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OBJETIVO 1 – Capítulo 1
El Papel de la Administración:
La administración puede definirse como el proceso de fijar las metas de una entidad y de
implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los
recursos humanos, los materiales y el capital.
El proceso administrativo es una serie de actividades independientes utilizadas por la
administración de una organización para el desempeño de las funciones a su caro que son:
planificar, organizar, suministrar el personal, dirigir y controlar.
Orientación Hacia las Metas:
En las Organizaciones Mercantiles las metas son: Rendimiento sobre la inversión y
Contribución a la mejoría económica y social d un ambiente más vasto y en las Organizaciones
No Mercantiles Cumplimiento de una misión dada dentro de limitaciones específicas de costos
Funciones de la Administración y el Proceso Administrativo
1. Planificación: Proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de
acción para lograrlos.
2. Organizar: Proceso donde se relacionan los empleados y sus labores para cumplir los
objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las
actividades individuales del grupo. Organizar implica establecer autoridad directiva.
3. Suministrar el Personal y Administrar los Recursos Humanos: Proceso para asegurar q se
recluten los empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los
objetivos de la empresa. Implica crear un ambiente de trabajo satisfactorio para los
empleados.
4. Dirigir y Motivar: Proceso de motivar a las personas o grupos de personas para ayudar
voluntaria y armoniosamente en el logro de los objetivos de la empresa.
5. Controlar: Proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos d la
empresa. Implica: a) establecer metas y normas, b) comparar el desempeño medido contra
las metas normas y c) reforzar los aciertos y corregir las fallas.
Planificación Directiva
Es la primera función d la administración y la base para el ejercicio de las otras 4 funciones. Se
lleva a cabo de manera continua porque el transcurso del tiempo exige tanto la replanificación
domo el desarrollo de nuevos planes. Además, la retroalimentación requiere acciones de
planificación para: a) corregir las deficiencias observadas en el desempeño, b) hacer frente a
sucesos imprevistos de naturaleza desfavorable y c) aprovechar los nuevos adelantos. Las
fases de la planificación directiva son:
1. Establecer objetivos y metas empresariales
2. Desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el q opera la entidad
3. Tomar decisiones respecto a los cursos de acción
4. Emprender acciones q tiendan a activar los planes
5. Evaluar la retroalimentación del desempeño para la replanificación
El Proceso de Toma de Decisiones
Este proceso implica manejar las variables controlables pertinentes y aprovechar la ventaja de
las variables no controlables pertinentes que puedan influir en el éxito operacional a largo
plazo.
Las variables controlables son aquellas q pueden ser planificadas y controladas activamente
por la administración. Las variables no controlables no pueden ser influidas por la
administración pero esto no significa q no sea posible la planificación eficaz de las mismas;
estas también deben ser planificadas y proyectadas para aprovechar sus aspectos favorables y
manipular las consecuencias desfavorables
Pasos en el Proceso de la Toma de Decisiones
1. Reconocer el problema: Existe un problema, necesita hacerse una elección o hay un
obstáculo para alcanzar una meta empresarial.
2. Identificar alternativas: Se hace un esfuerzo sistemático por identificar las opciones
disponibles.
3. Especificar las fuentes de incertidumbre: Se efectúa un análisis cuidadoso de los posibles
sucesos que puedan ocurrir.
4. Escoger un criterio: Se elige el criterio conforme al cual se evaluarán las alternativas. Pueden
escogerse criterios tales como utilidad, el margen global de contribución, la tasa de
rendimiento.
5. Considerar preferencias de riesgo: Se toma en consideración el punto hasta el cual, la
dirección está dispuesta a elegir una alternativa riesgosa.
6. Evaluar alternativas: Se deben identificar las alternativas, especificar las fuentes de
incertidumbre, escoger un criterio y considerar las preferencias del riesgo.
7. Elegir la mejor alternativa: Al evaluar alternativas, considerando los objetivos y las metas de
la empresa tienen como resultado la elección de la mejor alternativa.
8. Implantar el curso de acción seleccionado: Se implantan las acciones aprobadas para iniciar
la alternativa escogida.
Principales Planes de Dirección
Plan Estratégico: Es desarrollado por la alta administración. Se concentra en los objetivos d
la empresa y sus estrategias globales, afecta a todas las funciones d la administración,
entraña consecuencias d alcance general y de largo plazo.
Plan Táctico u Operacional: Es desarrollado participativamente por todos los nivele d la
administración. Afina los objetivos d la empresa para desarrollar programa, políticas y
expectativas d desempeño, implica tiempo entre el mediano y el corto plazo, proporciona
información sobre el presupuesto para efecto d los informes de desempeño.
CONTROL:
También se ejerce continuamente, es el proceso de medir y evaluar el desempeño d
c/componente organizacional d una empresa y efectuar la acción correctiva cuando sea
necesaria para asegurar el cumplimiento eficiente d los objetivos, metas, políticas y normas d
una empresa.
Tipos de Control
1. Control Preliminar: Es el que se ejerce previamente a la acción para asegurar que se
preparen los recursos y el personal necesario para iniciar las actividades.
2. Control Coincidente: Debe vigilar (a través de observación personal e informes) las
actividades corrientes para asegurar q se cumplan las políticas y los procedimientos sobre
la marcha
3. Control por Retroalimentación: Es la acción a posteriori (replanificación), concentrando la
atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.
OBJETIVO 1 – Capítulo 2
Planificación y Control de Utilidades (PCU)
Proceso cuyo fin es ayudar a la administración a realizar eficazmente las fases de las funciones
de planificar y controlar. El modelo de PCU comprende:
1. El desarrollo de la aplicación d objetivos generales y d largo alcance d la empresa
2. La especificación d las metas de la empresa
3. El desarrollo en términos generales d un plan estratégico d utilidades d largo alcance
4. La especificación d un plan táctico d utilidades
5. El establecimiento de un sistema de informes periódicos d desempeño detallados por
responsabilidades asignadas
6. El desarrollo de procedimientos de seguimiento
Aspectos más Relevantes del Concepto de PCU
1. La PCU requiere de importantes decisiones d planificación por la alta administración
2. La PCU entraña penetrantes actividades d control administrativo
3. La PCU reconoce muchas d las críticas consecuencias del comportamiento dentro d toda la
organización.
Conceptos Fundamentales d la PCU
1. Proceso administrativo: comprende planificar, organizar, proveer el personal, dirigir y
controlar
2. Compromiso d la alta administración: para promover la eficaz participación d todos los
niveles d la entidad
3. Estructura de organización: que especifique las asignaciones d la autoridad y
responsabilidad a todos los niveles d la organización
4. Proceso de planificación: realizado por la alta administración
5. Proceso de control administrativo
6. Continua y congruente coordinación de todas las funciones d la administración
7. En forma continua, alimentación adelantada, retroalimentación, seguimiento y
replanificación a través d canales de comunicación
8. Plan estratégico de utilidades de largo alcance
9. Plan táctico de utilidades de corto plazo
10. Sistema de contabilidad por áreas o centros de responsabilidades
11. Uso continuo del principio de excepción
12. Programa de administración del comportamiento
Planificación por la Administración Empleando PCU basada en Proyecciones
• Una proyección para referencia( el caso estático), la cual implica un intento de especificar
cual sería el futuro estado de la entidad si no hiciera nada, es decir, si no hubiera una
intervención planificada por parte de la alta administración.
• Una proyección anhelada (el caso altamente optimista), la cual entraña una especificación en
cuanto al estado futuro de la entidad, es decir, el cumplimiento esencial de todas las
aspiraciones de la entidad.
• Una proyección planificada (el caso más probable) que supone una especificación de qué tan
cerca puede lograr la entidad, de manera realista, una proyección anhelada. La proyección
planificada tiende a ser un término medio entre la proyección para la referencia y la
proyección anhelada.
Algunas compañías usan un cuarto tipo de proyección llamada Proyección de Tensión que es
aquella que es factible pero q en realidad presionará a la gente y a las instalaciones hasta el
límite d su capacidad
Relaciones de Planeación: Objetivos, Metas y Planes de Utilidades
▪ Objetivos Generales d la Empresa: expresan el estado futuro general d la empresa a largo
plazo y los resultados finales deseados
▪ Metas: representan los objetivos generales enfocados con mayor definición, especificando:
a) las dimensiones del tiempo para el logro, b) las mediciones cuantitativas y c) la subdivisión
de las responsabilidades.
Para establecer las bases para el logro d los objetivos y metas la empresa debe desarrollar
estrategias, las cuales son las q especifican el “como”, detallan el plan de ataque e emplearse
en la persecución operacional d las metas
▪ Plan de Utilidades o Presupuesto: es una expresión financiera y narrativa d los resultados
esperados d las decisiones d planificación. Manifiesta las metas en términos de expectativas d
tiempo y resultados financieros esperados para c/segmento principal d la entidad.
Horizonte d la Planificación: Se refiere al periodo d tiempo en el futuro para el cual la
administración debe planificar
Planificación Periódica: Es la necesidad que impone el medio ambiente para que la
administración planeé , evalúe y controle las operaciones dentro de períodos secundarios
relativamente cortos y consistentes, como serían los de un año. Los planes periódicos
comprenden el plan táctico y el plan estratégico.
Características d un Informe de Desempeño en la PCU
1. El desempeño se clasifica por las responsabilidades q se asignan
2. Se designan con claridad los conceptos q son controlables y los q no lo son
3. Se formulan informes oportunos. Para q el control sea eficaz el informe de desempeño
debe emitirse por periodos y para q sean útiles deben presentarse a los gerente o
supervisores unos cuantos días después del fin del periodo q se cubre.
4. Se concede importancia a la comparación d los resultados reales con los planificados
Sistema de Contabilidad por Áreas de Responsabilidad: Es un sistema desarrollado
específicamente para las responsabilidades organizacionales d la empresa. La contabilidad por
costos históricos tiene dos objetivos con respecto a los datos financieros: 1) determinar los
ingresos y los gastos y 2) suministrar datos pertinentes d los ingresos y los gastos para
planificar y controlar los costos
Costeo de Actividades: Puede ayudar a los gerentes a suprimir actividades redundantes o q no
son eficaces desde el punto d vista d la relación costo beneficio y a lograr una mejor
coordinación entre las actividades q se conservan.
Presupuestos de Base Cero: Se construye bajo la premisa d q cada actividad considerada en el
presupuesto debe ser plenamente justificada
Principio de Excepción: Sostiene q la gerencia debe concentrar su atención en las partidas
excepcionales o anormales q aparecen en los informes diarios, semanales o mensuales, dando
así tiempo suficiente para atender los asuntos d políticas y planificación básica d la empresa
Razones por lo q no es suficiente comparar los resultados reales con un periodo anterior
1. Las condiciones pueden haber cambiado (reorganizcaión, nuevos productos, nuevos
métodos, cambio de precios, adelantos tecnológicos)
2. Tal vez las clasificaciones d las cuentas son diferentes y 3. El desempeño del periodo
anterior pudo ser insatisfactorio
Clasificación de las Áreas o Centros de Responsabilidad según el Grado d Responsabilidad
1. Centro de Costos: el gerente es responsable por los costos controlables d la unidad pero
no lo es en un sentido financiero por la utilidad o por la inversión en dichas áreas. Los
niveles inferiores tienden a ser centros de costos
2. Centros de Ingresos: el gerente es responsable por los ingresos. Los distritos d ventas a
menudo se designa estos centros
3. Centro de Utilidades: el gerente es responsable por los ingresos, los costos y las utilidades
del centro
4. Centro de Inversión: el gerente es responsable por los ingresos, los costos y las utilidades y
el monto d los recursos invertidos en los activos empleados por el centro
Holgura Presupuestal: Es la diferencia entre los recursos totales disponibles para la empresa y
los recursos totales necesarios para mantener la coalición organizacional responsable por la
holgura presupuestal.
Pasos q debe efectuar una empresa para establecer una base sólida sobre la cual iniciar un
PCU
1. Compromiso por parte de la administración con el concepto fundamental de la PCU y una
compresión d sus repercusiones
2. Las características d la empresa y el medio ambiente en q opera deben identificarse y
evaluarse para poder tomas decisiones
3. Evaluación d la estructura organizacional y d la asignación d responsabilidades directivas
4. Evaluación y reorganización del sistema d contabilidad para asegurar q se amolde a las
responsabilidades organizacionales
5. Determinar la política acerca de las dimensiones del tiempo q se emplearan para la PCU
6. Desarrollar un programa de educación presupuestaria para informar a la administración en
todos sus niveles sobre: a)propósito del programa, b) la manera en q funcionará, c) las
responsabilidades d cada nivel d la administración en el programa y d) las formas en q el
programa puede facilitar el desempeño d las funciones d cada gerente.
Argumentos en Pro de la PCU
1. Obliga a considerar oportunamente las políticas básicas
2. Exige una estructura organizacional adecuada, es decir, clara asignación d responsabilidad
para c/función d la empresa
3. Impulsa a todos los miembros d la administración a participar en el establecimiento d los
planes y metas
4. Exige a los gerentes de departamentos hacer planes en armonía con los planes d otros
departamentos y con los d la empresa en conjunto
5. Obliga a q la alta administración consigne en cifras lo q considera necesario para el
desempeño satisfactorio
6. Exige la disponibilidad de datos contables históricos suficientes y apropiados
7. Impulsa a la administración a planificar el empleo más económico de la mano d obra, los
materiales y el capital.
8. Señala con precisión la eficiencia y la ineficiencia
9. Obliga a hacer una autoanálisis a la compañía
10. Premia el desempeño sobresaliente y busca corregir el desempeño desfavorable
Argumentos en Contra de la PCU
1. Es difícil sino imposible estimar los ingresos y gastos d manera realista
2. Resta flexibilidad a la administración del negocio
3. Crea toda clase d problemas de comportamiento
4. Añade un nivel de complejidad q no es necesario
5. Es demasiado costoso aparte del tiempo q invierte la administración
6. Los gerentes, supervisores y demás empleados odian los presupuestos.
Rasgos Distintivos presentes en la PCU
1. El Plan d utilidades se base en estimaciones
2. Un PCU debe modificarse continuamente a fin d q se ajuste a las circunstancias cambiantes
3. La ejecución de un plan de utilidades no tendrá lugar automáticamente
4. El plan de utilidades no es sustituto de la administración
OBJETIVO 2 – Capítulo 3
Fases del Proceso de Planificación y Control de Utilidades
1. Identificación y evaluación de las variables externas
2. Desarrollo de los objetivos generales de la empresa
3. Desarrollo de metas específicas para la empresa
4. Desarrollo y evaluación de las estrategias de la compañía
5. Instrucciones de la administración ejecutiva para la planificación
6. Preparación y evaluación d los planes d proyectos
7. Desarrollo y aprobación de los planes estratégicos y táctico de utilidades
8. Implantación de los planes de utilidades
9. Uso de los informes periódicos de desempeño
10. Uso de los presupuestos flexibles
11. Implantación del seguimiento
OBJETIVO 3 – Capítulo 5
Importancia de la Planificación y Control Integral de Ventas en la PCU
El proceso de planificación de ventas es importante dentro de la planificación y control de
utilidades porque toma en consideración las decisiones básicas de la administración con
respecto a la comercialización, constituyendo un enfoque organizado para desarrollar un plan
integral de ventas. A todos los miembros de la administración que participen en el proceso de
planificación de ventas se les deben suministrar las directrices específicas de la administración
superior, las cuales se deben observar en la planificación de ventas
Importancia de las Directrices de Planificación y Control de Ventas
A todos los miembros de la administración que participen en el proceso de planificación de
ventas se les debe suministrar las directrices específicas de la administración superior, las
cuales se deben observar en la planificación de ventas. Las directrices son importantes ya que
su propósito es lograr la coordinación y la uniformidad en el proceso de planificación en
cuestión, las mismas deben enfatizar los objetivos, las metas y las estrategias de ventas de la
empresa. Asimismo, deben dirigir la atención hacia áreas como el énfasis en el producto, las
políticas generales de fijación de precios, los principales impulsos del mercado, las estrategias
de comercialización y la posición de la competencia.
Componentes de un Plan Integral de Ventas
Un plan integral de ventas comprende dos planes diferentes pero que están relacionados: el
plan estratégico y el plan táctico de ventas. En un plan integral de ventas se incorporan
detalles administrativos como son objetivos, metas, estrategias y premisas los cuales se
traducen en decisiones de planificación respecto al volumen planificado (unidades o trabajo)
de bienes y servicios, precios, promoción y esfuerzo de ventas
Propósito de un Plan Integral de Ventas
1. Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos
2. Incorporar los juicios y las decisiones de la administración al proceso de planificación, en
los planes d comercialización
3. Suministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos de un plan de
control integral d utilidades
4. Facilitar el control administrativo de las actividades de ventas.
Comparación de la Planificación de Ventas con el Pronóstico de Ventas
Un pronóstico d ventas no constituye un plan de ventas pues solo se trata d una declaración
normalmente cuantificada q contiene una apreciación acerca de las futuras condiciones
relativas a un aspecto específico y está basado en supuestos explícitos. En cambio, un plan de
ventas lo desarrolla la administración para ser usado como un compromiso a fin de alcanzar
una meta para el negocio.