TECNICAS DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son disponibles durante el proceso de organización y

aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Las principales técnicas de organización son las siguientes:

1. Organigrama: Son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las

funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

2. Manuales: Son documentos detallados que contiene en forma ordenada y sistemática información acerca de la organización de la

empresa.

3. Diagramas de procedimientos o de flujo: Es la representación grafica que muestran las sucesiones de los pasos de que consta un

procedimiento.

4. Diagramas de distribución del trabajo: Se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de

funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco hasta quince personas.

5. Análisis de puestos: Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de

trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y actitudes, que debe poseer el personal que lo

despeña.

Como podemos observar, para organizar una empresa se utilizan diferentes técnicas y una de ella son los organigramas los cuales son

básicos para establecer la estructura organizacional de una empresa

MANUALES

Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la

empresa. Los manuales son de gran utilidad ya que:

 Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

 Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

  Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y como se debe hacer.

 Son una fuente de información, pues muestran la información de la empresa.

 Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

 Son una base para el mejoramiento de sistemas.

 Reducen costos al incrementar la eficiencia.

A) Manuales departamentales

 Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se tratey, los de sus secciones básicas.

 Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.

 Carta de organización general y departamental.

 Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.

 Análisis de puestos.

 Graficas de proceso y de flujo.

B) Manuales ínter departamentales

 Comprenden a todos los departamentos de la organización

 Describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos departamento.

 En todo tipo de organización se utilizan los manuales.

MANUAL: un conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que cubren distintas materias como políticas, métodos, planes de

cuentas, trabajos, etc.

Dentro de una empresa se emplean diversos tipos de manuales los cuales se presentan a continuación:

C) Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus

comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y

filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y

forma parte de la organización.

D) Manual de organización

Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones,

autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

E) Manual de políticas

Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El

conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de

políticas y su establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

F) Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la

actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar

al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y

procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

G) Manual de contenido múltiple

Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de

distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y

procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica
administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separaren

secciones.

3.- DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO O FLUJO

Es la representación gráfica que muestran las sucesiones de los pasos de que consta un procedimiento, las siguientes son acciones

previas a la realización del diagrama de flujo:

 Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del

proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes

interesadas.

 Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

 Identificar quién lo empleará y cómo.

 Establecer el nivel de detalle requerido.

 Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son

· Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el

comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

· Identificar y listar las principales actividad, incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico y sus actividades

· Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

· Identificar y listar los puntos de decisión.

· Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

· Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Ventajas de los diagramas de flujo

Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. Elcerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un

buen diagrama de flujoreemplaza varias páginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso.

Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de

botella, y los puntos de decisión.

· Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las

mismas.

· Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan

mejoras en el proceso.

4. Carta de distribución de actividades (Diagramas de distribución del trabajo)

A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la

utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o

reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea

permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.

Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel organizacional se encuentran los siguientes:

- Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física.

- Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y

combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.

- Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.

- Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.

- Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó

eliminación de formas impresas.

- Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.

- Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.

- Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.

- Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.

- Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación

con otros trabajos dentro de la oficina.

La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas

administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.

Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan

para lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender

o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.

LA MEDICIÓN DEL TRABAJO:

Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.

Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia entre una solución realista y otra teórica.

Conociendo como se obtiene cierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos empleados para su realización,

reajustar la asignación de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar congestiones. También ayuda a detectar rápidamente

los problemas, indicando dónde hay desigualdad de responsabilidades.

La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio

necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a constatar los

requerimientos del personal.

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.

El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una buena distribución del trabajo, de forma tal que sean

utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas
trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución

del trabajo.

Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo

es el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán

estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa.

Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así

como el tiempo necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución más eficaz del trabajo.