TÉCNICAS DE ORGANIZACION: MANUALES, DESCRIPCION DE PUESTOS, DIAGRAMAS DE FLUJO

TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son disponibles durante el
proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Las principales técnicas de organización son las siguientes:

 1. Organigrama: Son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que

muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad,
existentes dentro de ella.

 2. Manuales: Son documentos detallados que contiene en forma ordenada y sistemática información
acerca de la organización de la empresa.

 3. Diagramas de procedimientos o de flujo: Es la representación gráfica que muestran las sucesiones de
los pasos de que consta un procedimiento.

 4. Carta de distribución de actividades (Diagramas de distribución del

trabajo): Se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de
funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de
cinco, hasta quince personas.

 5. Análisis de puestos: Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se
desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características,
conocimientos y actitudes, que debe poseer el personal que lo despeña. Como podemos observar, para
organizar una empresa se utilizan diferentes técnicas y una de ella son los organigramas los cuales son
básicos para establecer la estructura organizacional de una empresa

 MANUALES

Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información
acerca de la organización de la empresa. Los manuales son de gran utilidad ya que:

· Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

· Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

· Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y como se debe hacer.

· Son una fuente de información, pues muestran la información de la empresa.

· Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

· Son una base para el mejoramiento de sistemas.

· Reducen costos al incrementar la eficiencia.

A) Manuales departamentales

Contienen:

· Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas.

· Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.

· Carta de organización general y departamental.

· Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.

· Análisis de puestos.

· Graficas de proceso y de flujo.

B) Manuales ínter departamentales

Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporciona la

misma cantidad de información:

· Comprenden a todos los departamentos de la organización

· Describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos departamento.

En todo tipo de organización se utilizan los manuales.

Manual es: un conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que cubren distintas materias como
políticas, métodos, planes de cuentas, trabajos, etc.

Dentro de una empresa se emplean diversos tipos de manuales los cuales se presentan a continuación:

C) Manual de Historia

Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento,

logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la
tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y
motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

D) Manual de organización

Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción

de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

E) Manual de políticas

Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el
logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se
basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito,

permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas para
funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

F) Manual de procedimientos

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la

actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal
y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve
para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos
prescritos al realizar su trabajo.

G) Manual de contenido múltiple

Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no

justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este
tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y
organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica
administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos,
debiéndose separar en secciones.

3.- DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO O FLUJO

Es la representación grafica que muestran las sucesiones de los pasos de que consta un procedimiento.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

· Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o
responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos
interrelacionados, otras partes interesadas.

· Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

· Identificar quién lo empleará y cómo.

· Establecer el nivel de detalle requerido.

· Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son

· Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del
diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso
siguiente.

· Identificar y listar las principales actividad incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

er actividades/subprocesos que están

· Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

· Identificar y listar los puntos de decisión.

· Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

· Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Ventajas de los diagramas de flujo

Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano
reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo

reemplaza varias páginas de texto.

· Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos
redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos
de botella, y los puntos de decisión.

· Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los
empleados el análisis de las mismas.

· Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan
la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

 4. Carta de distribución de actividades (Diagramas de

distribución del trabajo)

A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza
constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores
técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio ó
recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor
determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar
las tareas ordinarias propias de toda organización

 Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel organizacional se encuentran
los siguientes:

- Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o
física.

- Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de

funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o
tabulación del trabajo.

- Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.

- Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.

- Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminución de

trámites y la combinación, unión ó eliminación de formas impresas.
- Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.

- Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o
tarea.

- Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.

- Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trámite de documentos y
trabajo rutinario.

- Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una comprensión más clara del
objetivo de su tarea y de su relación con otros trabajos dentro de la oficina.

La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común,
también debe ser apoyada por técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten
su aplicación. Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan
la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se aplican
secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada
uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.

LA MEDICIÓN DEL TRABAJO:

Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando. Disponer de datos exactos
acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia entre una solución realista y otra teórica.
Conociendo como se obtiene cierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos
empleados para su realización, reajustar la asignación de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y
eliminar congestiones. También ayuda a detectar rápidamente los problemas, indicando dónde hay
desigualdad de responsabilidades.

La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o
conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los
embotellamientos o cuellos de botellay a constatar los requerimientos del personal.

 CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.

El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una buena distribución del
trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los
empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la
distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo. Este
cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina
determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es
el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento,
aplicando las técnicas del programa.

Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qué empleados
desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo necesario para su ejecución. Permite hacer una
redistribución más eficaz del trabajo.Leer más: https://karina84.webnode.es/news/tecnicas-de-
organizacion-manuales-descripcion-de-puestos-diagramas-de-flujo-etc/
 Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización.

Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los organigramas y manuales.

Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra cómo están relacionadas las diferentes unidades de
la estructura interna de una institución o empresa. Esté permite conocer la ubicación que se da de lo9s distintos departamentos,
secciones, oficinas, etc, que conforman la institución. El organigrama describe gráficamente la división del trabajo que se
establecerá y la relación que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que representan los canales de
supervisión coordinación o y comunicación que existirá en la institución.

Ventajas de los organigramas:

1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la organización.

2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento y sección de la organización.
3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y control.
4. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la organización.
5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organización.
Clasificación de los organigramas:

De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo de sistema organizativo que intentan
representar entre los cuales tenemos:

1. organigramas verticales de tipo clásico

2. Organigramas horizontales de izquierda a derecha.

3. Organigrama mixto.

4. Organigramas circulares o concéntricos.

5. Organigramas escalares.

Algunas reglas para su construcción

Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización, por tanto corresponden a la sujeción a cierta
simbología:

Nombre Simbología Significado

Departamentos o divisiones de la
Rectángulos
organización que varían en importancia
de acuerdo a su tamaño.

Líneas continuas Líneas de mando de una división

Verticales superior a una inferior.

Líneas continuas
Horizontales Indican la unión entre órganos de
asesoria.

Líneas discontinuas Significan coordinación unen por los

Horizontales dos lados a dos rectángulos que
mantienen relaciones de coordinación.

Los manuales administrativos.

El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los
miembros de la organización y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de los manuales es
el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organización, así como instruir al personal sobre los objetivos,
políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institución.

Importancia y necesidad de los manuales administrativos.

La importancia del manual administrativo reside en el hecho de suministrar información para la acción al servir de guía
para la ejecución del trabajo. A su vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y el mejor
desempeño de los ejecutivos.

Clasificación de los manuales administrativos.

Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:

 1) Manuales de organización.
2) Manuales de políticas.
3) Manuales de sistemas y procedimientos.

Manuales de organización: es un instrumento que contiene detalles de la empresa u organización tales como:
1) Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión, visión, objetivos corporativos).
2) La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa estructura.
3) Las relaciones entre la función de línea y la de asesoria.
4) Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.

Manuales de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica para la acción; así mismo
prescriben los limites generales dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta formulación de las políticas
en un manual, permitirá:

1) Agilizar el proceso decisorio.

2) Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la
institución.
3) Facilitar la descentralización.
4) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de operación; es un manual de tramites y métodos de
trabajo. Es quizás el manual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad
operativa de la empresa institución. El manual de procedimientos incluye la descripción de normas, la descripción de
procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos. Los manuales
de sistemas y procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:

1) Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales de la organización para que la información sea
útil se requiere que la información se comunique a través de la línea de mando de la organización.
2) Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar.
3) Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos empleados y también para todos aquellos
funcionarios que perteneciendo a la organización son ascendidos de categoría.
4) Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.
5) Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y procedimientos, de la institución, en la
medida en que se los consulte con la debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las
operaciones, normas y procedimientos.
6) Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la respuesta rápida a las mismas, se obtienen a
través de la lectura del manual.
 7) Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas manifestaciones.
8) Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la empresa.
9) Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva de las prácticas institucionales.

Estructura de los manuales

Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condición de que efectivamente se basen en una estructura lógica, de lo
contrario pierden el sentido de su objetivo, que es el de ayudar a la gerencia en el cometido de su gestión. las partes principales de
un manual son las siguientes:

1) Manual de organización:
 Contenido o índice.
 Introducción: señala el propósito del manual y la ayuda que puede brindar a las personas responsables de su aplicación.
 Instrucciones para el uso del manual.
 Cuerpo principal.
 Misión y filosofía de la empresa.
 Objetivos generales de la organización.
 Estructura organizativa (descripción general).
 Organigrama.
 Descripción de todas las funciones comunes a las distintas unidades que conforman a la organización.
 Descripción de las funciones por áreas o departamentos con su respectivo organigrama.
 Glosario de términos. (Con anexos si los hay).

2) Manual de políticas, sistemas y procedimientos.

 Contenido o índice
 Introducción.
 Instrucciones para su uso.
 Cuerpo principal.
 Políticas de la institución.
 Procedimientos que se utilizan dentro del sistema.
 Estructura o flujo de pasos de cada procedimiento.
 Objetivos del procedimiento.
 Alcance del procedimiento.
 Normas que lo fundamentan.
 Descripción de los procedimientos mismos.
 Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
 Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
 Formular instructivos.
 Glosario de términos.

Recomendaciones al momento de emplear los manuales.

1. Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del manual, se inicia el control de su aplicación. Esta
tarea que debe estar a cargo de la unidad responsable de la sistematización administrativa, la que mantendrá un
registro estadístico de consultas, entrevistas y encuestas.
2. A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por obsolescencia, se deberá llevar a cabo un plan
estricto de seguimiento.
3. se deben establecer programas regulares de auditoria para determinar si las prácticas actuales coinciden con los
procedimientos escritos.