RESUMEN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS II

Organigramas:
Es una representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u
organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la
integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y asesoría.
Los organigramas permiten reconocer gráficamente las relaciones y responsabilidades
que están involucradas en la operación de esas organizaciones.
Es diferente el acomodo del organigrama de cada empresa, dependiendo de la
estructura que tenga. Una vez ya hecho, logrará mejorar el rendimiento de la empresa

Tipos de organigramas
Pueden ser de cuatro tipos, estos son: el ámbito, el contenido, la naturaleza o su
presentación final.

Si el criterio es el ámbito, pueden ser de dos subtipos:

• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En sector
público abarca hasta dirección general, en sector privado abarcan hasta el
nivel de departamento.

• Específico: Muestran en forma particular la estructura de un área o de un

departamento de la organización para que sea más práctico y menos difícil de
apreciar.
Si el criterio es la Naturaleza del esquema, pueden ser tres subtipos:

• Micro-Administrativo: Detalla la estructura general que corresponden a una sola

organización, puede referirse a ella en forma global o mencionar alguna área
que lo conforma.
• Meso-Administrativo: Consideran una o más organizaciones simultáneamente
que pertenecen a un mismo sector de actividad o ramo específico.
• Macro-Administrativo: Muestra la información de varias empresas.

Si el criterio es de Contenido, pueden ser de tres subtipos:

• Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de dependencia.

• Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además

de las unidades y sus interrelaciones.
 • De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y
el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
Por su finalidad, pueden ser de cuatro subtipos:

• Informativo: Se denomina así a los organigramas que se diseñan con el

objetivo de ser puestos a disposición de todo el público.
• Analítico: Tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del
comportamiento organizacional.
• Formal: Se define así cuando representa el modelo de su funcionamiento
planificado o formal de una organización y cuenta con el instrumento escrito de
su aprobación.
• Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado
no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

Importancia de los organigramas en organigramas lineales de responsabilidad

Estos gráficos permiten indicar para cada persona:
- Que es lo que hace
- Con quien tiene relaciones
- Con quien consulta
- Que carga de trabajo desarrollada en el que trabajo
Permiten describir y ver datos e indicaciones que en los organigramas corrientes no es
fácil de mencionar. Para ello utilizan una simbología que indica diversas relaciones a
prever durante la realización del trabajo, como:
- Realiza el trabajo
- Supervisión generalmente supervisión directa
- Debe ser consultado
- Debe ser informado
- Intercambio de opiniones

Planteamiento de un Organigrama

Para darle contenido al organigrama, se realiza primero un análisis organizaciones, un

reconocimiento de todos los aspectos que conforman el funcionamiento de la
empresa. Se recopilan los nombres del personal a cargo de cada función, se colocan
en un acomodo definido en el organigrama de manera que se entienda la relevancia
de cada una. Para ello, se entrevista jefes, preguntando por la denominación y
ubicación de su unidad, su calificación, nombre y calificación de un superior inmediato,
numero de subordinados a su cargo y sus calificaciones, funciones y tareas, y sus
relaciones con el interior y exterior de la empresa.

Procedimiento:
Antes de redactar un organigrama es necesario estudiar como se desarrollan en la
práctica de la empresa las distintas funciones y relaciones interpersonales. Luego,
integrando y comparando datos recogidos en diversas entrevistas, se puede redactar
el primer borrador para despues poder ir configurando el organigrama definitivo.
Simbología:
Está constituido por rectángulos, cuadrados o círculos, unidos por líneas horizontales y
verticales. Los rectángulos representan los órganos o cargos de la organización,
mientras que las líneas representan los canales de comunicación o relaciones
funcionales o formales.
Cuando representan comunicaciones diferentes, de arriba hacia abajo, indican
autoridad, cuando representan comunicaciones ascendentes, de abajo hacia arriba,
indica responsabilidad.
Relaciones de autoridad:
Las relaciones de autoridad se representan de tres maneras en el organigrama:
Autoridad de línea, de asesoría o staff y de autoridad funcional.
1) De línea: Confiere al poseedor de derecho de impartir órdenes directas a los
subordinados y delegar directamente parte de su autoridad.
2) Funcional: Permite que un cargo actúe sobre colaboradores no ligados
directamente a ellos, considerando sólo asuntos específicos de su función en la
organización.
3) De asesoría: Cuando una persona recibe autorización para realizar
investigaciones y trabajos en áreas específicas o cuando tiene permiso para
asesorar en determinadas cuestiones.

Ventajas de organigramas:
1- Definir con claridad las funciones y tareas, los titulares o denominaciones de
los puestos.
2- Aclarar las relaciones entre los distintos órganos de la empresa
3- Obligar a un examen profundo, crítico y objetivo de la propia estructura
organizativa
4- Sacar a la luz los defectos, desequilibrios e imperfecciones existente
5- Facilitar la orientación de los recién incorporados a la empresa
6- Permitir programar las líneas de promoción del personal.
7- Actuar como guía, para la planificación y el estudio de la estructura
organizativa
8- Suministrar una visión general de la estructura de la empresa a las personas
ajenas a la misma

Recomendaciones para el diseño e implantación de organigramas.

1) Reflexión estratégica: el primer paso es realizar una reflexión estratégica que
sirva para actualizar la misión, visión y valores compartidos de la empresa.
 2) Cadena de valor: El segundo paso, se deberá analizar la cadena de valor de
la organización para tener una visión realista de las necesidades de
responsables de cada área.
3) Confección de organigrama jerárquico y funcional: Se debe empezar a
configurar el organigrama jerárquico de la empresa y establecer las funciones y
tareas que deben desarrollarse en cada departamento, de manera que se
pueda establecer el correspondiente organigrama funcional.
4) Selección de responsables: A continuación, deberemos determinan las
cualidades de los jefes, tratando de armonizar sus conocimientos con las
características personales que se juzguen más idóneas a la función a
desempeñar
5) Establecer grupos de trabajo y proyectos: Deberemos configurar una rede
de grupos de trabajo y control con reuniones periódicas que potencien la
comunicación y el control de la organización en los sentidos ascendentes y
descendentes.

Cursogramas

Un cursograma permite representar gráficamente procedimientos administrativos.

Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del
conjunto de tareas administrativas.

A través de los cursogramas se puede determinar si la descripción del procedimiento

es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones y superposiciones de tareas a
fin de subsanarlos y lograr procedimientos más eficientes.

Información que brindan

Los cursogramas permiten conocer:

• Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organización como

fuera de ella que participan en el procedimiento.
• Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los
procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los
controles.
• Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento:
cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se
dirigen.
• Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
• Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.

Antecedentes de los cursogramas

Antes de la aparición de los cursogramas se utilizaban diagramas sinópticos y

analíticos para graficar los procedimientos administrativos. Estos diagramas surgieron
para describir en forma gráfica procedimientos fabriles. De todas maneras resultaron
una herramienta de utilidad para representar gráficamente procedimientos actuales y
las mejoras propuestas

Diagrama sinóptico
Muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones y las inspecciones que se
realizan para comprobar los resultados de esas operaciones.
Utiliza únicamente los símbolos de operación y de inspección

Diagrama analítico

Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento señalando los hechos sujetos a

examen mediante el símbolo correspondiente. Utiliza los símbolos de operación,
inspección, transporte, espera y almacenamiento.

Normas IRAM

Para graficar los cursogramas vamos a tener en cuenta las normas dictadas por el
Instituto Argentino de Normalización y Certificación (en sus comienzos Instituto
Argentino de Racionalización de Materiales) referidas a cursogramas.

Las normas son:

a) Norma 34501 – Símbolos para la representación gráfica: se refiere a la simbología a
utilizar en los cursogramas

b) Norma 34502 – Técnicas para la representación gráfica: se refiere a las técnicas de

diagramación

c) Norma 34503 – Lineamientos generales para el diseño de los formularios para la

representación gráfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar los
cursogramas

Norma IRAM 34501

Esta norma establece los símbolos a utilizar para graficar cursogramas y son los
siguientes:
Dirección del diseño:

La representación gráfica del diseño se realiza en sentido descendente cuando las

operaciones se efectúen dentro de una misma columna, y, en forma horizontal cuando
el desarrollo del proceso determine un pase de unidad funcional.

Ubicación de símbolos:

Los símbolos se ubican dentro de columnas que representan, cada una, una unidad
funcional.

Líneas de traslado o de toma de información:

Se dibujan utilizando líneas rectas continuas o de trazos según corresponda, indicando

el sentido con una flecha. La colocación de la punta de flecha es optativa cuando el
sentido de graficación sea de arriba hacia abajo o lateral de izquierda a derecha, y
será obligatoria cuando se utilice sentido ascendente o lateral de derecha a izquierda.

Cruce de líneas:

En lo posible debe evitarse el cruce de líneas de secuencias verticales y horizontales.

Cuando sea inevitable, se utilizarán puentes de media circunferencia.

Norma IRAM 34503

Esta norma establece los lineamientos generales para diseñar los formularios en los
que se representarán los cursogramas.
Formato de formularios
Los formatos de los formularios pueden ser alguno de los siguientes:
IRAM A4 de 210 mm x 297 mm
IRAM A3 de 297 mm x 420 mm
IRAM 3A4 de 297 mm x 630 mm
IRAM 4A4 de 297 mm x 840 mm
Las hojas pueden utilizarse en sentido vertical o apaisado, prefiriéndose el sentido
vertical para el formato A4 y apaisado para el resto de los formatos.

Márgenes

Debe considerarse un margen de sujeción no menor a 25 mm y los restantes

márgenes laterales apropiados a las necesidades y presentación.