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COMUNICACIONES URGENTES

COMUNICACIONES URGENTES

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COMUNICACIONES URGENTES Medios propios de la empresa.

-El Fax: Se utiliza para enviar y recibir documentos a través de impulsos eléctricos, se utiliza una línea telefónica. En la empresa es conveniente tener una un línea específica para el fax. Las funciones son: 1º) Envío de doc. , 2º) Memoria para un determinado num. de pagina, 3º)Proclamación de la transmisión a una hora fijada lo que supone una disminución de coste si se hace en horas con tarifas reducida, también hay que tener en cuenta la diferencia horaria de los países de destino, 4º) Llamada a distancia, que se utiliza cuando quiere utilizar el mismo doc. a varios destinatarios, y en lugar de pagar la empresa, cada destinatario paga lo suyo. 5º) Marcación automática que permite memorizar marcaciones abreviadas en grupo codificada, 6º) La función anticurveo cuando el papel va pasando a través de una cinta circular, 7º) Permite confirmación de la llegada, que es justificante emitido por el propio fax informando de que la transmisión se ha efectuado adecuadamente, 8º) Función dual (función de recibir e enviar información. -El E-mail: Ventaja: económico, rapidez y claro, más calidad en la nitidez, enviar información a varios destinatario a la vez, se puede enviar a cualquier hora, la gama de información de enviada y recibida es mayor que los demás medio, no necesita soporte físico como el papel, el fácil manejo. -El Internet: Permite enviar y recibir información entre las mismas empresas en diferentes localidades a través de la red. -El Telex: Se realiza a través de correos, y para ello la empresa tiene que estar abonada a este sistema y necesita la instalación de un Terminal.  Medios externos de la empresa. Pueden ser privados o públicos. ·Privados: Son las empresas de mensajería o paquetería que efectúan sus entregas en función del ámbito geográfico, pueden prestar servicios nacionales o internacionales. Nacionales; la entrega se efectúa el mismo día, no tiene limite de horas en las entregas y permite además trasporte térmicos. Internacionales; se pueden utilizar aéreos o terrestre, el aéreo se utiliza para todos los países y el terrestre para países europeos. Para éste último hay que tener en cuenta las normas fiscales del país y la formalidades de aduanas y la composición permitida de los productos en los diferentes países del destino. ·Públicos: Se utiliza para enviar doc. correspondencia o mercancías si una empresa efectua envíos periódicamente puede tener la posibilidad de que la recogida se haga en el domicilio y la facturación sea mensual. Las tarifas aplicada estará en función del destino y del tamaño o peso. -Postal Express sobre prepagado: Con éste tipo de comunicación solamente se puede enviar doc. se entrega a domicilio y con la firma del destinatario. -Carta certificada o urgente: Permite enviar tanto doc. como mercancías con un máximo de 2 kg. En la carta urgente no es necesario la firma del destinatario, en la certificada sí, ambas pueden ser Nacionales o Internacionales. -La Valija: Permite enviar doc. y mercancías con entrega urgentes en horarios fijos, Para ello es necesario contratar este servicio. Una empresa adaptará la forma de enviar y recibir correspondencia que valla más acorde con sus necesidades. Este servicio permite el transporte de hasta 20 kg con un servicio diario de ida y vuelta. El cliente puede aportar la bolsa o valija para el transporte siempre que tenga cremallera facilitando correos precinto de seguridad y dando su aprobación. ·Servicios telegráficos: -El telegrama: Comunicación breve que se encarece cuanto más palabras tengan, es de ámbito Nacional e Internacional y se puede contratar personalmente o por tlf. No se saluda ni se despida. -Fáx: Enviar documentación. -Burofax: Supone la entrega del doc. en mano, previa firma del destinatario, es de ámbito nacional e internacional. Este servicio tiene varias prestaciones:

se necesita un tlf cerca y está en desuso por la utilización del mvl. Tienen un dispositivo que se acciona con el pie y permite pasar. Aviso del servicio. el día y la hora y asegurarnos de que coge bien los datos. 6º) Vocalización perfecta. el tono. -Dictáfonos: sirve para transcribir los dictados personales de forma cómoda y ágil.-Acuse de recibo. 4º) Asegurarnos de que si no está. habrá que terminar con la conversación lo ante posibles. 10º) Omitir palabras como vale. lo que permite la comunicación con el exterior y dentro de la empresa. 8º) Despedirnos amablemente. 5º) Si el asunto es más importante es conveniente que nosotros volvamos a llamar solicitando día y hora en el que se puede contactar directamente con la persona. amabilidad y de la empresa también. dejar el mensaje con todos los datos necesarios para que nos devuelvan la llamada. 2º) El saludo e identificar la empresa y así mismo. el tono será cordial o amable y con un volumen intermedio. 3º) Decir el motivo por la que se llama. automáticas. no permite trasmitir mensajes. etc. 4º) Identificar a la persona con la que se habla. La centralita pueden ser digitales. ni fumar cuando se habla. Habilidades para actuar de filtro: . 9º) Hay que esperar que cuelguen la persona que llama. ·Equipos complementarios: -Magnetófonos o grabadoras. Telefonía en España · Medios y equipos utilizados en telefonía: -Equipos individuales en telefonía fija -Centralistas: suponen la utilización de varias líneas con un mismo número de tlf. análogas -Telefonía móvil. parar. 3º) Dejar la mano libre para escribir. quedando las manos libres. 8º) No comer. C. es decir. eficacia. la manera de contestar. -Interfono -Buscapersonas: Inconvenientes. 7º) Si entra una persona en el momento que se está hablando por tlf. ·Normas para contestar a una llamada telefónica: 1º) No demorar demasiado la llamada. venga… ·Normas para hacer una llamada: 1º) Saludo e identificar la empresa y así mismo. La voz permite conocer aspecto de la persona y educación. donde más se utiliza son en empresa de grande superficie para localizar la persona dentro de ella. 6º) Disculparse si hay que abandonar el tlf. utilizar palabras correctas. retroceder etc. 7º) Anotar todos los detalles de la conversación. El éxito de la comunicación dependerá de la voz y de la entonación. ·Normas para una buena comunicación telefónica: Dada la importancia que el tlf no tiene en la empresa es fundamental hacer un buen uso de él. 2º) Identificar la persona con la que queremos hablar. 5º) Atender a lo que se dice. -Copia cerificada.

Es una estrategia más del marketing y puede resultar más eficaz que los anuncios televisivos. 3º) Comprobar si es con el jefe con que quiere hablar o con otras personas de la empresa. Ventajas e incovenientes: Ventaja: Manetener un contacto directo vendedor-comprador. 10º) Procurar tener preparada las posibles respuesta sobre el historial profesional y académico. 2º) Captación de clientes potenciales. 4º) Una vez identificado y ante la duda de pasarlo o no. los impreso o folletos. concertar entrevista y hacemos un seguimiento después de entregar los doc. no le quitaremos importancia al problema. tenemos que dejar en espera a la persona y comprobamos si puede ser atendido o no. 5º) Intentar salvar los filtros si las hay. Mayor coste que los anuncios impresos. Habilidades para responder a quejas por telefono: Es normal que por tlf llegue a la empresa quejas de proveedores. Supone menor coste que las visitas personales. Informar sobre las promociones de forma más rápida. 9º) Tele tienda. 4º) Concisión a la hora de exponer las ideas. sin caer en una excesiva lentitud. Las normas a seguir antes y durante el contaco telefonico. Perfil de las personas que quieren trabajar en el telemarketing: . 5º) Gestionar los cobros. 8º) Emplear una voz firme y segura pero cortés. 3º) Ventas telefónicas. 5º) Utilizar el tono y voz adecuada. Inconventientes: No hay una información visual. Encontrar clientes potenciales de forma más rápida. Aplicaciones del telemarketing: 1º) Encuesta telefónicas que permiten hacer un estudio del mercado y conocer la opinión de un colectivo. dejaremos que la persona explique la situación e intentar darle una solución. son las siguientes: 1º) Informarse sobre la empresa. Presenta desconfianza por parte de los clientes o persona que llaman. 2º) Comprobar que relación tiene con la empresa. 8º) Voto por tlf. Aumentar el trato con los clientes. emitir quejas o hacer reclamaciones. 3º) Exponer las ideas de forma ordenada. 7º) Utilizar una voz calmada y pausada. Posibilidades de llegar a un numero inferior de clientes en comparación con otros medios de comunicación en masa. 6º) Llamar en el momento adecuado. Telemarketing: Es el uso planificado y sistemático del tlf para promocionar e introducir los productos en el mercado. 4º) La recuperación de clientes perdidos o seguimiento de los efectivos. 2º) Preparar lo que se va a decir. 3º) Conocer si es posible nombre y cargo de la persona a la que se llama o con la que se habla. 6º) No llamar en horas punta ni en horas de salida. Habilidades para hacer un telemarketing: 1º) Escucha activa. o currículo. 7º) Servicio de atención al cliente para comprobar la ecepción de pedidos. Ante esta situación debemos: 1º) Averiguar si la persona que llama o viene es conocida para el jefe. 4º) Saludad y hacer una presentación breve. 6º) Informar sobre la promoción del producto. 2º) Mostar empatía. los e-mail. clientes y será el secretario que se enfrente a ella. 5º) En el caso de que no pueda ser atendido tendremos que inventar excusas que disculpe la situación.Consite en no pasar todas las llamadas o visitas directamente al jefe ante la duda de si puede o no ser atendido/a. 7º) Hacer las preguntas adecuadas para obtener la información que se desea. 9º) Ser claro y breve a la hora de exponer el motivo de la llamada. nosotros intentaremos suavizar el tono. Aclarar las dudas que se planteen sobre el producto. para ello se tendrá en cuenta: 1º) Si la persona que llama utiliza un tono agresivo. Habilidades para buscar un empleo por telefono: El tlf permite descubrir empleo.

. 4º) Demostrar excelente trato con los clientes.1º) Una formación cultural base. 2º) Capacidad de comunicación. 6º) Manejo de informáticos. 5º) Facilidad de aprendizaje. 3º) Autocontrol.

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