UNIDAD VII.

2 –MANUALES
 Conceptos

¿Qué es un manual?

Es un documento, carpeta o folleto de fácil manejo, en

los que se encuentran en forma detallada y sistemática
información necesaria, para auxiliar, guiar, orientar y uniformar
la conducta y el trabajo a ejecutar por los miembros de una
organización o empresa.

¿Para qué sirven los manuales?

- Ayudan a mantener una sólida organización de las

actividades
- Ayudan a que todos los miembros de la organización estén enterados de las funciones a
desempeñar
- Ayudan a delimitar funciones, actividades y responsabilidades Ayudan a evitar duplicidad de
funciones
- Ayudan a sistematizan las actividades Ayudan a la evaluación de puestos
- Ayudan a adiestrar a los nuevos integrantes

Todo manual debe de estar detallado con una redacción clara y sencilla, así mismo deben contener por lo
menos:

- Índice Objetivos Antecedentes

- Fecha de elaboración o de modificación o de actualización Nombre de las personas que lo
elaboraron
- Instrucciones de uso
Tipos de manuales

¿Qué tipos de manuales se utilizan en una organización?

- De objetivos y políticas
- Departamentales
- Del empleado o bienvenida De organización
- De procedimientos
- De contenido múltiple
- De técnicas
- De personal
- De puestos Otros
 Tipos:
 Manual de objetivos y políticas. Es un conjunto de objetivos propios de la empresa expresados
políticamente y algunas veces acompañados de reglas muy generales que ayudan a aplicar las políticas
generales de la empresa. El establecer estos tipos de manuales, puede ayudar a que las personas
realicen menos consultas y así, conozcan cuál es la actitud de la dirección.

 EJEMPLO
:https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/manual_politicas_pacifictel.
pdf

 Manuales departamentales. Aquellos en los que se recogen todas las políticas, reglas o detalles más
sobresalientes de la estructura de la empresa y los correspondientes a cada departamento como políticas,
análisis de puestos, gráficas de procesos etcétera.

 Manuales del empleado o de bienvenida. Son aquellos que sirven para orientar y dar a conocer al nuevo
empleado un panorama general de lo que es la empresa en su conjunto, el cual le sirve a éste como una
especie de guía. Por lo regular recogen la información más importante y sobre todo lo que debe conocer y
le interesa a los empleados en general cuando ingresan a la empresa.

EJEMPLO https://www.servalia.org/descarga/manual_de_bienvenida.pdf

 Manuales de organización. Son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de
organización. es decir, en ellos se señalan las políticas generales, los puestos, las jerarquias, las líneas de
autoridad, las responsabilidades, las funciones, el organigrama, etcétera.

 Manuales de procedimientos. Son documentos en donde se establecen de una forma sistemática y

cronológica los pasos para la realización de las actividades que se llevan a cabo. Contemplan los puestos,
su responsabilidad y hasta donde. Por lo general se presentan a través de diagramas de procedimientos
de flujo que son representaciones gráficas para representar, analizar, mejorar y/o explicar un
procedimiento. Se consideran como instrumentos de simplificación de los pasos que consta un
procedimiento.
La simbología que normalmente se utilizan para la elaboración de éstos diagramas de acuerdo a las
normas de ISO-9000 para elaborar diagramas son:
 Los diagramas de procedimientos o de flujo, también sirven para hacen ver un proceso en forma tal que
pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos. Los pasos
a seguir en un diagrama de procesos son:

1. Elegir el procedimiento a realizar

2. Hacer la hoja respectiva, cuyo encabezado tendrá datos de identificación del proceso.
3. El cuerpo consta de 5 columnas para los símbolos anteriores, 1 para la descripción breve del trámite, 2 para
las distancias de los transportes y minutos de demora y 1 para observaciones.
4. Se anota la descripción de los pasos del proceso y se marcan puntos en las columnas de los símbolos
correspondientes, uniéndolos con una línea.
5. Se obtienen los totales, una vez terminada la descripción del proceso las operaciones, transportes,
inspecciones, demoras, así como el tiempo perdido en el almacenamiento.
6. Los totales nos indican el tipo de acción que conviene tomar para un análisis más profundo y cambiar
aquellos aspectos que nos pueden afectar en un tiempo determinado
 Manuales de contenido múltiple. Como su nombre lo indica, pueden contener información de diversas
índoles.
 Manuales de técnicas. Es un manual de contenido múltiple que contiene los principios y técnicas de una
actividad en especial.
 Manuales de personal. También llamados manuales del empleado. Se elaboran para el
personal en general, para los supervisores, para el personal de un departamento en general, en ellos se
establecen por ejemplo prestaciones, servicios, reglamento, etcétera.
 Manuales de puestos. Se establecen la descripción de las funciones, procedimientos de un puesto en
particular.
 Manuales Organización y funciones

El manual de organización y funciones (MOF) es un documento de uso interno, informativo y de

consulta. Está escrito, principalmente, para establecer la estructura organizacional de la empresa, a
través de un organigrama. A través de este documento, el gerente elegirá si se definen las funciones por
 área o por puesto individual; estableciendo el perfil deseado y los indicadores de evaluación.Luego de
años de uso, se ha determinado que este manual ayuda a asegurar el cumplimiento de las funciones, y a
su vez aplicar entrenamiento a los nuevos ingresos, gracias a las especificaciones laborales que
incluye. En el manual se pueden aplicar gráficas, para facilitar el entendimiento de algunos temas en
específico, para ello se puede hacer uso de Power Point.

Importancia del manual de organización y funciones

Aunque este documento sea de carácter informativo e interno, saber qué son los manuales de
organización tiene diversas ventajas.

- Aclara y define funciones. Esto promueve las buenas relaciones laborales. A su vez, instruye al
personal en el conocimiento de sus responsabilidades.
- Facilita inducción del nuevo personal. El manual puede ser usado como parte de la capacitación a
nuevos empleados. En él estarán especificadas las funciones de cada uno.
- Determina las responsabilidades específicas. Cada trabajador podrá consultar el manual de
organización cuando lo desee, y así refrescar cuáles son sus funciones
 Manual de procedimientos

El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas sobre cómo deben
ejecutarse ciertos procesos en una empresa. Estos escritos permiten a las organizaciones administrar y guiar
sus operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos, así como mantener estándares de
calidad y eficiencia.

En cuanto a la gestión empresarial, este documento es esencial porque compila las políticas y los
procedimientos que reflejan la visión, los valores y la cultura de una compañía, así como las necesidades y
obligaciones de los empleados, dado que proporciona información relacionada con los procedimientos
internos de la empresa.

Haz click aquí, Ejemplo de un manual de procedimientos

https://es.slideshare.net/Scarliscarla/ejemplo-manual-
procedimientos-23489165

 Manual de políticas
Definición de Política:
Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guías generales para
canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas

Definición de Manual de Políticas:

 Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable
que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de
guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de
la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

Objetivo del Manual de Políticas:

 Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

 Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad
administrativa.

 Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

 Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

 Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser

seguidos en la toma de decisiones.

 Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

 Usos y aplicaciones de los manuales

Un manual de esta índole es un instrumento de información en el que se recogen, de forma

secuencial y cronológica las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones del
departamento contable. La manera de archivar las facturas, la contabilización de bancos, el registro de alta de
inmovilizado, etc. Son ejemplos de operaciones que deben ser definidas para que se utilicen criterios
uniformes, de forma que su comprensión sea más clara. El manual debe asignar tareas a cada uno de los
empleados de la sociedad, asegurar el cumplimento de las políticas internas y asegurar la fiabilidad e
integridad de la información financiera. Los manuales contables son documentos que sirven de guía para
realizar los procedimientos contables en una organización en el cual se detallan las políticas a seguir para el
correcto manejo de cada cuenta para poder garantizar que la información financiera sea más transparente.

Objetivos:

 Ser una guía para las operaciones de la organización y que estas se desarrollen de una manera eficiente.

 Ser una guía para el entrenamiento del personal.

 Facilitar la comunicación e interpretación de los procedimientos y políticas contables.

 Manuales de procedimiento y su vinculación con el control interno.

El control interno es una técnica de cumplimiento de objetivos por la alta gerencia el cual toma como
herramienta fundamental a los manuales de procedimientos para que el personal de una organización tenga
conocimiento de la correcta operatividad de esta.
 El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una
herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los
mejores resultados, con calidad y eficiencia. El control Interno busca el mejoramiento continuo y por medio de
los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión.

Actividades

Determine las respuestas verdaderas y justifica las falsas

1- El manual es un documento, carpeta o folleto de fácil manejo, en los que se encuentran en forma detallada y
sistemática información necesaria, para auxiliar, guiar, orientar y uniformar la conducta y el trabajo ( )

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2- Manual del empleado o de bienvenida, son a quellos en los que se recogen todas las políticas, reglas o
detalles más sobresalientes de la estructura de la empresa y los correspondientes a cada departamento ( )
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3- Los diagramas de procedimientos o de flujo, también sirven para hacen ver un proceso en forma tal que
pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos ( )

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4- Manuales de Personal, como su nombre lo indica, pueden contener información de diversas índoles ( )
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5- El manual de organización y funciones (MOF) es un documento de uso interno, informativo y de consulta. ( )

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6- Manual de procedimientos, ddocumento que incluye las intenciones o acciones generales de la

administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.( )

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7- El Jefe de Departamento debe asignar tareas a cada uno de los empleados de la sociedad, asegurar el
cumplimento de las políticas internas y asegurar la fiabilidad e integridad de la información financiera ( )

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CITO
1- Tipos de Manuales
a)
b)
c)
2- Clasificación de los manuales
a)
b)
c)