SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CÓDIGO: ASIG-P-006

SENA Empresa
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO VERSIÓN: 001
DE GESTIÓN
Procedimiento de planificación de objetivos y FECHA: 01/10/2020
metas

PROCESO: Administración del Sistema Integrado de Gestión.

Establecer, implementar y evaluar los objetivos y metas
para verificar los resultados planeados y facilitar la toma
OBJETIVO:
de decisiones al Sistema Integrado de Gestión de SENA
Empresa.
Este procedimiento aplica para establecer, implementar y
ALCANCE:
evaluar los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
RESPONSABLE Gestores y líderes proceso ASIG.
:

DEFINICIONES

 Control: Es el proceso que se adelanta para determinar en qué medida las

actividades se están llevando a cabo de acuerdo con lo planeado, y, si es
necesario, aplicar medidas correctivas para que la ejecución se desarrolle
de acuerdo con lo esperado. Los controles se diseñan tomando como base
los procesos identificados y las políticas establecidas, con el fin de definir
acciones conducentes a reducir los riesgos; estos deben ser suficientes,
comprensibles, eficaces, económicos y oportunos, y se pueden clasificar
en Preventivos y Correctivos.
 Evaluación de la gestión: Consiste en el estudio y análisis realizado a
partir del seguimiento al desempeño obtenido por los procesos del SIG a
través de la medición y análisis de indicadores, definidos en cada proceso,
con el propósito de implementar acciones de mejora.
 Frecuencia de análisis: Periodicidad con que se deben hacer el análisis a
los datos que genera el indicador cuando se mide: mensual, semestral o
anual.
 Frecuencia de medición: Periodicidad con que se deben hacer las
mediciones: mensual, semestral o anual.
 Fuentes de datos: Informes o documentos de los cuales se toman los
datos para el cálculo de indicadores o sus variables.
 Indicador de efectividad / impacto: Medida del impacto de la gestión
tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los
recursos utilizados y disponibles. Los indicadores de efectividad miden el
cumplimiento del propósito del proceso, es decir, ¿Para qué se hizo?
 Indicador de eficacia: Relación entre el resultado alcanzado y las

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actividades planeadas. Estos indicadores son los que responden la

pregunta ¿Qué se hizo? Y Mide el nivel de cumplimiento de los Objetivos
y/o Requisitos.
 Indicador de eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los
recursos utilizados. Los indicadores de eficiencia son los que miden qué
tan óptimamente se están empleando los recursos del proceso, es decir se
enfocan en el ¿Cómo lo hizo?, buscan medir que tan bien se han utilizado
los recursos en la producción de los resultados.
 Indicador de Gestión: Es la expresión cuantitativa del comportamiento y
desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún
nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se
toman acciones correctivas o preventivas según el caso; Es la relación
entre variables que permiten observar aspectos de una situación y sus
proyecciones.
 Indicador: Herramienta que permite comparar los resultados obtenidos con
aquellos esperados, mediante el uso de fórmulas matemáticas y/o técnicas
estadísticas. Generalmente se define como la relación entre variables
cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y tendencias
de cambio generadas en los resultados, los productos y los procesos con
relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados.
 Meta: Es un resultado deseado que una persona o un sistema imagina,
planea y se compromete a lograr personalmente en una organización el
desarrollo asumido.
 Objetivo: Es el fin al que se desea llegar o a lo que se pretende lograr
 Seguimiento: Determinación del estado de un sistema, proceso, producto
o servicio a través de la verificación, supervisión u observación de forma
crítica llevada a cabo en etapas o momentos diferentes.
 Validación: Confirmación del cumplimiento de los requisitos para un uso o
aplicación específica prevista.
 Variable: Característica que es medida en diferentes elementos o
individuos, y que es susceptible de adoptar diferentes valores.
 Variables Cuantitativas: Son las variables que toman como argumento
cantidades numéricas, son variables matemáticas.
 Verificación: Confirmación del cumplimiento de los requisitos a través de la
evidencia objetiva (resultado de una inspección, cálculos, calificaciones,
entre otras).

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 NTC ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental.

 NTC ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad.
 NTC ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 NTC ISO 9000:2015 Sistema de la Gestión de la Calidad, Fundamentos y
Vocabulario.

CONDICIONES GENERALES
El Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa, está liderado por el proceso
Administración del Sistema Integrado de Gestión, el cual tiene como función
principal establecer los lineamientos necesarios para dar cumplimiento a los
requisitos de las NTC ISO 9001:2015, 14001:2015 y 45001:2018.
De esta manera dando cumplimiento al ítem 6.2 objetivos del Sistema Integrado
de Gestión y planificación para lograrlos, se establece lo siguiente:

 Deben ser medibles y coherentes con la política del Sistema Integrado de

Gestión.
 Deben ser pertinentes con el servicio de formación que ofrece SENA
Empresa para generar impacto positivo con la organización.
 Actualizarse cuando se crea pertinente y con la autorización de los
instructores líderes.
 Comunicarse cada vez que ingresa una titulación a SENA Empresa.

Lineamientos para la planificación

Los instructores líderes y gestores del proceso ASIG, son responsables de
establecer los objetivos y metas del Sistema Integrado de Gestión, para esto, es
importante revisar y analizar el contexto estratégico de SENA Empresa y la
estructuración de la política del SIG como punto de referencia para determinar los
objetivos.
Para lograr los objetivos del SIG es necesario establecer recursos, responsables y
métodos eficaces, que se especifican de la siguiente manera:

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Recursos
Para lograr los objetivos del Sistema Integrado de Gestión, se definen los
siguientes recursos, como prioritarios para la ejecución de actividades que
contribuyan con la mejora del SIG:

 Humanos: Se incluyen a los Instructores líderes técnicos y aprendices que

hacen parte de la estrategia SENA Empresa, donde se relacionan los
gestores de calidad, los líderes de los subsistemas, quienes son los
responsables de establecer, planear y evaluar los objetivos del SIG.

 Materiales: Son aquellos bienes tangibles, que son de propiedad de SENA

Empresa, como las instalaciones físicas y equipos (computadores,
televisores e impresoras)

 Técnico o Tecnológico: Se especifica como recursos propios de SENA

Empresa
-Hardware: Computadoras, impresoras, conexión a internet
-Software: Un sistema Operativo, un sistema para administrar, un sistema
para copias de respaldo, un sistema de protección antivirus y software
PIGSE.
Responsables
Para la planificación, actualización, comunicación, seguimiento, medición, análisis
y evaluación de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión, se designe como
responsables a los gestores ASIG y líderes del subsistema de calidad, ambiental,
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Seguimiento, medición, análisis y evaluación
El Seguimiento, medición, análisis y evaluación de los objetivos del Sistema
Integrado de Gestión de SENA Empresa se realizan a través de indicadores que
se especifican en el documento ASIG-MT-004 Objetivos y metas. En dicha matriz
se incluye la política del Sistema Integrado de Gestión, se determinan los
objetivos, se describen y establecen indicadores, el tipo de indicador, la meta, la
frecuencia de medición, la fuente de datos y los responsables. Los objetivos del
Sistema Integrado de Gestión, se evalúan por medio de indicadores de manera

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trimestral, estos son evaluados por los Gestores de Calidad y líderes de los
Subsistemas del proceso ASIG.
A partir de los resultados de seguimiento, medición y análisis que se obtienen, se
evalúa si se está cumpliendo con los objetivos y metas del Sistema Integrado de
Gestión para determinar si se mantiene o modifican y de esta manera cumplir con
el propósito de la organización.
Estructura de la matriz de objetivos y metas:

 Política del SIG: Se especifica la política del Sistema Integrado de Gestión

actualizada y aprobada.
 Política por subsistema: A partir de la política del SIG, se describe la
política para el subsistema de calidad, ambiental, seguridad y salud en el
trabajo, revisando que la política para cada subsistema tenga directa
relación con lo que se expresa en la política integrada.
 Elemento de la política: Se especifica el elemento o partes principales que
constituye la política del subsistema.
 Objetivos: A partir del elemento, se establece el objetivo, el cual debe
tener directa relación con la política y objetivos del SIG.
 Nombre del indicador: Se especifica el nombre del indicador, sencillo y
concreto que permita conocer que se quiere medir.
 Descripción del indicador: A partir del nombre del indicador, se describe
detalladamente el mismo, para especificar cuál es la función y/o propósito
del indicador.
 Tipo de indicador: Se especifica el tipo, pero esta información debe estar
directamente relacionada con el nombre del indicador y descripción, todo
debe tener su secuencia.
 Meta: a partir del objetivo y la organización de la información anterior, se
expresa la meta, teniendo en cuenta el contexto estratégico de la
organización y todo lo relacionado con el SIG.
 Formula del indicador: De manera clara, se describe la formula, esta debe
garantizar información concreta y real que permita obtener los resultados
esperados.
 Frecuencia de medición: Se establece el tiempo, el cual puede ser
semanal, mensual yo trimestral para realizar el seguimiento de los objetivos
del SIG.

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metas

 Fuente de datos: se especifica claramente el lugar, registros, personal, etc,

que permita recolectar la información necesaria para aplicar los indicadores
de gestión.
 Responsable: Se especifica el cargo de manera clara (Gestor, líder y/o), el
cual debe implementar la información y realizar el seguimiento de los
objetivos, dando cumplimiento a los lineamientos del Sistema Integrado de
Gestión.

DESARROLLO DEL CONTENIDO

ACTIVIDAD SUB- DESCRIPCIÓN RESPONSA PRODUCTO

ACTIVIDAD BLE
INICIO

Planificación Revisar y Se analiza la estructura Gestores y ASIG-MT-

de los analizar el de la política del SIG líderes del 004
objetivos contexto como punto de referencia proceso Objetivos y
estratégico de para determinar los metas
SENA objetivos.
Empresa.
6

Revisar Establecer metas a los Gestores y ASIG-MT-

5
actividades diferentes procesos de líderes del 004
para lograr los SENA Empresa con el fin proceso Objetivos y
objetivos de controlar, evaluar e metas
Ejecutar los propuestos en instaurar fechas y
objetivos del el SIG. responsables por medio
SIG de indicadores para el
cumplimiento de los
objetivos.
Se designan Disponer recursos para la Gestores y ASIG-MT-
Asignar los recursos ejecución de las líderes de 004

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metas

recursos pertinentes actividades solicitando proceso Objetivos y

que ayuda humana, metas
contribuyan materiales y elementos
con la mejora técnicos o tecnológicos
del SIG. para el logro de los
objetivos y metas.
Se asignan Se designan como Instructor(a) ASIG-MT-
Asignar responsables responsables a los líder de 004
responsables para dar instructores técnicos y SENA Objetivos y
cumplimiento gestores de calidad para Empresa metas
de las la debida planificación,
actividades actualización,
establecidas. seguimiento, evaluación
7
y comunicación de las
actividades planeadas
que contribuya al logro
de los objetivos y metas
del SIG.
Hacer Realizar seguimiento, Gestores y ASIG-MT-
6
seguimiento, medición, análisis, y líderes del 004
medición, evaluación para verificar proceso Objetivos y
análisis y el desempeño de los metas
Realizar evaluación objetivos del Sistema
Seguimiento Integrado de Gestión de
la estrategia SENA
Empresa.
Se revisa y Se evalúa las actividades Gestores de Ficha de
Evaluar el evalúa los para determinar si se Calidad indicadores
cumplimiento objetivos y mantiene o modifica y de
los objetivos metas por esta manera evidenciar
del SIG medio de el cumplimiento de los
indicadores de objetivos y metas del
manera Sistema Integrado de
trimestral. Gestión de SENA
Empresa.

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metas

FIN

ANEXOS
 ASIG-MT-004 Objetivos y metas
 Ficha de indicadores

CONTROL DE CAMBIOS

Cambio Descripción del Fecha del No. De

Responsable
realizado cambio cambio versión

CONTROL DE EMISIÓN

Marcela Barrios,
Elaboró/ Andrea
Revis Aprob
Modific Hernández,
ó ó
ó Yicela Coqueco,
Tatiana Garcia
Gestor y
Cargo Cargo Cargo
Líderes
Fecha 01/10/2020 Fecha Fecha

Pág. 8