ACTA REUNION

PANAMERICANA – CARRY EXPRESS.

Bogotá 05 de Enero de 2022.

Lugar: Reunión virtual vía Teams.

Fecha y Hora: 28 de Diciembre de 2021, 09 am - 10 am.
Asistentes:
1. Carry Express: Sra. Inés Acero.

Sra. Jennifer Camargo

2. Panamericana: Sra. Milena ladino

(Administradores UP Hayuelos, Calle 72, Metrópolis y calle 100)

Programación:

1. Observación y/o Novedades operación por parte de Panamericana y Carry Express.

2. Protocolos de enrutamiento.

Se concluye cada punto con su plan de mejora.

Se da inicio a la reunión donde se expone cada uno de los puntos programados y se llega a
las siguientes conclusiones y compromisos:

1. Observación y/o Novedades operación por parte de Panamericana y Carry Express:

 Rotación de personal:
Carry Express informa los causales de la rotación y queda el compromiso de que cada
punto contara con dos motorizados. (Revisando siempre y cuando la productividad en
la operación).

 Volumen y peso de mercancía:

Se recibe información por parte de los administradores de los pedidos grandes los
cuales no son aptos para manejar en moto. Se le propone a Panamericana volver a
contratar la móvil 3 veces por semana o más días si es necesario con el fin de evacuar
pedidos de peso y volumen y la fidelidad del conductor evitando rotación.
  Zonas de cobertura:
Se concluye que el plan de acción que se maneja actual está mostrando zonas muy
extensas en coberturas por lo cual se realizara apertura de la UP 101 a partir del día 11
de Enero y así lograr la efectividad de tiempos y entregas.
Se realizara un seguimiento con las otras UP para contemplar la apertura de puntos en
caso que fuera necesario garantizando la productividad en cada uno de ellos.

 Mapas de cobertura:
Se realizara el cambio del mapa de cobertura con el fin de ser compartido en cada
tienda y en el Call Center y así lograr la ubicación correcta de cada domicilio (Está
sujeto a revisión y aceptación de Panamericana).

 Capacitación del personal:

Carry Express y panamericana capacitaran al personal nuevo con el manejo de la
operación y punto de venta con el fin de optimizar tiempos logísticos en la operación.

2. Protocolos de enrutamiento:

 En voz me mejora se manifiestan cada uno de los Administradores y carry Express

revisando el proceso de enrutamiento y despacho de domicilios.

 Direcciones incorrectas: (Las UP están encontrando un volumen alto en direcciones

incorrectas ocasionando cancelaciones de domicilios, disgustos del cliente final y
cobro doble por dicha acción debido al doble trayecto).

 Legalización de Cuentas: (Los funcionarios pueden tardar hasta 40 minutos para

esperar que una caja que les reciba, retrasando la salida de la nueva ruta. De igual
forma en algunas UP no se les informa del proceso de legalización de cuentas al
funcionario). Se Informó que el funcionario por restricción del contrato NO puede
estar con la plata todo el día por eso debe ir realizando cierres cada vez que llegue a
recoger nuevo recorrido.

Contacto con el cliente: (En el inicio del contrato se había quedado que el motorizado
no debería tener contacto con el cliente final. Todo tipo de novedad se debería
informarse a Panamericana quien procedería. Se desea consultar si se va a seguir
manejando de igual forma o se levanta dicha restricción.
De igual forma las UP deben brindar los números de contacto al funcionario para
reportar todas las novedades detectadas en las entregas ya que son de manejo de
Panamericana y no de Carry Express)
 Restricciones de movilidad: (al inicio del contrato se estableció que solo se podrán
transportar por cliente o viaje Máximo de 10 Resmas, en cuanto a las Cajas de
formas continúas un Máximo de 2 cajas. Los rollos de papel deberán respetar el
mismo peso y volumen de lo anteriormente nombrado para su despacho.
Por seguridad vial, integridad del funcionario y buen manejo de la operación los
motorizados solo pueden llevar los domicilios en sus tulas las cuales cumplen con las
medidas para su movilidad. Está prohibido el llevar mercancía amarrada en la
moto. (Como impresoras, sillas, computadores y etc.) En el caso de ser autorizado la
responsabilidad de la mercancía ante un siniestro será de panamericana.
“Los motorizados no pueden ir en taxis u otro tipo de vehículos a hacer las entregas”

Alistamiento: (Se evidencia que el alistamiento de domicilios y despacho de los

mismos en algunas UP es muy se gestiona muy tardes. El funcionario llega a su
turno 9:00 o 10:00 AM y la salida a ruta es tipo 12 del día).

Diligenciamiento Planillas: (Por seguridad Panamericana es la autorizada en el

diligenciamiento de las Planillas; se manifestó la entrega tarde de estos soportes
dejan esperando a los Motorizados hasta 1 hora para recibirlos.
Se le recuerda a los administradores que esta planillas deben ser entregadas día de
por medio; Los funcionarios deben traer parciales a la empresa para adelantar la Pre
factura de Panamericana la cual debe estar lista con toda la información los 1 ro y 16
de cada mes).

 Herramientas de trabajo: (los funcionarios están recibiendo datafonos descargados al

inicio de la operación; De igual forma la base para dar vueltas (50 Mil pesos) se
agradece sea entregada en sencillo por parte de las UP a los funcionarios).

 Monto por enrutamiento: Los motorizados de Carry Express tienen la restricción de

llamar a la empresa siempre cuando el despacho y/o domicilios sobre pase el millón
de pesos ( Este proceso es por protocolo de seguridad y solo es avalada por la
compañía

 Pago de Domicilio: Los funcionarios se capacitaran con el buen manejo de la

operación realizando el cobro correcto de domicilios evitando la conciliación interna
con cada UP y un pago mayor que no amerite las entregas.
Se les informa las causales permitidas a reflejar en cada planilla con el fin de
conciliar la información correctamente.
Se finalizó la reunión con la información detallada. En representación de las dos compañías
firmara el acta.

Empresa CARRY EXPRESS Empresa PANAMERICANA

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Elvia Inés Acero Lineares Milena Ladino
Directora de Operaciones Administradora de Garantías

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Jennifer Camargo Ballén
Coordinadora de Operaciones