TAREA #2

Concepto de manual de procedimientos

Un manual de procedimientos es un documento que brinda información respecto a las
distintas operaciones que realiza una organización, empresa o un departamento específico
de ella. Es preparado por la misma institución u organización donde es utilizado y presenta
su información de forma detallada, ordenada, sistematizada y comprensible.
Está diseñado como una herramienta administrativa de uso cotidiano, ya que permite
orientar el desempeño del trabajador ante cualquier duda. Por otro lado, también es
instrumento que facilita el control interno de la organización, ya que detalla las labores que
se deben llevar a cabo.
Cuando hablamos de procedimientos, en este ámbito, nos referimos no sólo a acciones
concretas y conjuntos de labores, sino también a los materiales que involucran, al orden en
que deben realizarse, al tiempo que normalmente deben tomar y al conjunto sistemático y
concatenado de procesos que tienen como resultado la producción de la empresa o del
departamento.
Los manuales de procedimientos tienen el objetivo de:
 Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal.
 Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de trabajo,
departamento o de la organización toda.
 Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las labores de la
empresa u organización.
 Componen el historial de procedimientos de la organización, ganando luego valor
documental.
 Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores en base al ideal esperado
por la empresa.
Importancia
Es común que las empresas pequeñas carezcan de manuales de procedimientos. Esto puede
deberse a que no han tenido tiempo para ello, ni están del todo definidas sus áreas o
responsabilidades departamentales (si es que acaso poseen departamentos). En otros casos,
simplemente no se han visto en la necesidad de producir un documento para el futuro.
Sin embargo, cuando una empresa crece es necesario que se revise, cuestione y supervise la
forma en que se hace el trabajo. Además, el nuevo personal requiere guías firmes, escritas,
de lo que comprende su trabajo. Por otro lado, los manuales de procedimientos operan
como los seguros: es preferible tenerlos y no necesitarlos que necesitarlos y no haberlos
elaborado.
 Concepto de diagrama de flujo
El diagrama de flujo o también diagrama de actividades es una manera de representar
gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a través de una serie de pasos
estructurados y vinculados que permiten su revisión como un todo.
La representación gráfica de estos procesos emplea, en los diagramas de flujo, una serie
determinada de figuras geométricas que representan cada paso puntual del proceso que está
siendo evaluado. Estas formas definidas de antemano se conectan entre sí a través de
flechas y líneas que marcan la dirección del flujo y establecen el recorrido del proceso,
como si de un mapa se tratara.
Hay cuatro tipos de diagrama de flujo en base al modo de su representación:
 Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.
 Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.
 Panorámico. Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el modelo
vertical y el horizontal.
 Arquitectónico. Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.
Los diagramas de flujo son un mecanismo de control y descripción de procesos, que
permiten una mayor organización, evaluación o replanteamiento de secuencias de
actividades y procesos de distinta índole, dado que son versátiles y sencillos. Son
empleados a menudo en disciplinas como la programación, la informática, la economía, las
finanzas, los procesos industriales e incluso la psicología cognitiva.
Proceso de un diagrama de flujo
En este ámbito, hablamos de procesos para referirnos a una secuencia específica de
actividades, es decir, a los pasos a dar dentro
del diagrama de flujo. Por ejemplo, en
informática, los procesos son secuencias
iniciadas o bien por disparadores
programados dentro del sistema, o por
intervenciones del usuario del sistema. Cada
uno posee una dirección, un propósito y una
serie de pasos que abarca.
Los principales símbolos convencionales que
se emplean en los diagramas de flujo son los
siguientes: