TAREA 1.

Tema 2

TEMA 2. Mecánica del proceso administrativo

 2.1: Objetivos, políticas, programas y procedimientos

La fase mecánica del proceso administrativo es la resultante de la implementación
de las funciones de planeación y organización. Esta fase también se menciona en
la literatura como mecánica administrativa, ya que todo el engranaje de la
administración gravita en torno a las funciones que la componen, planeación y
organización.
OBJETIVO: Ante todo, forja los cimientos para que el organismo social marche
adecuadamente, facilitando el logro de sus objetivos mediante el uso eficiente de
los recursos de los que dispone.
ETAPAS: Las etapas de la fase mecánica del proceso administrativo son la
planeación y la organización:
a) Planeación. Fija el curso de acción a seguir, específicamente, establece los
objetivos a alcanzar y los pasos necesarios para alcanzarlos. Es un sistema
de toma de decisiones que busca orientar el desempeño de la entidad hacia
su futuro.
b) Organización. Estructura las relaciones y asigna las diferentes
responsabilidades de quienes integran la entidad. Además, esquematiza las
comunicaciones y ordena las actividades tendientes al logro de las metas
colectivas.
c) Algunos autores sugieren una tercera etapa o función, la previsión, como
precursora de las dos ya mencionadas. La teoría general desestima esta
propuesta por considerar que la previsión es un elemento integral de la
planeación que se encarga de anticipar las desviaciones que puede sufrir el
plan.

 2.2: Presupuestos, estrategias, técnicas cuantitativas y cualitativas

Herramientas de la fase de planificación o planeación
a) Pronósticos: Predicciones de lo que puede suceder o esperar.
b) Programas: Conjunto de metas, procedimientos, recursos y otros elementos
necesarios para llevar a cabo una actividad.
c) Planes: Criterios de medición mediante los que se diseñan los controles
 Los elementos clave para pasar de fase son:
a) Presupuestos: Instrumento que obliga a una organización a hacer por
adelantado una planificación de gastos e ingresos estimados.
b) Objetivos: Estos son los fines últimos hacia los cuales se encaminan las
actividades.
c) Gráficas de Gantt: Gráfico de barras que muestra que labores hay que
hacer y cuándo.
d) Diagramas de flujo: Representación gráfica de un proceso. Cada paso del
proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve
descripción de la etapa de proceso.
e) Manuales: Instrumento de comunicación que muestra la estructura de la
empresa en palabras y gráficas, para que sea más entendible.

 2.3: Planeación estratégica, técnica y operativa

Los principios de la planeación como elemento constitutivo de la fase mecánica
del proceso administrativo son:
a) Precisión. Los planes se formulan para conducir hechos bien definidos, de
tal manera que las acciones que se planteen sean tan eficaces como sea
posible.
b) Flexibilidad. Los planes, si bien precisos y detallados, han de dejar espacio
para maniobras que pueden surgir como respuesta a circunstancias
imprevistas.
c) Unidad de dirección. Se definirá un plan general que arropará y aunará a
los planes funcionales y de otros niveles, de modo que logren el mejor
acompasamiento posible.
d) Rentabilidad. Un plan bien definido tendrá beneficios mayores a sus costos,
sea que se trate de beneficios económicos o sociales.
e) Participación. La participación de quienes ejecutarán los planes es
primordial para obtener los mejores resultados, puesto que se obtiene de
ellos una mayor motivación, así como un compromiso más elevado de su
parte.
Los principios de la organización como etapa fundamental de la fase mecánica del
proceso administrativo son:
a) Especialización. Se habla aquí, fundamentalmente, de la división del trabajo
y la división de puestos, las cuales simplifican las acciones y tareas a
realizar, permitiendo alcanzar eficiencias mayores.
b) Unidad de mando. Un mando unificado, aun cuando se trate de cuerpos
conformados por más de un individuo, básicamente, favorece la
coordinación de todos hacia el logro de los objetivos establecidos.
c) Equilibrio autoridad – responsabilidad. Ha de establecerse un balance entre
el nivel de autoridad y el grado de responsabilidad. A mayor autoridad,
mayor responsabilidad y viceversa.
d) Equilibrio dirección – control. Administración es “hacer a través de otros”,
por consiguiente, ha de disponerse una proporción entre el grado de
delegación y sus controles, “la autoridad se delega, la responsabilidad se
comparte”.