Está en la página 1de 11

TALLER EXAMEN FINAL

ORGANIZACIÓN Y METODOS

1. Uno de los anteriores no pertenece a los principios de la O&M.


a. La responsabilidad siempre debe ir acompañada por la autoridad correspondiente
b. La delegación de la autoridad deberá ser ascendente para su actuación
c. No deberán ser responsables ante una misma persona más empleados de los que
ésta pueda supervisar eficazmente
d. Debe estructurarse una organización lo más sencilla.

Respuesta: la B, ya que la delegación debe ser Descendente, debe ir de un nivel superior


a uno inferior.

2. El método más importante para dividir el trabajo y que todas las organizaciones utilizan
se denomina:
a. Simplificación del Trabajo
b. Simplificación de Procesos
c. División por Funciones
d. Todas las anteriores
e. Ninguna de las anteriores

Respuesta: la C

3. ¿Cómo se definen las funciones en las organizaciones modernas?


Respuesta:

4. ¿Ante quién debe responder el personal adscrito y los especialistas del proceso de
O&M? Deben reportarse con el jefe de la oficina de organización y métodos y no con otro
jefe de de pendencia u oficina.

5. Los 2 elementos esenciales de un programa de simplificación del trabajo son:


a. El desarrollo de una actitud crítica, - Un enfoque organizado para generar y sugerir
mejoras.
b. Mejorar el funcionamiento organizacional - mejorar el uso del espacio disponible
c. Reducción del número y el costo de las operaciones - Mejor utilización del personal
d. Todas las anteriores
e. Ninguna de las anteriores
Respuesta: A
6. La simplificación del trabajo ha sido concebida fundamentalmente con el objeto de:
a. Establecer y precisar el objetivo del estudio o análisis.
b. Mejorar atención al público.
c. Simplificar las tareas ordinarias propias de toda oficina.
d. Todas las anteriores.
e. Ninguna de las anteriores.
Respuesta: C
La simplificación del trabajo tiene como objetivo reducir al máximo el esfuerzo requerido
para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física; mejorar el
funcionamiento organizacional, tabulación del trabajo, mejorar el uso del espacio
disponible, y mejorar el flujo o secuencia del trabajo

7. ¿Qué es una Organización?


a. Una entidad a través de la cual las personas se interrelacionan mediante vínculos
contractuales, acuerdos informales o meros sobreentendidos - para alcanzar
metas individuales y colectivas.
b. El conjunto de valores compartidos que permiten el control de las interacciones
entre sus miembros y con proveedores, clientes y otros agentes participantes de la
organización
c. Es un instrumento empresarial clave hoy en día para llevar a cabo la difícil tarea de
conseguir eficiencia e innovación simultáneamente.

Respuesta: la A.

8. Mencione 5 Fases para la Implementación de un Programa de Simplificación del


Trabajo.

Respuesta:
Las cinco fases para examinar los instrumentos y técnicas que se emplean en un
programa de simplificación de trabajo son:

1. - Seleccionar un trabajo importante. El seleccionar un trabajo requiere


detenida consideración, que sólo un trabajo de gran volumen o técnicas difíciles
ofrecerá la oportunidad para hacer una simplificación de trabajo considerable. En
tal virtud, nos tendremos que enfrentar a dos problemas: Un trabajo con
probables vastos beneficios que se deriven de los mejoramientos que se
obtengan, y un mejoramiento que pueda hacerse tangible. Ambos mejoramientos
son necesarios para beneficio de la dirección y el personal pero el trabajo cuyo
mejoramiento pueda ser estimado es de mayor importancia, debido a que la
dirección necesita calcular el resultado de la simplificación.

2. - Dividirlo: Señala el proceso de clasificación de los detalles o componentes de


un trabajo, sistema o procedimiento, de tal manera que puedan ser examinados en
detalle. El hacer un diagrama detallado de estos pasos individuales con frecuencia
determina que se verán con claridad los aspectos que necesitan mejorarse.
Existen varios instrumentos para hacer dichos diagramas, que pueden ser usados
para dividir el trabajo tanto en su aspecto general como en sus operaciones en
detalle.

3. - Hacer preguntas sobre los detalles, con una mente abierta. Un completo
conocimiento puede producir una tarea total para llegar al análisis subsiguiente
que conducirá a las mejoras.

4. - Desarrollar las mejoras que se propondrán. Este es el resultado final de la


división, cuadros e interrogatorios, y requiere de ingenio, imaginación y lógica. La
selección del mejor método, las propuestas para eliminar los pasos innecesarios
así como la combinación de otros más, todo es parte del desarrollo del método
mejorado.

5. - Instalar las mejoras. Este es el último paso después de que aquellos han
sido aceptados. Aquí es donde tenemos que tratar con el importante factor de la
filosofía de la simplificación del trabajo, que consiste en la sincera cooperación de
los empleados afectados. Solo esta cooperación y una integra comprensión por
parte de dichos empleados asegurará el éxito de cualquier operación de
mejoramiento. Una actitud asegura el éxito de cualquier operación de
mejoramiento. Una actitud de “Labios para afuera y una actitud negativa de los
mismos”, será un obstáculo que rara vez podrá hablarse a fin de que produzca
resultado positivo.

Los métodos de toda compañía son necesariamente los que su misma


organización determina: crecimiento, rentabilidad y participación de mercado. Pero
quienes alcanzan las metas son personas, y las personas tienen sus propios
objetivos.

9. Es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficinas


determinadas. Con lo anterior ¿qué se está definiendo?.

Respuesta:

10. ¿Qué son los Manuales Administrativos?

Respuesta: Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye


la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de
contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y
procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir
desviaciones de los planes originales.

11. Mencione algunas ventajas de los Manuales Administrativos


Respuesta:
• Logra y mantiene un solo plan de organización.

• Asegura que tengan adecuada comprensión del plan general y de sus propios
papeles y relaciones pertinentes.
• Facilita el estudio de los problemas de organización.

• Sistematiza la iniciación, aprobación y la publicación de las modificaciones


necesarias en la organización.
• Guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

• Determina responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la


organización.
• Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos


niveles.
• La información sobre funciones y puestos permite la evaluación como medio de
aprobación del progreso.
• Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
• Guía en el adiestramiento de novatos.
12. Defina ¿qué es un organigrama?
Respuesta:
El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica
de una Institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la
descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles
jerárquicos y canales formales de comunicación.
13. Mencione las 5 normas de elaboración de un organigrama.
Respuesta:
a. Los organigramas deben ser lo más sencillos posible.
b. El organigrama debe incluir la fecha de su diseño o confección, con el fin de que
no exista duda acerca del momento a que se refiere el diagrama.
c. Las posiciones personales o las unidades orgánicas se reflejan con rectángulos
siempre que sea posible; eventualmente, se recurrirá a cuadrados, círculos u
óvalos.
d. No se debe representar en un mismo organigrama, unidades de un mismo nivel
con figuras geométricas diferentes.
e. Las líneas de autoridad – responsabilidad se deben reflejar con trazos continuos, y
las líneas secundarias de autoridad funcional, asesoría, contactos operativos y
relaciones ad-hoc, con trazos intermitentes.
 Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la
elaboración de los organigramas:
1. Autorización y apoyo de los niveles superiores.
 Guía para la Elaboración de Organigramas
 Secretaría de la Contraloría General
 Dirección General de Desarrollo Administrativo
2. Acopio de la información.
3. Clasificación y registro de la información
4. Análisis de la información.
Diseño del organigrama
 Autorización y Apoyo de los Niveles Superiores.
La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por
propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo,
la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el
punto de partida de este procedimiento. La autorización traduce también el
apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la información
básica para el diseño del organigrama.

14. Defina la Descentralización.


Respuesta:
En el modelo descentralizado, la autoridad para la toma de decisiones se delega a los
niveles inferiores de la organización. En consecuencia, es más probable que se dispare
el ingenio de los empleados para resolver problemas y complacer a los clientes. La
descentralización también ofrece oportunidades para que los trabajadores disfruten al
aportar sus conocimientos e ideas, con lo que se crean empleados satisfechos.

15. Mencione por lo menos 4 funciones que caracterizan al nivel directivo.


Respuesta:
- Habilidades técnicas: Conocimiento tanto del puesto como del sector (sus procesos,
equipo y problemas particulares)
- Habilidades administrativas: Conocimiento de toda la organización y cómo está
coordinada, conocimiento de sus sistema de información y registro, capacidad para
interactuar con circunscripciones clave (llamadas a menudo grupo de interés), y
capacidad para planear y controlar el trabajo.
- Habilidades Interpersonales: Conocimiento del comportamiento humano y capacidad
para trabajar de manera efectiva como individuos y grupos – compañeros y supervisores,
lo mismo que con subordinados-.

16. ¿Para qué sirven los M.A?


Respuesta:
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y
la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos.
17. Desventajas
Respuesta:
• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todo sus integrantes.
• Algunos consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso para preparar un
manual y conservarlo al día.
• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

18. Tipos de manuales


Respuesta:
• Por su alcance
• Por su contenido

• Por su función específica o área de actividad.

19. Contenido del Manual.


Respuesta:
Los manuales registran y transmiten, sin distorsiones, la información básica requerida
referente al funcionamiento de las unidades administrativas, además, facilitan la actuación
de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo
de las funciones.

20. Beneficios del Manual de Procedimientos.


Respuesta:
Los manuales instructivos de procedimientos permiten: uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar sus alteración arbitraria; simplificar la
responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del
control interno y su vigilancia; que los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se
está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, entre
otras.

21. El desarrollo de una iniciativa global puede encontrar su origen en dos variantes.
Respuesta:

22. DELEGACION.
Respuesta:
La delegación se debe hacer al darse cuenta de que no es posible realizar todas
las tareas que se deberían hacer, el truco es concentrarse en los asuntos más
importantes y delegar los que no tienen tanta trascendencia (llamar por teléfono al
personal de aseo, enviar documentos…; los problemas se inician cuando el jefe no
puede distinguir entre los problemas insignificantes de los relevantes, esto genera
que el proceso de delegación no se realice y se acumule el trabajo a un solo
cargo.

23. En los sistemas Administrativos ¿para qué se deben capacitar los empresarios?
Respuesta:
El empresario debe contar con sistemas administrativos más eficientes para su operación
y presentación de servicios que le permitan afrontar las amenazas de sobrevivencia y
lograr el aprovechamiento de oportunidades con que se encuentren sus empresas,
obtener la capacidad del empresario para adaptarse al entorno en que se mueve la
empresa, satisfacer la necesidad de contar con nuevos métodos y procedimientos de
trabajo, que también le permiten anticiparse a los constantes cambios, tomar iniciativas y
alcanzar cambios en productividad, para lograr una situación optima para su empresa en
el corto, mediano y largo plazo.

24. Dentro de los conceptos básicos ¿qué es el del Sistema?


Respuesta:
Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí,
que contribuyen a realizar una función.

25. ¿De qué se compone un sistema?


Respuesta:
Un sistema se compone de:
a. Elementos físicos:
- Formas.
- Reportes.
- Equipo.
- Material.
- Papel.
b. Elementos de información:
- Datos.
- Archivo de datos (memoria).
- Instrucciones, ¿cómo hacerlo?
- Procedimientos, ¿qué hacer y cómo hacerlo? (método).
- Medidas evaluaciones – comparaciones.
c. Elementos humanos:
- Quién.
- Acciones tomadas.
- Conexiones – interrelaciones.

26. Concepto de Procedimiento.


Respuesta:
Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la
realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de
aplicación.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de
tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de
métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las
operaciones.
Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un
conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias
direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago
de nómina, adquisición de mobiliario, selección y contratación de personal, control de
existencias de medicamentos, etc.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. El conjunto de procedimientos
tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisición
y enajenación de bienes, sistema de mantenimiento, sistema de contabilidad y control
presupuestal, sistema de administración y desarrollo de personal, etc.
Un procedimiento se caracteriza por no ser un método individual de trabajo. El método se
refiere específicamente a cómo un empleado ejecuta una determinada actividad en su
trabajo. Ejemplos: la capacitación de personal, la desconcentración de facultades, la
implantación de un sistema, etc.
Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad específica. Una actividad
específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.
Ejemplos: hacer una visita médica, recibir correspondencia, elaborar pedidos, etc.

27. ¿Qué posibilita la simplificación de trabajo?


Respuesta:
La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas, lo que permite el
abatimiento de costos, menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de
nuestros recursos y de los interesados en la empresa.

28. ¿Qué son funciones de asesoramiento?


Respuesta:
Son características del crecimiento vertical de las organizaciones, las relaciones de
superior a subalterno; es decir, aquel delega autoridad en éste, quien a su vez lo delega a
otro y así sucesivamente, hasta formar una línea que va de la cima al fondo de la
estructura orgánica. La línea de autoridad así formada ha dado origen a la expresión
“autoridad de líneas”; consistente en una serie continua de escalones de autoridad o
rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones.

29. ¿Qué es una forma impresa?


Respuesta: Una forma es cualquier impreso destinado a que en él se anoten datos,
para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de la información.

30. Las formas se clasifican en tres.


• Formas en blanco: documentos o constancias, previamente impresos en los que
han de insertarse datos.
• Cartas tipo: previamente impresas para determinado tipo de correspondencia.
• Etiquetas: son formas que se unen a documentos o materiales a determinadas
situaciones de tratamiento.

31. Existen 10 principales variedad de modelos.


Cartas comerciales – Memorandos - Libros para cuentas – Letras – Pagarés – Tarjetas
de Kardex – Cheques – Recibos – Periódicos técnicos – Cuestionarios.

32. Mencione los objetivos de las formas.


• Aclarar que información debe ser compilada y comunicada
• Proporcionar una ubicación específica para cada información.
• Eliminar en lo posible información repetitiva.
• Facilitar el uso de copias múltiples.
• Identificar registro y facilitar el archivo.

33. Requisitos de las formas.


Util - Completo – Sugestivo – Económico.

34. Mencione las partes de los impresos.


Parte impresa: texto y trazado
Texto: registros, título, especificación.
Trazado: condiciona el texto previendo espacios en blanco
Instrucciones: Explicación sobre el uso del impreso
Título: Identificación del impreso
Márgenes: Espacios laterales previstos para fines de archivo.

35. Ventajas de las formas internas


Precisión en la elaboración – Ahorro de tiempo para el impresor – agilización de las
labores tipográficas – Determinación exacta de costos – Control del consumo de una
forma – Previsión de existencia de seguridad para evitar discontinuidad en los servicios.