FUNCIONES DE LA RECEPCIONISTA

 Atención del conmutador: Recibo, atención y direccionamiento de

llamadas

 (para colocar el teléfono en modo DIA se presiona la tecla SP-PHONE y se

marca 781# y para colocarlo en modo NOCHE se presiona la tecla SP-
PHONE y se marca 782#)
 (para tomar la llamada de otro teléfono se levanta la bocina y se presiona
#40)
 (para transferir la llamada se presiona la tecla de TRANSFER y se marca la
extensión)
 (Cuando se presente alguna falla en las líneas de teléfono de debe reportar
a MOVISTAR el numero esta en la agenda telefónica de poly o informar al
señor RODOLFO ROMERO que es el ing de sistema)

 Recibo, atención y direccionamiento de clientes y visitantes.

 Se informa a la señora luz marina, para que les ofrezca algo de tomar.
 Si es un proveedor se marca a la extensión de compras (34) y se informa
para que ellos den la autorización de si la persona puede pasar a su
cubículo o no)

 Recibo y direccionamiento de correspondencia

 Se reciben todas las facturas provenientes de los proveedores, se verifica la

fecha y el nombre del cliente que corresponda a nuestra empresa, se sella
y firma con la fecha actual y luego se entrega al área de compras donde
deben firmar la planilla de entrega de documentos.
 En caso de los paquetes se abren TODOS, se revisan que documentación
contiene y se entrega al área correspondiente también deben firmar la
planilla de entrega.
 Todo documento, paquete o correspondencia que llegue debe ser revisada
y firmada en la planilla de entrega para tener la constancia de que
realmente se entregó.
 Todos los documentos que se firmen en la planilla son transcritos a Excel
en el formato guardado en DATOS.

 Control y suministro de papelería.

 En la base de datos se encuentra el control de entrega de papelería, donde

se registra diariamente todos los artículos que se entregan y se controla el
inventario, solo se entregan artículos siempre y cuando entreguen uno
 vacío para la reposición, a los que ingresan nuevos, se les entrega un
cuaderno y lapicero.
 El pedido de papelería se realiza cada mes, se revisa el inventario y se pide
lo que haga falta, en caso de que algún área necesite pedir un articulo fuera
de lo que esta en el inventario esta deberá pasar un correo que debe ser
autorizado por la JEFE ADMINISTRATIVA, se hace un listado con los
artículos a pedir y se entregan para que sean autorizados luego se hace la
requisición y se pasa a compras.
 Con el control de entregas de papelería y verifican cuantas resmas se
entregaron al mes y se pasa esa información al archivo de control de
resmas, el cual se envía mensualmente a la INGENIERA AMBIENTAL.

 Control y suministro de elementos de aseo

 La señora de servicios generales pasa a recepción un listado que debe ser

aprobado por la JEFE ADMINISTRATIVA después se hace la requisición y
se entrega al área de compras.

 Control diligencias del mensajero

 Se pregunta a todas las áreas que diligencias tienen que mandar hacer al
mensajero se anotan en la planilla, todo esto el día anterior para que al día
siguiente ya tenga la programación y el mensajero salga de la empresa a
más tardar 7:30am.

 Control de documentación de vehículos

 Se revisa cada 6 meses la documentación de los vehículos para ver su

vigencia y cuando estén próximas a vencer se manda un correo informando
a LISSETH REYES para que ella diligencie la nueva documentación.

 Control aseo y pago de servicios públicos del apartamento y

Polyuprotec.

 Se lleva un control de las fechas de envíos de las facturas, no se puede

dejar caer ningún servicio público, todos los usuarios y contraseñas de las
plataformas están registrados en DATOS, la factura de TRIPLE A del
apartamento se debe mandar a recoger los días 14, 15 o 16 de cada mes
por el mensajero, se escanean todos los recibos y son enviados a la señora
DIANA BLANDON.
 Para enviar a hacer el aseo al apartamento se contrata a la señora MARIA
TERESA cuyo numero esta registrado en la agenda de poly, se le entregan
las llaves y ella debe devolverlas una ves termine de hacer el aseo.

 Control de horas extras

 Todos los lunes se imprime y entrega al personal de logística la planilla

para que ellos llenen sus horas extras de la semana así mismo ellos deben
entregar sus planillas ya llenas de la semana anterior.
 Pasar el reporte de horas extras a MAURICIO RODRIGUEZ todos los 15 y
30 de cada mes, se pasa el área de logística, almacén y administrativo.
 Los administrativos llenan sus horas extras en una planilla que debe ser
firmada y autorizada por la JEFE ADMINISTRATIVA, y se archivan en
recepción.

 Conformidad de servicios y requisición de compras

 Recepción se encarga de recibir y archivar todas las remisiones del hielo,

agua, panela, almuerzos y gasolina, cuando el proveedor trae la cuenta de
cobro o factura se deben relacionar todas esas remisiones y verificar que
las cantidades y precios concuerden, luego de eso se procede a realizar la
conformidad de servicio.
 Cuando se necesita comprar algún tipo de articulo en el área admirativa la
recepcionista se encarga de pasar la requisición de compras, tener en
cuenta que se debe llevar un control con el consecutivo.

 Almuerzos gerencia y visitantes

 Todos los días al correo electrónico llega en menú gourmet el cual se

ofrece a los gerentes, se hace el pedido antes de las 9:30 am porque el
restaurante se queda sin menú, cuando no ha llegado el menú al correo se
llama al restaurante y se pregunta, luego se transcribe se imprime y se
presenta al gerente o a los visitantes.

 Seguimiento Rodolfo romero

 Todos los martes el ingeniero de sistema Rodolfo romero viene a la

empresa a realizar distintas tareas.

 Control de envío de correspondencia.

 Recepción se encarga de recibir antes de 3:30pm los paquetes que van a
ser enviados por ENVIA COLVANES, se les genera la guía en la plataforma
y se relacionan en la planilla todos los paquetes a enviar.
 LOS DOCUMENTOS DE CARTERA, SE RELACIONAN UNO A UNO EN
LA PLANILLA.
 Cuando son paquetes grandes o pesados se debe realizar una orden de
servicio en la plataforma para que el camión pase a recoger la mercancía
aquí en la empresa.

 Control de pedido de meriendas

 Cuando se vaya a realizar algún tipo de capacitación la recepcionista debe

recibir un coreo un día antes del evento donde se le informe las cantidades
a pedir, este correo debe ser aprobado por la jefa administrativa una vez
aprobabas se llama a la panadería solo ricura y se encargan las cantidades,
esto lo pagan en efectivo por caja menor una vez traigan las meriendas a la
empresa.
 Se debe llevar el control de las meriendas compradas y entregadas en el
formato que está en DATOS

 Otras funciones

 Apagar los aires acondicionado antes de irse.

 Ayudar a despacho con los certificados de calidad
 Prender y configurar el Clary-Icom
 Imprimir y mantener los formatos de permiso disponibles para los
trabajadores
 Sacar copias, escáneres e impresiones del área de gerencia y de la jefe
administrativa
 Recoger 1000 pesos de colaboración para el almuerzo de las personas que
cumplen años o terminan sus prácticas. (llevar el control de lo recibido en el
formato que está en DATOS).
 Pedir los botellones con agua a Postobón cuando la señora Luz marina
avise que se acabaron, preguntar si hay dinero en caja menor.
 Imprimir las hojas membretes.
 Tener control de los tapabocas y de los tapa-oídos para las visitas.
 Recoger las grapas de los puestos de trabajo y entregar a Daniela para
disponer, junto con los demás artículos de oficina que estén dañados.