Material de apoyo sobre organigramas Mtro. Hugo E.

Barradas V
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Compilacin de apuntes para la experiencia Educativa:


Organizacin y reingeniera de procesos


Tema

Los organigramas







Mtro. Hugo Eduardo Barradas Velzquez











Xalapa. Ver. Enero 2010
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Introduccin


El presente trabajo, es una compilacin de apuntes tomados de diferentes
autores de Libros, Internet, artculos de revistas, y de experiencias propias.
Dista mucho de ser un libro de texto, por lo que algunos temas posiblemente se
repitan y en algunos casos no haya continuidad, por lo tanto el crdito
corresponde a los autores de las fuentes de informacin que se listan al final de
este texto, mismas que debern ser consultadas por el alumno para conocer
ms sobre el tema.

Espero que el texto sirva de apoyo para reforzar los temas vistos en clase; Por
lo tanto les doy la ms cordial bienvenida a todos los estudiantes de esta
experiencia educativa.


ORGANIZACION

Definicin:

Organizacin es el establecimiento de la estructura necesaria para sistematitizacin racional de los
recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades,
con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Elementos del concepto

Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de
operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y
actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematizacin. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para
facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. En la organizacin surge la necesidad de
agrupar dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin.
Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y
responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos
ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia de la organizacin.

Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:

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1.- Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos
estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente
redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin.

2.- Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3.- Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un
mnimo de esfuerzo.

4.- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la
productividad.

5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Existen diversas formas de organizar las actividades. Las unidades funcionales pueden ser: direccin,
departamento, secciones, grupos, subgrupos y unidades. Una forma de tomar en cuenta para organizar
es por funciones; se reconocen cinco: Produccin, ventas, Finanzas, relaciones y organizacin; todas
son indispensables.

La organizacin puede simplificarse por tres etapas:

Actividades y funciones.
Jerarquas para niveles de autoridad.
Obligaciones que deben asignarse a cada persona.
Departamentalizacin
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su
similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
1 Listar todas las funciones de la empresa.
2 Clasificarlas.
3 Agruparlas segn un orden jerrquico.
4 Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
5 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y
los puestos.
6 Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.
7 El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse
con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas.
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De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de departamentalizacin ms usuales
son:
1. Funcional.- Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades
anlogas segn su funcin principal.




2. Por producto.- Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la
departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre s.



3. Geogrfica o por Territorios




4. Por clientes.- Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su
funcin consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o
clientes.



5. Por Proceso o Equipo.- En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos
reportar eficiencia y ahorro de tiempo; asi como tambin en una planta automotrz, la agrupacin por
proceso.

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6. Por Secuencia.- Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos,
para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de
nmeros o letras.







Organigramas

Tambin conocidos como Cartas o Grficas de organizacin, son representaciones grficas de la
estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las
jerarquas, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.

Elementos grficos para el diseo de diagramas
El diagrama de organizacin debe reflejar, entre otros aspectos, el patrn bsico de trabajo de una
institucin, ya que presenta las diferentes funciones de la misma; los componentes o unidades de
trabajo y el arreglo de relaciones entre stas; las lneas de autoridad; y los canales de supervisin. En el
diseo de esta grfica son fundamentalmente importantes los siguientes aspectos:
1. La ubicacin que se le da a cada unidad mayor de la organizacin a representarse en el
diagrama.
2. Las figuras geomtricas
3. Las lneas que enlazan las figuras geomtricas.
4. Los nombres de las unidades de trabajo
La ubicacin de las unidades de trabajo por nivel
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La ubicacin podra depender de las particularidades y relaciones de trabajo de cada organismo o
institucin. Las teoras modernas de organizacin tienden a recomendar las estructuras "achatadas" o de
pocos niveles, para optimizar los recursos. Por ejemplo, el proceso de reingeniera dirige la estructura
de organizacin hacia los procesos. Por lo tanto, su metodologa ignora las representaciones de
posiciones jerrquicas y se muestra de forma achatada.

El orden de colocacin de las unidades de trabajo dentro de cada nivel en el diagrama no tiene ninguna
significacin particular. Por ejemplo, el que una determinada unidad asesorativa se encuentre situada
en el primer lugar comenzando por la izquierda, no debe considerarse como indicativo de prioridad.
Los tres niveles en que se divide la estructura de organizacin son: el directivo, el de "staff" o de
apoyo, y el operacional. El nivel de "staff" se subdivide a su vez en nivel asesorativo y de servicios
auxiliares.
En la ubicacin de las unidades por nivel debe considerarse lo siguiente:
a. En la parte superior del diagrama se presenta(n) la(s) unidad(es) del nivel directivo, es decir, el alto
nivel gerencial del organismo.
b. En la parte intermedia del diagrama se ubican las unidades con funciones de apoyo o sostn al nivel
directivo y a la institucin en general (o a un sector determinado de la misma), las cuales son conocidas
por los especialistas en organizacin como unidades del "nivel de staff". Las unidades en este nivel
prestan un servicio especializado en la organizacin. Estas desarrollan funciones asesorativas y/o de
servicios auxiliares como generalmente son las de elaboracin de polticas, auditora interna,
planificacin, evaluacin, asesoramiento legal, presupuesto, relaciones pblicas, anlisis de sistemas y
de procedimientos, administracin de personal, servicios administrativos, sistemas de informacin, etc.
El personal en estas unidades generalmente acta como asesor del restante personal ejecutivo de la
institucin en la materia especializada en que laboran. El conocimiento especializado del personal en
estas unidades se convierte en la base para los controles funcionales y para la economa en las
operaciones de la institucin. Estas unidades se crean para, mediante la especializacin, controlar la
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naturaleza y operacin de la funcin en particular que se le asigne, porque la misma demanda atencin
especial y cuidadosa.
La distincin entre personal operacional y el de "staff" se hace a veces con bastante facilidad y
exactitud. Pero otras veces no hay claridad: los gerentes operacionales parecen estar cumpliendo
funciones de "staff", y a su vez los miembros del personal de "staff" parecen tener algunas
responsabilidades del operacional. No obstante, el personal de "staff" dedicar la mayor parte de su
tiempo a dar servicios y consejo a los miembros del personal operacional. Los gerentes operacionales
centrarn sus esfuerzos en la generacin de los productos o servicios.
El nivel de "staff" incluye el grupo de trabajo que ofrece al jefe de la organizacin varios tipos de
ayuda experta y de asesora y tambin incluye a individuos o grupos de la organizacin que prestan
servicios y asesoran al personal del nivel operacional.
Conviene trazar una distincin entre el nivel asesorativo o consultivo y el nivel de servicios auxiliares.
El nivel de "staff" se subdivide en dos:
1) Subnivel Asesorativo o Consultivo
Las unidades que componen el mismo se ubican inmediatamente bajo el nivel directivo.
Estas son las unidades que realizan actividades de tal naturaleza que requieren una estrecha relacin o
una vinculacin directa y especial con el dirigente (Jefe) al cual sirven bsicamente. Tambin asesoran
a otro personal de la institucin, de ser necesario. Estas unidades tienen autoridad para investigar y
recomendar.
En este nivel podran quedar ubicadas, entre otras, las unidades con funciones de servicios legales,
relaciones pblicas, auditora, evaluacin, anlisis gerencial, planificacin y relaciones obrero-
patronales.
2) Subnivel de Servicios Auxiliares
Las unidades de este tipo se ubican inmediatamente bajo el nivel asesorativo o consultivo.
Estas son unidades que asesoran al ejecutivo del organismo y a otros funcionarios de ste en aspectos
relacionados con su rea de especializacin. Adems, prestan servicios comunes a los distintos
componentes de trabajo del organismo y, por su especialidad, tienen autoridad funcional sobre las
mismas. Esto es, tienen poder para decidir aspectos sobre ciertas fases de actividades relacionadas con
el campo de su especialidad, las cuales se desarrollan en otras unidades de trabajo, y tienen autoridad
sobre el particular para dar instrucciones a otros supervisores de la organizacin, a travs de la cadena
de mando.
Estas unidades tambin asesoran al ejecutivo en aspectos relativos al rea especializada bajo su
jurisdiccin.
En este nivel podran quedar ubicadas, entre otras, las unidades con funciones de administracin de
personal, servicios administrativos, servicios bibliotecarios, servicios generales, etc.
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c. En la parte inferior o base del diagrama se figuran las unidades del nivel operacional que son las que
desarrollan las funciones ms importantes de un organismo en trminos de misin o de su razn de ser.
Los gerentes operacionales pueden definirse como aquellos que tienen la responsabilidad directa de
alcanzar las metas de la organizacin. La autoridad de lnea est representada por la cadena estndar de
mando, alargndose hacia abajo por los diversos niveles en la jerarqua hasta el punto donde se llevan a
cabo las actividades bsicas de la organizacin. Dado que las actividades del personal operacional se
identifican a partir de las metas del organismo, las mismas diferirn con cada organizacin.
Cuando una organizacin es pequea, todas las posiciones pueden ser funciones operacionales. Las
funciones de "staff" se agregan a medida que crece y se advierte la utilidad de contratar a especialistas
para que ayuden a los miembros de este nivel en la ejecucin de sus tareas primarias.
En este nivel operacional se agrupan las unidades que realizan las funciones sustantivas de la entidad,
tanto del nivel central como extramural (regional, subregional, local, en centros, etc.). En los casos de
organismos que prestan servicios a la clientela extramuralmente, las unidades regionales,
subregionales, o locales son las que se ubican en la base del diagrama.
2. Las figuras geomtricas
Las figuras geomtricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que componen la estructura
de organizacin dibujada en la grfica. Se debe representar, adems, la relacin especial con
organismos exgenos a dicha organizacin. Las figuras sirven, adems, para expresar grficamente
algunas particularidades relativas a las unidades representadas. Las dimensiones dadas a las diferentes
figuras en un organigrama no tienen, en principio, ningn significado especial.

3. Las lneas
Las lneas que unen los componentes orgnicos en el diagrama indican los diferentes tipos de
relaciones existentes entre stos, o lo que es lo mismo, entre una figura geomtrica y otra. Los
organigramas ms frecuentes suelen presentar una sola clase de lnea, pero en algunos casos puede
observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representar un tipo especial
de relaciones.
Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas:
a. El punto de origen y de terminacin de la lnea
El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la relacin especial
que existe. El punto de terminacin indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad o el componente
con el cual se tiene la relacin especial. Dado que el vnculo jerrquico supone una relacin de
contenido bidireccional, no es necesario que las lneas que lo representan terminen en flechas.
En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama comnmente utilizado en el Gobierno, la
autoridad fluye de la parte alta de ste hacia abajo (hacia la base) y la responsabilidad se manifiesta en
sentido ascendente, pero no es necesario expresar su doble orientacin. Es importante que en el
diagrama se refleje claramente esta lnea de mando, con respecto a cada unidad de trabajo. Es
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importante, adems, que la relacin principal de autoridad y responsabilidad se dibuje de modo que
todas las unidades de trabajo que dependan de un determinado jefe o supervisor queden ligadas a ste
por una sola lnea, adecuadamente ramificada como se ejemplifica a continuacin:

Es conveniente no cruzar dos lneas que no tienen relacin. Al representar la relacin entre dos o ms
unidades, se debe evitar interrumpir la lnea que une otras unidades. No obstante, si fuere necesario
cruzar una lnea para ilustrar dicha relacin, sta deber hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante
la interrupcin de la lnea continua. Toda vez que sea necesario dicha interrupcin se deber identificar
con una flecha o asterisco. La relacin a ilustrarse deber explicarse con nota al calce. Ejemplo:
b. El tipo de lnea
La lnea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cada uno de los
tipos de nexos especiales representados debe aparecer explicado en la leyenda.

1. Lnea continua - Se utiliza para ilustrar la relacin jerrquica normal de autoridad,
responsabilidad y subordinacin que existe entre los componentes o unidades de trabajo de un
mismo organismo o entre el organismo en cuestin y otro exgeno.
Las unidades que son partes integrantes de la organizacin se entrelazan con lneas continuas.
El vnculo principal de autoridad o la autoridad de lnea debe, en lo posible, representarse mediante un
trazo visiblemente ms grueso que el que se utiliza para el diseo de las figuras geomtricas, tal como
se expresa a continuacin:
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2) Lnea discontinua - Se utiliza para representar varios tipos de relaciones especiales entre
componentes de una institucin, es decir, para representar las relaciones que no suponen subordinacin,
ni an funcional. Su uso debe indicar al pie del organigrama el significado que se dara a cada una de
ellas. Debe tenerse presente, adems, que las lneas discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o
reservarse, en lo posible, para los diagramas analticos.
Entre estas lneas encontramos:
a) Lnea formada por pequeos trazos (-----)
b) Lnea formada por puntos (.....) - Representa la relacin formal de coordinacin, y la de control
tcnico.
c) Lnea formada por pequeos trazos y puntos (_._._.) -Representa la relacin bien especial entre
organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito ser presidido por el ejecutivo del otro
organismo.
3) Otras lneas
En los diagramas pueden dibujarse otros tipos de lneas, como las que mencionamos ms adelante. Las
mismas se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para indicar que la estructura de
organizacin tiene otras unidades o componentes los cuales no aparecen recogidos en el organigrama.
Estas situaciones se pueden poner de manifiesto con:
Lneas continuas y flechas
Lneas discontinuas y flechas


Requisitos para su elaboracin:

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1. Los organigramas deben ser muy claros, por ello se recomienda que no contengan un nmero
excesivo de cuadros y puestos.

2. Todos los rectngulos debern ser del mismo tamao. La letra y tamao toda del mismo tipo y
tamao.

2. No deben comprender a los trabajadores y empleados repetidos, por ejemplo si tenemos 7
intendentes, no dibujamos 7 cuadros, solo uno y le ponemos una diagonal indicando el numero 7.



3. Si el organigrama es formal, deben contener nicamente el nombre de la funcin y no de la persona.

Formas de representacin:

1. Organigrama Vertical. Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior,
ligado por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad; son las grficas ms
usadas, fcilmente comprensibles, ya que indican en forma objetiva la jerarqua. El inconveniente que
representa es que ese muy difcil indicar los puestos inferiores.






2. Organigrama Horizontal. El nivel mximo jerrquico se representa a la izquierda, los dems niveles
jerrquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que acostumbramos leer.








3. Organigrama Mixto. Esta grfica es la combinacin entre el organigrama vertical y el organigrama
horizontal, su utilizacin es por razones de espacio.
Intendente
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4. Organigrama Circular.- Est formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad mxima
en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos, cada uno constituye un nivel jerrquico y se colocan
en ellos los puestos de jefatura inmediatos.




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5. Organigrama Escalar.
Consiste en sealar con diferentes sangras en el margen izquierdo los diferentes niveles jerrquicos.



Horizontal Circular
Vertical Mixto
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Bibliografa

Koontz Harold & Heinz Weihrich (1992) Elementos de administracin. Mxico, Quinta edicin.
Editorial McGraw Hill.
Robbins Stephen P. (1997) Administracin, Teora y Prctica. Mxico, Editorial Prentice Hall.
www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/organigramas.htm
www.unalmed.edu.co/~planea/paf/diseno_organizacion/diseno.htm