UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA CONVENIO UNEG FUNDAMENTAL ( PRUFAI ) ORGANIZACIN Y METODOS UNIDAD V

Facilitadora: Lcda. Edmee Perroni

Integrantes: Guzman Antonia,C.I. 10.216.889 Rendn Marodys, C.I. 10.824.722 Velsquez Yuvitzay, C.I. 11.449.126 Venegas Jeannette, C.I. 13.334.949 Puerto Ordaz, Diciembre 2010.

INTRODUCCIN: En el siguiente trabajo se visualizar con precisin la imagen documentada de una organizacin, a travs de los manuales de procedimientos, ya que estos contienen la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. En tal sentido se presentarn definiciones de los diferentes tipos de manuales administrativos, segn Enrique Benjamn Franklin, tambin se har nfasis en el uso, organizacin, estructura y caractersticas de los manuales de procedimientos.

Los Manuales: Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente un instrumento de comunicacin, si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene: La descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas.

Los Manuales Administrativos: Son indispensables en las organizaciones debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se le asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologa avanzada para atender adecuadamente la dinmica organizacional. Manuales Administrativos son documentos que sirven como medio de comunicacin y coordinacin para registrar y transmitir ordenada y sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.) como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeen mejor sus tareas. Objetivos: Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial)

 Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta realizacin y uniformidad de las labores encomendadas a todo el personal. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin de funciones al evitar la repeticin de instrucciones y directrices. Agilizar el estudio de la organizacin. Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal. Sistematizar la iniciativa, aprobacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto respecto de la organizacin. Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que la componen. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interacta la organizacin. CLASIFICACIN BSICA: Por su Naturaleza: Microadministrativos: Son manuales que corresponden a una sola organizacin. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus reas en forma especfica.

 Macroadministrativos: Son los documentos que contienen informacin de ms de una organizacin. Mesoadministrativo: Incluyen a una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico. El termino mesoadministrativo se usa normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede emplearse en el sector privado. Por su Contenido: De Organizacin: Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin atribuciones, estructura, organigrama, misin y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un rea especfica incluye la descripcin de puestos de manera opcional, pueden presentar el directorio de la organizacin. De procedimientos: Constituye un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s para realizar una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin. De calidad: Son los documentos que describen y consignan los elementos del sistema de calidad, el cual incluye informacin sobre el alcance, polticas, objetivos generales, estructura, responsabilidades, normas aplicables (con sus referencias), definiciones, lista de distribucin y codificacin de procedimientos. De historia de la organizacin: Estos manuales son documentos que refieren la historia de una organizacin, es decir, su creacin, crecimiento y logros, evolucin, situacin y composicin. De polticas: Tambin denominados de normas, estos manuales incluyen guas bsicas que sirven como marco de actuacin para

realizar acciones, disear sistemas e implantar estrategias en una organizacin. De Contenido Mltiple: Estos manuales concentran informacin relativa a diferentes tpicos o aspectos de una organizacin El objeto de agruparla en un solo documento obedecera bsicamente a las razones siguientes: 1. Que se considere ms accesible para su consulta. 2. Que resulte ms viable econmicamente. 3. Que tcnicamente se estime necesario integrar ms de un tipo de informacin. 4. Que sea una instruccin especifica del nivel directivo. De Puestos: Conocido tambin como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificacin y las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de la organizacin. De Tcnicas: Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas tcnicas que apoyan la ejecucin de procesos o funciones. De Ventas: Es un compendio de informacin especfica para apoyar la funcin de ventas. 1. Definicin de estrategias. 2. Descripcin de productos y/o servicios. 3. Mecanismos para llevarlos a cabo. 4. Polticas de funcionamiento. 5. Estructura del equipo de trabajo. 6. Anlisis ambiental. 7. Divisin Territorial. 8. Medicin del trabajo.

 De produccin: Elemento de soporte que dirige y coordina procesos de produccin en todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar lneas de trabajo en areas de fabricacin. De Finanzas: Manuales que respaldan el manejo y la distribucin de los recursos econmicos en todos los niveles de una organizacin, en particular en las areas responsables de sus capacitacin, aplicacin resguardo y control. De personal: Identificados tambin como manuales de relaciones industriales, de reglas del empleado o de empleo, bsicamente incluye informacin sobre: 1. Condiciones de trabajo. 2. Organizacin y control de personal. 3. Lineamientos para: El anlisis y valuacin de puestos Reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin de personal. 4. Capacitacin y desarrollo. 5. Higiene y Seguridad. 6. Prestaciones. De Operacin: Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy especfico. De sistemas: Instrumento de apoyo que permite el funcionamiento optimo de sistemas de informacin, administrativos, informticos, etc., de una organizacin.

Por su mbito: Generales: Son documentos que contienen informacin global de una organizacin segn su estructura, funcionamiento y personal. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, mientras que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Especficos: Estos manuales concentran informacin en un rea o unidad administrativa en particular y en general, por convencin, incluyen la descripcin de puestos. Este documento contiene informacin detallada de los manuales en las organizaciones, por lo cual sirve como base para preparar toda clase de manuales administrativos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Para Guillermo Gmez Ceja, Los manuales de procedimientos

independientemente de servir como medio de consulta y de acuerdo con la concepcin moderna de los manuales, tambin se utilizan como medio de comunicar oportunamente todos los cambios en las rutinas de trabajo que se generan con el progreso de las empresas. Beneficios del Manual de Procedimientos: Tener consignado por escrito los procedimientos administrativos existentes de una empresa, trae aparejado una serie de beneficios, Los primeros tres son tpicos en la fase de la elaboracin del manual de procedimientos, y los restantes de la fase de utilizacin de dicho manual. Entre los ms tangibles y reconocidos se tienen los siguientes:

 Reduccin de gastos generales: En la fase de la elaboracin de una manual de procedimientos, se lleva a cabo una revisin de las funciones, formas, registros e informes que se realizan y procesan en cada departamento que interviene en el sistema que se estudia. Control de las actividades: Puede suceder que la revisin a la que se hizo mencin descubra, por el contrario, una funcin que no est relacionada con algn instrumento de trabajo o que estos sean inadecuados. En este caso, se ha encontrado algo que no se hace y que debera hacerse, al establecerse recomendaciones que garanticen que las actividades se realizan dentro de los lineamientos establecidos por la direccin; se est ejerciendo, de hecho, un control de las actividades necesarias y autorizadas en menor tiempo y a costo reducido. Mejoramiento de la eficiencia de operacin y reduccin de costos: Este beneficio es el corolario de los dos anteriores, ya que aqullos proporcionan informacin y antecedentes necesarios para que se determinen y consignen en el manual de procedimientos, la mejor y ms efectiva forma de realizar las actividades necesarias y autorizadas, en el menor tiempo y a costo reducido. Sistematizacin de las actividades: Este beneficio se presenta en la que se ha llamado fase de utilizacin de los manuales de procedimientos. Para efectos de este trabajo, es conveniente que se d un concepto de lo que se entiende por sistematizacin, con objeto de que no se confunda con la acepcin que se le da a esta palabra en procesamiento electrnico de datos. Informacin de actividades: Puede considerarse que este beneficio es una extensin de lo anterior, ya que al tenerse por escrito los

procedimientos que se realizan en una empresa, se conocen en un momento dado las actividades que llevan a cabo en la misma. Adiestramiento: Es indudable que el adiestramiento de un nuevo empleado se realiza en menor tiempo y por lo tanto con menos costo, si la empresa suplementa las tcnicas de enseanza individuales con un manual de procedimientos. Gua del trabajo a ejecutar: Este beneficio quedo definido cuando se dijo que tanto el personal directivo como el operativo necesitan a diario consultar los procedimientos que se realizan en la empresa. Revisin constante y mejoramiento de las polticas y procedimientos: Considerando que haya una consulta frecuente del manual y apego a su contenido, esto estimulara el estimar un mejoramiento de las operaciones, especialmente cuando el personal de supervisin se le solicita que recomiende un cambio en las polticas o en los procedimientos, si su experiencia indica que las instrucciones vigentes contenidas en el manual son impracticables. Auditora administrativa de polticas, procedimientos y controles: El trabajo de auditora administrativa invariablemente es ms efectivo, y se realiza con mayor facilidad y prontitud cuando se cuentan con manuales de procedimientos que guen a quienes se encarguen de dicho trabajo. Estos beneficios se obtienen en las dos fases en que se han dividido el estudio de los manuales de procedimientos. a) Fase de elaboracin b) Fase de utilizacin

DATOS

QUE

SE

DEBEN

INCLUIR

EN

EL

MANUAL

DE

PROCEDIMIENTOS (Segn Enrique Benjamn Franklin): Identificacin: debe incluir los siguientes datos 1. Logotipo de la organizacin. 2. Nombre de la organizacin. 3. Denominacin y extensin del manual (general o especfico). De corresponder a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de la misma. 4. Lugar y fecha de elaboracin. 5. Nmero de pginas. 6. Sustitucin de pginas (actualizacin de la informacin). 7. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. 8. Clave de la forma, que debe consignar las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma, el numero de esta y el ao. Para leerla con facilidad, debe colocarse entre las siglas y los nmeros un punto, un guin o un diagonal. ndice o Contenido: Esla relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. Prologo y/o introduccin: Exposicin de lo que es el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y necesidad de mantenerlo vigente. Contiene el mensaje de alguna autoridad de la organizacin, preferentemente del ms alto nivel jerrquico. Objetivos de los procedimientos: Explicar el propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.

 reas de aplicacin o alcance de los procedimientos: Se refiere a la esfera de accin que cubre los procedimientos. Responsables: Son las reas, unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. Polticas o normas de operacin: Criterios o lineamientos generales de accin que se formulan de manera explcita para orientar y facilitar las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en los procedimientos. Conceptos: Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento y cuyo significado, por su grado de especializacin, requiere mayor informacin para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. Procedimiento (descripcin de las operaciones): Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento; adems de explicar en qu consisten, cmo, dnde y con que se hacen, seala a los responsables de efectuarlas. Cuando la descripcin del procedimiento es general y comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que se encarga de cada operacin; si es una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Conviene codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin. Formularios, impresos e instructivos: Son las formas impresas que se utilizan en un procedimiento; se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. Diagramas de Flujo: Los diagramas que presenta el manual en forma sencilla y accesible describen claramente las operaciones, lo que

facilita su comprensin. Para este efecto, se aconseja el empleo puntual de smbolos, grficos simplificados o ambos. Glosario de trminos: Es la lista y explicacin de los conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y las tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos. Sirve de apoyo para su uso o consulta. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (Segn Guillermo Gmez Ceja): Existen tres secciones que aparecen casi invariablemente en todos ellos, y el empleo en mayor o menor escala de cada una de las secciones depende de la naturaleza del procedimiento de que se trate. Estas son: Texto Diagramas Formas Texto: Todo manual de procedimiento requiere que las informaciones o instrucciones que contengan se expresen en palabras, en un texto. Este describir el procedimiento, enumerando en orden cronolgico las operaciones de que se compone, en qu consiste cada operacin y quien debe ejecutarla, como debe ejecutarla, cuando, donde y para que debe ejecutarse. Conviene que en el texto se seale quin es el responsable del procedimiento, el objetivo que se persigue con su ejecucin y el de sus partes principales, as como las polticas que deben aplicarse. Los Diagramas: Es la representacin grafica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o

materiales; en ella se muestran las reas o unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado) en cada operacin descrita. Adems, pueden mencionar el equipo o los recursos utilizados en cada caso. Formas: Es conveniente incluir en el manual una seccin de formas que contenga todas las que se emplean en el proceso que se describe. Una explicacin detallada, con ejemplos, sobre la manera correcta de llenar las formas es sumamente til; su inclusin en el manual facilitar al usuario el trabajo de llenar las formas cuando debe hacerlo, sin que necesite gua del supervisor o de otro empleado ms diestro, dice Kellog.

GUA

TCNICA

PARA

LA

ELABORACIN

DE

MANUALES

DE

PROCEDIMIENTOS (Segn Guillermo Gmez Ceja): Presentacin: Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica, que precisan la forma sistemtica para hacer un determinado trabajo. La presentacin de procedimientos aislados no permite conocer de manera integral la operacin de una institucin o unidad administrativa y reconocer la deficiencia en la calidad de los servicios presentados, y la necesidad de precisar los problemas y/o dificultades administrativas que se presentan en la continuidad de la operacin de un organismo pblico o privado, en mucho obedece a la ausencia de procedimientos redactados que permitan la realizacin de estudios encaminados al mejoramiento administrativo, de ah la necesidad de que stos se agrupen en forma ordenada en un solo documento denominado manual de procedimientos.

Objetivos: Los Manuales de Procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto: a. Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institucin, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realizacin de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. b. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. c. Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. d. Facilitar las labores de auditora, la evaluacin control interno y su vigilancia. e. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. f. Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicidad de funciones. g. Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos. Justificacin de su Necesidad: Puede decirse que la utilidad que tiene el manual de procedimientos es mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin; de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar un manual de procedimientos se justifica cuando se presenta, entre otros, cualquiera de los siguientes casos:

 Que existan trmites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de manera que sea fcil consultarlas para aclarar posibles dudas. Que sea conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los trmites y procedimientos, para lo cual resulte indispensable contar con descripciones claras de los mismos. Que desee emprender tareas de simplificacin del trabajo tales como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, estudios de simplificacin de tareas, etc. Que se vaya a establecer un sistema de informacin o bien, modificar el ya existente, y se necesite reconocer las fuentes de entrada, el proceso y las salidas de informacin, para lo cual son muy valiosos los manuales de procedimientos, ya que contienen informacin necesaria para la determinacin de los flujos de sta. Definicin, caractersticas y clasificacin de procedimientos: Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre s, ejecutadas por un conjunto de empleados ya sea dentro de una misma unidad o abarcando varias dependencias, para obtener el resultado que desea.

CONCLUSIONES: El manejo de conceptos, objetivos, y contenidos de los manuales de procedimientos son una prioridad para las organizaciones, particularmente si se toma en cuenta la necesidad de respuesta que debe desarrollar ante el complejo ambiente de trabajo en que est inmersa. Los manuales de procedimientos constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s para realizar una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin, ya que todo procedimiento incluye la determinacin de tiempos de ejecucin y el uso de recursos materiales y tecnolgicos, as como la aplicacin de mtodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente. Aunque todos los manuales son tiles para una organizacin, los ms representativos por su uso y bondades son los de organizacin, procedimientos y calidad. Los de Organizacin porque establecen las bases estructurales de funcionamiento; los de procedimientos, porque traducen en forma operativa las funciones; y los de calidad, porque consignan el sistema que una organizacin debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios.

BIBLIOGRAFIA: Franklin Fincowsky, Enrique Benjamn. Ao 2007. Organizacin de Empresas, Segunda Edicin. Mc Graw Hill. Mxico, FCA UNAM. Gmez Ceja, Guillermo. Ao 1997. Sistemas Administrativos. Mc Graw Hill. Mexico. www.gestiopolis.com www.monografas.com