PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE MERCADERIAS - FESA

1.-Solicitud del servicio

Todo servicio  debe ser autorizado y coordinado por el área de SGT (Ferreyros Lima-Lima)
José Cama / José Costa / Miguel Barrena /  Paula Mejía, mediante un correo; el Usuario en
Site Minero al solicitar el servicio debe hacerlo mediante correo, único medio de
requerimiento, y debe dirigirlo a las personas antes mencionadas, quienes autorizan el
despacho y a su vez son quienes validan las cotizaciones por lo servicios fuera de tarifario.

2.-Servicios de transferencia o repuestos 

- Expreso: Todo servicio Expreso de transferencia, entre site mineros, debe de

contener un numero de RQ y correo de autorización SGT asimismo la Cotización
correspondiente.  (*)

- Normales: Los servicios Normales, entre site mineros,  NO necesitan RQ  pero

deben tener autorización SGT.

- Servicios de transferencia: Los servicios de transferencia hacia AQP / LIMA  deben

de tener, obligatoriamente, autorización SGT (Ferreyros Lima).

3.-Servicios por Despachos de Componentes

Para proceder con el despacho de Componentes se debe tener previamente, y de manera

obligatoria, el número de RQ y correo de autorización SGT (Ferreyros Lima).  (**)

(**) El correo de coordinación y aprobación SGT será enviado vía Whats App o correo, el
cual debe contener la autorización para el recojo de la mercadería.

4-Stand By

Para poder realizar cobros por concepto Stand by se debe informar las razones y motivos
del mismo, y de manera detallada, a nuestra área de seguimiento para la comunicación y
aceptación de SGT (Ferreyros Lima).

Por todo lo anteriormente señalado se debe resaltar que las

UNICAS personas que autorizan el recojo o carguío para
transporte mediante Whats App o correo son:
Señorita Allison Erquinigo
allison.erquinigo@transporteshagemsa.com
Señorita Alba Alejandra Vidal Bautista
 seguimiento@transporteshagemsa.com

Asimismo se deberá mantener en copia por todos los correos de coordinación y

seguimiento, hasta la culminación de los servicios y entrega de la mercadería, los
siguientes destinatarios:

facturacionaqp@transporteshagemsa.com
facturacionlima@transporteshagemsa.com
ferreyros.hagemsa@transporteshagemsa.com

5.- Retorno de guías o conformidad selladas

Como se puede observar en los comunicados emitidos por nuestro cliente, los
cuales se acompañan al presente, el incumplimiento de los requisitos fijados y la
facturación fuera de los plazos establecidos nos ocasionará un perjuicio
económico, que incluye desde el no reconocimiento del total del servicio hasta la
disminución en el importe de los mismos por el porcentaje de penalización
determinado. Por lo tanto ponemos en conocimiento de todos ustedes lo
siguientes puntos a seguir de manera obligatoria:

a. Con la finalidad de mejorar el control de la devolución de las guías de

remisión los Supervisores o encargados de entregar la carga deben
informar al área de Seguimiento si entregan la carga y queda pendiente la
devolución de la guía por parte del cliente.
b. El área de Seguimiento continuará informando al cliente como " Pendiente
devolución de guía por parte del cliente ", agregando para ello una columna
en el reporte, indicando la fecha exacta de la devolución de las guías.
c. El seguimiento se cierra cuando el cliente devuelve las guías.
d. El retorno de las conformidades selladas no debe de exceder las 48 horas
contadas desde el término o culminación del servicio; en caso se tuviese
algún inconveniente con el personal de Ferreyros en site, deberá ser
comunicado por correo a las personas mencionadas y se deberá poner en
la Guía de transportista, específicamente en el campo observaciones, la
fecha en la que se reciba dicha guía, para poder sustentar ante el cliente
SGT las razones de la demora en la entrega por parte de su personal.

Atentamente.

Transportes Hagemsa S.A.C.

………………………………………..
CPCC José A. Flores Zúñiga RECIBIDO
Jefe de Contabilidad
Nombre: ……………………………..

Cargo : ……………………………..
 Fecha :
……………………………..

ANTECEDENTES
COMUNICADOS DE LOS PROCEDIMIENTOS EMITIDOS POR FERREYROS S.A.
Estimados señores:
 
Hemos detectado algunas observaciones en las facturas que nos envían, por lo tanto a partir de la
fecha no se recibirá ninguna factura que no tenga Orden de Compra y la HES
 
 
- Los servicios con requisición deben de tener ORDEN DE COMPRA (la cual es solicitada por el
USUARIO (FESA) y emitida por la SGT ) y la HES (Hoja de Entrada de Servicio) (generada por
usuario)
 
- Los servicios sin requisición deberán indicar el N° de Cuenta, Store y Centro de Costo
 
Hay implementaciones que se tomarán de manera temporal, hasta que se tenga la  definitiva en las
siguientes semanas.
 
1. Las TRANSFERENCIAS de repuestos entre sucursales, CDR y proyectos mineros no
necesitarán que se genere RQ, por el momento y hasta nuevo aviso, que indicaremos la mejora
que estamos estudiando implementar.
 
2. Para el caso de transferencia / traslado de componentes, entre sucursales, almacenes y
proyectos mineros si se deberá generar la RQ correspondiente.
 
3. Para el caso de envío documentario vía courrier, no es necesario emitir RQ. Si es necesario que
se asigne a la cuenta correcta de envío documentario. (631205)
 
4. Para el caso de los envíos de repuestos a través del servicio courier, SI es necesaria la emisión
de la RQ.
 
5. Para el usuario, la HES se generará con la referencia de las GR's.  Apenas se genere la HES se
debe solicitar que el proveedor genere la factura y envié al área administrativa de Transporte.
 
Si hay alguna consulta o duda adicional, favor enviarnos un correo o comunicarse vía telefónica.
 
Se les reitera que toda factura que no cumpla con lo indicado en el presente correo electrónico,
será devuelta de manera inmediata al proveedor para que regularice las observaciones y vuelva a
presentar la factura dentro del mismo mes tomando en cuenta las fechas indicadas en el
cronograma comunicado por la Jefatura Administrativa de la SGT.  
 
Esto regirá a partir del 
01 Junio
--
 Gracias
NORMA SALDANA MERCADO  | FERREYROS
Jefe Administrativo de Transportes | Sub-Gerencia de Transportes   
    
Av. Argentina 5799, Carmen de La Legua - Callao, Lima
Tel (511) 626-4951  | Móvil  (51) 999-280-814 | RPM #614917