1.

MODIFICACION MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACON DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Ejecutivo Comercial

CARGO A QUIEN REPORTA Y A

QUIEN SOLICITA
Administrador/gerente

CARGOS QUE LE REPORTAN N/A

PERSONA QUE OCUPA EL CARGO Leidy Daniela López Acosta

FECHA DE INGRESO EN EL CARGO 26-07-2021

FECHA MODIFICACION DE 02 de Mayo de 2023

FUNCIONES

3. OBJETIVOS DEL CARGO

❖ Hacer que cada cliente que adquiere nuestros servicios salga satisfecho y con sus
necesidades resueltas.
❖ Mantener comunicación continua con el cliente, haciendo que este, este informado
de cada proceso con su vehículo.
❖ Mantener la facturación al día, facilitando el buen funcionamiento contable.

❖ Cumplir con los procesos y procedimientos entregados bajo su responsabilidad,

esto con el fin de cumplir la misión del cargo.
❖ Incremento de ventas de acuerdo al buen desempeño de sus funciones.

4. PRINCIPALES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
❖

Vender.
❖ Recepción y atención de clientes.

❖ Principal responsable de la satisfacción del cliente.

❖ Realizar el proceso asignado desde el momento en que ingresa un vehículo hasta

la facturación y archivo del mismo.
❖ Envió de cotizaciones al representante/gestor de cada empresa o cliente en
particular.

❖ Facturación de ventas a clientes.

❖ Mantener la comunicación desde el momento que ingresa un vehículo, brindando

información de procesos, hasta que es entregado.
❖ Prestar un servicio al cliente de excelente calidad.

❖ Gestionar el correo electrónico asignado (reportar correos que salgan de sus

funciones o su nivel de autonomía, atención de correos de tipo comercial,
diagnósticos, cotizaciones, quejas o reclamos de servicio técnico, etc.).
❖ Cumplimiento férreo de la normatividad y procedimientos en materia de seguridad
industrial, establecidos por la organización.
❖ Cumplir a cabalidad con cada procedimiento de acuerdo a los convenios
establecidos con cada empresa. Los cuales al firmar el recibido de la presente,
usted certifica que ya se le capacito para el cumplimiento de este punto.
❖ Entrega informes predeterminados por la empresa.

2
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
❖

Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada por el superior o jefe inmediato.
❖ Archivar documentación de negocios cerrados y entregados a satisfacción.

❖ Manejar un vocabulario adecuado, cordial y respetuoso para con los clientes y

personal en general.
❖ Cumplir con el siguiente manual de procesos y responsabilidades

5. PROCEDIMIENTOS

❖ Ingresar al horario laboral el cual comprende de lunes a sábado desde las 07:30
am hasta las 7:50 am donde se realiza el aseo y adecuación de su lugar de trabajo
de acuerdo a lo asignado.
❖ Encender el teléfono corporativo y radio-comunicador asignado a las 07:30 am y
portarlo, si entra una llamada de un cliente, dar respuesta hasta las 08:00 am.
❖ En el siguiente horario 07:50 am a 08:00 se debe reunir con el supervisor de patio
para revisar el estado de vehículos en patio y proyectar el día, así mismo ubicar las
órdenes de acuerdo al estado.
❖ Cada orden de servicio es su responsabilidad. Por tanto, debe controlar que el
personal que maneja esta orden la regrese al completar su función con ésta.

❖ Al iniciar el día debe validar estos puntos, con el fin de organizar su día, y dar
trazabilidad a cada función.
- Revisar órdenes de servicio.
- Revisar WhatsApp para dar respuesta inmediata a inquietudes del día anterior
- Revisar correos para validar órdenes autorizadas y agendamiento.

3
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
-
Pedir

autorización de lo que no esté aprobado al gestor o cliente asignado, adicional

gestionar las ordenes/aprobaciones o gestiones de vehículos que ya han salido o
servicios que estén pendientes de algo para poder facturar.
- Envió de cotizaciones pendientes.
❖ Durante el día y en cada momento, debe estar revisando los grupos de WhatsApp
(contestar al cliente de manera oportuna, tomar nota de temas a solucionar), correo
(autorizaciones pendientes, pedir autorización o agendamiento, y tabla por
autorizar (se debe estar revisando constantemente y pedir autorizaciones).
❖ El buen servicio al cliente es fundamental, siempre que llegue un cliente se le debe
dar prioridad, o si es una llamada, de igual manera se le debe dar prioridad.
❖ Mantener comunicación precisa y clara con el supervisor técnico, debe estar
enterado de vehículos y procesos en patio para que pueda dar solución.
❖ Es responsabilidad del ejecutivo comercial hacer que el cliente se le solucione la
falla por la que ingreso su vehículo, este debe salir con una solución a su problema,
en caso de que vea anomalías de clientes, quejas, inconformidades, informar al
área encargada a tiempo para que este tome medidas.
❖ Manejo de listado de vehículos pendientes en patio, cada que ingrese un vh debe
relacionarlo allí, esto con el fin de estar indagando por cada proceso.
❖ Al cotizar aceite indagar con almacén código de aceite, validar en el sistema si es
gravado, así mismo se debe cotizar exento o gravado.
❖ Tiempos de vehículos en taller desde su ingreso: empresas; para un
diagnóstico de preventivo y frenos: dos horas desde el ingreso del mismo, para
empresas el vehículo no debe permanecer más de 24 horas en nuestras
instalaciones, diagnóstico de suspensión: 3 horas, otros daños: depende la
complejidad del mismo, para empresas los vehículos que ingresan por suspensión,
no deben permanecer más de 2 días en nuestras instalaciones, particulares:
cambio aceite: 40 minutos a una hora máximo, alineación: 30 minutos, frenos:
vehículo ingresa en la mañana debe salir en la tarde.

4
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
❖ Correos electrónicos: el correo asignado para ejecutivo comercial es
grupotechautomotriz@gmail.com, este correo está asignado a los dos ejecutivos
comerciales, por tanto es responsabilidad de los dos dar trazabilidad a los correos
que lleguen de acuerdo a los clientes asignados para cada uno, este correo es para
él envió de cotizaciones y demás tramites comerciales con los clientes; correo
contableycartera.grupotech@gmail.com este correo es para uso exclusiva de
facturación y evidencias, todas las facturas o información de cobro, deben ser
enviadas por este correo, reenviar cualquier correo que llegue que no sea de su
competencia a gruemcosas@gmail.com, o al área, e informar al área encargada,
debe validar cada día el correo electrónico y dar trazabilidad al mismo.
❖ Todo cliente que llegue por servicios y requiera suministros debe ser atendido por el
ejecutivo comercial, si el cliente llega por un suministro que no tiene existencia en
almacén, se dirige a almacén.
❖ Todo cliente que llegue a requerir nuestros servicios debe ser atendido por el
ejecutivo comercial, ya este mira que procedimiento seguir.
❖ Verificar que los vehículos con convenios empresariales estén previamente
agendado, si no es el caso solicitar la autorización de recibido de vehículo, ningún
vehículo puede ser recibido sin previa autorización
❖ Manejo de tablas de información(es de obligatorio cumplimiento la ubicación de las
órdenes en cada tabla de acuerdo al proceso en el que está el vh, esto para facilitar
el trabajo de las otras áreas).
- Al ingreso de un vehículo, usted lo recibe y realiza la respectiva entrega a
supervisor, la orden pasa a diagnóstico, el las ubica en el panorámico para que sea
diagnosticado, cuando él entrega diagnostico pasa a la tabla asignada a cada
ejecutivo con nombre por cotizar/autorizar, (en esta tabla solo deben permanecer
ordenes de vehículos que estén en patio) si se requiere cotización de almacén,
debe ser entregada a almacén, tabla con nombre almacén, almacén le debe pasar
los precios a cobrar al cliente, ejecutivo comercial debe cotizar al cliente y al ser
aprobada pasa de nuevo a tabla de almacén, al vehículo estar listo debe ubicarse la

5
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
 orden en tabla con nombre listos para entrega, la tabla de formatos se usa para
colocar el talonario de os, encuestas, formato repuestos vehículos nuevos, orden de
diagnóstico, también hay una tabla asignada para recibir vehículos.

- Al ser entregado el vehículo debe ubicar la orden en por facturar, por os, de
acuerdo al proceso con el cliente.
❖ Manejo de tableros
- Tablero agendamiento de vehículos: en este debe apuntar todos los agendamiento
-
- realizados por clientes así; fecha, hora, placa, y una especificación breve del
agendamiento, para agendamiento de empresas debe actualizar tablero 11:00 am y
05:00 pm, cuando agende un cliente particular debe actualizar la información de
manera inmediata.
- Tablero control de vehículos en patio: en este tablero se relaciona la información
desde que ingresa el vehículo hasta que es entregado al cliente, si el vehículo es
entregado con novedades y pendientes no puede ser borrado del tablero, cada que
cambie de proceso y sea de un proceso de su competencia, salir y actualizar.

Nota: los clientes se van asignando de acuerdo flota de vehículos e ingreso de los
mismos.
Proceso desde que ingresa un vehículo a Grupo Tech Automotriz hasta que
se entrega
❖ Ejecutivo comercial recibe el vehículo/ejecutivo comercial entrega el vehículo

❖ Al hacer el registro de la orden, se le debe agregar formato de diagnóstico, formato

para apuntar repuestos nuevos (este formato no se agrega a rentadoras o clientes
que se les realice cotización formal), y formato de encuesta de acuerdo al cliente.
❖ Recibimiento de cliente:
- Saludo, se indica el nombre y se da la bienvenida a grupo Tech

6
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
- Se

indaga sobre lo que requiere, si es cliente particular, de acuerdo a lo que indique se

decide si requiere o no prueba de ruta (se realiza prueba de ruta cuando ingrese
por daños mecánicos no especificados, la prueba de ruta se omite cuando el vh
ingresa por preventivo, de lo contrario se debe realizar prueba de ruta), si es una
empresa/rentadora, se valida agendamiento antes de recibir.
- Cuando el cliente ingrese por cambio de aceite, se indaga marca de aceite,
referencia y el km al que lleva el cambio de aceite, si no es la referencia adecuada
para el vehículo se le debe recomendar al cliente.
- Se diligencia la orden de servicio llenando todos los espacios, dejando claro objetos
dejados que no hacen parte del vh, motivo por el que ingresa; al llenar el motivo por

- el cual el vh ingresa, debe solicitar especificaciones al cliente sea

rentadora/particular, mucha claridad en el motivo de ingreso (se explica formato).
- (llenar formato de forma rápida, para no demorar el cliente). Tiempo estimado para
recibir vehículo, 5 a 7 minutos, tomar fotos del vehículos por cada costado, frente,
parte trasera, foto a la orden con tarjeta de propiedad y odómetro.
- Si el cliente es particular debe solicitar nombre completo, cedula, correo electrónico,
teléfono y dirección, si es empresarial solo nombre y teléfono.
- Preguntar al cliente si requiere factura electrónica (para solicitar datos), dejar
estipulado en la orden.
- Preguntar al cliente agilidad/día/tiempo en el que requiere que su vehículo sea
entregado.
- Colocar los implementos de protección al vehículo (bolsa en la silla, bolsa en el
timón, bolsa en la palanca de cambios).
- Si se requiere prueba de ruta (el cliente indica un sonido raro etc., se le dice al
cliente que espere para la prueba de ruta).
- Luego del recibido del vehículo con lo indicado anteriormente, entrega
inmediatamente el vehículo al supervisor, enumerando el motivo de ingreso, los
objetos dejados, agilidad del cliente y demás información importante (vehículo
recibido, vehículo que entrega inmediatamente al supervisor, este proceso antes de
continuar con otro recibido).
7
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
- El

supervisor debe asignar a cada vehículo canasta para agregar repuestos a

reemplazar, el cual debe marcar con placa y ubicarlo al lado del vehículo.
- El supervisor debe entregar el diagnostico en aproximadamente 2 horas,
dependiendo para lo que haya ingresado, por tanto ud debe estar pendiente e
indagando por el estado del mismo, en caso de que en este lapso de tiempo no sea
entregado el diagnóstico, debe escribir al cliente e indicarle que ya está en proceso
(estar en comunicación con el cliente cada 2 horas).
- En caso de que se requiera solicitar autorización para desmonte de piezas para una
mejor validación, el supervisor se comunica y valida (información técnica).
- El técnico hace entrega del diagnóstico, él debe validar que el motivo de ingreso del
vh este diagnosticado, validar piezas solicitadas, evidencias claras, hacer
recomendaciones.

- El supervisor le hace entrega del diagnóstico para lo cual debe validar que todo lo
que el cliente solicito este diagnosticado, hayan solicitado repuestos y claridad en el
diagnostico; adicional a ello debe validar con el supervisor si hay recomendaciones
Para el cliente, si hay mantenimientos que se deban realizar de manera inmediata o
posibles recomendaciones futuras, en caso de que si, debe sugerir al cliente;
adicional validar que la mano de obra estipulada sea lo que realmente se desmonto,
AL ENTREGAR EL DIAGNOSTICO EL SUPERVISOR MARCA EN EL TABLERO
DIAGNOSTICO.
- Si hay repuestos de los que no tenga claridad en los precios, debe pasar la orden al
almacenista y este validara precios y le pasara el precio a cobrar al cliente, debe
estar indagando al almacenista para que agilice precios, y estar informando al
cliente si hay un repuesto de difícil consecución.
- Para los clientes corporativos tener en cuenta las tablas de precio ya estipuladas
hasta que el sistema este actualizado.
- Cuando el sistema/software este actualizado debe validar los precios y de acuerdo
a ello cotizar al cliente (tener en cuenta entre el precio mínimo y medio para ofrecer
al cliente) es decir que el precio mínimo es lo mínimo en que se puede vender el
8
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
 repuesto, el precio máximo es para aquellos clientes que solicitan crédito o que
sabemos que se tardan para pagar una factura.
❖ Envió de cotizaciones
- Tiene aproximadamente una hora para él envió de cotización al cliente, luego de
entregado el diagnóstico.
- Cuando los vehículos son recurrentes en taller, antes de cotizar debe validar el
historial del vehículo, el historial se valida 15 mil km atrás o 6 meses, para
repuestos de desgaste normal no hay inconveniente en que se soliciten a los 5 mil
km, para bujes y demás debe haber trascurrido de 12 mil a 15 mil km, o en su
defecto justificar el daño de la pieza muy bien.
- Si no hay algún suministro en almacén de los que tenemos estipulado en listado de
precios no se cotiza, por temas de precio, debe solicitar al almacenista cotización
en el mercado y precio para validar si el margen da y se puede vender, y si este da
cotizar, de lo contrario no se cotiza.
- Toda cotización se debe enviar sobre e hilo del agendamiento, a excepción de
aquellos clientes que no se puede por su trámite.

- Clientes que requieren cotización formal: realizar cotización mediante el

software, dejando claro información del vehículo, diagnóstico, claridad en la
Ubicación de las piezas, lado, delantero o trasero, etc., precios, recomendaciones,
etc.
- A todas las Rentadoras se les debe enviar cotización formal, con sus respectivas
fotos de evidencia, debe revisar que cada cosa que cotiza tenga su evidencia clara.
Renting: a este cliente no se le informa cuando el vehículo ingresa, se ingresa al
software de ellos cuando tengamos listos los precios a cotizar y se carga
igualmente con las evidencias, con este cliente se debe cerrar la orden en un
tiempo de una hora luego de cotizado y se deben crear notas, se explica en práctica
proceso; CloudFleet: para el cliente blinsecurity se maneja esta plataforma, se
debe cargar mano de obra, suministros y fotos de lo requerido para el vehículo, el
cliente nos debe enviar orden con el autorizado para proceder o en su defecto debe
estar cerrada la orden. se explica en práctica proceso Contratos públicos: para los
9
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
 contratos públicos se debe consultar siempre al encargado para definir a que
entidad se le va enviando cotización y procedimiento a seguir, otros clientes; con
Otros clientes que por temas de agilidad no requieran cotización formal inmediata,
se les va enviando cotización por medio del whasapt, ellos deben ir autorizando, y
se va dejando apuntado en la orden inmediatamente el precio acordado con el
cliente, (Prosegur, honda maquinagro, particulares etc.), se realiza capacitación de
ello. Chilco: cliente que por su agilidad, se le envían precios a whasapt a medida
que se requieran, pero a la salida del vehículo debe quedar cotizado formalmente y
aprobado, adicional este cliente requiere que se cargue las rutinas a la plataforma
CloudFleet, este cliente maneja rutinas tipo m, l, o, al ser agendado por alguna de
ellas debe imprimirla y pasarla al supervisor, y a ser entrega validar que la
información este completa, se asigna carpeta para guardar cada cotización de
chilco en pdf, este se guarda con placa y ot Arintia: este cliente maneja una rutina
para el diagnóstico de cada vehículo, al ingreso de un vehículo debe entregarla al
supervisor.
- Se entrega tabla Excel con información de cotización a cliente.
- Clientes particulares que no requieren cotización formal: realizar cotización en
el formato de cotización clientes particulares, siendo claro en el repuesto a cotizar,
mano de obra con diagnóstico claro y precios, en observaciones se colocan las
notas y recomendaciones al cliente (ejemplo de ello si el cliente no aprobó algo, se
deja especificado que se indicó e cambio y/o recomendaciones.

- Al enviar cotización por correo electrónico/whasaap debe enviar junto a ella todas
las evidencias de los repuestos cotizados, dejando claro cada uno.
- Clientes particulares que requieren cotización formal: realizar cotización
mediante el software, dejando claro información del vehículo, diagnóstico, precios y
hacer el mismo proceso de rentadoras.
NOTA: Para cada cliente, el proceso es general, es decir la información que se
requiere trasmitir al cliente siempre va hacer la misma, se debe acoplar cada
cotización de acuerdo a ciertos mínimos procesos exigidos por el cliente. (Se
explica procesos)

10
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
- Al

cotizar subir al cliente un 4.0% adicional, cuando el cliente llegue a pagar se le

pregunta si el pago es en efectivo/datafono/sistecredito, si el cliente paga de
contado se le hace el descuento del porcentaje.
- Toda cotización a todo cliente corporativo, o que no sea particular debe quedar
debidamente por correo electrónico.
- Al enviar cotización por correo electrónico/whasapt debe enviar junto a ella todas
las evidencias de los repuestos cotizados, dejando claro cada uno(es obligatorio él
envió de evidencias). Tener en cuenta que todo trabajo debe ser aprobado por el
cliente. EN AMBOS CASOS MARCAR EN EL TABLERO COTIZACION.
- A la aprobación del cliente, debe indicar al almacenista y al supervisor lo que el
cliente aprobó, y estar pendiente de que le pasen repuestos con agilidad y
posterior instalación de repuestos. MARCAR EN EL TABLERO APROBACION.
- A la aprobación del servicio hacer tiquete de cambio de aceite y entregar a
supervisor
- Pasar la orden al supervisor para que este suministre los repuestos autorizados,
cuando este suministre los repuestos debe marcar en el tablero REPUESTOS...
- El supervisor se encarga de que el técnico asignado instale los repuestos
aprobados, debe marcar en el tablero INSTALACION REPUESTOS.
- Ejecutivo comercial debe estar en comunicación validando que se cumpla con los
tiempos programados para el cliente.
- En el lapso de tiempo de aprobación e instalación de repuestos debe validar el
whasaap de fotos y suministros nuevos con placa del vh y enviar evidencias de
repuestos nuevos al cliente (aplica para clientes que no requieren cotización formal
en el momento).

- En el periodo de tiempo de suministro de repuestos e instalación de los mismos,

usted debe estar en comunicación con almacén, almacén debe ingresar las
facturas, si es el caso de que se hayan comprado repuestos que no habían en
inventario, si los repuestos fueron suministrados de inventario en la orden debe
haber claridad del repuesto suministrado (código y/o referencia) si esto no está
claro debe informar al encargado.
11
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
- El

supervisor le hace entrega de la orden cuando ya el vehículo vaya estar listo, para
lo cual debe validar la orden, revisar que todo por lo que el vh ingreso haya sido
solucionado.
- Antes que el cliente llegue a recoger su vehículo debe facturar la orden de acuerdo
a lo aprobado por el cliente y suministrado, es decir que cuando el cliente llegue,
debe haber agilidad en la entrega.
❖ El supervisor técnico le hará entrega del vehículo, el cual deberá ser entregado así:
- El motivo por el que ingreso solucionado
- Vehículo totalmente armado
- Vehículo limpio (sin rastros de grasa)
- Entregar absolutamente todos los repuestos reemplazados
- Alguna recomendación para el cliente
- Entregar los pendientes
- Debe validar lo antes descrito, revisar los puntos enumerados anteriormente y dejar
el vehículo listo para entrega, MARCAR EN EL TABLERO, LISTO, y la orden de
servicio se coloca en la tabla de vehículos listos.
- Ejecutivo comercial se comunica con el cliente para indicar que el vehículo ya se
encuentra listo, si es una empresa debe informar al conductor y enviar información
inmediata al grupo asignado.
- Cuando el cliente llegue a recibir el vehículo, ejecutivo debe mostrar los repuestos
reemplazados, si se le han suministrado líquidos, y hayan sido cobrados completos
y no suministrado en su totalidad debe entregarlos al cliente.
- En caso de que el vehículo haya sido alineado debe entregar la hoja de alineación e
indicarle al cliente que lo pruebe y si tiene alguna inconsistencia tiene 15 días para
traer el vehículo y hacerle corrección de la alineación, así mismo hacer las
recomendaciones en caso de reparación de motor, cambio correas, etc. (se
entregan formatos de especificaciones técnicas y recomendaciones).

- El supervisor es la persona encargada de realizar la prueba de ruta a la entrega del

vehículo, cuando esta amerite.
12
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
-

Siempre se le debe entregar soporte al cliente de la relación de lo cobrado

- Indicar al cliente variedad de los servicios que ofrecemos para que en futuras
ocasiones nos tenga presente.
- Pasar al área de caja la orden de servicio y dirigir al cliente para que haga el
respectivo pago
- Cuando caja le indique que el cliente ya pago el servicio, hacer firmar la orden
- Retirar los implementos de protección
- Tomar fotos de salida
- Ejecutivo comercial es la persona que entrega el vehículo
- Apuntar los pendientes con el cliente para hacer respectivo seguimiento.
- Se entrega tabla con proceso de cómo cotizar a cada cliente.
- Nota: usted debe estar informado de todo lo que ocurra con el vehículo desde que
ingresa hasta que se entrega, si el cliente requiere información técnica, el
supervisor es el apoyo para esta información pero usted debe mediar toda
comunicación con el cliente.
- Nota: la placa del vehículo no se borra del tablero hasta que no quede totalmente
solucionada la falla, es decir que si algo por lo que ingreso queda pendiente de
repuestos, de esperar a que el cliente pruebe el vehículo, debe permanecer en
tablero y apuntar los pendientes al frente.
❖ Autorizaciones; con todos los clientes para poder proceder a dicho mantenimiento,
debe quedar la cotización debidamente autorizada por correo electrónico, en
excepción de los que ya se describieron que se maneja por whasapt para agilizar y
aquellos que manejan plataforma y se descarga la orden.
❖ Mantener implementos de protección para los vehículos en orden y listos para su
uso; bolsa para la silla, timón y palanca; debe informar cuando estos implementos
este por agotarse, informar un mes antes ya que se deben enviar a fabricación, las
bolsas de sillas son reutilizables por tanto debe conservarlas.
❖ Se debe usar la bolsa en las sillas para todo nuestro personal que suba al vehículo,
independientemente que la persona se perciba limpia.
❖ Dejar claridad cuando un servicio es realizado por un prestador de servicio externo,
colocar SERVICIO EXTERNO.

13
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
❖ En la cotización dejar claro si el repuesto es de lado izquierdo/derecho/inferior, si es
un bombillo, fusible o algo eléctrico solicitar al encargado de patio que nos informe
de donde es, este, diagnóstico con especificación de los daños en el vehículo, así
como placa de vehículo, tipo, modelo y kilometraje, claridad en lo que se está
cotizando.
❖ Los vehículos particulares que no lleguen en el tiempo acordado, comunicarse una
hora después para indagar porque no asistió a la cita, a los clientes corporativos
debe enviar un correo a la brindadora o empresa, informando que el vehículo no
llego; a los que tengamos teléfono del conductor comunicarnos y preguntar.
❖ Los clientes que son corporativos debe crear un grupo de whasapt en el cual se
ingresan los números de teléfono del personal de gta., y empresa cliente, mediante
este grupo debe realizar toda la comunicación.
❖ Envió de informe de llantas: cuando un cliente formal solicite formato de
diagnóstico de llantas este se debe llenar de acuerdo a formato entregado.
❖ Facturación:
- La orden de servicio de clientes con pago de contado debe quedar liquidada y
facturada antes de la entrega del vehículo, la persona de caja le recibe con la orden
y numero de factura.
- Facturación pos: se usa para el cliente particular/cliente que no requiere factura
electrónica por tanto al ingresar al módulo de inventario debe escoger la opción FV-
4 Facturación Pos, allí factura con el nombre del cliente, facturar todos los
suministros los cuales deben halarse con el código relacionado por el almacenista o
la referencia exacta, (si esta información no aparece en el sistema reportar al
encargado), la mano de obra cobradas al cliente, debe quedar facturada por el
siguiente código 4286, el nombre de este ítem no se modifica, se debe dejar en el
comentario de la factura la información de la mano de obra
- Para clientes como Golden sas y otros que no requieren factura en m.o debe enviar
informe de particulares y hacer el pos respectivo, haciendo el mismo proceso de
facturación pos.

14
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
-

Facturación electrónica: se usa para clientes que la requieren, para ello ingresa al
módulo de inventario, y escoge la opción FV-3 facturación electrónica, y facturar
todos los productos y mano de obra dejando claro la descripción del mismo, en
cada ítem debe agregar comentario para ser más específico ya que el sistema en
cada ítem no permite escribir demasiado.

- En la parte inferior del sistema dice comentario, allí debe registrar lo siguiente;
placa, tipo vehículo, modelo, kilometraje, No. orden de taller, fecha ingreso, fecha
de salida, técnico que realizo el servicio, y lo adicional que solicite cada cliente.
- Al facturar tener en cuenta; si la venta es para pago por datafono, debe colocar la
venta a crédito, si la venta es por nequi, se coloca a Bancolombia, si la venta es
por transferencia debe colocar la venta al banco que se realizó la transferencia, y si
el pago es en efectivo colocarla de contado.
- De toda venta debe pasar la orden al cajero, el válida y devuelve la orden con un
sello de pagado, con el cual procede a entregar el vehículo.
- Se entrega tabla en Excel de especificaciones de facturación con cada cliente.
- Estar pendiente del correo, facturas radicadas a cada empresa, para validar si han
devuelto alguna factura y dar solución.
- En la facturación dejar claro lo mismo de la cotización, si es de algún lado, superior
o inferior, es decir mucha claridad de la parte de donde es el repuesto, el mismo
procedimiento con los bombillos, relay, elevadores.
- Al realizar alguna devolución de factura, esta devolución se archivan encima de la
factura devuelta, al hacer este proceso se debe buscar la orden de servicio y
cambiar el número de la factura apuntada
- Tiempo para facturar cada servicio: Blinsecurity: debe facturar máximo al
segundo día de generada la aprobación, clientes que generen orden de compra al
envió de la cotización, debe enviar factura inmediatamente, gmw: envía orden de
compra a los tres días de la aprobación, inversiones glp: envía orden de compra a
los 15 días, Prosegur: envía orden de compra a los 20 días, Arintia: envía orden de
compra de manera inmediata, en todo caso debe gestionar las ordenes y dar
cumplimiento con cada cliente, facturar de manera inmediata.

15
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
-
Tener
en
cuenta las fechas de cierre de cada empresa, y el proceso con cada empresa y
aplicarlo.
- Fechas de cierre de facturación, las fechas de cierre de facturación rentadoras el 25
de cada mes y con Prosegur generalmente son el 22 o 23 de cada mes, siempre se
valida con ellos y se les consulta, ya que después de estas fechas la facturación
queda para el siguiente mes, se entrega tabla de ellos igual debe estar consultando
con el encargado de cada empresa.

- Enviar las facturas, se debe realizar el proceso desde el correo de contable y

cartera, colocar en el asunto FE-Numero de factura y placa del vehículo, adicional
adjuntar todas las fotos de los repuestos nuevos, (validar que todo tenga evidencia),
al facturar y quedar todo enviado al correo pertinente se debe sacar la orden para
archivo, se entrega archivo con especificaciones de cada empresa.
- La responsabilidad con su función va hasta que la factura quede radicada y sin
ningún documento pendiente, de ahí se le informa a contable para que haga gestión
de cobro, esto para todos los clientes y/o los que apliquen como contratos públicos
o con entidades del estado, este cumplimiento se da verificando el contrato o
comunicándose con el encargado haber que se requiere para dejar factura lista.
Nota: Todos los servicios deben quedar facturados el día sábado de cada semana
❖ Archivo: Todas las ordenes deben quedar archivadas inmediatamente se facture y
al día, es decir orden facturada orden archivada; el archivo se maneja de Numero
mayor a menor, es decir las Os con fechas más viejas van en la parte de abajo de
la azt y así sucesivamente, debe validar que los números cumplan los consecutivos
y si alguno faltara validar y hacer un seguimiento cada 15 días, apuntando en una
hoja dentro de la misma azt los números de os que faltan y donde están, Archivo
de facturas; las facturas electrónicas se archivan en orden de mayor a menor,
igualmente deben quedar archivadas en cuanto se facturen, no debe faltan ni un
consecutivo. Alineación; se archivan por 2 meses y se sacan para reciclable.

16
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
❖

Informes, pasar informes de ventas y facturación, pasar informe diario de vehículos

según archivo de Excel entregado, en este mismo informe debe relacionar
vehículos que han ingresado por garantía y especificar la trazabilidad, enviar
pantallazo claro de informe al finalizar el día, al cierre del mes se debe crear un
archivo con el mes.
❖ Contratos públicos
- Al saber de un contrato público, validar el ítem, dejando claro si las compras se
ingresan por Ce o inventario para dar instrucciones al almacenista.
- Tener en cuenta no sobrepasar el presupuesto del contrato, ya que la entidad no
paga un valor más de lo que diga el contrato.
- Hacer informe final y de recibido al finalizar contrato.
- No facturar ítem repetidos y que el vh no contenga

- Tener en cuenta que lo que no esté dentro del contrato se debe cotizar para
autorización y aquí subir un precio considerable para recuperar dinero de los
productos del contrato que no estén en buen precio.
- Al facturar se hace tal cual como esta en el contrato con nombres y precios; y
validar si están a supervisados por Olimpa/siff nación; para aquellas empresas
que requieran facturación por medio de esta plataforma, se debe adicionar a la
factura la información siff, y en la creación del tercer colocar el correo autorizado
por siff,
- Hacer carpeta por entidad y por placa con lo real que se hizo a cada vehículo,
guardando cotizaciones con lo real, así; Cot 2010 ozd369 fe 1512, la factura a la
que pertenece esa cotización, adicional guardar en cada carpeta las fotos de
repuestos viejos y nuevos.
- Enviar la cotización real de lo que se realizó al supervisor al correo, dejando
claro en el mensaje que esto es lo que se realizó para validación.
❖ Actualizar información enviada por clientes en cada tabla Excel, Word, o carpeta
asignada, todo archivo debe ser creado dentro de la carpeta asignada.

17
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
 ❖
Velar
por mantener orden y aseo en el puesto de trabajo puesto que el primer contacto
del cliente es con usted.
❖ Cumplir el siguiente manual, ya que cualquiera falla en estos procedimientos es su
responsabilidad.
❖ Cumplir con el reglamente interno de trabajo el cual es público en las instalaciones
de la empresa.

6. INDICADORES DE LOGRO
 Números de vehículos recibidos durante el día, cotizados y facturados, en promedio
si recibe 10 vehículos al día, 7 de los mismos deben quedar cotizados y todos los
clientes con la información de procesos.
 Numero de facturas realizadas vs no de ordenes por facturar
 Número de clientes satisfechos
 Incremento en las ventas

Se firma, el día 02 de Mayo del año 2023

COLABORADOR

18
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá
LEIDY
DANIELA LOPEZ ACOSTA

EMPLEADOR

LUZ ANDREA PRADA SAMBONI

19
Dirección: Calle 13 No. 16.86 Barrio La Vega
Teléfonos: 311 5483922 – 313 4267325
Correo Electrónico: grupotechautomotriz@gmail.com
Florencia-Caquetá