TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DEL SUR DEL

ESTADO DE YUCATÁN
Organismo Descentralizado del Gobierno del Estado de Yucatán

INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL

6° “A”

ASIGNATURA:
DISEÑO ORGANIZACIONAL

DOCENTE:
IRIS RUBÍ PECH CEBALLOS

TRABAJO:
ACTIVIDAD 8

ALUMNO:
VALERIA OJEDA MÉNDEZ

CICLO ESCOLAR:
2021-A

REPORTE
Unidad 6: Técnicas de Organización
6.1 Organigramas

Un organigrama muestra la estructura interna de una organización o empresa. Los

empleados y sus cargos se representan con rectángulos y otras figuras, a veces incluyen
fotos, información de contacto, correo electrónico y enlaces a páginas web, íconos e
ilustraciones.

Para que se hace la elaboración de los organigramas:

1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa:

2. Funciones o actividades que realizan cada una.
3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.

6.2 Mapas de procesos

El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una
organización. Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos.

Los procesos tienen como propósito ofrecer al cliente o usuario un servicio que cubra sus
necesidades y satisfaga sus expectativas. Un procedimiento es la forma específica de
realizar un proceso o una parte del mismo.

Tipos de procesos

Procesos claves: son aquellos directamente vinculados a los bienes producidos o a los

servicios que se prestan y, en consecuencia, orientados al cliente/usuario. Centrados en
aportar valor, su resultado es percibido directamente por el cliente o usuario. Por lo general,
en la ejecución de estos procesos intervienen varias áreas funcionales y son los que
emplean los mayores recursos.

Procesos estratégicos: son aquellos establecidos por la alta dirección para definir cómo
opera el negocio y cómo se crea valor. Constituyen el soporte de la toma de decisiones
relacionadas con la planificación, las estrategias y las mejoras en la organización. También
proporcionan directrices y límites al resto de los procesos. Ejemplos de procesos
estratégicos son la comunicación interna, la comunicación con el cliente, el marketing, el
diseño, la revisión del sistema, la planificación estratégica, el diseño de planes de estudios,
entre otros.

6.3 Diagramas de flujo

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples.

Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas
y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la representación simbólica o
pictórica de un procedimiento administrativo.

Objetivo:

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para

facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual,
proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los
controles, etc.

Ventajas:

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de
flujo, las siguientes:

Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que
facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de
mejoras del proceso y sus deficiencias.

Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la

identificación de forma clara de las mejoras a proponer.

6.4 Manuales

Según Reyes Ponce es un folleto, libro, carpeta, en los que de manera fácil de manejar se
concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos para un fin
concreto. El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a otro
grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas; lo anterior según Graham
Kellogg. Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado
y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa, según
Terry G.R.

Por su naturaleza o área de aplicación.

Micro administrativo: Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden
referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.

Macro administrativos: Son los documentos que contienen información de más de una
organización.

Meso administrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de

actividad o ramo específico. El término meso administrativo se usa normalmente en el
sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

Por su contenido.

De organización: Estos manuales contienen información detallada referente a los

antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y funciones
organizacionales. Cuando corresponde a un área específica incluye la descripción de
puestos; de manera opcional, pueden presentar el directorio de la organización.

De procedimientos: Constituye un instrumento técnico que incorpora información sobre la

sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre si para realizar una
función, actividad o tarea específica en una organización. Todo procedimiento incluye la
administración de tiempo de ejecución y el uso de recursos materiales y tecnológicos, así
como la aplicación de métodos de trabajo y control.

6.4.1 Bienvenida

Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y su

cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Además, sirve como
mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores,
clientes y usuarios.
La información histórica puede enriquecer otros manuales, como el de organización,
políticas, contenido múltiple, etc.

En este tipo de manuales se describen las políticas de la compañía, normas, prestaciones y

otros temas relacionados.

Partes que lo conforman:

 Portada
 Palabras de bienvenida
 Historia de la empresa
 Objetivos
 Reglamentos
 Políticas
 Organigrama
 Descripción de puestos
 Directorio
 Índice

6.4.2. De políticas

El manual de políticas de una empresa sería como el prospecto de un medicamento o el

libro de instrucciones de un aparato electrónico. este documento marca las líneas generales
sobre el funcionamiento de una organización o un departamento y, como tal, es una
herramienta de gran relevancia para la buena marcha del negocio.

Objetivo de manual de políticas:

• Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada

organización.
• Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse
en cada unidad administrativa.
• Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
 • Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
• Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del
personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones
rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro
de los objetivos del organismo. los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de
que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo. también ayuda a los administradores a no
repetir la información o instrucciones.

Tipos de Manuales de Políticas:

Manuales generales de políticas: son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan
sus líneas generales. deben ser conocidas por todos y servir de guía. una buena política
general deberá ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para
la elaboración del resto de políticas departamentales y específicas.

Manuales específicos de políticas: son los principios a seguir de cada departamento o

servicio. un ejemplo es la política de calidad donde se fijan los principios y objetivos de
calidad a alcanzar, además es la más común en la mayoría de las empresas.

6.4.3. De organización

El manual de organización y funciones, más conocido como mof por sus siglas, es un
documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la
organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal. el mof
contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama, y
la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. también se suele incluir
en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación. hoy en día se
hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las
certificaciones de calidad (iso, ohsas, etc), lo requieran, si no porque su uso interno y diario,
minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la
productividad individual y organizacional, etc.

¿Qué se necesita para elaborar un MOF?

• La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los

líderes como promotores.
• Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones
referentes a estos temas.
• Formar un equipo técnico que lidere el proceso. puede ser interno como externo.
• Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá
realizar el mof.
• Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cronograma
y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.
• Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios
fuertes.
• Poner el manual a plena disponibilidad del personal. por ejemplo, colgarlo en la
intranet institucional.

6.4.4. De procedimientos

El manual de procedimientos es el documento normativo en el que aparecen las

descripciones de la sucesión de actividades que se ejecutan en un proceso, y que le
corresponde realizar a cada trabajador asignado a un área de trabajo (gerencia,
departamento, etc.). 

Ventajas:

• Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.  

• Auxilian en la inducción al puesto.
• Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
• Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
• Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
 • Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen
para el desarrollo de las actividades de rutina.
• Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente
de la información.

6.4.5 De calidad

Se trata de un documento corporativo que expone los aspectos principales del sistema de
calidad implantado por la empresa. Si así lo desea la organización, puede adoptar la forma
de documento público que se puede presentar a clientes reales o potenciales, proveedores y
otros agentes interesados.

¿Para qué sirve un manual de calidad?

Es el más empleado a nivel internacional, ya que demuestra las capacidades que tiene una
empresa para satisfacer las necesidades de sus clientes. 

Por tanto, en las relaciones entre clientes y proveedores este documento se ha convertido en
el lenguaje más universal para lograr intercambios.

Sus finalidades principales son comunicar los logros y objetivos en el ámbito de la

calidad de la organización para que se conozcan sus intenciones y compartir conocimientos
y experiencias en el ámbito tanto interno como externo.

6.5 Distribución de espacios de trabajo

La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de

trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención
y servicios al personal y clientes.

Objetivos:

• Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades

que conforman una organización.
 • Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para
desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz.
• Permite a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que
demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.

Criterios para la distribución de espacio de trabajo.

• Funcionalidad: Que las cosas queden donde se puedan trabajar efectivamente.

• Económico: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio.
• Flujo: Permitir que los procesos se den sin tropiezos.
• Comodidad: Cree espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores y el
traslado de los materiales.

Aspectos Organizacionales.

En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debe tener en

cuenta los siguientes factores:

• Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.
• De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación
establecidos.
• Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a
cada unidad, procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones.
• Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.
• Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir
el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.
• Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles.