legales, procedimientos y controles para garantizar
la realización de las tareas de manera eficaz y segura

Algunos objetivos de los manuales de procedimiento son:

 Dar a conocer a todo el personal los objetivos, responsabilidades y políticas asociadas

a cada tarea.
 Brindar una uniformidad en la manera de trabajar.
 Evitar duplicidad de funciones e identificar omisiones.
 Detectar errores y proponer mejoras en los procedimientos para una mayor eficiencia
administrativa.
 Facilitar la inducción de los nuevos colaboradores.
 Reducir los esfuerzos y los recursos.
 Ser un instrumento útil para auditores y agentes de control interno.


Pasos para elaborar un manual de procedimientos

Para elaborar un manual de procedimientos se pueden seguir los siguientes pasos. Identificar
el procedimiento a desarrollar.

1. Definir las entradas, salidas y recursos necesarios.

2. Establecer las políticas que harán parte del procedimiento.
3. Describir el paso a paso del procedimiento.
4. Validar el manual con los responsables del proceso.
5. Implementar el manual y capacitar al personal en su uso.
6. Revisar y actualizar el manual de manera periódica para mantenerlo vigente y útil.

Es importante seguir un método y utilizar estándares para garantizar el éxito en la elaboración

e implementación del manual de procedimientos.

Definición de flujo grama: Un flujo grama o diagrama de flujo es una representación

gráfica y secuencial de un proceso o flujo de trabajo con todas las tareas y actividades
Consiste en una figura o gráfico que representa una serie de procesos o un grupo de
actividades por medio de símbolos.

Pasos para elaborar un flujo grama:

 Identificar el proceso o flujo de trabajo que se quiere representar.

 Listar los procesos y subprocesos que irán representados y el tipo de símbolo
que les corresponde
 Identificar los puntos de inicio y los puntos de decisión, con sus respectivas
opciones
 Trazar las líneas de flujo respetando la secuencia cronológica entre los procesos
y yendo paso por paso en el recorrido
 Verificar el proceso y asignar un título que deje claro lo que ilustra
 Ventajas de flujo grama:

 Mejora la comprensión del proceso de trabajo

 Muestra los pasos necesarios para la realización del trabajo
 Facilita la identificación de los instantes problemáticos o riesgosos
 Sirve el propósito pedagógico de educar empleados recientes
 Ilustra modelos y procesos profesionales de manera creativa
 Favorece la comprensión visual de los procesos, al representarlos de manera
simple
 Permite el estudio detenido de las etapas de los procesos
 Hace posible realizar mejoras y aclara mejor el propio flujo de trabajo

Símbolos del flujo grama: El uso de diagramas de flujo para ilustrar los flujos de
trabajo tiene numerosas ventajas, especialmente para las empresas con procesos. Para
facilitar el entendimiento y análisis del proceso, el diagrama utiliza una serie de
símbolos para representar las acciones y momentos del proceso

Algunos de los símbolos más comunes son:

 Rectángulo: representa una actividad o tarea.

 Rombo: representa una decisión.
 Círculo: representa el inicio o fin del proceso.
 Flechas: representan la dirección del flujo de trabajo.
 Paralelogramo: representa una entrada o salida de información.
 Triángulo: representa un cambio de dirección en el flujo de trabajo.

Es importante destacar que existen diferentes tipos de símbolos y que su uso puede
variar dependiendo del tipo de flujo grama que se esté elaborando

Tipos de flujograma

Existen distintos tipos de flujograma, como pueden ser:

Flujograma lineal. Son aquellos cuyo proceso puede seguirse de manera simple y
secuencial, ya que los pasos o instancias se encuentran uno después del otro. Es el tipo
más sencillo y rápido de flujograma, pero permite abarcar una cantidad de información
muy moderada. Estos flujogramas, a su vez, pueden ser de varios tipos:

Flujograma matricial. Son aquellos en los que se establecen visualmente puntos de

conexión lógica entre los elementos de un proceso (características, funciones,
actividades), empleando para esto matrices, en lugar de secuencias lineales.

Simplificación del trabajo

A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que
se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la
aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.
Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier
método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo
requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente
como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias
propias de toda organización
Gráfica de Gantt: la solución para la planificación

La gráfica de Gantt es una herramienta que permite planificar las actividades de una
empresa. Sus elementos facilitan una visión general del proyecto, así como un
seguimiento del mismo. También puede ser útil para anticiparse a un problema y
solucionarlo con mayor agilidad.

Formularios
son documentos físicos o digitales que sirven para recopilar información de manera
estructurada. Los formularios son importantes en las organizaciones porque permiten
recopilar y analizar datos esenciales para la toma de decisiones. La digitalización de los
formularios puede transformar una organización, ya que permite su uso de múltiples
maneras y facilita la recopilación y el análisis de datos

Existen diferentes tipos de formularios que pueden ser utilizados en un sitio web,
como formularios de registro o de inicio de sesión, formularios de contacto,
formularios de suscripción, formularios de comentarios, formularios de encuestas,
formularios de compra y formularios de descarga