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Tema 05 – Organización del Mantenimiento

1. ORGANIZACIÓN DE MANTENIMIENTO
Se refiere o define en cómo está estructurado o compuesto los distintos elementos, sistemas y sub-
sistemas que componen o intervienen en el mantenimiento dentro de una organización. De igual
manera define responsabilidades a cada unidad o sujeto que interviene en el mantenimiento, todo ello
con la finalidad de alcanzar los objetivos.

1.1 Factores condicionantes: se divide en:

 Internos:
a) La capacidad económico-financiera.
b) El volumen de producción, comercializable en términos rentables.
c) El crédito.
d) El tipo de productos y los procesos para obtenerlos.

 Externos:
a) El ámbito social.
b) La ubicación geográfica.
c) La distribución geográfica de la organización.
d) La disponibilidad de mano de obra capaz, servicios, energía, agua; entre otros.
e) La evolución económica del mercado.
f) La absorción del producto o productos.

1.2 Principios:
a) Establecer una clara y razonable división de autoridad y responsabilidad.
b) Mantener una línea vertical de autoridad y responsabilidad lo más corta posible.
c) Establecer el número óptimo de personas que se subordinan y reportan a un mando.
d) Establecer la organización del personal involucrado la actividad.
e) Reducir costos de mantenimiento por una vida productiva.
f) Minimizar el tiempo de afectaciones al proceso productivo por los equipos críticos.
g) Minimizar costo de mantenimiento por los equipos no críticos.

1.3 Aspectos:
a) Tamaño de la planta.
b) Número de instalaciones y distribución
geográfica.
c) Distribución espacial de los talleres.
d) Requerimiento de destrezas en las áreas.
e) Requerimiento de herramientas y utensilios
por áreas.
f) Dimensiones de la fuerza de mantenimiento
necesaria.
g) Mano de obra calificada.
h) Complejidad del equipamiento a atender.
i) Costos de afectaciones al proceso fabril por
paradas del equipamiento.
j) Estrategia de la entidad.

1.4 Objetivo: Permitir la retroalimentación o evaluación de la gestión de mantenimiento, ya que

partiendo de esto se pueden concebir medidas para el mejoramiento continuo en el mismo; además
ayuda a optimizar los recursos y reduce los costos por paradas no programadas.

1.5 Etapas:
1. Planeación: se procede a definir con mayor precisión a dónde se desea llegar y el momento en el
cual se logrará esta meta; a partir de esto, se analizan los recursos humanos y técnicos disponibles y las
limitaciones en las diversas áreas, por último, se detallan las labores indicando su número y duración.
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En la planeación se debe tener en cuenta:

a) Políticas: Son las normas que enmarcan y orientan el pensamiento o la acción en la toma de
decisiones para conseguir un objetivo.
b) Objetivos: Son el resultado final que se persigue. Hacia ellos se orientan los esfuerzos y su
consecución debe ser una constante preocupación de todos los miembros de la organización.
c) Procedimientos: Son una serie de labores que están interrelacionadas para realizar
cronológicamente un trabajo. Más adelante se presentarán algunos ejemplos prácticos.
d) Métodos: Son parte importante de un procedimiento e indican la manera de realizar una labor
específica.
e) Programas: Son listas o gráficos que indican exactamente quién, cuando, con qué y en cuanto
tiempo debe realizarse una labor. Para realizar una programación se utilizan herramientas tales
como: Diagramas de Gant, redes de P.E.R.T. C.P.M y P.P.S.
f) Presupuestos: Son las metas por alcanzar en diferentes aspectos como mano de obra, consumo de
materiales, horas extras, etc., con base en los programas elaborados.

2. Organización: La organización define una estructura por funciones. Para ello se debe hacer una
división clarea y efectiva de la autoridad, evitando en lo posible entrecruzamientos de funciones y
obligaciones.

El éxito de la organización se basa en una buena proyección de la empresa y en el análisis de los

siguientes aspectos:
a) Cargos: Lo primero que se debe hacer, es una lista de las funciones por desarrollar, separarlas en
grupos de finalidad similar, determinar horas-hombre y las horas-maquina en cada grupo y decidir
así el número de puestos por crear.
b) Personas: Una vez creados y definidos los puestos, se pueden seleccionar las personas más
idóneas para ocuparlos.
c) Autoridad: La autoridad no debe ser ejercida por fuerza sino mediante la persuasión.
d) Responsabilidad: Es la obligación que tiene cada persona ante sus superiores, de cumplir en la
mejor manera posible con las funciones relativas a su cargo. Una vez definido, se debe establecer la
manera cómo funcionarán las jerarquías, las comunicaciones y el mando, dando a cada puesto
creado la ubicación adecuada dentro del organigrama general.

3. Ejecución: Ejecutar es poner en funcionamiento todo lo planeado y organizado hasta el momento.

Dado que el único recurso de la empresa variable por sí mismo es el humano, hacia él debe orientarse
la ejecución. Algunos de los aspectos principales a tener en cuenta son:
a) Motivación. c) Dirección.
b) Comunicación. d) Coordinación.

4. Control: Es la comprobación de que lo planeado se está llevando a cabo; si existe una desviación,
mostrarla y poner en movimiento las acciones necesarias para hacer las correcciones del caso. Las
etapas a seguir para ejercer el control son:
a) Medir. c) Analizar.
b) Comparar. d) Corregir.

1.6 Importancia: Es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa, teniendo en cuenta que
el mismo repercute directamente en todo el proceso productivo. En otras palabras, si la organización de
mantenimiento no es lo necesariamente bueno las instalaciones o equipos no funcionarán el tiempo
planificado, provocando con esto paradas costosas en el proceso productivo, ya que si en ese momento
no se cuenta con otro(s) equipo(s) de producción o un personal que pueda arreglar el desperfecto no se
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terminará el producto en tiempo, se atrasará la entrega del producto y por ende provocará insatisfacción
en el cliente, lo que se puede traducir en pérdidas de dinero en un futuro

2. METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO Y ANÁLISIS DE ESTRUCTURAS

ORGANIZATIVAS DE MANTENIMIENTO
2.1 Estructura organizativa de mantenimiento: es una disposición intencional de roles del
departamento de mantenimiento, en la que cada persona asume un papel que se espera que cumpla con
el mayor rendimiento posible.

2.1.1 Finalidad: es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de
mantenimiento para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la
planificación.

2.2 Metodología: Para diseñar una estructura organizativa en mantenimiento se debe:

a) Determinar la responsabilidad, autoridad y el rol de cada persona involucrada en el Área de
Mantenimiento.
b) Establecerlas relaciones verticales y horizontales entre todas las personas.
c) Asegurar que el objetivo de mantenimiento ha sido interpretado y entendido por todos.
d) Establecer sistemas efectivos de coordinación y comunicación entre las personas.

2.3 Principios: se dividen en:

 Según su autoridad: La autoridad proporciona la línea primordial de comunicación en una
empresa, puesto que trata con decisiones que están compuestas de comunicaciones.
a) Principios de Jerarquía. Cuanto más claras sean las líneas de autoridad que van desde el más alto
ejecutivo de la empresa hasta cada subordinado, más efectivos serán el proceso de toma de
decisiones y las comunicaciones en la organización.
b) Principios de Delegación. La autoridad delegada en los administradores individuales deberá ser
adecuada para asegurar su capacidad en el logro de los resultados que de ellos se esperan.
c) Principio de Igualdad de Autoridad y Responsabilidad. La responsabilidad que se exija no puede
ser mayor ni menor que la correspondiente al grado de autoridad que se haya delegado.
d) Principios del Nivel de Autoridad. Para que se mantenga la delegación de autoridad tal como se
planeó, es necesario que quien la reciba tome las decisiones que sean de su competencia, sin
transferirlas a los niveles superiores de la organización.

 Según sus actividades departamentalizadas: Este aspecto abarca tanto el marco de la

departamentalización en sí mismo como los problemas de asignar actividades a estas unidades.
a) Principio de la División del Trabajo. Cuanto más refleje la estructura organizacional una
clasificación de las tareas o actividades necesarias para alcanzar las metas, y asista en su
coordinación, y cuanto más se elaboren las funciones pares a ajustarse a la capacidad y motivación
de las personas responsable de ejecutarlas, más eficiente y eficaz será la estructura de la
organización.
b) Principio de Separación. Si algunas actividades están estructuradas para realizar comprobaciones
sobre otras, los individuos encargados de las primeras no pueden ejercer bien su responsabilidad si
informan al departamento cuya actividad deben evaluar.

2.4 Formas de estructura organizativa:

1. Estructura de la Organización del Mantenimiento de área: Se subdivide en varias partes geográficas
y a cada una de ellas se le asignan cuadrillas para ejecutar las acciones de mantenimiento.
1.1 Objetivo: aumentar la eficiencia operativa.
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1.2 Características:
a) Mayor y mejor control de personal por área.
b) Personal especializado en el área de trabajo.
c) Mayor fuerza laboral.
d) Programación y prevenciones más ajustadas a la realidad.

2. Estructura de la Organización del Mantenimiento centralizado: Es la concentración de los recursos

de mantenimiento en una localización central.
2.1 Características:
a) Transferencia de personal de un lugar a otro donde exista necesidad de mantenimiento.
b) Personal con conocimiento del sistema operativo a mantener.
c) Bajo nivel de especialización en general comparado con el de área.
d) Reducción de costos por la poca especialización funcional.
e) En emergencias se cuenta con todo el personal.

3. Estructura de la Organización del Mantenimiento área central: Se aplica en macro organizaciones,

los cuales tienen organizaciones en situaciones geográficas alejadas, cantidades elevadas de personal y
diversidad de procesos.
3.1 Características:
a) Cada área tiene su organización de mantenimiento, pero todas manejadas bajo una
administración central.
b) Se debe tener en cuenta como principios fundamentales el factor costo implicado, tipo de
personal necesario y diversidad de procesos.

2.5 Tipos de estructura organizativa:

1. Centralizado: Posee una estructura similar a la de la organización gerencial de la empresa, se
encuentra al mismo nivel de jerarquía que producción y es una estructura típica principalmente en
empresas grandes y complejas.

1.1 Jerarquía: también se conoce como estructura funcional, y existen dos tipos de estas
organizaciones:
1.1.1 Simple: Normalmente es utilizada por empresas pequeñas. Con frecuencia, en esta
situación una persona, casi siempre el empresario, asume la mayor parte de los trabajos,
incluyendo el mantenimiento.
1.1.2 Funcional: se agrupan a las personas con base en su pericia y experiencia comunes o a que
utilizan los mismos recursos. Cada rectángulo del organigrama representa una especialización
funcional diferente, la cual se concentra en su propia tarea especializada. En el caso del
mantenimiento, la organización se puede distribuir en planificación y control, ingeniería de
confiabilidad, estudio de fallas, control de gestión, entre otros.

1.2 Ventajas:
a) La supervisión debe ser más especializada.
b) El personal puede ser utilizado en el mantenimiento de toda la empresa.
c) Estructura de bajo costo.

1.3 Desventajas:
a) Mayor tiempo de desplazamiento para llegar al sitio donde está el equipo.
b) Mayor esfuerzo en la supervisión del personal de mantenimiento.
c) Diferentes especialistas son responsables de mantener un mismo equipo.
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2. Descentralizado: la organización de mantenimiento se subdivide en secciones, de acuerdo a las

unidades productivas. Se encuentra en aquellas empresas que poseen varias plantas con tipos de
maquinarias diferentes, o cuando las plantas se hallan distribuidas en un área geográfica extensa.

2.1 Ventajas:
a) Reduce el tiempo de desplazamiento para llegar al sitio de trabajo.
b) Conocimiento del equipo a través de la experiencia.
c) Disponibilidad del personal para satisfacer las necesidades del área de producción.
d) Mejor relación entre el personal de producción y el de mantenimiento.

2.2 Desventajas:
a) Tendencia a tener un excesivo personal de mantenimiento.
b) Los mantenimientos mayores son difíciles de controlar y manejar.
c) Existe duplicidad de herramientas y talleres.
d) Posibilidad de incremento de costos si se cambian personal de un área a otra.

3. Mixto: se presenta cuando existe una organización central independiente y una serie de unidades de
mantenimiento que dependen total o parcialmente de las unidades de producción.

3.1 Ventajas:
a) Facilita el conocimiento que tenga el personal, ya que éste estará cerca del área de
producción.
b) No es necesario contratar personal para realizar el mantenimiento mayor.
c) Dispone de herramientas grandes en el taller central.

3.2 Desventajas:
a) En el mantenimiento mayor se requiere utilizar recursos adicionales (personal, materiales,
equipos auxiliares, etc).
b) Costos de traslado en caso del mantenimiento mayor de herramientas y equipos
especializados desde el taller central hasta el área o unidad de manto.

5.6 Niveles jerárquicos de la organización de mantenimiento:

Nivel 1: Dirección y Gerencia.
Nivel 2: Supervisión y Apoyo.
Nivel 2.1: Supervisión y Control de ejecución de acciones de mantenimiento
Nivel 2.2: Apoyo logístico a la función de mantenimiento: Planificación, Diseño, Programación,
Almacén, Automatización entre otros.
Nivel 2.3: Mantenimiento de Taller.
Nivel 3: Supervisión y Ejecución de acciones de mantenimiento para cada área específica.
Nivel 4: Ejecución propiamente dicha de acciones de mantenimiento.

3. ORGANIGRAMA DE MANTENIMIENTO
Es la representación gráfica de la estructura organizativa de la organización de mantenimiento, en
forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad
y de asesoría.

3.1 Funciones:
a) Mostrar con claridad la organización establecida.
b) Facilitar e análisis de la organización.
c) Mejorar las comunicaciones y relaciones del personal.
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3.2 Procedimiento: Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente

información:
 Información sobre unidades:
a) El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la organización. Ésta será
una cifra de control.
b) Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total
y los órganos que comprenden cada nivel.
c) Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada
puesto.

 Información sobre relaciones: Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones
tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
 Información sobre funciones o labores: Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se
requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a
quedar representadas en el organigrama.
 Fuentes de información: En el caso de una organización existente, las fuentes de información
pueden ser:
a) Los archivos de la institución.
b) Los empleados y funcionarios.
c) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

 Métodos de recolección de datos:

a) Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).
b) Cuestionarios escritos.
c) Entrevistas con jefes y empleados.
d) Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y
talleres donde se labora). Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.

3.3 Tipos:
a) Organigramas básicos: La situación más sencilla puede ser aquella de una empresa mediana, con
una plantilla de menos de 15 personas. Estaría constituida por un Jefe de Mantenimiento, como
responsable máximo del departamento. De él dependería el personal directo, agrupados en dos
categorías: oficiales y ayudantes. Los departamentos centrales de calidad, seguridad y medioambiente
darían apoyo al Jefe de Mantenimiento, pero sin depender de éste, ni jerárquica ni funcionalmente.
b) Estructura avanzada: Cuando el número de operarios crece, es necesario prever una organización
más completa, que contemple la creación de una serie de puestos específicos, como apoyo al personal
directo y como ayuda para facilitar la gestión del departamento. Algunos de estos puestos están
relacionados con labores de control del personal directo (Encargado, Jefes de Equipo, etc.). Otros, en
cambio, se ocupan de labores de gestión y apoyo, tratando que el personal directo no tenga que
preocuparse de una serie de trabajos, para los que además no tiene por qué estar especialmente
preparado.
c) Organigrama complejo: Cada una de las áreas puede tener a su vez varios Jefes de Equipo, que se
encargarán del control de un turno (Jefes de Turno), de una especialidad (Jefe Eléctrico, Jefe Mecánico
del área, etc.) o de una subzona (Jefes de zona), de los que dependerán a su vez un número determinado
de operarios (oficiales y ayudantes).
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5. MANUALES Y CRITERIOS SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE

MANTENIMIENTO
5.1 Manual de mantenimiento: es un documento donde se resumen las normas, la organización y los
procedimientos que se utilizan en una empresa con el fin de llevar adelante la función de
mantenimiento.

5.2 Objetivos:
 Objetivo general: proporcionar a la unidad de mantenimiento un sistema de procesos
administrativos. Mediante etapas de planeación, organización, ejecución, control e inspección, que
contribuyan como un apoyo en las actividades de mantenimiento de las instalaciones y equipos de
empresa.

 Objetivos específicos:
a) Controlar las actividades de mantenimiento realizadas a instalaciones y equipos.
b) Facilitar las actividades del mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, ordenando cada uno
de los procesos dentro de la unidad de mantenimiento.
c) Controlar la satisfacción de los usuarios de las instalaciones y equipos.
d) Controlar el servicio prestado por proveedores, mediante la normativa y procesos ordenados.
e) Establecer normas de seguridad relacionadas con el trabajo de mantenimiento.

5.3 Ventajas:
a) Maximizan la disponibilidad de maquinarias y equipos para la producción.
b) Consiguen aprovechar las instalaciones el mayor tiempo posible a cambio de un costo mínimo.
c) Preservan el valor de las instalaciones optimizando sus recursos
d) Disminuyen los paros imprevistos de producción.
e) Resultan un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos de mantenimiento de una
organización.
f) La toma de decisiones se rige por normas que prevalecen sin importar el tiempo.

5.4 Desventajas:
a) Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
b) Exigen una permanente actualización, dado que la perdida de vigencia de su contenido acarrea su
total inutilidad.
c) Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de
personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducidos.

5.4 Partes:
a) Numeración. e) Departamentos y personas responsables
b) Nombre y contenido. involucradas.
c) Objetivos. f) Procedimientos que lo complementan.
d) Normas procedimentales. g) Procedimientos a los cuales reemplaza.

5.5 Tipos: Aunque se pueden agrupar los manuales en relación al tipo de instalaciones, equipos o
herramientas, la clasificación más lógica y utilizada atiende directamente al tipo de mantenimiento que
se realice:
a) Manual de mantenimiento predictivo: contempla las revisiones periódicas (usualmente
programadas) para detectar cualquier condición (presente o futura) que pudiera impedir el uso
apropiado y seguro del dispositivo y poder corregirla, manteniendo de esta manera cualquier
instalación, herramienta o equipo en óptimas condiciones de uso.
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b) Manual de mantenimiento preventivo: contempla los ajustes, modificaciones, cambios, limpieza y

reparaciones (generalmente sencillos) necesarios para mantener cualquier instalación, herramienta o
equipo en condiciones seguras de uso, con el fin de evitar posibles daños al operador o al equipo
mismo.
c) Manual de mantenimiento correctivo: contempla las reparaciones, cambios o modificaciones de
cualquier herramienta, maquinaria o equipo cuando se ha detectado alguna falla o posible falla que
pudiera poner en riesgo el funcionamiento seguro de la instalación, herramienta o equipo y de la
persona que lo utiliza.

5.6 Criterios de importancia de un manual de mantenimiento industrial: Antes de aplicar un

manual de mantenimiento se debe estudiar y conocer bien todos los equipos y hacer un listado de todos
ellos por orden de importancia y anotando la interdependencia entre ellos. Este trabajo es muy
importante ya que así se obtendrán datos para la elaboración de listado de repuestos, trabajos en
paradas, etc.

5.6.1 Criterios generales:

a) Realizar un listado completo y detallado de los equipos.
b) Identificar cada uno de los equipos de la lista por medio de una codificación.
c) Identificar a que familia corresponde cada uno de los equipos y/o elementos.
d) Se desarrolla el plan de mantenimiento.
e) Se establece las tareas estándar de periodicidad diaria, mensual y anual que corresponden a cada uno
de los equipos o sistemas.
f) Se estable el procedimiento detallado para realizar cada actividad.
g) Se realiza la programación anual del plan.

5.6.2 Criterio de niveles: se deben establecer niveles y distinguir entre:

a) Área (parte o zona de la planta).
b) Equipo (unidad productiva de un área).
c) Sistema (conjunto de elementos con una misión dentro del equipo).
d) Elemento (parte de un sistema).
e) Componente (parte de un elemento).

5.6.3 Criterios de los tipos de mantenimiento:

a) Mantenimiento preventivo: se aplicaría a los equipos más importantes o de nivel crítico (su parada
detendría la producción).
b) Mantenimiento correctivo: se aplicaría a los equipos menos importantes o de nivel menos críticos.
c) Mantenimiento predictivo: se aplicaría a las necesidades de cada equipo.
d) Mantenimiento cero horas: se aplicaría a las necesidades de cada equipo.
e) Mantenimiento en uso: se aplicaría a las necesidades de cada equipo.

6. ELEMENTOS DE CONTENIDO QUE DEBE REUNIR UN MANUAL DE

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL
6.1 Introducción: este capítulo del manual permite conocer la empresa y su posición con respecto a la
excelencia gerencial y empresarial y, paralelamente, fácil.

6.2 Organización de la empresa: es indispensable contar con un organigrama en el que todas las
gerencias se encuentran a un mismo nivel de autoridad y jerarquía. En consecuencia, en caso de
desacuerdo entre dos o más gerentes, éstos pueden dirigirse a su superior inmediato para resolver la
disputa y tomar la decisión más conveniente.
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6.3 Organización del Departamento de Mantenimiento: deberá contemplar la totalidad de

actividades bajo su responsabilidad buscando su desempeño eficiente, eficaz y al menor costo. Entre
sus actividades se encuentran las respectivas a los equipos y/o sistemas, al igual que a las tareas de
limpieza, higiene y sanitización de la empresa.

6.4 Políticas: deben incluirse en el manual en forma concisa y clara. En líneas generales se
corresponden en mayor o menor grado con las mencionadas a continuación:
a) Garantizar el máximo nivel de calidad en los productos con el costo de mantenimiento mínimo.
b) Asegurar el funcionamiento de los equipos e instalaciones con el máximo rendimiento y el mínimo
consumo.

6.5 Objetivos:
a) Maximizar la disponibilidad de maquinarias y equipos para la producción de manera que siempre
estén aptos y en condición de operación inmediata.
b) Lograr con el mínimo costo posible el mayor tiempo de servicio de las instalaciones y maquinarias
productivas.
c) Preservar el valor de las instalaciones, optimizando su uso y minimizando el deterioro y, en
consecuencia, su depreciación.

6.6 Metas: constituyen los logros cuantitativos a alcanzar en períodos de tiempo razonables. Son
imprescindibles para motivar al personal involucrado en su alcance y para medir los resultados
operativos del Área de Mantenimiento. Se recomienda establecerlas para períodos trimestrales y
someterlas a revisión al concluirse cada uno de ellos.
a) Maximizar la disponibilidad de los equipos para la producción.
b) Optimizar la funcionalidad de la tecnología.
c) Minimizar los riesgos de la tecnología hacia las personas y las instalaciones.
d) Controlar los agentes contaminantes para minimizar el riesgo al medio ambiente.

6.7 Fines:
a) Asegurar la conservación del patrimonio de la empresa.
b) Asegurar la competitividad respecto al mercado de los costos de mantenimiento.

6.8 Funciones: Están relacionadas con el uso eficaz de los recursos de que dispone el mantenimiento.
Lo que se expresa sobre el particular en el Manual de Mantenimiento de una empresa. Sus funciones se
dividen en:
1. Primarias: Son las que comprenden la justificación del sistema de mantenimiento implementado en
la empresa. Están claramente definidas por los objetivos.
a) Planificar programas de mantenimiento.
b) Establecer objetivos, estrategias.
c) Organizar Programas de mantenimiento.
d) Estructura Organizativa y mantenimiento.
e) Controlar las variables principales
f) Decidir por la reposición y/o modernización de los equipos actuales.
g) Crear los mecanismos de control para el seguimiento del desarrollo de la función de
Mantenimiento.
h) Mejorar.
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2. Secundarias: Consecuencia de las características particulares de cada empresa y estrechamente

vinculadas con las actividades de mantenimiento. Están definidas con precisión y consignadas por
escrito con el objeto de asegurar su total cumplimiento.
a) Seleccionar, instalar, operar, conservar y modificar los servicios de la planta, terrenos, edificios,
lubricantes y equipos de control ambiental.
b) Supervisar las especificaciones estipuladas para la compra de un equipo o proceso y asegurar que
están de acuerdo a las condiciones de la empresa.
c) Conservar en buen estado los dispositivos de seguridad y cuidar que se cumplan las normas de
seguridad en la operación de los equipos.
d) Seleccionar el personal adecuado para llevar a cabo estas funciones.
e) Seleccionar el personal
f) Administrar herramientas. Elaborar la solicitud de adquisición de los medios para el desarrollo de
la gestión.

6.9 Responsabilidades:
1. Gerente de mantenimiento: va ser el responsable y director del área, están una serie de
departamentos subordinados al mismo. Este cargo implica una serie de funciones:
a) Definir las metas a alcanzar dentro de los objetivos y políticas previamente acordadas con la alta
gerencia de la empresa y con su staff.
b) Establecer los procedimientos para encarar el mantenimiento y para la recopilación,
procesamiento, divulgación de datos y formulación de los informes correspondientes.
c) Analizar los datos e informes y formular recomendaciones y/o modificaciones a los programas y
"modus operandi" establecidos.
d) Definir los programas de entrenamiento y capacitación del personal.
e) Establecer procedimientos para la evaluación de la eficiencia del plan de mantenimiento.
f) Establecer presupuesto y costos de mantenimiento.
g) Establecer un registro y análisis de fallas de los equipos e instalaciones y desarrollar y/o ajustar
procedimientos para su control o eliminación efectivas.
h) Actualizar el Manual de Gestión de Mantenimiento.
i) Definir y administrarlos recursos físicos y humanos para cumplir satisfactoriamente con los
objetivos y metas fijadas.
2. Sub-gerente: es el responsable de coordinar los trabajos y dar informes concretos al gerente de
mantenimiento.
3. Secretaria: va estar a cargo del área administrativa dentro del mantenimiento.
4. Asistente del sub-gerente: es el proyectista de los servicios dentro del hotel.
5. Jefe de turno: asignara a cada sub-jefe de área, su trabajo a realizar, también es el encargado de
llevar el control del personal.
6. Jefe de Área: este es el encargado de su área y personal especializado en cada rama mencionadas.
7. Técnicos: son especialistas en ejecutar acciones de campo dentro de su área específicas.
8. Ayudantes: son personal de apoyo de poca responsabilidad encargados de ayudar a las técnicas
especialistas en la materia.

6.10 Administración: Esta tarea comprende:

a) Disponer de los datos técnicos inherentes a cada uno de los equipos que componen el activo fijo de
la empresa y del historial de actualización de los mismos para predecir el tiempo para su reparación.
b) Generar el plan de revisiones periódicas de los equipos o de algunas de sus piezas o componentes
críticos y, para cada una de ellas, la orden de revisión correspondiente. El plan debe incluir
herramientas de posible uso, normas para realizar el trabajo y autorización para su ejecución.
c) Controlar la ejecución de plan y captar la información generada.
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d) Analizar técnicamente las revisiones, estudiando el comportamiento de los componentes críticos de

los equipos para determinar la probabilidad de las posibles roturas.
e) Generar el plan de reparaciones coordinándolo con los departamentos involucrados, es decir, las
órdenes de reparación. Éstas indican información general similar a las órdenes de revisión, así como
qué personal las ejecutará y los materiales y repuestos a consumir.
f) Controlar la ejecución del plan de reparaciones y captar la información correspondiente, tanto
técnica como de los costos de su ejecución.
g) Analizar el comportamiento de los equipos.

6.11 Control: Toda planta, sin importar su tamaño, debe contar con un sistema de control de
mantenimiento. En este numeral, el Manual de Mantenimiento hará referencia a los siguientes aspectos.
 Fuentes de información: datos relativos a:
a) Los equipos e instalaciones. c) Las averías.
b) La gestión de mantenimiento. d) Las intervenciones de mantenimiento.

 Documentos:
a) Ficha de máquinas, motores e c) Ficha de Historial de cada máquina y/o
instalaciones. equipo.
b) Orden de Trabajo. d) Sistema de prioridad.

 Flujo de información - diagrama esquemático: dentro del manual debe describirse sucintamente y
en forma esquemática la circulación de información con el objeto de elaborar el programa diario de
actividades de mantenimiento, calcular el costo de éstas, analizar las fallas, etc., así como su revisión y
análisis.
 Revisión de la información relevada: es imprescindible para:
a) Descubrir inmediatamente los trabajos que han significado costos elevados para así controlarlos
mejor.
b) Señalar los trabajos que representan intervenciones repetidas para, previo análisis, reducirlas
significativamente.
c) Justificarla adquisición de herramientas para reducirlas horas de trabajo insumidos, o el remplazo
del equipo por otro.

 Cálculo de algunos indicadores de la eficiencia del mantenimiento: se recomienda incluir en los

manuales los siguientes cálculos:
a) Estimación de disponibilidad: Se aplica a una línea, un departamento o una planta productiva.
b) Costo mantenimiento/Unidad producida en un período dado.

 Resultado del análisis de la información procesada de mantenimiento: proviene de las órdenes de

trabajo, salida de materiales de almacenes, registros de fallas y paradas de equipos (ver parte de
averías) y del historial de los equipos y se resume con una frecuencia mensual constituyéndose en un
informe a la Gerencia de Área.

6.12 Estructura: debe considerarse dinámica y, en consecuencia, en el manual debe preverse su

cambio organizativo en recursos humanos y en máquinas-herramientas, en virtud de la posible
incidencia de distintos factores.

6.13 Procedimientos: Esta parte del manual contendrá los diagramas de flujo operacionales que
indican en la empresa para desarrollar las intervenciones no planificadas (emergencias) y planificadas,
en particular Mantenimiento Preventivo.
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6.14 Trabajos: Se dividen en:

a) Fase inicial (Análisis de la situación actual y objetivos propuestos a definir). El objetivo de esta
primera fase es conocer: la empresa, el producto y el proceso productivo para poder evaluar su estado
inicial y poder así definir los cambios necesarios a realizar en el Departamento de Mantenimiento.
b) Fase de formación (Plan de actuación). El objetivo de esta complicada fase fue iniciar el proceso de
cambio de mentalidad a la hora de gestionar la función mantenimiento, con acciones de efecto rápido
(corto-mediano plazo).
c) Fase de desarrollo (Desarrollo de la metodología). Una vez creada una base en la fase anterior, el
objetivo de esta tercera fase es finalizar todas las acciones pendientes y empezar a desarrollar nuevas
tareas de mediano-largo plazo.
d) Fase de optimización. Su objetivo es empezar a analizar los resultados en la etapa anterior, así como
fijar las futuras mejoras económicas, técnicas y organizativas a mediano-largo plazo.

6.15 Capacitación y entrenamiento: El manual deberá incluir una particular mención a estas
actividades. A estos efectos, deberán definirse sus objetivos, metodología a emplear para su desarrollo
e incentivos a aplicar para estimular al personal en su capacitación y entrenamiento continuos.

6.16 Círculos de calidad: Su consideración debe ser incluida en los manuales como una herramienta
importante para motivar a su personal, manteniendo abiertos los canales de comunicación entre todos
los niveles de mando, asegurando la participación de todos en el proceso de toma de decisiones
relacionadas con la mejora de la disponibilidad de los equipos e instalaciones de la planta.

6.17 Certificación de proveedores de insumos y de talleres externos: deberá asumir la

responsabilidad de la aceptación/rechazo de los insumos y de evaluación de los mismos, en trabajo
coordinado con el área de mantenimiento.

6.18 Autoridad: proporciona la línea primordial de comunicación en una empresa, puesto que trata con
decisiones que están compuestas de comunicaciones.

6.19 Recursos humanos: se contrata al personal más calificado y en la cantidad precisa. Se debe
cerciorarse de que cada trabajador cumpla con las funciones que le corresponden. Así, se evitarán o
reducirán accidentes por errores en el mantenimiento de activos.