Generalidades de los Indicadores de Gestión

1. Éxito Sostenible

Los Sistemas de Gestión buscan fortalecer la confianza de las partes interesadas

sobre las actividades desarrolladas por la organización, actividades que deben ser

evaluadas o medidas, permitiendo la retroalimentación y el establecimiento de planes

de mejora para el logro y el mantenimiento de los resultados a largo plazo, y así

contribuir con el mejoramiento continuo.

El mejoramiento continuo de las condiciones laborales, como “Proceso recurrente

de optimización del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo para

lograr mejoras en el desempeño, de forma coherente con la política de seguridad y

salud en el trabajo de la organización” (Ministerio de Trabajo, 2015), es prioridad

para las empresas, y busca el cumplimiento de la normatividad laboral vigente para la

estructuración y aplicación de medidas en Seguridad y Salud en el Trabajo a través

del diseño, implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión en Seguridad y

Salud en el Trabajo.

Los indicadores del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

tienen como objeto medir el desempeño de las etapas del ciclo PHVA y contribuir con

el éxito sostenible de las organizaciones a través de actividades de gestión que

incluyen (Icontec Internacional, 2018):

 ✔ Planeación estratégica de largo plazo, considerando las cuestiones internas y

externas de la organización.

✔ Diseño organizacional alineados con los objetivos y metas establecidas en la

planeación estratégica o política de seguridad y salud en el trabajo.

✔ Enfoque por procesos.

✔ Seguimiento y medición del desempeño a los procesos.

✔ Análisis de datos para la toma de decisiones.

✔ Mejora continua.

El éxito sostenible se logra con buenas prácticas en el diseño e implementación del

sistema de medición, basado en los indicadores claves de desempeño que permitan

evaluar y analizar los resultados de los objetivos de forma cuantitativa y la toma de

decisiones para la mejora continua (Icontec Internacional, 2018).

Los factores que afectan el éxito de una organización surgen, evolucionan,

aumentan o disminuyen continuamente a lo largo de los años, y adaptarse a estos

cambios es importante para el éxito sostenido (Icontec Internacional, 2018).

El compromiso y aprendizaje de todos los niveles de la organización sobre su

contexto interno y externo proporciona la capacidad para alcanzar el éxito sostenido,

permitiendo a la organización su evolución en el tiempo, de la mano de la mejora y

de la innovación.

La guía técnica colombiana GTC-ISO 9004 promueve la autoevaluación y

proporciona una herramienta de evaluación para revisar la adopción de la

organización al éxito sostenido.

 En la figura 1 se ilustra la representación de la estructura propuesta por la GTC-ISO

9004:2018 para alcanzar el éxito sostenido en las organizaciones.

Figura 1. Estructura propuesta por la GTC-ISO 9004:2018 para alcanzar el éxito sostenido en las

organizaciones.

Fuente: GTC-ISO 9004:2018. Calidad de una organización. Orientación para lograr

el éxito sostenido

2. Gestión basada en el Ciclo PHVA

El ciclo PHVA es un proceso iterativo utilizado por las organizaciones para lograr la

mejora continua (Icontec Internacional, 2018).

 El cumplimiento de los objetivos en el mediano y largo plazo por parte de las

organizaciones, a través de su adecuada gestión de actividades y procesos de manera

sistémica les permite alcanzar el éxito sostenible, aplicando las cuatro etapas del

ciclo PHVA.

Las organizaciones deben gestionar su desempeño global de manera sistemática,

incluyendo la planificación (P), implementación (H), análisis (V), evaluación y mejora

(A), para un sistema de gestión eficaz y eficiente.

2.1. Planear (P)

Planear es la primera etapa del ciclo PHVA. En esta etapa se

establecen los objetivos, sus procesos y se define la

metodología y mecanismos para alcanzarlos.

En la etapa de planeación se requiere la definición de:

✔ Qué quiere lograr (objetivos)

✔ Cómo quiere lograrlo (métodos)

✔ Quién debe realizarlo (responsabilidad y autoridad)

✔ Cuándo se debe realizar (frecuencia de la ejecución de las actividades)

✔ Dónde se debe realizar (condiciones ambientales)

✔ Con qué elementos se debe realizar (recursos)

De igual forma, en esta primera etapa de la planeación se deben incluir los requisitos

aplicables a los procesos de la organización, entre ellos:

✔ Requisitos de los clientes

✔ Requisitos de las partes interesadas

 ✔ Requisitos legales y normativos

✔ Requisitos a los que la organización voluntariamente se adhiere

En la planeación se realiza la documentación de todas las actividades que

desarrolla la organización, siendo un factor importante para la estandarización y

formalización de los procesos. El valor e importancia de la planeación reposa en los

planes estratégicos, planes operativos, procedimientos documentados, instructivos,

manuales y otros que defina la organización.

La norma técnica colombiana NTC ISO 45001:2018 establece dentro de la

planeación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo la:

✔ Identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades

✔ Determinación de los requisitos legales y otros requisitos

✔ Planificación de acciones

✔ Objetivos de la Seguridad y Salud en el Trabajo y planificación para lograrlos

Este último elemento es primordial para la gestión de los indicadores del Sistema

de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, los cuales son el canal de medición del

cumplimiento de los objetivos propuestos en la política de seguridad y salud en el

trabajo.

2.2. Hacer/Implementación (H)

La etapa de hacer y/o implementar corresponde a la

ejecución de las actividades planificadas en la etapa anterior

y documentado en la organización.
 En esta etapa de ejecución se generan registros o evidencias documentales de las

actividades realizadas; estos registros pueden ser en medio físico o electrónico.

La Norma Técnica Colombiana NTC ISO 45001:2018 establece dentro de la

implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo:

✔ Los controles operacionales necesarios para aumentar la seguridad y salud en el

trabajo y eliminar los peligros y garantizando la gestión del cambio

✔ Gestión de compras, incluyendo contratistas

✔ Preparación y respuestas ante emergencias

2.3. Verificar (V)

Esta etapa corresponde al seguimiento, medición, análisis

y evaluación del desempeño de lo planeado versus lo

ejecutado, y el logro de los objetivos de SST.

En esta esta se desarrollan las:

✔ Inspecciones

✔ Verificaciones

✔ Auditorías internas

✔ Revisiones por la dirección y los indicadores de gestión

 2.4. Actuar (A)

Con los resultados obtenidos en las actividades de

seguimiento y medición se realizan correcciones a las

desviaciones identificadas con relación a lo planeado. Seguido

se debe realizar el análisis y la evaluación del desempeño, para

la toma de decisiones y el establecimiento de acciones correctivas y/o de mejora.

El ciclo PHVA debe ser sistémico y liderado por la alta dirección de la mano de los

líderes de los procesos.

El éxito sostenido en los sistemas de gestión requiere que el ciclo PHVA se

complete adecuadamente, que lo planeado se ejecute y los cambios ejecutados se

actualicen, que el seguimiento, medición y análisis de resultados se realice

oportunamente, definiendo planes correctivos o de mejoras para la realización de los

ajustes necesarios en la planeación.

3. Seguimiento

Las actividades de seguimiento se realizan con el propósito de determinar el

cumplimiento adecuado de las actividades planificadas, a través de controles de

seguimiento que permitan evidenciar con registros la ejecución de las actividades y

del logro de los objetivos. Este seguimiento se realiza a través de:

✔ Verificación: Aporte de la evidencia objetiva del cumplimiento de requisitos de

un proceso, equipo o actividad.

✔ Inspección: Actividad de verificación, con el propósito de evaluar el

cumplimiento de los requisitos de un proceso, equipo o actividad, donde se

solicitan evidencias o registros y se contrasta el resultado con la especificación

requerida, para su aceptación o rechazo.

✔ Revisión: Evaluación de la adecuación, eficacia y conveniencia del sistema de

gestión, incluyendo:

o Adecuación: Determinación del grado de planificación realizada por la

empresa respecto a los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

o Eficacia: Grado de cumplimiento de los objetivos y logro de las metas.

Generalmente, la eficacia se determina con los indicadores de gestión.

o Conveniencia: Grado de alineación entre la forma de implementar o la

estrategia de la organización y la estructura del sistema de gestión

establecido.

o Validación: Determinación de la capacidad del proceso para el

cumplimiento de lo planeado y su uso establecido.

o Auditoría: Evaluación que determina en un proceso, sistema de gestión u

organización su adecuación, implementación eficaz y mejora.

 4. Medición e Indicadores de Gestión

La medición se fundamenta en la definición y asignación de un valor numérico a un

parámetro del proceso o una característica de un elemento determinado. En los

sistemas de gestión la organización evalúa el desempeño de la seguridad y salud en el

trabajo mediante indicadores de gestión que permitan identificar objetivamente el

cumplimiento de los objetivos, a su vez, a un parámetro del proceso o una

característica de un elemento determinado. “El indicador de gestión es una magnitud

asociada a una variable o parámetro resultado de una medición de una actividad o

proceso y que demuestra el desempeño en momentos consecutivos y con una

frecuencia establecida” (Icontec Internacional, 2016).

Los indicadores de gestión son mecanismos para el desarrollo de la planeación

organizacional, su diseño requiere de la formulación de objetivos que conllevan a

cuestionar su pertinencia, y, a su vez, el establecimiento de indicadores requiere

desarrollar planes para el cumplimiento de los objetivos definidos.

Los indicadores de gestión permiten visualizar tendencias en el desempeño,

durante un periodo de tiempo determinado, facilitando el análisis comparativo para

identificar las deficiencias en el desempeño y generar alertas tempranas para el

desarrollo de acciones correctivas o de mejora.

Los indicadores de gestión permiten evaluar el desempeño, ejecutando

comparaciones con límites de control y metas de periodos anteriores, facilitando la

determinación del cumplimiento de los objetivos establecidos.

 Los indicadores de gestión facilitan la toma de decisiones de inversiones.

Los indicadores de gestión son herramientas para el desarrollo de estudios

comparativos.

Los indicadores de gestión facilitan el seguimiento y la medición a través de la

evaluación de la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema de gestión.

5. Características de los indicadores

Los conceptos de eficacia, eficiencia y efectividad son utilizados en los sistemas de

gestión, permitiendo evaluar el logro de los objetivos o el desempeño de un proceso.

La eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que se espera o se desea tras la

realización de una acción (Ministerio de Trabajo, 2015) (Logro de los resultados

propuestos).

La eficiencia es la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

(Ministerio de Trabajo, 2015).

La efectividad es el logro de los objetivos del sistema de gestión de la seguridad y

salud en el trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia (Ministerio de

Trabajo, 2015).
Bibliografía

Icontec Internacional. (2016). La medición de la gestión para el éxito sostenible.

Indicadores de gestión. Bogotá.

Icontec Internacional. (2018). GTC-ISO 9004. Gestión de la Calidad. Calidad de una

organización, Orientación para lograr el éxito sostenido. Bogotá.

Ministerio de Trabajo. (2015). Decreto 1072 de 2015. Titulo 4, Capitulo 6. Sistema de

gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Bogotá. Recuperado de:

http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30019522